EG Retail - Brugervejledning. NewStore Food lagerstyring

Transkript

1 EG Retail - Brugervejledning NewStore Food lagerstyring

2 EG Retail - NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Alle rettigheder til programmet ejes af EG A/S, telefon Copyright EG. Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne brugervejledning er uden skriftligt samtykke fra EG forbudt ifølge gældende dansk lov om ophavsret. Ajourført august 2013

3 EG Retail - INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Generelt om lagerstyring Formål Hvordan kan lagerstyring benyttes? Om købsprisen på varekortet Formel for beregning af bruttoavancen Lagerstyring på en enkelt vare svindkontrol Sæt lagerstyring på en enkelt vare Nulstil lager på varekort Reguler lagerbeholdning via varekort Udskriv lageroptællingsrapport Lagerstyring på udvalgte varer Søg varer og gem i projekt Sæt lagerstyring på varer i projekt Registrér lagerbeholdning (status) på udvalgte varer i projekt Status for udvalgte varer. Trinvis gennemgang Lagerstyring for afdeling, varegruppe, kategori eller sortiment Sæt lagerstyring på kategoriplansniveau Registrér lagerbeholdning (status) på kategoriplansniveau Automatisk beregning af varebestillingsforslag. Generelle principper Det beregnede gennemsnitlige daglige salg i de fem foregående uger Medtagning af kampagnesalg og ej-godkendt tilgang Antal dage til næstfølgende levering Eksempler på antal dage til næstfølgende levering Opsætning af parametre til automatisk beregning af genbestillingsforslag Medtag kampagnesalg og/eller ej-godkendt tilgang Lagerstyring på kategoriplansniveau Vægt i uger GBP % Grossist: GB aktiv samt antal dage til næstfølgende levering Indtast eventuelt lagerminimum Optæl og reguler varelager (status) Opsamling: Sådan griber du processen an Lagerstyring på ekstern grossist Registrer lagertilgang manuelt Felter i varebestillingsoversigt og varebestillingslinjer Felter i Varebestillingsoversigten Felter i billedet Varebestillingslinjer Varebestilling uden automatisk genbestillingsforslag Indlæs varebestilling fra håndterminal (HT) Opret varebestillingslinje manuelt Søg varer til varebestilling frem via varesøgning Søg varer frem via en gemt varesøgning Slet en linje i varebestilling Slet alle varer i bestilling Udskriv varebestilling Udskriv disponeringsliste Send varebestilling NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning

4 EG Retail Varebestilling med automatisk genbestillingsforslag Søg varer og gem søgning Opret og send en varebestilling med genbestillingsforslag Om at genberegne GBP manuelt Om spærrede varer Slet en linje i varebestilling Slet alle varer i bestilling Ukendte bestillingsnumre Udskriv varebestilling Udskriv disponeringsliste Underliggende poster og statistikker Send varebestilling Gemte søgninger og projekter Søg varer og gem søgning Hent varer fra gemt søgning og overfør til håndterminal Søg varer og gem i projekt Varekladden til regulering af lagerbeholdning Indtast lagerreguleringer i varekladden Registrer lagerreguleringer via håndterminalen Regulering af vægtvarer i varekladden Udskrifter og rapporter Vareposter og salgsoplysninger på én vare Udskriv oversigter via Excel Prisoplysning, bestillingsliste og lageroptælling Varebestilling og disponeringsliste Salgsstatistik Bruttoavancestatistik Periodesalgsstatistik Lagerværdi pr. dato Estimeret lagerværdi Omsætningshastighedsstatistik Svindrapport Gem defineret rapport Udskriv defineret rapport Opsæt rapport til udskrivning under Natkørsel eller med dagens tal Faldgruber Tilføj nye varer til projekter Substitutionskonflikt Varer spærres for indkøb Udgåede bestillingsnumre Find og spær hyldevarmere Slet underliggende bestillingsnumre Regulering af lagerbeholdning ved elektronisk fakturabehandling Varemodtagelsesdato ved fakturabehandling NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning

5 1. Generelt om lagerstyring Brugervejledningen tager udgangspunkt i, at brugeren har et kendskab til NewStore Food mindst på niveau med indholdet på kurserne NewStore Food 1 og NewStore Food Formål Der kan være tre formål med at sætte varer på lagerstyring: 1. At kontrollere lageret for at opdage og forebygge svind. 2. At oprette automatisk genbestillingsforslag, tilrette bestillingsforslag samt bestille via pc. 3. At sikre, at lagerbeholdningen ikke er større end nødvendigt. 1.2 Hvordan kan lagerstyring benyttes? Lagerstyring kan benyttes på forskellige niveauer, der alle gennemgås i vejledningen: Lagerstyring på en udvalgt vare, svindkontrol Brug dette, hvis du ønsker lagerstyring på én bestemt vare, fx hvis du oplever svind på varen. Lagerstyring på udvalgte varer, gemt i projekt Man kan kontrollere lagerbeholdningen for en gruppe udvalgte varer, evt. fra flere varegrupper. Også denne mulighed kan benyttes som svindkontrol. Lagerstyring på udvalgte vareområder (varegrupper, kategorier ) Man kan kontrollere lagerbeholdningen for udvalgte sortimenter, kategorier, varegrupper eller afdelinger. Også denne mulighed kan benyttes som svindkontrol. Lagerstyring på varer fra grossister med gennemfakturering For grossister med gennemfakturering kan man benytte lagerstyringen fuldt ud, således at man både fører kontrol med lageret og foretager automatisk beregning af et forslag til, hvor mange varer der skal bestilles hjem. Genbestillingsforslaget beregnes ud fra parametre, der skal opsættes i NewStore Food. Parameteropsætningen beskrives i afsnit 5, fra side 19. Lagerstyring på varer fra ekstern grossist For grossister uden gennemfakturering er der også mulighed for at benytte lagerstyringen. Det vil sige, at der føres kontrol med lageret og automatisk beregnes bestillingsforslag. Lagertilgang skal dog her indtastes manuelt, da lagerbeholdningen ikke opdateres via fakturabehandling. Der skal også i dette tilfælde opsættes en række parametre for at sikre automatisk genbestillingsforslag. Se fra side 19. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 4

6 1.3 Om købsprisen på varekortet På varekortet i NewStore Food bliver feltet Købspris vist to steder: I området Gældende normalpris og i området Lager. Gældende normalpris: Feltet Købspris herover viser altid den gældende normalpris fra fanebladet Prisperioder. Feltet viser, hvad varen kostede, sidst den blev købt hjem til normalpris. Lager: Feltet Gæld. købspris herover viser den købspris, der bliver benyttet ved beregning af statistik. Feltet udfyldes med købsprisen ud fra dette hierarki: 1. Normalpris, kode N: Feltet viser den gældende normalkøbspris på fanebladet Prisperioder, dog ikke hvis værdien er Kampagnekøbspris, kode K: Hvis der er to prisperioder med samme startdato med købskoderne Normal og Kampagne, vil kampagnekøbsprisen blive vist. Hvis denne er 0, bliver normalkøbsprisen dog vist. 3. Beregning ud fra Budgetteret Bruttoavance, kode B. Hvis der ikke findes en gældende købsprisperiode eller denne er 0, indsættes kr. 0,00 i feltet og koden B. Købsprisen skal i så fald beregnes ud fra den budgetterede bruttoavance. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 5

7 1.4 Formel for beregning af bruttoavancen Bruttoavancen på varekortet under Gældende normalpris er beregnet sådan: BA = (Gældende normalsalgspris Købspris)/Gældende normalsalgspris * 100 Eksempel: Kostpris: 1,00, salgspris: 2,00. Formlen vil se således ud: (2 1)/2*100, hvilket giver 50 % i resultat. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 6

8 2. Lagerstyring på en enkelt vare svindkontrol Lagertilgang bliver automatisk opdateret i forbindelse med fakturabehandling, når varen kommer fra SuperGros eller er gennemfaktureret. Kommer varen derimod fra en ekstern grossist, skal lagertilgangen registreres manuelt via varekladden. Lagerstyring på en enkelt vare vælges direkte på varekortet. Herefter skal det reelle antal varer registreres. Det gøres nemmest ved at registrere antallet direkte på varekortet (eventuelt nulstille antallet først), i varekladden eller via håndterminalen. Procedurens enkelte trin udføres sådan: 2.1 Sæt lagerstyring på en enkelt vare 1. Vælg menupunktet Vedligeholdelse/Vare, og søg den vare frem, du vil ændre. 2. Placer markøren i feltet Lagerstyring, og vælg Ja i rullelisten. Nu vises lageroplysninger: Antal på lager i styk og kilo, GBP (genbestillingspunkt) og Lagerminimum. Lagerstyring = Nej Lagerstyring = Ja Lager viser antallet på lager. Antallet justeres ved op- og nedreguleringer (svind, brækage, intern ordre mm) samt ved salg på kassen. Dog ses justeringen af salget på kassen først, når omsætningen er blevet indlæst i NewStore Food (sker automatisk hvert 5. minut). Heraf ej bogført viser dagens salg (antal varer), der endnu ikke er blevet bogført i forbindelse med en kasseopgørelse. Feltet nulstilles automatisk hver dag i forbindelse med natkørslen. GBP beregnes i forbindelse med natkørslen.. Feltet viser det beregnede antal varer til bestilling, hvis du bestiller i dag. Ved varebestilling med automatisk genbestillingsforslag kan GBP genberegnes og hermed opdateres. Det er relevant, hvis du ændrer de parametre, der bestemmer beregningen af antal. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 7

9 2.2 Nulstil lager på varekort 1. Åbn varekortet og søg den vare frem, du vil regulere lagerbeholdningen på. 2. Klik på menuknappen Funktion/Nulstilling af lageret. 3. Klik på Ja for at bogføre kladden, eller klik på Nej for at fortryde. 2.3 Reguler lagerbeholdning via varekort Når du har optalt varer, skal du registrere beholdningen. Det kan ske på tre måder: Direkte på varekortet, via en varekladde eller via statusmodulet. Hvis der er tale om en enkelt vare, er det nemmest at regulere beholdningen direkte på varekortet. Regulering via varekladde gennemgås fra side 43. Status gennemgås fra side 12. Sådan regulerer du via varekortet: 1. Åbn varekortet og søg den vare frem, du vil regulere lagerbeholdningen på. 2. Klik på Funktion/Regulering af lageret. 3. Indtast det aktuelle antal på lager. Hvis salgstypen er vægtvare, og enhedskoden 1 er Kg, Gr eller Mg, kan du også regulere antal kilo på lager. 4. Vælg evt. årsagskoden (svind, eget forbrug eller andet). Årsagskoden vil fremgå af svindrapporten. 5. Afslut med ENTER. Du skal nu bekræfte, at du vil regulere lageret. Regulering af antal varer med salgstype Normal eller pristvang: Regulering af antal varer med salgstypen Vægtvare og stregkode, der starter med 20: NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 8

