Emne + Ansvarlig. 2.Kommende arrangementer Sommerfest (Simon)

Transkript

1 Dagsorden den til ordinært bestyrelsesmøde Sted: Gladsaxe Møllevej 75 Deltagere: Kirsten, Marianne, Dan, Simon, Johannes, Ann, Daniel, Bonnie, Bibbi, Erik Afbud fra: Vivi Gæster: Lars i 10 min. vores nye gårdmand hilste pænt på bestyrelsen Emne + Ansvarlig 1.Rollefordeling mv. (Alle) 2.Kommende arrangementer Sommerfest (Simon) 3.Lukkede punkter Referat Ann blev valgt som dirigent Kommende arrangementer Sommerfest 3. august Festudvalget er Simon, Johannes & Vivi Simon har lavet et udkast til budget, og lavet flyers/invitationen som bliver sendt ud ASAP til alle haveejer. Sidste år var der ca. 150 der var med og vi håber at se så mange som muligt til et hyggeligt arrangement. Status på eksklusionssager på baggrund af manglende betaling + mail fra WA konkrete sager udenfor referat. Marianne og Kirsten har taget direkte personlig kontakt til så godt som alle, som har fået meddelt eksklusion pga. restance, for at høre om vi kunne hjælpe med noget. Det har betydet, at stort set alle sager på få dage er blevet positivt forløst. Den proces fortsætter Marianne fremadrettet. 4. Bank (Kirsten) Statusmøde med banken Formand, næstformand og kasserer var blevet inviteret til et årligt statusmøde med vores bank. Vi er tilfredse med banken, men mødet var utilfredsstillende mht. forberedelse og professionel orientering og svar på vores spørgsmål. Vi har derfor efterfølgende bedt om at få en ny bankrådgiver. 5.Asfaltering (Simon) Status på afvandingsrapport v/simon Simon har rykket op til flere gange for at få rapporten den blev sendt i går, hvorefter Simon har sendt den ud til resten af bestyrelsen. Hele haveforeningen er blevet gennemgået i detaljer. Under punkt 4 i rapporten finder man de anbefalinger på forbedringer i foreningen, for at forebygge og udbedre. Det anbefales, at haveforeningen hyrer en professionel teknisk rådgiver ved udbud og tilsyn af afvandings- og belægningsarbejder til at sikre kvaliteten af og dokumentation for det udbudte projekt/udførte arbejde. Simons anbefaling er, at vi skal arbejde videre med EKJ rådgivende ingeniører as, da de har sat sig ind i sagen. Bestyrelsen bakker op om denne anbefaling, dvs. med at gå videre med EKJ rådgivning. Simon og Daniel arbejder videre med indhentning af tilbud.

2 Vejbump 6.Advokatforløb (Erik) 7.Økonomisk overblik (Dan) Kolonihaveforbundet: kontingent og serviceydelser Vejbump v/kirsten Kirsten har været ude og tjekke op på alle vejbump, som er placeret ude i vores haveforening. Nogle steder er der placeret rigtig mange på en vej, og andre steder er der desværre meget få eller ingen. Da der desværre er mange der kører for stærkt, bliver der derfor rykket rundt på de vejbump der er, så det bliver mere optimalt. Poul er sat i gang med opgaven. I forbindelse med voldgiftssagen mellem CNM, Hoffmann og Acting har Voldgiftsnævnet endelig afgjort trods vores advokats indsigelse - at man ikke vil godkende brug af J.K. Skrivers rapport om manglende fald m.v. i haveforeningen (udleveret på ordinær generalforsamling) som bilag ifm skønstema, da man betragter den som en ensidigt indhentet sagkyndig erklæring Vores advokat skal derfor nu sende et revideret skønstema, hvorefter processen med Voldgiftsnævnet forhåbentlig kan gå i gang. Økonomisk overblik v/dan Dan har gennemgået regnskabet. Marianne oplyser, at Kolonihaveforbundet kreds Hovedstaden Midt, som vi hører til, desværre har hævet det årlige kontingent fra 40 kr. til 70 kr.pr. medlem. Dette beløb bliver opkrævet med tilbagevirkende kraft pr Dette betyder, at vores årlige samlede kontingent i 2019 til hhv. Kolonihaveforbundet og den lokale kreds nu stiger til over kr. I øvrigt: I Kolonihaveforbundet er den ene fuldtidsansatte jurist, som vi har haft megen glæde af, blevet opsagt pr ud af de 2 og hun vil blive erstattet med 2 jurastuderende på deltid. Herudover har Kolonihaveforbundet besluttet at lukke ned for en række (betalings-)serviceydelser: Salg Tinglysning Eksklusion / Ophævelse Juridisk og kolonifaglig støtte ved retssager. Øvrige foreningsservices (økonomi, forsikring, vedtægtsgennemgang, tastning af rettelser i foreningsportal) fortsætter uændret. Indbetalingsoversigt på kontoret v/kirsten Det er vigtigt, når bestyrelsen har vagt om mandagen, at alle ifm. betaling af vaskekort bruger det skema der ligger på kontoret, så Dan kan udføre vores bogføring korrekt. 8.Vand (Simon og Erik) 9.IT og GDPR Status på vandindsigelser v/simon Der er nu kun en enkelt haveejer med stort vandforbrug, og som bestyrelsen er i dialog med, der mangler at betale. Status på GDPR v/bibbi og Kirsten Kirsten & Bibbi har lavet en Persondatapolitik til CNM s hjemmeside, at der er hermed taget hånd om GDPR. Vores hjemmeside vil derfor blive opdateret løbende.

