januar februar marts april maj juni juli august september oktober november december Planlægning Overordnet planlægning og koordinering

Transkript

1 januar februar marts april maj juni juli august september oktober november december Afd Planlægning Overordnet planlægning og koordinering Anslået antal arbejdstimer i alt Scene og sceneprogram 1-15 timer om ugen kunstnere timer om ugen Aktiviteter - Foreninger og virksomheder Over 25 timer om ugen Sponsorater og partnerskaber + CMT Godkendelser CMT Parkering, skiltning, tilladelser, nabovarslinger GIP + CHP + CSV + JOBCENTER + UNGEENHEDEN GIP + CEJ+ Planlægning af backstage Bestilling af toiletter, hegn mv. Køreplader Budgetstyring Planlægning barsalg Stadepladser, salg og koordering Frivillig koordinering Markedsføring Produktion af skilte og bannere til pladsen Ophængning/uddeling af plakater og flyers på virksomheder og uddannelsesinstitutioner Sikkerhedsplan og koordinering med vagter Koordinering og aftaler med Tivoliland Taler Koordinering og planlægning af fredag for daginstitutioner Regninger til sponsorer og stadeholdere Aflysning af foreninger og kommunikation herom. Tjek og vedligeholdelse af nødudgange (samt evt. etablering af nye nødudgange) "valgplakater" i lygtepæle Udarbejdelse af evalueringsskema Forberedelse af pengehåndtering. Opbygning festivalplads Uge 34 Modtagelse af leverancer og aktører, koordinering af opsætning. Opsætning af hegn omkring scene -tor

2 Klargøring af frivillighedsområde Ons-tor elektriker -fre Terrorsikring MOSETOFTEN Sceneopsætning, stor scene MOSETOFTEN Kørsel med materiel GIP Sceneopsætning, lille scene + MOSETOFTEN Opsætning af skilte og bannere BRUMBASSEN, GIP + CEJ Bord og bænke i telt og på pladsen, opsætning Ons/tor Forberedelse AL-Cup Tor/fre MOSETOFTEN/BRUMBASSEN Stripse hegn Ons/tor CEJ Rengøring af backstagelokaler Tor/fre GIP + CHP + CSV Klargøring af backstagelokaler CEJ Opbygning af barer Tor/fre Klargøring af barer + GIP Opsætning af pavilloner Tivolibesøg for daginstitutioner Under festivalen -søn i uge 34 dag for daginstitutioner SECCON Sikkerhed og vagter -Lør Frivilligkoordinering, modtagelse, instrukser mv. -Søn GIP + CHP + CSV Modtagelse og backstage for bands. -Søn SSP på pladsen om lørdagen Lør Modtagelse og anvisning aktører i aktivitetszoner fre-søn Modtagelse og koordinering madboder mv. -søn Koordinering af stagehands til scener -søn GIP Affaldshåndtering -søn BT EL Sikring af el -søn FRIVILLIGE+BARPERSONALE+ Barbetjening- og forsyning -søn Løbende instruktion af konferencier Lør CEJ Rengøring toiletter Lør-søn Tivoliland -søn Pengehåndtering, instruktion til barer om dankortautomater, klargøring af byttepenge og håndtering af indkomne kontanter -søn +frivillige Markedsføring sociale medier -søn Evaluering hos festivalgæster Lør CEJ Droneflyvning Lør Fotografering -Søn

3 krisekommunikationsberedskab -søn Affaldsindsamling søndag morgen Søn Efter festivalen Uge 35 Affaldsindsamling Nedpakning af festivalgrej Søn-man CEJ Rengøring backstagelokaler CEJ/ Pakke hegn sammen +MOSETOFTEN Nedtagning af pavilioner +MOSETOFTEN Nedtagning af bannere +MOSETOFTEN Afstripning af hegn CEJ & Nedpakning af barer GIP & CEJ Borde og bænke nedtagning MOSETOFTEN Kørsel med materiel Tir Optælling og aflevering i bank Udbetaling honorarer -fre Fjerne plakater i lygtepæle Reetablering af fodboldbanerne Uge 36 GIP fodboldklub ved reetableringsperiode. Uge 36 Evaluering Frivillige Aktører Bands Vagter Efterbehandling af evaluering fra festivalgæster

