23. februar Torsdag den 23. februar 2017 kl afholdt bestyrelsen ordinært møde på kontoret i henhold til den udsendte dagsorden.

Transkript

1 23. februar Torsdag den 23. februar 2017 kl afholdt bestyrelsen ordinært møde på kontoret i henhold til den udsendte dagsorden. Følgende forelå og forhandledes. 1. Forhandlingsprotokol (bilag 1). Der foreligger referat fra bestyrelsesmøde den 24/ Revisionsprotokol. Ingen bemærkninger. Revisor deltager på næste bestyrelsesmøde den 11/ Efterretningssager. 3.a. BL, LBF samt lovgivning (bilag 1-3). Almen Net (bilag 1). Der foreligger referat fra Repræsentantskabsmøde den 24/ i Almen Net. BL kreds 7 (bilag 2+3). Der foreligger referat fra forretningsførermøde den 15/ i BL Kreds 7. Der foreligger invitation fra BL kreds 7 til deltagelse i et skoleprojekt for 6. klasser Jagten på fællesskabet. Vi deltager i projektet med Bohrskolen. 3.b. Udlejning (bilag 1-10). Generel status vedr. udlejning. Der er udsendt ajourføringsopkrævninger til 4726 med fornyelse i januar 2017, til 344 med fornyelse i februar 2017 og til 323 med fornyelse i marts 2017.

2 23. februar I perioden 17/ / har 319 valgt at komme på ventelisten hos AB. Der har ikke været udlejning via den fleksible venteliste siden sidste møde. Der har været én bytning siden sidste møde. 6 lejligheder er blevet overdraget ved samlivsophævelse siden sidste møde. Ingen lejligheder er tildelt Esbjerg Kommune siden sidste møde. Vi har stadig en god og stabil venteliste i samtlige afdelinger. Der har ikke været lejetab siden sidste møde. Klagesager. I den forløbne periode er der behandlet 17 klager vedr. husorden og 6 over husdyr. Tab fraflytninger (bilag 1). Der har i perioden 21/ / være 2 tab på fraflytninger, i alt kr ,06. Der foreligger oversigt over udvikling i afdelingernes opsparing til tab på fraflyttere pr. 31/ Der henlægges kr , der har i 2016 været et forbrug på kr og dis-positionsfonden har dækket et tab på kr Berammede udsættelser (bilag 2). Der foreligger oversigt over berammede udsættelser i Der har i alt været 13 udsættelser i 2016 mod 28 i Huslejer overgivet til inkasso (bilag 3). Der foreligger oversigt over huslejer overgivet til inkasso i Der har i alt været 25 sager i 2016 mod 34 i Det samlede inkassobeløb udgjorde kr i Udlejningsoversigt (bilag 4-8). Der foreligger udlejningsoversigter pr. 1/12 og 15/ samt 1/1, 15/1 og 1/ Fraflytninger (bilag 9+10).

3 23. februar I perioden 14/11 31/ har der været 38 fraflytninger, hvor der i alt er udbetalt kr ,47. I samme periode har der været 4 fraflytninger, hvor der er udsendt regninger på kr ,03. Skyldig husleje m.m. udgør kr ,80. I perioden 1/1 14/ har der været 63 fraflytninger, hvor der i alt er udbetalt kr ,77. I samme periode har der været 7 fraflytninger, hvor der er udsendt regninger på kr ,20. Skyldig husleje m.m. udgør kr ,24. 3.c. Afdelinger (1-17). Afdelingsbestyrelsesmøder m.v. (bilag 1-13). 13/ i afd. 1. 8/ i afd / i afd / i afd. 1. 8/ i afd / i afd / i afd / i afd. 25. Der foreligger referat fra internt beboermøde den 21/ i afd. 30. Der foreligger indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde den 15/ i afd. 33.

