Prioriteringskatalog på Økonomiudvalget som fagudvalgs område.

Transkript

1 Prioriteringskatalog på Økonomiudvalget som fagudvalgs område. Besluttet at sende prioriteringskataloget i høring som forelagt, forslagene prioriteres lige. Beløb i kr., 2019-priser Udvalgets samlede ramme Beløb i kr., 2019-priser Emner fra tidligere prioriteringskataloger: 1. Færre valgsteder Emner fra tidligere prioriteringskatalog i alt Nye emner og analyser: 2. Konsulentforbrug fordelt på områder og kategorier. 3. Indkøb: Kan vi på tværs af organisationen øge mængden af indkøbsaftaler og anvendelsen af indkøbsaftaler Momsanalyse (fejlregistreringer) Fortsat arbejde med kloge m2 Revurdering og nye initiativer Nye emner og analyser, i alt Emner fremkommet i TRIO workshops 6. Optimeret anvendelse af ressourcer Emner fremkommet i TRIO workshops, i alt Nye analyser på baggrund af byrådsseminar og fagudvalgenes temamøder: 7. Energioptimering Bygningsportefølje Nye analyser, i alt Forslag i alt Dokumentet rettet for tastefejl i række 5. Fortsat arbejde med kloge m2 Revurdering og nye initiativer. Rettelsen indarbejdet i forbindelse med behandling af sagen på økonomiudvalgetsmøde.

2 Emner fra tidligere prioriteringskataloger: Nr.: 1 Udvalg: ØU Rammenr.: 590 Rammenavn: Politiske udvalg og administration Overskrift: Færre valgsteder Oplæg til mulige besparelser i forbindelse med valghandlingen i Gribskov Kommune. En stor del af udgifterne til valg, er baseret på antal indbyggere. Det er fx udgifterne til itunderstøttelse, tryk af stemmesedler, valgkort mv. De parametre der kan reguleres på ved afholdelse af valg er primært: antal afstemningssteder, og som følge deraf færre tilforordnede og mindre administrativt personale forplejning Udover dette er det muligt at foretage mindre besparelser på f.eks. slik på valgstederne og traditionen om chokolade til vælgere med rund fødselsdag på dagen. Følgende tager udgangspunkt i en reduktion af afstemningssteder fra 12 til seks valgsteder. Afstemningssteder Der er i dag 12 afstemningssteder i Gribskov Kommune med et antal stemmeberettigede fra 400 til ca Der er i alt omkring stemmeberettigede i Gribskov Kommune. Det foreslås, at sker en reduktion af afstemningssteder til i alt 6 afstemningssteder.: Afstemningssted Tidligere afstemningssteder Antal stemmeberettigede Gilleleje Gilleleje og Søborg Helsinge Helsinge, Annisse og Mårum Græsted Græsted, Esbønderup og Valby Vejby (hallen) Vejby og Tibirke Ramløse Blistrup Mulige besparelser som konsekvens af færre afstemningssteder 11 færre valgsekretærer: kr. 20 færre valgstyrere/tilforordnede: kr. Sparet lokaleleje: kr. Forplejning: 0* *I dag serveres to retter til middag. Det kan reduceres til én ret og give mindre besparelse Hallerne tager som udgangspris en højere pris end forsamlingshusene for forplejning, og derfor vil færre valgsteder med flere valgtilforordne i de store haller ikke give en besparelse, selvom der samlet set er lidt færre der skal have mad

3 Der er kikke afsat et årligt budget til valghandlinger, men kun i de år, hvor der forventes afholdt valg. I 2021 overgår alle kommuner til et nyt valg-it system. Vi ved på nuværende tidspunkt ikke, om det betyder samme. mindre- eller merudgift til valgafholdelse. Forslaget berører ikke direkte Borgerne vil skulle køre længere ifm. valghandlingen, hvilket kan resultere i færre afgivne stemmer. Besparelse Evt. nødvendige investeringer Netto

