Innovationsprojekter i drift. Januar SYDDJURS gør det nemmere billigere og bedre

Transkript

1 Innovationsprojekter i drift Januar 2012 SYDDJURS gør det nemmere billigere og bedre

2 Administrationen Digital indberetning af tjenestekørsel IT og Borgerservice har udviklet NemKørsel, der muliggør digital indberetning af tjenestekørsel og understøtter de gældende regler på området, for eks. vedr. merkørsel. Løsningen går i sin enkelthed ud på at medarbejderne indberetter tjenestekørsel via kommunens borgerportal MitSyddjurs. Disse data genbruges så til lederens godkendelse i et digital administrationsmodul, hvorefter data sendes til de respektive fagsystemer hos KMD. Data tastes altså kun én gang, og der er inden brug af papir, print og skan. Løsningen er fuldt implementeret i administrationen og på skoleområdet, og der var over 3000 indberetninger i oktober Effekt: Nemmere for alle medarbejdere der har tjenestekørsel. Løsningen er hurtigere og giver samtidig et samlet personligt overblik. Nemmere for ledere og delegerede da digital indberetning fjerner papirgangen og muliggør godkendelse af al kørsel og for alle medarbejdere med to klik om måneden. Billigere for Syddjurs Kommune, da der spares tid på arbejdsgange der ikke er kerne opgaver Billigere da alle medarbejdere bliver vante brugere af kommunes borgerportal (MitSyddjurs) hvor borgere eks. kan se sagsstatus, boligoverblik, tilgå e-boks og betjene sig selv. Det øger altså selvbetjeningspotentialet hos de medarbejdere der også er borgere i kommunen - og man får uddannet et stort korps af digitale ambassadører helt gratis. Bedre da NemFlow sikrer nem adgang til generel statistik vedr. tjenestekørsel - men også sikrer kontrolværktøjer, så medarbejderne ikke længere manuelt skal finde eks. medarbejdere der har kørt mere end km på et år. Bedre da lederen får et samlet overblik over medarbejdernes kørsel - både på den enkelte medarbejder og får hele den organisatoriske enhed. Projektejer: Personalekonsulent Annemette Dahl Natur og Miljø It-løsning til feltregistreringer af naturovervågning Tidligere når kommunen skulle lave tilsyn med beskyttede naturtyper, skulle man printe kort ud over lokaliteterne samt et skema til naturregistreringerne. Når medarbejderne kom hjem på kontoret, blev data fra skemaerne indtastet og afrapporteret til Miljøportalen (Naturdata). I 2011 har Syddjurs Kommune (IT og Team Natur) i samarbejde med Danmarks Miljøundersøgelser udarbejdet en pc- tablet løsning, så medarbejderne har en minicomputer med i felten (kan tilgå kortmateriale direkte, og sparer tid til forarbejdet/udprintning af kort) samt indtaster data direkte elektronisk, så den efterfølgende tid til indtastning spares. Det bemærkes dog, at it-løsningen ikke - med det nuværende materiel - er brugbar i regnvejr, da computeren ikke tåler vand. Medarbejderne sparer estimeret min pr. besigtigelse med den nye it-løsning. Da man med den nye KL-aftale med Miljøministeriet har forpligtet kommunen til at udføre tilsyn med alle beskyttede naturtyper over en 10-årig periode betyder dette, at man skal udføre ca 400 tilsyn pr. år - et krav man umuligt med de nuværende ressourcer kan leve op til. Før it-løsningen ville 400 tilsyn estimeret tage 80 dage/år. Med it-løsningen tager tilsynene estimeret dage, afhængig af antal regnvejrsdage. Udgifter til udvikling og anskaffelse af pc er ligger under kroner. Alle kommuner samt Naturstyrelsen laver feltbesigtigelser, og enkelte benytter allerede tilsvarende it-løsninger, men projektet har potentiale til at kunne udbredes på landsplan.

