NOTAT. Fusionsøkonomi Fusionsgevinster

Transkript

1 NOTAT Fusionsøkonomi 2019 Nedenfor beskrives først status på fusionsgevinster ved udarbejdelse af budget Herefter uddybes igangsatte projekter om fusionsgevinster på indkøbs- og IT-området. Endelig uddybes forventede fusionsomkostninger i november 2018 Københavns Professionshøjskole Økonomiafdelingen Ressourceområdet Fusionsgevinster Status på fusionsgevinster KP har nu arbejdet videre med opgørelse af forventede fusionsgevinster og arbejder løbende med at sandsynliggøre realiserede og skønnede gevinster. Nedenstående tabel 1 viser realiserede og forventede fusionsgevinster i perioden Der er taget udgangspunkt i Valcons gevinsthypoteser, herunder Valcons kategoriseringer (A-F), jf. tabel 1.1. i notat til bestyrelsen om omkostninger og gevinster ved fusionen fremlagt ved bestyrelsesseminaret i august 2018 Tabel 1: Fusionsgevinster i perioden , jf. Valcons gevinsthypoteser Mio. kr Fusionsgevinster indarbejdet i budget ,2 20,5 20,5 A1. Direkte sammenlægningsgevinster - besparelse ledelsesårsværk 13,0 13,0 13,0 A3. Direkte sammenlægningsgevinster - driftsbesparelser 0,6 0,9 0,9 D1. Administrative områder - besparelse årsværk 6,6 6,6 6,6 Forventede fusionsgevinster (ikke indarbejdet i budget 2019) 5,0 15,0 30,0 A2. Bedre udnyttelse af fysisk kapacitet - ikke kvantificeret B. Indkøb 4,0 8,0 12,0 C. Sammenlægning på IT-området 1,0 3,0 9,0 A3, D1-2. Administrative områder 4,0 5,0 E. Faglige ressourcer 4,0 F. Indtægtspotentiale - ikke kvantificeret Fusionsgevinster i alt 25,2 35,5 50,5 I forbindelse med budgetlægningen for 2019 er der allerede indarbejdet gevinster på samlet set 20,2 mio. kr. Disse er primært fundet ved besparelse på ledelsesårsværk, direkte sammenlægningsgevinster som følge af besparelse på revision (et revisionsselskab frem for 2) samt besparelse på konsulenter. Endvidere er nedlagt 12 stillinger på det administrative område (ledelsessekretariatet, økonomi, HR og studieservice). Derudover er der igangsat projekter knyttet til Valcons skønnede gevinstrealiseringsprogram. Det drejer sig primært om indkøb og sammenlægninger på IT-

2 området. Der vil desuden skulle udmøntes yderligere besparelser på de administrative funktioner, herunder videreuddannelsesadministrationen, samt mere effektiv udnyttelse af de faglige ressourcer som følge af øget volumen. Dette vil ske i takt med fusionen af de administrative systemer og processer, herunder LMS. I 2021 forventer KP at have realiseret fusionsgevinster for i alt ca. 50 mio. kr. årligt, eksklusiv gevinster vedr. fysisk kapacitet samt realisering af indtægtspotentiale. For så vidt angår bedre udnyttelse af den fysiske kapacitet igangsættes nu et større arbejde med udarbejdelsen af en såkaldt campusplan (strategisk udviklingsplan). Den skal dels relatere sig til KPs strategiske retning vedr. bæredygtige campus- og studiemiljøer og uddannelsesfaglige læringsrum. Dels til effektiv kvadratmeterudnyttelse samt bygningsporteføljens udviklingspotentiale. Desuden skal der i lyset af vedtagelsen af KPs strategiske retning igangsættes aktiviteter på de faglige områder, der kan realisere den strategiske retning og bidrage til en realisering af KPs indtægtspotentiale. Endelig må det forventes, at der vil kunne findes yderligere fusionsgevinster ved at arbejde systematisk med en optimering af undervisningens tilrettelæggelse, herunder implementering af best practice i forhold til studieordninger, prøver og eksamener etc. I forlængelse af ovenstående uddybes nedenfor igangsatte projekter for gevinstrealisering på indkøbs- og IT-området. Indkøb Det vurderede varige årlige potentiale på indkøbsområdet er 12 mio. kr. fra Det forventes, at der kan opnås gevinster for 4 mio. kr. i 2019 og 8 mio. kr. i I Valcons analyse er besparelserne beregnet på baggrund på en antagelse af en fast volumen (antal varer, ydelser mv.) til en given pris for op mod 100 varekategorier. Ved opgørelse af en gevinstrealisering baseret på sammenligning af omkostningerne til indkøb, vil det således være svært at skelne mellem nedgang i volumen og/eller pris pr. enhed. En indkøbsrealisering vil derfor ikke umiddelbart fremgå som en post i en budgetopfølgning/i regnskabet, men mere som en antagelse af et vist provenu, når

