Notat. Helge Bo har stillet nedenstående spørgsmål i forbindelse med Albertshøj:

Transkript

1 Notat ØU Notat med svar på spørgsmål fra Helge Bo Enhedslisten stillet den 1. februar 2018, samt tillægsspørgsmål fra ØU 6. marts vedrørende retningslinjer for tilsyn og regnskabsaflæggelse. Helge Bo har stillet nedenstående spørgsmål i forbindelse med Albertshøj: Dato: 22. marts 2018 Sags nr.: S Sagsbehandler: LKR Spørgsmål 1) Vedr. fordeling af udgifterne. I besvarelsen af mine sidste spørgsmål (bilag til ØU-mødet d. 30/1) fremgår det, at rengøring af alle fællesarealer betales fuldt ud af beboerne, samt at trapper og gangarealer fordeles mellem Albertshøj (altså beboerne via huslejebetaling) og kommunen på baggrund af m2-fordelingen mellem værelserne og fællesarealer på den ene side og servicearealer på den anden. På den baggrund nås der frem til, at beboerne skal betale 93,37% af rengøringen af trapper og gange. I svar på spørgsmål fra 28/ dateret 30/ står der imidlertid:..det er kun i den private del af boligen, at rengøringen ydes som hjemmehjælp udført af plejepersonalet. I de øvrige arealer, der hører til lejemålet, skal beboerne betale andele af udgifterne til trappevask og rengøring af gangarealer og fællesarealer. Andelene skal fastsættes rimeligt. Der skal tages hensyn til, at de nævnte arealer også anvendes af personalet og andre brugere, og det bidrager til rengøringsbehovet. Det forekommer således at være i direkte modstrid med det tidligere oplyste, at rengøringen af fællesarealerne udelukkende betales af beboerne. Og ikke specielt rimeligt - det er vel næppe beboerne der står for 100% af belastningen af fællesarealerne eller for 93% af trafikken på gangarealer. Svar Det er korrekt, at det notat af 30. marts 2016 fremgår, at andelene skal fastsættes rimeligt. Ligeledes fremgår det af notatet, at de nødvendige fordelingsnøgler på det pågældende tidspunkt endnu ikke var fastlagt. Administrationen har efterfølgende ved arealopgørelsen og beregningen af fordelingsnøglerne vurderet, at: Fællesarealerne (F.eks. fælles køkkener, fælles toiletter, fælles opholdsstuer o.l.) er forbeholdt beboeraktiviteter. Af den grund er rengøringsudgifterne pålagt 100% beboerne. Trappe og gangarealer fordeles ud fra en konkret opmåling. Procenten på 93,37% er som tidligere nævnt i Notat med svar på spørgsmål fra Helge Bo Enhedslisten stillet den 29. december 2017 beregnet ud fra forholdet: arealer til boliger + fællesarealer på den ene side og servicearealer på den anden side. ØKONOMI & STAB Økonomi Økonomistyring Albertslund Kommune Nordmarks Allé Albertslund okonomiogstab@albertslund.dk T