4 Opgaver planlægning Detaljer Personaleressource Tidsforbrug Kommentar Overordnet planlægning og koordeirng Scene og sceneprogram Indhentning af tilbud på scene, koordinering af scene i forhold til bands og lydfolk. Kontakt til bookere om muligheder og priser for musiknavne. Indgåelse af kontrakter(erfaringen er at det tager tid, at få gode musiknavne i hus til en pris, hvor vores budget kan være med. Sikre et mix af navne, mindre bands og lokale grupper, herunder musikskolen. Stor fokus på målgrupper, som lægger penge på pladsen. kunstnere Koordinering omkring ankomsttidspunkter, riders, antal gæster, forplejning, parkeringsbehov osv. Aktivitetszoner, foreninger Invitationer, opsøgning og detaljekoordinering med foreninger Aktivitetszoner, virksomheder Kontakt til virksomheder. Opgaven har tæt sammenhæng med sponsoropgaven. Mulighederne for fælles interesse for hver enkelt virksomhed skal afsøges. Tid til opbygning af relationer er nødvendig. AL- Cup og fredagsbar for virksomheder mv. har udviklingsmuligheder har ressourser til koordinering af selve aktiviteten på festivalpladsen, men er udfordret på tid til opsøgende arbejde til virksomheder og sponsorer. Sponsorer Salg af bannersponsorater, mest gevinst ved relation fx i et samarbejde med Glostrup Idrætsanlæg og leverandører. Opbygning af samarbejde med større sponsorer fx bankerne. Godkendelser Sikkerhedsplan, polititilladelse, lejlighedsbevilling, samt Byg Opgaven er tidskrævende, men her er store udviklingsmuligheder. Tidsmæssigt svært for Kultur og Idræt. Planlægning af backstage Fordeling af lokaler, bestilling af forplejning mv. GIP, CSV, CHP Parkering, skiltning og tilladelser Korrespondance med Jeudan mv. om lån af P.pladser, indretninger af flere handicap-p- pladser, opsøge mulighed for andre parkeringspladser og eventuel nødvendig skiltning. Desuden tilladelser til plakater i lygtepæle, vejafspærringer mv. CMT - Vejmyndighed Bestilling af hegn, toiletter, mandsskabvogne mv. Bestilling og koordinering af hegn, toiletter, mandsskabvogne mv. Køreplader Bestilling af den rette mængde køreplader i samarbejde med Tivoliland og Vej og Park Budgetstyring Styring af festivalbudget Barsalg Planlægning af barsalg, bestilling af varer, mv. Stadepladser, salg og koordering Markedsføring af stadepladser, salg og koordiering med stadeholdere Frivillig koordinering Markedsføring af muligheder for frivlligt arbejde, headhunting, koordinering, vagtplaner, nyhedsbreve til frivillige, goddiebags, møder Stor og tidskrævende opgave. Indsats afhængig af med nøglefrivillige osv. personaleressourse og hvor langt vi skal ud. Skiltning af pladsen herunder pladskort, infotavler, programmer, vejvisere mv. Markedsføring Plakater, annoncer, pressemeddelelser, trykte og digitale medier. samt Kommunikation Sikkerhed Vagter, aftaler og koordinering. Seccon løser opgaven godt, koordinering og tilpasning nødvendig. Minimer vagt om søndagen Tivoliland, aftaler og koordinering Koordinering, sikring af Tivoliland som sponsor på telt og borde og bænke. Taler Taleskrivning velkomsttale på scenen, kulturprisuddeling mv. Kommunikation Tivoliland tilbyder at daginstitutioner kan komme gratis i tivoli om fredagen. Markedsføring, koordinering af antal institutioner og Koordinering og planlægning af fredag for daginstitutioner planlægning af evt. øvrige aktiviteter på fredag for daginstitutioner Dagtilbud og Skole Oprette regninger Regninger til sponsorer og stadeholdere Nødudgange Sikring af den rette mængde nødudgange. Kontakt til Glostrup Boligselskab om friholdelse af flugtveje Aflysning af fodboldklubber og håndtering. Aflysning af foreninger og dialog med klubberne GIP Ophægning af plakater i lygtepæle Ophægning af plakater i lygtepæle Vej og Park Forberedelse af pengehåndtering Byttepenge, dankortautomater, mobilepay, forberedelse af kasser, skiltning i barer mv. Opgaver ifm. opbygning af festivalplads Køreplader Modtagelse af køreplader og beslutning om hvor de læggges i samarbejde med Tivoliland Modtagelse af leveringer på pladsen Modtagelse af GODIK, ROYAL, TIVOLILAND, GSTRUP FORSYNING, STADEHOLDERE og anvisning af placeirnger samt GIP Opsætning af hegn og toiletter GODIK Opsætning af det sidste hegn Opsætning af det sidste hegn når scene og telte er sat op. GEJD eller Vej og Park I samarbejde med Opgaven indebærer tunge løft Nødudgange Tjek af nødudgnage samty skiltning og belysning Frivillighedsområde Indretning af område til de frivillige El Elforsyning til alle del af festivalen, leje af udstyr, trækning af ledninger, udregning af belastning på de forskellige tavler mv. BT El Terrorsikring Opsætning af betonklodser ved alle ind- og udgange i samarbejde med SECCON Vej og Park i samarbejde med SECCON Opsætning af Tivoli Bygning af tivoli Tivoliland Opsætning af affaldscontainere Opsætning af affaldscontainere samt skraldespande på festivalpladsen Glostrup Forsyning Sceneopsætning, stor scene Hjælp til opsætning af stor scene i samarbejde med leverandør med Sceneopsætning, lille scene Opsætning af lille scene i det store telt. Det er idrætsanlæggets scene GIP Skiltning Opsætgning af skilte på pladsen Bord og bænke i telt og på pladsen, opsætning med Forberedelse AL-Cup Opstregning af baner mv. samt GIP Stripse hegn og opsætning af støttepæle Alle hegn på pladsen skal stripses sammen og der skal opstættes støttepæle på hegn med bannere med Opbygning af barer Opsætning af klapbarer, flytning af ølfustager mv. med Klargøring af barer Klarghøring af barer Opsætning sf diverse pavilloner Opsætgning af pavilloner til bl.a. frivilligområde GIP i samarbejde med Opsætning bannere Opsætning af sponsorbannere og infobannere på hegn Mosetoften i samarbejde med Opgaver under festivalen fredag for daginstitutioner Modtagelse af daginstitutioner, uddeling af fx is, Dagtilbud og Skole Sikkerhed og vagter Adgangskontrol og vagter på pladsen samt kommandocentral og sikkerhedsleder SECCON Frivilligkoordinering, modtagelse, instrukser mv. Modtagelse af frivillige, instrukser mv. Modtagelse og backstage for bands. Klargøre backstagelokaler, modtagelse af bands, anvisning af backstagelokale, klargøring af forplejning, servicering af bands og deres gæster CHP, GIP, CSV SSP på pladsen om lørdagen SSP er på pladsen lørdag SSP Modtagelse og anvisning aktører i aktivitetszoner Modtagelse og anvisning aktører i aktivitetszoner Modtagelse af stadehodlere Modtagelse af madboder, anvisning af plads mv. Koordinering af stagehands til scener Affaldshåndtering Tømning af skraldespande og containere i madområde, opsamling af affald på pladsen Sikring af el Elektriker til stede til akut opståede situationer BT El Barbetjening- og forsyning Betjening i barer, levering af forsyninger, mv., Frivillige + Professinelt barpersonale Instruktion konferencier Konferencier instrueres i hvad der siges mellem hver optræden Rengøring toiiletter Rengøering af toiletter både vakumtoiletter og toiletter i omklædningsbygning GEJD Tivoliland Tivoliland omkring fx hvornår der skrues ned for musikken mv. Pengehåndtering Instruktion til barer om dankortautomater, klargøring af byttepenge og håndtering af indkomne kontanter Markedsføring sociale medier Løbende opdatering på sociale medier under festivalen Kommunikation samt frivillige Evaluering festivalgæster Evaluering med festivalgæster under festivalen P Sammenhæng med kunstgræs. Eventuel hjælp fra Miljø og Teknisk/Glostrup Ejendomme til opfyldelse, beskrivelse og sikring af diverse krav.

