Gode Råd. om at søge projektmidler til udvikling i landdistrikterne. Det er lysten der driver værket!

Transkript

1 Gode Råd om at søge projektmidler til udvikling i landdistrikterne Det er lysten der driver værket!

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...2 Hvad er fundraising?...3 Støtte til landdistriktsudvikling...4 Hvad er et godt projekt i et godt partnerskab?...5 Den gode idé...5 Det gode kvalificerede og relevante partnerskab...6 Fundraisingstrategien er vigtig hvorfor?...7 Oversigt over kilder til mulige fonde og støtteordninger...9 Finansieringskilder til udviklingsprojekter i landdistrikterne...9 Projektplanlægningen...12 Planlægningen vil ofte indbefatte følgende trin...12 Planlægningsguide...12 Ansøgningen...13 Standardskabelon til ansøgning...14 Budget og finansieringsplan...18 De mest almindelige udgiftsposter...19 Driftsbudget...20 Eventuelle Bilag...22 Hvad bør man overveje efter bevilling er i hus?...23 Er støtten bevilget på særlige vilkår?...23 Sig nej tak!...23 Finansieringsplanen holder ikke...23 En ansøgning er en aftale...24 Diverse...24 Afslag, hvad så?...24 Almindelige former for fejl...24 Afrapportering og evaluering

3 Hvad er fundraising? Pengene hænger ikke på træerne, - de ligger i puljer og fonde. Det er derfor i dag nødvendigt at man som forening/ildsjæl i landdistrikterne er bekendt med de mange muligheder der findes for at hente eksterne midler hjem til lokalområdet. Fundraising er en måde at skaffe økonomisk grundlag for at nå det formål lokalsamfundet har sat sig. Eller sagt på en anden måde: Fundraising er at skaffe midler til den opgave lokalsamfundet ønsker at udføre. Midlerne kan være penge, men det kan også være naturalier. Fundraising er ikke kun at skrive en ansøgning. Fundraising er også at planlægge, hvordan I skaffer midler i år, til næste år og så videre. Der findes mere end fonde i Danmark og i 2010 udloddede disse ca. 2 % af deres formuer svarende til ca. 8 mia. kr. til en lang række formål. Det siger sig selv at der er stor variation blandt de fonde både med hensyn til formål og med hensyn til størrelse. Som en tommelfingerregel kan man dog sige at lokalt orienterede fonde søges til specifikke lokale formål, hvorimod større landsdækkende fonde normalt er mere interesserede i at støtte større og nationalt synlige projekter. Pointen er dog, at der ikke gives et almengyldigt mirakelskema for hvordan man ansøger en fond - fordi fonde har mange forskellige målsætninger og virkemåder ligesom et projekt også har sin helt egen identitet. Pointen er, at fonden og projektet skal finde hinanden og matche 100% til hinanden. I øvrigt kan udarbejdelse af en grundig og gennemarbejdet ansøgning være en rigtig god øvelse ikke blot af hensyn til muligheden for at opnå et bidrag men også for projektets skyld. Det er en god måde at gennemtænke og planlægge projektet på hvis man ikke har gjort det på forhånd. At der er mange fonde, er desværre ikke ensbetydende med at pengene er lige til at samle op. Der er meget stor konkurrence om midlerne, og man må være forberedt på at få mange afslag. Hermed er også sagt, at det ofte er nødvendigt at søge et stort antal fonde før pengene er hjemme. Udover private fonde findes der en lang række offentlige støtteordninger. Her findes der normalt et ansøgningsskema og en tilhørende vejledning og ofte skal (kan) man herudover vedlægge en projektbeskrivelse. Læs vejledningen, eventuelt baggrundsmateriale, vedrørende den pågældende ordning samt ansøgningsskemaet grundigt igennem. Vær opmærksom på de formelle betingelser og bedømmelseskriterier. Prøv desuden at sætte jer i bevillingsgiverens sted. Forsøg at forstå, hvad det grundlæggende formål med ordningen egentlig er

