Noget at have det i. Præmisserne for processen

Transkript

1 Noget at have det i Med ny direktør, ny skolechef og en ledig plads i forvaltningsledelsen har vi udnyttet den oplagte mulighed til at kigge vores organisation efter i sømmene. På baggrund af en proces med inddragelse og høringssvar er her vores nye organisering i Skoleforvaltningen. Vi tror på, at denne organisering kan gøre os stærkere som forvaltning og sikre, at vi leverer den bedst mulige kvalitet i vores arbejde. For vi vil være sikre på, at det arbejde, vi laver, giver bedst mulig mening for de cirka 4000 ansatte, forældre - og vigtigst for de omkring børn, som er en del af Skoleforvaltningen. Vi er stolte af vores forvaltning, de resultater, vi opnår, og måden vi kommer frem til dem. Udgangspunktet for at kigge på organiseringen var derfor stærkt, og ændringerne er lavet med øje for at styrke alt det, vi allerede gør. Samtidig har vi haft øje på at holde kerneopgaven i fokus, sørge for ledelse tæt på, få mere kvalitet i opgaveløsningen, lettere indgange for skolerne, styrke samarbejde med de øvrige forvaltninger... Ja, listen er lang og opgaverne til tider svære. Alle har de dog det samme ufravigelige mål, som vi aldrig må glemme at give alle børn og unge i Aalborg Kommune et godt liv. Svaret på hvad, der gør et godt liv, er lige så mangfoldigt som de børn, unge og voksne, der er en del af Skoleforvaltningen. Men vi ved, at det handler om trivsel, om læring, om fællesskab og om at have det sjovt. Som Skoleforvaltning har vi to hovedopgaver. Vi skal sikre læring, trivsel og spændende skoledage for alle børn og unge, og så skal vi lykkes for de børn, der har det svært i livet. Derfor skal vi styrke vores systematik og vores tilgang. Ved hjælp af en række præmisser (nederst på siden) har vi spurgt ind i organisationen for at få et retvisende billede af, dels hvad vi er gode til, og dels hvor vi kan blive endnu bedre ikke mindst i Godthåbsgade. Herefter satte vi streger og tanker på papir og sendte forslaget i høring. Høringen er slut, beslutningerne taget, og her er vores nye organisering. Selvom der bliver lavet om, har vi stadig samme mål og tanker om, hvad der gør en god folkeskole og en god forvaltning. Det er ikke bare vigtigt, men nødvendigt, at vi trives - både børn, unge og voksne. Vi skal fortsat være dygtige og tydelige. Vi skal fortsat være nysgerrige, og vi skal fortsat turde tro på vores ideer og gå nye veje. Vi skal også turde være innovative, prøve noget af, lave fejl, blive klogere af dem og prøve igen. Vi skal stå bag, ved siden af og foran, være bindeled og foregangsmænd og - kvinder. Det er sådan, vi bliver ved med at have noget at have det i. Med en ny organisering er det vores forventning, at vi opnår alt dette. For vi vil stå tættere sammen, når vi i fællesskab gør vores bedste for børn og unge i Aalborg Kommune. Præmisserne for processen Gøre ledelsesvejen tydelig og sikre ledelse tæt på skolerne Styrke samarbejdet internt og mellem forvaltningerne med kerneopgaven og en sammenhængende indsats i centrum Styrke politikerbetjeningen og hermed sagsbehandling og kommunikation Styrke samspillet mellem skolerne og personale- og økonomifunktionerne i Godthåbsgade Fastholde vores innovative tilgang og et stærkt vidensafsæt Holde fast i, at vi er ét skolevæsen, som sammen har fokus på at højne kvaliteten i alt, hvad vi gør sammen Turde være stolte, åbne, dele alt og tage ved lære af andre Altid være på forkant med teknologi og digitalisering 1

