Der er udlejet 6 boliger via den fleksible venteliste siden sidste møde.

Transkript

1 24. oktober Torsdag den 24. oktober 2019 kl afholdt bestyrelsen ordinært møde på kontoret i henhold til den udsendte dagsorden. Følgende forelå og forhandledes. 1. Forhandlingsprotokol (bilag 1). Der foreligger protokol fra bestyrelsesmøde i AB den 22/ Revisionsprotokol. Intet at bemærke. Hanne Juul Hansen kunne dog oplyse, at der har været uanmeldt kasseeftersyn den 2/ og løbende revision den 23/ Efterretningssager. 3.a. BL, LBF samt lovgivning (bilag 1). Der foreligger BL orienterer Omhandlende ændring af normalvedtægter for at fremme digital kommunikation (mulighed for digitale indkaldelser til afdelingsmøder og repræsentantskabsmøder). Til efterretning/godkendt. Det blev besluttet, at vi laver forslag til vedtægtsændring, som medtages til førstkommende repræsentantskabsmøde. Vi vurderer efterfølgende løbende, om vi vil gennemføre ændringer i vores praktiske fremgangsmåde for indkaldelser. 3.b. Efterretningssager (bilag 1-7). Generel status vedr. udlejning. Der er udsendt ajourføringsopkrævninger til 363 med fornyelsesdato i oktober 2019 og til 278 med fornyelsesdato i november I perioden 19/ / har 170 valgt at komme på ventelisten hos AB. Der er udlejet 6 boliger via den fleksible venteliste siden sidste møde.

2 24. oktober Der har ikke været nogen bytninger siden sidste møde. Der har været 1 overdragelse af lejemål ved samlivsophævelse siden sidste møde. Esbjerg Kommune har ikke fået nogen lejligheder tildelt siden sidste møde. Vi har stadig en god og stabil venteliste i de fleste afdelinger. Der er dog forholdsvis korte ventelister i afdeling 22 samt for de 3 vær. boliger i afdeling 13. Den igangværende renoveringssag i afdeling 23 giver også visse udfordringer for udlejningen. Der har ikke være lejetab siden sidste møde. Klagesager. I den forløbne periode er der behandlet 21 klager vedr. husorden og 1 vedr. husdyr. Flytteafregninger (bilag 1 + 2). Fraflytninger (bilag 1). I perioden 9/8 23/ har der været 72 fraflytninger, hvor der i alt er udbetalt kr samt 13 fraflytninger, hvor der er udsendt regninger på kr Skyldig husleje udgør kr Fraflytninger (bilag 2). I perioden 24/9 15/ har der været 20 fraflytninger, hvor der i alt er udbetalt kr samt 5 fraflytninger, hvor der er udsendt regninger på kr Skyldig husleje udgør kr Udlejningsoversigt (bilag 3-6). Der foreligger udlejningsoversigter pr. 1/9, 15/9, 1/10 og 15/ Opgørelse over medlemmer i AB (bilag 7). Der foreligger opgørelse over medlemmer i AB pr. 30/ Der er pr. 30/ i alt aktivt søgende medlemmer, heraf er de 367 internt søgende og 380 er bosat udenfor Esbjerg

3 24. oktober Kommune. I forhold til sidste år på samme tidspunkt er antallet af søgende udenfor Esbjerg Kommune faldet med 2 personer. 3.c. Afdelinger (bilag 1-12). Afdelingsbestyrelsesmøder m.v. ( bilag 1-12). Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 12/ i afdeling 1. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 9/ i afdeling 1. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 10/ i afdeling 6. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 9/ i afdeling 7. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 2/ i afdeling 19. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 7/ i afdeling 22 Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 7/ i afdeling 23. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 26/ i afdeling 23. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 16/ i afdeling 24. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 27/ i afdeling 25. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 24/ i afdeling 25 Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 16/ i afdeling d. FF/FU (bilag 1). Der foreligger referat fra FU-møde afholdt den 7/

