Betalingsforretninger

Transkript

1 Betalingsforretninger Betalingsforretninger omfatter følgende i denne vejledning: 1. Betalingskort (Mastercard) 2. Rejsekort og forbrugskort 3. MobilePay 4. Forskudskasser 5. Udlæg Betalingskort (Master card) Generelt Betalingskort kan udstedes til medarbejdere, der som en del af deres arbejde regelmæssigt har behov for at foretage større kontante betalinger i Danmark, i udlandet eller på Internettet. Der må udelukkende anskaffes betalingskort, som giver kommunen tilsvarende hæftelses- og ansvarsforhold, som gives private brugere jf. Lov om visse betalingsmidler, Lovbekendtgørelse 259 af 28. marts Det vil sige, at korttypen ikke udelukkende må udbydes til erhvervsdrivende. Oprettelse og administration af betalingskort Direktionen godkender til hvem og til hvilke formål, der kan udstedes betalingskort. Center for Økonomi, Personale og Politisk betjening har ansvaret for administrationen af kommunens betalingskort og skal ved udstedelse orienteres om kortudsteder kortbruger betalingskortets nummer delvis eventuel udstedelse af privat/duplikatkort Kortholderen er ansvarlig for at aflevere betalingskortet til Center for Økonomi, Personale og Politisk betjening ved fratræden, overgang til anden stilling m.v., eller hvor kortet ikke længere ønskes anvendt. Center for Økonomi, Personale og Politisk betjening foretager derefter afmelding til kortudsteder. Korttyper Kort, hvor medarbejderen selv hæfter for og betaler forbruget Det kan i nogle tilfælde være mest praktisk, at medarbejderen anvender sit eget betalingskort.

2 Direktionen kan derfor godkende, at kommunen betaler for abonnementet, mens medarbejderen selv hæfter for forbrug m.m. Kontingentet bæres af den enhed, hvor den pågældende medarbejder er ansat. I disse tilfælde må betalingskortet gerne anvendes til såvel privat som til kommunens formål. Afholdes der udlæg for kommunen, afregnes dette blot som et personligt udlæg. Kort, hvor kommunen betaler forbruget Betalingskort anskaffet af kommunen må udelukkende anvendes tjenstligt. Den enkelte medarbejder er selv ansvarlig for at anvende betalingskortet i overensstemmelse med de generelle betingelser og anbefalinger, som fremgår af kontrakten med kortudstederen. Den enkelte medarbejder er ansvarlig for at: gemme den nødvendige dokumentation for anvendelsen udkontere samleopgørelserne fra kortudstederen attestere forbruget Bilagene bogføres og forefindes i kommunens økonomisystemet. Rejsekort og forbrugskort Den budgetansvarlige leder har ansvaret for oprettelse af kort, samt lukning og den løbende kontrol. Medarbejderen har ansvar for at aflevere kortet tilbage til afdelingen, ved fratræden, overgang til anden stilling m.v., eller hvis kortet ikke længere ønskes anvendt. MobilePay Center for Økonomi, Personale og Politisk betjening står for oprettelse af MobilePay. Den ansvarlige centerchef træffer beslutning om hvorvidt en organisatorisk enhed må anvende MobilePay. Enheden/institutionen skal: afholde alle udgifter ved etablering, fastlægge og følge procedurer for, hvilke medarbejdere der kan anvende løsningen og i hvilke situationer, gennemføre ledelsesmæssigt tilsyn med de transaktioner, der gennemføres med løsningen, tilrettelægge en proces for, hvordan man holder styr på, hvilke betalinger der kommer fra hvilke borgere, og hvad betalingerne hver især dækker Mindst én gang månedligt skal beløb på enhedens mellemregningskonto udkonteres på de relevante indtægtskonti i økonomisystemet. Det ansvarlige center udarbejder skriftlige retningslinjer gældende for deres enheders brug af Mobile- Pay.