3 Vedr. spørgsmål omkring Persondatapolitik/GDPR er man velkommen til at maile til bestyrelsen, hvor Kirsten og Bibbi vil svare. Status på IT v/marianne Der ligger en laptop på kontoret, hvor bestyrelsen meget gerne må oprette sig som personlig bruger inden 15. august. Dette er vigtigt grundet sikkerhed, så alle bestyrelsesmedlemmer får hver sin personlige adgang. Hvis nogen er i tvivl, skal de tage fat i vores it-supporter Rune tjek naturligvis vejledning først. 10.Fremleje af haver (Kirsten) 11.Købmand og fælleshus Fremleje af haver V/ Kirsten Der er fokus på fremleje af haver og der vil blive kigget nærmere på dette punkt. Status på kontrakt v/kirsten Bestyrelsen har rykket for kontrakten men der er desværre stadig ikke noget nyt i sagen. Status på opdeling af el v/kirsten Så længe kontrakten ikke er på plads er dette punkt hellere ikke på plads. Status på hus på forpladsen/fælleshus v/johannes Så længe kontrakten ikke er på plads, giver det ikke så meget mening at arbejde videre med dette projekt, da vi ikke ved hvor vi står. Bestyrelsen vil meget gerne arbejde videre med ideer til et evt. fælleshus. Når kontrakten med købmanden er i hus, vil bestyrelsen invitere til et møde, hvor alle haveejere er velkomne til at komme med ideer og input til, hvad et evt. fælleshus kunne bruges til i fremtiden. 12.Tættere på haveejere (Kirsten) Forslag fra Kirsten om 2-3 beboermøder pr. sæson, for at komme tæt på haveejere på anden måde end mail Bestyrelsen vil meget gerne være mere synlige, og vil derfor gerne lave et uformelt beboermøde, uden dagsorden dvs. alt skal kunne drøftes fra løst og fast. Marianne foreslår, at bestyrelsen i forlængelse af hvad visionsudvalget gennemførte i i forbindelse med det årlige loppemarked har et telt, hvor alle haveejere kan komme forbi og give sine bud på: Hvad er et godt kolonihaveliv - deltage i konkurrence og i øvrigt få en dialog med bestyrelsen om stort og småt. Det gode kolonihaveliv og forslag til ting, der kan gøres, kom der rigtig mange gode og forskellige bud på sidst. Bonnie peger på, at der også er gode muligheder for Mød og snak med bestyrelsen i forbindelse med kommende Miljø-Dag i CNM søndag d. 22. september kl Bestyrelsen tilslutter sig begge ovenstående forslag.