4 Hvad er de politiske prioriteringer, som ligger bag? Er jeres projekt i overensstemmelse hermed? Ofte vil man både søge offentlige støtteordninger og private fonde til et og samme projekt! Støtte til landdistriktsudvikling De primære indsatsområder i forhold til landdistriktsudvikling er bl.a.: Intelligent energi, co2 neutral renovering af bygninger, bæredygtigt byggeri m.m. Jobskabelse i landdistrikterne, iværksætteri, erhvervsudvikling m.m. Grøn vækst, udvikling af egnsspecifikke fødevarer, lokaløkonomisk aktivitet m.m. Kultur og oplevelsesøkonomi, autentiske turismeaktiviteter m.m. Natur- og kulturlandskaber, friluftsliv, grønne aktivitetsområder. Landsbyudvikling, demokrati, livskvalitet i landdistrikterne m.m. Sundhedsfremmende initiativer, idræt for alle m.m. Etablering af fleksible fællesfaciliteter i landdistrikterne, fastholde af unge i landdistrikterne. Kompetenceudvikling af lederpotentialet i landdistrikterne. Internationalt samarbejde. En klar forudsætning for at ansøgningsprocessen lykkes er at man som ansøger sørger for, at ens ansøgning er målrettet den specifikke fonds/puljes retningslinier samt baseret på et gennemtænkt, relevant og innovativt projekt. Den hyppigste årsag til afslag er, at ansøgninger er upræcise og mangelfulde og ikke matcher fondens/puljens formål. I denne lille håndbog fokuserer vi således primært på selve ansøgningsprocessen og en smule på disciplinen projektplanlægning, men som det fremgår af ovenstående figur ligger der et stort forarbejde forud herfor: nemlig det helt centrale at udvikle og optimere på sin projektidé

5 Hvad er et godt projekt i et godt partnerskab? Et godt projekt er et solidt lokalt forankret innovativt koncept der peger på utraditionelle og effektive løsninger på lokalområdets problemer, og som udvikles og gennemføres i større forpligtende samarbejde mellem lokalområdets mange forskellige aktører herunder såvel offentlige, foreningsbaserede og private aktører. Det er derfor vigtigt at huske, at den egentlige betingelse for succes i forbindelse med fundraising ikke blot afhænger af om man kan præstere en velformuleret ansøgning men primært på tilstedeværelsen af en unik og bæredygtig projektidé. Den gode idé Der er et gammelt ordsprog der siger at det er lysten der driver værket det er så sandt som det er sagt, når det drejer sig om udviklingsprojekter i landdistrikterne. Dertil kunne man tilføje andre talemåder som der kommer ingen andre og gør tingene for jer, så hvis man oplever problemer i et landsbysamfund, er det som oftest kun jer selv der for alvor kan gøre noget ved det! Gode ideer har det med at komme droppende fra himlen, når man mindst venter det: Når man står og vasker op sammen i forsamlingshuset, under 3. halvleg i omklædningsrummet eller når man står sammen og fryser og venter på bussen. Når den gode geniale idé indfinder sig, er det vigtigt at komme ud over stepperne i en fart, for man kan næsten være sikker på at der rundt om i kongeriget Danmark i samme splitsekund er opstået en 6-7 lignende gode ideer. Nyhedsværdien i en projektidé er alfa og omega, så skynd jer videre i udviklingsarbejdet, så I bliver nogle af de første der byder ind med et nyt koncept. Brug gerne forskellige former for idéudviklingsteknikker, så I for alvor kommer op at flyve med jeres idé, - men også så I får bearbejdet eventuelle risikofaktorer ved projektidéen. Man kan eks. foreslå Edward De Bono s 6 tænkehatte, der på en hurtig og sjov måde får bearbejdet jeres idé grundigt. Idéudviklingsteknikker: Det gode projekt tager udgangspunkt i brugernes behov. Nye idéer kan møde modstand, men som minimum bør centrale involverede aktører, interessenter og fremtidige brugere synes, at det er en god og realiserbar idé. Opgaven er at identificere brugerne og sikre sig, at projektet gør en forskel. Man bør derfor gøre meget ud af at involvere de stedlige lokale aktører afhold eksempelvis en række borgermøder, hvor deltagerne får lov at bidrage til idéudvikling og sikre forankring

6 Det gode kvalificerede og relevante partnerskab Man skal turde tænke stort og helhedsorienteret i lokalsamfundet. Etabler en fælles udviklingsstrategi for jeres lokalområde på tværs af alle aktørerne i området og gå så efter guldet. Enkeltstående foreningers mindre løsrevne projekt ideer er langt vanskeligere at realisere end store fælles projekter!!! Etabler en tovholdergruppe bestående af repræsentanter fra de centrale aktører i lokalsamfundet og suppler gerne gruppen med personer med forskellige kompetencer såsom håndværksmæssige, økonomiske, skriftlige m.v. Det er vigtigt med en bred sammensætning af gruppen, således at alle lokalsamfundets aktører tager ejerskab for projektet, og at den i øvrigt er af en sådan størrelse, at arbejdsopgaver kan fordeles mellem medlemmerne i henhold til deres spidskompetencer. Overvej tillige hvilken juridisk konstruktion jeres samarbejde skal have. Skal der etableres en ny tværgående forening eller kan initiativet lægges ind under én af de eksisterende foreninger i området eks. borgerforeningen? De fleste fonde og puljer giver ikke støtte til uorganiserede grupperinger, så det er vigtigt at have det formelle juridiske grundlag på plads før I ansøger. Dialog med kommunen Ofte kan projekterne nå langt gennem ildsjælenes indsats, men en løbende dialog og samarbejde med kommunen kan være med til at kvalitetssikre og i nogle tilfælde være afgørende for - projektets gennemførelse. Det er ikke altid, samarbejdet med kommunen resulterer i økonomisk støtte til et projekt. En tidlig dialog kan dog bidrage til opmærksomhed og velvilje fra lokalpolitikerne, og således skabe politisk fokus på projektet. Kommunens medarbejdere i fx teknik- og miljøforvaltningen kan give gode råd om de tekniske og administrative aspekter af projektet og rådgive ildsjælene om, hvordan projektet kan komme til at bære igennem politisk. Igennem god dialog og rådgivning kan ildsjælene komme til at varetage opgaver, som ellers ville ligge på kommunens bord. Synergi til politikernes forpligtigelser Både i arbejdet med bygninger og større bymæssige helheder er det vigtigt at forholde sig til kommuneplanen og evt. lokalplanen for området. En lokalplan er en bindende plan for, hvordan et område må anvendes og kan derfor være af vigtig betydning. Også kommunens planstrategi kan være af betydning. Planstrategien indeholder kommunalbestyrelsens politiske strategi for udvikling. Læs strategien og se, hvor der er ligheder mellem politikernes visioner og den konkrete projektidé. Måske er der ikke direkte lighedstegn - men strategien kan være et godt redskab, når projektet skal - 6 -

