COWI A/S projektbeskrivelse af 25. marts 2009 vedr. projektet Viborg Arena godkendes som grundlag for udbud af projektet,

Transkript

1 Projekt "Viborg Arena". Byrådet godkendte på sit møde den 29. april 2009 (sag nr. 115), COWI A/S projektbeskrivelse af 25. marts 2009 vedr. projektet Viborg Arena godkendes som grundlag for udbud af projektet, det i forbindelse med udbuddet tilkendegives, Byrådet er indstillet på udarbejde forslag til kommuneplantillæg og forslag til lokalplan, som muliggør forøgelse af bebyggelsesprocenten og en bygningshøjde på 41 m, svarende til 12 etager, behovet for p-pladser indgår i en helhedsvurdering sammen med den tilgængelige parkeringskapacitet i stadion- og kaserneområdet, der åbnes mulighed for etablering af mindre detailhandel i området som anført i projektbeskrivelsen, der til vurdering m.v. i forbindelse med EU-udbud m.v. indgås aftale med eksternt advokfirma, anlægsudgiftsbevillingen vedr. teknisk rådgivning m.v. i forbindelse med projektet Viborg Arena forhøjes med kr. til dækning af udgifter vedr. udarbejdelse af udbudsmeriale, udbud og kontraktforhandlinger m.v., udgiften på de kr. finansieres af udviklingspuljen, og forslag til udbudsmerialet forelægges Byrådet til godkendelse. Inger Jakobsen og Rikke Cramer Christiansen stemte imod. Ib Bjerregaard, Allan Clifford Christensen og Søren Pape Poulsen deltog ikke i Byrådets behandling af sagen. Byrådet behandlede derefter sagen på ny på mødet den 2. september 2009 (sag nr. 205), hvor Byrådet besluttede, forslag til udbudsmeriale vedr. projektet Viborg Arena, forslag til tilbudsliste og forslag til betinget salgsaftale godkendes, projektet herefter sendes i offentligt udbud, idet frist for afgivelse af bud på køb af grundareal og byggeret til projektet fastsættes til den 11. december 2009, og der nedsættes et indstillingsudvalg (politisk styregruppe) med opgaver og sammensætning m.v., som beskrevet i sagen. Rikke Cramer Christiansen stemte imod. Result af udbudsrunde Ved tilbudsfristens udløb den 11. december 2009 var der indkommet et tilbud til projektet, indsendt af Bach Gruppen A/S. Side nr.: 301

2 Politisk styregruppe/indstillingsudvalgets 1. møde den 19. januar 2010 Den politiske styregruppe/indstillingsudvalget godkendte på udvalgets møde den 19. januar 2010 den videre proces for forhandling med Bach Gruppen A/S, idet der nedstes et administrivt forhandlingsudvalg, bestående af direktøren for Kultur & Service (formand), direktøren for Teknik & Miljø, repræsentanter for eksterne rådgivere fra Cowi A/S og Holst Advoker samt sekretær for forhandlingsudvalget. Styregruppen tilkendegav på mødet, forhandlingsudvalget skulle forhandle med Bach Gruppen A/S med henblik på opnå forslag til betinget salgsaftale vedr. salg af areal til projektet Viborg Arena samt afklare de forbehold og problemstillinger, som Bach Gruppen A/S havde anført i tilbuddet og arbejde videre med forslag vedr. udenomsarealer ved Viborg Arena. Det anføres i sagen, den betingede salgsaftale, indebærer, Viborg Kommune samlet får en anlægsindtægt ved salg af arealer til projektet på kr., idet der betales 594 kr. pr. kvadrmeter byggeret ved sportsarenaprojektet og 780 kr. pr. kvadrmeter byggeret ved erhvervs-/hotelbyggeriet. Politisk styregruppe/indstillingsudvalgets 2. møde den 9. august 2010 Til styregruppen/indstillingsudvalgets møde den 9. august 2010 forelå forslag til betinget salgsaftale vedr. salg af areal til Bach Gruppen A/S samt forhandlingsprotokoll fra forhandlingerne mellem Bach Gruppen A/S og forhandlingsudvalget. I sagen er anført, forhandlingsresultet har været til juridisk vurdering hos Holst Advoker, således forhandlingsresultet er indenfor de rammer, der er fasts i forbindelse med EU-udbuddet på projektet. Udenomsarealer/infrastruktur i området ved Viborg Arena. I sagen anføres, KPF Arkitekter har udarbejdet modeller for etablering af infrastruktur/udenomsarealerne mellem Viborg Arena, Regionen, Viborg Stadion Center og Tinghallen. Økonomien i disse modeller er vurderet af COWI A/S, og det vurderes, det oprindelige konkurrenceprojekt vil medføre en anlægsudgift i størrelsesordenen ca. 100 mio. kr. KPF Arkitekter har lavet to alternive modeller: En, hvor vejen gennem området underføres, men uden den oprindeligt foreslåede underjordiske indgang til arena og hotel med tilhørende parkeringshus. Denne model anslås medføre en anlægsudgift på ca. 50 mio. kr., og en model, hvor vejen går hen over pladsen, og denne model anslås ville medføre en anlægsudgift på mio. kr. De tre modeller sikrer alle en god sammenhæng mellem de store institutioner i området. Den videre tidsplan for projekt Viborg Arena I sagen er anført følgende tidsplan for projektet: Maj 2012: Der skal foreligge en af Byrådet vedtaget lokalplan for projektet. Maj 2015: Sportsarenaen Viborg Arena er etableret og tages i brug. Maj 2018: Erhvervs- og hoteldelen tages i brug : Udenomsarealerne ved Viborg Arena etableres. Byrådet besluttede herefter på mødet den 2. marts 2011 (sag nr. 51), forslag til betinget salgsaftale mellem Bach Gruppen A/S og Viborg Kommune vedr. salg af del af mr. nr. 235s, del af mr. nr. 235f og del af mr. nr. 7000hk til Bach Gruppen A/S godkendes, bevilling til udenomsarealer i forbindelse med projektet indgår i budgetlægningen for perioden , den politiske styregruppe og den administrive projektgruppe vedr. projektet Viborg Arena fortsætter sit arbejde, indtil der foreligger en endelig aftale mellem parterne om realiseringen af projektet, Side nr.: 302