4 Bestyrelsen overvejer evt. yderligere datoer og melder ud på hjemmesiden. Bestyrelsen vil meget gerne være der for haveejerne, da vi i fællesskab skal varetage vores fælles interesser, og den bedste måde at løse dette på er, at folk kender bestyrelsen og ved hvem der er i bestyrelsen Velkommen til nye haveejere I det første halvår af 2019 er der gennemført salg af 19 haver. Dvs. vi kan byde velkommen til 19 nye familier i Der vil blive lavet en lille velkomstpakke til nye haveejere, og det overvejes at invitere nye haveejere til en intro på kontoret. Velkomstudvalget er Daniel, Simon & Bibbi.. 13.Havesyn Status v/alle der har været på havesyn Generelt blev bestyrelsen mødt med et smil og folk var meget venlige og imødekommende. Violvej mangler. Johannes & Erik får det gjort ASAP. Simon & Bibbi mangler at sende breve ud vedr. deres eftersyn dette bliver gjort ASAP. Plan for opfølgning af påtaler v/dan Der er opfølgningsbesøg 3 til 4 uger efter man har modtaget påtalen er det påtalte ikke blevet udbedret kan man forvente at skulle betale afgift på 1500 kr. for manglende vedligeholdelse af have. Jf. vores vedtægter paragraf Og seneste generalforsamlingsbeslutning om afgiftens størrelse. Proces og metode af havesyn v/daniel Daniel har lavet et udkast til, hvordan vi fremadrettet administrativt kan være mere struktureret omkring proces og metode ifm. havesyn. Når hele processen er gennemført, og vi har fået mere erfaring, evaluerer vi det samlede forløb. 14.Renovation (Erik) 15.Nøgler og vaskebrikker (Ann og Erik) Status Vi har desværre haft store udfordringer med afhentning af skrald mv. gennem de sidste måneder. Erik har ringet, skrevet og rykket op til flere gange, det virker som om det er gået i orden igen. Så nu er vi alle glade igen Nøgler. Registrering og ny proces? Ann & Marianne kigger på dette og Ann bliver ansvarlig for dette punkt. Vaskebrikker. Depositum ved ny brik efter bortkomst? Bestyrelsen ser ikke ovenstående som et stort problem på nuværende tidspunkt, derfor skal der ikke betales depositum ved ny brik efter bortkomst. Erik sender vejledning ud til resten af bestyrelsen.

5 16.Øvrigt Tillæg til lokalplan i høring v/kirsten Kirsten har modtaget dette fra WA og sender ud til resten af bestyrelsen Japansk pileurt. Registrering i CNM v/kirsten Kirsten & Bonnie laver et notat omkring hvor denne plante befinder sig i vores haveforening, så vi kan få et overblik. For yderligere info omkring planten findes den på vores hjemmeside, om hvorfor det er vigtigt at vi tager hånd om denne plante, da den desværre kan ødelægge vores kloak mm. Omtale af bestyrelsen på Facebook Bestyrelsen vil ikke aktivt fremadrettet blande sig på FB hvis nogen har noget at sige til bestyrelsen er man altid velkommen til at skrive DIREKTE til bestyrelsen gerne med ris & ros, hvor vi vil tage hånd om henvendelsen. Bestyrelsen vil som udgangspunkt derfor ikke længere svare på opslag omkring bestyrelsesarbejde på en FB side. 17.Mails til bestyrelsen Henvendelse på vejfest Bestyrelsen har fået en mail fra en beboer, der ønsker at holde vejfest på Syrenvej. Bestyrelsen vil gerne understøtte fællesskabet i haveforeningen og synes, at fester, hvor alle beboere på en vej inviteres, er en god ide. Vi er dog betænkelige ved afspærring af en hel (offentlig) udkørsels-vej og konsekvenser for færdslen og fremkommelighed for udrykningskøretøjer. Vi henviser derfor til fællesområdet ved petanquebanen, og opfordrer til en ansøgning om brug af denne til en fællesfest. Naboklager De bliver behandlet af bestyrelsen. Forslag fra miljø- og bærdygtighedsudvalget om gratis kommunal flisning af træ i haveforeningen Bestyrelsen bakker op omkring dette forslag, da det er en win win situation for alle. Opfølgende info følger på hjemmesiden, når der er lavet aftale. Bonnie og Erik er kontaktpersoner. Konkrete spørgsmål fra haveejere ifm gennemførte havesyn Mails besvares direkte af de enkelte havesynshold. Øvrige mails til bestyrelsen Besvares løbende af Kirsten og Marianne