7 formuleres. Det er lettere at skabe lydhørhed, hvis projektet indskriver sig i eksisterende visioner. Økonomisk støtte er ikke alt Mange kommuner realiserer store besparelser og har ikke overskud til medfinansiering. Ofte kan kommunen dog bidrage med faglig viden og sparring. Ved at bistå i projektbeskrivelsesfasen, holde regnskab med projektets økonomi, facilitere borgerinddragelse eller gennemføre større bygnings- og byrumsarbejder kan kommunens medarbejdere hjælpe ildsjælene godt igennem. Ofte vil det være en fordel at etablere en form for paraplyorganisation omkring projektet, hvori alle interessenter er repræsenteret. Sådan laves en ny forening: Involvering af borgerne: Fundraisingstrategien er vigtig hvorfor? En fundraisingstrategi er en grundplan for, hvordan man kunne tænker sig at skaffe midler til at realisere sit projekt. Før man henvender sig til relevante fonde og puljer, er det vigtigt at vide, at de fleste fonde og puljer forventer, at man er i stand til at sørge for en egenfinansiering af projektet. Denne egenfinansiering vil som udgangspunkt typisk skulle ligge på minimum 10 til 25 procent af projektet men kan også komme op på ca. 50 procent. Husk derfor altid at undersøge hvor stor en del af projektet der forventes egenfinansieret og om dette er realistisk inden ansøgningen om yderligere midler igangsættes. Tidsperspektiv Det er overordentligt vigtigt at tænke fundraising strategien ind i projektet allerede i idégenereringsfasen, idet man skal være opmærksom på at de mange fonde/puljer opererer med forskellige ansøgningsdatoer der er vigtige at overholde, og som man derfor bør kende så tidligt i forløbet som muligt. Ydermere har de alle forskellige beslutningstagningsprocedurer der gør at tilbagemeldingsdatoen til projektgruppen varierer. Starttidspunktet for det givne projekt bør altid ligge efter fonden/puljens beslutningstagningsdato da det er de færreste fonde/puljer der giver støtte til allerede igangsatte projekter

8 Research Researchforløbet kan opdeles i to faser. Fase 1: Der opstilles en bruttoliste over mulige bidragsydere Fase 2: Der foretages en nærmere analyse af udfaldet af fase 1 og listen over mulige bidragsydere afgrænses. Fase 1: Til at opstille en bruttoliste over mulige bidragsydere bruges relativt brede kriterier, alle hvis interesseområde forekommer umiddelbart relevant medtages. Undersøg fondens fundats for formål, prioriteringer m.m. og vær sikker på at det aktuelle projekt stemmer nogenlunde overens med disse kriterier. Den gyldne regel er her, at hvis det er åbenbart, at projektet ikke ligger indenfor den pågældende fonds interesseområde, så lad være med at søge. Det vil ikke være professionelt og kan kun ende med afslag. Fase 2: Her gælder det om, så vidt muligt at opnå en dybere fornemmelse af de værdier og politikker bidragsyderen står for. Desuden et nærmere kendskab til bidragsyderens prioritering og udvælgelseskriterier, særlige krav og forventninger. Det er ofte begrænset hvad der står om den enkelte fond i de forskellige håndbøger. Kontakt derfor fondens administrator/sagsbehandler telefonisk med henblik på afklaring af projektets støtteberettigelse i forhold til fonden fundats og prioriteringer. Véd man hvem der sidder i bestyrelsen/bevillingsorganet, siger det måske også noget om bidragsyderen og dens prioriteringer eller endnu bedre, måske kender man en, som kender en, som kender et bestyrelsesmedlem måske kunne man snakke med ham/hende? Hvordan finder man ud af hvem der sidder i bestyrelsen, såfremt det ikke fremgår af almindeligt tilgængeligt materiale? Man kan ringe til fonden/sagsbehandleren og spørge eller man kan, ifølge Fondslovens 46, få det oplyst hos den lokale skatte myndighed. Fondsloven: 46. Enhver har ret til hos skattemyndigheden at få kopi af en fonds vedtægter og årsregn-skaber samt oplysning om, hvordan fondens bestyrelse er sammensat. Offentlighedslovens 12 finder tilsvarende anvendelse. Du kan læse mere om regelgrundlaget for ikke-erhvervsdrivende fonde hos Civilretsdirektoratet: En viden, som er guld værd, er kendskab til hvilke andre projekter som bidragsyder tidligere har støttet. Hvordan udmøntes bidragsyders værdier i praksis. Er der nogle særlige typer af projekter indenfor fondens område, nogle typer af modtagere som er særligt begunstiget etc? - 8 -