2 Ændringerne i korte træk Vores nye organisering har fire centrale forandringer. Vi vil styrke samarbejdet på tværs af forvaltninger, lave tidlige indsatser og understøtte gode fællesskaber, og så vil vi styrke personlig dannelse og udvikling for alle børn og unge. Derfor opretter vi en ny afdeling, nemlig Afdeling for Forebyggelse & Fællesskaber. Det medfører samtidig, at vi nedlægger den nuværende afdeling Læring & Pædagogik. Derudover omdanner vi det nuværende Sekretariat, HR & Udvikling til Afdeling for Politik & Kvalitet, som i korte træk bevarer stort fokus på betjening og support inden for ledelse, HR, udvikling, arbejdsmiljø, juridisk betjening og kommunikation, og samtidig forøger vores fokus på betjening af det politiske udvalg samt kvalitet og opfølgning på vores større strategiske indsatser. Desuden samler vi personalekontoret og økonomi og administration under navnet Økonomi & Personaleadministration. Det gør vi med øje for at give endnu bedre og sammenhængende service til skolerne, men også for at udnytte potentialet i et stærkt arbejdsfællesskab de to afdelinger imellem. Vi beholder Afdeling for Skoler med samme fokus som nu, men med en styrket ledelsesstruktur samtidig med, at vores udviklingsafdeling Pædagogisk & Digital Udvikling kommer til at ligge som en stab i Afdeling for Skoler under skolechefen. Her vil skolechefen få indflydelse på den endelige udformning og opgavefordeling, herunder hvordan personaleansvaret for skolerne fordeles, så det bedst muligt lever op til afdelingens overskrift, ledelse tæt på. Som nævnt nedlægger vi afdelingen Læring & Pædagogik. Det betyder, at de stillinger, som i den hidtidige organisering ligger i denne afdeling, bliver flyttet med henblik på, at de bliver en del af et endnu stærkere fællesskab, som styrker kerneopgaven og opgaveløsningen. Sådan ser den korte udgave ud. Herunder følger en detaljeret beskrivelse af vores nye organisering fordelt på afdelingerne, og til slut finder du en opsummering. Det fortsatte arbejde Vi er en forvaltning, som kræver meget af hinanden. Det er vigtigt for at lykkes og hele tiden udvikle os. Men ingen er dygtigst alene. Derfor skal vi ikke bare samarbejde, vi skal ville samarbejdet. For vi lykkes bedst, når vi arbejder sammen og trækker på hinandens kundskaber, viden og ressourcer. Enhver omorganisering kræver hårdt arbejde både før, under og efter. Derfor vil der også i forbindelse med denne være opgaver, som skal defineres og falde på plads efterfølgende. Eksempelvis får vi en opgave med at lave vores MED-struktur, så den passer til organisationen. Vi skal også se på, hvilke mødefora, vi har - hvilke der skal bestå, hvilke der eventuelt skal nedlægges, og hvilke vi får brug for at oprette. Der vil også blive behov for at konkretisere interne samarbejdsflader og praksisser afdelingsvist men også på tværs for at sikre, at vi understøtter hinanden bedst muligt. Alt dette skal vi klare sammen og hjælpe hinanden med, men det er naturligvis forvaltningsledelsens ansvar at understøtte bedst muligt, at vi får lavet en struktur, som gør, at vi når vores mål. Af samme grund vil der fra forvaltningsledelsen komme udmelding om, hvornår hvad skal ske og hvordan - herunder også vores fremtidige fysiske placeringer. 2

3 Oversigt over ny organisering 3

4 1.0 Afdeling for Politik & Kvalitet Hensigten med at omdanne afdelingen er naturligvis fortsat at være stærke på opgaver og ledelsesbetjening inden for HR, arbejdsmiljø, udvikling, jura og kommunikation. Samtidig ønsker vi at styrke sekretariatsbetjeningen og understøtte Skoleudvalget og Rådmanden, når vi sammen gør politik til virkelighed og virkelighed til politik. Dette vil vi blandt andet opnå ved et øget fokus på kvaliteten i vores betjening gennem analyser og opfølgning på indsatser. Desuden skal afdelingen generelt understøtte, rådgive og supportere forvaltningsledelsen og den øvrige organisation. Det øgede fokus på politik, som også indgår i afdelingsnavnet, skal forstås bredt. For politik er andet