4 24. oktober e. Diverse (bilag 1 + 2). Lokalplansforslag Tovværksgrunden (bilag 1). Der foreligger skrivelse fra Esbjerg Kommune om tillæg til lokalplanen, der muliggør opførelse af det 3. Kaktustårn på Tovværksgrunden. Lokalplan Esbjerg indre by (bilag 2). Der foreligger skrivelse fra Esbjerg Kommune om endelig vedtagelse af lokalplanen for Esbjerg indre by. Bygge- og renoveringssager. 4.a.-e. - Status på bygge- og renoveringsprojekter (bilag 1-3). Helhedsplan afdeling 23 (bilag 1). Der foreligger invitation til beboerne i Ådalsparken om informationsmøde, som afholdes den 29/10 kl De første beboere er flyttet tilbage til de renoverede lejligheder i Ådalsparken Der har været udfordringer med at overholde tidsplanen både i Ådalsparken og Ådalsvænget. Der har været afholdt møder med rådgiver herom. Der bliver ændret i arbejdsgangene for de kommende opgange og blokke, ligesom rådgiver afsætter ekstra ressourcer til opfølgning. Bl.a. laves mest muligt af den udvendige renovering af boligerne i Ådalsparken og Ådalshaven færdig, inden håndværkerne går i gang med de indvendige arbejder. I Ådalsvænget venter vi længst muligt med at fjerne tagbeklædningen for at undgå fugt i boligerne. Ny tidsplan forventes at foreligge i uge 44. Vi forventer, at tidsplanen kan følges fremadrettet. Nyhedsbrev med revideret tidsplan udsendes til beboerne i løbet af uge 44. Altanhøjden i de første boliger er 120 cm. Dette ændres til 105/ 110 cm fremover fra og med Ådalshaven og Ådalsvænget. Til næstkommende bygherremøde inviteres afdelingsbestyrelsen og byggeudvalget med.

5 24. oktober Det blev besluttet, at altanbelægningen ændres fra træ/komposit til en flisebelægning overalt. Merprisen herfor er kr Det blev ligeledes besluttet at merprisen bliver dækket af dispositionsfonden ved afslutningen af renoveringen ud af det årlige tilskud på kr , som allerede er afsat i budgettet for dispositionsfondens udvikling. I de lejligheder, som bliver totalrenoveret, vil der ikke være mulighed for fastnettelefon. Alternativet til fastnettelefon vil være IP telefoni. Det blev besluttet, at der afholdes rejsegilde for håndværkere og beboere i afdelingen, når spærene på blok 4 er rejst. Endelig kunne Hanne Juul Hansen oplyse, at huslejestigningen på de renoverede lejligheder, som ikke er totalt renoverede, gennemføres pr. 1/ Teglværkskvarteret ( bilag 2). Der foreligger referat fra bygherremøde nr. 21, den 10/ Elementmontage i tårn A er afsluttet og to af facaderne er færdigmurede. Indvendig montage er i fuld gang. Elementmontage i tårn B og C er i gang. Tårn C er i fuld højde, men tårn B mangler 6 etager. Elementmontage i integrationsboligerne er afsluttet bortset fra svalegang på 3. og 4. sal. Opmuring af facader er i gang. Indvendige montagearbejder er påbegyndt på 1. og 2. sal. Der har været udfordringer med elementleverandøren til integrationsboligerne. Bl.a. fejlplacering af vindueshuller og manglende kant på svalegange. Tidsplanen i integrationsboligerne er forsinket ca. 4 uger bl.a. på grund af ovennævnte. Det dårlige vejr har også spillet ind. Der blev afholdt rejsegilde den 22/ kl med over 100 deltagere. Langliparken. Arbejdet følger stort set tidsplanen. Fundamenter er støbt og man er i gang med at støbe dæk.

