Bestyrelsesmøde. Referat Sted Start. 19. februar 2015 Mariebo-Møllen Kl. 14:00

Transkript

1 Referat Sted Start 19. februar 2015 Mariebo-Møllen Kl. 14:00 Deltagere Niels Kruse, Karl Jørgensen, Lotte Pluzek, Lars Olsen, Kjeld Kjeldsen, Per Carstens og Palle Rasmussen. Endvidere deltog suppleant Teddy Hansen og Direktør Per Dalhammer Deltog ikke Referent Dirigent Per Dalhammer Niels Kruse Punkter 021/15 Godkendelse referat /15 Nyt fra formanden /15 Nyt fra direktøren /15 Nyt fra udvalgene /15 Status på tomme boliger /15 Status på Boligsocial indsats i Østre Park og Margrethevænget /15 Status på boligforeningens støttesager: FASE /15 Status på boligforeningens sager: FASE /15 Status på byggesager /15 Orientering om boligforeningens fremtidige tilskud til Østre Park /15 Fremtidigt samarbejde med SEAS-Holding A/S og Fibia /15 Status på forvaltningsrevision /15 Regulering af indskud /15 Eventuelt Org bst ref., Side 1 / 8

2 021/15 Godkendelse referat Godkendelse af referater fra organisationsbestyrelsesmødet den 15. januar Indstilling: Beslutning: Referatet blev godkendt og underskrevet ved generalforsamlingen den 3. februar d.å. 022/15 Nyt fra formanden Niels Kruse orienterer bl.a. om: Nyt fra afdelingerne uden afdelingsbestyrelser, afdelingsmøde i Moseparken og Kildeparken. Bestyrelsen skal hjælpe og motivere afdelingsbestyrelserne. Niels Kruse ville snarest indkalde bestyrelsesmedlemmerne ekskl. direktøren, til et møde for uddelegering af bestyrelsens opgaver og drøftelse af den kommende Direktørudviklingssamtale. Per Dalhammer blev pålagt at arrangere mødet. Indstilling: Det indstilles at orienteringen tages til efterretning. Beslutning: På forespørgsel fra Kjeld Kjeldsen blev det oplyst at det ændrede lovgivning vedrørende færdselsforseelser i firmaet køretøjer, snarest vil blive drøftet på et møde i SVAR Org bst ref., Side 2 / 8

3 023/15 Nyt fra direktøren Per Dalhammer orienterer om: Beboerklagenævnet i Guldborgsund har givet boligforeningen medhold i, at støjgener fra et vindspil, kan sidestilles med øvrige unødige støjgener og derfor er beboeren blevet pålagt af nedtage vindspillet. Boligforeningen har anmodet hegnssynet i Lolland Kommune tage stilling i en sag, hvor en nabo til bebyggelsen Dampmølleparken, har fjernet hæk i skel og etableret en port for adgang til Dampmølleparkens parkeringsplads. Orienter om annoncer i aviser annoncedækning i Folketidende, Lollands- og Ekstraposten til en samlet værdi af ca ,- (budget er ,-) Endvidere periodiske profilannoncer rettet mod særlige emner, for ,-. Guldborgsund Kommune har indkaldt boligorganisationerne til orienteringsmøde vedrørende kommende husning af flygtning. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. 024/15 Nyt fra udvalgene Der orienteres fra følgende udvalgsarbejder: Svar Det næste møde holdes den 10. marts kl. 8:00. Tænketanken Nyt møde foreslås den 14. april kl. 13:30. Bladudvalget pt. intet nyt Sammenlægningsudvalget nyt møde forslås den 19. marts kl. 17:00 Investeringsudvalget allonge vedr. P.P. Capital-aftalen Messeudvalget Orientering fra udvalget på mødet Hjemmesideudvalget pt. intet nyt Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beslutning: Efter supplerende orientering fra Messeudvalget, som var klar til Maribo-Messen, og en supplerende bemærkning fra Bladudvalget om en deadline i marts måned for det næste blad, blev orienteringen taget til efterretning og de nævnte mødedatoer godkendt Org bst ref., Side 3 / 8