end sagsbeskrivelse. Politik er vores tilgang til opgaverne, og måden hvorpå vi forvalter og fortæller om beslutninger og vejen derhen. Afdelingen har af samme grund et særligt ansvar for at deltage i og understøtte koncernsamarbejdet i Aalborg Kommune. Derfor samler vi de nuværende medarbejdere med opgaver inden for politisk betjening og sagsbehandling fra afdelingerne for Læring & Pædagogik og Sekretariat, HR og Udvikling. Vi tror på, at det kan bidrage til at styrke politikerbetjeningen og sagsbehandlingen, hvilket netop var en af præmisserne for organisationsprocessen. Ved at samle kompetencerne kan vi desuden understøtte hinanden og kvaliteten i hele den politiske kæde og sørge for, at der bliver kommunikeret rigtigt, rette sted og rettidigt. Det er desuden ambitionen, at den nye afdeling kommer til at arbejde med kvalitet, data og opfølgning i Skoleforvaltningens indsatser. Kvalitet skal naturligvis kendetegne hele Skoleforvaltningen og hører ikke udelukkende til i en enkelt afdeling. Grunden til, at begrebet bliver en del af afdelingsnavnet, er, at hvis betjeningen af blandt andet det politiske niveau har en høj kvalitet, vil der også blive truffet gode afgørelser, som løfter niveauet på alle vores opgaver og indsatser til gavn for forvaltningen, skolerne og vigtigst af alt børn og unge i Aalborg Kommune. Afdelingen vil derfor fremover sørge for at styrke sagsbehandling og have blik for analyse og generel kvalitet, ligesom der fortsat vil have fokus på kommunikation, HR, arbejdsmiljø, jura og (ledelses)betjening på tværs i hele organisationen. Centralt for medarbejderne i staben er, at de har til opgave at arbejde proaktivt og række ud for at kunne lykkes med at understøtte organisationen og sikre høj kvalitet i opgaveløsningen. Medarbejderne løser opgaver inden for eget ansvars- og opgaveområde, men også opgaver, der er ansvarsmæssigt og eller fagmæssigt er placeret andre steder i organisationen. Den nye organisering vil medføre, at der i afdelingen opbygges en teamstruktur med en senere defineret model for samarbejde i og på tværs af disse teams. Serviceområdet i Godthåbsgade ligger også under denne afdeling. 4

5 1.1 Opgaver Afdelingen har i hovedtræk til opgave at: gøre politik muligt, lave god ledelsesbetjening og arbejde med kvalitet. Herunder at være garanter for høj kvalitet i de politiske sagsgange og understøtte de demokratiske og organisatoriske processer. varetage analyser og systematisk erfaringsopsamling med henblik på at højne kvaliteten i vores strategiske indsatser og opgaveløsning. styre projekter af strategisk væsentlighed for organisationen. Se ud over organisationen og være opsøgende i forhold til at sikre den rette faglige inddragelse i indsatser og projekter. arbejde målrettet og strategisk med ledelsesunderstøttelse og -udvikling for hele organisationen, herunder rekruttering, talentudvikling og onboarding. Desuden implementering og udvikling af koncernens politikker og strategier. fokuserede indsatser ift. arbejdsmiljø og trivsel gennem forebyggelse, strategiske indsatser, opfølgning og evaluering herunder eksempelvis Klimamåling. varetage kommunikation og PR såvel internt som eksternt i forbindelse med indsatser og projekter, presse, sociale medier, podcast, krisekommunikation med videre. understøtte ledelsen med juridiske vurderinger, rådgivning og support i forhold til personalejura, forvaltningsret og GPDR. 1.2 Opsummering Den ændrede organisering medfører: En afdeling, som på flere områder ligner det, som har været, men som samtidig har et nyt, styrket fokus på politisk betjening, sagsbehandling og kvalitet. Sekretariatschefen ændrer titel til Chef for Politik & Kvalitet. Afdelingen vil blive inddelt i teams med en senere defineret struktur. De sagsbehandlere, som i den nuværende organisering er tilknyttet afdelingen Læring & Pædagogik og Sekretariat, HR & Udvikling, bliver en samlet del af Afdeling for Politik & Kvalitet. 5

