specialistkompetencer (særlig uddannelse) fagfordeling Indtast i TRIO x x x x x

Transkript

1 Planlægning af skoleåret Opgaver Beskrivelse af opgave generalistkompetencer (Viden om) specialistkompetencer (særlig uddannelse) Skal udføres på skolen Driftsfællesskab Ledelsesopgave Bemærkninger Afslutning af året Opgøre tid ulempetillæg regulering af UV-tillæg Indberet nyt skoleår til Løn - > TRIO Planlæg pæd ressourcer ind Tidsplanlægning af SFO/SFK i skolen Opstart af nyt skoleår fagfordeling ansættelse beregning af ressourceoverblik/behov fremrulning af skoleåret Centrale kurser mv skal helst meldes ud senest i marts af hensyn til skolernes planlægning TRIO / fagfordeling fagfordeling Indtast i TRIO Skolerne starter opgaven i ecel med timeopgørelse, match af timer og lærerressourcer administrativ opgave der er tæt knyttet til faglig ledelse Fleskemaer Skemaer lægges. Tastes og følges op på. Tabule anvendes Samtaler om opgaveoversigter med medarbejderen Koordination Aktivitetskalender / traditioner Årshjul temauger møder lejrskoler særlige dage Er på nogle skoler Fleskemaer ca 10 uger årligt, kræver overblik og stor indsigt i det pædagogiske/didaktiske arbejde ikke alle skoler bruger tabule til skemalægning Fagfordeling og skemalægning kræver stor indsigt i organisationen

2 Indtastning i Intra løses i dag meget forskelligt på skolerne Foregår løbende og samtidig med planlægningen, foretages både af kontor, medarbejdere og ledelse alt afhængig af opgaven Intra/hjemmeside Ajourføring og indtastning stor opgave

3 Økonomiopgaver Lønsumsstyring Hver mdr () MFR Bilagskontrol Hver mdr(stikprøve Bogføring/kontering/udlæg Sende fakturarer Kontantkasse/bank/afstemning Bilagsgodkendelse lidt bøvlet da lærere ikke er på Opus Budgetomplaceringer/OPUS Budgetlægning Rapporteringer til skolebestyrelse Budgetopfølgning Fremlæggelse af budget Til og afgang af elever Der planlægges workshop der kan klæde skolerne på da det er nødvendigt at burge omplaceringer når "Mit forventede regnskab" skal bruges Nogle laver træk fra OPUS og viser forbrug. Andre laver håndholdt forventet resultat Adm af elevskabe/afstemning med bank/mobilepay Lejrskole indberette timer, forældrebetaling mm. Kontokort, rejsekort, skolekort

4 IT opgaver Print udfordringer Forskellige udfordringer Adm. Reparation af Ipads Udlevering og modtagelse af Ipads Lightspeed Generel adm af Ipads, køb af apps mv. Apple samarbejde med andre produkter Brandslukning Apple ID, TV, print, Uni login Uni-login adm. Image på PC'er Der er en generel udfordring med meget forskelligartet udstyr - en ensartning kunne hjælpe til nemmere at løse udfordringer

5 Personale administration Ansættelse Løn til fagpersonale efter overenskomst Oprettelse i diverse systemer, udlevering af udstyr, nøgler osv. timeindbereting af vikarer HR-skyen organisering af samtaler Oprette medarb i mange systemer Ikke så ofte reglerne Adm af ferie i forbindelse med barsel anvendes, så skal sætte sig ind i dem på ny Sygdom/fraværsregistrering Indberette i Opus Sygesamtaler Timelønnede Indberette i Opus Bliver delvist flyttet til Personale pr Bliver delvist flyttet til Personale pr ferieuge/omsorgsdage/planlagt fravær/sygdom

6 Elev administration Nye elever Indskrive i TEA/INTRA 1. maj børn Oprette i div. systemer Oprydning / fremskrivning i TEA årligt stambøger? foregår kun på en skole? Skal gøres løbende nu! Det er blevet en anden opgave! SFO Tjek af lister 4 gange årligt Oprette i div. systemer Prøver: PF9, terminsprøver, 8. kl. skr. årsprøver Adm af hold, karakter og udskrivning af prøvebeviser, projektopgaver Prøver, diverse opgaver vagtskema, andre prøverelaterede dokumenter, kontakt til UVM, kontakt til censorer Skrive ud - rykke for indskrivning (ringer og skriver) Indskrivning Prøve censorring Opstilling, forplejning, Afholdelse af prøver logistik Nationaletests bestilling og afvikling Optagesle.dk overførsel og ajorføring indberetning af standpunktskarakter og UPV DSA - modtageklasser registrering - elev/klasser Elevfritagelser registrering - indberetninger

7 Administation af vikar Ansætte korps for et skoleår inden ferien Vikardækning ansættelser, samtaler, vikaradministration skemalægning mm. To scenarier: fælles vikar korps for distriktet eller vikarkorps for enkelt skole

8 Bygninger og teknisk service Renholdelse af udearealer Energi Fejning, snaping i skolegård, omkring skolen og på skolens boldbaner Ejendomme Monitorering, justering fejl mv. Små reparationer Flytte møbler mv. opstilling til div ting, små rep af Inventar adm. møbler Daglig opfølgning på Rengøring rengøringen og tilsyn Nøgler, booking (samarbejde med Kultur). Oprydning / kontrol efter Servicering af fritidsbrugere brug Udfordring budget dækker ikke de opgaver der ligger på skolerne Der er en forventning fra fritidsbrugerne til en standard. Åbner / lukker Mælkeordning Opsætning til arrangementer indkøb af forplejning og opstilling i mødelokaler Nøgle adm ABA anlæg Attester, sikkerhed ekstern leverandør - evt. administrativt personels opgave? Alarmer Sikre brandinstruktioner ekstern leverandør Kontakt til leverandører / håndværker

9 Diverse Arbejdsskader Indberette Forsikringsskader Indberette Indberetninger Statistikker, forespørgsler mv Skadestue Tal mv Tal til forvaltningen, UVM. Anvendelse af LIS mv. Kvalitetsrapport Spørgeskemaer Data til kvalitetsanalyse/specialopgave/led else Kommunikation Hjemmeside, intra, ad hoc, intern/ekstern, Vedligeholdelse af dokumenter som pjecer, foldere og øvrig kommunikation Indkøb materialer mv. BUBO24 Samle indkøb, registrere hvem der bestiller hvad, modtagelse og kontrol af leveringer og besked til modtager. Kontering på rigtige konti Vedligeholdelse af maskiner og materialer Valghold Adm med hold, pjecer, ønsker mv. Forberedelse, afholdelse, Valg til skolebestyrelse/medudvalg information mv. åbningstid/telefontid Scanning af personalefiles i OPUS Fotoårsbog Planlægning af elevfotografering samt fotoårsbog Lokaleudlån og Mødeaktivitet Internt/eksternt, herunder valg Fødselsdage/jubilæer/receptioner/ dimission Planlægning og afholdelse Håndtering af datasikkerhed (Datasikkerhedsforordning) Udrulning af Aula