4 025/15 Status på tomme boliger Niels Kruse oplyste, at der var 27 boliger, det ikke havde været muligt at udleje. Det er desværre 4 mere end i forrige måned. Indstilling: Det indstilles at orienteringen tages til efterretning. Beslutning: Den udsendte opgørelse pr. 10. februar 2015, blev taget til efterretning. Endvidere rettet bestyrelsen en tak til Joan Christoffersen og Søren Erichsen for deres deltagelse i Åbent-hus i Østre Park. 026/15 Status på Boligsocial indsats i Østre Park og Margrethevænget Der gives en kort orientering på bestyrelsesmødet om helhedsplanens opstart. Indstilling: Det indstilles at orienteringen godkendes. Beslutning: Beboerarrangementet i Maribo-Hallen den 14. feb. d.å. havde været godt besøgt og det forventes der vil komme gang i de fremtidige aktiviteter. Det er bestyrelsens opfattelse, at den nye helhedsplan fungerer langt mere professionelt og tilfredsstillende end den tidligere. 027/15 Status på boligforeningens støttesager: FASE 1 Fase 1 omfatter følgende sager: Holmeager Horslunde inkl. Torrig Boligselskab og Sandby-Provstelunden Rudbjerg. Beboerne i bebyggelserne Holmeager, Horslunde og Rudbjerg har godkendt forslagene til økonomisk opretning og reduktion af boliger. I Sandby er forslaget sendt til urafstemning og resultatet afventes. På mødet gives en orientering om sagernes videre forløb. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Resultatet af beboernes urafstemningen i Sandby, er en vedtagelse af forslaget. Således har alle de omfattede afdelinger vedtaget forslagene om gennemførelse af støttet økonomisk opretning og reduktion af boliger. Bestyrelsen har taget afdelingernes beslutninger til efterretning og tiltræder for sin del forslagene og nedrivningen af boligerne, samt fusionen med Torrig boligselskab og efterfølgende nedrivning af selskabets afdeling Org bst ref., Side 4 / 8

5 028/15 Status på boligforeningens sager: FASE 2 Rådhusvænget i Nysted og Præsteparken i Øster Ulslev Guldborgsund Kommune har nu indkaldt til styringsdialogmøde den 16. februar dm., hvor de nævnte afdelingerne med udlejningsvanskeligheder skal drøftes. Der refereres på bestyrelsesmødet. Per Dalhammer og Niels Kruse refererede fra styringsdialogmødet med Guldborgsund Kommune, hvor specielt afdelingen Rådhusvænget blev drøftet. Der er forsat periodiske problemer med udlejningen og Kommunen har på ny lovet at undersøge om de eventuelt kunne have behov for at benytte bebyggelsen til andre udlejningsformål. Torvevænget i Rødby Lolland Kommune har nu meddelt, at kommunen ikke har et yderligere behov for boliger/bygninger. Kommunen har forslået boligforeningen at overveje salg eller ansøgning om en Landsbyggefond-støttet nedrivning. Nye boliger på Fejø Per Dalhammer supplerede med oplysninger om, at ingeniørfirmaet AI-gruppen har undersøgt varmeanlægget for de fire nye boliger på Fejø, hvor det er konstateret, at forbruget som gennemsnit, har en årlig varmeudgift på ,00 kr. pr. bolig for et normal-år. Enhedsprisen synes vel høj, og dette et resultat af et ineffektivt fyringsanlæg og et forholdsvist højt varmetab, i jordledningerne, ved en lang føringsvej fra varmecentralen. Indstilling: Bestyrelsen bedes drøfte sagerne og beslutte eventuelle tiltag. Beslutning: Bestyrelsen drøftede situationen i de nævnte afdelinger og besluttede følgende: Rådhusvænget og Præsteparken Man afventer en tilbagemelding fra Guldborgsund Kommune vedrørende Rådhusvænget, før en endeligbeslutning træffes. Præsteparken skal forsat observeres med hensyn til udlejningssituationen. Torvevænget En Landsbyggefond-sag med ansøgning om økonomisk støtte og reduktion af boliger skal oprettes såfremt udlejningssituationen ikke bedres i indeværende år. Nye boliger på Fejø Varmeforbruget på Fejø er taget til efterretning og der er enighed om, at det ikke vil være økonomisk muligt at ændre forholdene Org bst ref., Side 5 / 8