6 2.0 Afdeling for Forebyggelse & Fællesskaber Afdelingens hovedformål er at styrke samarbejde på tværs, lave tidlige indsatser og understøtte gode fællesskaber, personlig dannelse og udvikling for alle børn og unge. Det bliver et kardinalpunkt for afdelingen, at man formår at skabe de rette samarbejder til gavn for Aalborg Kommunes børn og unge. Her er det tvingende nødvendigt at kunne tænke uden for kasser, siloer og afdelinger og finde gode løsninger på tværs. Derigennem kan vi sikre, at vi laver indsatser, som virker på tværs og med øje for kommunens overordnede strategier vedrørende for eksempel sundhed og det specialiserede område. Det vil vi blandt andet opnå med et stort fokus på det tværgående samarbejde både internt i Skoleforvaltningen og i samarbejdet med andre, relevante forvaltninger som eksempelvis Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen, Sundheds- & Kulturforvaltningen og Ældre- og Handicapforvaltningen. Stærke og udviklende fællesskaber kan opstå og udvikle sig på mange måder og i mange forskellige fora. Et af de steder, vi vil styrke, er almenskolen, så børn og unge så vidt mulig kan forblive en del af deres lokale skole. Det skal vi opnå ved at have et tættere samarbejde mellem de enheder, som er en del af afdelingen; nemlig en stab med navnet Fagcenter for Forebyggelse & Fællesskaber (mere herom lidt senere), PPR, Ung Aalborg, UU og Skoletjenesten. Ud over opgavefællesskaberne forventer vi med organiseringsforslaget at øge forståelsen for hinandens opgaver, som igen vil opbygge en stor faglig viden i afdelingen. På den måde kan vi med større effekt tilrettelægge og målrette forebyggende indsatser. Den praksis og den viden, som enhederne og dermed afdelingen kommer til at sidde med, skal inspirere og bidrage til at gå nye veje i forhold til inklusion. Samtidig forventer vi, at de fem enheders tilbud bliver en naturlig del af dagligdagen på alle folkeskoler i Aalborg Kommune, så viden og erfaringer bliver delt, justeret, sat i værk og plejet til gavn for den enkelte elev. Vi forventer, at en større sammenhæng kan vise os de stier, som findes mellem afdelingerne og enhederne i vores organisation. Stier som endnu ikke er betrådte, som vi skal træde sammen og hjælpe med at brolægge i samarbejde med afdelingerne i forvaltningen, skolerne og andre forvaltninger. Et tæt samarbejde med Afdeling for Skoler bliver afgørende for, at vi kan lykkes med kerneopgaven. Ikke mindst forventer vi, at viden fra Specialskoleområdet kommer til at bidrage til løsningen af vores udfordringer. I afdelingen etablerer vi Fagcenter for Forebyggelse & Fællesskaber, som i første omgang vil bestå af assistance fra en administrativ medarbejder under Afdeling for Skoler, SSP-funktionen og Sektorleder for kvalitet i Inklusion og to konsulenter fra PPR med særlig fokus på faglig og social inklusion og trivsel. Staben refererer med undtagelse af den administrative medarbejder direkte til Chef for Forebyggelse & Fællesskaber. Stabens endelige udformning vil blive afklaret med ansættelse af nye chef for Forebyggelse & Fællesskaber. Den budgetmæssige forankring på specialundervisningsområdet vil blive flyttet til Afdeling for Forebyggelse & Fællesskaber. Formålet er at give et yderligere værktøj til den store indsats med at knække kurven og få inkluderet flere børn. Det vil således være afdelingens ansvar - med bistand fra Afdeling for Økonomi & Personaleadministration - at komme med forslag til foranstaltninger og løsninger til Skoleudvalget, såfremt der viser sig behov. 6

