Dagsorden organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Dagsorden organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 26. juni 2012 kl , Kronprinsessegade 14, Kantinen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz (ref) Afbud: Susan Sagnsby, Bilal Turan, Lars Emanuel, Henrik Borre Mødeleder: Steffen Morild Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 12. juni er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referat af forretningsudvalgsmøde den 14. juni er vedlagt til orientering. Da referatet ikke var tilgængeligt, blev godkendelse udsat til næste møde. Taget til efterretning. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt siden seneste bestyrelsesmøde den 12. juni 2012 Taget til efterretning. 3.. Indstilling, udlejningsaftale Høje Gladsaxe Med henblik på en drøftelse med Gladsaxe Kommune, har de fem boligorganisationer i Høje Gladsaxe bebyggelsen udarbejdet vedlagte oplæg til fælles udlejningsaftale for bebyggelsen. Udkastet til aftalen bygger på at 75 pct. af boligerne udlejes efter fleksibel udlejning, 15 pct. udlejes via kommunens boligsociale anvisning og 10 pct. udlejes via boligorganisationernes venteliste. Kommunen har ved flere lejligheder ønsket, at udlejningen i bebyggelsen skal ske via en fælles udlejningsportal. Baggrunden herfor kendes ikke, men det er vurderingen at det dels vil lette det kommunale arbejde, dels at kommunen har en forestilling om at de på den måde bedre kan styre beboersammensætningen. Det sidste er efter boligorganisationernes vurdering ikke korrekt, hvorfor der i stedet foreslås en fælles udlejningsaftale, hvor udlejning efter fleksible udlejningskriterier udgør 75 pct. I Københavns Kommunen har modellen med fokus på fleksibel udlejning vist sig at være en god vej med henblik på at skabe bedre boligområder. BFR fortalte kort om baggrunden, herunder at der i dag allerede er fælles drift, fælles udlejningsaftale, fælles boligsocial indsats og fælles renovering m.m. Udfordringen lige nu er, at kommunen ønsker en fælles udlejningsportal. Vurderingen er dog, at det vil være en stor administrativ udfordring, som i stedet med fordel kan håndteres med en fælles udlejningsaftale. Udkastet er ikke endeligt færdigt, men har været til høring i afdelingsbestyrelsen, som blandt andet ønskede, at også par uden børn skulle kunne søge de store boliger /ral Side 1 af 17

2 Med henblik på de kommende forhandlinger med Gladsaxe kommune ønskes en drøftelse og godken delse af udkastet til udlejningsaftale med Gladsaxe Kommune. Efter nogle opklarende spørgsmål blev udkastet godkendt, så Administrationen kan arbejde videre inden for rammerne i udkastet. 4. Indstilling, udlejningsaftale Egedalsvænge Den eksisterende udlejningsaftale med Fredensborg Kommune udløber med årets udgang og har virket til stor tilfredshed for både kommunen og 3B. Aftalen ønskes videreført af alle parter, hvorfor administrationen indstiller, at aftalen fortsætter uændret for perioden 1. januar 2013 til 31. december Aftalen indebærer, at kommunen har anvisningsretten til alle familieboliger i afdeling Egedalsvænge. Udkast til udlejningsaftale vedlagt. BFR gav en kort intro. Kommunen har i princippet 100 % anvisning til familieboligerne, men hver anden ledige bolig tilbydes til intern oprykning i afdelingen. Bestyrelsen godkendte, at aftalen fortsætter uændret med den bemærkning, at der seneres skal tages en generel drøftelse om anvisning af store boliger til par uden børn. 5. Indstilling, udlejningsaftale Herlev På baggrund af bestyrelsens tidligere drøftelse og bemærkninger til udkast til anvisningsaftale mellem 3B og Herlev Kommune, har administrationen udarbejdet vedlagte udkast. Der er foretaget nogle mindre korrektioner og udlejningsaftale for Glødelampen er indarbejdet. Aftalen omfatter alle 3B s afdelinger i Herlev Kommune og det er forsøgt at tilpasse aftalen, således at afdelinger med de største boligsociale udfordringer udlejes via Kommunen (Hjortegården, Toftegård og Martinsgård). Alle øvrige afdelinger, ekskl. Teglværkshaven (Almenbolig+), udlejes efter fordelingen 25 pct. til kommunal anvisning 50 pct. til 3B s venteliste 25 pct. til fleksibel udlejning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender udkast til anvisningsaftale mellem 3B og Herlev Kommune. Der blev kort gjort rede for baggrunden. Der blev derefter spurgt til, hvorfor de velfungerende afdelinger skal have fleksibel udlejning. Svaret var blandt andet, at den fleksible udlejning giver nogle gode muligheder for at flytte på tværs af 3Bafdelingerne, hvis ansøger opfylder kriterierne. Det betyder, at ikke alle boliger går til eksterne. Aftalen blev godkendt. Det blev samtidig aftalt, at der på et kommende møde skal være en generel diskussion af principperne i 3B s udlejningsaftaler. Det skal ske på baggrund af tilgængelige tal over, hvordan anvisningerne sker i fx Herlev-afdelingerne samt de tilgængelige boligsociale tal. Derudover skal det fremgå, hvad de gamle aftaler indeholdt /ral Side 2 af 17

