STATENS ARKIVER ÅRSRAPPORT

Transkript

1 STATENS ARKIVER ÅRSRAPPORT

2 Indhold 1. Beretning Indledning Økonomiske resultater i Faglige resultater i Forventninger til Hovedkonti omfattet af årsrapporten Målrapportering Oversigt over målopfyldelse Analyse af udvalgte resultatkontraktmål Regnskab Driftsregnskab Bevillingsafregning Indtægtsdækkede og tilskudsfinansierede aktiviteter Personale Påtegning...15 Bilag. Aktiviteter i medfør af kulturbevaringsplanen...16 Side

3 Statens Arkivers Årsrapport 1. Beretning 1.1 Indledning Statens Arkiver er en statsinstitution under Kulturministeriet. Statens Arkiver er en enhedsorganisation, der består af 7 enheder beliggende i København (2), Odense (2), Viborg (1), Århus (1) og Åbenrå (1). I henhold til arkivloven er Statens Arkivers formål: at sikre bevarelsen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til at dokumentere forhold af væsentlig administrativ og retlig betydning for borgere og myndigheder; at sikre muligheden for kassation af ikkebevaringsværdige arkivalier i samarbejde med de afleverende myndigheder, firmaer og enkeltpersoner; at stille arkivalier til rådighed for myndigheder og offentlighed, herunder til forskningsformål; samt at udøve forskning og at udbrede kendskabet til forskningsresultaterne. Med udgangspunkt i disse formål blev der i 1999 formuleret en vision for Statens Arkivers udvikling frem til 2010: Visionen er, at myndigheder, offentlighed og medarbejdere anerkender Statens Arkiver som en effektiv, levende og brugervendt kulturinstitution, der på arkivområdet placerer Danmark som foregangsland. Med henblik på at realisere denne vision har Statens Arkiver fastlagt følgende strategiske mål for sin virksomhed indtil 2010: Udvikling af brugervendthed Opførelse af varige betryggende arkivmagasiner Gennemførelse af regelmæssige afleveringer fra myndighederne Beherskelse af elektronisk bevaring Etablering af elektronisk søgning og adgang for publikum Statens Arkiver og Kulturministeriet har indgået en resultatkontrakt, som understøtter indfrielsen af disse strategiske mål gennem formuleringen af en række konkrete resultatmål. I kontrakten, som gælder for perioden 2001, er resultatmålene blevet grupperet i syv hovedformål: Bevaring, kassation og aflevering af konventionelle arkivalier Bevaring, kassation og aflevering af ITarkivalier Konservering, sikkerhedsfilmning m.v. Formidling Forskning Hjælpefunktioner Generel administration og ledelse 1.2 Økonomiske resultater i Tabel 1.1. Finansielt resultat for Statens Arkiver i Mio. kr. 1. Indtægter 2. Udgifter 19,1 153,5 3., brutto (=12) 134,4 4. Bevilling, netto 142,8 5., netto (=4+5) 8,4 6. Til videreførsel, opsparing pr. 31/12 59,8 1

4 Statens Arkivers Årsrapport Overordnet set er det regnskabsmæssige resultat for tilfredsstillende (se tabel 1.1), idet det dog er præget af en række specielle forhold. Underskuddet under den almindelige virksomhed var forventet, men underskuddets størrelse er dog mindre end budgetteret. Underskuddet var budgetteret til 8,0 mio. kr., mens det realiserede underskud udgør 3,3 mio.kr. På underkonto 40. Nyt Rigsarkiv og Landsarkiv for Sjælland, forberedelse og flytning udgør mindreforbruget 6,8 mio. kr., mens mindreforbruget på underkonto 50. Midlertidige magasiner udgør 2,6 mio.kr. Afsnit 3.1. rummer en nærmere beskrivelse af, hvordan mindre eller merforbrug er fremkommet. I 2005 forventes der et beskedent mindreforbrug på bevillingen under den almindelige virksomhed. Dette skyldes bl.a., at en bevilling til gennemførelse af et format og strukturkonverteringsprojekt samt en bevilling til udvikling af et tilgængeliggørelsesværktøj vedr. ITarkivalier ikke fuldt ud forventes anvendt i 2005, men for en dels vedkommende vil blive søgt overført til Ligeledes på underkonto 40. Nyt Rigsarkiv og Landsarkiv for Sjælland, forberedelse og flytning og på underkonto 50. Midlertidige magasiner forventes der i 2005 et mindreforbrug. På underkonto 90. Indtægtsdækket virksomhed kan Statens Arkiver konstatere, at overskuddet steg fra 1,4 mio. kr. i til 2,2 mio. kr. i. Denne stigning er tilfredsstillende, selvom resultatet ikke helt er på niveau med overskuddet i 2002, som udgjorde 2,7 mio. kr. Ved udgangen af udgjorde Statens Arkivers samlede opsparing 59,8 mio. kr. En væsentlig del af den samlede opsparing er knyttet til underkonto 40. Nyt Rigsarkiv og Landsarkiv for Sjælland, forberedelse og flytning og til underkonto 50. Midlertidige magasiner. Redegørelse for disponeringen af den samlede opsparing (herunder hvordan den tænkes afviklet) findes i afsnit Faglige resultater i Den gældende resultatkontrakt understøtter Statens Arkivers strategiske mål. En indfrielse af kravene i kontrakten er derfor afgørende for, at Statens Arkiver på det lidt længere sigt kan indfri de opstillede strategiske mål. Kontrakten rummer i alt 39 kontraktmål, hvoraf 2 mål ikke blev indfriet i. For de to nævnte mål er målopfyldelsesprocenten dog henholdsvis 99 og 98 %. Alle mål kan selvsagt ikke tillægges samme betydning. Nogle kan betegnes som strategiske, mens andre ikke kan tillægges en sådan vægt. For Statens Arkiver er det særdeles tilfredsstillende at kunne konstatere, at alle strategiske mål blev indfriet i. er kontraktperiodens sidste år, og vurderes målopfyldelsen i alle kontraktperiodens år, må disse siges at være indfriet i al væsentlighed, hvilket er tilfredsstillende for Statens Arkiver Som noget centralt kan det konstateres, at arbejdet med modtagelse m.v. af både konventionelle arkivalier og ITarkivalier i er forløbet som planlagt. Målet om at indhente det såkaldte afleveringsefterslæb af konventionelle arkivalier i 2006 er derfor absolut inden for rækkevidde. Inden for de traditionelle formidlingsformer er alle centrale mål blevet indfriet. For en del efterspørgselsbestemte ydelser er det produktionsfald, der begyndte i 2002, fortsat, samtidig med at der kan spores en tendens til svagt stigende enhedsomkostninger. Alle omkostninger ligger dog stadig under det niveau, der kræves i resultatkontrakten. Statens Arkiver ser de stigende omkostninger som et udtryk for, at det ikke er muligt at tilpasse ressourceforbruget % i overensstemmelse med efterspørgslen. F.eks. kræves der altid et vist grundberedskab af opsyn og vejledning for at drive en læsesal. I gennemførte Statens Arkivers en brugerundersøgelse i tilknytning til læsesalsformidlingen. På mange områder viser undersøgelsen tilfredsstillende resultater, mens undersøgelsen på andre områder peger på udviklingsbehov. I 2005 agter Statens Arkiver med baggrund i brugerundersøgelsen, at udarbejde en handlingsplan for området. Sidstnævnte skal ses som led i realisering af Statens Arkivers strategiske mål Udvikling af brugervendthed. Inden for de nye formidlingsformer udgør arbejdet med Dansk Arkivalieinformationssystem (DAISY) en central opgave. Hensigten er at udvikle et samlet ITsystem, som understøtter alle dele af brugernes og personalets arbejde med arkivalier, dvs. sagsbehandling, registrering, søgning, bestilling og ekspe 2

