KOM HURTIGT I GANG Guide til at opbygge et Bæredygtigt High-Performance Team

Transkript

1 KOM HURTIGT I GANG Guide til at opbygge et Bæredygtigt High-Performance Team Tina Gaarn Christensen (Ejer af Leadinspire) KOM HURTIGT I GANG

2 Opbyg et Bæredygtigt High-performance Team Mit signaturprogram Opbyg et Bæredygtigt High-Performance Team er en langsigtet investering og giver et team de kritiske byggeklodser til at opbygge et team, der performer på højt niveau og konsistent over tid. Jeg er godt klar over, at alle teams ikke har mulighed for at investere i dette forløb og derfor har jeg lavet denne guide, så du kan komme i gang og implementere nogle af byggeklodserne selv. I det følgende vil jeg dele 4 kritiske trin og 5 specifikke øvelser du kan udføre med dit team, eventuelt med hjælp fra en HR-person. Det betyder, at du kan starte NU, og du vil med stor sandsynlighed kunne få rigtig gode resultater HURTIGT. Jeg kommer ikke til at give en masse teoretisk baggrund i denne guide. Hvis du gerne vil Lad os komme igang! vide mere om, hvordan jeg arbejder med teams og de teorier jeg trækker på, så kan du læse mere på min hjemmeside ( -performance-team/). Jeg vil blot gerne gøre det muligt for dig at komme i gang hurtigt og jeg kan forsikre dig, at øvelserne er effektive, gennemtænkte og baseret på seriøse teoriretninger. Hvordan kan man transformere en gruppe dygtige mennesker til et bæredygtigt high-performance team? At opbygge et bæredygtigt high-performance team er lidt ligesom havearbejde. For at kunne høste grøntsagerne i køkkenhaven og nyde synet i blomsterhaven, bør du have kendskab til havearbejdets forskellige processer og teknikker, rækkefølgen af to-do listen har stor betydning for resultatet og forskellige planter har brug for forskellig pleje for at vokse. Til slut, skal du så gentage processen igen og igen, men dit arbejde med fundamentet i haven er ikke spildt. Så lad os kigge på din nye lille havebog med 4 byggeklodser til at udvikle dit team! De 4 byggeklodser er. OPBYG TILLID DEFINÉR TEAM ADFÆRDSKODEKS FOKUSÉR PÅ DE RIGTIGE TING 4. INTEGRÉR I TEAMMØDER For hver af de 4 byggeklodser, har jeg udvalgt 1-2 øvelser du kan udføre med dit team. Jeg foreslår, at du følger rækkefølgen af øvelserne og at du planlægger at udføre ALLE øvelserne. Så vil du få mest ud af det. Du behøver ikke at skynde dig. Det er implementering og opfølgning, der give gode resultater. Jeg anbefaler dig også at læse hele denne guide igennem inden du begynder at arbejde med dit team.

3 TRIN #1 OPBYG TILLID Det første kritiske trin er at opbygge tillid i de daglige samtaler. Google udførte et studie på 180 teams for at forstå, hvilke elementer, der var afgørende for at skabe high-performance teams. De fandt 5 kritiske elementer og det ene var vigtigere end de andre: psykologisk tryghed. Google fandt ud af, at teams med en høj psykologisk tryghed havde medarbejdere, der med mindre sandsynlighed ville forlade teamet, med større sandsynlighed ville udnytte diversiteten, og ultimativt var mere succesfulde. Your results are dependent on the quality of your culture. The quality of your culture is dependent on the quality of your relationships. The quality of your relationships is dependent on the quality of your conversations (source: Judith E. Glaser) Store resultater Kultur Relationer Samtaler Når kvaliteten af de daglige samtaler og tillidsniveauet stiger, stiger værdien af de fleste andre aktiviteter også. Derfor starter vi her. Vær opmærksom på, at styrken i denne øvelse, er i detaljen og nuancen. Først skal I have et udgangspunkt for tillidsniveauet i teamet. Dernæst skal I lave en handlingsplan, som vil øge kvaliteten af de daglige SAMTALER, fordi det er der i SKABER mere tillid. Måden du kommunikerer på, påvirker dine relationer og dermed kan du opbygge en kultur af tillid over tid. Denne øvelse er formodentlig den sværeste at udføre selv, da din rolle som leder også påvirker tillidsniveauet i teamet og det kan være svært at se sig selv udefra i øvelsen. Du kan overveje at få en HR-person til at hjælpe dig. ØVELSE #1 Få data og øg tillidsniveauet Hvordan opbygger du tillid? Denne øvelse vil hjælpe dig med at afdække det nuværende tillidsniveau i teamet og lave en handlingsplan med henblik på at have flere tillidsfulde samtaler og dermed øge niveauet at tillid i teamet. Det kan være en god idé at have en flipchart eller en tavle, hvor du kan skrive resultaterne undervejs. Hvis du gerne vil indsamle data anonymt, får du også brug for nogle Post-its (samme farve til alle). Øvelsen tager 1-2 timer afhængig at teamets størrelse, snakkesalighed og nuværende tillidsniveau. Du kan endvidere overveje, at dele denne artikel, som forberedelse til øvelsen (den vil hjælpe dig med at italesætte, hvordan tillid og kvaliteten af samtaler hænger sammen):