3 6. Indstilling, Fælleskonference 2013 Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet at flytte fælleskonferencen til foråret. Det indstilles derfor, at konferencen holdes enten den marts eller den marts. På den måde falder den ikke sammen med hverken BL-konferencer, formandsmøder eller lignende. Bestyrelsen besluttede, at konferencen holdes på Comwell den marts Det indstilles også, at vi holder konferencen samme sted som sidste år nemlig på Comwell i Snekkersten under forudsætning af, at vi kan få værelserne senest kl. 12. Det indstilles samtidig, at det overordnede tema bliver driften, som foreslået på repræsentantskabsmødet. Her kan vi fx sætte fokus på kernedriften og behandle emner som driftssamarbejder, serviceaftaler, grøn drift, LAR, energimærkning, udbudsregler og meget andet. Det indstilles, at FU foreløbig fungerer som konferenceudvalg, og at organisationsbestyrelsen får forelagt forslag til endeligt program efter bestyrelsesseminaret den 7./8. september. Bestyrelsen godkendte, at der indtil videre arbejdes videre med at det overordnede tema bliver driften. På mødet kom der yderligere ideer til, hvad temaet kunne indeholde, nemlig Solceller LAR-projekter Grøn energi Administrationen udarbejder foreløbigt udkast til program til bestyrelsesmødet i oktober Bestyrelsen godkendte, at FU fungerer som konferenceudvalg. 7. Godkendelse af boligsocial indsats i Valbyområdet, herunder 3Bs medfinansiering I maj 2012 fik Boligforeningen 3B tilsagn fra Landsbyggefonden om, at en boligsocial helhedsplan Et trygt Vigerslev er blevet prækvalificeret til en boligsocial indsats i perioden fra til Helhedsplanen skal dække tre boligafdelinger i Valby nemlig Valbyejendommene, Folehaven og Hornemanns Vænge, der administreres af PAB / fa2009. Siden da har de to boligforeninger og en lang række aktører arbejdet på et udkast til en fælles helhedsplan. På grund af tidsfrister i arbejdet søges om organisationsbestyrelsens godkendelse på dette foreløbige grundlag. 3B vil stå for administrationen af helhedsplanen og ansættelse af medarbejdere til projektet /ral Side 3 af 17

4 Landsbyggefonden har bevilget en ramme på 9 mio. kr., hvoraf 3B s bidrag udgør 1,2 mio. kr. for hele perioden, dvs. 0,3 mio. kr. årligt. Heraf bidrager afdelingerne med 193 t.kr. og Boligforeningen 3B med 107 t.kr. Foreningens medfinansiering sker i form af koordinationsopgaven fra de boligsociale konsulenter og medfører derfor ikke nogen yderligere udgift for 3B. Det indstilles, at bestyrelsen godkender 3Bs engagement i indsatsen som beskrevet, at administrationen på dette grundlag bemyndiges til at indgå bindende samarbejde med parterne og indsende den endelige helhedsplan (ansøgning) til Landsbyggefonden, og at bestyrelsen får den endelige helhedsplan forelagt til orientering på et møde i efteråret Sagsfremstilling vedlagt. Indstillingen blev godkendt. 8. Godkendelse af boligsocial indsats i Sydhavn / Kgs. Enghave, herunder 3Bs medfinansiering I juni 2012 fik KAB og Boligforeningen 3B tilsagn fra Landsbyggefonden om, at Kgs. Enghave / Sydhavn er blevet prækvalificeret til en boligsocial indsats i perioden fra til Den boligsociale helhedsplan skal dække 15 AKB afdelinger i Sydhavn med ca lejemål og ca beboere samt 3Bs 7 afdelinger Grønrisvej, Händelsvej, Stubmøllevej, Damagervej, Hammelstruphus, Ved Rosenhaven og Tranehavegård i alt 868 lejemål og ca beboere. De to boligforeninger og samarbejdsparterne arbejder på et udkast til en fælles helhedsplan. På grund af tidsfrister i arbejdet søges om organisationsbestyrelsens godkendelse på dette foreløbige grundlag. KAB vil stå for administrationen af helhedsplanen og ansættelse af medarbejdere til projektet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender 3Bs engagement i indsatsen som beskrevet, herunder selskabets medfinansiering på kr årligt i fire år Oprindeligt var det meningen, at bestyrelsen skulle modtage de samme opfølgningsskemaer, som sendes til Landsbyggefonden. De er ret omfattende og giver ikke det ønskede overblik. Derfor overvejes, om administrationen i stedet kan give et resume /ral Side 4 af 17

