AB/EK møde 23. oktober 2017, kl. 17:15-19:15 Mødelokalet, Femkanten J 1

Transkript

1 AB/EK møde 23. oktober 2017, kl. 17:15-19:15 Mødelokalet, Femkanten J 1 Afbud til mødet sendes til ab@blaakildegaard.net og ek-blaakildegaard@kab-bolig.dk Deltagere: Fra AB - Søren Evers, Peter Møller Nielsen, Ole Søndergaard, Franck Fogh- Dahl, Pia Jensen, Jonas Brandenburg, Samar Hassan. Fra EK - Lars Mann Pedersen (referent) Afbud fra: Line Aoussar, Sabrina Jørgensen Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden nr. 9/2017, 23. oktober Godkendelse af referat nr. 8/2017, 25. september Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager Ejendomskontoret informerer om personaleforhold Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret Status på byggesagen Status over afdelingens driftsøkonomi Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret Fastlæggelse af mødeplan for Opdatering af fælles sagsliste Næste møde Eventuelt /8

2 1. Godkendelse af dagsorden nr. 9/2017, 23. oktober 2017 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender dagsorden. : Godkendt. 2. Godkendelse af referat nr. 8/2017, 25. september 2017 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender referatet. : Godkendt. 3. Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager Opdatering af vaskeriets software Onsdag den 1. november 2017 bliver softwaren, der styrer vaskeriet, opdateret. Opdateringen betyder bl.a., at driftssikkerheden øges ved at vaskeri- og brugerinformationerne ikke kun ligger på én pc, men placeres på en fælleserver, hvor Miele sikrer daglig backup. I det daglige vil det så betyde, at alle medarbejdere på ejendomskontoret nemt vil kunne få adgang til systemet. Første gang brugerne skal benytte vaskeriet efter ændringen, vil der skulle indtastes en 6 cifret kode, som fremsendes af Miele til hver lejer. Derefter vil brugerne opleve, at vaskeriet fungerer som hidtil. Ejendomskontorets mulighed for udskrivning af f.eks. brugerstatistik vil være forbedret, samtidig med, at kontrollen af indstillinger så som priser, åbningstider m.m., vil være nemmere. 2/8

3 03.02 Dialog med Høje-Taastrup Kommune omkring parkeringsproblemer, specielt ved Sekskanten Kundechef og ejendomsleder har tidligere haft et møde med vejchefen fra kommunen, men da det ikke er lykkedes i fællesskab at finde en acceptabel løsning på parkeringsproblematikken, har ejendomslederen indledt en dialog med kommunens ansvarlige leder på skoleområdet. Ud over de trafikale problemer det giver i dagligdagen, når forældrene kører til og fra skole og institutionerne, ligger der også et stort trafiksikkerhedsmæssigt problem, som søges løst via denne dialog Energi-projektet Enig Afdelingen medvirker, sammen med en række andre boliger i Høje-Taastrup og rundt om i landet, i energi-projektet Enig, hvor der er fokus på energiforbrug og indeklima. Projektet er lokalt med Høje-Taastrup Kommune som tovholder. Energitjenesten har i juni 2017 været på besøg i afdelingen, og der er efterfølgende udarbejdet en energirapport, hvor der er en række forslag til mulige initiativer. Vurderingen og en eventuel gennemførelse af nogle af forslagene er p.t. på standby, indtil der er en afklaring om, hvad der skal ske med afdelingen. Alligevel kan det være en god læsning om, hvad vi skal være opmærksomme på. Rapporten er vedlagt til orientering. Høje Taastrup Kommune afholder møde med de beboervalgte for de involverede afdelinger torsdag den 23. november 2017 kl Invitationen videresendes til Byg og grøntudvalget. 3/8

4 Som en del af projektet vil der blive opsat indeklima-måleudstyr i 2 boliger i afdelingen over en længere periode fra primo november til primo januar (2 måneder). Byg og Grønt-udvalget sender eventuelt en repræsentant til mødet Legepladsrapport 2017 Der er foretaget diverse vedligeholdelsesopgaver på legepladserne i henhold til legepladsrapporten. Der er indkøbt nye finmaskede net til målene på multibanen. De gynger, der skulle repareres, er sat i ordre, ligesom en række mindre vedligeholdelsesopgaver er udført af afdelingens servicemedarbejdere. Der arbejdets fortsat på en løsning vedrørende mellemrummene på hegnene omkring basketballbanen. 4. Ejendomskontoret informerer om personaleforhold Vejrligsordning 2017/2018 Det er nu internt aftalt, hvordan ansvaret for vejrligsovervågningen er fordelt mellem medarbejderne i perioden fra 15. november 2017 til 31. marts Der vil løbende blive fuldt op på håndteringen af vejrligsovervågningen. 4/8