2 Hvordan den konkrete fordeling af belastningen af fællesarealer, trapper og gangarealer fordelt på hhv. beboer, pårørende og personale ser ud, vil være noget nær umuligt at måle og opgøre. Og personalets belastning af fællesarealer, trapper og gangarealer er netop i deres egenskab af, at de er på arbejde og hjælper beboerne. Økonomi & Stab har spurgt OK-Fonden, som er administrator for Plejecentret Albertshøj, hvad en rimelig fordeling af fællesarealet bør være. Administrator svarer, at såfremt det kun er beboerne der bruger fællesarealet altså bygget til beboerne, skal det betales via driften, og kommunen har ikke en andel heraf. Økonomi & Stab vil derfor holde fast i, at beboerne skal finansiere 100% af udgifterne til renholdelse af fællesarealerne. Økonomi & Stab holder ligeledes fast i fordelingen af trappe og gangarealer. I det trappe og gangarealer både anvendes af beboere (til at komme frem til fælles- og beboerarealer) og personale (for at benytte servicearealer), bør der benyttes en fordeling mellem beboerne og personalet. Fordelingen er baseret på antal m2 der hhv. er tilknyttet beboerne og kommunen. Beregningen af fordelingen kan ses i bilag A, som i samarbejde mellem Økonomi & Stab og Miljø & Teknik, er gennemgået og godkendt. Spørgsmål 2) Vedr. sagsindsigt/aktindsigt. Jeg bad om alle bilag i vedr. renholdelse i Jeg kan imidlertid ikke se hvordan rengøringsafdelingen er nået frem til de konkrete udgifter (s. 2 og 3 i notatet dateret 23/1-2018), herunder hvilken timepris, der er anvendt. Jeg vil gerne bede om de relevante bilag og mellemregninger. En del af det manglende skyldes måske, at bilag 10 er ufuldstændigt. Svar: For at understøtte svaret vedlægges kopier af excelark med beregninger. Der er anvendt en timepris på 232 kr. pr. time eksklusiv moms. Ark 1 beregner tal til tabel 1 1. I arket beregnes rengøringstiden fordelt pr. dag og pr. år på adgangsarealer og trapper. Ark 2 beregner tal til tabel 1. I arket beregnes tid og udgift til hovedrengøring af fællesrum. Ark 3 beregner tal til tabel 1. I arket beregnes den indvendige polering på de vinduer som hører til fællesarealer, adgangsarealer og gangarealer. Ark beregner tal til tabel 1. I arket beregnes den udvendige polering på de vinduer som hører til fællesarealer, adgangsarealer og gangarealer. Ark 5 beregner tal til tabel 2. I arket skabes overblik over øvrige rengøringsydelser tilknyttet Albertshøj og Sundhedshus. Ark 1, 2, 3 og omhandler beregninger tilknyttet den fakturering som afregnes med OK-fonden. Beregningerne er væsentlige i forbindelse med udregning af beboernes husleje. Ark 5 er rengøringsafdelingens beregninger vedrørende øvrige rengøringsydelser tilknyttet Albertshøj og Sundhedshus og fordelingen imellem dem. Beregningerne har relevans i forbindelse med beregning af det 1 Tabel 1 og tabel 2 i dette notat refererer til de to tabeller i Notat med svar på spørgsmål fra Helge Bo Enhedslisten stillet den 29. december 2017 Side 2 af 7

3 kommunale rengøringsbudget, men er uvæsentlige i forbindelse med udregning af beboernes husleje. Ark 1 Beregning af tal til tabel 1. I arket beregnes rengøringstiden fordelt pr. dag og pr. år på adgangsarealer og trapper. Endvidere summering af vinduespolering som beregnes i ark 3 og. Rengøringsafdelingens ydelser til Alberthøj, 2016 Som opkræves hos OK-fonden. Der skal reguleres med 93,37 % i forhold til opkrævning for adgangsarealer og trapper. rengøring timer timepris sum timer/dag dage pr. år kr. Plejecenter, adgangsarealer, trapper, niveau, Plejecenter, fællesarealer 3, Hovedrengøring af 6 store fællesrum, 1 gang årligt Hovedrengøring af 3 små fællesrum, 1 gang årligt Weekendrengøring, fællesarealer sum Vinduespolering, fællesarealer, indvendigt Vinduespolering, fællesarealer, udvendigt Vinduespolering, adgangsarealer, indvendigt Vinduespolering, adgangsarealer, udvendigt sum Ark 2 Beregner tal til tabel 1. I arket beregnes tid og udgift til hovedrengøring af fællesrum Hovedrengøring antal timer timepris Fællesrum, store Fællesrum, små sum årlig udgift 100 Side 3 af 7