3 anlægsudgiftsbevillingen vedr. teknisk rådgivning m.v. i forbindelse med projektet Viborg Arena forhøjes med kr. til kr. til dækning af udgifter i projektfasen frem til 1. januar 2012, og udgiften på de kr. finansieres af udviklingspuljen. Byrådet godkendte på betingelse af, de justerede tidsmæssige forudsætninger i aftalerne godkendes af alle sagens parter. Rikke Cramer Christiansen stemte imod indstillingens sidste om, udgiften på de kr. finansieres af udviklingspuljen. Henriette Mikkelsen deltog ikke i Byrådets behandling af sagen. På mødet den 23. marts 2011 behandlede Byrådet særskilt problemstilling vedr. sikkerhedsstillelse i forbindelse med betinget salgsaftale vedrørende salg af byggeret til Bach Gruppen A/S godkendt af Byrådet på mødet den 2. marts 2011(sag nr. 51). Af sagen fremgår bl.a., der som en del af aftalen indgår en sikkerhedsstillelse for købesummen, hvor det er aftalt, Bach Gruppen A/S og Viborg HK A/S (VHK) stiller sikkerhed for 60% af den betingede salgsaftale for byggeretterne, i alt kr. Baggrund for sagens behandling var en henvendelse fra VHK om godkendelse af, sikkerhedsstillelsen stilles i Sparbank og ikke i Danske Bank, Viborg, som anført i aftalen. Byrådet besluttede på mødet den 23. marts 2011, anmodningen fra Viborg HK om sikkerhedsstillelse i Sparbank imødekommes. Lea Flarup og Rikke Cramer Christiansen deltog ikke i Byrådets behandling af sagen. Budget Til projektudgifter er bevilget kr. af Byrådet på mødet den 2. marts I investeringsoversigten for 2012 til 2015 er der afs følgende rådighedsbeløb, som vedrører projektet: Ombygning af Tinghallen med kr. i 2013 og kr. i 2014, i alt kr. Hertil kommer anlægsindtægt fra grundsalg til Viborg Arena. Til udenomsarealer ved Viborg Arena er i 2015 afs kr. Det anføres, de samlede anlægsudgifter beløber sig til udgifter i størrelsesordenen 30 mio. kr. afhængig af valg af projekt, og det samlede projekt ventes afsluttet i 2016/2017. Det videre forløb Arbejdet med realisering af projektet blev herefter igangs. Bach Gruppen a/s har sammen med Viborg HK a/s og Tinghallen a/s arbejdet med realisering af en forretningsmodel for Viborg Arena og med realisering af byggeprojektet. Side nr.: 303