6 029/15 Status på byggesager Aaparken Boligforeningens administration er efter aftale med afdelingsbestyrelsen pt. i gang med overvejelser om nye svalegange, installation af elevator m.v. til Aaparken og det forslås at bestyrelsen udpeger repræsentanter og nedsætter et byggeudvalg til varetagelse af sagen Østre Park. Der er gennemført afleveringsforretning og der er flyttet beboere ind i de fleste nye boliger. Der har været afholdt endnu et succesfuldt åbent-hus-arrangement. Byggeudvalget holder et afsluttende møde den 26. februar d.å Svanehøjcentret og Horslunde Ældrecenter Nedrivning af disse to afdelinger er nu godkendt af generalforsamling den 3. februar d.å. betinget af, at det kan ske uden udgifter for boligforeningen. Nedrivningerne skal principielt også godkendes i afdelingerne. Der afholdes møde med Landsbyggefonden og Lolland Kommune om de økonomiske konsekvenser ved nedrivningerne den 10. marts d.å. Det forslås at bestyrelsen udpeger repræsentanter og nedsætter et byggeudvalg til varetagelse af disse sager Nørregade 14. Nedrivning af denne afdeling er på ny godkendt på generalforsamlingen den 3. februar d.å., hvorefter den endelige godkendelse fra ministeriet afventes. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og nedsætter de nævnte byggeudvalg. Beslutning: Aaparken Bestyrelsen besluttede at nedsætte byggeudvalg for renovering i Aaparken og bestyrelsen udpegede Niels Kruse og Lars Olsen til at deltage Østre Park Direktøren bemyndiget til at vælge og godkende optagelse af lån til finansiering af byggeog renoveringsarbejderne Svanehøjcentret og Horslunde Ældrecenter Bestyrelsen besluttede at nedsætte et samlet byggeudvalg for disse sager og bestyrelsen udpegede Niels Kruse og Karl Jørgensen til at deltage Org bst ref., Side 6 / 8

7 010/15 Orientering om boligforeningens fremtidige tilskud til Østre Park Der arbejdes forsat på en redegørelse omkring processen for byggesagen og dens økonomi Indstilling: Da boligforeningens rådgiver og revisor endnu ikke har afsluttet arbejdet med redegørelsen, forslås punktet udsat til mødet i marts. Beslutning: Punktet blev besluttet udsat til næste møde. 030/15 Fremtidigt samarbejde med SEAS-Holding A/S og Fibia. Gennem de 4 år der er nu er gået med leveringsaftale Seas-fibernet og Waoo og nu Fibia har produktet været omfattet af en lang række tekniske og administrative problemer og med henvisning til beboernes oplysninger på det seneste afdelingsmøde i Moseparken den 5. dm. så er der forsat problemer. Aftalernes 5-års bindingsperiode udløber i 2016 og en eventuel opsigelse skal ske i første kvartal Indstilling: Bestyrelsen bedes drøfte situationen og eventuelt tage stilling til en anbefaling til afdelingerne. Beslutning: Boligforeningen skal kontakte SEAS og drøfte den utilfredsstillende situation. Endvidere skal et eventuelt køb af fiberforbindelserne i bygningerne drøftes med SEAS, hvorefter det er afdelingsmøderne, i det berørte afdelinger, der må beslutte om samarbejdet med SEAS skal forsætte. 031/15 Status på forvaltningsrevision Der er udarbejdet beskrivelse af prokura og underskrift bilag, som fremlægges på bestyrelsesmødet. Indstilling: Det indstilles at beskrivelsen godkendes. Beslutning: Foruden prokura-beskrivelsen, havde boligforeningens administration også udarbejdet en forsikringspolitik. Forsikringspolitikken blev godkendt. Endelig godkendelse af den udarbejdede Prokura, blev udsat til næste møde, idet materialet ikke havde været udsendt før mødet Org bst ref., Side 7 / 8

8 032/15 Regulering af indskud Som tidligere aftalt har administrationen beregnet maksimum indskud for afdelingerne i Maribo. En oversigt over disse præsenteres på bestyrelsesmødet. Indstilling: Det indstilles at bestyrelses drøfter og beslutter eventuelle reguleringer af de nu værende indskud. Beslutning: Efter en præsentation af de nuværende indskud og beregningerne af hvad de maksimalt kan hæves til ifølge lovgivningen, i afdelingerne i Maribo, besluttede bestyrelsen, at hæve de nuværende indskud med 50% af den mulige forhøjelse. Bestyrelsen besluttede endvidere, at indskud over de beregnede maksimumindskud, skal reduceres til det maksimale, såfremt det vil være i overensstemmelse med lovgivningen. 033/15 Eventuelt Boligforeningen have modtaget revisionsprotokollat for den løbende revision. Af protokollatet fremgår det, at revisor har konstateret, at de gennemgåede forretningsgange fungerer hensigtsmæssigt. Bestyrelsen tog protokollatet til efterretning og påtegnede dette Org bst ref., Side 8 / 8