Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde / seminar

Transkript

1 Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde / seminar Fredag 19. september kl til lørdag den 20. september kl Schäffergården, Gentofte Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Ellen Vedelsby, Daniel Majgren og Jimmi Fjord Mødeleder: Indstillings- og drøftelsespunkter Fredag Udviklingsprogram for bestyrelsen Bestyrelsen har tidligere drøftet, at bestyrelsen skal gennemføre et udviklingsprogram. Derfor har Karsten Bonde, CfL også fulgt bestyrelsens arbejde gennem det seneste år. Karsten vil komme med et oplæg til et forløb for bestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter oplægget fra Karsten Bonde. Fredag Referater Referat af bestyrelsesmøde den 25. juni 2015 er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referat af forretningsudvalgsmøde den 27. august og 2. september 2014 er vedlagt til orientering. 3. Revisionsprotokol Der er nu udarbejdet byggeregnskab for nybyggerierne Lampestedet, Byggefelt C og D (afdeling 3076 og 3077). Byggeregnskaberne er revideret og forsynet med en blank påtegning. Revisionen har i sin protokol gjort forskellige bemærkninger til sagen / regnskabet. Disse har administrationen kommenteret i vedlagte notat 1

2 . Byggeregnskaber og revisionsprotokol for afdeling 3076 og 3077 er vedlagt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen underskriver samt tager revisionsprotokollen til efterretning. 4. Indstilling - Ansættelse af medarbejder til udarbejdelse af vedligeholdelsesreglement for alle 3B s afdelinger, finansieret via arbejdskapitalen Drifts- og Serviceudvalget har i samarbejde med administrationen arbejdet på udvikling af nyt koncept for vedligeholdelsesreglementer indeholdende en vedligeholdelsesstandard tilpasset de enkelte afdelinger, som erstatning for de nuværende generelle vedligeholdelsesreglementer, som ca. 70 af boligforeningens afdelinger i øjeblikket har. På Drifts- og Serviceudvalgsmødet den 18. juni 2014 fik udvalget præsenteret et konceptudkast (bilag) på, hvordan boligforeningens fremtidige afdelingsrelaterede vedligeholdelsesreglementer indeholdende en vedligeholdelsesstandard for boligerne kunne se ud. Drifts- og Serviceudvalget har på baggrund af det forelagte udkast besluttet at fortsætte en videreudvikling af konceptudkastet tilpasset de øvrige vedligeholdelsesordninger med følgende tidsplan og godkendelse af en 6-9 måneders projektansættelse for færdiggørelse af det nye koncept. Derudover vil der blive ydet opstartsstøtte til driftscheferne, som i samarbejde med varmemestrene forestår den endelige udarbejdelse af afdelingernes individuelle vedligeholdelsesreglement og vedligeholdelsesstandard til brug for den videre behandling og godkendelse af afdelingsbestyrelsen samt endelig godkendelse på boligafdelingernes budgetafdelingsmøder i Tidsplan: Juli august 2014: Udkastet sendes til kommentar hos driftscheferne og rettelser og tilføjelser indskrives i råudkastet. Ved mindre tilretning fremsendes det via mail til godkendelse hos Drifts- og Serviceudvalgets medlemmer. September 2014: Større tilretning fremlægges og 2

3 godkendes på Drifts- og Serviceudvalgsmødet i september. September 2014: Endelig indstilling og godkendelse i organisationsbestyrelsen. November 2014: Forventet projektansættelse. November 2014 januar 2015: Færdiggørelse af konceptet. Februar 2015 april 2016: Udarbejdelse af de ca. 70 nye vedligeholdelsesreglementer. Maj primo august 2016: Behandling og godkendelse af afdelingsbestyrelserne på budgetformøderne. Medio august ultimo september 2016: Behandling og godkendelse på budgetafdelingsmøderne. Layout og lønomkostninger vil udgøre ca kr. Drifts- og Serviceudvalget indstiller, at bestyrelsen godkender en 6-9 måneders projektansættelse til den videre procesudvikling af konceptet. 5. Drøftelse - Fælleskonference 2015 For at imødekomme deltagernes ønske om mere tid til at netværke, indstiller Demokrati- og kommunikationsudvalget, at konferencen igen holdes marts altså over tre dage, hvor søndag blot er hjemrejsedag. Det indstilles, at stedet bliver Rungstedgård, som tilbyder de faciliteter og omgivelser, der er brug for. Arbejdstitlen på konferencen er Engagement. Formen veksler mellem oplæg, workshop og paneldebat. Udvalget indstiller endvidere, at afdelingerne tilbydes at kunne bestille velkomstpakke til nye beboere, bestående af to kopper med logo samt te/kaffe. Velkomstpakken lægger op til, at man inviterer sine naboer på visit. Velkomstpakken introduceres og udleveres til deltagerne på konferencen. Udkast til overordnet program 3