5 Statens Arkivers Årsrapport dition. I løbet af resultatkontraktperioden er en række nye moduler blevet færdigudviklet og taget i brug. Som noget helt centralt lykkedes det i at åbne adgang for, at brugerne kan søge i Statens Arkivers samlinger via Internettet. For Statens Arkiver skabte regeringens forslag om, at Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland i to etaper flyttes til godsbaneterrænet ved Kalvebod brygge, den afgørende forudsætning for at indfri et af institutionens centrale strategiske mål: Etablering af varige betryggende arkivmagasiner. I forbindelse med den kommende bygning af nye magasiner skal Statens Arkiver ompakke og registrere alle Rigsarkivets og Landsarkivet for Sjællands arkivalier. I blev i alt 38,9 hyldekilometer arkivalier behandlet, og dermed nåede man langt over målsætningen på 30 hyldekilometer. Det var næsten en fordobling i forhold til, da den samlede produktion var på 19,8 hyldekilometer. et og målopfyldelsen er meget tilfredsstillende. Statens Arkiver modtog i en bevilling af de såkaldte UMTSmidler, primært til at styrke forskellige former for digitaliseringen, herunder gøre udvalgte kirkebøger og folketællinger tilgængelige på websitet I blev næsten 2 mio. enkeltsider gjort tilgængelige. Projektet forventes afsluttet ultimo 2005 eller primo Forventninger til Statens Arkiver forventer primo 2005 at indgå en ny resultatkontrakt for perioden Kontrakten forventes at stille fokus på to strategiske hovedmål: Forstærket indsats for bevaring af den arkivalske kulturarv Forstærket indsats for formidling af den arkivalske kulturarv. I 2005 forventes indsatsen koncentreret således: Arbejdet med at indhente afleveringsefterslæbet af konventionelle arkivalier fortsættes og afsluttes i Fra 2006 overføres ressourcer fra dette område til behandling af ITarkivalier, således at der ikke på dette område vil opstå afleveringspukler i fremtiden. Der ydes alle nødvendige bidrag til at planlægge og etablere nye magasiner for Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland. I tilknytning hertil fortsættes arbejdet med at klargøre arkivalier til flytning. I 2005 forventes 30 hyldekilometer at blive klargjort. Endelig forventes et nyt fælles magasin for Erhvervsarkivet og Statsbiblioteket opført og taget i brug i løbet af Med henblik på at sikre langtidsbevaringen gennemføres en format og strukturkonvertering af Statens Arkivers samling af ITarkivalier. I 2005 vil hovedvægten i projektet ligge på at analysere sammensætningen af arkivalierne med henblik på at planlægge projektets videre forløb. Projektet forventes afsluttet i Der iværksættes konservering, restaurering og mikrofilmning af nedbrydningstruede arkivalier af enestående national betydning. Dansk Arkivalieinformationssystem (DAISY) videreudvikles. For resultatkontraktperioden er målene at udbygge brugernes muligheder for at søge og bestille arkivalier via Internettet. Desuden er det hensigten at fortsætte arbejdet med at revidere arkivbeskrivelserne på Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland, samt at begynde en systematisk registrering af arkivalier ved de øvrige landsarkiver og Erhvervsarkivet. På disse indsatsområder indledes arbejdet i 2005 og forventes afsluttet ved udgangen af Der iværksættes i 2005 et projekt, hvis mål er at udvikle et standardiseret værktøj, som sikrer, at de format og strukturkonverterede ITarkivalier i Statens Arkiver kan stilles til rådighed for offentligheden, uden at der stilles krav om væsentlige ITforudsætninger. 1.5 Hovedkonti omfattet af årsrapporten Årsrapporten aflægges for følgende hovedkonti: Statens Arkiver (driftsbevilling) 3