5 at administrationen på dette grundlag bemyndiges til at indgå bindende samarbejde med parterne og indsende den endelige helhedsplan (ansøgning) til Landsbyggefonden, og at bestyrelsen får den endelige helhedsplan forelagt til orientering på et møde i efteråret Sagsfremstilling vedlagt. Det blev aftalt, at bestyrelsen på et tidspunkt skal drøfte, om 3B får det ud af helhedsplanerne, der kan forventes. Emnet vil blive drøftet på september-seminaret, blandt andet i forbindelse med udvalgsstrukturen. Indstillingen blev godkendt. 9. Driften status Nu, hvor lokalinspektør-/driftschefordningen har virket i fire-fem år, og de seneste ændringer har virket i godt et år, tegner sig nogle temaer, som det kan være relevant at drøfte: 1. muligheden for større fleksibilitet omkring mængden og længden af møder i det lokale beboerdemokrati 2. antallet af afdelinger hos den enkelte lokalinspektør 3. lokalinspektørens fysiske placering og synlighed 4. opfølgning på opgaver og henvendelser til driften 5. kompetenceniveauet på visse områder i driften. Indstilling: Til drøftelse med henblik på temadrøftelse på bestyrelsesseminaret i september. Steffen Morild indledte med at fortælle, at planen er at melde tilbage til afdelingsbestyrelserne i Kanal 3B og i en mail fra formand og næstformand. Planen er også, at FU mødes et par gange i løbet af sommeren og at bestyrelsen så mødes i slutningen af august og samler boldene op, så bestyrelsen er klar til at starte det nye bestyrelsesår. Det blev besluttet, at administrationen finder en bestyrelsesmødedato i perioden mellem den 20. og 27. august gerne via Doodle. Mødet er uden administrationen. PJA gjorde herefter kort rede for notatet og for de betragtninger, direktionen har gjort sig. Målet er at beslutte, hvad bestyrelsen følger op på og gør noget ved. Hvad er hovedtemaerne? Og hvad skal der tages endelig beslutning om på seminaret i september. Administrationen lægger i notatet op til fem punkter, der kan tages udgangspunkt i og som administrationen i sommerferien kunne forberede nogle løsningsforslag til /ral Side 5 af 17

6 Der var herefter en drøftelse af, hvad lokalinspektørerne arbejdsopgaver er og hvilke kompetencer de kræver. Arbejdstid, forventningsafstemning og inddragelse af afdelingsbestyrelserne ved ansættelser blev også drøftet. Der var enighed om, at hensynet til den ansatte skal tælle og at det skal overvejes, om der skal gennemføres en hurtig spørgeskemaundersøgelse, så beslutningerne om løsninger bliver baseret på fakta. Konklusionen blev, at administrationen sammen med formand og senere FU kommer med forslag til indsatsområder og handleplaner for dette og næste år, som bestyrelsen så debatterer på seminaret i september. Beslutningerne vil bestyrelsen så fremlægge på formandsmødet i efteråret. Byggesager 10. Indstilling, driftsstøtte til Egedalsvænge Bestyrelsen drøftede på møde den 16. maj 2012 indstilling vedrørende driftsstøtte til Egedalsvænge i forbindelse med den kommende renoveringssag. BFR gennemgik kort principperne i anvendelsen af dispositionsfonden og gennemgik herefter de tre scenarier.. Bestyrelsen var enig i principperne i indstillingen, men udskød den endelige beslutning om driftsstøtten idet man ønskede udviklingen i dispositionsfonden belyst ud fra et worst og best case scenario. Sagsfremstilling og indstilling fra seneste møde er vedlagt. For så vidt angår udviklingen i dispositionsfonden er der vedlagt tre scenarier. Scenarie 1 forudsætter, at foreningen fortsat kun indbetaler halvdelen af de BFR understregede, at der vil være mulighed for at låne til driftsstøtten, når dispositionsfonden udgør mindre end halvdelen af minimumsbeløbet for dispositionsfonden, men også, at indbetaling fra boligafdelingerne til dispositionsfonden fremover må forventes at skulle indregnes i budgetterne /ral Side 6 af 17