10 2.4 Udskriv lageroptællingsrapport Hvis du ønsker at udskrive en rapport for løbende at følge beholdningen af den vare, der føres svindkontrol med, kan du udskrive en lageroptælling. Lageroptællingen kan for eksempel udskrives 2-3 gange om dagen. Læg evt. alle de varer, der skal tjekkes, i et projekt (fx med navnet Svindkontrol). Så er det nemmere at finde og udskrive lageroptællingsrapporten. 1. Vælg Varefunktionskladde i menuen. 2. Vælg menuknappen Funktion/Hent fra Varesøgning. 3. Udfyld feltet salgs- eller bestillingsnummer for den vare, du vil følge, og klik på Søg. 4. Vælg menuknappen Funktion/Overfør. 5. Gem evt. i et projekt: Vælg Funktion/Gem i projekt. Klik i en tom linje, og skriv et navn, fx "Svindkontrol". Klik på OK. 6. Vælg menuknappen Udskriv/Lageroptælling. 7. Vælg enten Udskriv eller Vis udskrift. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 9

11 3. Lagerstyring på udvalgte varer Hvis du vil sætte lagerstyring på flere udvalgte varer, fx fra forskellige varegrupper, kan du med fordel bruge denne fremgangsmåde: Søg varerne frem, og gem dem i et projekt. Hvis du gemmer varer i et projekt, vil det altid være de samme varenumre, du følger. Hvis du derimod gemmer varer i en søgning, vil du altid finde de varer, der aktuelt opfylder kriteriet for søgningen, fx aktuelle varer i en varegruppe. Sæt lagerstyring på alle varerne i projektet. Registrer den korrekte lagerbeholdning gennem statusmodulet. 3.1 Søg varer og gem i projekt 1. Vælg Varefunktionskladde i menuen. 2. Vælg menuknappen Funktion/Hent fra varesøgning. 3. Udfyld søgekriterierne for de varer, der skal gemmes i projektet. Det kan fx være Sortimentskode og/eller priser. 4. Klik på knappen Søg. 5. Vælg menuknappen Funktion/Gem i projekt. 6. Placer markøren i den nederste tomme linje, indtast en projektkode (en beskrivelse), og tast ENTER. 7. Klik på knappen OK. 8. Bekræft ved at klikke på OK. 9. Tryk ESC for at forlade Varefunktioner. Tilføj flere varer til projekt 1. Følg vejledningen herover til og med punkt Marker det projekt, du vil lægge varerne i, og klik på knappen OK 3. Bekræft ved at klikke på OK. Slet varer fra projekt 1. Vælg Varefunktionskladde i menuen. 2. Vælg menuknappen Funktion/Hent fra projekt. 3. Marker projektet, og vælg OK. 4. Marker de varer, der skal slettes fra projektet. 5. Vælg menuknappen Funktion/Slet fra projekt. 6. Marker det projekt, varerne skal slettes fra, og vælg OK. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 10

12 3.2 Sæt lagerstyring på varer i projekt 1. Vælg Varefunktionskladde i menuen. 2. Vælg menuknappen Funktion/Hent fra projekt. 3. Marker projektet, og tryk på OK. 4. Marker de varer, du vil sætte lagerstyring på. 5. Vælg menuknappen Funktion/Ret varer. 6. Skift til fanebladet Ret lager, og indtast evt. en værdi i feltet Minimumslager 7. Åbn rullelisten i feltet Lagerstyring, og vælg Sortiment eller Ja. Hvis du vælger Sortiment, vil den indstilling, der er foretaget for varegruppen i feltet Lagerstyring i DSK Kategoriplanen være gældende. Se mere side 14 om lagerstyring på kategoriplansniveau. 8. Vælg Funktion/Gem ændringer. 3.3 Registrér lagerbeholdning (status) på udvalgte varer i projekt Lagertallene i databasen er ikke nødvendigvis de rigtige. Derfor skal lageret optælles, og de reelle tal skal opdateres, inden du kan gå i gang med lagerstyringen. Lagerbeholdningen reguleres fx gennem en statusoptælling med håndterminalen. Optællingen indlæses i NewStore Foods statusmodul. Du kan bruge denne fremgangsmåde (beskrives nærmere fra næste side): 1. Overfør de varer, der skal optælles, til håndterminalen. Husk at overføre varerne med Tilstand Aktiv eller Spærret for indkøb. 2. Registrer lagerbeholdningen via din håndterminal. 3. Opret en status, og indlæs lagerbeholdning fra håndterminal. 4. Tjek for fejl. 5. Bogfør. Fra næste side bliver de enkelte trin kort gennemgået. Du kan hente en detaljeret vejledning til status her: NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 11

13 3.4 Status for udvalgte varer. Trinvis gennemgang 1: Overfør relevante varer til håndterminal 1. Gør håndterminalen klar til at modtage data. 2. Vælg Varefunktionskladde i menuen. 3. Vælg menuknappen Funktion/Hent fra varesøgning. 4. Udfyld søgebilledet med dine søgekriterier, fx varegruppenummer. 5. Vælg Tilstand Aktiv eller Spærret for indkøb. 6. Klik på knappen Søg. 7. Vælg menuknappen Funktion/Overfør til HT, og vælg den rette håndterminal, hvis du bliver spurgt. Varekartoteket bliver nu overført. 2: Registrer lagerbeholdningen via din håndterminal 1. Gør håndterminalen klar til at gennemføre en statusoptælling. 2. Skan varerne og registrer lagerbeholdning. 3. Gør håndterminalen klar til at sende Lagerbeholdning til NewStore. 3: Opret en status og indlæs lagerbeholdning fra håndterminal 1. Vælg menuen Status i menuen. 2. Udfyld feltet Beskrivelse, og indtast Statusdato. 3. Skriv et bilagsnummer. 4. Klik på menuknappen Status/Optællinger. 5. Klik på menuknappen Funktion/Indlæs fra håndterminal. 6. Vælg den rette håndterminaltype, hvis du bliver spurgt. Indlæste tømninger placeres under hinanden i indlæst rækkefølge. Tømningerne vil altid have teksten Håndterminal, efterfulgt af dags dato. Herudover kan man se fagnummer. Ret evt. teksten. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 12

14 4: Tjek for fejl i optællingslinjer 1. Gå til statusoversigten (statushovedet niveau 1). 2. Vælg Status/ Optællingslinjer med fejl. 3. Ret eventuelle fejl. 4. Klik på Funktion/Opdater. 5. Klik på Funktion/Overfør til optælling. 5: Tjek for fejl i tømningslinjer 1. Gå til statusoversigten (statushovedet niveau 1). 2. Vælg Status/ Tømningslinjer med fejl. 3. Ret eventuelle fejl. 4. Klik på knappen Opdater. 6: Udskriv evt. lagerbeholdning 1. Klik på menuknappen Status/Optællinger, hvis du ikke allerede står her. 2. Marker en eller flere optællinger (tømningslinjer). 3. Vælg menuknappen Udskriv/Lagerbeholdning. 4. Klik på knappen Indstillinger, og marker Vis detaljer for at få vist antal og beløb for hvert salgsnummer. 5. Klik på knappen Udskriv, og udskriv til skærm eller printer. 7: Udskriv evt. statusrapport 1. Gå til statusoversigten (statushovedet niveau 1). 2. Marker statuslinjen. 3. Vælg menuknappen Udskriv/Statusrapport. 4. Klik på knappen Indstillinger, og marker fx Varegruppe for at få en sum for hver varegruppe. 5. Klik på knappen Udskriv, og udskriv til skærm eller printer. 8: Bogfør 1. Vælg Status i menuen, hvis du ikke allerede står her. 2. Marker den status, du vil bogføre. 3. Klik på Bogfør, eller tast F11. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 13

15 4. Lagerstyring for afdeling, varegruppe, kategori eller sortiment Hvis du ønsker svindkontrol på alle varer i en afdeling, i varegrupper, i kategorier eller i sortimenter, kan du følge fremgangsmåden herunder. Hvis du også ønsker at få en automatisk beregning af varebestillingsforslag, skal du foretage en opsætning af flere parametre end beskrevet herunder. Opsætningen bliver gennemgået grundigt i afsnit Sæt lagerstyring på kategoriplansniveau 1. Vælg Opsætning/Generelt/DSK Kategoriplan. 2. Klik i feltet Lagerstyring ud for den relevante afdeling, varegruppe, kategori eller sortiment. 3. Klik på listepilen, og vælg på Ja. I eksemplet her er der lagerstyring på kategorien Tobaksvarer. 4. Du bliver nu spurgt, om du vil opdatere de underliggende niveauer. Bekræft dette. 4.2 Registrér lagerbeholdning (status) på kategoriplansniveau Lagertallene i databasen er ikke nødvendigvis de rigtige. Derfor skal lageret optælles, og de reelle tal skal opdateres. Varenumre, der findes i varekartoteket, men ikke findes i butikken, skal efterfølgende nulstilles. Lagerbeholdningen reguleres gennem en statusoptælling, fx med håndterminalen. Optællingen indlæses i NewStore Foods statusmodul. Du kan bruge denne fremgangsmåde, der beskrives nærmere på næste side: 1. Overfør de varer, der skal optælles, til håndterminalen. 2. Registrer lagerbeholdningen via din håndterminal. 3. Opret en status og indlæs lagerbeholdning fra håndterminal. 4. Tjek for fejl i optællings- og tømningslinjer. 5. Kalkuler ej optalte (for at få nulstillet varer, der findes i NewStore Food, men ikke findes i butikken). 6. Udskriv lagerbeholdning. 7. Bogfør. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 14

16 Herunder bliver de enkelte punkter kort gennemgået. Du kan hente en detaljeret vejledning til status på internettet: 1: Overfør relevante varer til håndterminal 1. Gør håndterminalen klar til at modtage data. 2. Vælg Varefunktionskladde i menuen og vælg menuknappen Funktion/Hent fra varesøgning. 3. Udfyld søgebilledet med dine søgekriterier, fx varegruppenummer. 4. Vælg Tilstand Aktiv eller Spærret for indkøb. 5. Klik på knappen Søg. 6. Vælg menuknappen Funktion/Overfør til HT, og vælg den rette håndterminal, hvis du bliver spurgt. Varekartoteket bliver nu overført. 2: Registrer lagerbeholdningen via din håndterminal 1. Gør håndterminalen klar til at gennemføre en statusoptælling. 2. Skan varerne og indtast lagerbeholdning. 3. Gør håndterminalen klar til at sende Lagerbeholdning til NewStore. 3: Opret en status og indlæs lagerbeholdning fra håndterminal 1. Vælg menuen Status i menuen. 2. Indtast en Beskrivelse. 3. Indtast dato for din status. De optællinger, der foretages inden for den periode, du har angiver i de næste datofelter, bliver registreret med samme statusdato. 4. Skriv et bilagsnummer. 5. Klik på menuknappen Status/Optællinger. 6. Placer markøren på linjen, du har skrevet, og klik på menuknappen Funktion/Indlæs fra håndterminal. 7. Vælg den rette håndterminaltype, hvis du bliver spurgt. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 15