7 2.1 Opgaver De væsentligste opgaver for den samlede afdeling ligger i at: hver især leve op til de lovgivningsmæssige krav og politiske målsætninger. Samtidig er det hensigten, at afdelingen har øget fokus på forebyggelse og fællesskaber med inddragelse af hinanden, på tværs, med skolerne og med forvaltningerne. hjælpes ad på tværs med at knække koden til at lave god inklusion og fællesskaber for alle børn og unge. sikre samarbejde internt i forvaltningen - både i egen afdeling men også som et naturligt tværgående samarbejde med andre afdelinger og andre kommuner. styrke samarbejdet med de andre forvaltninger med henblik på en effektiv og helhedsorienteret opgaveløsning, der imødekommer det, vi har til fælles i relation til alle børn og unge. arbejde vidensbaseret, så vi altid er opdaterede indenfor vores felt og har mulighed for at sætte tiltag og indsatser i gang på forkant og tilrettelægge virksomme indsatser hurtigt. dele vores viden, indsatser og tilgange og tage ved lære af andres viden, hele tiden med trivsel, forebyggelse og fællesskaber for øje. systematiske og løbende opfølgninger på elever, som har skole- og trivselsudfordringer. Herunder udvikle systemer og værktøjer som understøtter arbejdet omkring opbygningen af stærke fællesskaber og mulighed for deltagelse for alle børn i kommunen. 2.2 Opsummering Den ændrede organisering medfører: Oprettelse af ny stilling som Chef for Forebyggelse & Fællesskaber. Oprettelse af Fagcenter for Forebyggelse & Fællesskaber med tilknytning af administrativ medarbejder under Afdeling for Skoler samt Sektorleder for Kvalitet i Inklusion. Desuden overgår SSP-funktionen fra den nuværende afdeling Pædagogisk & Digital Udvikling, samt to konsulenter fra PPR med særlig fokus på faglig og social inklusion og trivsel hertil. 7

8 3.0 Afdeling for Skoler Afdelingens formål er det overordnede ansvar for kommunens 48 folkeskoler og 5 specialskoler. Det indebærer at implementere både politiske og forvaltningsmæssige initiativer og agere sparringspartner for skoleledere og skoler i forbindelse med at sørge for at understøtte og fremme skolernes kvalitet, drift og udvikling. Her ligger således stadig det overordnede ansvar for skolernes opgavevaretagelse og udvikling samt personaleansvaret for de 53 skoleledere. Derudover vil der være to væsentlige ændringer i organiseringen, nemlig ledelsesstrukturen og oprettelsen af en stab. Vi mener, at ændringerne kan understøtte dels vores og skolernes arbejde og dels de præmisser for organisationsprocessen, som går på at være innovative, nytænkende, på forkant med teknologi og digitalisering og sikre ledelse tæt på. En væsentlig forandring i afdelingen er ledelsesstrukturen, som bliver ændret af én altovervejende årsag, nemlig for at understøtte skolernes ønske om mere ledelse tæt på. Det gør vi ved at oprette to nye viceskolechef-stillinger, som også har personaleansvar for skolerne. Den nærmere fordeling vil blive aftale i samarbejde med skolechefen. I samme omgang vil sektorlederstillingerne for Kvalitet i Ledelse og for Samarbejde & Innovation i den hidtidige Afdeling for Skoler bliver nedlagt. Sektorlederstillingen for Kvalitet i Inklusion bliver flyttet til stabsfunktionen i Afdeling for Forebyggelse & Fællesskaber, da inklusionsarbejdet fortsat vil være en væsentlig opgave. Pædagogisk & Digital Udvikling bliver placeret i en stab under Skolechefen. SSP-funktionen, som i dag er placeret i Pædagogisk & Digital Udvikling, bliver flyttet til Afdeling for Forebyggelse & Fællesskab. Stabens formål er at understøtte udviklingen decentralt, inspirere til fælles udvikling og sørge for, at vi deler viden på tværs. Desuden har staben en opgave med at sørge for, at der er sammenhæng mellem den overordnede ledelse af skolerne og deres