9 Langt de fleste betydende fonde har i dag glimrende hjemmesider, hvor man kan hente megen information bl.a. om tidligere bevillinger. Nogle af de større fonde udgiver også årsberetninger, rekvirér dem eller læs dem på fonden hjemmesiden. Google også gerne på fondens navn for at finde ud af hvem de egl. er, deres måde at agere på m.v. Nu skulle du gerne have et mindre antal fonde hvor der er en acceptabel sandsynlighed for succes. Det næste trin, før du går i gang med at skrive ansøgningen, er at checke formalia. Dvs. findes der eventuelt ansøgningsskemaer, ansøgningsfrister, særlige dispositioner for ansøgning, antal kopier, de korrekte kontaktoplysninger, evt. attention navn på modtageren. Er der omkostningsarter som bidragsyder ikke kan medfinansiere? Oversigt over kilder til mulige fonde og støtteordninger Vejledning til Fonde og legater, Billesøe & Baltzer, 999,- (Også CD-rom) UpFrontNet: Netværk for projektmagere og fundraisere. Online database, nyhedsbrev, arrangementer m.m. Årligt abonnement kr (+moms) Håndbog i EU-tilskud: Socialministeriets Fondsdatabase: DGI: Landdistrikternes Fællesråd: Region Midtjylland: Finansieringskilder til udviklingsprojekter i landdistrikterne For at undgå afhængighed af en enkelt stærk donor samt at belaste en donor unødvendigt er det klogt at sprede fundraisingindsatsen. Dette gør samtidig at risikoen spredes, idet man ender med et større mix af muligheder og indkomstkilder

10 Antallet af de eksisterende finansieringskilder kan virke uoverskuelig, men de kan alle kategoriseres under en af følgende 5 kategorier. Private fonde Herunder finder man både de store fonde med baggrund i erhvervsvirksomheder såsom Carlsberg, A.P. Møller, Egmont etc. og de små legater stiftet af enkeltpersoner eller familier. Undersøg hvem der sidder i de magtfulde fondsbestyrelser. Internationale, nationale, regionale og kommunale myndigheder Der eksisterer adskillige muligheder for tilskud indenfor EU, ministerier og styrelser, kommuner og regioner. Erhvervsliv I denne kategori handler det primært om sponsering, noget-for-noget princippet, eller corporate giving, velgørenhed eller ansvarlighed overfor lokalsamfundet. Dette er uden tvivl et område i vækst. I takt med at begreber som virksomhedernes sociale ansvar (CSR) og lignende bliver mere mainstream, vil det højst sandsynligt blive mere interessant for virksomheder at brande sig i offentligheden ved at udvise ansvarlighed og bidragsvillighed overfor lokalsamfundet. Frivilligt arbejde Frivilligt arbejde kan under EU s Landdistriktsprogram værdisættes med 100,- kr./timen og dermed være med til at højne projektholders egenfinansiering. Mange andre tilskudsordninger og fonde ser dog også meget positivt på omfanget af det erlagte frivillige arbejde, så husk altid at påføre mængden af det arbejde I selv vil erlægge. Under alle omstændigheder er det frivillige arbejde også med til at billiggøre jeres projekt, hvad enten der er tale om et aktivitetsorienteret projekt eller et anlægsprojekt. Moneymaking Jo flere penge det er muligt at rejse i lokalsamfundet jo bedre mulighed for at geare disse med eksterne midler. Der findes mange forskellige måder at rejse kapital på fra lokalsamfundet, - så gør endelig det! Folkeaktier, events, lotterier, loppemarkeder og lignende aktiviteter, der både involverer lokalsamfundet og skaffer midler til projektet skaber forankring, begejstring og ejerskab lokalt i befolkningen - samtidig med at det bidrager til projektets