3 At benytte IT til at lette opgaver er selvfølgelig ikke nytænkning, hvorfor projektet må betragtes som inkrementel innovation. Men at tage IT- med ud i felten er nytænkende. Der har tidligere været spæde initiativer til lignende projekter. Men med den nye kompatibilitet mellem indtastningsmodulet og Naturdata, som Syddjurs har udviklet sammen med Danmarks Miljøundersøgelser, skabes the missing link, som gør løsningen for alvor tidsbesparende og fleksibel. Projektet er stort set fuldt implementeret, vi mangler blot de sidste data-oploads, når feltsæsonen er ovre. Primus motorer for projektet i Syddjurs Kommune har været: Dan Laursen, Allan Frederiksen og Lars D. Bruun. Online feltregistrering med i-phone Traditionel papirarbejdsgang er erstattet af smart registrering online på i-phone. Det betyder at alle registrering i felten herunder GPS positionering sendes direkte til kommunens GIS-system. Data er derefter tilgængelige for alle videre arbejder både i og udenfor teamet, fx når Syddjurs Spildevand skal planlægge kloakering eller når vi selv skal meddele påbud i det åbne land. Tid og arbejdsgang i forbindelse med forberedelse, tilsyn og det opfølgende arbejde er reduceret markant. Derudover er vores data blevet tilgængelig i GIS så efterfølgende arbejder i andre sammenhænge/afdelinger er umiddelbart mulig. Andre områder i Team Miljø kan med fordel anvende metoden. Smart registrering er således allerede igangsat til i et nyt projekt til registrering af drikkevandsboringer. Og andre teams/afdelinger kan ligeledes anvende smart registrering. Kun fantasien sætter grænser. Kontakt: Teamleder Susanne Kornvig Voksen-handicap Økonomistyring i medarbejderteams Projektet skal integrere medarbejdernes faglighed med de økonomiske rammer på arbejdspladsen ud fra den overbevisning, at det er front-medarbejderne som bedst ved, hvordan ressourcerammen fordeles på opgaverne. Medarbejderne er på denne baggrund selv med til at vurdere hvilke muligheder, der er for at give tilbud samt hvilket omfang, de enkelte tilbud bør have. Det sætter fokus på effekten af tilbuddet, når sagsbehandlerne både skal se på de faglige behov og på de økonomiske muligheder ved en bevilling. Effekt: At medarbejderne i teams selv kan prioritere ressourcerne på de forskellige opgaver har gjort arbejdet mere målbaseret og dynamisk for medarbejderne og mindre bureaukratisk. Projektet er implementeret. Medarbejderne prioriterer selv de ressourcer der er til rådighed til opgaverne i deres teams. Oprettelse af væresteder i kommunens fire hovedbyer Værestederne skal kunne drives primært af frivillige. Skal medvirke til at flere borgere ikke længere har behov for hjælp efter

4 85 eller får et mindre behov for hjælp Skal medvirke til opretholdelse af effekt af fx misbrugs- behandling, så færre skal have et genbehandlingsforløb Er startet i Rønde februar Kontakt: Leder Jan Saaby Nielsen Beskyttet beskæftigelse Ideen til projektet er opstået, efter et ikke-rentabelt tilbud måtte lukkes. 1 stedet blev brugerne flyttet til et nyt tilbud, hvor de fik mulighed for at færdiggøre det beskæftigelsesprojekt, de deltager i, men med en endnu bredere vifte af tilbud. En bredere vifte af beskæftigelsesprojekter tæt på arbejdsmarkedet for de ledige. Gode erfaringer til de ledige En meningsfuld arbejdsplads Et godt pædagogisk miljø Desuden dialog med Team 2 i Jobcentret for at formulere et fælles værdigrundlag for det tværgående arbejde med at få de svageste borgere tættere på arbejdsmarkedet. Kontakt: Leder Henrik Rudolf Vandrehjemmet som et socialt beskæftigelsesprojekt Vandrehjemmet blev overtaget af projektcenteret den 1. maj 2011 og har sommeren over fungeret som vandrehjem med ledige som en del af arbejdskraften. Samtidig støttes de ledige og afklares til at komme ud på arbejdsmarkedet. Jobtrænings- og afklaringsforløb tæt på arbejdsmarkedet for de ledige Gode erfaringer til de ledige En meningsfuld arbejdsplads Et godt pædagogisk miljø Administrationen Nyt it sagsbehandlingssystem Projektet skal på sigt minimere arbejdsgangen i forhold til dokumentation. Systemet har direkte snitflade til AS2007og Acadre, så flere dokumentationsgange gerne fjernes. Projektet vil afhænge af, om Syddjurs Kommune udvælges til pilotprojektet. Der er endvidere forespurgt it-afdelingen om fælles deltagelse i projektet med taledokumentation i forhold til sagsbehandlingen, som der lige nu er meldt ud til som pilotkommuner. Syddjurs Organisation og Forretnings Databrønd (SOFD) lokalt datavarehus, intelligente webformularer og applikationer SOFD er nytænkende, både lokalt i kommunen og på landsplan. Nogle af de større kommuner har sniffet til tanken men ingen har gennemført det så konsekvent og så omfangsrigt som Syddjurs Kommune. Hertil kommer at webformular- og applikati-