7 udamortiserede lån til Landsbyggefonden. Scenarie 2 forudsætter, at foreningen fra 1. januar 2013 indbetaler 2/3 af de udamortiserede lån til Landsbyggefonden. Scenarie 3 forudsætter at foreningen fra 2030, hvor lånene i forbindelse med indfrielsen af hjemfaldsaftalen er betalt, indbetaler 2/3 til Landsbyggefonden. I alle tre scenarier er forudsat, at foreningen yder driftsstøttelån til Egedalsvænge fra 2015 ( t.kr. årligt), og at Hørgården 3 projektet gennemføres, dvs. foreningen fra 2014 mister de udamortiserede lån fra Hørgården 3 (7.611 t.kr. årligt) se dagsordenspunkt 11. I opgørelsen er der ikke taget højde for, at når 3B s dispositionsfond udgør mindre end halvdelen af minimumsbeløbet, så ydes driftsstøtten til Egedalsvænge gennem et driftsstøttelån fra Landsbyggefonden. I scenarie 2 vil der være behov for at Landsbyggefonden i årene 2015 til 2019 (inkl.) overtager forpligtelsen. I de to andre scenarier kan 3B håndtere begge sager. Det er administrationens vurdering, at scenarie 1 og 3 er de mest realistiske, idet Landsbyggefonden har hjemmel til at give dispensation for indbetalingens størrelse så længe der er hjemfaldslån. På baggrund af ovenstående indstilles, at foreningen yder driftsstøtte til Egedalsvænge, som beskrevet i sagsfremstillingen, men med den tilføjelse, at afdelingen fortsat får en lejeforhøjelse på 20 kr. pr. m2 som godkendt på afdelingsmødet. Det betyder, at foreningens driftsstøtte maksimalt udgør 10,491 mio. kr. Det påvirker naturligvis fremtiden, og 3B skal sikre, at foreningen også fremadrettet kan hjælpe nødlidende afdelinger. Det blev bemærket, at det er en naturlig anledning til at se på, om afdelingerne er gode nok til at henlægge. BFR s svar var, at det kan være svært at skabe forståelse for det i nogle afdelinger. BFR fortalte herefter kort, at hvis 3B låner til driftsstøtte, er det foreningen, der betaler lånet tilbage, når den har midler til det. Giver man driftsstøtten direkte til boligafdelingen, er det som udgangspunkt afdelingen, der skal betale tilbage. Det skal drøftes med LBF, hvordan boligorganisationerne skal håndtere foreningens øvrige helhedsplaner. Hjemfald i omegnen kan vi under ingen omstændigheder betale. Det skal løses politisk. Der var enighed om, at rettidig omhu ikke nødvendigvis er at agere efter absolut værste scenarie. 3B kan håndtere både Egedalsvænge og Hørgården i alle tre scenarier. Dog skal man være opmærksom på, at i scenarie 2 vil foreningen skulle låne til driftsstøtten i Landsbyggefonden i 2015 til /ral Side 7 af 17