4 Sideløbende har Viborg Kommune arbejdet med forslag til lokalplan, som skal muliggøre, projektet kan realiseres. I sikkerhedsstillelsen for projektet er angivet, Bach Gruppen A/S og VHK (og Tinghallen A/S) bestræber sig på senest 1. december 2011 opnå enighed om en aftale om byggeriets fysiske udformning, model for ejerskab, parternes ansvarsområder m.v. samlet benævnt forretningsplan. Såfremt der ikke mellem Bach Gruppen A/S og VHK (og Tinghallen A/S) opnås enighed om en forretningsplan, skal Viborg HK A/S skriftligt give Bach Gruppen A/S underretning om, Viborg HK A/S ikke længere betragter sig som part, og Viborg HK A/S følgelig ønsker det deponerede beløb frigivet indenfor for en frist på 8 uger. Viborg HK A/S har den 28. november 2011 meddelt Bach Gruppen A/S med kopi til Viborg Kommune, Viborg HK A/S ønsker udnytte denne klausul/fuldmagt. Viborg HK A/S har efterfølgende ved brev af 18. januar 2012 anmodet om, de deponerede midler frigives til Viborg HK A/S ved 8 ugers fristens udløb den 23. januar Viborg Kommune har herefter meddelt Viborg HK A/S og Bach Gruppen A/S, det deponerede beløb kan frigives. Bach Gruppen A/S skal senest 8 uger efter, Viborg HK A/S meddelelse er kommet frem, give Viborg Kommune og Viborg HK A/S skriftlig besked om, hvorvidt Bach Gruppen A/S ønsker fastholde handlen med Viborg Kommune eller om Bach Gruppen A/S er enig i, den for handlen stillede betingelse om tilvejebringelse af forretningsplan ikke kan opfyldes. Såfremt Bach Gruppen A/S ønsker fastholde handlen skal Bach Gruppen A/S inden 8 ugers fristens udløb indbetale et beløb på kr. eller stille en af Viborg Kommune betryggende sikkerhed til afløsning af den af Viborg HK A/S foretagne deponering. Bach Gruppen A/S har den 24. januar 2012 fremsendt brev til Viborg Kommune Vedrørende: Viborg Arena. I brevet anføres bl.a., Bach Gruppen A/S er bekendt med, Viborg HK A/S har opsagt garantistillelse vedr. Arena-projektet. I brevet anføres, Viborg HK er en væsentlig del af projektet og har været en af grundstenene for Bach Gruppens bud på det samlede projekt og Viborg HK har ændret opftelse af, hvad der er økonomisk bæredygtigt i denne proces og Bach Gruppen er enig i Viborg HK s opftelse heraf. Bach Gruppen oplyser, man har interesse i, der arbejdes videre for projektet, dog i en for tiden mere bæredygtig og fremtidssikret form. Det betyder eksempelvis, projektet konverteres fra en multihal til en udstillingshal, der orienterer sig mod aktiviteter i Tinghallen i relion til messer, koncerter m.v. Det anføres endvidere, de øvrige dele vedr. ombygning af Tinghallen til kongres- og musik-/teersal og etablering af hotel og boliger bør opretholdes med de forpligtelser, der er i aftalen mellem Viborg Kommune og Bach Gruppen. Bach Gruppen A/S har ikke stillet fornyet garanti for projektet. Cowi A/S har vurderet dette forhold og anfører, aftaleretsligt har parterne stadig frem til 1. juni 2012 til opfylde betingelser i salgsaftalen, og da aftalen ikke formelt er opsagt hverken fra sælgers eller købers side, er aftalen som udgangspunkt stadig juridisk gældende. Det forhold, Bach Gruppen ikke har stillet erstningsgaranti kan dog af Viborg Kommune anvendes som juridisk grundlag for umiddelbart opsige aftale, såfremt dette måtte blive aktuelt. Bach Gruppen A/S har efterfølgende den 6. februar 2012 mundtlig tilkendegivet, man ønsker realisere det i brev af 24. januar 2012 anførte projekt. Side nr.: 304