6 Statens Arkivers Årsrapport 2. Målrapportering 2.1 Oversigt over målopfyldelse I nedenstående skemaer vurderes opfyldelsen af Statens Arkivers resultatkontraktmål i. Hovedformål 1: Bevaring, kassation og aflevering af konventionelle arkivalier MÅLSÆTNING FOR RESULTATKONTRAKTPERIODEN TIDS FRIST MÅLOPFYLDELSE STATUS PR. 31/12 % 1.1. Statens Arkiver indleder i perioden afleveringssager for alle statslige myndigheder, for så vidt disse ikke er indledt eller afsluttet i kontraktperioden Det skal herunder sikres, at samtlige myndigheder vil kunne aflevere arkivalier i et omfang, der tillader, at afleveringsefterslæbet vil være fuldt ud indhentet i Afleveringsplanerne for den enkelte myndighed eller myndighedsområde udformes efter drøftelse med det pågældende ministerium eller styrelse. senest 31/12 Alle sager, som skulle indledes i henhold til aktivitetsplanen (cirkulære nr. 31 af 23/32001), er blevet indledt. Det samme gælder for alle sager, der skulle indledes i henhold til de særlige aktivitetsplaner for domstolene, Forsvaret og Folkekirken Der gennemføres bevaringsvurdering i forbindelse med aflevering fra myndigheder, hvis arkivalier ikke er dækket af relevante bevarings og kassationsbestemmelser. Det er gennemført en obligatorisk bevaringsvurdering i forbindelse med alle afleveringer Der udarbejdes bevarings og kassationsbestemmelser for afsluttede journalperioder i departementer samt store styrelser og institutioner. Der er udarbejdet bevarings og kassationsbestemmelser i alle tilfælde, hvor en myndighed har bedt om det Der udarbejdes vejledningsmaterialer til myndigheder på bevarings og kassationsområdet under hensyn til ændret lovgivning m.v. Der er i kontraktperioden udarbejdet vejledningsmaterialer. I var der tale om vejledninger til nye bevarings og kassationsbestemmelser for kommunale myndigheder I kontraktperioden tilstræbes en fortsat effektivisering af arbejdet med konventionelle arkivalier. I gennemsnit for resultatkontraktperioden må timeforbruget som helhed ikke overstige følgende normer: Afleveringsforberedelse: 79 timer pr. standdardsag Modtagelse og registrering: 41 timer pr. standardsag Det gennemsnitlige tidsforbrug pr. sag har i kontraktperioden været: Afleveringsforberedelse: 60 timer Modtagelse og registrering: 30 timer Kassation: 654 timer Kassation: 675 timer pr. standardsag. 4

7 Statens Arkivers Årsrapport Hovedformål 2: Bevaring, kassation og aflevering af ITarkivalier MÅLSÆTNING FOR RESULTATKONTRAKTPERIODEN TIDS FRIST MÅLOPFYLDELSE STATUS PR. 31/12 % 2.1. Statens Arkiver følger i kontraktperioden i videst muligt omfang udviklingen inden for elektronisk arkivering og inden for den offentlige administrations ITanvendelse. I lyset heraf foretages eventuelt revision af de gældende bestemmelser om varetagelse af arkivmæssige hensyn i forbindelse med forvaltningens ITanvendelse. Statens arkiver har deltaget i diverse offentlige initiativer til fremme af digital forvaltning, bl.a. FESDprojektet, XMLkomiteen, og Statens ITforum. Afleveringsreglerne er blevet revideret med bekendtgørelse nr. 342 og udvidet til også at omfatte kommunale myndigheder. Der er givet mulighed for at aflevere arkivalier på flytbar USBharddisk Statens Arkiver skal inden 6 måneder efter, at en myndighed har taget et register i brug, tage stilling til bevaring/kassation af oplysninger fra registret. I den forbindelse skal der fastsættes tidspunkt(er) for aflevering. Fristen er blevet overholdt i alle 65 tilfælde Statens Arkiver skal senest 3 måneder, før en aflevering fra et elektronisk arkivsystem skal effektueres, give den pågældende myndighed nærmere anvisning om etablering af arkiveringsversion. Fristen er blevet overholdt i alle 224 tilfælde Efter gennemførelse af aflevering skal Statens Arkiver gennemføre test af det afleverede materiale, således at resultat af test foreligger senest 3 måneder efter afleveringen. Fristen er blevet overskredet i 1 ud af 255 tilfælde Der gennemføres efter bevaringsmæssig vurdering konvertering af tidligere afleverede ITarkivalier og test i forbindelse hermed. senest 31/12 Alle tidligere ITarkivalier er blevet konverteret til harddisk RAID og CDrom og er blevet testet I kontraktperioden fortsættes udviklingen af DAISY, og systemet tages i brug gennem dataindtastninger af udvalgte arkivgrupper. Systemet justeres på grundlag af de indhentede brugererfaringer. Der rapporteres om fremdriften i arbejdet pr. 31. december 2002 og ved udløbet af kontraktperioden. DAISY er blevet videreudviklet, bl.a. med søgeadgang over internettet. Alle arkivalier, der er modtaget i kontraktperioden er registreret i DAISY. Arbejdet med at registrere tidligere modtagne arkivalier har været i gang. I Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland er 44 % af den samlede arkivbestand registreret i DAISY I kontraktperioden tilstræbes en fortsat effektivisering af arbejdet med ITarkivalier. I gennemsnit for resultatkontraktperioden 2001 må timeforbruget som helhed ikke overstige følgende normer: Godkendelse og kassation: 24 timer pr. standardsag Afleveringsforberedelse: 27 timer pr. standardsag Testning og lagring: 32 timer pr. standardsag Det gennemsnitlige tidsforbrug pr. sag har i kontraktperioden været: Godkendelse og kassation: 20 timer Afleveringsforberedelse: 16 timer Testning og lagring: 19 timer 2.8. Godkendelse af elektroniske arkivsystemer hos statslige myndigheder skal træffes senest 2 måneder efter, at fuldstændig beskrivelse af en myndigheds elektroniske arkivsystem er modtaget i Statens Arkiver. Fristen er blevet overskredet i 1 ud af 46 tilfælde Statens Arkivers ITudviklingsprojekter planlægges og styres i kontraktperioden efter professionelle kriterier. Med bistand fra en ekstern ITkonsulentvirksomhed er der udarbejdet et styringsparadigma. Med udgangspunkt heri udarbejdes årligt en statusrapport for de enkelte projekter. Alle udviklingsprojekter er blevet styret efter det vedtagne paradigme, og der blev lavet en statusrapport i. 5