udvikling. Vi tror på, at denne organisering bedst kan understøtte og give den rette support i forhold til skolernes udvikling og dermed børnenes læring og trivsel. Desuden giver det os et godt afsæt for at følge med i den rivende, teknologiske udvikling, som er overalt omkring os. Afdelingen kommer, som de andre afdelinger, naturligt til at arbejde tæt sammen på tværs i forvaltningen, men særligt tæt med Afdeling for Forebyggelse & Fællesskaber. Etableringen af en ledelsesstruktur, som giver mere ledelse tæt på skolerne, understøtter samtidig et ønske og en forventning om, at vi yder god kvalitet og dækkende ledelsesudvikling og -sparring. Ligesom vi kan styrke opfølgningen omkring elevernes læring og trivsel samt mulighed for at koordinere indsatser på tværs af skolerne i endnu højere grad end hidtil. Som beskrevet indledningsvist vil den nye skolechef få indflydelse på den endelige udformning og opgavefordeling, men overskriften for afdelingen vil være: ledelse tæt på. Vi tror på, at denne organisering gør, at vi finder fælles fodslag og forståelse for forbindelsen mellem de politiske mål og prioriteringer for skolerne og den praksis og de resultater, som de leverer. Det vil gøre det muligt fortsat at bidrage til den nationale dagsorden omkring børns læring og dannelse i folkeskolen. 8

9 3.1 Opgaver Afdelingen har i hovedtræk til opgave at: være ansvarlig for udvikling og implementering af indsatser i skolevæsenet, herunder kvalitetssikring og opfølgning med henblik på at understøtte børn og unges dannelse og læring bedst muligt. udvikle, understøtte og implementere strategier og politiske dagsordener i et gensidigt samspil mellem skoleudvalget, centralforvaltningen og skolerne, hvor politikken sætter retning for skolernes virke, ligesom skolernes virke påvirker den politik, der bliver udviklet. udvikle og implementere strategiske indsatser på skolerne, herunder fokus på opfølgning og målopfyldelse. gennemføre kvalitets- og udviklingsarbejde i tæt samarbejde med Afdeling for Politik & Kvalitet. understøtte og stå for administrativt og pædagogisk tilsyn med skolerne, herunder bistå skolerne i forhold tolkning af lovmæssige krav. udvikle og sparre med skoleledelser med fokus på at opbygge en ledelsespraksis, hvor alle skoleledelser kommer helt tæt på, og dermed bliver klædt bedre på til at give feedback og understøtte medarbejderne i deres opgaveløsning. opbygge og supportere en stærk samarbejdskultur på tværs af skolerne. Ikke mindst i opgavefællesskaberne i skoleområdets klynger. formidle aktuelle forskningsresultater og viden til skoleledelserne og medarbejdere inden for det pædagogiske og ledelsesmæssige område, som kan understøtte skolernes udvikling og give den rette support. 3.2 Opsummering Den ændrede organisering medfører: Oprettelse af to nye stillinger som Viceskolechefer med personaleansvar. Den endelige opgavefordeling i det nye team og viceskolechefernes opgaveportefølje defineres senere i samarbejde med den nye skolechef. Nedlæggelse af to sektorlederstillinger og flytning af sektorleder for Kvalitet i Inklusion til stabsfunktionen under Afdeling for Forebyggelse & Fællesskaber. Desuden vil afdelingen Pædagogisk & Digital Udvikling i sin nye form blive en stabsfunktion under Afdeling for Skoler. 9