8 Steffen Morild understregede, at de scenarier, administrationen fremlagde, gav en god indsigt, og at revisionen har bekræftet, at 3B følger reglerne. Bestyrelsen vil i efteråret få en gennemgang af reguleringskontiene. Konklusionen på gennemgangen af dispositionsfonden er, at vi skal være meget bevidste om, hvad vi bruger dispositionsfonden til, og at det økonomiske råderum for foreningen er begrænset. (Monia Stoltz og Anders Brøgger forlod mødet under behandling af indstillingen) Bestyrelsen godkendte herefter indstillingen. 11. Indstilling, skema A m.m. for Hørgården 3 Hørgården 3 er i dag tre erhvervslejemål udlejet til Sundhedsforvaltningen, i det følgende benævnt SUF, Københavns Kommune. SUF videreudlejer de enkelte boliger til beboerne i det eksisterende plejehjem. Derudover har SUF en række rehabiliteringsboliger. Bygningerne er bygget i 1974, de er nedslidte med betonskader, og omfattende skader på klimaskærmen. SUF har selv bekostet en del indvendige ombygninger for at holde dem opdaterede i forhold til lovgivning. BFR gennemgik situationen kort og ridsede to scenarier op:. Det første er at renovere afdelingen nødtørftigt, hvilket vil betyde, at boligerne ikke er attraktive for kommunen, og at de derfor ikke vil kunne lejes ud. Renoveringen vil skulle gennemføres med driftsstøtte fra dispositionsfonden, svarende til de udamortiserede lån. SUF ønsker at bygningerne renoveres til moderne almene plejeboliger. Dette gøres ved at strippe dem til betonkonstruktionen og efterfølgende nedrive en del af betonkonstruktionen til den passer i størrelse til moderne almene boliger. Derefter genopbygges de nye boliger på samlet ca. 65 m 2 pr. bolig, og derudover tilhørende servicearealer. Sagsfremstilling vedlagt. Det andet er at lukke afdelingen ned, løse problemet med hjemfald og restgæld og så starte forfra ved at strippe bygningerne fuldstændigt. På den måde opføres en ny afdeling som nybyggeri med støtte fra Landsbyggefonden efter ældreboliglovgivningen og med energitillæg. Effekten er, at de udarmortiserede /ral Side 8 af 17

9 Det indstilles, at Bestyrelsen godkender en fuldstændig renovering/ombygning af 6073 Hørgården 3, under forudsætning af at udgifter til hjemfald og udbetaling af lån kan indeholdes i byggesagens budget, herunder: Etablering af særskilt afdeling indeholdende et antal almene plejeboliger. Etablering af særskilt afdeling indeholdende et samlet erhvervslejemål, indrettet til serviceareal. Etablering af særskilt afdeling indeholdende et samlet erhvervslejemål, indrettet til rehabiliteringsboliger i blok 32. lån ikke tages med over i nybyggeriet, så 3B mister op til 7,6 mio. om året i indbetaling til dispositionsfonden. Alle institutioner og plejehjem blev taget ud af hjemfaldsaftalen, så bygger 3B nyt, skal hjemfaldsforpligtelsen indfris som en del af byggeudgiften. Bestyrelsen drøftede herefter forskellige udfordringer ved specielt det andet scenarie, og det blev i den forbindelse understreget, at det vil være en betingelse fra 3Bs side, at Købehavns Kommune binder sig til at leje bygningerne, så længe den oprindelige finansiering løber. Kommunen er som 3B er oplyst om det klar til at betale tomgangsleje. Der er naturligvis en bygherrerisiko, men ellers skal 3B ikke betale til projektet. Det skal kunne håndteres inden for sagen. Bliver det anderledes, er det en anden situation, som bestyrelsen i så fald skal tage stilling til. Indstillingen blev herefter godkendt. Orienteringspunkter 12. Orientering, Havneholmen og Samarbejde BDK Der vil på mødet blive givet en orientering om dels Havneholmen, dels samarbejdet med BDK. BFR fortalte kort, at der havde været møde mellem de to politiske byggeudvalg, hvor projektet blev drøftet og der blev givet input til husets kommende identitet. Ledergrupperne har haft en tilsva /ral Side 9 af 17

10 rende seance. Der bliver nu nedsat en brugergruppe, der vil komme med et oplæg. 13. Orientering, Strategi 2015 status Det er blevet tid for en generel opdatering af arbejdet med at virkeliggøre strategi Implementeringen følger beslutning fra bestyrelsesmødet den 16. og 17. september om, hvilke projekter der sættes i gang i 2011 og Ledergruppen havde i april 2012, hvor der blev gjort status på alle igangværende projekter. Administration har sætter fokus på de strategiprojekter, organisationsbestyrelsen har prioriteret, og arbejdet skrider generelt godt frem. Ledergruppen har strategiseminar i august 2012, hvor der bliver gjort status på det første års arbejde med strategiprojekterne. Derudover drøfter ledergruppen det fremadrettede arbejde med at planlægge og koordinere næste fase af Strategi På bestyrelsesseminaret i september 2012 skal bestyrelsen drøfte udkastet til køreplanen for det næste års fortsatte arbejde med at virkeliggøre Strategi Køreplanen konkretiserer, hvilke projekter der skal fokuseres på i den kommende periode. Udviklingsplaner Strategi 2015-rapporten påpeger, at der er plads til forbedring i forhold til koordinering på tværs i administrationen. Administrationen har på den baggrund i år taget et nyt værktøj i brug i form af udviklingsplaner for de administrative afdelinger. I de administrative afdelinger arbejdes der til daglig med såvel strategiprojekter, øvrige projekter samt den daglige produktion og udvikling. Udviklingsplanerne skal hjælpe med at styrke planlægningen af aktiviteter og projekter i og mellem afdelingerne. Med andre ord vil de give overblik over årets prioriteringer og fastholde fokus året igennem. Første udgave af udviklingsplanerne træder i kraft til efteråret, og der vil fremover blive lavet nye årligt. Det er afdelingscheferne, der laver udkast til udviklingspla- BFR fortalte, at det er et øjebliksbillede ved kvartalets udløb og understregede, at der vil foreligge et mere udførligt materiale til bestyrelsesseminaret /ral Side 10 af 17