11 økonomiske levedygtighed. Den type initiativer kan sjældent stå alene, men kan være et godt supplement til de større bidrag fra fonde og myndigheder. Her lidt yderligere inspiration til supplerende finansieringskilder klippet fra en god publikation om fundraising fra Center for Frivilligt Socialt Arbejde: t+arbejde/fundraising+-+hvordan Loppemarked & salg af genbrugsting Åbning af lokal seværdighed. En seværdighed, som ikke er offentlig tilgængelig åbnes for en dag og entreindtægterne går til projektet. Aktivitetsdag, sportsdag, byfest, fodboldkamp med kendte på det ene hold, cykelløb, beachvolley, orienteringsløb, dragebygningsdag eller andet sjovt. Kontakt det lokale politi og kommunen for nødvendige tilladelser. Pengeyngel hvor kendte personer, gerne lokale, som af foreningen får xx kroner, og over en periode skal få disse til at yngle. Kulturelt arrangement med f.eks. musik, oplæsninger af digte, udstillinger, særforestillinger eller lignende, hvor entreindtægterne går til foreningen. Bemærk at der for en række arrangementer skal betales KODA-afgift. Det gælder blandt andet ved anvendelse af musik. Kontakt KODA for en afklaring af, om det konkrete arrangement er omfattet af reglerne, og hvilken afgift I i givet fald skal betale. Markedsdag hvor alle foreningerne går sammen om at markedsføre sig på byens torv med boder og diverse aktiviteter f.eks. gøgl, salg af is, kaffe, hjemmelavede produkter. Her sætter kun fantasien grænser. Husk dog polititilladelse. Salg af plakat. Har I en flot plakat eller flere, hvorfor så ikke sælge af dem, så omkostningerne ved trykning er dækket ind og lad evt. overskud gå til jeres forening. Hvis I ikke har en plakat, så udskriv en plakatkonkurrence. Kontakt for eksempel en lokal kunstskole eller en lokal underviser i akryl/akvarelmaling og spørg om de vil lade eleverne deltage i en konkurrence. Lav en udstilling af indkomne forslag og tag entre ved udstillingen (fortæl, at entreindtægterne er en del af jeres indsamling, og at man dermed støtter et godt formål) Salg af mursten i forbindelse med anlægsprojekter. Foredrag. Er der en i jeres forening, som er god til at fortælle hvad I laver, så tilbyd foredrag mod honorar. Donation. Når en organisation modtager gaver, penge eller naturalier uden modydelser kaldes det donation. Her kan I med fordel tænke i private givere, beskriv for eksempel i lokalavisen at I mangler inventar, PC ere eller andet eller brug gratisannoncerne i lokale aviser. Lokale virksomheder. Hvis organisationen mangler noget, kan det eventuelt være muligt at få lokale virksomheder til at sponsorere dette, enten i form af brugte materialer eller fra deres varelager

12 Støtteforening. I kan f.eks. oprette en støtteforening, som har til opgave at samle penge ind til hovedorganisationen. Indsamlinger. Hvis I overvejer at gå i gang med en indsamling eller et lotteri, så undersøg hvilke regler der gælder for dette. For lokale indsamlinger skal I søge tilladelse hos det lokale politi. Projektplanlægningen Én ting er at have en god projektidé og et solidt forankret partnerskab nu skal selve projektet planlægges i detaljer. Jo mere gennemarbejdet projektkoncept man kan præsentere for de potentielle donorer, jo større mulighed for at opnå succes med fundraisingen. Projektplanlægning tager ofte lang tid, ikke mindst fordi det som oftest vil kræve en større involverende proces i forhold til de mange aktører eller interessenter der har en rolle at spille i projektet. Planlægningen vil ofte indbefatte følgende trin Etablering af en tværgående lille tovholdergruppe/projektplanlægningsgruppe, der er ansvarlige for planlægningens fremdrift. Afholdelse af indledende borgermøde, hvor de foreløbige projektideer fremlægges og hvor borgerne har mulighed for at komme med input til indhold m.m. Opsamling af de borgergenererede idéer og fastlæggelse af samlet koncept for projektet Planlægningsarbejdet pågår. Indhent gerne hjælp fra revisorer, eksperter, advokater, byggeteknisk bistand, arkitekter m.m. så I får et godt fundament for jeres projekt. Aflæg gerne besøg hos lignende projekter i Danmark for at hjemtage yderligere inspiration. Indhentning af myndighedsgodkendelser m.m. Afholdelse af flere borgermøder: fremlæggelse af projektskitse og finpudsning heraf. Rekruttering af frivillig arbejdskraft, etablering af arbejdsgrupper m.v. Konsensus omkring projektet opnås inden udarbejdelse af endelig projektbeskrivelse samt afsendelse af ansøgninger. Planlægningsguide Udarbejd indledende projektbeskrivelse hvad drejer projektet sig om såvel i de store linjer som helt konkret. Indhent eventuelle myndighedsgodkendelser m.v. der er nødvendige for projektets realisering. Disse skal helst være på plads inden ansøgningsfasen