17 Indlæste tømninger placeres under hinanden i indlæst rækkefølge. Tømninger fra en håndterminal vil altid have teksten Håndterminal, efterfulgt af dags dato. Du kan selv ændre teksten. Herudover kan du se fagnummeret. 4: Tjek for fejl i optællingslinjer 6. Gå til statusoversigten (statushovedet niveau 1). 7. Vælg Status/ Optællingslinjer med fejl. 8. Ret eventuelle fejl. 9. Klik på Funktion/Opdater. 10. Klik på Funktion/Overfør til optælling. 5: Tjek for fejl i tømningslinjer 6. Gå til statusoversigten (statushovedet niveau 1), og vælg Status/ Tømningslinjer med fejl. 7. Ret eventuelle fejl. 8. Klik på knappen Opdater. 6: Kalkuler ej optalte For at få de rigtige værdier på lagerværdirapporterne i perioden efter optællingen, kan du nu nulstille lagerbeholdningen for alle de varer fra de optalte varegrupper, som du ikke har optalt. Dette gør du gennem funktionen Kalkulér ej optalte. Et eksempel: Du har optalt og indlæst lagerbeholdningen for hele varegruppe I NewStore Food findes der imidlertid flere varer i varegruppen, end dem du fysisk har optalt. Disse kan have en lagerbeholdning på varekortet, selvom lagerbeholdningen i virkeligheden er 0. Kalkuler ej optalte vil nulstille alle ikke optalte varer i varegruppe Klik på menuknappen Status/Optællinger. 2. Vælg menuknappen Funktion/Kalkuler ej optalte. 3. Søg de varer frem, du vil nulstille. Det vil typisk være de varegrupper, du har optalt. 4. Vælg Funktion/Overfør. 5. Du får nu en meddelelse om, at salgsnumre og varegrupper er overført. I eksemplet herunder er der fundet 11 salgsnumre, som ikke er optalt i din søgning. 1 varegruppe skal nulstilles, nemlig den varegruppe, der er søgt frem i søgningen. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 16

18 6. Klik på OK. 7. Marker den indlæste linje (Ej optalte). 8. Vælg menuknappen Linje/Optællingslinjer. Der er nu indsat en linje for hver vare, som findes via søgningen, men som du ikke har optalt. Alle disse varer står med 0 i antal stk. og antal optalt og med flueben i kolonnerne Fejl og Ignorer fejl. Se de øverste linjer på billedet herunder. Herudover er der indsat en linje for hver af de varegrupper, du har søgt frem. Alle de kalkulerede varegrupper står med 0 i antal, kost- og salgspris og med flueben i kolonnen Fejl. Kolonnen Ignorer fejl 9. Varegrupperne, du har optalt, skal manuelt godkendes. Sæt flueben i kolonnen Ignorer fejl for senere at kunne bogføre. 7. Tjek evt. tallene ved at markere en linje og vælge menuknappen Linje/Optællinger. 8. Tryk ESC, når du er klar til at udskrive lagerbeholdning. Bemærk: Efter nulstillingen kan der være varer med negativ lagerbeholdning. Det skyldes, at der er ikke-bogført salg. Når salget bogføres ved kasseopgørelsen, nulstilles lageret. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 17

19 7: Udskriv evt. lagerbeholdning 1. Klik på menuknappen Status/Optællinger, hvis du ikke allerede står her. 2. Marker tømningslinjerne. 3. Vælg menuknappen Udskriv, og vælg Lagerbeholdning. 4. Udskriv til skærm eller printer. 8: Bogfør 1. Vælg Status i menuen, hvis du ikke allerede står her. 2. Marker den status, du vil bogføre. 3. Klik på Bogfør eller tast F11. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 18

20 5. Automatisk beregning af varebestillingsforslag. Generelle principper NewStore Food kan sættes op til automatisk at beregne et genbestillingsforslag ved varebestilling. Beregningen sker med udgangspunkt i et genbestillingspunkt (GBP). GBP er det beregnede antal stk. til bestilling, hvis du bestiller i dag. GBP beregnes automatisk hver nat og kan ses på det enkelte varekort. Hvis GBP ikke bliver genberegnet automatisk, kan det skyldes, at jobbet ikke er sat op i den automatiske opgavestyring. Er du i tvivl om dette, kan du kontakte EG Retail support. Der bliver kun beregnet antal for de varer, der er sat lagerstyring på, og hvor grossisten er sat til at kunne indgå i genberegningen (GB aktiv). Antalsfeltet for varer uden lagerstyring bliver nulstillet om natten, når GBP beregnes. Til brug for beregningen af genbestillingspunktet er der en række parametre, der skal være på plads. Specielt tre af disse parametre skal man være meget opmærksom på: 1. Hvor stort er det beregnede gennemsnitlige daglige salg i foregående uger? 2. Skal antal solgte kampagnevarer tages med i beregningen? 3. Hvor mange dage er der til næstfølgende levering? Det gennemsnitlige daglige salg beregnes ud fra salget i de foregående fem uger samt ud fra, om kampagnesalget tages med i beregningen. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 19

21 5.1 Det beregnede gennemsnitlige daglige salg i de fem foregående uger Når NewStore Food skal beregne et gennemsnitligt dagligt salg, vil udgangspunktet altid være 35 dage, nemlig de seneste 5 uger set fra dags dato. Uge 1 er fra dags dato og 7 dage tilbage, Uge 2 er ugen før uge 1 osv. Salget gennem de enkelte uger kan svinge meget. NewStore Food arbejder derfor med en ugevægtning, som gælder for hele varegruppesortimentet. Denne vægtning vil specielt få stor betydning, hvis det drejer sig om en butik med sæsonsvingninger. Opsætning af ugevægtning er ikke en procentvis fordeling, men det er almindeligt at bruge "index 100", så vægtningen i alle fem uger tilsammen bliver 100. I en butik med jævnt salg kan ugevægtningen opsættes således: Uge 1 20 Uge 2 20 Uge 3 20 Uge 4 20 Uge 5 20 Hvis butikken ligger i et område, hvor der kan være sæsonsvingninger, kan ugevægtningen opsættes således: Uge 1 50 Uge 2 20 Uge 3 10 Uge 4 10 Uge 5 10 I det sidste eksempel tillægges salget i den seneste uge større betydning for det fremtidige salg, end salget i ugerne forinden. I dette eksempel kan der være en risiko for at bestille for lidt, hvis en vare har været på kampagne inden for de seneste 7 dage, og kampagnesalget ikke medtages ved beregning. 5.2 Medtagning af kampagnesalg og ej-godkendt tilgang Kampagnesalg: Man skal tage stilling til, om man i beregningen vil medtage varer, der har været på kampagne i en eller flere af de foregående uger. Valget sker en gang for alle og gælder for alle de varer i butikken, der er sat til lagerstyring. Vælger man ikke at medtage kampagnesalget, vil de uger, hvor varen har været på kampagne, blive holdt helt uden for beregningen. Dette betyder også, at hvis en vare har været på kampagne i fire af de aktuelle uger, selv om det kun drejer sig om en dag i hver uge, så vil kun en uges normalsalg ligge til grund for beregningen. Har varen været på kampagne i alle ugerne, vil der slet ikke blive beregnet noget genbestillingsforslag på varen. Har butikken oftest lukket søndag, vil denne dag generelt holdes uden for beregning, men dette forrykker ikke datoerne. Den reelle beregning sker blot på grundlag af 30 dages salg. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 20

22 Ej-godkendt tilgang: Under NewStore Food-menuens punkt Systemopsætning, kan man under fanebladet Elektronisk Post vælge, hvad der skal ske, når en faktura indlæses: Hvis man her vælger Modtag og fakturer, bliver lagerbeholdningen allerede ved indlæsningen af fakturaen opdateret på alle de linjer, der ikke er interessante for fakturabehandlingen. Interessante linjer opdateres imidlertid først ved bogføringen, dvs. når man har færdigbehandlet fakturaen. Ved at medtage ej-godkendt tilgang, får man ved varebestillingen vist de varer, som findes i de interessante linjer på fakturaer, der er indlæst, men endnu ikke behandlet. Den ekstra kolonne hedder Kolli ej bogført. I kolonnen kan man se det antal kolli, der findes i de interessante fakturalinjer, man har indlæst, men ikke har bogført: 5.3 Antal dage til næstfølgende levering Når man i den daglige situation i butikkerne skal bestille varer, vil man typisk tage udgangspunkt i, hvor mange varer man stadig har på hylder eller lager. Varerne på lager og i butikken samt de varer, der bestilles hjem, skal kunne dække salget indtil næstfølgende levering. Vi bruger som eksempel her en butik med søndagsåbent, der får varer en gang om ugen, om onsdagen, og hvor bestilling skal afgives mandag. I dette tilfælde skal der ved bestillingen mandag formiddag beregnes varer til 9 dages forbrug. Der sælges jo forhåbentlig varer både mandag og tirsdag (2 dage), og når de nye varer kommer om onsdagen, skal der være varer frem til næste onsdag (7 dage). Det betyder, at der fra bestillingstidspunktet er 9 dage til næstfølgende varelevering. Hvis den person, der skal bestille varerne, holder ferie en uge, og altså er forhindret i at bestille om mandagen, så kan han gennemføre sin bestilling om fredagen. Der skal i dette tilfælde tages højde for, at der om fredagen skal være varer til salg både fredag, lørdag og søndag, hvor vi når frem til det normale bestillingstidspunkt, mandag. Dette faktum ligger givetvis i underbevidstheden hos de fleste rutinerede købmænd, men NewStore Food skal have det at vide for at NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 21

23 kunne beregne genbestillingsforslaget korrekt. Det skal altså indtastes i NewStore Food, at hvis bestillingen afgives fredag, skal der være varer til 12 dages forbrug. Man kan lægge en ekstra dag til for at være sikker på at få varer nok hjem. Opsætningen i NewStore Food kunne så se sådan ud. Der er i eksemplet lagt en ekstra dag til: Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Antal dage til næstfølgende levering opsættes på grossistkortet i NewStore Foods. Dette giver mulighed for at bruge forskellige leveringsdage og antal leveringer for forskellige grossister. Det er ikke obligatorisk at indtaste antal dage for alle ugedagene. Hvis der står 0 ved nogle dage, kan NewStore Food imidlertid ikke beregne genbestillingsforslaget for en bestilling, der foretages på denne dag. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 22

24 5.4 Eksempler på antal dage til næstfølgende levering Herunder vises nogle typiske eksempler på, hvordan antal dage kan udfyldes. I alle eksemplerne er der lagt en ekstra dag til som buffer. Varerne leveres om morgenen. Levering en gang ugentlig Eksempel 1: Søndagsåbent. Bestilling mandag, levering onsdag Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Eksempel 2: Søndagsåbnet. Bestilling tirsdag, levering torsdag Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Eksempel 3: Ikke søndagsåbnet. Bestilling onsdag, levering fredag Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Levering to gange ugentlig Eksempel 4: Ikke søndagsåbent. Bestilling tirsdag og fredag, levering torsdag og mandag Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Eksempel 5: Ikke søndagsåbnet. Bestilling mandag og torsdag, levering onsdag og lørdag Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Eksempel 6: Søndagsåbnet. Bestilling mandag og torsdag, levering onsdag og lørdag Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 23

25 6. Opsætning af parametre til automatisk beregning af genbestillingsforslag Her følger en trinvis vejledning i, hvordan du i praksis sætter NewStore Food op til automatisk at beregne et genbestillingsforslag ved varebestilling. 6.1 Medtag kampagnesalg og/eller ej-godkendt tilgang 1. Vælg NewStore Food-menuen/Opsætning. 2. Vælg Generelt/Systemopsætning. 3. Vælg fanebladet Varebestilling. 4. Sæt flueben i tjekboksen Medtag kampagnesalg i GBP, hvis du ønsker dette. 5. Sæt flueben i tjekboksen Medtag ej-godkendt tilgang, hvis du ønsker dette. 6.2 Lagerstyring på kategoriplansniveau Du kan sætte lagerstyring på forskellige niveauer: Afdeling, Varegruppe og Kategori. 1. Vælg NewStore Food-menuen/Opsætning. 2. Vælg Generelt. 3. Vælg DSK Kategoriplan. 4. Åbn rullelisten i feltet Lagerstyring ud for den Afdeling, Varegruppe eller Kategori, du vil have lagerstyring på. Valgmulighederne er Ja, Nej eller Niveau over. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 24