4 Nye emner og analyser: Nr.: 2 Udvalg: ØU Rammenr.: Rammenavn: Hele kommunen Overskrift: Konsulentforbrug fordelt på områder og kategorier Administrationen har i nedenstående tabel opgjort kommunens udgifter til konsulenter i perioden Samtidig er opgjort tilsvarende udgifter for Hillerød Kommune, hvis opgørelse dog er for perioden Udgifterne er uden anlæg. Tabellen viser, at Gribskov Kommune over de 4 år har anvendt konsulenter for gennemsnitligt 20,6 mio. kr. årligt. Tabellen viser endvidere, at Hillerød Kommune i den 4 årige periode har anvendt for ca. 11 mio. kr. mindre til konsulenter end Gribskov Kommune svarende til 14% mindre end Gribskov Kommune. Medtages anlæg for begge kommuner, bruger Hillerød Kommune ca. 16 mio. kr. mere end Gribskov Kommune i den 4 årige periode svarende til 16 % mere end Gribskov Kommune. Hillerød Kommune har ca indbygger mod Gribskov Kommunes tilsvarende indbyggere (2018) svarende til 23% flere end Gribskov Kommune. Oversigten over de forskellige konsulentkategorier er defineret ud fra NACE Branche koder og inkluderer flere ydelser, som er lov- og/eller regelbundne som fx lægekonsulenter, tilskud til fonden Væksthus Hovedstaden og revision af årsregnskab. Dertil kommer, at en stor del af konsulentforbruget vedrører special bistand, som sikrer, at kommunen kan holde mængden af fast personale relativt lavt til fx it, jura samt byggeteknisk personale og lign. Dette inkluderer også, at det er muligt at tilknytte ekspert bistand på særlige områder således at evt. rekrutteringsudfordringer reduceres samtidig med at der kan leveres en høj kvalitet på de særlige områder. Forbruget af konsulenter skal ligeledes ses i sammenhæng med kommunens samlede udgifter til administration dvs. dels inkl. løn og drift, dels centrale som decentrale administrative omkostninger. Her viser kommunens nøgletalskatalog - som senest har været behandlet på Byrådsseminar den at Gribskov Kommune ligger som den kommune blandt sammenligningskommunerne, der i 2018 har brugt færrest udgifter pr. indbygger. Frederikssund Kommune har i handlingskatalog til budget angivet et besparelsespotentiale på 5-7% i forbruget af eksterne konsulenter ved i højere grad at anvende interne ressourcer og se på samarbejde på tværs af organisationen. Samtidig blev det lagt til grund, at der forud for bestilling af eksterne konsulenter skulle foretages grundigere kravsspecifikation samt bredere markedsafdækning. I det omfang, det vurderes at konsulentforbruget i Gribskov Kommune er for højt og det vurderes, at flere opgaver vil kunne løses indenfor den eksisterende personaleramme, vil et tilsvarende potentiale eventuelt kunne foreslås for Gribskov Kommune hvilket vil svare til mellem 0,6 og 0,8 mio. kr. årligt baseret på de fire års gennemsnitlige omkostninger. En sådan reduktion vil reducere kommunens samlede ramme til administration. Gribskov Kommune vil dermed konsolidere og bestyrke sin plads som den kommune, der bruger færrest udgifter pr. borger på administration.

5 Opmærksomheden henledes på, at en evt. besparelse vil ramme flere fagudvalg, da det omfatter hele kommunen. Endelig kan der være risiko for at det ikke vil være muligt at tilkøbe fornøden ekspertbistand og at det forudsættes at relevante personale kan rekrutteres. Omprioriteringen forventes ikke umiddelbart at få direkte konsekvens for borgere. Ikke opgjort, da budgetterne til konsulenter ligger på flere forskellige rammer. Samtidig er en del af forbruget i årene finansieret af øvrige mindreudgifter bl.a. på lønsum. Besparelse Evt. nødvendige investeringer Netto