5 Personaleforhold generelt Lukket punkt Ejendomslederens orientering taget til efterretning. 5. Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret Hjertestarter. Der er bestilt en ny Hjertestarter, der opsættes på væggen ved Femkanten J 1. Samtidig er der foretaget service på Hjertestarteren, der er placeret ved Trekanten G 20. Hjertestarten ved Femkanten J 1 vil blive registreret på Trygfondens Hjertestarter App, ligesom den ved Trekanten G 20. Ejendomskontoret indfører samtidig en procedure der sikrer jævnlige afprøvninger af begge hjertestartere. AB kopimaskinen. AB har tidligere besluttet at afhænde den ene kopimaskine på kontoret, idet udgifterne til kopimaskinen langt overstiger det faktiske kopibehov. Ved at afhænde maskinen, vil der kunne spares servicegebyr og kopiafgifter på AB-budgettet for ca kr. Udgiften til kopimaskinen på ejendomskontoret må samtidig forventes at stige, men der må påregnes en samlet besparelse for afdelingen. Ejendomslederen har indhentet en pris på salg af maskinen, og vil redegøre yderligere for sagen på mødet. Nøgler til AB. Der er samlet et sæt nøgler til diverse klubber og fælleslokaler i afdelingen, til brug for afdelingsbestyrelsen i nødstilfælde. AB bedes drøfte det videre forløb. Erstatningssag i forbindelse med skader i beboerlokale. Ejendomslederen redegør mundtligt for sagen på mødet. Ejendomskontoret har udbetalt kr. aconto til udvalget for Blåkildedagen. Der er endnu ikke modtaget regnskab for dagen. Afdelingsbestyrelsen er ansvarlig over for revisionen for, at der foreligger regnskab og bilag på det udbetalte acontobeløb. Aftalen med Nets omkring DanKort automaten udløber 31. december 2017, og ejendomslederen er derfor i dialog med Nets omkring en ny aftale. Den nuværende Dankort automat udgår samtidig af markedet. Fraflytningsstatistik for afdelingen vedlagt til orientering. Tallene for 2017 er ikke endelige. 5/8

6 AB kopimaskinen. Ejendomslederen afhænder kopimaskinen, og provenuet indsættes på konto Klubber og genbrugsgrupperne informeres om, at fremtidige kopiopgaver som klubmeddelelser, kopi af regnskab og bilag varetages af ejendomskontoret. Ejendomslederen finder en løsning på nøgleopbevaringen og giver bestyrelsen besked. Peter Møller Nielsen oplyste, at de overskydende midler er indsat på ejendomskontorets bankkonto, og der fremsendes regnskabsopgørelse, så ejendomskontoret kan bogføre regnskabet i forhold til acontoudbetalingen. Øvrige punkter taget til efterretning. 6. Status på byggesagen Der er fortsat ikke kommet svar fra ministeriet på ansøgningen om frasalg og nedbrydning af afdelingen. 7. Status over afdelingens driftsøkonomi Der er fremsendt en budgetopfølgning til bestyrelsen på mail og i papirform primo oktober Opgørelsen er for ¾ af regnskabsåret, og indeholder følgende konti: /8

7 På det foreliggende grundlag ser det ganske fornuftigt ud, idet forbruget på ovennævnte konti ligger inden for de 75 % af budgettet, der må forventes at kunne være brugt på nuværende tidspunkt af året. Ejendomslederen har ikke modtaget spørgsmål til budgetopfølgningen. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen tager budgetopfølgningen til efterretning. 8. Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret Afdelingsbestyrelsen informerer om eventuelle sager eller forhold til ejendomskontorets opfølgning. Ejendomskontoret tager informationerne til efterretning, samt igangsætter eventuelle initiativer på baggrund af afdelingsbestyrelsens beslutninger. Intet at notere. 9. Fastlæggelse af mødeplan for 2018 Forslag til mødeplan for AB/EK-møder samt afdelingsmøder 2018 fremlægges til drøftelse. Afdelingsbestyrelsesmøderne ligger på mandage og starter kl Afdelingsmøderne foreslås afholdt den 14. maj og den 10. september. Udkast til mødeplan fremsendt til afdelingsbestyrelsen. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter mødeplanen og fastlægger møderne for Mødeplan godkendt. 7/8

8 10. Opdatering af fælles sagsliste Sagslisten indeholder konkrete beboersager med adresseoplysninger, og betragtes som et internt arbejdsdokument for AB/EK samarbejdet. Vedlagt som bilag. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen og Ejendomskontoret gennemgår den fremsendte sagsliste og foretager eventuel tilrettelse. Opdateres med tilføjelse af punkt omkring kommunale institutioners benyttelse af legepladser i. 11. Næste møde Næste møde er aftalt til mandag den 20. november 2017 kl Ejendomslederen har bedt om at få mødet flyttet, sådan at AB/EK-mødet først påbegyndes kl Det indstilles, at afdelingsbestyrelsen noterer sig datoen, men ændrer tidspunktet, sådan at AB-mødet afholdes kl og AB/EK-mødet afholdes kl Afdelingsbestyrelsen har noteret sig det ændrede tidspunkt for mødet. 12. Eventuelt Genbrugsgruppernes julefrokost blev drøftet. AB og EK er enige om, at der gives op til 500 kr. pr. genbrugsmedarbejder, der deltager i den fælles julefrokost for genbrugsgrupperne. Status på genhusningen fra Taastrupgaard blev drøftet. Den øgede aktivitet på og omkring parkeringspladserne om aften blev drøftet, og ejendomslederen oplyste, at der er en igangværende dialog med både politi og kommune. Møde slut kl /8