Movia indkøber rutekørsel ved udbud med forhandling

Transkript

1 Vi har benyttet ETHICS i en årrække og oplever at den elektroniske udbudsproces er en stor fordel for både byder og udbydere. Vi har et fantastisk samarbejde med Inno:vasion. Vi er blevet mødt med stor fleksibilitet, hvilket er essentielt i en verden, hvor skarpe deadlines er dagens orden, og hvor der skal handles straks, hvis noget brænder på. Susanne Taarnehøj, Udbudscontroller hos Movia Movia indkøber rutekørsel ved udbud med forhandling Trafikselskabet Movia anvender ETHICS til en række anskaffelser heriblandt udbud af rutekørsel i henhold til Forsyningsvirksomhedsdirektivet, der gennemføres som udbud med forhandling. ETHICS holder styr på dokumentationen og sikrer at alle tilbudsgivere får samme vilkår. Movias udbud følger Forsyningsdirektivet og begynder med en prækvalifikation. Efter at have valgt tilbudsgivere gennemføres først en budrunde, hvor alle tilbudsgivere afgiver tilbud på en fælles udbudsside med samme tidsfrist for alle. Herefter gennemføres individuelle forhandlinger, og når en forhandling er overstået afgiver hver tilbudsgiver fornyet tilbud på sin egen, individuelle udbudsside. Ved at hver tilbudsgiver har sin egen udbudsside i ETHICS kan tidsfristen fastsættes individuelt. Da forhandlingerne naturligvis ikke foregår på samme tid med alle tilbudsgivere, er dette en forudsætning for at alle tilbudsgivere får lige lang til at afgive tilbud i. Movia behøver imidlertid ikke at skulle ind på hver enkelt udbudsside for at se hvert tilbud, alle dokumenter fra de individuelle tilbudssider kan overføres automatisk til den fælles udbudsside, som blev anvendt i første budrunde. Movia anvender ligeledes ETHICS til at kvalificere de virksomheder, der kan byde på deres opgaver. I ETHICS er der oprettet en kvalifikationsside, hvor virksomheder løbende kan anmode om at blive kvalificeret til at deltage i de forskellige typer udbud. Virksomheden indsender en anmodning om godkendelse via ETHICS, der understøtter hele processen fra modtagelse, behandling og godkendelse (eller afslag). Godkender Movia virksomheden tilføjes den til ETHICS liste over kvalificerede virksomheder. Når der efterfølgende gennemføres et udbud under den pågældende kvalifikationsordning, vil virksomheden optræde på den liste af virksomheder som Movia kan invitere til at byde. Kun de inviterede virksomheder kan se udbudssiden. Udbudscontroller i Movia, Susanne Taarnehøj, udtaler: Vi har benyttet ETHICS i en årrække, og vi ser en stor fordel i at kunne gennemføre hele udbudsprocessen via det elektroniske system, som gør det enkelt for byder såvel som udbyder. Movia bruger følgende funktioner i Tilbudsafgivelse Automatiserede mails Al kommunikation sendes fra systemet til alle parter Spørgsmål og svar Modtagelse af spørgsmål og distribution af svar til alle parter gennemføres i ETHICS. Automatisk analyse af indsendte dokumenter Dokumenter valideres mod de definerede krav i udbuddet. Effektiv prækvalifikation af leverandører ETHICS hjælper med at strømline prækvalifikationen til gavn for alle parter. innovasion.dk