4 Ark 3 Beregner tal til tabel 1. I arket beregnes den indvendige polering på de vinduer som hører til fællesarealer, adgangsarealer og gangarealer. Indvendig polering, i alt (F+A) antal minutter timer timepris frekvens sum Store vinduer , Små vinduer 8 5, årlig udgift Indvendig polering Fællesarealer, store vinduer Fællesarealer, små vinduer 2 1, sum årlig udgift Adgangsarealer, trapper, store vinduer 1 7 0, Adgangsarealer, trapper, små vinduer 27 1, Gangarealer, store vinduer 5 7 5, Gangarealer, små vinduer 33 2, sum årlig udgift Ark Beregner tal til tabel 1. I arket beregnes den udvendige polering på de vinduer som hører til fællesarealer, adgangsarealer og gangarealer. Side af 7

5 Udvendig polering, i alt antal minutter timer timepris frekvens sum Store vinduer , Små vinduer 8 3,5, årlig udgift 1.38 Udvendig polering Fællesarealer, store vinduer Fællesarealer, små vinduer 2 3 1, sum årlig udgift Adgangsarealer, trapper, store vinduer 1 6 0, Adgangsarealer, trapper, små vinduer , Gangarealer, store vinduer 5 6, Gangarealer, små vinduer , sum årlig udgift Ark 5 Rengøringsafdelingens beregninger vedrørende øvrige rengøringsydelser tilknyttet Albertshøj og Sundhedshus og fordelingen imellem dem. Beregningerne har relevans i forbindelse med beregning af det kommunale rengøringsbudget, men er uvæsentlige i forbindelse med udregning af beboernes husleje. Side 5 af 7

6 Albertshøj Sundhedscenter rengøring timer timepris sum sum sum timer/dag dage pr. år Sundhedscenter, daglig rengøring, niveau Plejecenter, øvrige arealer, personalerum mv. 1, Plejecenter, rengøring af kørestole mv Weekend, arealer i Sundhedscenter Afløsning Hovedrengøring af øvrige arealer, Albertshøj Hovedrengøring af øvrige arealer, Sundhedscenter Plejecenter, hovedrengøring af plejeboliger Plejecenter, rengøring af plejeboliger ( 1. dag) 2017-priser Plejecenter, rengøring af rehabiliteringen 2017-priser Vinduespolering af øvrige arealer, Albertshøj Vinduespolering af øvrige arealer, Sundhedshus Rengøring af fællesarealer, adgangsarealer (kommunal andel) Vinduespolering af øvrige arealer er en intern fordeling af udgifter til ekstern leverandør og egen udførsel Spørgsmål 3) Som jeg forstår det, kan der kun opkræves betaling for de faktisk gennemførte arbejdstimer til en kostægte pris ift. Albertshøj. Hvorimod regninger til andre enheder i kommunen godt kan afregnes til en højere timepris incl. overhead. Er det korrekt opfattet? Og hvordan er den kostægte timepris fastlagt? Svar: Ved beregning af den kostægte pris tages udgangspunkt i afdelingens bruttoudgifter, som benyttes til at udregne en gennemsnitlig timepris. Dvs. at de regninger som udsendes er baseret på en gennemsnitlig timepris, og vil normalt ikke variere fra enhed til enhed. Der afregnes altså som udgangspunkt til samme timepris, som er den kostægte timepris. Den kostægte pris fastlægges ud fra afdelingens bruttoudgifter indeholdende de samlede udgifter til løn, driftsmidler, administration og ledelse fordelt pr. rengøringstime. I lønudgifterne er indregnet udgifter til løn, ferie, pension mv. Udgifter til drift indeholder udgifter til maskiner, beklædning, remedier mv. Der indregnes ikke dækningsbidrag eller andet overhead i den kostægte pris. Spørgsmål ) Hvad er baggrunden for, at viceværtens løn fordeles på en måde, så hele indsatsen på Albertshøj tillægges Albertshøjs økonomi, og ingen del kommunens andel af servicearealer, trapper, gange (og fællesarealer)? Svar I bilag B svarende til bilag 6 fra Notat med svar på spørgsmål fra Helge Bo Enhedslisten stillet den 29. december 2017, fremgår det, at den samlede ejendomsfunktionærudgift i 2016 var på kr. Af denne udgift blev 65% fordelt til beboerne, 30% til kommunen og 5% til ejerforeningen. Side 6 af 7