8 Statens Arkivers Årsrapport Hovedformål 3: Konservering og sikkerhedsfotografering m.v. MÅLSÆTNING FOR RESULTATKONTRAKTPERIODEN TIDS FRIST MÅLOPFYLDELSE STATUS PR. 31/12 % 3.2. Konserveringsindsatsen udføres i værksteder uden for Statens Arkiver, men med udgangspunkt i årligt udarbejdede planer. Konserveringsindsatsen blev i udført af eksterne leverandører i henhold til udarbejdet plan Sikkerhedsfilmningsindsatsen m.v. udføres i kontraktperioden i henhold til en væsentlig reduceret 4årsplan, der udarbejdes med udgangspunkt i en i år 2000 udarbejdet Plan for sikkerhedsfilmning og scanning Filmningsarbejdet har fulgt planen. I hele kontraktperioden blev der foretaget 5,3 mio. mikrofilmoptagelser, 8,9 mio. fremkaldelser, 4,6 mio. kopieringer og 6,2 mio. scanninger For sikkerhedsfilmningen fastsættes for kontraktperioden følgende produktivitetskrav: Det gennemsnitlige tidsforbrug var i : Tidsforbrug pr. mikrofilmoptagelse: 0,8 minut Mikrofilmoptagelse: 0,5 minut Tidsforbrug pr. scanning: 1,1 minut Scanning: 0,4 minut Tidsforbrug til arkivfaglig tilrettelæggelse pr. optagelse: 0,2 minut. Tilrettelæggelse: 0,02 minut Hovedformål 4: Formidling MÅLSÆTNING FOR RESULTATKONTRAKTPERIODEN TIDS FRIST MÅLOPFYLDELSE STATUS PR. 31/12 % 4.1. Der gennemføres i videst muligt omfang arkivbeskrivelse af de afleveringer af traditionelle arkivalier, der afleveres til Statens Arkiver. Det sker bl.a. på grundlag af data, der indsamles i forbindelse med forberedelse og modtagelse af afleveringerne. Alle arkivalier, der er modtaget i, er blevet beskrevet og stillet til rådighed på læsesalene Der udarbejdes årligt et begrænset antal elementære vejledningsfoldere i udvalgte emner af særlig interesse for brugerne. Der er i lavet en lang række foldere, bl.a. om søgning i DAISY For et begrænset antal udvalgte arkivgrupper revideres eksisterende arkivbeskrivelser, og data indtastes i Daisy. Der rapporteres om fremdriften i arbejdet pr. 31. december 2002 og ved udløbet af kontraktperioden. Der er sket en revision og indtastning i DAISY af ca. 85 km arkivalier i kontraktperioden Finansieret af en særbevilling på 2,4 mio.kr. i 2001 og 2,5 mio.kr. i 2002 påbegyndes digitalisering af ældre kirkebøger og folketællinger. Arbejdet og forbruget af særbevillingerne forventes at strække sig over en årrække. 27 og 34 % af hhv. alle folketællinger og kirkebøger fra før 1892 er blevet digitaliseret og gjort tilgængelige på internettet. Projektet forventes at blive afsluttet i 2005 eller primo I lighed med i 1997 og i 1999 gennemføres i 2001 og i brugerundersøgelser. Efter undersøgelsen i 2001 udarbejdes en rapport, hvor resultaterne fra undersøgelserne i perioden analyseres og vurderes. senest 31/ og 31/12 Der er blevet gennemført brugerundersøgelser i 2001 og. erne fra den første undersøgelse blev analyseret i en særlig rapport fra

9 Statens Arkivers Årsrapport Hovedformål 4: Formidling (fortsat) MÅLSÆTNING FOR RESULTATKONTRAKTPERIODEN TIDS FRIST MÅLOPFYLDELSE STATUS PR. 31/12 % 4.6. På læsesalsområdet og på området anden formidling gælder, at enhedsomkostningerne på de i Virksomhedsregnskabet for 1999 opgjorte områder, i kontraktperioden 2001 som gennemsnit mindst skal ligge på niveau med resultaterne i perioden (prisniveau ): Lønudgift pr. læsesalsgæst: 67 kr. Lønudgift pr. ekspederet enhed: 9,7 kr. Lønudgift pr. udlånt enhed: 72 kr. Lønudgift pr. besvaret skriftlig forespørgsel: 337 kr. Lønudgift pr. tilgængelighedsansøgning: 388 kr. De gennemsnitlige omkostninger har i kontraktperioden været: Lønudgift pr. læsesalsgæst: 52 kr. Lønudgift pr. ekspederet enhed: 7,9 kr. Lønudgift pr. udlånt enhed: 47 kr. Lønudgift pr. besvaret skriftlig forespørgsel: 175 kr. Lønudgift pr. tilgængelighedsansøgning: 308 kr Statens Arkivers sagsbehandlingstider må i kontraktperioden ikke som gennemsnit for perioden overstige følgende normer: Besvarelse af skriftlige forespørgsler: 8 dage Behandling af udlånssager: 9 dage Behandling af heraldiske sager: 25 dage De gennemsnitlige sagsbehandlingstider har i kontraktperioden været: Skriftlige forespørgsler: 4,2 dage Udlånssager: 4,5 dage Heraldiske sager: 15,0 dage 4.8. For Statens Arkivers ekspeditionstider på læsesalene (ekskl. fjernmagasiner) gælder, at 70 % af alle ekspeditioner skal gennemføres inden for 30 minutter. I alle kontraktperiodens år er mindst 91 % af ekspeditionerne gennemført inden for 30 minutter For sagsbehandlingstider og for ekspeditionstider gælder, at en opgørelse heraf offentliggøres kvartalsvis på Statens Arkivers hjemmesider. Sagsbehandlings og ekspeditionstider er blevet offentliggjort hvert kvartal i. Hovedformål 5: Forskning MÅLSÆTNING FOR RESULTATKONTRAKTPERIODEN TIDS FRIST MÅLOPFYLDELSE STATUS PR. 31/12 % 5.1. Iværksættelse af forskningsplan 2001, herunder forsøg på at skaffe ekstern finansiering til de projekter i planen, som ikke kan gennemføres for den ordinære finanslovbevilling. senest 31/12 Forskningsplanen er afsluttet. Der blev opnået ekstern finansiering fra Carlsbergfondet, Kulturministeriets forskningspulje og UMTSmidlerne Der udarbejdes en forskningsplan for senest 31/12 Forskningsplanen blev udarbejdet i Der udarbejdes årligt en årsberetning vedr. forskningen i Statens Arkiver. Der er blevet udarbejdet en årsberetning i. Hovedformål 6: Hjælpefunktioner MÅLSÆTNING FOR RESULTATKONTRAKTPERIODEN TIDS FRIST MÅLOPFYLDELSE STATUS PR. 31/12 % 6.2. I kontraktperioden påbegyndes implementering af en flerårig plan for udbygning af Statens Arkivers ITsikkerhedspolitik. senest 31/12 Der blev gennemført en vurdering af ITsikkerheden i. På baggrund heraf begyndte implementeringen af en sikkerhedsplan i. 7