4 TRIN Del hvorfor du gerne vil forstå teamets nuværende tillidsniveau (fx fordi det er nøglen til teamsucces ifølge et Google studie) For at få data på det nuværende tillidsniveau i teamet, kan du stille teammedlemmerne følgende spørgsmål: Hvordan vil du vurdere det nuværende tillidsniveau i teamet? (skala 1-10, hvor 1 er ekstremt lavt og 10 er ekstremt højt) I hvor høj grad oplever du, at du kan sige det du tænker, og at det bliver modtaget på en god måde? I Hvor høj grad oplever du, at I udnytter og bruger hinandens kompetencer og styrker? Tip # 1: Dine overbevisninger om andre mennesker, om hvordan du synes man skal udføre opgaver og meget mere, fungerer som filter for, hvad du konkluderer i samtaler og hvordan du føler, at du kan stole på andre mennesker. Læs eventuelt artiklen som anbefalet ovenfor. Tip # 2: Her er en liste over overbevisninger, du kan bruge som inspiration. Disse overbevisninger vil have tendens til at resultere i samtaler med 'høj tillid og opbygge en tillidskultur over tid. Det er kritisk, at folk føler sig set og hørt, Alle meninger er lige meget værd og velkomne Vi er nysgerrige på andre perspektiver end vores egne Vi indrømmer og taler åbent om "fejl" eller ting der kunne være bedre Vi viser sårbarhed og 'svagheder' Vi deler emner, når det er nødvendigt, også når det synes svært I hvor grad oplever du, at I som team opnår de resultater, som er mulige med jeres kompetencer, styrker og ressourcer? Indsaml data (dette kan gøres åbent eller anonymt ved fx at udfylde scoren på en Post-it). Skriv data på en flichart eller en synlig slide. Regn gerne et gennemsnit ud og vis eller fortæl, om der er stor eller lille spredning i data. Se på data: Nu er det tid til at kigge på data. Stil alle eller nogle af spørgsmålene nedenfor (stil spørgsmålene neutralt, så alle svar er velkomne). Hvad fortæller data os? Hvad ellers fortæller data os? Hvad er godt ved denne/disse scores? Hvad kunne årsagerne være til, at denne/disse scorer ikke er højere? Hvad kan vi gøre for at øge tilliden i vores team? 5. Integrer læringsloop i teammøder. Beslut jer for, hvornår, hvor ofte og hvordan I vil følge op. Se spørgsmål til opfølgning i trin # 4. BEMÆRK! Spørgsmålene i øvelsen ovenfor er formuleret på en åben og ikke-fordømmende måde, da dette er nøglen til at være i en tillidsfuld samtale. 4. Handlingsplan: Så er det tid til at beslutte, hvilke få tiltag, der kan hjælpe dig med at øge niveauet af tillid i de daglige samtaler? Det er afgørende at følge op på disse (ellers kan du risikere, at tilliden falder!). Vær opmærksom på, at nogle måske finder det svært at dele årsagerne til lav tillid. Hvis der er lav tillid i teamet, er det normal, at folk er meget tilbageholdende med at dele hvorfor. Prøv at normalisere, at hvert input er rigtigt og velkomment. Input repræsenterer individuelle oplevelser, tanker og følelser, og nysgerrighed er den mest effektive vej til tillid. Grundlaget er tillid. Med høj tillid kan du gøre alt, med lav tillid kan du næsten ingenting!