26 6.3 Vægt i uger Vægtning af bestillingsantal indtastes i DSK Kategoriplan. 1. Indtast tal for, hvor meget salget i de foregående uger skal vægte. - Uge 1 er salget fra i går og 7 dage tilbage. - Uge 2 er salget i ugen før uge 1. - Uge 3 er salget i ugen før uge 2. - Uge 4 og Uge 5 følger samme princip 6.4 GBP % GBP % er en procentsats for størrelsen af et eventuelt stødpudelager. Satsen sættes for alle varer i gruppen, der er på lagerstyring. Det er ikke obligatorisk at udfylde GBP %. Værdien indtastes i DSK Kategoriplan til højre for vægtningen af uger. 6.5 Grossist: GB aktiv samt antal dage til næstfølgende levering Grossisten skal sættes til aktiv ved genbestilling (GB). 1. Vælg NewStore Food-menuen/Opsætning. 2. Vælg Generelt/Grossist. 3. Tryk F5 for at skifte til Oversigt, marker grossisten i oversigten, og klik på OK. 4. Skift til fanen Bestilling, og marker feltet GB Aktiv. 5. Indtast antal dage fra bestillingsdagen til næstkommende levering ud for ugedagene. Når systemopsætningen er foretaget, vil der ved natkørslen dannes genbestillingspunkter (=beregnes antal) for grossister, hvor feltet GB Aktiv er markeret på grossistkortet. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 25

27 6.6 Indtast eventuelt lagerminimum I stedet for eller som supplement til GBP % kan man indtaste en værdi for lagerminimum på den enkelte vare. Værdien kan indtastes på to måder: For en enkelt vare via varekortet: Ved at søge flere varer frem i Varefunktioner og rette alle varerne på én gang: 6.7 Optæl og reguler varelager (status) Nu skal lageret optælles, og de reelle tal skal opdateres gennem en statusoptælling. Varenumre, der findes fra grossisten, men ikke findes i butikken, kan efterfølgende nulstilles. De enkelte punkter bliver kort gennemgået i kapitel 4.2, side 14. Du kan hente en detaljeret vejledning til status på internettet: Opsamling: Sådan griber du processen an Når du skal i gang med lagerstyring med automatisk genbestilling, kan du med fordel gribe processen an på denne måde: 1. Ryd op i varekartoteket: Spær hyldevarmere. Se side Sæt NewStore Food op til lagerstyring som beskrevet i dette kapitel. 3. Sørg for, at alle fakturaer er behandlet og bogført. 4. Indlæs aktuelle lagertal gennem statusmodulet. 5. Bogfør status. 6. Gem søgning, som skal bruges til varebestilling. Se side 37. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 26

28 7. Lagerstyring på ekstern grossist Det er muligt at have lagerstyring på en ekstern grossist. Hvis du ønsker at få automatisk beregning af bestillingsforslag, skal du opsætte parametre efter samme fremgangsmåde som beskrevet i afsnit 6. Den eneste forskel er, at lagertilgangen altid skal registreres manuelt, når varerne kommer hjem, da du ikke får elektroniske fakturaer. 7.1 Registrer lagertilgang manuelt Ud fra fakturaen kan du opdatere den aktuelle lagertilgang via varekladden. 1. Vælg Lager & Priser/Varekladde. 2. Indsæt dato. Hvis du taster d, indsættes dags dato. 3. Indsæt salgs- eller bestillingsnummeret for den vare, du vil regulere. 4. Vælg Posttype Opregulering. 5. Indtast et bilagsnummer, hvis feltet ikke udfyldes automatisk. 6. Indtast antal i flg. fakturaen. 7. Vælg en relevant Årsagskode, fx Korrektion. Årsagen vil dermed fremgå af udskrifter og varepostoversigt. 8. Vælg Bogføring/Bogfør, eller tast F11 for at bogføre kladden. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 27

29 8. Felter i varebestillingsoversigt og varebestillingslinjer I kapitlet får du en gennemgang af felterne i varebestillingsoversigten og varebestillingslinjerne. I de følgende kapitler gennemgås selve varebestillingsproceduren. Du åbner varebestillingsoversigten (=ordreoversigt) ved at vælge Varebestilling i menuen. 8.1 Felter i Varebestillingsoversigten Ordrenr. er et fortløbende nummer, som automatisk bliver tildelt ordren. Beskrivelse udfyldes med en kort beskrivelse af ordren. Varesøgning giver mulighed for at basere bestillingen på en gemt søgning. Sidst rettet opdateres med dags dato og tid, når ordren eller de tilhørende varebestillingslinjer bliver ændret. Sendt dato tid viser, hvornår varebestillingslinjen sidst er sendt til SuperGros. Hvis ordren eller de tilhørende linjer bliver ændret, vil dette felt blive blanket. Sendt angiver status på afsendelse af ordren. Feltet kan antage disse værdier: Nej: ordren er ikke forsøgt afsendt til SuperGros. Ja: alle varebestillingslinjer er afsendt til SuperGros. Delvist: ordren er forsøgt sendt, men ikke alle linjer er kommet med. Dette sker, hvis den ordre, du sender, indeholder linjer med 0 i feltet antal. Hvis ordren eller de tilhørende linjer ændres, vil værdien i dette felt ændres til Ikke sendt. Antal afsendt viser antallet af afsendte varer. Type kan antage disse værdier: NL (Normallevering) SL (Senere levering) KF (Kampagne forud) KS (Kampagne supplementbestilling) SV (Sæsonvarer) NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 28

30 Lev (uge) kan ikke udfyldes, hvis typen er NL eller KS. Lev (dag) kan ikke udfyldes, hvis typen er NL eller KS. Der er mulighed for opslag i kalender med F6 (hvis typen ikke er NL eller KS). Medtag alle varer. Omhandler visning af varebestillingslinjerne. Ved markering i feltet vises alle varer i ordren, der opfylder søgekriterierne, uanset om de skal bestilles eller ej. Uden markering vises kun varer med antal større end 0. Feltet som standard markeret. Antal varer viser antallet af varelinjer under hver ordre. 8.2 Felter i billedet Varebestillingslinjer Herunder får du en gennemgang af felterne i varebestillingslinjerne. Sådan finder du felterne: 1. Vælg Varebestilling i menuen. 2. Vælg menuknappen Linje/Varebestillingslinjer eller tast CTRL + F5. Tip! Du kan sortere varebestillingslinjerne ved at taste SHIFT + F8. Da kolonnernes rækkefølge kan ændres i den enkelte butik, vil din butiks kolonnerækkefølge måske afvige fra den, du ser på billedet herover. AB- viser antallet af bestillingsnumre tilknyttet varen. Du kan åbne oversigten over alle bestillingsnumre via pilen eller F6 i bestillingsnummerfeltet og her eventuelt vælge et andet bestillingsnummer. Salgsnummer er varens salgsnummer (stregkode, PLU-nummer, EAN-nummer). Du kan slå op i Vareoversigten via pilen eller F6 i feltet. Markér her den ønskede vare. Kun varer med bestillingsnumre tilknyttet bliver overført. Bestillingsnr. Feltet opdateres automatisk med hovedbestillingsnummeret, hvis salgsnummeret bliver udfyldt. Du kan se og evt. vælge andet bestillingsnummer ved at klikke på pilen eller ved at trykke F6. Antal kolli viser antal kolli til bestilling. Værdien vil som udgangspunkt være 0, når du opretter en varebestillingslinje manuelt. Tast her det ønskede antal, hvis du vil rette. Feltet opdateres automatisk, hvis du har genberegningsforslag. Grossist viser grossistkoden på varens bestillingsnummer. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 29

31 Beskrivelse er beskrivelsen på varen (stammer fra feltet Beskrivelse på varekortet) Aktuel kampagne viser ugenummeret, hvis varen aktuelt er på kampagne (og den salgspris, der vises, hermed er en kampagnepris). Fremtidig kampagne viser ugenummeret for den første af evt. flere kommende kampagner. Kolli informerer om antal varer pr. kolli GBP viser genbestillingspunktet for varer med lagerstyring. Genbestillingspunktet er det beregnede antal varer til bestilling. Hvis du ved automatisk genbestilling lægger en ekstra procent eller ekstra dage til i den aktuelle ordre (se side 38) vil det afspejles i dette felt. Feltet GBP % på varekortet viser i modsætning hertil det beregnede antal til bestilling uden hensyn til ekstra dage eller ændret GBP % i den aktuelle varebestillingslinje. Lager viser antal på lager. Købspris er købsprisen på bestillingsnummeret. Salgspris er varens gældende normalpris fra varekortet (Der tages ikke hensyn til kampagner). Kolli ej bogført er kun synlig, hvis man har valgt at medtage ej-bogført tilgang. Viser antal kolli på fakturaer, der endnu ikke er behandlet. Uge 1 er salget fra i går og 7 dage tilbage. Ved at klikke på pilen i feltet eller trykke F6 kan du se en mere detaljeret oversigt over salget fordelt på ugedage. En uge er altså ikke nødvendigvis fra mandag-søndag, men kan være fra fx onsdag-tirsdag. Uge 2 er salget i ugen før uge 1. Ved at klikke på pilen i feltet eller trykke F6 kan du se en mere detaljeret oversigt over salget fordelt på ugedage. Uge 3 er salget i ugen før uge 2. Ved at klikke på pilen i feltet eller trykke F6 kan du se en mere detaljeret oversigt over salget fordelt på ugedage. Uge 4 og 5 følger samme princip som de foregående uger. Varegruppe er viser den varegruppe, som varen er tilknyttet. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 30

32 Købsværdi er en beregning af linjens samlede købspris: Købspris pr. stk * Antal * Kolli (for eksempel 10,00 kr. * 2 stk. * 6 i kolli = 120,00 kr.) Leverandør viser nummeret på den leverandør, som varen er tilknyttet. Feltet opdateres automatisk, når salgsnummeret er udfyldt (hvis varen er tilknyttet en leverandør). Sendt-feltet bliver opdateret med dato/tid, når ordre bliver sendt. Hvis der er tale om en vare, som ikke skal bestilles via SuperGros, vil der i feltet stå Ikke sendt. Hvis du retter i en linje, så blankes værdien i dette felt. Nederst i skærmbilledet vises felter med totaler for den samlede varebestilling: Købsværdi er summen af alle varers købsværdi for de viste linjer. Salgsværdi er summen af salgsværdien for de viste linjer. Salgsværdien pr. linje beregnes som Salgspris * Antal * Kolli. Kolli er summen af antal varer for de viste linjer. Værdien beregnes som summen af feltet Antal for de viste linjer. Linjer er antal viste linjer i hele varebestillingen. Mængde vedrører fragt. Værdien viser det samlede antal enheder, som butikken skal afregnes for, fx kilo, styk, liter. GBP % og Antal dage bliver kun udfyldt, hvis du har foretaget en genberegning af GBP % og her har valgt Aktuel varebestilling. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 31