7 Ejendomsfunktionærbistand til plejecentret omfattende såvel boliger inklusive rehabiliteringsboliger og fællesarealer faktureres til beboerne. Sprinkler og test af brandmeldeanlæg mv. henføres til ejerforeningen, og en del af denne udgift henføres indirekte til beboerne gennem fordelingsnøglerne. Resten henføres til Sundhedshuset og drift og påvirker dermed ikke beboerne, men alene kommunen. Opdelingen af udgifterne til ejendomsfunktionærbistand mellem beboerne, ejerforeningen og sundhedshus/drift revideres årligt ud fra et skøn over ejendomsfunktionærenes tidsforbrug på de forskellige områder. Dette til forskel til f.eks. renholdelsesudgifterne, som er baseret på en m2 fordeling. Spørgsmål 5) Hvilket konkret kommunalt tilsyn er der til dato foretaget i forhold til Albertshøj? Tillægsspørgsmål fra ØU 6. marts vedrørende status for udarbejdelse af retningslinjer for tilsyn og regnskabsaflæggelse. Svar Albertshøj er opført efter reglerne i almenboligloven. Ifølge almenboligloven udøver kommunalbestyrelsen kompetencen som afdelingens øverste myndighed. Kommunens tilsynsforpligtelse efter almenboliglovens 16 omfatter udelukkende almene boligorganisationer (Kommunalbestyrelsen og boligorganisationen skal føre en styringsdialog i form af regelmæssige møder om boligorganisationens virksomhed, herunder om udviklingen i de enkelte boligområder). Tilsynsbestemmelserne finder derfor ikke anvendelse for kommunens tilsyn med kommunale almene ældreboliger (da kommunen i så fald skulle holde dialog med sig selv). Kommunens tilsynsforpligtelse i forhold til kommunalt ejede ældreboliger er afledt af de kommunalretlige regler jf. analogi af styrelseslovens 2 stk. 2 at kommunens økonomiske dispositioner er hensigtsmæssige. Kommunen skal sørge for, at de almene ældre boliger drives økonomisk forsvarligt. Der er ingen krav til hvordan tilsynet med de kommunalt ejede plejeboliger skal tilrettelægges. Juridisk tilsyn Økonomi & Stab har ikke ført juridisk tilsyn med de kommunal ældreboliger Økonomisk tilsyn OK-Fonden er administrator for boligafdelingen Albertshøj. De er ansvarlige for udarbejdelsen af regnskaber, bl.a. baseret på materiale fra kommunen. Økonomi & Stab har modtaget regnskab 2016 og 2017, og begge regnskaber bliver forelagt til politisk godkendelse i Kommunalbestyrelsen. Idét afdelingens regnskaber også indregnes i kommunens regnskab, er der opmærksomhed fra Økonomi & Stabs side på, at regnskaberne er retvisende og følger balancelejeprincippet. Der er aftalt retningslinjer med OK-Fonden omkring tidsplan for aflevering af regnskaber. Regnskabet forventes at foreligge omkring medio februar. Herefter vil regnskabet blive forelagt Kommunalbestyrelsen. Dette ligeledes gælde andre kommunale ældreboliger. Det daglige administrative tilsyn med de kommunal ejede almene ældreboliger er i skrivende stund ikke videre formaliseret. Der arbejdes på at få styrket både det økonomiske og juridiske tilsyn. Arbejdet med retningslinjer, herunder systematikker og organisering er i gang, og forventes forelagt ØU inden sommerferien. Bilag C beskriver den generelle tilsynsforpligtigelse for almene boliger i Albertslund. Side 7 af 7