5 TRIN #2 DEFINÉR TEAM ADFÆRDSKODEKS Når du har zoomet ind på tillid og konkrete handlinger til at opbygge mere tillid i teamet, kan du begynde at fokusere på teamets adfærd. Definition og aftaler om adfærd (et adfærdskodeks) vil hjælpe jer til at navigere i hverdagen og reducere/undgå misforståelser og konflikter samt give en ramme for feedback. Denne øvelse vil hjælpe dig med at definere et team adfærdskodeks, som er en aftale om Hvordan skal vi være sammen for at levere de ønskede resultater? ØVELSE #2 Definér team adfærdskodeks Du kan bruge et afdelingsmøde eller et off-site til at arbejde på denne øvelse. Overvej at have en flipchart eller tavle til at indsamle resultaterne af øvelsen. Du vil sandsynligvis bruge 1-2 timer til denne øvelse afhængigt af teamets størrelse og snakkesalighed. Hvis det er et stort team, kan du opdele teamet i mindre grupper til udførelsen af trin #3 nedenfor. Trin Baggrund. Del hvorfor du vil lave denne øvelse (fordi et adfærdskodeks vil hjælpe os med at navigere i det daglige arbejde og reducere / forhindre misforståelser og konflikter) Så stiller du dette spørgsmål: "Hvordan har vi brug for at være sammen, når det bliver svært? "(du kan enten tage en ny flipchart eller bare fortsæt med at skrive på samme side). Mål / vision. Del de mål/resultater/vision, som I som team gerne vil levere (det bør være en kort beskrivelse, medmindre det er nyt for teamet). Dette punkt fungerer som en ledestjerne for samtalen i trin # Eksempel på mål: "Vi leverer fremragende service til vores kunder ". Brainstorm. Spørg teamet:: "Hvordan skal vi være sammen for at skabe resultaterne nævnt i punkt 2? "(hvis jeres mål er uklare eller ukendte, kan I erstatte dette spørgsmål med: "Hvordan skal vi være sammen for at skabe fantastiske resultater? ) Eksempel: "Hvordan skal vi være sammen for levere fremragende service til vores kunder?" Udvælg. Bed teamet om at udvælge de vigtigste adfærdsemner/træk fra de 2 spørgsmål ovenfor. Du kan gøre dette ved simpel afstemning f.eks. alle får en pen og stemmer på flipcharten ved at sætte en streg udfor deres foretrukne valg. Hvert medlem kan fx få 3-5 stemmer. Reducer data til noget, som teamet er forpligtet og motiveret til at levere på. Det er kritisk at følge op på disse (ellers kan du risikere, at teamet mister tillid til processen). Bemærk! Bestem hvilke elementer fra jeres adfærdskodeks, som I skal arbejde på NU, 2-3 adfærdsområder i 3 måneder og derefter arbejde på nogle nye de følgende 3 måneder. Dette er en meget smidig måde at arbejde med adfærdsændringer på. Fortsæt med at stille dette spørgsmål, indtil du har mindst 10 adfærdsmæssige emner/træk på tavlen/flipchart. Eksempel: Støttende, udfordrende, 6. Det er en god idé at skabe noget visuelt med jeres adfærdskodeks på. Det kan være en plakat eller noget andet, der kan være synligt i hverdagen Integrér læringsloop i teammøder (se spørgsmål til denne opfølgning i trin #4 nedenfor)