33 9. Varebestilling uden automatisk genbestillingsforslag Du kan oprette varebestillingslinjer på flere måder. Du kan enten: indlæse en varebestilling fra håndterminalen oprette linjen manuelt søge varerne frem via en ny varesøgning, eller søge varerne frem via en gemt varesøgning, der evt. er baseret på et projekt. Herunder bliver de fire metoder gennemgået. De sidste to metoder er de almindeligste. Når linjerne er oprettet, kan du udskrive ordren, og herefter er du klar til at sende bestillingen. Bemærk Hvis en vare allerede findes på en anden varelinje med samme bestillingsnummer i samme ordre, vil du ved den manuelle oprettelse blive gjort opmærksom på dette. Den eksisterende ordrelinje vil blive markeret. Hvis der er tale om den samme vare, men på et andet bestillingsnummer, vil du blive også gjort opmærksom på dette og blive spurgt, om du vil oprette en ekstra varebestillingslinje med det nye bestillingsnummer. Du kan oprette bestillingslinjer for varer med Tilstand Spærret eller Spærret for indkøb. Varebestillingslinjerne markeres tydeligt med rød skrift, og du bliver spurgt, om du vil bestille, inden du sender bestillingen. Du kan ikke oprette bestillingslinjer for grossister, hvis feltet Tilstand er Spærret for indkøb eller Spærret på grossistkortet. Bestillingsnummer 1 kan ikke bestilles. Disse varer vil heller ikke blive overført fra en varesøgning eller fra varebestillingsoversigten Fra håndterminalen er det muligt at indlæse et bestillingsnummer, der er ukendt i New- Store Food. Bestillingslinjen vil så blive tom, bortset fra felterne Bestillingsnummer og Antal. Ved manuel indtastning vil du blive spurgt, om du vil oprette en ny varebestillingslinje med dette bestillingsnummer. Ved indlæsning fra håndterminalen sker oprettelsen automatisk Indlæs varebestilling fra håndterminal (HT) 1. Skan varerne, og gør håndterminalen klar til at sende. 2. Vælg Varebestilling i menuen. 3. Vælg Funktion/Indlæs fra HT. Hvis markøren er placeret på en blank linje, bliver der automatisk oprettet en ny ordrelinje med det næste ledige ordrenummer. Hvis markøren er placeret på en eksisterende ordrelinje, vil du blive spurgt, om du vil slette de eksisterende varelinjer ved indlæsning. 4. Hvis felterne Type, Lev (uge) og Lev (dag) er angivet i HT, bliver typerne overført til varebestillingslinjen. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 32

34 5. Når ordren er indlæst fra en håndterminal, vil vareområdet ses i feltet Beskrivelse ved normallevering og kampagne supplement, og ugenummer og dag ses ved senere levering og kampagne forudbestilling, som i eksemplet her: 6. Hvis du ønsker at se de enkelte varelinjer, kan du vælge Linje/Varebestillingslinjer eller trykke CTRL + F Opret varebestillingslinje manuelt Du kan oprette linjer manuelt, hvis du vil tilføje en vare til en varebestilling, som du allerede har dannet gennem håndterminalen eller gennem en søgning. 1. Marker ordren, og vælg menuknappen Linje/Varebestillingslinjer. 2. Tast salgsnummeret eller bestillingsnummeret i det rette felt, og tryk TAB eller ENTER. 3. Hvis der er flere bestillingsnumre til salgsnummeret, kan du skifte bestillingsnummer ved at markere feltet Bestillingsnr og trykke F6. Marker det ønskede bestillingsnummer, og tryk ENTER. 4. Placer markøren i feltet Antal, og tast det antal, du vil bestille. 9.3 Søg varer til varebestilling frem via varesøgning 1. Vælg Varebestilling i menuen. 2. Placer markøren på en tom linje under de eksisterende linjer, og tast ENTER for at indsætte en nummer 3. Udfyld de nødvendige felter i Varebestillingsoversigten. 4. Vælg menuknappen Linje/Varebestillingslinjer. 5. Vælg menuknappen Funktion/Varesøgning 6. Udfyld felterne med dine søgeparametre, fx varegruppe, kategori eller sortiment. 7. Klik på knappen Søg. 8. Sørg for, at alle varelinjerne er markeret, og vælg Funktion/Overfør. Varesøgningen overføres nu til varebestillingslinjerne. 9. Indtast antal for de varer, du vil bestille. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 33

35 9.4 Søg varer frem via en gemt varesøgning 1. Vælg Varebestilling i menuen. 2. Placer markøren på en tom linje, og udfyld de nødvendige felter i Varebestillingsoversigten. 3. Klik på pilen i feltet Varesøgning, eller tryk F6 for at vælge den gemte søgning. Se side 42, hvis du vil læse om, hvordan du gemmer en søgning. 4. Klik OK. Varerne fra varesøgningen overføres nu til varebestillingslinjerne. 5. Vælg menuknappen Linje/Varebestillingslinjer. 6. Indtast antal for de varer, du vil bestille. 9.5 Slet en linje i varebestilling 1. Vælg Varebestilling i menuen. 2. Marker den ordre, du vil slette linjerne i, og Vælg Linje/Varebestillingslinjer. 3. Marker de varelinjer, du vil slette, og tast F Slet alle varer i bestilling Hvis du ønsker at slette alle linjer i en varebestilling, skal du gøre følgende: 1. Vælg Varebestilling i menuen. 2. Vælg den ordrelinje du vil slette linjerne i. 3. Vælg Linje/Varebestillingslinjer. 4. Vælg Funktion/Slet alle linjer. 9.7 Udskriv varebestilling Udskriv for eksempel varebestillingen lige før, du sender bestillingen. Den viser dig blandt andet summen af antal bestilte kolli og købsværdi. 1. Varebestilling i menuen. 2. Marker den ordrelinje, du ønsker at udskrive lister for. 3. Vælg Linje/Varebestillingslinjer. 4. Vælg Udskriv. 5. Vælg Varebestilling. 6. Hvis du kun vil udskrive linjer med antal over 0, skal du skifte til fanen Indstillinger og markere feltet Udskriv kun varer med bestilling. 7. Vælg knappen Udskriv eller Vis udskrift. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 34

36 9.8 Udskriv disponeringsliste Disponeringslisten er kun relevant, hvis du manuelt vil notere, hvor mange du ønsker at bestille. 1. Vælg Varebestilling i menuen. 2. Marker den ordrelinje, du ønsker at udskrive lister for. 3. Vælg Linje/Varebestillingslinjer. 4. Vælg Udskriv. 5. Vælg Disponeringsliste. 6. Vælg knappen Udskriv eller Vis udskrift. 9.9 Send varebestilling Du sender varebestillingsoversigten fra oversigten: 1. Vælg menuknappen Funktion, og vælg Send bestilling. 2. Hvis bestillingen indeholder spærrede varer eller varer, der er spærret for indkøb, skal du tage stilling til, om du vil sende disse: 3. Vælg Ja eller Nej. Hvis du vælger Ja, aktiveres hovedsalgsnumrene samt de bestillingsnumre, der findes i ordrelinjen. Hvis der findes andre spærrede bestillingsnumre på varen, bliver disse ikke aktiveret. Vær opmærksom på, at hvis du vil vælge Ja, skal du skal du først have slettet de spærrede varer, som du ikke ønsker at bestille. Hvis du vælger Nej, afbrydes afsendelsen, og du kan manuelt ændre tilstanden og herefter sende igen. Man kan ikke bestille varer fra grossister, der på grossistkortet har tilstanden Spærret eller Spærret for indkøb. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 35

37 10. Varebestilling med automatisk genbestillingsforslag Du kan oprette varebestillingslinjer på flere måder. Du kan enten: indlæse en varebestilling fra håndterminalen oprette linjen manuelt søge varerne frem via en varesøgning. Når du vil beregne et genbestillingsforslag, kan du med fordel tage udgangspunkt i en gemt søgning. Hermed kan du nemt genbruge en ordrelinje ved at tage udgangspunkt i den gemte søgning. Så sikrer du, at de varer, du aktuelt har i dit varekartotek, altid kommer med i genbestillingsforslaget. Din søgning kan også basere sig på varer gemt i et projekt. Den sidste metode er mest almindelig ved lagerstyring. Den gennemgås herunder. Læs om de øvrige metoder i kapitel 9. Når linjerne er oprettet, kan du udskrive ordren, og herefter er du klar til at sende bestillingen. Bemærk Hvis en vare allerede findes på en anden varelinje med samme bestillingsnummer i samme ordre, vil du ved den manuelle oprettelse blive gjort opmærksom på dette. Den eksisterende ordrelinje vil blive markeret. Hvis der er tale om den samme vare, men på et andet bestillingsnummer, vil du blive også gjort opmærksom på dette og blive spurgt, om du vil oprette en ekstra varebestillingslinje med det nye bestillingsnummer. Du kan oprette bestillingslinjer for varer med Tilstand Spærret eller Spærret for indkøb. Varebestillingslinjerne markeres tydeligt med rød skrift. Vejledningen herunder beskriver, hvordan du skal håndtere disse varer. Du kan ikke oprette bestillingslinjer for grossister, hvis feltet Tilstand er Spærret for bestilling eller Spærret på grossistkortet. Det er ikke muligt at bestille varer med bestillingsnummer 1. Disse varer vil heller ikke blive overført fra en varesøgning eller varebestillingsoversigten, da bestillingsnummer 1 ikke kan bestilles. Når linjerne er oprettet, kan du udskrive varebestillingen, og så er du klar til at sende bestillingen. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 36

38 10.1 Søg varer og gem søgning 1. Vælg Varefunktionskladde i menuen. 2. Vælg menuknappen Funktion/Hent fra varesøgning. 3. Udfyld søgekriterierne for de varer, der skal gemmes som en søgning. Det kan fx være et projekt, grossistkode, sortimentskode og/eller priser. Sørg for, at du søger aktive varer. 4. Vælg menuknappen Funktion/Gem søgning. 5. Udfyld den første kolonne med en beskrivelse, og klik på knappen OK. 6. Tryk ESC for at forlade Varefunktioner Opret og send en varebestilling med genbestillingsforslag Du kan oprette en ny ordre ved enten at oprette en helt ny linje eller genberegne en eksisterende ordrelinje. 1. Vælg Varefunktionskladde i menuen. Hvis du vil oprette en helt ny ordrelinje, skal du gå til punkt 2 herunder. Ellers skal du springe til punkt Placer markøren i en tom linje under ordrelinjerne og tast ENTER for at indsætte et nyt nummer. Udfyld feltet Beskrivelse. 3. Placer markøren i feltet Varesøgning i den aktuelle ordrelinje. 4. Tast F6 og hent den gemte søgning. Tast TAB for at opdatere varesøgningen og indsætte varerne på varebestillingslinjer. Antallet opdateres. 5. Vælg kun Funktion/Genberegn GBP, hvis du har ændret eller oprettet parametre for automatisk varebestilling (antal dage, ny GBP % eller andet), eller hvis du vil ændre parametrene for bare denne ene bestilling. Se uddybende forklaring i næste afsnit: Om at genberegne GBP manuelt. 6. Vælg Linje/Varebestillingslinjer og tjek, at antallet er ok, ellers skal du rette til. Hvis du skifter bestillingsnummer og ikke bruger hovedbestillingsnummeret, skal du indtaste antal manuelt. Det skyldes, at feltet antal nulstilles ved skiftet. Hvis der er varer med tilstand Spærret eller Spærret for indkøb, er de markeret med tydelig, rød skrifttype. Hvis du ikke vil bestille nogen af disse, kan du ignorere linjerne. Hvis du vil bestille nogen af disse, skal du manuelt rette antal kolli på de ønskede varer og slette eventuelle andre linjer med varer med tilstand Spærret eller Spærret for indkøb. Læs mere om dette på side Tryk F5 for at gå til varebestillingsoversigten. 8. Vælg Funktion/Send bestilling. Læs mere om at sende bestilling på side Bemærk: Næste gang, du vil bestille varer i den samme søgning, kan du placere markøren i feltet Varesøgning i den eksisterende ordrelinje, taste F6 og vælge søgningen i listen igen. Så bliver søgningen opdateret, og antal varer bliver genberegnet. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 37