4 6. Indstilling - Husorden og vedligeholdelsesreglement Sundholm Syd I forbindelse med udlejningen af 3B s nye almenbolig+ afdeling i Sundholm Syd bliver der udarbejdet et udkast til husorden og vedligeholdelsesreglement.. Husordenen og vedligeholdelsesreglementet vil blive udsendt til de kommende beboere i afdelingen i forbindelse med fremsendelse af deres lejekontrakt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender Sundholm Syds husorden og vedligeholdelsesreglement. 7. Status - Egedalsvænge Iris og Jens vil give en orientering om situationen i Egedalsvænge det netop afholdte afdelingsmøde beboeraktiviteter Center for Konfliktløsnings arbejde og en forlængelse af deres indsats Tanker om, hvad vi gør fremadrettet Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 8. Status Afdelingsbudgetmøder Kort orientering og drøftelse af de afholdte afdelingsmøder. Til orientering kan oplyses, at to afdelinger har nedstemt budgettet for 2015, nemlig Teglværkshaven og Bogfinkevej. 9. Indstilling Fremtidig benyttelse af institutioner i Valby Nogle af 3B s ejendomme er bygget på grunde, som 3B oprindeligt lejede af Københavns Kommune. Da 3B byggede, kunne det kun lade sig gøre på lejet grund. Det vil sige med en klausul om, at Københavns Kommune efter en årrække havde ret til at få grunden tilbage. For at købe 3B fri af den klausul indgik 3B sammen med de øvrige Københavnske boligorganisationer en 4

5 aftale med Kommunen. Aftalen betyder, at frikøbet er finansieret ved et lån gennem Landsbyggefonden og støtte fra boligorganisationernes dispositionsfonde, så den maksimale betaling i 2001 udgjorde 30 kr. pr. m2 pr. år. Institutionerne i bebyggelserne blev friholdt fra frikøbet, idet kommunen var lejer og der var en forventning om, at kommunen ville benytte disse lejemål i al fremtid. Virkeligheden har vist sig at være en anden, idet kommunen de seneste år har opsagt en række lejemål, både i 3B og i de øvrige boligorganisationer. Institutionerne er / skal udskilles i selvstændige matrikler (udmatrikuleres), så de den dag hjemfaldet indtræder, kan overføres til kommunen. I 3B s afdeling Valby, har kommunen opsagt flere lejemål af institutioner. De lejemål, der kan udlejes til samme formål eller ikke kræver en større ombygning kan vi vælge fortsat at lade være med at frikøbe, men lejemål, hvor det er nødvendigt med ombygning som følge af anden anvendelse er det nødvendigt med frikøb af lejemålet. Det omhandler følgende lejemål/matrikler: Høffdingsvej 21, st., blok 1, institution (matrikel 1845) Høffdingsvej 43, st., blok 2, institution (matrikel 1896) Høffdingsvel 61-63, blok 3, (matrikel 1936) Vilh. Thomsens Alle 15, blok 5, institution (matrikel 1969) Som udgangspunkt skal institutionsarealet i blok 1, 2 og 5 udskilles, og institutionsarealet i blok 3 skal frikøbes. Kommunen er blevet bedt om at oplyse frikøbsbeløbet, og dette er anslået til kr. 2,15 mio. kr. for blok 3 af kommunen. Det lokale boligsociale projekt på Vilhelm Thomsens Alle 15, st. ønsker at leje den tomme institution på Høffdingsvej. 5