6 24. oktober Skema A på 2. etape er netop indsendt til kommunen og der er underskrevet købsaftale på grunden hertil. Købsprisen på grunden blev kr inkl. moms. Øvrige projekter. Anders Rong Petersen orienterede endvidere om kloakrenoveringen i afd. 6, 9 og delvist afd. 7. I forbindelse med 1-årsgennemgangen er der konstateret en række fejl og mangler. Rådgiver og entreprenør er på sagen. Det kan blive nødvendigt med opgravning flere steder. 4.b. Nye projekter. Tagudskiftning i afdeling 11. Der forventes afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i starten af 2020 og hvis forslaget vedtages, så vil tagudskiftningen starte op i foråret Økonomi/personale. 5.a. Kapitalforvaltning (bilag 1+2). Kapitalafkast (bilag 1). Der foreligger oversigt over afkastet af vores forvaltede kapital fra 1/8 31/ I august 2019 blev afkastet: Selskab Måneden År til dato Handelsbanken 0,27% 1,55% Danske Capital 0,03% 0,74% Kapitalafkast (bilag 2). Der foreligger oversigt over afkastet af vores forvaltede kapital fra 1/9 30/ I september 2019 blev afkastet: Selskab Måneden År til dato Handelsbanken -0,32% 1,21% Danske Capital -0,22% 0,52% 5.b. økonomi. Egenkontrol konto 115 og 116 (bilag 1 + 2). Der foreligger budgetopfølgning på konto 115 og 116 pr. 30/ for vores afdelinger. De fleste afdelinger ser fornuftige ud. Enkelte afdelinger har dog problemer. Der har været mange forsikringsskader i år.

7 24. oktober Igen i dette års budgetlægning vil der være fokus på at få hævet henlæggelserne til planlagt vedligehold og fornyelse i en række afdelinger. Indmeldelses- og ajourføringsgebyrer (bilag 3). Der foreligger oversigt over indmeldelses- og ajourføringsgebyrer pr. 30/ Indmeldelsesgebyrer ligger fortsat på beskedent niveau. Den faldende tendens ser dog ud til at være stoppet. Ajourføringsgebyrerne ligger pænt over 3. kvartal i 2018 og forventes for året at komme til at ligge lidt over Beboerregnskaber. Fra og med 2020 skal langtidsbudgetterne udvides til at omfatte 20 år og fra år og endeligt fra års tal. Til efterretning/godkendt. For så vidt angår det regnskab, som sendes ud til beboerne, så blev det besluttet, at langtidsbudgettet begrænses til alene at omfatte 10 års tal. Beboerne kan dog altid rekvirere et fuldt regnskab ved henvendelse på kontoret. 5.c. Personalesager (bilag 1). VN-møde (bilag 1). Der foreligger referat fra VN-møde afholdt den 3/ Stillingsopslag økonomimedarbejder. Stillingen som ny økonomimedarbejder er blevet besat. Tiltrædelse 1/ Ejendomsmesteren i afdeling 12 går på pension ved udgangen af Der arbejdes på at få stillingen besat. Hanne Juul Hansen har 40 års jubilæum den 1/ og går på efterløn ca. 1/ I forbindelse hermed afholdes der en reception den 3/ Til efterretning/godkendt. 6. Sager til behandling. 6.a. SE fastprisaftale (bilag 1). Der foreligger aftale med SE om levering af el til AB s fælles målere. Aftalen er gældende for perioden 1/ til 31/

8 24. oktober b. Ydelser diverse lån (køkken, bad m.v.) (bilag 1). Der foreligger opdateret oversigt over låneydelser på diverse råderetsarbejder i afdelingerne. 6.c. Sponsorat Ribe Esbjerg HH. Der er indgået aftale med Ribe Esbjerg HH omkring en Erhvervsklub partneraftale. Aftalen løber i 12 måneder. Pris kr ekskl. moms. 6.d. Udskiftning af kopimaskiner i administrationen. Der er indgået aftale med Kyocera (Office Solution Danmark) om udskiftning af vores printere og kopimaskiner i administrationen. De nuværende maskiner er 5 år og servicegarantiaftalen udløber ultimo Den nye aftale er en drifts- og serviceaftale, som ligeledes løber over 5 år, hvor både leje af maskiner, forbrug og service er inkluderet. Samlet udgift udgør kr ekskl. moms pr. kvartal. 7. AB mod 2025 (bilag 1). Der blev afholdt et bestyrelsesseminar den 15. og 16. oktober 2019, hvor AB mod 2025 blev behandlet, der blev afholdt en bestyrelsesevaluering og der blev foretaget studiebesøg på hhv. et træhusbyggeri i Roskilde og et blandet byggeri i Odense. AB mod 2025 blev godkendt uden ændringer. Der henvises i øvrigt til særskilt referat fra seminaret. 8. Eventuelt. Næste mødedato er 12/ kl med efterfølgende juleafslutning.