13 Udarbejd forslag til budget på baggrund af de konkrete aktiviteter/anlæg I ønsker at etablere. Indhent tilbud fra rådgivere, arkitekter, leverandører m.fl. så det bliver et retvisende budget og ikke kun et slag på tasken. Overvej opstillingen af en samlet finansieringsplan for projektet. Målet er at I kan komme op med et plan for hvorledes projektet bliver fuldt finansieret incl. jeres egenfinansiering. Lav en udførlig og realistisk tids- og aktivitetsplan for projektet. Dan jer et overblik over ansøgningsfrister m.m. til de fonde og puljer I har besluttet jer for at ansøge. Overvej om projektet kan faseopdeles, såfremt I ikke får alle de ansøgte midler hjem. Under alle omstændigheder søger I dog indledningsvist på det samlede projekt. Opstil en plan for den fremtidige driftsfinansiering af projektet. Det er et vigtigt bevillingsparameter for langt de fleste fonde, at I har en udførlig og realistisk plan for dette. Indhent gerne dokumentation i form af forpligtende samarbejdsaftaler m.m. i henhold til den fremtidige drift. Man kan i øvrigt hente inspiration til projektplanlægningsarbejdet her: Aalborg Kommune: Guide til projektudvikling i landdistrikterne : uide_til_projektudvikling.pdf Lokale- og Anlægsfonden: Byg med frivilligt arbejde : Ansøgningen Når man således har arbejdet målrettet med projektplanlægningen er tiden inde til at udarbejde den endelige ansøgning. Det vigtigste at huske med hensyn til at skrive en fundraising ansøgning er at gå i gang med processen i god tid inden afleveringsfristen. Tingene tager altid længere tid end beregnet især hvis der samarbejdes med mange partnere. Derefter er det vigtigt at være opmærksom på, at starttidspunktet for det givne projekt skal falde efter fondens/puljens beslutningsdato, idet ikke mange fonde/puljer giver støtte til allerede igangsatte projekter. Forskellige fonde/puljer har forskellige beslutningstagningsprocesser og dermed forskellige tidsperioder. Søges der mere end en fond/pulje, skal de forskellige ansøgninger målrettes den enkelte fond/pulje. Sagsbehandlere kan tydeligt se, om der er tale om en standardansøgning, og dette vil give indtryk af mindre engagement i deres anliggender

14 Hertil kommer at mange fonde/puljer har deres egne specifikke ansøgningsskemaer og vejledninger der skal anvendes hvis ansøgningen skal godkendes. Disse kan som regel hentes på nettet. Har fonden/puljen derimod ikke eget skema kan en standardskabelon følges og tilpasses omstændighederne. HUSK, målret altid ansøgning efter fonden/puljen, projektets karakteristika og beløb der søges. F.eks. vil der skulle være forskel i detaljeringsniveau for en ansøgning om 5000 kr. og en om 5 mio. kr. Standardskabelon til ansøgning Følgebrev Titelblad Evt. indholdsfortegnelse Kort introduktion/resume Kort præsentation af ansøger Baggrund for projektet den brændende platform Projektmål Målgrupper Indhold og metode Tids- og handlingsplan Organisering af projekt Forventede resultater Forankrings muligheder Evaluering Budget og finansieringsplan Eventuelle Bilag Følgebrev Følgebrevet er det første sagsbehandleren ser, og som derved danner det første vigtige indtryk af ansøgeren. I følgebrevet bør der redegøres for, hvilken beløbsstørrelse man søger, projektets mål og hvorfor man søger netop denne fond/pulje. Det vil sige en kort beskrivelse af, hvorfor projektet falder indenfor den