6 Blok 1 Høffdingsvej 21, st. Institutionen er sagt op til genudlejning 1. maj Det er vurderet, at institutionen ikke skal frikøbes, men forsøges lejet ud. Der er forhandlinger med en privat institution om overtagelse af lejemålet. Den 28. april er det forelagt afdelingsbestyrelsen med ønske om deres stillingtagen til udlejning af lejemålet. Afdelingsbestyrelsen har på deres bestyrelsesmøde den 28. april 2014 drøftet sagen og den 13. maj 2014 vedtaget, at de vil indkalde til et ekstraordinært afdelingsmøde. Blok 2 Høffdingsvej 43, st. Institutionen er sagt op til genudlejning 1. maj Det er vurderet, at institutionen ikke skal frikøbes, men forsøges lejet ud. Der er forhandlinger med en privat institution om overtagelse af lejemålet. Afdelingsbestyrelsen har på deres bestyrelsesmøde den 28. april 2014 drøftet sagen og den 13. maj 2014 vedtaget, at de vil indkalde til et ekstraordinært afdelingsmøde. Blok 3 Høffdingsvej 61-63, 3.sal: Tagetagen i nr. 61 og 63 var lejet ud til kommunen til en lille vuggestue, men blev opsagt og stod tom i en årrække, indtil 3B fik støtte til ombygning til boliger af Københavns Kommune. Vi fik dog aldrig betalt hjemfaldet for den gamle institutions areal i forbindelse med ombygningen, og derfor skal vi have udredt dette og indbetalt hjemfaldet til kommunen. Hjemfaldet er anslået til ca. 2,15 mio. kr. 3B har fornyligt klaget over vurderingen for nedsættelse af hjemfaldsbeløbet. 3B har i juni 2014 fået afslag på at tage behandlingen op, idet 4 vurderinger er stillet i bero fra den 1. januar 2014 til 1. marts 2016 på grund af en lovændring. 3B er i dialog med advokater og Københavns Kommune om sagen. Det indstilles, at der bliver betalt frikøb på dette lejemål. 6

7 Blok 5 Vilhelm Thomsens Alle 13 og 15: Der er to tomme lejemål i blok 5, nemlig nr. 13, der er den gamle institution og nr. 15, der er en gammel butik og som senest har været brugt i forbindelse med institutionen. Lejemålene hænger for øjeblikket sammen i kælderplan, men kan adskilles i to selvstændige lejemål. Det lokale boligsociale projekt har i øjeblikket til huse i nr. 15. Den gamle institution i nr. 13 er oprindeligt bygget som fælleshus for bebyggelsen, og vil være velegnet til igen at blive indrettet til fælleshus for afdelingen. I øjeblikket har afdelingen festlokale i den gamle bagerbutik i Høffdingsvej 51 st. Vi har udført et lille skitseprojekt til ombygning til fælleshus af nr. 13, og indsender det som forslag til Landsbyggefonden sammen med helhedsplanen for blok 4. Landsbyggefonden har uden binding stillet sig positiv over for at støtte et fælleshus til bebyggelsen. Hvis Landsbyggefonden vil støtte projektet skal vi frikøbe det, idet Landsbyggefondens midler ikke må gå til køb af hjemfald. Hjemfaldsbeløbet er anslået til ca. 4,2 millioner, og ligesom med blok 3 har 3B fornyligt klaget over vurderingen for nedsættelse af hjemfaldsbeløbet. 3B har i juni 2014 fået afslag på at tage behandlingen op, idet 4 vurderinger er stillet i bero fra den 1. januar 2014 til 1. marts 2016 på grund af en lovændring. 3B er i dialog med advokater og Københavns Kommune om sagen. Det indstilles, at der ikke bliver betalt frikøb på dette lejemål. Administrationen indstiller at bestyrelsen godkender alle ovenstående punkter i indstillingen. 7