3 en række aktiviteter gennemføres. Provenuet skal således høstes løbende, når aktiviteterne gennemføres. Aktiviteterne på indkøbsområdet er igangsat på følgende områder: Compliance (forbedring af aftaledækning og aftaleanvendelse med henblik på at reducere indkøbspriser) Købmandsskab (forhandling af priser med leverandør) Øget konkurrenceudsættelse Styrket indkøbsenhed (prioritering af ressourcer til effektivisering af indkøbsaktiviteter) Indkøbsanalyser Compliance Der arbejdes på at ajourføre kontraktsystemet med de indgåede aftaler. Kontraktregistreringen er grundlaget for indgåelse af nye aftaler - herunder aftaler baseret på egne udbud eller udbud sammen med sektoren. Effekten af dette arbejde opnås naturligvis kun, hvis aftalerne anvendes. Løbende indkøbsanalyser vil illustrere, hvordan compliance udvikler sig for de enkelte ansvarsområder ('steder') og for KP som helhed. Købmandskab I forhold til leverandørerne består arbejdet i gennem dialog at sikre, at de laveste priser anvendes på omkostningstunge områder. I forhold til organisationen er udfordringen at formidle aftaler og sikre, at de anvendes - især på de omkostningstunge områder. Øget konkurrenceudsættelse Med det større volumen, som fusionen skaber, bliver der grundlag for flere udbud. Hvor kontrakter for hver af de tidligere institutioner omfatter samme leverance (og evt. samme leverandør) tilstræbes det i første omgang at harmonisere udløbsdatoerne. Perioden til kontraktudløb giver så mulighed for i regi af den nye organisation at afklare ønsker/krav til den nye leverance, så grundlaget for et kommende udbud er forberedt. Et eksempel er de gamle hjemmesider, som har samme leverandør, men skal i udbud ved kontraktudløb. Udbudsindsatsen er afhængig af, at indkøbsfunktionen styrkes. Med flere udbud og i øvrigt en målrettet kortlægning af indkøb og aftaler, samt en øget anvendelse af indgåede aftaler, forventes aftaledækningen at kunne øges betragteligt. Målet er 75 % for 2019.