15 specifikke fonds/puljes rammer. Desuden skal angives projektets totale budget, eventuelle andre bidragsydere og hvor meget man ansøger om. Underskrives til sidst af den formelle ansøger. Titelblad Titelbladet indeholder projektets titel, eventuelle undertitel samt navn og kontaktoplysninger på de relevante afdelinger/styregrupper. Endvidere kan det ved større ansøgninger være hensigtsmæssigt med en indholdsfortegnelse. HUSK, det gør ikke noget, at man kan se, der er blevet brugt tid på ansøgningen, og at den ikke er udarbejdet i sidste øjeblik, appearance matters. Projektets titel bør være fængende, poetisk og umiddelbart let forståelig. Kort introduktion/resume Denne korte introduktion må max fylde en linier. Dette kan være noget af det sværeste man skal lave, men er samtidig en god øvelse i at formulere sig så klart og præcist så muligt. Samtidig signalerer det, at man kan formulere sig kort, klart og præcist at man har overblik, styr på tingene og et gennemarbejdet projekt. De få linier bør indeholde oplysninger som navnet på projektet, hvad er problemet bag, en kort beskrivelse af projektets idé og innovative potentiale, hvilken målgruppe henvender man sig til, aktiviteter, hvilke midler og metoder anvendes, tid og sted, budget og ansøgt beløb. Dertil bør det fremgå klart, at man er kvalificeret til at påtage sig organisationen af det projekt, man agter at sætte i gang. Kort præsentation af ansøger En kort præsentation af hvem ansøger er, hvilket værdigrundlag I baserer jer på, deres kerneaktiviteter, størrelse m.m. Ved større ansøgninger vil dette også dokumentere ansøgers kvalifikationer og evner til at påtage sig organisationen af projektet. I større partnerskabsprojekter beskrives hver partner og deres rolle i det samlede projekt. Baggrund for projekt og målgruppe Her ønskes en beskrivelse af hvilket problem der danner baggrund for projektet samt hvem der har dette problem. Derudover en udvidet beskrivelse af de primære karakteristika ved målgruppen for projektet såvel kvantitativt som kvalitativt. Kort sagt: hvad er problemet? hvad skyldes det? hvem har det? og hvorfor er det nødvendigt for omverdenen at forholde sig til det?

16 Projektmål Målene for et givent projekt udledes af projektets baggrund/ problemformulering /behov. Der udvises i dag større og større interesse for præcise angivelser af de forventede resultater, resultater der gerne ses kvantificerbare og evaluerbare. Projektindhold Her kan man i kortfattet prosaform redegøre for, hvad det helt præcist er man vil foretage sig, og hvordan man har tænkt sig at gribe det an. Vil man anvende specielle metoder gives der en detaljeret beskrivelse af disse. Hele forløbet kan med fordel illustreres i et grafisk skema der giver hurtigt overblik. Tids- og handlingsplan Tids- og handlingsplanen kan ofte inkorporeres i ovenstående afsnit og illustreres ved hjælp af f.eks. et Gantt skema. Eksempel på Gantt skema: Organisering af projekt Projektets organisering afhænger i høj grad af størrelsen på projektet. Et større og mere komplekst projekt med flere interessenter vil måske have brug for en projektorganisering i flere niveauer. Alle grupper kan naturligvis ikke være med i selve projektgruppen hvorfor der som regel nedsættes en eller flere andre grupper såsom en styregruppe, en netværksgruppe og en følgegruppe. Eksempel på organisationsdiagram:

17 Projektgruppe Centrale initiativer Koordinator Styregruppeprojektleder Foreningsnetværk Lokale initiativer Evaluering Vidensdeling Forskning Delprojekt Følgegruppe Eksterne partnere Delprojekt Delprojekt Delprojekt Forventede resultater I dette afsnit redegøres for de effekter der ønskes udviklet. Hvad er det helt konkret man vil opnå med dette projekt. Man bør være så konkret omkring de ønskede resultater som muligt og huske at disse skal være målbare. Endvidere bør de effekter projektet forventes at have på såvel kort, mellemlang og lang sigt beskrives sammen med en gennemgang over hvilke succeskriterier de forventede effekter skal måles efter. Herunder skal også beskrives hvilke metoder der bruges til evaluering af succeskriterierne. Evaluering Der er mange gode grunde til at evaluere sit projekt undervejs og ved vejs ende. Arbejdet optimeres i forhold til opstillede mål og forventede resultater. Ressourceindsatsen optimeres således at både de menneskelige og de økonomiske ressourcer udnyttes optimalt. Erfaringer indsamles og systematiseres til fremtidig støtte og til videreformidling til andre aktører på området. Beslutningstagere påvirkes og opmærksomhed skabes omkring projektet. Kort sagt: Læring og viden effektiviseres