8 10. Indstilling - Huslejetilskud ifm. udlejning af familieboliger billigere som ungdomsboliger i udsatte boligområder Københavns Kommune ønsker at indgå en yderligere aftale i en periode på 2 år på forsøgsbasis med at nedsætte huslejen i et specifikt angivet antal lejemål. Kommunen og 3B har vurderet, at 15 øremærkede lejemål i Dyvekevænget potentielt kan indgå i forsøget. 3B har siden 1. juli 2013 samme aftale i Folehaven og på Vestergårdsvej. Det har bestyrelsen godkendt den 26. juni Lejemålene forudsættes lejet ud via fleksibel udlejning til unge under uddannelse. Ifølge den nuværende aftale om udlejning skal de fleksible udlejninger bl.a. følge arbejdsmarkedstilknytning. Det ønskes at lade udlejningen efter forsøgsordningen gå 100 % forud for arbejdsmarkedstilknytning, så alle fleksible udlejninger af de udpegede boliger følger forsøgsordningen. Deltagelse i forsøget påvirker som udgangspunkt ikke eksisterende aftaler om boligsocial anvisning, levering af puljeboliger, særboliger og boliger til ommærkning - 3B har leveret alle puljeboliger og særboliger i henhold til den nuværende aftale om udlejning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender indstillingen. 11. Indstilling - Overdragelse af komfurer fra afdeling Egeløvparken til beboerne Egeløvparken er oprindeligt opført med komfurer og anskaffelsen indgår derfor også i den oprindelige anskaffelsessum for ejendommen. Af den grund afsætter afdelingen også årligt penge i PPV planen til udskiftning af komfurer. I budgettet for 2015 er der afsat 1,2 mio. kr. til udskiftning af komfurer i alle 227 lejemål. Bestyrelsen har i den forbindelse et ønske om herefter at overdrage vedligeholdelsespligten til beboerne. 8

9 En sådan beslutning kræver en ændring af afdelingens vedligeholdelsesreglement og en godkendelse på afdelingsmødet. Hvis afdelingsmødet vælger at overdrage vedligeholdelsesforpligtigelsen til beboerne, medfører dette, at ejendomsretten til komfurerne også overdrages til beboerne. Da komfurerne er en del af den oprindelige anskaffelsessum og dermed finansiering, udgør det en del af afdelingens nettokapitaludgifter, som ikke vil blive ændret, selvom afdelingen ikke længere indeholder komfurer ved indflytning, da anskaffelsesværdien af komfurerne udgør en meget lille andel af den samlede anskaffelsessum for ejendommen. FU drøftede indstillingen og ønsker bestyrelsens inddragelse i en beslutning. FU indstiller, at bestyresen drøfter ønsket og tager stilling til, om afdelingen selvstændigt kan vælge at overdrage vedligeholdelsesforpligtigelsen og ejendomsretten på hårde hvidevarer til beboerne, eller om dette skal godkendes af organisationsbestyrelsen, i lighed med salg af ejendom. Hvis bestyrelsen mener, det er et organisationsanliggende, indstilles at bestyrelsen tager stilling til den konkrete henvendelse. 12. Drøftelse - Henvendelse fra Harry Ottesen vedr. prissætning af isyn Bestyrelsen godkendte på møde den 6. september 2013, at 3B i forbindelse med fraflytningssyn indfører isyn. Fordelene ved brugen af isyn er mange, specielt for boligafdelingerne, som ved brugen af systemet vil kunne spare mange penge på fraflytningslejligheder. Derfor drøftede bestyrelsen også på mødet finansieringen af systemet - skal udgiften afholdes direkte af afdelingerne eller skal den indeholdes i administrati- 9

10 onsbidraget. Det der taler for den første model, er, at det er afdelingerne, der får besparelsen; det der taler imod, er, at vi ikke ved, hvornår besparelsen indtræffer og i hvilket omfang. Derfor godkendte bestyrelsen, at udgiften, som det første år blev anslået til ca. 40 kr. pr. lejemål, blev lagt ind i administrationsbidraget. Da beløbet vil blive mindre i takt med, at systemet afskrives, og 3B syntes, det var relevant at vise størrelse af udgiften, blev det valgt at opkræve det som et særskilt administrationshonorar som en forhøjelse. I forbindelse med udarbejdelse af budget 2015 er der afdelinger, der har reageret mod dette. Senest med vedhæftede indsigelse fra Harry Ottosen, Damagervej. På seneste repræsentantskabsmøde rejste Harry samme problemstilling og fik svar på de stillede spørgsmål. For god ordens skyld skal det også nævnes, at der er kommet en indsigelse fra Teglværkshaven (Almen Bolig+), som undrer sig over at de skal betale, da de ikke får brug for systemet. Til det kan oplyses, at Almen Bolig+ afdelingerne i lighed med alle andre 3B afdelinger vil få glæde af systemet. FU drøftede henvendelsen på sit seneste møde og ønsker bestyrelsens tilkendegivelse. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter henvendelsen fra Harry Ottosen. Byggesager 13. Orientering og status - Igangværende nybyggeri Der er en række igangværende sager, der følger planen for byggesagen, derudover er der en række sager, der endnu ikke er igangsat med det fysiske byggeri, og endelig beder vi om en godkendelse på kr til at få udført et arkitektprojekt til Køben- 10