11 nerne. Det sker under inddragelse af medarbejderne. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 14. Orientering, Kontaktpersonordningen På konstituerende bestyrelsesmøde den 12. juni vedtog bestyrelsen, at kontaktpersonordningen skal opdateres, så Jens Wenzel Andreasen, Daniel Majgren og Flemming Løvenhardt afløser Aksel S. Nielsen, Villy Sørensen og Martin Baden. Kontaktpersonordningen vil blive mere gennemgribende drøftet på bestyrelsesseminaret den 8. september. Der er sket en opdatering af listen, som bliver meldt ud nu. Ordningen og fordelingen tages op igen på bestyrelsesseminaret. Revideret oversigt over kontaktpersoner vedlagt til orientering. Orienteringen taget til efterretning. 15. Orientering, Holmegårdscentret Grundet de særlige udfordringer, som Egedalsvænge og andre nærliggende boligafdelinger oplever i forhold til utrygskabende kriminel adfærd fra grupperinger af unge, har der den 26. marts 2012 på initiativ af Hørsholm Politi været afholdt møde mellem Fredensborg Kommune, Hørsholm Politi, Boligkontoret Danmark, Boligforeningen 3B og Horten Advokatfirma. Formålet var erfaringsudveksling og vurdering af mulighederne for udvidet samarbejde samt en afklaring af visse juridiske spørgsmål. Drøftelserne har været inspireret af bl.a. Brabrand Boligforenings indsats for at dæmme op for utrygskabende kriminel adfærd på tværs af boligafdelinger beliggende i samme område i Århus Vest. Som en udløber af mødet har Horten Advokatfirma udarbejdet vedlagte notat. I notatet peges der på muligheden for, at vi i 3B - både i Egedalsvænge, og muligvis også i andre af vores boligafdelinger kan overveje, om vi skal udfordre domstolenes fortolkning af boligområde i husordensager, således af forulempelser på tværs af boligafdelinger forfølges som husordenssager begået i samme boligområde. Der har været møde med de forskellige aktører om mulighederne. (NB. Det er med Nordsjællands Politi og ikke Hørsholm, som det står i dagsordenspunktet). Spørgsmålet har været, om vi gør, hvad vi kan, for at komme efter de hærdede uromagere blandt vores beboere. 3B har hidtil i husordenssammenhæng arbejdet ud fra det grundlag, at hvis man forulemper andre inden for matriklen, er det en husordenssag. Det samme har ikke været tilfældet uden for matriklen. Forulempes en beboer i en anden afdeling ved siden af, er der således ikke tale om en husordenssag. Nu har Vestre Landsret kørt nogle sager, hvor man har haft held med at rejse husordenssager mod beboere fra andre afdelinger og /ral Side 11 af 17

12 Når 3B forfølger denne udvidede fortolkning af område -begrebet, kan der i visse boligafdelinger fremover forventes øget behov for ekstern juridisk bistand til f.eks. advarsler og eventuelle boligretssager i særligt skærpede situationer som de i notatet beskrevne, da sådanne sager indebærer en større procesrisiko og derfor fordrer øget bevågenhed og ekspertise. Administrationen vil fra gang til gang i samråd med advokaten vurdere, om sagen har en karakter af prøvesag i forhold til eksisterende domspraksis, og selskabet i stedet for afdelingen derfor skal betale. Notatet fremlægges til orientering for bestyrelsen og det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. med episoder uden for egen matrikel. Det vil 3B nu efterprøve både i Kokkedal og i Høje Gladsaxe. Nogle af de sager kan få karakter af prøvesager, som organisationen forventes at stå for på vegne af afdelingen. Vi forsøger at sikre os, at uromagerne ikke kan flytte direkte fra en af vores afdelinger over i en anden. Hvis de i mellemtiden har boet et andet sted, har vi dog ingen mulighed for at afvise dem. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Orientering, Udlejning Teglværkshaven Til bestyrelsens orientering er der pr. dags dato følgende information om de 60 boliger i Teglværkshaven: 25 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 13 boliger: Lejekontrakten er sendt 0 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev Kommune 7 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 15 boliger: Sendt til kommunal anvisning Årsagen til at der har været flere boliger, som er sendt i tilbud, er bl.a. at: flere ansøgere er ikke længere interesseret, da de har fået løst deres boligbehov på anden vis flere ansøgere har ikke i første omgang fået tilbudt den ønskede type bolig flere bolighavende ansøgere har ikke ønsket boligen alligevel Fredag den 11. maj 2012 havde de fleste af de kommende beboere mulighed for at besigtige flere typer af boligerne. Det var en succes, da der var mange, der benyttede muligheden for at stille spørgsmål til boligernes mulighed for indretning og vurdere muligheden for opsætning af vægge m.m /ral Side 12 af 17