10 Statens Arkivers Årsrapport Hovedformål 7: Generel ledelse og administration MÅLSÆTNING FOR RESULTATKONTRAKTPERIODEN TIDS FRIST MÅLOPFYLDELSE STATUS PR. 31/12 % 7.3. Statens Arkivers personalepolitik revideres og udbygges i kontraktperioden. Der gennemføres årligt en evaluering af personalepolitikken. Der er gennemført en evaluering af personalepolitikken i. Politikken blev udbygget med en delpolitik for sygefravær. Overordnede kommentarer til målopfyldelsen i : Hovedformålene 1. Bevaring, kassation m.v. af konventionelle arkivalier, 2. Bevaring, kassation m.v. af ITarkivalier og 4. Formidling indtager en strategisk position i Statens Arkivers virksomhed. Det er derfor meget tilfredsstillende for Statens Arkiver, at alle centrale resultatkontraktmål er blevet indfriet. Særligt må fremhæves, at de produktivitetsnormer, der har styret afleverings og bevaringsarbejdet (kontraktmål 1.5 og 2.7) er blevet overholdt. Ved kontraktmål 2.4 og 2.8 må Statens Arkiver konstatere, at sagsbehandlingstiderne for testning og godkendelse af elektroniske arkiver ikke er blevet overholdt i to tilfælde. Hvad angår formål 4, er alle mål blevet indfriet. De 3 formål beslaglagde i alt 47,0 mio. kr., svarende til 30,6 % af Statens Arkivers bruttoudgifter i. For hovedformål 3. Konservering, sikkerhedsfilmning m.v., som i beslaglagde 5,5 % af de samlede bruttoudgifter, kan Statens Arkiver konstatere, at det i år er lykkedes at indfri alle mål. Dette er særlig tilfredsstillende med tanke på de problemer, der opstod ved besættelsen af en ny konservatorstilling i. Heldigvis blev stillingen besat pr. 1/1, hvorefter det planlagte samarbejde med Det Kongelige Biblioteks konserveringsværksted kunne indledes. For hovedformålene 5. Forskning, 6. Hjælpefunktioner og 7. Generel ledelse og administration kan det konstateres, at alle mål er blevet indfriet. De tre formål beslaglagde i henholdsvis 4,6 %, 48,3 % og 11,0 % af de samlede bruttoudgifter. Udviklingen for udvalgte områder af Statens Arkivers aktiviteter er nærmere analyseret i afsnit Analyse af udvalgte resultatkontraktmål Hovedformål 1. Bevaring, kassation m.v. af konventionelle arkivalier Tabel 2.1. Driftsregnskab for hovedformål kr., priser Lønudgifter Heraf: Sagsbehandling Magasinstyring Andre ordinære opgaver Ikkeordinære opgaver 2. Øvrige driftsudgifter Bruttoudgifter i alt (=1+2) Hovedformålet dækker en række aktiviteter, som indtager en strategisk position i Statens Arkivers virksomhed og relaterer sig til det strategiske mål om at gennemføre regelmæssige afleveringer for myndighederne. Det overordnede mål er at indhente det samlede afleveringsefterslæb senest ved udgangen af For at sikre dette er der i Statens Arkivers aktivitetsplaner for området fastlagt både start og afslutningsår for afleveringssager i forhold til hver enkelt statslig myndighed. De samlede udgifter til hovedformålet er i store træk de samme som i. Der er sket mindre forskydninger fra andre opgaver til sagsbehandling og magasinstyring som følge af satsningen på at gennemføre aktivitetsplanen for