10 4.0 Afdeling for Økonomi & Personaleadministration Afdelingens formål er at bistå Skoleudvalget og forvaltningsledelsen med udarbejdelse og implementering af de årlige budgetter, samt sikre effektiv og korrekt opfølgning i forhold til anvendelse af Skoleforvaltningens bevillinger. Afdelingen skal også bistå skolerne med vejledning, sparring, support og udvikling i forhold til alle økonomi-, personale- og administrative sager. Økonomi & Personaleadministration har desuden et særligt ansvar for at deltage i og understøtte koncernsamarbejdet i Aalborg Kommune. For at styrke Skoleforvaltningens hjælp til og servicering af skolerne og imødekomme det opgavefællesskab og den sammenhæng, som allerede findes mellem de økonomiske, personalemæssige og administrative medarbejdere, bliver personalekontoret og økonomi og administration samlet under navnet Økonomi & Personaleadministration. I samme omgang vil stillingen som stedfortræder for økonomichefen blive nedlagt og stillinger som henholdsvis teamleder med personaleansvar og en faglig koordinator blive oprettet. I en stærkere økonomi- og personaleafdeling vil vi kunne være fleksible i opgavevaretagelsen og i en periode, hvis der er behov, krydse ind over hinandens fagspecifikke områder. Ligeledes vil vi kunne sikre et kvalitetsløft af den samlede styring i hele forvaltningen. Vi anerkender, at der fortsat i nogen udstrækning vil være et opgavefællesskab med særligt juristerne i Afdeling for Politik & Kvalitet. Her er det vigtigt, som det er for alle afdelinger i Skoleforvaltningen, at samarbejde på tværs og udnytte de relevante kompetencer og ressourcer, som findes i organisationen, så opgaverne bliver løst bedst. Desuden er det ambitionen, at Afdeling for Økonomi & Personaleadministration bidrager til at styrke den politiske betjening i samarbejde med Afdeling for Politik & Kvalitet, for eksempel ved at understøtte samarbejde og sammenhæng i forvaltningens sagstilblivelse og sagsbehandling. Samtidig ønsker vi en fælles koordinering af lokalebehov i Skoleforvaltningen og at knytte den tæt til den anlægsmæssige budgettering og opfølgning med AaK Byg. Afdelingen får derfor blive tilført ressourcer med henblik på etablering af en lokale- og energikoordinator. Desuden er det også hensigten at samle alle Skoleforvaltningens energiinvesteringer og hele energiforbrug i én funktion, så skolelederne kan fokusere endnu mere på deres kerneopgaver. Derfor vil ansvaret for energibudgetterne flyttes fra skolerne til Afdeling for Økonomi & Personaleadministration, som vil varetage denne opgave i tæt samarbejde med de tekniske serviceledere og AaK Byg. Vi forventer, at det vil bidrage positivt til vores fokus omkring energioptimering. Det er vores ambition i de kommende år at udvikle ledelses- og systemunderstøttelsen (herunder BI) med henblik på at skabe et styrket økonomisk overblik både lokalt og centralt. Derfor vil afdelingen blive tilført en yderligere ressource i form af en studentermedhjælper som led i en genstart af det tværgående BI-projekt. 10

11 4.1 Opgaver Afdelingen har i hovedtræk til opgave at: tilrettelægge de bevillings- og regnskabsmæssige rammer på Skoleforvaltningens område, herunder den politiske betjening i budget- og økonomisager, fordeling af bevillinger til skolerne, samt regnskabsmæssig opfølgning og økonomistyring i forhold til både Skoleforvaltningens aktiviteter og mellemkommunale aktiviteter. bidrage på det økonomiske område i koncernsamarbejdet. opsætte og vedligeholde regnskabssystemer og kontoplaner, udarbejde vejledninger samt implementere nye initiativer i forbindelse med bilagshåndtering med videre. varetage den personalemæssige administration for alle medarbejdere i Skoleforvaltningen. Det omfatter blandt andet overenskomster, administration i forbindelse med ansættelsesforløb, refusioner, fravær, ændringer i arbejdstid, samt oprettelse og indberetning af løn, overenskomster og lønforhandlinger med videre. varetage administration i forbindelse med skole- og DUS-indskrivning, udsende opkrævninger for forældrebetaling, koordinere transport i forhold til blandt andet farlige skoleveje, samt håndtere henvendelser herom fra både forældre og skoler. udvikle ledelses- og systemunderstøttelsen (herunder BI) i samarbejde med Afdeling for Politik & Kvalitet med henblik på at skabe bedre både lokale og centrale økonomiske overblik, samt bistå skolerne med vejledning, sparring og udvikling i forhold til alle økonomi, personale og administrative sager. koordinere alle lokalebehov for skoler og tilbud under Skoleforvaltningen, samt være forvaltningens indgang til/fra AaK Byg. Denne opgave skal tænkes tæt sammen med forvaltningens anlægsbudget og evt. politiske sager om ændringer i forvaltningens tilbud. Herudover varetages ansvaret for skoleforvaltningens samlede energibudget og opfølgning på dette i tæt samarbejde med de tekniske serviceledere og AaK Byg. 4.2 Opsummering Den ændrede organisering medfører: Sammenlægning af personalekontoret, som i den nuværende organisering ligger i Sekretariat, HR & Udvikling, og Økonomi & Administration. Stillingen som stedfortræder for økonomichefen bliver nedlagt. I stedet oprettes to stillinger som henholdsvis teamleder med personaleansvar, samt en faglig koordinator. Den endelige struktur i afdelingen vil blive besluttet af ledelsen. 11

12 5.0 Sammenfatning Omorganiseringen af Skoleforvaltningen berører alle nuværende afdelinger i større eller mindre grad. Ændringerne består i at Afdelingen Læring & Pædagogik nedlægges og i stedet oprettes Afdeling for Forebyggelse & Fællesskaber med nyt fokus. Den konstituerede læringschef vil fortsætte som konstitueret chef for Afdeling for Forebyggelse & Fællesskaber, indtil ny chef er fundet. Staben Fagcenter for Forebyggelse & Fællesskaber opbygges med assistance fra en administrativ medarbejder, som overgår fra afdelingen Læring & Pædagogik til Afdeling for Skoler, SSP-funktionen og Sektorleder for kvalitet i Inklusion samt to konsulenter fra PPR. Sekretariat, HR & Udvikling omdannes til Afdeling for Politik & Kvalitet. De nuværende medarbejdere med opgaver inden for politisk betjening og sagsbehandling fra afdelingen for Læring & Pædagogik samles i den nye afdeling. Afdelingen Økonomi & Administration omdannes til Afdeling for Økonomi & Personaleadministration, og hertil flyttes Personalekontoret. Afdeling for Skoler beholder sit navn, men får ny ledelsesstruktur og tilføjet en stab i form af det nuværende Pædagogisk & Digital Udvikling, samt to administrative medarbejdere fra afdelingen Læring & Pædagogik. To konsulenter fra PPR med særlig fokus på faglig og social inklusion og trivsel flyttes til Fagcenter for Forebyggelse & Fællesskaber. Ung Aalborg flytter fra Godthåbsgade til KUL, hvor de allerede har lokaler til rådighed. Flytningen er aftalt i Ungdomsskolens Område-MED og bestyrelse og vil efter planen ske med udgangen af august. Enkelte stillinger vil have fleksible arbejdspladser i Godthåbsgade. Hensigten er at sikre ledelse tæt på og styrke samarbejdet med Aalborgs unge. Ung Aalborg kommer i forslaget til ny organisering til at ligge under Afdeling for Forebyggelse & Fællesskaber. 12

13 Følgende stillinger nedlægges Læringschef Sektorleder for Kvalitet i Ledelse Sektorleder for Kvalitet for Samarbejde og Innovation Kontorchef for Personalekontoret Stedfortræder for Økonomichef Følgende stillinger oprettes Chef for Forebyggelse & Fællesskaber Viceskolechef (1) Viceskolechef (2) Områdeleder i Afdeling for Økonomi & Personaleadministration Der vil endvidere oprettes stillinger som teamleder- og koordinator i Afdeling for Økonomi & Personaleadministration, og der vil blive etableret en teamstruktur i Politik & Kvalitet. Derudover flyttes, som beskrevet, en række funktioner til nye og andre afdelinger, hvor det vurderes at funktionen vil have størst betydning for vores opgaveløsning. Som det fremgår af ovenstående, nedlægges og oprettes der omtrent det samme antal stillinger. 13