13 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 17. Orientering, Udlejningssituationen Som det fremgår af oversigten, er der ledige boliger i Egedalsvænge, Dyvekevænget, Signalgården, Remisevænget Øst, Brohuset og Grønrisvej. I Egedalsvænge er der otte ungdomsboliger som er ledige. DTU har på nuværende tidspunkt sagt ja til at leje alle otte ledige boliger. I Dyvekevænget er tre boliger ledige. Boligerne har været i tilbud til mange og der er sendt lejekontrakt til underskrift til flere ansøgere og to boliger er lejet ud. I Signalgården er en bolig på listen. Denne bolig har været i tilbud til mange og flere gange har der været ansøgere, som har ønsket boligen og været sendt til kommunal godkendelse samt modtaget lejekontrakt til underskrift og hvor ansøgerne alligevel ikke har ønsket at overtage boligen. Boligen er nu lejet ud. I Remisevænget Øst er en bolig ledig, som er lejet ud. I Brohuset er en bolig ledig. Denne bolig har været i tilbud til flere og der er sendt lejekontrakt til underskrift til flere ansøgere. Boligen er nu lejet ud. På Grønrisvej er en ungdomsbolig ledig, CIU lejer den ud og boligen er lejet ud 3B har ikke de store problemer med udlejning. Mest i forbindelse med nybyggeri samt i Dyvekevænget og Egedalsvænge. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 18. Orientering, Dokumentationspakken Arbejdet med udarbejdelse af dokumentationspakke 2012 er i fuld gang. 72 % af afdelingsbestyrelserne har bidraget aktivt med inputs ved at udfylde det udsendte elektroniske spørgeskema. Samtidig har den lokale drift samt forskellige afdelinger i administrationen besvaret andre dele /ral Side 13 af 17

14 Administrationen er nu på baggrund af alle disse inputs i færd med at lave de komplette skemaer til dokumentationspakken I år vil de komplette udkast til afdelingsbestyrelser blive lagt op på x3b til afdelingsbestyrelsernes orientering. Det bliver i perioden juli. Afdelingsbestyrelserne får mulighed for pr. mail eller brev at sende kommentarer til afdelingsskemaerne. De endelige udkast til skemaer forelægges FU og organisationsbestyrelsen på møderne i september Afdelingsbestyrelsesformænd får mail/brev med orientering om proceduren i løbet af juni måned. Tids- og procesplan er vedlagt til orientering. Afdelingsbestyrelserne har denne gang taget aktivt del, og næsten ¾ har svaret. Fra mandag kan man gå ind på x3b og se, hvad det er blevet til samt kommentere på det. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om den fortsatte proces til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 19. Orientering, Revitalisering x3b Det er nu to år siden, X3B gik i luften som afdelingsbestyrelsernes og organisationsbestyrelsens ekstranet. Det er derfor tid til en evaluering af X3B. For to år siden fik afdelingsbestyrelserne og organisationsbestyrelsen deres eget lukkede område, nemlig et ekstranet, som fik navnet X3B. Flere afdelinger bruger ekstranettet i deres bestyrelsesarbejde, og organisationsbestyrelsen bruger det til alle møder. Men der er desværre mange afdelinger, der endnu ikke har taget X3B til sig som værktøj i det daglige. Det er derfor tid til en evaluering af X3B, som starter med en spørgeskemaundersøgelse. Link til spørgeskemaet lægges på X3B, og i Kanal 3B informerer vi om projektet og opfordrer brugerne til at gå ind og deltage. Derudover poster vi en nyhed på henvendt til afdelingsbestyrelsesmedlemmer om at svare på skemaet. Alle med adgang til X3B kan give deres ønsker til kende, så det bliver nemmere og mere udbytterigt at bruge X3B og dermed støtter beboerdemokratiet bedre. Besvarelserne indarbejdes i en rapport, som danner baggrund for revitaliseringen af X3B. Hvis man /ral Side 14 af 17