2 Tilbudsprocessen var nem at gå til, og ingen af tilbudsgiverne havde problemer med den elektroniske tilbudsgivning Susanne Karll, Projektleder hos Aller Aller, nordens største mediehus, køber nyt abonnementsystem Da Aller skulle forny koncernens abonnementssystem havde de brug for en effektiv metode til at vurdere de forventelige omfattende tilbud. Aller er ikke, som offent-lige virksomheder, forpligtet til at gennemføre udbud, men valgte at anvende ETHICS til tilbudsindhentning og evaluering pga. anskaffelsens kompleksitet. Tilbudsindhentningen blev gennemført på en ETHICS udbudsside, der oftest bliver brugt til offentlige udbud. Siden blev tilpasset så både udseende, menupunkterne, vejledninger og logo passede perfekt til formålet. De mange krav, som tilbudsgiver skulle opfylde, blev præsenteret som et spørgeskema i pdf-format, så tilbudsgiverne kunne arbejde med besvarelsen lokalt. Spørgeskemaet blev lavet i ETHICS s særlige modul, qdesign, der bruges til at opbygge avancerede spørgeskemaer med forskellige svartyper, listevalg samt minimums- og maksimumsværdier. qdesign giver tilbudsgiveren hjælp til besvarelserne, check for om alle obligatoriske spørgsmål er besvaret - og automatisk validering af svarene. I Allers tilfælde var dette særligt vigtigt, fordi spørgeskemaet kom op på hele 300 sider. Processen forløb som planlagt - et antal virksomheder hentede vejledninger og spørgeskemaer samt et unikt certifikat til brug for digital underskrift. Efter en spørgerunde uploadede tilbudsgiverne det udfyldte spørgeskema. Ved tilbudsfristen udløb lukkes muligheden for at modtage tilbud, og de indkomne spørgeskemaer bliver automatisk overført til et samlet resultatark, hvor man kan sammenligne alle tilbudsgiveres svar på specifikke spørgsmål/krav. Resultatet vises i et EXCEL-regneark, og når man har tildelt vægte til de enkelte underkriterier, er det en enkel sag at lægge resultaterne sammen og udpege den vindende tilbudsgiver. Projektleder Susanne Karll, Aller, siger om forløbet: Tilbudsprocessen var nem at gå til, og at ingen af tilbudsgiverne havde problemer med den elektroniske tilbudsgivning. Det er en fordel, at alt materiale er samlet eet sted og Selve evalueringen var ret enkel at gå til, dels fordi alle data/resultater var samlet eet sted og dels fordi der var sikkerhed for, at der ikke kunne opstå fejl eller fortolkningsspørgsmål som ved en manuel behandling af besvarelser. Det vil være en fordel at bruge systemet i tilsvarende, kommende sager Aller bruger følgende funktioner i ETHICS Udbuddet præsenteres på sin egen hjemmeside. Tilpasninger Grænsefladen og indholdet tilpasses udbyderens identitet. Kravbesvarelsen bliver nemmere for byder og udbyder med elektroniske blanketter. Friststyring Løsningen kan håndtere alle frister - herunder spørgefrister og frist for aflevering. Digital signatur Alle dokumenter signeres ved afsendelse digitalt med budgiverens unikke signatur. Spørgeskema designer Brugervenligt modul til at designe komplekse spørgeskemaerog besvarelsesark.

3 ETHICS gav os en overskuelig og sammenlignelig metode til at evaluere de indkomne udbud, det var med til at styre processen igennem inden for en forholdsvis kort periode, med en sikker fornemmelse af et korrekt resultat Vibeke Lund, EPJ-projektchef Sundhedsvæsnet i Grønland Brugervenligt udbud af Patient Journaler i Grønland Grønlands Selvstyre vedtog i 2012 en omfattende IKT-strategi, hvor een af de større projekter var anskaffelse af et samlet EPJ-system til hele Grønland. Da Grønlands Sundhedsvæsen allerede havde gode erfaringer med ETHICS, valgte man at gennemføre udbuddet i løsningen med støtte fra Inno:vasion i evalueringsfasen. På grund af de store geografiske afstande mellem de enkelte enheder i Grønlands Sundhedsvæsenet og en begrænset erfaring med store offentlige udbud, besluttede man at gennemføre et udbud der dækkede eksisterende standardsystemer, med vægt på gode referencer, funktionalitet, høj brugervenlighed og leverandørens strategi og kompetencer til at gennemføre implementeringen. Selve udbuddet blev gennemført i foråret 2013 som en 2-trins evaluering, hvor første fase var baseret på evaluering af de indkomne tilbud. Denne fase vægtede 75%, medens de sidste 25% blev gennemført som brugernes evaluering af systemet blandt de tre indkomne EPJ-tilbud. Brugernes evaluering blev gennemført med de kliniske brugere, som efter en række præsentationer af systemerne havde mulighed for at evaluere systemerne ud fra en række definerede arbejdsgange. Spørgeskemaet, der blev anvendt ved tilbudsgivning, blev udarbejdet i løsningen, og den første fase af evalueringen blev derfor gennemført som en standard ETHICS evaluering med anvendelse af de regneark/resultatark, som var resultatet af den automatiske samkøring af besvarelserne. Følgende funktioner bruges i Grønland Udbuddet præsenteres på sin egen hjemmeside. Tilbudsafgivelse Kravbesvarelse bliver nemmere for byder og udbyder med elektroniske blanketter. Friststyring Løsningen kan håndtere alle frister - herunder spørgefrister og frist for aflevering. Automatisk analyse af indsendte dokumenter Dokumenter valideres mod de definerede krav i udbuddet. Projektgruppen havde ikke før medvirket ved en ETHICS evaluering, men det forløb godt med kun begrænset assistance fra Inno:vasion. Grønlands Departement for Sundhed og Infrastruktur og det grønlandske sundhedsvæsen har nu gennemført et omfattende udbud baseret på ETHICS, og hvor såvel specialisterne i projektgruppen som SHV's klinikere er blevet direkte inddraget i evalueringen. Med støtte fra Inno:vasion blev udbudshjemmesiden med alt tilhørende dokumentation, udbudsbekendtgørelse, håndtering af indkomne spørgsmål og selve processen gennemført 'efter bogen'. Med resultatarkene kan dialogen med de tabende tilbudsgivere gennemføres med en klar præcisering af de faktorer, der var medvirkende til, at de blev fravalgt.