4 23. februar Der foreligger referat fra ekstraordinært afdelingsmøde den 15/ i afd. 33. Der foreligger indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde den 26/ i afd. 34. Der foreligger referat fra ekstraordinært afdelingsmøde den 26/ i afd. 34. Diverse (bilag 14-17). Ejendomsvurdering afd. 11 (bilag 14). Der foreligger skrivelse fra Skatteankestyrelsen af 24/ vedr. vores klage over ejendomsvurderingen i afd. 11. De meddeler, at de ikke kan oplyse noget tidspunkt for behandling af klagen. Nabohjælp (bilag 15). Der foreligger håndbog i nabohjælp i etageejendomme fra Nabohjælp/Trygfonden. Lokalplan (bilag 16). Der foreligger skrivelse fra Esbjerg Kommune omkring vedtaget lokalplan i karréen Nygårdsvej, Torvegade, Skjoldsgade og Finsensgade. Lokalplanen omhandler ønske fra Ungdomsbo om en udvidelse af deres kontorlokaler. Busruter Langliparken (bilag 17). Der foreligger skrivelse af 2/ fra afd. 28 og 30 vedr. indsigelser mod nye busruter i Esbjerg. 3.d. FF/FU (bilag 1-5). Dagsorden FU(bilag 1). Der foreligger dagsorden til FU møde den 6/ Referat FU(bilag 2). Der foreligger referat fra FU møde den 6/ Referat fra årsmøde (bilag 3). Der foreligger referat fra årsmødet den 6/ mellem boligorganisationerne og Esbjerg Kommune. Dagsorden FU(bilag 4). Der foreligger dagsorden til FU møde den 1/ Mødeplan og mærkedage (bilag 5). Der foreligger mødeplan og mærkedage for formænd og forretningsførere

5 23. februar e. Diverse (bilag 1-7). Ghettoområder (bilag 1). Der foreligger liste over ghettoområder pr. 1/ Lokalråd, kommune og politi (bilag 2). Der foreligger referat fra møde den 28/ Overgangsbolig (bilag 3). Der foreligger referat fra styregruppemøde vedr. overgangs-bolig den 8/ Køkken-/badlån (bilag 4). Der foreligger opgørelse vedr. køkken-/badlån pr. 31/ Der er i 2016 udført 165 renoveringer af køkken/bad/døre og karme mod 173 i Statistik (bilag 5). Der foreligger statistik over hjemmesiden pr. 31/ Venteliste (bilag 6). Der foreligger oversigt over aktive medlemmer internt samt søgende udenfor Esbjerg kommune pr. 31/ Der var aktivt søgende på vores venteliste pr. 31/12, heraf kommer 330 udenfor Esbjerg kommune. Studiebolig Esbjerg (bilag 7). Der foreligger venteliste pr. januar Der var 529 på ventelisten mod 561 i januar Bygge- og renoveringssager. 4.a. 4.d. Status bygge- og renoveringsprojekter (bilag 1-5). Orientering ved Jørgen Koldig. Helhedsplan afd. 23 (bilag 1 + 2). Der foreligger skrivelse fra Landsbyggefonden vedr. afsættelser af midler til helhedsplanen. Der er foreløbigt i alt afsat 300 mill. kr. i 2018 og Fonden anbefaler, at vi fremmer sagen mest muligt. Der foreligger referat fra bygherremøde nr. 17, den 30/

6 23. februar Vi afventer endelig tilbagemelding fra Landsbyggefonden vedr. vores ændringer til projektet (besparelser), tidsplan samt huslejeniveau. Herefter skal vi have lavet beregninger på huslejer i de enkelte typer af lejemål samt udarbejde genhusningsplaner, inden der holdes informationsmøder og beboerafstemning. Tagudskiftning i afd. 25 Umanakparken (bilag 3 + 4). Der foreligger godkendelse af tagudskiftningen fra Esbjerg Kommune af 20/ Der foreligger tilsagnsskrivelse fra Landsbyggefonden af 28/ om anvendelse af trækningsretsmidler på 8,4 mill.kr. i forbindelse med tagudskiftningen. Arbejdet er påbegyndt primo 2017 og forventes afsluttet primo Arbejdet kører planmæssigt. Slåenvej. Beplantningen er ved at være gennemført. Græssåning finder dog først sted til foråret. Asfaltslidlaget påføres til efteråret for hele området. Ungdomsboliger Teglværksgade (bilag 5). Der foreligger referat fra bygherremøde nr. 4, afholdt 28/ Trælasthandelen er fjernet fra grunden og pælefundering på grunden er i gang. Den verserende hævdsag er netop vundet i Landsretten. Øvrige projekter. Der er aftalt udskiftning af vaskerier til Nortec i 7 afdelinger. Der er pæne besparelser for afdelingerne ved at lade Nortec overtage driften. De fleste af vaskerierne skiftes først i Økonomi/personale. 5.a. Kapitalforvaltning (1-3). Der foreligger oversigt over afkastet af kapitalforvaltningen fra 1/11 31/ samt 1/1 31/ I november 2016 blev afkastet:

7 23. februar Selskab Måneden År til dato Handelsbanken -0,08% 2,46% Danske Capital 0,02% 1,03% I december 2016 blev afkastet: Selskab Måneden År til dato Handelsbanken 0,37% 2,83% Danske Capital 0,22% 1,25% I januar 2017 blev afkastet: Selskab Måneden År til dato Handelsbanken -0,16% - 0,16% Danske Capital 0,02% 0,02% Det er aftalt, at vi også i 2017 fortsætter med de nuværende kapitalforvaltere. 5.b. Økonomi (bilag 1-3). Indmeldelses- og ajourføringsgebyrer (bilag 1). Der foreligger oversigt over indbetalte indmeldelses- og ajourføringsgebyrer i Det samlede beløb udgjorde kr mod et budget på kr I 2015 udgjorde beløbet kr Indbetalinger til dispositionsfonds- og trækningsretsmidler (bilag 2). Der foreligger budget for 2017 for indbetalinger til dispositionsfonds- og trækningsretsmidler. I alt forventes AB s andel at udgøre ca. 12,3 mill. kr. og Landsbyggefondens andel ca. 18,8 mill. kr. Udkast til årsregnskab. Det fremsendte udkast til årsregnskab (inkl. ledelsesberetning) blev gennemgået og drøftet. Overskuddet blev på kr Overskuddet er især fremkommet ved positive afvigelser i forhold til budgettet i

8 23. februar personaleudgifter, forrentning af arbejdskapital samt byggesags-honorar. Til gengæld har mødeudgifter m.v. været højere p.g.a. forudbetalte omkostninger i forbindelse med vort 100 års jubilæum. Forrentning af mellemregningen blev på 2,33 % i Den disponible dispositionsfond er negativ med kr pr. lejemålsenhed mod kr året før. Hovedårsagen til den store negative dispositionsfond er, at boligorganisationen har ydet en lang række forbedringslån til afdelingerne i forbindelse med køkken- /badrenoveringer. Det blev aftalt, at disse køkken-/badlån m.v. fremover etableres i de enkelte afdelinger, hvis løbetiden kan holdes under 10 år. Eksisterende lån bibeholdes i boligorganisationen indtil de er afviklede. Arbejdskapitalen udgør kr pr. lejemålsenhed mod kr i Budgetforudsætninger 2018 (bilag 3). Udkast til budgetforudsætninger 2018 blev gennemgået. Der er uændret administrationsgebyr på kr Forrentning af mellemregning udgør 1,0%. 5.c. Personalesager (bilag 1). Der foreligger referat fra VN møde afholdt den 12/ Sager til behandling. 6.a. Dispositionsfonden (bilag 1-2). Der foreligger udkast til forventede indbetalinger samt oversigt over anvendelse af dispositionsfondsmidler i perioden I 2016 har der været en tilvækst i saldoen på kr Udskiftning af vinduer i afdeling 21 er påført i Det vil dog først ske i En del af tilskuddet vil måske blive givet via trækningsretsmidler i stedet for dispositionsfondsmidler.