6 TRIN #3 FOKUSÉR PÅ DE RIGTIGE TING Mange dygtige mennesker går på arbejde og udfører deres egne opgaver og prioriteter. Mange teams mangler et stærkt VI, og den daglige effektivitet kunne mange steder være markant højere med de rigtige prioriteter og værktøjer til eksekvering. Jeg vil dele 2 øvelser som kan hjælpe dig med at fokusere på de opgaver, der har størst betydning for resultaterne og med at udføre mere på mindre tid. TRIN ØVELSE #3 Værdisætte opgaver Du kan bruge et afdelingsmøde eller et off-site til at arbejde med denne øvelse. Du kan bruge 'Tomat-skabelonen til denne øvelse' ( Du kan opdele teamet i undergrupper, hvis de logisk arbejder sammen til daglig eller hvis gruppen er stor. Denne øvelse er enkel, men alligevel meget effektiv. Nu er det tid til at tælle tomater. Hvis du undrer dig over, at det er tomater, der skal tælles, så er det fordi denne skabelon også bruges i mit signatur program (Opbyg et Bæredygtigt High-Performance Team) og indgår som en del af værktøjskassen i køkkenhaven. List og værdiansætte. Bed medlemmerne i teamet (eller måske undergrupper) om at liste og værdiansætte alle relevante opgaver, som de arbejder med. F.eks. håndtering af , strategiske projekter, regnskab, tidsstyring, administration, salg, produktudvikling, møder mv. Hver opgave gives en score på 1 til 4 tomater afhængig af udbytte/resultaterne udførelse af denne opgave vil give. Ofte har opgaver med en score på 4 tomater tendens til at blive udskudt og ikke arbejdet på, fordi enkeltpersoner er for optaget med at udføre opgaver til en score på 1 tomat. Dette kan dog være helt omvendt, hvis jeres kerneopgave fx er administrative opgaver. Det er derfor afhængigt af de resultater, der skal leveres i teamet. Hvad skal ændres? Når I er færdige med øvelsen og har udfyldt de 2 sider i skabelonen, kan I spørge: Eksempler: De fleste og administrative opgaver bør typisk have en score på 1 tomat (lavt resultat/udbytte) Hvordan bruger vi vores tid? Hvordan sikrer vi, at vi leverer på opgaver med en score på 3-4-tomater? Se næste øvelse for at sætte mål i teamet. Strategisk arbejde og produktudvikling bør typisk give en score på 4 tomater (højt udbytte/resultat) Integrér læringsloop i teammøder. Tag stilling til, hvornår og hvordan du vil følge op (se spørgsmål til denne opfølgning i trin #4 nedenfor). Nu gælder det så om, at få udført mange opgaver med scores på 3-4 tomater og en god måde at gøre dette på, er at integrere disse opgaver i dine mål. Vidste du, at 3 måneder er en meget effektiv tidsramme til at arbejde med mål? 3 måneder er lang tid nok til at få tingene gjort og kort tid nok til at føle effekten af en deadline. Tænk over det. Du kan få følelsen af et nyt år 4 gange om året, hvis du arbejder på denne måde. Det er ikke kun at bryde de årlige mål ned i kvartalsmål. Du bør lave nye mål hver måned i stedet for hvert år. Du kan bruge den næste øvelse til at sætte mål med en tidsramme på 3 måneder.

7 ØVELSE #4 Lav 3-måneders mål Du kan bruge et afdelingsmøde eller et off-site til denne øvelse. Overvej at have en flipchart eller tavle til at notere resultaterne. Du vil sandsynligvis bruge 1-2 timer til denne øvelse afhængigt af teamets størrelse og 'snakkesalighed. Trin Definér jeres mål. Hvad er de 2-5 store mål/resultater vi vil fokusere på de næste 3 måneder? Regelmæssig opfølgning. Det er afgørende, at målene er synlige, og at I følger op regelmæssigt i løbet af de 3 måneder. Kig på dine opgaver med scores på 3-4 tomater og vurdér om du bør sætte nogle mål for at opnå flere af dem. Det kan også være nye mål, der ikke er på tomat-listen. Det er god idé at definere mål for teamet + at hvert medlem i teamet definerer 2-3 egne mål, de vil opnå. Integrér læringsloop i teammøder. Tag stilling til, hvornår og hvordan du vil følge op (se inspiration til dette i trin #4 nedenfor). Bemærk! Du laver mål for at skabe retning og klarhed om de ting, du vil udføre NU og dermed også om de ting, du bevidst beslutter dig for at arbejde på senere. TRIN #4 INTEGRÉR I TEAMMØDER Godt arbejde indtil nu. Hvis du har udført øvelserne i de 3 første trin, så kan du begynde at høste værdien ved at integrere opfølgningen struktureret i jeres teammøder. Teammøder kan være så meget mere end at gå igennem en 'to-do liste' og 'hvad er vores næste prioriteter?' Teammøder bør også omfatte fokus på teamets adfærd og dermed: Kvaliteten af vores daglige samtaler - opfølgning på trin # 1 Fokus og status på adfærdskodeks opfølgning på trin # 2 Arbejder vi på de rigtige ting opfølgning på trin # 3 Nedenfor finder du spørgsmål til alle 3 områder, som du kan bruge i teammøderne for at sikre forankring og løbende justering og læring.