11 Statens Arkivers Årsrapport Tabel 2.2. Produktivitetsudviklingen for sagsbehandling af konventionelle arkivalier Tidsforbrug pr. afsluttet standardsag Måltal (timer) Timer Afvigelse Timer Afvigelse a) Afleveringsforberedelse b) Modtagelse og registrering c) Kassation % 26 % 3 % % 49 % 14 % Hvad angår de eksternt fastlagte produktivitetsmål på området, blev alle mål indfriet, når man betragter kontraktperioden 2001 som en helhed (se tabel 2.2). Tallene dækker dog over store årlige udsving, hvilket afspejler, at sagernes kompleksitet kan være meget varierende, selv når der er tale om tilsyneladende meget ens myndigheder. Som forventet var gennemsnittene højere end i den forrige kontraktperiode Det skyldes, at der blev gennemført færre komplicerede sager i den periode. Der forventes ikke markante stigninger i gennemsnitstallene, når de sidste dele af afleveringsefterslæbet indhentes i Hovedformål 2. Bevaring, kassation m.v. af ITarkivalier Tabel 2.3. Driftsregnskab for hovedformål kr., priser Lønudgifter Heraf: Sagsbehandling Metodeudvikling Systemudvikling Andre ordinære opgaver Ikkeordinære opgaver 2. Øvrige driftsudgifter Bruttoudgifter i alt (=1+2) Hovedformålet dækker en række aktiviteter, som alle indtager en strategisk position i Statens Arkivers virksomhed og relaterer sig til de strategiske mål om at gennemføre regelmæssige afleveringer for myndighederne, beherske elektronisk bevaring og etablere elektronisk søgning og adgang for publikum. Delformålet systemudvikling er tæt forbundet med udviklingen af Dansk Arkivalieinformationssystem (DAISY), som Statens Arkiver påbegyndte i I kontraktperioden 2001 er arbejdet forløbet i overensstemmelse med den fastlagte udviklingsplan. Der er redegjort nærmere for årets udviklingsresultater i afsnit 1.3. Under delformålet sagsbehandling, som omfatter modtagelse m.v. af ITarkivalier, er det strategiske mål at opnå en situation, hvor Statens Arkiver modtager afleveringer af myndighedernes ITarkivalier efter kun 5 års anvendelse. I den forbindelse er det meget vigtigt, at Statens Arkiver overholder en række tidsfrister, så modtagelsen ikke forsinkes. I kontraktperioden 2001 blev de fastlagte tidsfrister i al væsentlighed overholdt. I alt blev fristen kun overskredet i 11 ud af sager, hvilket svarer til 0,7 %. Samtidig kan det konstateres, at enhedsomkostningerne (opgjort som timeforbruget pr. standardsag) lå under de mål, der var fastlagt i resultatkontrakten (se tabel 2.4). Sammenlignet med kontraktperioden var der dog tale om et stigende tidsforbrug. Det skyldes, at færre sager har kunnet afgøres umiddelbart efter standardprincipperne. 9

12 Statens Arkivers Årsrapport Tabel 2.4. Produktivitetsudviklingen for sagsbehandling af ITarkivalier Tidsforbrug pr. afsluttet standardsag Måltal (timer) Timer Afvigelse Timer Afvigelse a) Godkendelse og kassation b) Afleveringsforberedelse c) Testning og lagring 23,3 26,7 31,7 19,6 15,9 19,1 16 % 40 % 40 % 15,6 35,4 33,0 33 % 33 % 4 % Hovedformål 4. Formidling Tabel 2.5. Driftsregnskab for hovedformål kr., priser Lønudgifter Heraf: Tilgængeliggørelse Læsesalsformidling Andre ordinære opgaver Ikkeordinære opgaver 2. Øvrige driftsudgifter Bruttoudgifter i alt (=1+2) Hovedformålet indtager en central rolle i Statens Arkivers aktiviteter og relaterer sig til det strategiske mål om at udvikle institutionens brugervendthed. I forhold til er der sket en mindre stigning i lønudgifterne, hvilket stammer fra en øget aktivitet på underkonto 97. Andre tilskudsfinansierede aktiviteter. På formidlingsområdet udgør arbejdet med DAISY en central opgave. Hensigten er at udvikle et samlet ITsystem, som understøtter alle dele af brugernes og personalets arbejde med arkivalier, dvs. sagsbehandling, registrering, søgning, bestilling og ekspedition. Der er redegjort nærmere for udviklingsresultaterne i kontraktperioden i afsnit 1.3. Hvad angår de eksternt fastsatte produktivitetsmål, er det meget tilfredsstillende, at alle resultaterne for alle ydelser har ligget under deres respektive måltal i hele kontraktperioden (se tabel 2.6 og 2.7). Selv om de gennemsnitlige lønudgifter viser en stigende tendens, var stigningerne så begrænsede, at der stadig er langt op til måltallene. Statens Arkiver ser de stigende omkostninger som et udtryk for, at det ikke er muligt at tilpasse ressourceforbruget % i overensstemmelse med efterspørgslen. F.eks. kræves der altid et vist grundberedskab af opsyn og vejledning for at drive en læsesal. Tabel 2.6. Produktions og produktivitetsudviklingen for læsesalsformidling priser Måltal Produktion: Læsesalsgæster Ekspederede enheder Udlånte enheder Produktivitet: Lønudgift pr. læsesalsgæst (kr.) Lønudgift pr. ekspederet enhed (kr.) Lønudgift pr. udlånt enhed (kr.) Ekspeditioner gennemført inden ½ time (%) Svartid for udlånssager (dage) , , , , , , , ,0 67 9, ,0 10

13 Statens Arkivers Årsrapport Tabel 2.7. Produktions og produktivitetsudviklingen for anden formidling priser Måltal Produktion: Skriftlige forespørgsler Adgangsansøgninger Heraldiske sager Produktivitet: Lønudgift pr. skriftlig forespørgsel (kr.) Lønudgift pr. adgangsansøgning (kr.) Svartid for skriftlige forespørgsler (dage) Svartid for heraldiske sager (dage) ,6 15, ,4 17, ,2 14, ,3 4, ,0 25,0 Statens Arkiver kan med tilfredshed konstatere, at ekspeditionstiderne på læsesalene og sagsbehandlingstiderne for skriftlige henvendelser har været meget stabile i kontraktperioden. Dette tages som et tegn på, at det på disse punkter er lykkedes at undgå serviceforringelser for brugerne på trods af de bevillingsreduktioner, der er sket siden Hovedformål 6. Hjælpefunktioner Selv om der ikke knytter sig nogen strategiske resultatkontraktmål til hovedformålet, har det i de senere år udgjort næsten halvdelen af Statens Arkivers bruttoudgifter. Dette skyldes især udgifter til husleje og ejendomsskatter, der i beløb sig til 38 mio. kr. Tabel 2.8. Driftsregnskab for hovedformål kr., priser Husleje og ejendomsskatter El, varme og rengøring Bygningsvedligeholdelse Bygningssikring Installation og drift af IT Andre udgifter Bruttoudgifter i alt