6 Nr.: 3 Udvalg: ØU Rammenr.: Rammenavn: Hele kommunen Overskrift: Indkøb: Styrkelse og professionalisering af indkøb på tværs i Gribskov Kommune. Indkøb har gennem en længere årrække været i fokus i forhold til realisering af effektiviseringer i danske kommuner. Et stadigt stigende volumen af kommunernes samlede indkøbsportefølje (til varer og tjenesteydelser) bliver omfattet af indkøbsaftaler, der i større eller mindre grad har været i udbud eller udsat for anden form for konkurrenceudsættelse. Samtidig arbejdes der i kommunerne generelt med indkøbskulturen mhp. at øge udnyttelsesgraden af kommunens indkøbsaftaler. De enkelte kommuners grad af succes med denne opgave varierer og kan ses i sammenhæng med hvilke ressourcer de enkelte kommuner har mulighed for at prioritere til denne opgave. I nedenstående tabel vises antal ansatte i indkøbsfunktioner i kommuner i det nordsjællandske indkøbsfællesskab (IN). Det fremgår af tabellen, at de fleste kommuner bruger omkring 3 årsværk i indkøbsfunktionen (svarende til 0,7-1 årsværk pr indbyggere). I rundspørgen blandt nedenstående kommuner har det endvidere vist sig at hovedparten af kommunerne har ansatte i indkøbsfunktioner, som har arbejdet med opgaven i en længere årrække typisk mellem 2 og 10 år eller mere. Som det fremgår af nedenstående figur er 33 % af Gribskov Kommunes indkøbsportefølje aftaledækket, mens compliance (anvendelsesgraden af eksisterende aftaler) er 35%. Administrationen vurderer med dette afsæt, at der er et potentiale i at få en højere aftaledækning og forbedret compliance. Administrationen vurderer dog også, at Gribskov Kommune - i en indkøbsmæssig sammenhæng er en umoden organisation, så det vil kræve tid og ressourcer at kunne indfri potentialet. Som det fremgår af tabellen ovenfor er der i dag 3 medarbejdere, der arbejder med indkøb herunder aftaleindgåelse og kontraktforlængelser samt -fornyelser. Alle har under 1 års erhvervserfaring fra området og der arbejdes med vidensopbygning og fastholdelse for at styrke området. Der pågår stadig et arbejde med at få organisationen til anvende de eksisterende aftaler, og de mere tilgængelige indkøbsområder er allerede konkurrenceudsat. Det er derfor Administrationens vurdering, at der ikke i kommende budgetår realistisk set kan hentes midler fra indkøbsområdet udover den gevinstrealisering, der allerede er indarbejdet i budgettet. For at sikre gevinstrealiseringen arbejder Administrationen for næværende med at styrke kontraktstyringsdelen (Contract Management) i en selvfinansierende model svarende til modellen i Gribskov Kommunes interne kontrolgruppe. Vurderingen er, at der et potentiale i at følge op ift. leverandørernes kontraktoverholdelse (både kvalitet og retmæssig levering) samt fakturering i højere grad end det er tilfældet i dag. Administrationen anbefaler derfor, at det kommende budgetår anvendes på realisering af gevinstrealiseringen - bl.a. gennem arbejdet med Contract management - og på at få modnet organisationen indkøbsmæssigt med henblik på at være mere konkret på de mulige økonomiske potentialer ved budgetforhandlingerne i Der vil i den forbindelse blive arbejdet med at afdække forskellige muligheder for både at styrke

7 organiseringen af opgaven og modne organisationen indkøbsmæssigt. Opmærksomheden henledes på, at en evt. besparelse vil skulle udmøntes på flere fagudvalg, da det omfatter hele kommunen. En evt. besparelse forventes ikke at få effekt for borgerne, da det forudsættes at omkostnings reduktioner vil ske som optimeret anvendelse af aftaler og bredere aftale dækning Besparelse Evt. nødvendige investeringer Netto Nr.: Udvalg: Rammenr.: Rammenavn:

8 4 ØU 400 Indtægter Overskrift: Momsanalyse (fejlregistreringer) Efter dialog med BDO, Gribskov Kommunes eksterne revision, er der identificeret et potentiale i at gennemføre en momsscreening for årene BDO har foretaget en foreløbig gennemgang af posteringsdata for de nævnte år og vurderer på denne baggrund at der ved at gennemføre en sådan analyse kan forventes et potentiale på 5 mio. kr. Opgaven kan gennemføres med effekt i 2019 og 2020 og vil kræve en investering på 0,95 mio. kr. Erfaringer fra analysen vil kunne indarbejdes i implementeringen af nyt økonomi- og lønsystem, således at den fremadrettede momskontering kan styrkes. Gevinsten ved analysen vil ikke have indflydelse på. Forslaget forventes ikke at få konsekvens for borgerne. Besparelse Evt. nødvendige investeringer Netto Nr.: Udvalg: Rammenr.: Rammenavn:

9 5 ØU 595 Ejendomsudgifter Overskrift: Fortsat arbejde med kloge m2 - Revurdering og nye initiativer. Besparelsespotentialet på ejendomsdrift i forhold til optimering af de kommunale ejendomme opgøres løbende. Ud over de tidligere vedtagne besparelser på ejendomsdrift kan der opnås yderligere driftsbesparelser som følge af afhændelse af yderligere ejendomme. For at opnå de angivne driftsbesparelser er det en forudsætning, at ejendommene bliver solgt som planlagt. Ingen Ingen Besparelse Evt. nødvendige investeringer Netto

10 Emner fremkommet i TRIO workshops: Nr.: 6 Udvalg: ØU Rammenr.: Rammenavn: Hele kommunen Overskrift: Optimeret anvendelse af ressourcer På mødet blev rejst en række forskellige forslag og drøftet muligheder for optimeret anvendelse af ressourcer. Hovedparten arbejdes der med bl.a. i regi af medarbejderforslag som blev udarbejdet i forbindelse med udmøntningen af budget Optimering af It funktionen og styrkede it kompetencer hos medarbejderne var et af de gennemgående temaer. Her blev det bl.a. nævnt en risiko for at vi som organisation skifter system for ofte hvilket bl.a. medfører at vi ikke udnytter systemernes funktionalitet godt nok Tilsvarende blev det fremhævet, at et styrket samarbejde mellem stabscentre og jobcenter ville kunne reducere omkostninger til udbetaling af ydelser til borgere uden bopæl. Administrationen har igangsat arbejdet med at realisere evt. potentiale på dette område. Ingen Ingen Besparelse Evt. nødvendige investeringer Netto

11 Nye analyser på baggrund af byrådsseminar og fagudvalgenes temamøder. Nr.: 7 Udvalg: ØU Rammenr.: 595 Rammenavn: Ejendomsudgifter Overskrift: Energioptimering Der arbejdes løbende med energioptimering af kommunens ejendomme bl.a. ved forbedring af klimaskærme, udskiftning af belysning til LED og bedre styring af bygningernes ventilation og varme (CTS). Der er bevilget 2,5 mio. kr. til udskiftning af CTS-anlæg i 2018 og 2019, og den anslåede besparelse på kr. som følge af bedre styring blev indlagt i genåbning af budget I 2019 gennemføres der lovpligtig energimærkning af kommunens ejendomme. Det vurderes ikke, at eventuelle tiltag som følge af energimærkningen vil generere besparelser. Mindre bygningsforbedringer i vedligeholdsindsatsen varetages med energiforbrug for øje men kan ikke forventes at give mærkbare besparelser. Større fremtidige renoveringsopgaver eller ombygninger gennemføres med øje for potentielle energioptimeringer med tilhørende forventede besparelser. Ingen Ingen Besparelse Evt. nødvendige investeringer Netto

12 Nr.: 8 Udvalg: ØU Rammenr.: 595 Rammenavn: Ejendomsudgifter Overskrift: Bygningsportefølje Der arbejdes løbende med optimering af kommunens ejendomsportefølje og administrationen heraf. I 2019 ryddes der op i ejendomsdata, så data fremover er nemt tilgængelige og valide, hvilket vil understøtte det fremadrettede arbejde med kloge m2. Der arbejdes med optimering af bygningerne, så hver m2 udnyttes bedst muligt. Ligeledes skal det sikres, at der investeres i de bygninger der understøtter aktiviteterne i kommunen, og at vi skiller os af med de bygninger, der ikke er behov for. Det foreløbige resultat indgår i emne nr. 5 om det fortsatte arbejde med kloge m2. Ingen Besparelse Evt. nødvendige investeringer Netto