18 Evalueringer kan foretages på forskellige måder: Dels kan man foretage interne evidensbaserede evalueringer eller man kan vælge at tilknytte en ekstern evaluator fra en videninstitution. Det sidste anbefales ved større projekter. Forankring Donorerne interesserer sig stigende grad for hvorvidt projektet kan forankres i en fremtidig bæredygtig drift, eller om projektet må lukke efter projektbevillingens ophør. Det er derfor af største betydning, at I som projektholdere kan komme op med en plan for hvorledes projektet videreføres eks. gennem brugerbetaling, løbende tilskud fra kommunen eller lignende. Budget og finansieringsplan Et projektbudget skal vise økonomien for den afgrænsede aktivitet som projektet udgør. Projektbudgettet skal både omfatte en oversigt over de omkostninger, der knytter sig til projektet, og en oversigt over finansieringen heraf. Denne sidste oversigt benævnes finansieringsplanen. Ved finansieringsplan forstås en redegørelse for, hvordan omkostningerne tænkes dækket. I forbindelse med projektansøgningen skal der udarbejdes et budget, som viser de forventede omkostninger og den forventede finansiering. Både i budgettet og i det senere regnskab skal det således fremgå, at samtlige omkostninger er finansieret. Samtidig skal det fremgå hvorfra finansieringen stammer. Regnskabet og budgettet skal opstilles sådan, at det fremgår hvordan man er nået frem til de enkelte tal (fx udregnes lønomkostninger som antal timer x timesats). Læs altid vejledningen grundigt. Oftest er ansøgningsbudgetterne ikke meget anderledes end almindelig købmandsregning og er ikke særligt vanskelige at udfylde. Men vær opmærksom på, at selv om budgetskemaet i ansøgningen ofte kun består af hovedgrupper af omkostningsarter, vil det være hensigtsmæssigt at lave et internt budget hvor disse poster er opløst, således at der kan opstilles en kontoplan, der opfylder de almindelige krav til bogføring. Vær opmærksom på særlige regler, f.eks. må administrationsomkostninger i visse programmer ikke overskride 20% af det totale budget. Selv den mindste overskridelse kan betyde at ansøgningen afvises. Vær desuden opmærksom på hvilke omkostninger som kan medtages som medfinansiering

19 De mest almindelige udgiftsposter Rejseudgifter Forsikring Kost og logi Aktivitetsudgifter Lønninger (interne) Udgifter til ekstern assistance (med moms) Revision Markedsføring Husleje Administration Udviklingsomkostninger Udgifter til udstyr (følger alm. afskrivningsregler) Formidling og afrapportering Evaluering Uforudsete udgifter Moms Momsregistrerede projektansøgere skal i budgettet og regnskabet indregne udgifterne excl. moms. Ikke momsregistrerede projektansøgere skal derimod indregne udgifterne incl. moms. Husk at checke de enkelte fonde s retningslinjer grundigt for momsproblematikken!! Tilskud fra EU er som hovedregel ikke momspligtigt. Tvivlsspørgsmål om moms skal afklares med den lokale Told- og Skatteregion. Medfinansiering Medfinansieringen kan sammensættes af private og offentlige midler. Medfinansieringen er ikke kun kontanter ud af kassen, men kan fx være værdien af eget eller andre medvirkendes frivillige arbejde eller ydelser som er nødvendige for

20 projektets gennemførelse, og som allerede er finansieret på anden måde. Eksempler herpå er: Projektansøgerens egne ressourcer i form af frivillig arbejdskraft eller brug af udstyr, lokaler mv, som er finansieret på anden måde. Bevillinger fra danske programmer, støtteordninger og fonde til aktiviteter som falder inden for projektet oplys altid hvilke øvrige støttekilder der er søgt til projektet. Værdien af det arbejde en ekstern partner, fx en virksomhed, udfører i projektet, og som dækkes af partneren. Løn og andre udgifter til eventuelle projektdeltagere betalt af deres virksomhed, dvs en partner i projektet. Udgifter til eventuelle projektdeltagere betalt af det offentlige. Værdisætning af jord, anlæg eller andre aktiver der indskydes i projektet. De beløb der indregnes som medfinansiering skal medtages i udgiftsopstillingen, således at udgifter og finansiering balancerer. Driftsbudget I arbejdet med at sikre et anlæg, kan spørgsmålet om drift ligge langt ude i fremtiden. Men en tidlig opmærksomhed på emnet, gør det lettere at tilpasse anlægget til de kommende brugere og skaber tryghed hos politikere og bidragydere. Hvad skal projektet leve af, når anlægsfasen er slut? Hvad vil det koste at vedligeholde nye eller restaurerede bygninger og hvordan skal vedligeholdelsen finansieres? At få en god idé til aktiviteter, der kan sikre driften, er en svær øvelse. Ofte er det bedste middel at rejse spørgsmålet blandt aktørerne i lokalområdet - med en fælles idéudvikling kan man komme langt på kort tid. Forretningsvilkår, konkurrence, følgevirksomhed, udbud og efterspørgsel er blandt de stikord, der er gode at kvalitetsteste en driftsidé med. Det er oplagt at involvere personer udefra: En ejendomsmægler, købmand eller ejeren af den lokale campingplads kan være nogle af de lokale virksomheder, som kan have gode idéer til driften eller stille de kritiske spørgsmål. Ofte synes private erhvervsdrivende og organisationer, at det er sjovt at bidrage til kreativ idéudvikling - og samtidig giver det mulighed for at overveje samarbejder. Økonomisk overblik får man bedst ved at udarbejde budgetter og analyser, fx anlægsbudget, driftsbudget, likviditetsbudget, følsomhedsanalyse og en salgsprognose og en samtale med en revisor eller anden økonomikyndig kan i den forbindelse være en hjælp. Arbejdet kvalificerer forventningerne til anlæggets økonomi, klarlægger budgettet for projektets delelementer og behovet for fundraising og lån