14 Statens Arkivers Årsrapport 3. Regnskab 3.1 Driftsregnskab Tabel 3.1. Driftsregnskab for hovedkonto Statens Arkiver Mio.kr. Årets priser Regnskab Budget Regnskab Difference BR Budget 2005 Udgifter Indtægter 145,6 17,1 164,1 21,3 153,5 19,1 10,6 2,2 179,3 12,4, brutto 128,5 142,8 134,4 8,4 166,9 Bevilling, netto 136,1 142,8 142,8 0,0 166,9, netto 7,6 0,0 8,4 8,4 0,0 Note: Budgettal stammer fra henholdsvis Tillægsbevillingslov og Finanslov Overordnet set er det regnskabsmæssige resultat for tilfredsstillende, idet det dog er præget af, at en række særlige forhold har gjort sig gældende: På underkonto 10. Almindelig virksomhed var der et merforbrug på 3,3 mio. kr. Dette resultat var til dels forudset (se Årsrapport ) og kan henføres til en ekstraordinær indtægtsbevilling på 8,0 mio. kr., der udlignede en uforbrugt bevilling til betaling af ejendomsskatter. Når merforbruget alligevel blev forholdsvis begrænset, skyldes det følgende forhold: En tilbagebetaling på 1,1 mio. kr. fra Slots og Ejendomsstyrelsen. En nedsættelse på 1,2 mio. kr. af acontobetalingen til bygningsdrift. En tillægsbevilling på 2,5 mio. kr. til bevarelse af den nationale kulturarv, hvoraf Statens Arkiver kun nåede at anvende 0,1 mio. kr. i. På underkonto 40. Nyt Rigs og landsarkiv var der et mindreforbrug på 6,8 mio. kr. Afvigelsen skyldes, at den samlede bevilling er jævnt fordelt over perioden , mens aktiviteterne begyndte på et beskedent niveau i 2000 for derefter at vokse frem til På underkonto 50. Midlertidige magasiner var der et mindreforbrug på 2,6 mio. kr. Afvigelsen skyldes, at den samlede bevilling er jævnt fordelt over perioden 2008, mens aktiviteterne begyndte på et beskedent niveau i for derefter at vokse frem til På underkonto 90. Indtægtsdækket virksomhed var der en merindtægt på 2,2 mio. kr., der stammer fra de tjenesteydelser, som Statens Arkiver sælger på det frie marked. Merindtægten svarede til en overskudsgrad på 25 %. Endelig var der en omsætningsfremgang på 0,8 mio. kr. på de tilskudsfinansierede underkonti Tabel 3.2. Oversigt over hovedformål Mio.kr. Indtægter Udgifter 1. Bevaring, kassation mv. af konventionelle arkivalier 2. Bevaring, kassation mv. af ITarkivalier 3. Konservering, sikkerhedsfotografering mv. 4. Formidling 5. Forskning Hjælpefunktioner Generel ledelse og administration 0,8 0,0 0,0 15,6 2,4 0,2 0,1 8,3 12,7 8,5 25,9 7,0 74,2 16,9 7,5 12,6 8,5 10,3 4,7 74,0 16,7 I alt 19,1 153,5 134,4 Finanslovsbevilling (netto) 142,8 142,8 (netto) 161,9 153,5 8,4 12

15 Statens Arkivers Årsrapport 3.2. Bevillingsafregning Tabel 3.3. Bevillingsafregning for hovedkonto Statens Arkiver (driftsbevilling) Mio.kr. Bevilling Regnskab Bevillingstekniske omflytninger Overskud Overskud, der bortfalder Akkumuleret overskud til videreførsel Lønsum 79,0 66,8 2,4 9,8 30,8 Øvrige driftsudgifter 63,8 67,6 2,4 1,4 29,0 I alt 142,8 134,4 0,0 8,4 59,8 Tabel 3.4. Akkumuleret resultat for hovedkonto Statens Arkiver Mio. kr. Ultimo 2001 Ultimo 2002 Ultimo Ultimo Hovedkonto ,8 43,8 51,4 8,4 59,8 På baggrund af driftsresultaterne i de seneste 4 år havde Statens Arkiver ved udgangen af et akkumuleret resultat på 59,8 mio. kr. (se tabel 3.4). Af disse 59,8 mio. kr. udgjorde opsparingen på underkonto 10. Almindelig virksomhed 22,1 mio. kr., mens opsparingen på underkonto 90. Indtægtsdækket virksomhed udgjorde 11,1 mio. kr. Endelig henstod der en opsparing på 26,6 mio. kr. på de to underkonti , der vedrører udbygningen af Statens Arkivers magasinkapacitet. Tabel 3.5 viser, hvordan opsparingen på de enkelte underkonti er disponeret. Tabel 3.5. Disponering af akkumuleret resultat på hovedkonto Statens Arkiver Mio. kr I alt 10. Almindelig virksomhed: ITinfrastrukturprojekter Tilpasning til faldende bevillingsniveau Bygningsrenovering Bevaring af kulturarven Digitalisering af arkivalier Digital forvaltning Selvforsikringsreserve Styrkelse af forskningsindsatsen Personale og ledelsesudvikling Sikkerhedsfilmning af arkivalier Ph.d.studerende Ikkespecificerede formål 7,5 1,3 1,0 2,6 1,2 0,3 0,7 0,3 0,1 6,6 1,1 0,4 1,0 1,2 1,2 0,3 0,3 0,8 0,1 0,2 4,3 1,1 0,7 1,0 0,8 0,3 0,2 0,2 3,7 1,1 1,2 1,0 0,3 0,1 22,1 4,6 3,3 3,0 2,6 2,4 2,0 1,2 1,0 1,0 0,3 0,2 0,5 40. Nyt Rigs og landsarkiv: Klargøring og flytning af arkivalier 2,0 2,0 3,5 3,5 5,6 5,6 11,1 11,1 50. Midlertidige magasiner: Driftsudgifter til lejede fjernmagasiner 3,0 3,0 5,0 5,0 7,5 7,5 15,5 15,5 90. Indtægtsdækket virksomhed: Tilskud til almindelig virksomhed Efter og videreuddannelse Indretning af bygninger Produktudvikling Ikkespecificerede formål 3,3 0,7 0,6 1,8 0,2 3,0 0,7 0,6 0,5 0,2 1,0 2,4 0,7 0,6 0,2 0,9 2,4 0,7 0,6 0,2 0,9 11,1 2,8 2,4 2,3 0,8 2,8 13