3 Forskudskasser Etablering Såfremt der modtages kontante ind- og udbetalinger direkte i en afdeling eller institution, skal der oprettes en kassefunktion. Det er den ansvarlig centerchef, der skal foretage godkendelse af, at der oprettes en forskudskasse på max kr. for hver afdeling eller institution. Forskudskasser på over kr. skal godkendes i fagudvalget. Det ansvarlige center skal oplyse Center for Økonomi, Personale og Politisk betjening om oprettelse eller ændring af forskuddet. Center for Økonomi, Personale og Politisk betjening sørger herefter for udbetaling af forskudsbeløbet til den pågældende afdeling eller institutions bankkonto. Det er den ansvarlig centerchef skal kontakte Center for Økonomi, Personale og Politisk betjening ved nedlæggelse af forskudskasse. Opbevaring af pengemidler I enhver afdeling/institution, som har modtaget forskudsbeløb og/eller oppebærer indtægter, skal der som minimum forefindes en aflåselig pengekasse til opbevaring af den kontante pengebeholdning. Kode eller nøgle hertil må ikke opbevares på stedet. Principielt bør kun lederen eller dennes souschef have adgang til kassen, hvis ikke andet er aftalt. I kassen opbevares tillige bilag for afholdte udgifter indtil afregning finder sted. På grund af risiko for tyveri bør forskudskasser over kr. administreres via en konto i et pengeinstitut. Kontoen oprettes af Center for Økonomi, Personale og Politisk betjening på institutionens navn. Institutionens lederen giver Center for Økonomi, Personale og Politisk betjening besked om, hvem der skal udstedes betalingskort til. Renteindtægten udlignes automatisk via hovedbankkonto. Lederskift, kasseoverdragelse I tilfælde af lederskifte skal den ansvarlige centerchef sikre, at der med den afgående leder foretages en kasseafstemning. Det ansvarlige center foranlediger, at den nye leder ved tiltrædelsen får overdraget forskudskassens beløb samt en afstemning. Center for Økonomi, Personale og Politisk betjening kan bistå efter behov. Kassedifferencer Lederen af institutionen/afdelingen er ansvarlig for at kontantkassen/bankkontoen afstemmes regelmæssigt (til forskudskassebeløbet) mindst en gang om måneden. Konstaterede differencer af en vis

4 størrelse skal straks meddeles til Center for Økonomi, Personale og Politisk betjening, som herefter foretager de fornødne undersøgelser og sikrer bogføring af uopklarede differencer. Tyveri I tilfælde af tyveri af kontante beholdninger i institutionen/afdelingen skal lederen omgående anmelde dette til det ansvarlige center. Hvis der er tegn på indbrud, skal tyveriet også anmeldes til forsikringsselskabet. Styring Bilag over udgifter, der er afholdt af forskudskassen, bogføres i økonomisystemet som bankoverførsel til institutionens bankkonto. Alle indtægter indsættes på institutionens bankkonto. Indtægterne bogføres via posteringsbilag og efter aftale foretager Center for Økonomi, Personale og Politisk betjening flytning af indtægten fra institutionens bankkonto til hovedbankkontoen og bogfører bilaget. Indtægter af store beløb indsættes direkte på hovedbankkontoen. Indtægtsarter: salg af materialer, billetter, entreindtægter ved arrangementer m.v. Der anvendes indbetalingsliste. I de tilfælde hvor brugeren ønsker en kvittering, anvendes der en dags dato-kvittering. Udgiftsarter: Udflugter, mindre indkøb. Småudgifter som fragt og porto, som skal betales straks. Ved kontante betalinger skal der være dokumentation i form af boner. På boner skal der påføres til hvilket formål. Revision Kommunens revision foretager uanmeldte kasseeftersyn. Herudover har Center for Økonomi, Personale og Politisk betjening mulighed for at foretage uanmeldte kasseeftersyn. Private kasser Ved private kasser forstås f.eks. personalets interne kaffekasser, gavekasser, sodavandskasser samt eventuelle elevkasser og lignende, der er kommunen/institutionen uvedkommende. Ved kasseeftersyn er lederen pligtig til at oplyse revisionen om, hvilke private kasser, der forefindes i institutionen/afdelingen. Lederen skal endvidere oplyse om, hvem der bestyrer disse kasser og om eventuelle revisorer af kasserne. Da disse kasser anses for at være private, er de ikke omfattet af eftersyn af kommunens revision, såfremt lederen indestår for: At kasserne holdes adskilte fra forskudskassen og

5 At det personale, der har adgang til forskudskassen, ikke samtidig administrerer eller har adgang til de private kasser Ved tyveri af pengemidler og andre værdier fra private kasser dækkes tab ikke af kommunen eller dennes forsikring. Udlæg I de tilfælde hvor en ansat bliver nødt til at lægge ud for en kommunal udgift, tilbagebetales denne udgift efterfølgende af kommunen, når den ansatte udfylder skabelonen Refusion af udlæg, som findes i Prisme. Det er vigtigt, at både leder og medarbejder underskriver skabelonen, og at udgiften dokumenteres med underbilag. Skabelonen udfyldes med følgende oplysninger: Modtagers cpr. nr. Posteringstekst Konto, beløb og bærer Refusion af udlæg samt underbilag (kvittering, faktura og andet dokumentation) journaliseres i økonomisystemet, når udbetalingen foretages.