11 havns Kommunes grundkapital udbud, såfremt vi finder en grund. Administrationen indstiller til bestyrelsen 1. at tage orienteringen vedr. igangværende og godkendte byggesager til efterretning. 2. at godkende et beløb på kr til at udarbejde et arkitekt projekt til indsendelse til kommunens grundkapitaludbud, såfremt vi finder en egnet byggegrund. 14. Orientering og eventuel indstilling - Konkurssagerne Der er tidligere fremlagt indstillinger om konkurssagerne, hvor Jönsson har været entreprenør. Møllergården/Kongsgården er afsluttede, mens der på Bostedet Amagerfælledvej kommer et krav igen om udbetaling af garantisum, hvilket vi ikke forventer, vil give problemer. Der er usikkerhed i de tre sager Taastrup Torv, Toftegård Tag og Signalgården, som endnu ikke kan kapitaliseres. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15. Orientering Solvangcentret Københavns Kommune har på møde i august godkendt nedrivning af Solvang Centret. Sideløbende med processen om nedrivningen er der på baggrund af beboerproces og møder med afdelingsbestyrelserne i Urbanplanen udarbejdet vedlagte plan for området, som pt. indgår i budgetforhandlingerne. Der vil på mødet blive orienteret nærmere om budgetaftalen, som forventes forhandlet på plads inden bestyrelsesmødet den 19. september. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 11

12 Orientering fra udvalgene 16. Boligsocialt udvalg 17. Byggeudvalg 18. Demokrati- og kommunikationsudvalget 19. Drifts- og serviceudvalget 20. Klima- og miljøudvalget Orienteringspunkter 21. Evaluering Almene Boligdage 3B deltog på Almene Boligdages konferencedel med indlæg om Socialøkonomisk virksomhed ved Steffen Morild og Mikkel Warming. Derudover deltog 3B på udstillingsdelen med en stand, der indeholdt alle de tre temaer, den samlede udstilling var bygget op omkring. På 3B s stand, der var meget centralt placeret og iøjnefaldende på grund af sin runde form, kunne man høre om Hørgårdens cykelværksted, bybier, plantekasser, solceller i Nord, renovering i Egedalsvænge og klimaprojekt i Kokkedal. Der blev udleveret postkort og beboerblad og der var konkurrencer om kroophold og en tur i Ferrari. 3B har høstet stor anerkendelse for den flotte udstilling og for at byde deltagerne velkommen indenfor. Almene Boligdage skal nu evalueres af BL s bestyrelse og indtrykket er, at man vil overveje at afprøve andre måder at sætte fokus på sektoren. Også internt vil 3B evaluere deltagelsen både i forhold til udførelse og i forhold til udbytte. Udstillingens budget var kr. eksklusive medarbejdernes tid. (Se i øvrigt fotos, der er lagt på Facebook på Boligforeningen 3B s side) 22. Workshops og nøgleprocesser Administrationen er i gang med at forberede de 8 workshop til møder i oktober, specielt de første syv. Til den sidste om beboerdemokrati er udarbejdet vedhæftede bilag. 12

13 Der vil på mødet blive orienteret nærmere om forløbet, og der ønskes specielt en drøftelse af processen om beboerdemokrati. De 8 workshop vil blive afholdt i uge 43 og 44 Proces Dato Ansvarlig, bestyrelsen Nybyggeri Renovering Fraflytning Indflytning Regnskab Budget Samdrift Beboerdemokrati På seneste FU møde blev der orienteret om, at bestyrelsen var usikker på, om alle 8 processer skal gennemføres nu, eller om forløbet skal opdeles i to, således at der holdes 4 workshops i oktober / november og 4 i februar / marts. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter de kommende møder om de 8 processer, herunder om de skal opdeles i to omgange. 23. Samplacering af driftschefer på Amager Driftsområde Øst har i dag placeret sine driftschefer på tre forskellige adresser, hvilket giver nogle udfordringer pga. den fysiske afstand. Særligt på Amager giver det store udfordringer, da de driftschefer, som bl.a. betjener Urbanplanen ikke sidder samme sted. Derfor flytter ejendomskontoret fra Hjulmagerstien 18 over til Hjulmagerstien 8, som indtil 1. august 2014 blev anvendt til mødested for dagplejemødre, for at skabe plads til et fælles områdekontor på Amager. Der skal udføres noget istandsættelsesarbejde i august måned, og indflytning af det nye ejendomskontor i Hjulmagerstien 8 forventes pr. 1. september