8 ØVELSE #5 Integrér i teammøder Brug dine teammøder til at følge op på alle de øvelser du har arbejdet med i trin 1-3 ovenfor. Opfølgning og commitment til jeres aftaler på mål og adfærd er afgørende for succes. Teammøder er en oplagt struktur til denne opfølgning, og du kan også bruge spørgsmålene til online opfølgning fx spørgeskemaer. TIPS! Du kan vælge at følge op på alle øvelserne i ét møde / på hvert møde. Du kan vælge 1-2 øvelser for hvert møde Lav en plan for, hvornår du vil følge op med hver øvelse. Beslut gerne dette ved afslutningen af hver øvelse. Før hvert teammøde, bør du overveje, hvilke områder du vil følge op på. Teammedlemmer kan forberede en status før møderne, så I hurtigt kan arbejde jer igennem spørgsmålene. Trin Spørgsmål til læring/opfølgning for hver øvelse OPBYG TILLID Spørgsmål til opfølgning/læring Lad os se på handlingsplanen og se hvordan det er gået! Hvad er status for vores handlingsplan fra øvelse # 1? Hvad har fungeret godt? Hvad kan forbedres yderligere? Hvad er det næste vi skal fokusere på? Hvordan og hvornår vil vi følge op? DEFINÉR TEAM ADFÆRDSKODEKS Spørgsmål til opfølgning/læring Lad os se på vores team adfærdskodeks og se hvordan det går! Hvor gode er vi til at opfylde det aftalte adfærdskodeks? Hvad fungerer godt? Hvad kan forbedres yderligere? Hvad er fokus for den næste periode? Justér teamets adfærdskodeks, hvis det er nødvendigt og vær opmærksom på, at fokus vil ændre sig over tid Hvordan og hvornår vil vi følge op? FOKUSÉR PÅ DE RIGTIGE TING Spørgsmål til opfølgning/læring på Tomatøvelsen Lad os se på handlingsplanen fra Tomatøvelsen og se, hvordan det går for os! Hvor gode er vi til at få udført opgaver med scores på tomater? Hvor gode er vi til at arbejde mindre på opgaver med scores på tomater? Hvad kan forbedres yderligere? Hvilke forbedringer kan vi gennemføre for den næste periode? Hvordan og hvornår vil vi følge op?

9 Spørgsmål til opfølgning/læring på 3 måneders mål Lad os se på vores mål og se, hvordan det går! Hvad er status for vores 3-måneders teammål? Hvad er status for vores 3 måneders individuelle mål? Hvad fungerede godt? Hvad kan forbedres yderligere? Definér nye mål for den næste 3-måneders periode (se øvelse 4 ovenfor) Hvordan og hvornår vil vi følge op? Brug hele systemet! En sidste kommentar. Som nævnt i begyndelsen af denne guide, vil jeg opfordre dig til at implementere alle øvelserne og hele systemet over tid. Så når du nu har læst hele dokumentet igennem, så lav en PLAN for implementeringen og del den med dit team. Der er ingen grund til at overkomplicere det. BARE GØR DET! Jeg plejer at sige, at EKSEKVERING er konkurrencefordel nummer OPBYG TILLID DEFINÉR TEAM ADFÆRDSKODEKS FOKUSÉR PÅ DE RIGTIGE TING 4. INTEGRÉR I TEAMMØDER Hvis du har brug for min hjælp og/eller vil vide mere om det fulde program 'Opbyg et bæredygtigt high-performance team', så kan du booke et kort møde her ( eller læs mere om det på hjemmesiden her ( Nyd rejsen på vej til et bæredygtigt high-performance team. 4 INTEGRÉR I TEAMMØDER 1 OPBYG TILLID 3 FOKUSÉR PÅ DE RIGTIGE TING 2 DEFINÉR TEAM ADFÆRDSKODEKS