5 onsdelen er helt unik på landsplan. SOFD er et lokalt datavarehus der bl.a. indeholder data fra KMD OPUS vedr. stillinger, medarbejdere, organisationsenheder, AD, TDC, Acadre og Doc2Mail. Disse centrale datasæt genanvendes så i Active Directory (AD), telefonbøger og i webformularer. Det vil sige, at i stedet for at de samme data indtastes, ændres og vedligeholdes 5 10 steder i organisationen, så er det de samme data, der anvendes og udstilles alle steder og uden at et eneste menneske har fingeren på tastatueret. Ydelserne er altså blevet flere, mere specialiserede til formålene, bedre og billigere. SOFDs data bruges allerede til automatisk vedligehold af store dele af AD, den ny telefonbog, registreringer der kan knyttes på medarbejdere eller organisationsenheder (eks. kontrakter, systemer og mobiltelefoner), multimedieskatkontrol og meget mere. Oven på SOFD er der så bygget intelligente (selvudfyldende) webformularer og applikationer, der sikrer, at man kun skal udfylde nye data (eks. ny medarbejders CPR) og at kendte data (organisationsenhed, omkostningsted etc) kommer automatisk. Konkrete webformularer og applikationer bygget oven på SOFD: Telefonbog/opslagsværktøj vedr. oplysninger om stillinger, medarbejdere og organisation Værktøj der holder styr på processen vedr. indskanning af brevpost Værktøj til IT og Indkøb, hvor der kan hentes relevante oplysninger Værktøj til registrering af mobilnumre Værktøj der understøtter floorwalk i administrationen Værktøj hvor det nye Kontaktcenter/Callcenter kan registrere henvendelser Værktøj til registrering af IP-telefonnumre Værktøj til registrering af mobiltelefoner Nye intelligente webformularer til bestilling af mødeforplejning Nye intelligente webformularer til oprettelse, ændring og sletning af medarbejdere Nye intelligente webformularer til oprettelse af lønaftaler Projektet startede efteråret 2010 og har siden skabt en bølge af ungdommelig kådhed og innovationslyst i IT, Personale og HR samt Udvikling og projektledelse. Det der oprindeligt startede som blot et datavarehus, blev hurtigt til ideer om meget mere, og allerede nu (se ovenfor) er der mange konkrete resultater af den innovationsiver og græsrodsånd, der præger projektet. Kontakt: Projektleder Jon Badstue Pedersen DjursMad I/S Teamrokering DjursMad er delt op i fire team: Diæt, Hovedproduktion, Anretter og Pakke/kørsel. Den enkelte medarbejder er tilknyttet det enkete team i seks måneder. Når medarbejderen har været i teamet i denne periode, skifter medarbejderen til et andet team. Dette betyder, at alle medarbejdere prøver alle funktioner, og at alle medarbejdere får nye kollegaer i teamet hver 3. måned. Denne arbejdsform betyder, at alle medarbejdere skal forholde sig til hinandens områder og være en del af de udviklingstiltag, der er i de enkelte team, da medarbej-

6 deren selv bliver en del af teamet på et tidspunkt. Denne måde er nytænkende, da den enkelte medarbejder ikke har en fast kollega at være partner med, men skal forholde sig til alle kollegaer. Denne måde at arbejde på er så vidt vides ikke set i kommunen eller andre steder. At arbejde på denne måde betyder, at DjursMad ikke er sårbar ved sygdom eller andre ting, der kan lægge et team ned (snestorm). Alle kan dække hinandens funktioner ind Kvaliteten i maden, anretningen og leveringen er blevet klart bedre, da medarbejderne har fokus på produktet hele vejen rundt i alle fire team. Medarbejderne bliver ikke længere nedslidte at af have ensidig gentaget arbejde, som køkkenarbejde tit er, og alle medarbejdere får mulighed for at bruge deres ernæringsuddannelse. Når alle medarbejderne kender hinanden, undgår man klikedannelse, og ved rokering glæder man sig til at være sammen med hinanden på tværs. DjursMad startede 15. februar 2011 og man har rokeret en gang og står over for anden rokering. Leder: Heidi Schmølz