39 10.3 Om at genberegne GBP manuelt Du skal kun genberegne GBP manuelt i to tilfælde: Hvis du lige har oprettet eller har ændret de parametre, der har indflydelse på din bestilling. Det kan være, du manuelt har ændret i din lagerbeholdning. Hvis du en enkelt gang ønsker at sende en ordre med ændret antal dage eller ændret GPB %, for eksempel før en helligdag. 1. Vælg Varebestilling i menuen. 2. Vælg Funktion/Genberegn GBP. Alle varer med lagerstyring genberegner varer på lagerstyring på alle ordrer. Med dette valg er du sikker på at få systemparametrene rettet alle relevante steder. Aktuel varebestilling (ordre nr. X) genberegner alle varer på den ordre, markøren står på. Aktuel varebestilling (ordrenr. 1 X) med ændring af GBP og antal dage beregner alle varer på den markerede ordrelinje, men du får mulighed for at indsætte/ændre værdierne for GBP % og Antal dage. Brug denne mulighed ved ændring, der kun skal gælde denne ene gang. Man kan taste negative tal i feltet GBP %: NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 38

40 10.4 Om spærrede varer Man kan oprette bestillingslinjer for varer, hvor feltet Tilstand står til Spærret for indkøb eller Spærret på varekortet. Disse varer bliver vist med fed, rød skrift i varebestillingen. Når varesøgningen genberegnes, beregnes kun antal for de aktive varer i ordren. Hvis der i ordren findes varer, der er spærret/spærret for indkøb, får brugeren en meddelelse om, at disse ikke er genberegnet. Brugeren må så selv rette antal i varebestillingslinjerne, hvis varerne skal bestilles. Når varebestillingen sendes, bliver denne besked vist, hvis ordren indeholder spærrede varenumre: Hvis man vælger Ja, aktiveres hovedsalgsnummeret samt det bestillingsnummer, der findes i ordrelinjen. Hvis der findes andre spærrede bestillingsnumre på varen, bliver disse ikke aktiveret. Hvis man vælger Nej, afbrydes afsendelsen, og man kan manuelt ændre tilstanden og herefter sende igen. Det vil ikke være muligt at oprette varebestillingslinjer for grossister, hvor feltet Tilstand står til Spærret for indkøb eller Spærret på grossistkortet Slet en linje i varebestilling 1. Vælg Varebestilling i menuen. 2. Vælg den ordrelinje, du vil slette linjerne i. 3. Vælg Linje/Varebestillingslinjer. 4. Marker den vare, du vil slette, og tast F Slet alle varer i bestilling 1. Vælg Varebestilling i menuen. 2. Vælg den ordrelinje du vil slette linjerne i. 3. Vælg Linje/Varebestillingslinjer. 4. Vælg Funktion/Slet alle linjer. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 39

41 10.7 Ukendte bestillingsnumre Fra håndterminalen er det muligt at indtaste eller indlæse et bestillingsnummer, der er ukendt for NewStore Food. Bestillingslinjen vil så blive tom, bortset fra felterne Bestillingsnummer og Antal. Ved manuel indtastning vil du blive spurgt, om du vil oprette en ny varebestillingslinje med dette bestillingsnummer. Ved indlæsning fra håndterminalen sker oprettelsen automatisk. Bemærk Varer med bestillingsnummer 1 vil ikke blive bestilt. De vil heller ikke blive overført fra en varesøgning eller varebestillingsoversigten, da bestillingsnummer 1 ikke kan bestilles Udskriv varebestilling Udskriv for eksempel varebestillingen lige før, du sender bestillingen. 1. Vælg Varebestilling i menuen, og marker den ordrelinje, du ønsker at udskrive for. 2. Vælg Linje/Varebestillingslinjer. 3. Vælg Udskriv/ Varebestilling. 4. Hvis du kun vil udskrive linjer med antal over 0, skal du skifte til fanen Indstillinger og markere feltet Udskriv kun varer med bestilling. 5. Vælg knappen Udskriv eller Vis udskrift Udskriv disponeringsliste Disponeringslisten er relevant, hvis du manuelt vil notere, hvor mange du ønsker at bestille. 1. Vælg Varebestilling i menuen, og marker den ordrelinje, du ønsker at udskrive for. 2. Vælg Linje/Varebestillingslinjer. 3. Vælg Udskriv/ Disponeringsliste. 4. Vælg knappen Udskriv eller Vis udskrift Underliggende poster og statistikker Under menuknappen Linje kan du få vist underliggende poster og statistikker på varerne. 1. Vælg Varebestilling i menuen. 2. Marker den ønskede ordrelinje. 3. Vælg menuknappen Linje og herunder enten: Salg efter perioder, der viser periodestatistikken på den pågældende vare. Vare, der åbner varekortet. Du kan i stedet taste SHIFT + F5. Vareposter eller genvejen CTRL + F5, der viser vareposter på den specifikke vare. Her ses samtlige lagertilgange, lagerafgange, reguleringer i varekladden og den aktuelle varebeholdning. Salgsposter eller ALT + F5, der viser salgsposterne på den specifikke vare. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 40

42 10.11 Send varebestilling Du sender varebestillingsoversigten fra oversigten: 5. Vælg menuknappen Funktion, og vælg Send bestilling. 6. Hvis bestillingen indeholder spærrede varer eller varer, der er spærret for indkøb, skal du tage stilling til, om du vil sende disse: 7. Vælg Ja eller Nej. Hvis du vælger Ja, aktiveres hovedsalgsnumrene samt de bestillingsnumre, der findes i ordrelinjen. Hvis der findes andre spærrede bestillingsnumre på varen, bliver disse ikke aktiveret. Vær opmærksom på, at hvis du vil vælge Ja, skal du skal du først have slettet de spærrede varer, som du ikke ønsker at bestille. Hvis du vælger Nej, afbrydes afsendelsen, og du kan manuelt ændre tilstanden og herefter sende igen. Man kan ikke bestille varer fra grossister, der på grossistkortet har tilstanden Spærret eller Spærret for indkøb. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 41

43 11. Gemte søgninger og projekter 11.1 Søg varer og gem søgning 1. Vælg Varefunktionskladde i menuen. 2. Vælg menuknappen Funktion/Hent fra varesøgning. 3. Udfyld søgekriterierne for de varer, der skal gemmes som en søgning. Det kan for eksempel være Sortimentskode og/eller priser. Det kan også være et projekt. 4. Vælg menuknappen Funktion/Gem søgning. 5. Udfyld den første kolonne med en beskrivelse, og klik på knappen OK. 6. Tryk ESC for at forlade Varefunktioner Hent varer fra gemt søgning og overfør til håndterminal 1. Vælg Varefunktionskladde i menuen. 2. Vælg menuknappen Funktion/Hent fra Varesøgning. 3. Vælg menuknappen Funktion/Hent søgning. 4. Marker søgningen og tryk på OK. 5. Klik på knappen Søg. 6. Vælg Funktion/Overfør eller Funktion/Overfør til HT Søg varer og gem i projekt 1. Vælg Varefunktionskladde i menuen. 2. Vælg menuknappen Funktion/Hent fra varesøgning. 3. Udfyld søgekriterierne for de varer, der skal gemmes i projektet. Det kan fx være Sortimentskode og/eller priser. 4. Klik på knappen Søg. 5. Vælg menuknappen Funktion/Gem i projekt. 6. Placer markøren i den nederste tomme linje, indtast en projektkode (en beskrivelse), og tast ENTER. 7. Klik på knappen OK. 8. Bekræft ved at klikke på OK. 9. Tryk ESC for at forlade Varefunktioner. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 42

44 12. Varekladden til regulering af lagerbeholdning Ved lagerstyring er det selvfølgelig vigtigt, at lagertallene på varekortene afspejler virkeligheden. Varekladden bruges, hvis du skal korrigere lagerbeholdningen på flere varer på én gang. I varekladden kan du taste / søge varer, eller du kan indlæse korrektioner, svind, eget forbrug mm fra håndterminalen. Lagerrabat registreres, hvis en grossist eller leverandør giver rabat i form at et antal varer. Reguleringer på en enkelt vare sker nemmest direkte på varekortet (se side 8) Indtast lagerreguleringer i varekladden 1. Vælg NewStore Food-menuen/Lager & Priser/Varekladde. 2. Indsæt dato. Hvis du taster d, indsættes dags dato. 1. Indsæt salgs- eller bestillingsnummeret for den vare, du vil registrere. 2. Posttypen Nedregulering er valgt som standard. Vælg Opregulering, hvis du har nulstillet lageret og vil registrere lagerbeholdning som en korrektion. 3. Indtast et bilagsnummer, hvis feltet ikke udfyldes automatisk. 4. Indtast antal stk. eller antal kg. 5. Vælg Årsagskode, fx Korrektion. Årsagen vil dermed fremgå af udskrifter og oversigten over vareposter. 6. Udskriv evt. varekladden. 7. Vælg Bogføring/Bogfør, eller tast F11 for at bogføre kladden. Bemærk: Det er ikke årsagskoden, men posttypen - Opregulering eller Nedregulering der bestemmer, om antallet bliver lagt til eller trukket fra dit lager. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 43

45 12.2 Registrer lagerreguleringer via håndterminalen 1. Registrer svind, brækage el andet på håndterminalen, og gør håndterminalen klar til at sende. Du kan ikke sende reguleringer af typen Lagerbeholdning til varekladden. Den skal indlæses i statusmodulet. Se side Vælg Lager & Priser/Varekladde. 3. Gør håndterminalen klar til at sende den type regulering, du ønsker. 4. Vælg menuknappen Funktion/Indlæs fra HT. 5. Vælg den rigtige håndterminal, hvis du bliver spurgt. 6. Skift Årsagskoden, hvis det er relevant. 7. Vælg Bogføring/Bogfør, eller tast F11 for at bogføre kladden. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 44