5 Det bemærkes, parterne tidligere i forløbet har aftalt, fristen for opfyldelse af betingelserne i aftale vedrørende forretningsplan og lokalplan, forlænges til 1. juni Den aktuelle stus for projektet har været forelagt Viborg Kommunes bygherrerådgiver Cowi A/S og juridisk rådgiver Holst Advoker til vurdering. Vurderingerne fra rådgiverne foreligger nu. Holst Advoker v/advok Tina Braad anfører i sammenfningen i not af 22. februar 2012, henset til de væsentlige ændringer i kravene til funktionaliteten og omfanget af Viborg Arena, der lægges op til, er vurderingen, det på det foreliggende grundlag er usikkert, om ændringerne kan rummes inden for den allerede indgåede kontrakt. Det anføres dog, en mere præcis vurdering af dette forhold forudsætter yderligere oplysninger om ændringens karakter og omfang i forhold til de krav, der fremgik af henholdsvis udbudsbekendtgørelsen og udbudsmerialet. Vælger Viborg Kommune gå videre med projektet på baggrund af det allerede gennemførte udbud og på det foreliggende grundlag, anbefales, der indrykkes en bekendtgørelse om forudgående gennemsigtighed for undgå, den nye kontrakt vedrørende udstillingshallen efterfølgende erklæres for uden virkning. De nærmere betingelser herfor er efterfølgende beskrevet nærmere i advokens not. Bygherrerådgiveren Cowi A/S kommenterer i not af 18. marts 2012 spørgsmålet om byggeretspotentiale og bygningshøjde. Af not fremgår bl.a., det af sagen fremgår, projektet for Viborg Arena består af en arena-bygning i 2 etager med en bygningshøjde på 13 meter, og en hotel/erhvervsdel i 12 etager med en bygningshøjde på ca. 41 meter. Samlet bruttoetageareal er ca Heraf udgør hotel/erhvervsdelen ca m2. Utilsigtet er der i denne fremstilling ikke taget højde for bygningshøjden på erhvervsdelen i projektet er 66 meter, og ikke de 41 meter der relerer tilbage til udbudsgrundlaget. Angivelser vedr. kvadrmeterantal svarer overens med kvadrmeterne i salgsaftalen. Der bør bemærkes salgsaftalen udelukkende forholder sig til kvadrmeterantal og således ikke nævner forhold vedr. bygningshøjden. Undervejs i den videre dialog mellem Viborg Kommune og Bach Gruppen er man blevet bekendt med denne diskrepans i bygningshøjden mellem forudsætningerne i projektforslaget og forudsætningen der ligger til grund for planarbejdet. Problemstillingen er blevet parterne bekendt på et tidspunkt i processen hvor Bach Gruppen måtte erkende, der ikke kunne skabes forretningsgrundlag for realisering af projektet i sit fulde omfang. Man har således ikke set det som en væsentlig hindring, der planlægges ud fra en bygningshøjde på 41 meter og ikke de i projektet forudste 66 meter. Såfremt betaling for byggeret beregnes ud fra en bygningshøjde på 41 meter og det antal kvadrmeter, som Bach Gruppen vurderer kan indeholdes i projektet, indebærer dette en samlet indtægt fra grundsalg på ca. 14,6 mio. kr., hvor den betingede salgsaftale indebærer en samlet indtægt fra grundsalg på ca. 19,5 mio. kr. Ovenstående uklarheder omkring byggeretspotentiale og bygningshøjde underbygger formodningen om, der vil skulle gennemføres et nyt udbud, hvis projektet eller projektet i en tilrettet form skal gennemføres. Endelig bemærkes, det i den betingede salgsaftale for projektet er anført, såfremt betingelserne omkring lokalplan, udmrikulering af ejendommen samt tilvejebringelse af forretningsplan, ikke er op- Side nr.: 305

6 fyldt, kan køber og sælger træde tilbage fra den betingede salgsaftale. Det er endvidere i punktet anført, der i forbindelse hermed kan være fast krav på kr., som sælger skal betale til køber. Bilag Bilag nr. 1: Forslag til betinget salgsaftale, deret 14. september 2010, vedr. salg af del af mr. nr. 235s, del af mr. nr. 235f og del af mr. nr. 7000hk. Bilag nr. 2: Forhandlingsprotokoll, deret august Bilag nr. 3: Bach Gruppen A/S s tilbud af 11. december Bilag nr. 4: Aftale vedr. sikkerhedsstillelse mellem Kommunen, Bach Gruppen A/S og Viborg Håndboldklub A/S. Bilag nr. 5: COWI A/S s not af 3. august 2010: Resumé af forhandlingsresultet med Bach Gruppen A/S. Bilag nr. 6: Bach Gruppen A/S og KPF Arkitekters Forslag til alterniv løsning af forpladsen, deret 19. april Bilag nr. 7: Holst Advoker s beskrivelse af den betingede salgsaftale (i not af 16. august 2010 fra Kultur & Service). Bilag nr. 8: Viborg HK A/S brev af 18. januar Bilag nr. 9: Viborg Kommunes brev af 23. januar 2012 til Bach Gruppen A/S. Bilag nr. 10: Bach Gruppen A/S brev af 24. januar Bilag nr. 11: Not af 22. februar 2012 fra Holst Advoker. Bilag nr. 12: COWI A/S not af 18. marts 2012 Indstilling Kommunaldirektøren indstiller til, sagen drøftes med henblik på stillingtagen til det videre forløb. BESLUTNING: Forinden videre foretages, afholdes møde med Bach Gruppen A/S til yderligere afklaring af sagen med henblik på dens genoptagelse i på mødet den 15. maj Side nr.: 306