14 Det nuværende driftskontor på Amagerfælledvej 95, som bliver ledig forventeligt pr. 1. oktober, vil blive om-mærket og udlejet som en lejlighed til beboelse. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Ledelsesinfo 1. halvår 2014 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager vedlagte ledelsesinformationsrapport for 1. halvår 2013 til efterretning Budgetopfølgning 1. halvår Notat og bilag eftersendes 26. Investeringsopfølgning 1. halvår Der henvises til vedlagte bilag, der viser status og oversigt over investeringsafkast pr.30. juni. Nettoafkastet pr. 30. juni udgør mellem 2,32 og 2,49 pct. Dette svarer til gennemsnitlig 2,39 pct. Benchmark udgør 1,33 pct. Det gennemsnitlige afkast pr. 30. juni er altså 1,06 pct. bedre end benchmark, hvilket er tilfredsstillende. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 27. Aktivitetspuljeopfølgning 1. halvår Aktivitetspuljen udgjorde ved indgangen til 2014 i alt kr. og med årets samlede indbetalinger på kr. er der kr. til rådighed. Der er i 2012 og 2013 disponeret i alt kr., der endnu ikke er udbetalt. På forretningsudvalgsmødet i april blev godkendt tilskud til afdeling 3058 Prangerhuset på op til kr., og på mødet i maj fik afdeling 3071 Kløvermarken tildelt kr. Med årets indbetalinger og ovennævnte disponeringer udgør disponibel saldo kr. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 14

15 28. Kunde udlejningssituationen Oversigt over ledige boliger og erhvervslejemål/institutioner pr. 30. juni 2014, hvor det samlede lejetab udgør kr ,52. Der er ledige boliger i Egedalsvænge og på Taastrup Torv. I Egedalsvænge er en ungdomsbolig ledig. Denne bolig er CIU i gang med at leje ud, der er bl.a. fem ansøgere, der har fået tilsendt lejekontrakt, men ønskede ikke boligen alligevel. Boligen bliver også forsøgt lejet ud via DTU. På Taastrup Torv er 11 boliger ledige, tre boliger er lejet ud, en bolig mangler lejekontrakten at blive modtaget retur med underskrift og syv boliger er i tilbud. Boligerne på Taastrup Torv har på grund af sagens udfordringer ikke kunne blive sendt i tilbud før i slutningen af maj måned. Der er ledige erhvervslejemål i Folehaven. De tre lejemål bliver forsøgt lejet ud via en ejendomsmægler. I Remisevænget Syd er 8 lejemål ikke forsøgt lejet ud, det samme gør sig gældende med fire daginstitutionslejemål i Valby, da der p.t. er ved at blive lavet en vurdering af mulig benyttelse af disse. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 29. Kunde Fraflytning 1. halvår 2014 Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdomsboliger og ældreboliger; hvoraf det fremgår, at der i 2. kvartal 2014 har været 251 fraflytninger samt at fraflytningsprocenten var 2,19 %. Fraflytningsprocenten inkl. antal fraflytninger har i 2. kvartal: 2014 været 2,19 % i alt 251 fraflytninger 15