5 Krisekommunikations-beredskab Beredskab omkring krisekommunikation ved større hændelser under festivalen. P Opgaver efter festivalen Affaldsindsamling søndag morgen Affaldsindsamling søndag morgen manuelt samt med Vej og Parks maskiner Vej og Park Nedtagning af pavilioner Nedtagning af pavilioner Mosetoften Nedtagning af bannere samt støttepæle Bannere tages ned og rulles sammes. Hegnets støttepæle fjernes. Mosetoften Afstripning af hegn Strips fjernes fra al hegn Mosetoften Nedpakning af barer Nedpakning af barer Mosetoften og GEJD i samarbejde med Borde og bænke nedtagning Borde og bænke pakkes sammen Mosetoften og GEJD i samarbejde med Kørsel med materiel Evt. kørsel med materiel Mosetoften Optælling og aflevering i bank Optælling af kontanter, tjek på mobile pay samt dankort. Aflevering af kontakter i bank. Udbetaling honorarer Udbetaling af honorar til kunstnere, som ikke sender regning via EAN. Reetablering af fodboldbanerne Reetablering af fodboldbanerne. Vej og Park Opgavens størrelse afhænger af vejrlig. fodboldklub ved reetableringsperiode. fodboldklub omkring alternative baner mens der reetableres GIP Evaluering Evaluering med Frivillige Evaluering med Aktører Evaluering med Bands Evaluering med Vagter Festivalgæster Eferbehandling af evalueringer fra festival P

6 Hovedopgaver Aktiviteter foreninger Aktiviteter virksomheder Sponsorer Stadepladser Booking sceneprogram Scene, lyd, lys kunstnere Godkendelser og tilladelser Parkering mv. Bestilling af materiel Køreplader Budgetstyring Bar Markedsføring frivillige Primær ansvarlig SV SV SV TL : Lotte Olsen : Sigrid Rasmussen SV: Sidsel Vinther TL: Trine Lehmann