9 23. februar b. Trækningsretsmidler (bilag 2). Der foreligger udkast til forventede indbetalinger samt anvendelse af trækningsretsmidler i perioden Se dog bemærkning ovenfor omkring afd c. (Lukket del). 6.d. Fleksible udlejningsregler (bilag 1). Esbjerg Kommune har et ønske om at ensrette de fleksible udlejningsregler, så de er ens for alle boligforeninger i kommunen. Det foreløbige udkast til fleksible udlejningsregler blev drøftet. Vi har et ønske om, at særlige sociale kriterier får 1. prioritet. Punktet medtages igen på næste bestyrelsesmøde. 6.e. Ordens- og vedligeholdelsesreglement. Vi har gennem 2016 arbejdet på en fornyelse af vores ordens- og vedligeholdelsesreglementer. Det var oprindeligt planlagt, at reglerne skulle være færdige primo 2017, så de kunne godkendes på afdelingernes afdelingsmøder i Dette har dog ikke været muligt at nå, hvorfor det foreslås, at godkendelsen udskydes til afdelingsmøderne i f. Forvaltningsrevision (bilag 1-2). Der ønskes en årlig drøftelse af boligforeningens udførelse af forvaltningsrevision. Til efterretning/godkendt. Til efterretning/godkendt. Der foreligger notat omkring opfølgning på AB s målsætningspunkter i AB mod Der bliver målt på følgende områder: Udlejning tilgang af nye medlemmer samt bibeholdelse af eksisterende Fraflytningsprocent Huslejeniveau Tab på fraflyttere Konto 115 (vedligeholdelse) Administrationsbidrag På de målepunkter, hvor vi sammenligner os med andre bolig-organisationer, er vi fra og med 2016 begyndt at sammenligne os med 5 Tvillingeselskaber jfr.

10 23. februar Landsbyggefondens benchmark redskaber i stedet for 4 af os udvalgte. Vi har løbende stor fokus på vores omkostningsniveau og effektivitet. Vi har i januar afholdt et møde omkring effektivitet med alle medarbejdere. Alle viceværtfunktioner og administrationen er blevet bedt om at komme med forslag/idéer til forbedringer/effektiviseringer. Når vi sammenholder vores afdelingers drifts- og vedligeholdelseskonti med Tvillingeselskabernes, ligger vi generelt flot. Der er udarbejdet særskilt benchmarkoversigt over udvalgte nøgletal på vores Tvillingeselskaber. Vi har inden for de seneste år indført elektronisk syn i forbindelse med fraflytninger. Dette har medført en række administrative lettelser. Derudover har vi i 2016 indført muligheden for digital signatur af lejekontrakter ved hjælp af NEM-id. På sigt forventer vi, at dette vil medføre administrative lettelser. Endelig så arbejdes der løbende med vores forretningsgange og diverse håndbøger. Der blev desuden givet en orientering om kommende stramninger på persondataområdet fra maj 2018 og nogle af de tiltag og instrukser vi er nødt til at indføre i boligorganisationen. Bestyrelsen drøftede de udarbejdede målepunkter og øvrige tiltag omkring effektivitet og omkostningsniveau m.v. Bestyrelsen er tilfreds med vores opfølgning og tiltag på forvaltningsrevisionsområdet. 6.g. Bestyrelsesevaluering. Der ønskes en årlig drøftelse af bestyrelsesarbejdet i AB. Formålet er at få en generel drøftelse af, hvordan bestyrelsesarbejdet går. Bestyrelsen foretog en evaluering af bestyrelsens arbejde gennem det seneste år, herunder bestyrelsens resultater, mødeafvikling, samarbejde, information, bestyrelsesmateriale og bestyrelsens sammensætning. Til efterretning/godkendt.

11 23. februar Der var enighed om, at bestyrelsesarbejdet fungerer godt. Man er dog opmærksom på, at der vil være et behov for løbende generationsskifte i bestyrelsen. 6.h. (Lukket del). 6.i. Almene boligdage Almene Boligdage 2017 finder sted den 17. og 18. november 2017 i Aarhus. Der var enighed om, at AB ikke deltager. Vi arbejder på selv at lave et bestyrelsesarrangement/- seminar i løbet af 2017, 7. Eventuelt. Knud Schmidt efterlyste et byggepladsskilt ved byggeriet i Teglværksgade. Det kommer snarest. Der er afbud fra Poul Andersen til budgetmøderne den 8/ Der er afbud fra Poul-Erik Hansen til første del af budgetmødet den 9/ Han deltager fra ca. kl Næste mødedato er den 11/ kl