4 Antallet af leverandører forventes at falde, fordi indkøb samles på aftaler. Som en konsekvens heraf forventes antallet af faktura også at falde. Styrket indkøbsenhed Der arbejdes på at etablere en egentlig indkøbsorganisation, hvor indkøbskoordinatorer på hvert direktionsområde og rekvirenter på hvert sted-område (ansvar) i samarbejde med indkøbsenheden skal samordne indkøb og sikre overholdelse af indkøbspolitikken. Indkøbsanalyser I forhold til høste yderligere besparelser er der foreløbigt to områder der analyseres yderligere. Det drejer sig om: Forbrug af konsulenter. Det er vurderingen, at der kan være besparelser på forbruget af eksterne konsulenter. Der laves en analyse af omfanget, og til hvilke områder, der anvendes eksterne konsulenter Rejseområdet. Det er vurderingen, at der er besparelser ved at se på organiseringen af rejseområdet, herunder hvorledes rejser bestilles og afregnes. IT-området På IT området havde Valcon skønnet, at der var et gevinstpotentiale på mellem 19 og 29 mio. kr. Potentialet blev vurderet til primært at kunne opnås gennem 3 initiativer: Sammenlægning af IT-organisationer, konsolidering af systemer & applikationer og fælles IT-infrastruktur og datacenterfaciliteter. For at indfri gevinsterne på IT-området er der på nuværende tidspunkt iværksat to projekter. Det første projekt drejer sig om kortlægning af IT-systemer på KP. Der er op mod 350 forskellige IT-systemer. Det afdækkes om aftalerne på nogle af systemerne kan opsiges, og om der er dobbeltdækning. Der arbejdes videre på at på at optimere systemlandskaber gennem nedlukning af systemer med få brugere og undværlig funktionalitet, sammenlægning af identiske systemer, sammenlægning af sammenlignelige funktioner i færre eller ét system, erstatte proprietære systemer med standardsystemer samt tilpasse og forhandle licenser. Det andet projekt handler om nedlukning af det ene af to datacentre og dermed effektivisere udnyttelse af et nyopført datacenter på Campus Carlsberg. Planen for dette hænger tæt sammen med planen for systemsammenlægning, som er beskrevet ovenfor. Datacentreret i Hermodsgade forventes således nedlukket i 2020.

5 I perioden forventes de to IT-projekter at give akkumulerede gevinster for i alt 13 mio. kr. Fusionsomkostninger I forbindelse med fusionen blev det besluttet, at der kunne afholdes fusionsomkostninger. Nedenstående tabel 2 viser de forventede fusionsomkostninger i perioden I perioden forventer KP at afholde fusionsomkostninger for 46,2 mio. kr. i alt., jf. nedenstående tabel 2, som viser fusionsomkostningerne i fordelt på de kategorier, som fremgik af Valcons analyse. Tabel 2: Budgetterede fusionsomkostninger i fordelt på kategorier. Mio. kr. Åbningbalance 2018 F B 2019 Total Programomkostninger -3,8-0,7-4,5 Markedsføringsomkostninger -4,8-3,7-8,4 Proces-omkostninger -9,7-3,2-1,0-12,9 Øvrige omkostninger -4,1-14,7-19,8 Andre omkostninger -2,6-2,6 Bevilling fra Ministeriet 2,0 2,0 Total -9,7-16,5-20,0-46,2 Programomkostninger vedrører ekstern support i forbindelse med implementeringen af fusionen. Markedsføringsomkostninger vedrører webportal, hjemmeside, nyt intranet, ny visuel identitet samt kickoff-events, interne kampagner samt kommunikation, herunder udarbejdelse af strategi. Procesomkostninger vedrører omkostninger ifbm. med indretning af lokaler bl.a. til administrativt personale, direktion og VU, samt omkostninger i forbindelse med afskedigelse. Øvrige omkostninger vedrører implementeringsomkostninger forbundet med realisering af de identificerede gevinsthypoteser inden for indkøb og IT. Andre omkostninger vedrører omkostninger, som ikke var medtaget i Valcons estimat af omkostninger forbundet med implementeringen af fusionen.

6 KP modtog i 2018 et tilsagn fra ministeriet om 2 mio. kr. til dækning af fusionsomkostninger. I 2019 forventer KP at afholde fusionsomkostninger for 20 mio. kr. Ca. ¾-dele af omkostningerne forventes anvendt til Øvrige omkostninger, herunder bl.a. etablering af fælles netværk, udarbejdelse og opsætning af ledelsesinformationssystem, økonomisystemer, fælles ESDH mv. Ca. 4 mio. kr. forventes anvendt til markedsføring, herunder udarbejdelse af ny hjemmeside, intranet, skilte og visuel identitet. Op til 1 mio. kr. forventes anvendt til flytning og indretning af lokaler til VU-organisationen på Tagensvej. Endelig forventes 0,7 mio. kr. anvendt til eksterne konsulenter, som understøtter implementeringen af fusionen.

7 Side 7 af 7