15 svarer på spørgeskemaet, kan man vælge at være med i lodtrækningen om spændende præmier, men er så ikke længere anonym. Unik har et modul, der hedder Webbestyrelse, som afdelingsbestyrelserne allerede har adgang til via X3B. Unik udvider modulet til efteråret, så det kan mere og muligvis erstatte nogle af de områder, der allerede er på X3B. Derfor vil vi afklare, hvordan Webbestyrelse og X3B kan spille sammen, inden vi sætter evalueringen af X3B i gang. Denne afklaring finder sted i uge 24-25, og derefter sættes evalueringen i gang. Det endelige beløb kan først fastsættes, når vi har afklaret samspillet mellem X3B og Unik, men som udgangspunkt vurderer vi, at projektet maks. vil koste kr. I Kanal 3B juli informerer vi om projektet og opfordrer alle brugere til at svare på spørgeskemaet. Kun på den måde kan vi forbedre X3B ud fra brugernes ønsker. På poster vi en nyhed i juli, som er henvendt til afdelingsbestyrelsesmedlemmer, hvor vi opfordrer til at gå ind og svare på spørgeskemaet på X3B. Først og fremmest er der behov for en afklaring i forhold til, hvad Uniks Webbestyrelse kan tilbyde, og om der er områder på X3B, der kan erstattes af Webbestyrelse. Derefter er der behov for at gennemføre en evaluering af X3B, som starter med en spørgeskemaundersøgelse. Besvarelserne indarbejdes i en rapport, som danner baggrund for det nye X3B. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning /ral Side 15 af 17

16 20. Orientering, Revitalisering 3b.dk 3B s nye hjemmeside har været i luften i et år, og det er tid til en ekstern brugertest. Derudover vurderer vi, at der er behov for workshops for de redaktører, der er i gang med en afdelingshjemmeside. 3B s nye hjemmeside har nu været i luften i et år, og det er tid til en ekstern brugertest, som udføres af SiteLoom (leverandøren af systemet) i løbet af sommeren. Det nye design er luftigt og moderne, og langt de fleste nyheder bliver læst. Fx er der blevet klikket 829 gange på nyheden om Lampestedet som ny afdeling i Herlev, mens nyheden om 3-rums boliger i Dyvekevænget er blevet læst 932 gange. Vi kan se, at det primært er nyheder om vores boliger og afdelinger, der er populære. Med det nye system har vi fået mulighed for enkelt at vise kalender, kampagner, lave afstemninger og sende elektroniske nyhedsbreve. Derudover har vi fået mulighed for at tilbyde hjemmesider til alle boligafdelinger, hvor flere er i gang. Vi vurderer dog, at der er behov for en workshop for redaktørerne for at komme videre i opbygningen af deres hjemmesider. Workshops finder sted kort efter sommerferien. Brugertesten er en del af det oprindelige tilbud fra SiteLoom. Evaluering og workshops foretages af medarbejdere fra 3B. Vi har spurgt flere af redaktørerne på afdelingshjemmesiderne, om de er interesserede i en workshop, hvor vi er behjælpelige med at bygge deres hjemmesider op. Derudover poster vi en nyhed på X3B i løbet af sommeren for at minde om muligheden. Vi skal i løbet af sommeren gennemføre en ekstern brugertest, hvor bliver evalueret. Afhængig af resultatet skal vi rette hjemmesiden til. Derudover skal vi forberede workshops for redaktørerne på afdelingshjemmesiderne, som skal finde sted kort efter sommerferien /ral Side 16 af 17

17 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 21. Mødeplan 2013 Mødeplanen for 2013 vedlægges til endelig orientering, da der ikke er indkommet ønsker om ændringer siden seneste møde den 12. juni. Den vedtagne dato for Fælleskonferencen vil blive skrevet ind. Ellen kan i 2013 ikke både september og oktober. Det blev derfor besluttet at flytte bestyrelsesseminaret til den september Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Fra direktionen: Andre: Formanden: Ikke noget at bemærke. Direktionen: Ikke noget at bemærke. Iris orienterede om, at der er givet afslag på prækvalifikation til boligsocial helhedsplan i Hjortegården. 23. Eventuelt Dato: Navn: /ral Side 17 af 17