16 Statens Arkivers Årsrapport I alt 10,8 14,6 15,2 19,2 59,8 3.3 Indtægtsdækkede og tilskudsfinansierede aktiviteter Tabel 3.6. Akkumuleret resultat for underkonto 90. Indtægtsdækket virksomhed Mio. kr. Ultimo 2001 Ultimo 2002 Ultimo Ultimo 10. Indtægtsdækket virksomhed 5,7 8,1 9,3 11,1 Note: Årets resultat er opgjort efter eventuelle overførsler til/fra andre underkonti. Aktiviteterne på underkonto 90 omfatter væsentligst ordning af arkiver og udførelse af diverse dokumentationsydelser, som Statens Arkiver har generel hjemmel til at udføre som indtægtsdækket virksomhed i henhold til finansloven. Tabel 3.7. Oversigt over underkonto 95. Tilskudsfinansieret forskning og underkonto 97. Tilskudsfinansierede aktiviteter Mio. kr. Modtagne tilskud Udgifter Overskud Akkumuleret overskud 95. Tilskudsfinansieret forskning 97. Tilskudsfinansierede aktiviteter 2,4 2,4 0,0 0,0 3,2 3,2 0,0 0,0 I alt 5,6 5,6 0,0 0,0 Note: Årets resultat er opgjort efter eventuelle overførsler til/fra andre underkonti. Aktiviteterne på underkonto 95 omfatter udførelse af diverse forskningsprojekter for eksterne opgavestillere, mens aktiviteterne på underkonto 97 omfatter diverse eksternt finansierede projekter, bl.a. udgivelse af publikationer og gennemførelse af udstillinger. Hvis projekterne løber over flere regnskabsår, indgår de uforbrugte midler ikke i det akkumulerede resultat men henstår i stedet på beholdningskonti Personale Tabel 3.8. Personaleforbrug og omsætning Antal årsværk Budget 2005 Årsværksforbrug Tilgang/ansættelser Afgang/fratrædelser Statens Arkivers personaleforbrug steg med 14 årsværk i, så niveauet fra 2001 igen blev nået. Den væsentligste del af væksten har fundet sted på underkonto 40. Nyt Rigs og landsarkiv (+9 årsværk) og på de tilskudsfinansierede underkonti (+3 årsværk). Det stigende personaleforbrug medførte også, at antallet af ansættelser var større end antallet af fratrædelser i. 14

17 Statens Arkivers Årsrapport 4. Påtegning For Statens Arkiver: Johan Peter Noack Rigsarkivar Klaus Kulmbach Økonomi og administrationschef For Kulturministeriet: Kulturministeriet godkender herved Statens Arkivers årsrapport for perioden 1/131/12. Årsrapporten giver et retvisende billede af virksomhedens økonomiske og faglige resultater, jf. 41 i Finansministeriets bekendtgørelse nr. 188 af 18/ (regnskabsbekendtgørelsen), samt Akt 63 af 11/ For så vidt angår de dele af årsrapporten, der svarer til det ordinære årsregnskab, er kravene i regnskabsbekendtgørelsens 39 opfyldt. Karoline Prien Kjeldsen Departementschef 2. april

18 Statens Arkivers Årsrapport Bilag. Aktiviteter i medfør af kulturbevaringsplanen Budget og regnskab Anvendelse af midler fra kulturbevaringsplanen Udgifter, mio. kr. Budget Budget Konservering af arkivalier 2. Format og strukturkonvertering af earkivalier, samt udvikling af tilgængeliggørelsesværktøj 2,5 0,0 0,1 0,0 4,9 6,1 Beretning Kulturministeriets udredning om bevaring af kulturarven fra satte bl.a. mål for en identifikation af de dele af den arkivalske kulturarv, der kan karakteriseres som værende af "enestående national betydning". Et centralt kriterium for at placere et arkivalie i denne kategori har været, "at arkivaliet har en væsentlig symbolsk karakter". I denne kategori er f.eks. arkivalier, der dokumenterer det danske riges konstituelle forhold og det danske riges grænser gennem historien. I september måned vedtog Statens Arkivers ledelse en liste over arkivalier af enestående national betydning i Statens Arkivers samlinger, og efterfølgende blev der foretaget en konserveringsfaglig vurdering af arkivalierne og indhentet tilbud på konservering. Der blev i november indgået aftale med Det Kongelige Bibliotek om papir og bindrestaurering af arkivalier af enestående nationalbetydning fra Rigsarkivet, og landsarkiverne i Viborg, København og Aaberaa. Denne konservering forventes færdig i oktober Kulturbevaringsplanens vægt på enestående national betydning introducerede et konserveringsmæssigt hensyn, som aldrig før er blevet gennemført så altomfattende som nu. Derfor har Statens Arkiver lagt et meget betydeligt arbejde i identifikation og tilhørende konserveringsvisitation. 16