46 12.3 Regulering af vægtvarer i varekladden I en varekladdelinje kan du indtaste eller skanne en stregkode på en vare med Salgstype = Vægtvare. Der er disse muligheder: Hvis stregkoden indeholder prisen på varen: Antal stk. bliver automatisk udfyldt med værdien 1, og antal kilo bliver beregnet ud fra prisen i stregkoden sammenholdt med prisen og Enhedskode 1 på varekortet. Når brugeren taster ENTER efter indtastning af stregkoden, er det kun "hovedsalgsnummeret", der vises på linjen. Hvis hovedsalgsnummeret indtastes: Antal stk. udfyldes automatisk med værdien 1 og antal kg med 0. Brugeren skal selv indtaste vægten på varen. Hvis antal kilo ikke bliver udfyldt, bliver der vist en meddelelse. Hvis stregkoden indeholder vægten på varen. Dette gælder for 13-cifrede vægtvarer med salgsnumre, der starter med 25 eller 26: Antal stk. udfyldes automatisk med værdien 1, og vægten tages fra stregkoden. Bemærk, at hvis du manuelt ændrer i antal, bliver antal kg ikke ændret, og hvis du manuelt ændrer antal kg, bliver antal stk. ikke ændret. Bemærk om vægtvarer Fortegnene (plus eller minus) skal være ens i felterne Antal stk. og Antal kg. På varer med Salgstype = Vægtvare og på varer, hvor enhedskode 1 = Kg, Mg eller Gr., er det ikke muligt at regulere til fx 0 stk. og 14 kg, eller 1 stk. og 0 kg på samme salgsnummer. Både antal stk. og antal kg skal være udfyldt med en værdi. Hvis butikken ønsker at udføre en "skæv" regulering (fx 0 stk. og 4 kg, eller 4 stk. og 0 kg), så skal statusmodulet benyttes til dette. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 45

47 13. Udskrifter og rapporter Der er fire steder i NewStore Food, hvorfra du kan se og/eller udskrive relevante rapporter og statistikker: Varekortet Varefunktioner Varebestilling Rapporter 13.1 Vareposter og salgsoplysninger på én vare Når varekortet er fremme, er det muligt at se oplysninger om vareposter samt salg efter perioder. Se vareposter: Tryk CTRL + F5. Vareposterne viser køb og salg, antal på lager samt reguleringer af for eksempel svind og brækage via varekladden. Se salg efter perioder: Vælg menuknappen Salg/Salg efter perioder. I nederste venstre hjørne af billedet kan du vælge at se 1, 7 eller 31 dage ad gangen, tre måneder ad gangen eller et år ad gangen. Klik i hjørnet her for at markere alt 13.2 Udskriv oversigter via Excel Fra oversigter, fx vareposter, varebestillingslinjer og fakturalinjer, er det muligt at udskrive. Det gøres ved at kopiere linjerne og overføre dem til Excel, hvor du kan viderebehandle dem og udskrive. 1. Marker de linjer i oversigten, du vil kopiere til Excel. Hvis du klikker i øverste venstre hjørne af oversigten, markerer du alle linjer. 2. Højreklik i oversigten, og vælg Kopier. 3. Skift til Excel. 4. Marker den celle, hvor indsætningen skal starte. Det kan fx være celle A1. 5. Højreklik og vælg Sæt ind. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 46

48 13.3 Prisoplysning, bestillingsliste og lageroptælling Prisoplysningsliste, bestillingsliste og lageroptællingsliste udskrives fra Varefunktioner: 1. Vælg Varefunktionskladde i menuen. 2. Vælg menuknappen Funktion/Hent fra varesøgning (CTRL + S). 3. Søg de varer frem, som du vil danne udskrifter for, og klik på knappen Søg. 4. Vælg menuknappen Funktion/Overfør (CTRL + E). 5. Vælg menuknappen Udskriv, og vælg den udskrift, du ønsker. 6. Vælg enten Udskriv eller Vis udskrift Varebestilling og disponeringsliste Du kan udskrive linjerne i en varebestilling. Ud fra en varebestilling kan du også udskrive en disponeringsliste. 1. Vælg Varebestilling i menuen. 2. Marker en linje, og vælg menuknappen Linje/Varebestillingslinjer. 3. Vælg menuknappen Udskriv/Varebestilling eller Udskriv/Disponeringsliste. Udskriv til skærm eller printer Salgsstatistik 1. Vælg Salgsstatistik i menuen I skærmbilledets øverste del skal du afgrænse perioden samt de varer, der skal udskrives. Statistikken kan bl.a. udskrives på kampagner, gemte søgninger og projekter. 2. Vælg periode og andre indstillinger. Sæt flueben i feltet Hovedsalgsnummer for at få vist data pr. salgsnummer. Bemærk: Du kan udfylde feltet Område med 1..99, hvis du har tildelt dine varegrupper områder. Så får du en statistik med summeringer for hvert område, fx kolonial, dybfrost og nonfood. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 47

49 3. I skærmbilledets midterste del kan du bl.a. bestemme en eventuel sammenligning. 4. Du kan også definere en top- eller bundliste. I feltet Hitliste er det muligt at vælge BA i kr., BA i %, Omsætning i kr. samt omsætning i %. 5. Skærmbilledets nederste del indeholder særlige funktioner: Eksport til fil, periodeforskydning, autoudskrivning og gemt design. 6. Vælg Udskriv eller Vis udskrift. Salgsstatistik, eksempel. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 48

50 13.6 Bruttoavancestatistik Denne rapport kan summere salgstal pr. dag, uge eller måned. 1. Vælg Bruttoavancestatistik i menuen. 2. Vælg de data, der skal udskrives, for eksempel område, afdeling, varegruppe, varesøgning eller projekt. 3. Vælg periode, som rapporten skal summere for. Du kan vælge Dag, Uge eller måned. 4. Vælg eventuelle andre indstillinger. 5. Klik på Vis Udskrift eller Udskriv. Bruttoavancestatistik, eksempel NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 49

51 13.7 Periodesalgsstatistik Rapporten kan summere salgstal pr. dag, uge eller måned. Derudover kan den summere data for bestemte ugedage, for eksempel alle lørdag i en defineret periode. Periodesalgsstatistikken kan udlæses som et Excel-diagram. Se eksempler på næste side. 1. Vælg menuen Periodesalgsstatistik i menuen. 2. Vælg de data, der skal udskrives, for eksempel område, afdeling, varegruppe, varesøgning eller projekt. 3. Vælg periode, som rapporten skal summere for. Du kan vælge Dag, Uge eller måned. 4. Vælg eventuelle andre indstillinger. 5. Klik på Vis Udskrift eller Udskriv. Udlæs som Excel-diagram Du kan vælge at få vist dataene i rapporten som et diagram i Excel. Så skal du udfylde den del af dialogboksen, du kan se herunder. Det er muligt at vælge mellem mange forskellige diagramtyper i Excel. 1. Udfyld felterne, og klik på knappen Udskriv. 2. Bekræft, at du vil udskrive. Nu åbner Excel med diagrammet. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 50

52 Periodesalgsstatistik, eksempel Periodesalgsstatistik udlæst som Excel-diagram ( 3D søjle, Periode: Uge) NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 51

53 13.8 Lagerværdi pr. dato Lagerværdirapporten pr. dato viser udelukkende varer med lagerstyring. Det er muligt at udskrive rapporten pr. en bestemt dato. 1. Vælg NewStore Food-menuen/Rapporter/Lagerværdi pr. dato. 2. Udfyld feltet dato, hvis du ikke vil udskrive pr. dags dato. 3. Udfyld de øvrige felter, du har brug for. Lagerværdirapporten kan summeres pr. område, afdeling, varegruppe, kategori, sortiment og salgsnummer. Du kan også tage udgangspunkt i en gemt søgning eller et projekt. 4. Vælg knappen Udskriv eller Vis udskrift. Lagerværdi pr. dato, eksempel Første felter til venstre på rapporten Sidste felter til højre på rapporten NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 52

54 13.9 Estimeret lagerværdi Den estimerede lagerværdirapport viser lagerværdi for alle varer. Den viser antal og værdi, der er registreret på såvel varer som på varegruppe. Rapporten tager alle varer og varegrupper med, uanset om de er på lagerstyring eller ikke. 1. Vælg NewStore Food-menuen/Estimeret lageropgørelse. 2. Udfyld feltet dato, hvis du ikke vil udskrive pr. dags dato. 3. Udfyld de øvrige felter, du har brug for. Du kan vælge at udskrive for bestemte afdelinger, varegrupper, kategorier, sortimenter eller salgsnumre. Du kan også vælge et projekt eller en gemt søgning. 4. Vælg knappen Udskriv eller Vis udskrift. Estimeret lagerværdi, eksempel Felterne til venstre på rapporten. Felterne til højre på rapporten NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 53

55 13.10 Omsætningshastighedsstatistik Denne rapport viser information om bestillingsantal, antal dage på lager, omsætning pr. uge i kroner og stk. Rapporten er særlig relevant for butikker med lagerstyring. Det er bl.a. muligt at afgrænse rapporten til varer fra bestemte leverandører. I eksemplet herunder ses kun en del af felterne i rapporten. 1. Vælg menuen NewStore Food-menuen/Rapporter/ Oms.hastighedsstatistik. 2. Vælg periode og andre indstillinger. 3. Klik på Vis Udskrift eller Udskriv. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 54

56 13.11 Svindrapport Svindrapporten viser varer, hvor der er registreret nedregulering via varekladden. Det kan være Brækage, Svind, Eget forbrug, Datovare, Lagerregulering. 1. Vælg NewStore Food-menuen/Rapporter/Svindrapport. 2. Vælg den periode, du vil udskrive for. 3. Vælg varerne, fx en bestemt varesøgning eller varegruppe. I eksemplet herover skal rapporten udskrives for varer i projektet Kosmetik. 4. Klik på Vis Udskrift eller Udskriv. Svindrapport, eksempel Rapporten indeholder flere felter end de, der er vist i eksemplet her: NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 55

57 13.12 Gem defineret rapport Du får sikkert brug for at genudskrive en rapport med nogle bestemte definitioner. Måske vil du ofte udskrive en svindrapport ud fra den samme gemte søgning, eller du vil udskrive en sammenligningsrapport over bestemte afdelinger eller varegrupper. Hvis du gemmer rapportdesignet, kan du nemt udskrive den samme rapport igen, blot med en anden datoperiode. 1. Åbn den rapporttype, du vil tage udgangspunkt i. 2. Vælg periode og andre indstillinger. 3. Klik på Gem design. Angiv kode og beskrivelse. Klik på OK. i eksemplet her gemmes en svindrapport med en bestemt definition Udskriv defineret rapport 1. Åbn den rapporttype, du vil genudskrive. 2. Placer markøren i feltet Rapportdesign, og tryk F6 for at åbne oversigten over gemte designs inden for rapporttypen. 3. Marker designet, og vælg OK. Nu hentes de definitioner, du har gemt. 4. Vælg menuknappen Udskriv eller Vis udskrift. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 56

58 13.14 Opsæt rapport til udskrivning under Natkørsel eller med dagens tal Udover manuel udskrivning af de enkelte rapporter i NewStore Food, er der på flere rapporter desuden mulighed for at udskrive automatisk med Dagens tal og/eller med Natkørsel. 1. Åbn den rapporttype, du vil have udskrevet automatisk. 2. Vælg de relevante indstillinger. 3. Marker, hvornår du ønsker rapporten udskrevet automatisk. Du kan vælge at markere både Dagens tal og Natkørsel. Hvis natkørslen så skulle svigte, kan du udskrive rapporten med Dagens tal. 4. Marker, hvor ofte du ønsker rapporten udskrevet automatisk. Du kan vælge hver dag, hver uge eller hver måned. 5. Bemærk, at du skal vælge disse indstillinger, inden du gemmer designet. 6. Klik på Gem design. Angiv kode og beskrivelse. Klik på OK NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 57