16 2013 været 3,70 % i alt 327 fraflytninger 2012 været 3,00 % i alt 342 fraflytninger 2011 været 2,99 % i alt 335 fraflytninger I forhold til 2. kvartal 2013 har der i 2014 været: 76 færre fraflytninger svarende til et fald på 1,51 % Fraflytningsprocenten har i: 2013 været 10,31 % 2012 været 11,36 % 2011 været 11,42 % 2010 været 11,50 % 2009 været 12,30 % 2008 været 11,00 % Årsagen til stigningen i fraflytninger og faldet i fraflytningsprocenten i en periode er, at der har været ca. 425 boliger, som er taget i brug i perioden 2011 til I fraflytningsstatistikken er der kun medregnet familie-, ungdomsboliger og ældreboliger; derimod er der i indflytningsstatistikken kun familieboliger. Det er p.t. ikke teknisk muligt at lave en statistik, som er enslydende. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 30. Kunde Indflytning 1. halvår 2014 Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over indflytninger for alle familieboliger i 2. kvartal Der har været 188 indflytninger fordelt som nedenfor: 37 boliger er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 57 boliger er lejet ud efter fleksibel udlejning 71 boliger er anvist til kommunerne 1 bolig er tilbudt Byfornyelsen i København 9 boliger er overtaget ved bytning 13 boliger er lejet ud i forbindelse med genhusning på Stubmøllevej og på Herlevgårdsvej 0 boliger er lejet ud til tidligere beboere, der i for- 16

17 bindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B Der har i 2. kvartal 2013 været 249 indflytninger fordelt som nedenfor: 72 boliger er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 70 boliger er lejet ud efter fleksibel udlejning 86 boliger er anvist til kommunerne 0 boliger er tilbudt til Byfornyelsen i København 6 boliger er overtaget ved bytning 14 boliger er lejet ud i forbindelse med genhusning på Stubmøllevej, på Herlevgårdsvej og i Egedalsvænge 1 bolig er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B I forhold til 2013 har der været 61 færre indflytninger i 2. kvartal Der er ligeledes taget flere boliger i brug i 2012, 2013 og I forhold til 2. kvartal i 2013 har der i 2014 været: 35 færre boliger som er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 13 færre boliger som er lejet ud efter fleksibel udlejning 15 færre boliger som er anvist til kommunerne 1 mere bolig som er tilbudt Byfornyelsen i København 3 flere boliger som er overtaget ved bytning 1 mindre bolig er lejet ud i forbindelse med genhusning på Stubmøllevej og på Herlevgårdsvej 1 mindre bolig som er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B Årsagen til at der er forskel i antallet af indflytninger via den intern/ekstern, fleksible venteliste, kommunale anvisninger, boliger som er anvist via byfornyelsen og bytninger er, at der er forskellige udlejningsaftaler med kommunerne. 17

18 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 31. Kunde Restancer 1. halvår 2014 Af vedlagte oversigt fremgår det, at der i 1 og 2. kvartal 2014 er sendt: stk. rykker 1 (påkrav) 550 stk. rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 102 stk. rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 16 stk. er udsat af deres bolig (6 stk. havde dog afleveret opsigelse/nøgler inden fogeden kom). I forhold til 2013 har der i 2014 været sendt: 0 flere rykker 1 (påkrav) 2 færre rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 8 flere rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 10 færre er udsat af deres bolig (1 mindre havde afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). Der er udsættelsessager, som vi stadig ikke vil forhindre. Det gælder fx klagesager i forbindelse med husordensager og ulovlig fremleje i de pågældende afdelinger. I disse situationer fastholder 3B med vilje sagerne, til lejer bliver sat ud med fogeden. Fra 1. juni 2014 får 3B automatisk overført boligstøtten på de lejere, der modtager denne støtte. Ændringen medfører, at lejeren: får en lavere huslejeopkrævning fra 3B fremover kan se, hvor meget lejeren får i boligstøtte på huslejeopkrævning ikke længere skal give UdbetalingDanmark besked, når lejerens husleje stiger boligstøtte bliver automatisk reguleret ligeledes ikke skal give UdbetalingDanmark besked, hvis lejerens bolig bliver bygget om også her bliver boligstøtte automatisk reguleret Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18

19 32. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Fra direktionen: Andre: 33. Eventuelt Temadrøftelser Lørdag Status på driftsområdet orientering og drøftelse Oplæg v. områdechefer Jørgen Rasmussen og Thomas Lund. Lørdag Status på igangværende aktiviteter og drøftelse af udviklingsplaner for det kommende år. Oplæg v. Bent Frederiksen. Bilag eftersendes Lørdag Bestyrelsens arbejde / indre liv Bestyrelsesudvikling proces fremadrettet Forretningsorden for bestyrelsen Konstituering Kommissorier udvalg Bestyrelsesvederlag Kontaktpersonordning relationer og værdi Årshjul (inkl. fordeling emner fra Aktionslisten). Bilag eftersendes 37. Afrunding 19