59 14. Faldgruber 14.1 Tilføj nye varer til projekter Hvis du danner varebestillingsforslag på basis af projekter, skal du huske at tilføje nye, relevante varer til projektet. Det gør du nemmest i forbindelse med fakturabehandlingen. Når du behandler en ny vare, der skal sættes lagerstyring på, kan du med det samme tilføje varen til projektet sådan: 1. Marker varelinjen i fakturaen, og tast SHIFT + F5 for at skifte til varekortet. 2. Skift til fanebladet Projekt. 3. Åbn rulleliste i feltet Projektkode, og marker det rette projekt. Klik på knappen OK. 4. Tast ESC for at vende tilbage til fakturalinjerne 14.2 Substitutionskonflikt I forbindelse med fakturabehandling møder du substituerede varer. Hvis fra salgsnummer og/eller bestillingsnummer (det hidtidige varenummer) findes i dit varekartotek i forvejen, og til salgsnummer og/eller bestillingsnummer (det nye varenummer) også findes i forvejen, så opstår der en substitutionskonflikt. Købslinjen vil i de tilfælde blive markeret med orange skrifttype og teksten Substitutionskonflikt i nederste højre hjørne. Når du godkender fakturalinjen med CTRL + F9, skal du tage stilling til disse muligheder: NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 58

60 Ignorer substitution Ignorerer du substitutionen, vil der ikke blive substitueret. Bogføringen sker derfor på varekortet med det nye salgsnummer og/eller bestillingsnummer (ny vare). Flyt salgsnummer eller Flyt salgsnummer som hovedsalgsnummer I stedet for at ignorere substitutionen, kan du flytte salgsnummer og/eller bestillingsnummer fra det gamle varekort til det nye varekort med det nye nummer. Hvis du vælger denne mulighed, vil du i de fleste tilfælde blive bedt om at håndtere flytningen manuelt via varekortet. Sådan flytter du et salgsnummer 1. Udskriv substitutionsspecifikationer via fakturaoversigten. Nu ser du de salgs- og bestillingsnumre, det drejer sig om. Du ser både de "gamle" numre (Fra-numre) og de nye numre (Til-numre). 2. Åbn varekortet med det hidtidige salgsnummer (fra-salgsnummer) 3. Vælg menuknappen Funktion/Flyt salgsnr.. Nu ser du denne dialogboks: Hvis der er lagerstyring på varen, vil det fremgå af teksten "Med lagerstyring". 4. Marker afkrydsningsfeltet bevar som hovedsalgsnr., hvis du ønsker, at det hidtidige salgsnummer (fra-salgsnummer) skal bevares som hovedsalgsnummer. Hvis feltet ikke er markeret, vil det hidtidige nummer blive underliggende salgsnummer, og det nye salgsnummer bliver hovedsalgsnummer. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 59

61 5. Indtast det nye salgsnummer (til-salgsnummeret) i feltet Nyt salgsnr., eller klik på pilen ved feltet, og vælg nummeret i listen. 6. Ved flytning af et salgsnummer flyttes statistikposterne med. Du kan nu vælge at markere feltet Flyt vareposter og bestillingsnumre. Så flytter du også alle vareposter og alle underliggende bestillingsnumre med. Dette er kun relevant, hvis du har lagerstyring på både den hidtidige og den nye vare. Det kan tage en del tid, da alle bevægelser på varen siden varens oprettelse bliver flyttet: Købs- og salgsposter, korrektioner i varekladden (fx svind, brækage og eget forbrug) samt interne ordrer. 7. Klik på OK. Bemærk Hvis du vender tilbage til fakturaen, efter du manuelt har flyttet salgsnummeret, vil det være lige meget, hvilket af de 3 punkter under CTRL+F9 du vælger, da du allerede har flyttet salgsnummeret. Det eneste formål med at behandle linjen er, at den så ikke længere er orange. Varer med ikke bogført salg kan ikke flyttes. De bogføres med natkørslen og kan herefter flyttes. Hvis du på rapporter eller varekort finder varer, der begynder med , er det "dummynumre", som automatisk bliver dannet, når du flytter et salgsnummer. Dummynummeret bliver udelukkende brugt til at gøre flytning af et salgsnummer så nemt som muligt. Dummynumre bliver automatisk sat til Spærret, så du kan hverken sælge eller bestille på nummeret. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 60

62 14.3 Varer spærres for indkøb Hvis en vare udgår fra grossist eller leverandør, eller varen ikke skal føres i butikken mere, kan varen spærres for indkøb. Derved beregnes der ikke genbestillingsforslag på varen, men varen kan fortsat sælges i butikken. Sæsonvarer, der ikke længere skal indkøbes, kan også spærres for indkøb. 1. Vælg Varekort i menuen. 2. Søg varen frem. 3. Placer markøren i feltet Tilstand, og tryk F6. 4. Vælg Spærret for indkøb. Bemærk: Hvis du har brug for at spærre flere varer for indkøb, kan du søge flere varer frem på én gang via Varefunktioner og rette tilstanden herigennem Udgåede bestillingsnumre Hvis et bestillingsnummer ikke længere skal bruges, sætter grossisten en fiktiv grossist på varen, nemlig grossisten med koden YY. Varer med grossistkoden YY kan ikke bestilles. Det er muligt selv at tildele varen denne grossistkode. Varer med bestillingsnummer 1 kan heller ikke bestilles Find og spær hyldevarmere Du kan bruge Varefunktioner til at finde varer, du ikke har solgt eller købt længe, og sørge for, at de bliver spærret eller spærret for indkøb. 1. Vælg Varefunktionskladde i menuen. 2. Udfyld søgekriterierne. Du kan udfylde feltet Sidste lagerrettelse, så du finder alle varer, der sidst har været rettelser på før en bestemt dato, for eksempel < Du kan også udfylde feltet Sidst solgt den. Hvis du bruger dette felt, finder du dog også helt nye varer, som du ikke har solgt endnu, og de skal ikke slettes. 3. Klik på knappen Søg. 4. Vælg Funktion/Overfør (CTRL + E). 5. Vælg menuknappen Funktion/Ret varer. 6. Skift til fanen Ret vareoplysninger. 7. Placer markøren i feltet Tilstand, og vælg enten Spærret eller Spærret for indkøb. 8. Vælg menuknappen Funktion/Gem ændringer. 9. Hvis du herefter har varer tilbage, hvor ændringerne ikke er blevet gemt, kan du se årsagen ved at klikke på udråbstegnet i kolonne Fejl. Varerne kan fx være på kampagne, eller der kan være endnu ikke bogført salg. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 61

63 14.6 Slet underliggende bestillingsnumre Det er muligt at slette underliggende bestillingsnumre via Varefunktioner. 1. Vælg Varefunktionskladde i menuen. 2. Udfyld søgekriterierne, og klik på knappen Søg. 3. Markér de varer, der skal have slettet underliggende bestillingsnumre. 4. Vælg Funktion/Overfør (CTRL + E). 5. Vælg menuknappen Funktion/Slet underliggende bestillingsnumre. 6. Vælg menuknappen Funktion/Gem ændringer. Varerne vil herefter kun have ét bestillingsnummer, nemlig det oprindelige hovedbestillingsnummer Regulering af lagerbeholdning ved elektronisk fakturabehandling Under NewStore Food-menuens punkt Generelt / Systemopsætning / fanebladet Elektronisk Post kan man vælge, hvad der skal ske, når en faktura indlæses: Valget i feltet Epost bogfør ved indlæsning bestemmer, hvordan stamdata behandles ved indlæsningen af faktura. Uanset, hvilken af mulighederne du vælger, vil du altid skulle behandle de "Interessante varer". Du kan vælge: Nej: Stamdata oprettes eller opdateres ikke ved indlæsningen. Lagerbeholdningen opdateres ikke. Først når fakturaen åbnes, oprettes nye varer med tilstanden Under oprettelse. Når de bogføres, får de tilstanden Aktiv. Opret stamdata: Stamdata oprettes eller opdateres allerede ved indlæsningen, og din lagerbeholdning opdateres på varer, der ikke er interessante for fakturabehandling. Nye varer får tilstanden Aktiv. Modtag og fakturer: Programmet opdaterer stamdata på varekortet og opdaterer din lagerbeholdning på varer, der ikke er interessante for fakturabehandling. Samtidig vil alle de fakturalinjer, der ligger inden for de fast definerede rammer på grossisten, fx købsdifferencemax eller max. bruttoavance %, blive bogført. Hvis du vælger Modtag og fakturer, kan programmet også sættes op til i varebestillingen at vise de varer, der er indlæst på faktura, men endnu ikke bogført/behandlet. Funktionen hedder Medtag ejgodkendt tilgang. Opsætningen sker under fanebladet Varebestilling. Se nærmere forklaring på side 21. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 62

64 14.8 Varemodtagelsesdato ved fakturabehandling Enkelte fakturaer typisk gennemfakturerede kan have en fakturadato, der er forskellig fra den dato, hvor varerne fysisk modtages. Dette kan have uønskede konsekvenser, hvis du kører lagerstyring og i forbindelse med statusoptælling. Eksempel: Du sætter varerne på hylden og behandler fakturaen den 15.12, men fakturadatoen er den Det betyder, at varerne elektronisk først registreres på lager den I butikken findes de jo allerede på hylden den Hvis du optæller dit lager ved en statusoptælling mellem den 15. og den 16.12, vil du få optalt flere varer end de, der er registreret elektronisk, og din status vil ikke passe. Dette problem kan du løse på følgende måde: Vælg Elektroniske fakturaer i Butiksmenuen. Marker den faktura, hvor fakturadatoen ikke er den dato, du satte varerne på hylden. Placer markøren i kolonnen Varemodt.dato. Skriv den dato, du satte varerne på hylden, og bogfør fakturaen. NB! Hvis du har valgt Modtag og fakturer i feltet Epost bogfør ved indlæsning (under NewStore Food-menuen Opsætning/Generelt/Systemopsætning/Elektronisk post) bliver varerne tilskrevet lageret, allerede når du indlæser fakturaer, dog kun på varer, der ikke er interessante for fakturabehandlingen. Så vil du ikke kunne regulere varemodtagelsesdatoen som beskrevet ovenfor. Du bør vælge Nej eller Opret stamdata i stedet for Modtag og fakturer. Obligatorisk udfyldelse af varemodtagelsesdato (Varemodtagelsescheck): Du kan ved en opsætning gøre det obligatorisk at udfylde feltet Varemodt.dato. Du vil så ikke kunne bogføre en faktura uden varemodtagelsesdato. Gør sådan: 1. Skift til NewStore Food-menuen. 2. Vælg Opsætning/Generelt/Grossist skabelon. 3. Markér feltet Varemodtagelsescheck. Bemærk: Når du vælger Grossist skabelon, kan du markere feltet på alle grossister på én gang. Hvis du kun vil markere feltet ved enkelte grossister, kan du også finde feltet på grossistkortet. NewStore Food Lagerstyring Brugervejledning Side 63