4 Det ville ikke have været muligt at lave et så omfattende udbud hvis ikke dette havde været elektronisk understøttet af ETHICS Gurli Frøstrup, Projektleder FBE Forsvarets omfattende udbud af håndværksydelser Forsvarets Bygnings- og Etablissementstjeneste gennemfører begrænsede udbud af rammekontrakter om vedligeholdelse af forsvarets bygninger og ejendomme i hele landet. Med 11 forskellige typer håndværk fordelt på 15 geografiske områder betyder det 165 delaftaler med hver 3 leverandører. Blandt de håndværk, som er omfattet af udbuddet er bl.a. tømrer- og snedkerarbejder, murerarbejder, entreprenørarbejder, malerarbejder, gulvarbejder, tagdækning, porte, hegn og gitterporte, VVS-arbejder, elektriker-arbejder, ventilationsarbejde. Det er karakteristisk at udbuddet appellerer til brancher, som traditionelt ikke er så stærke IT-mæssigt, og som altså i 2006 for første gang skulle deltage i et elektronisk udbud. 350 virksomheder inden for de omfattede håndværk anmodede om at deltage i det begrænsede udbud via ETHICS hjemmesiden. Første trin i processen var at vurdere tilbudsgivernes egnethed. Til det formål skulle anmodningen om deltagelse ledsages af besvarelser af et pdf-baseret spørgeskema, som var udarbejdet i ETHICS spørgeskemaværktøj qdesign. Den strukturerede spørgeform medvirker til, at alle virksomhederne besvarer alle spørgsmål. Efter anmodningsfristens udløb sammenkøres besvarelserne automatisk i et Microsoft Excel resultatark, hvor alle besvarelser kan ses samlet. Den IT-understøttede evalueringsproces i ETHICS medfører, at det kun tager to mand to dage at evaluere alle anmodninger og vælge egnede tilbudsgivere. I det efterfølgende begrænsede udbud var der ligeledes et spørgeskema i pdf-format til automatisk indlæsning og generering af resultatark, samt yderligere nogle detailspørgsmål til hvert enkelt fag, som i ETHICS også genereres i Excel-format. Den strukturerede besvarelsesform minimerer risiko for fejlagtige besvarelser og gør evalueringen markant mere effektiv. De 165 delaftaler med tre leverandører på hver aftale medførte, at der blev lavet i alt hele 495 kontrakter, fordelt på 115 virksomheder. Der blev modtaget 1,3 Gb materiale fra de deltagende virksomheder, hvilket ville have været 7-10 meter hyldeplads. Projektleder Gurli Frøstrup, FBE udtalte: Vi har gentaget udbuddet i 2006 og 2009 og planlægger naturligvis at gentage det i 2014 også - Både for tilbudgivere og for os er det nu både overskueligt og effektivt, og vi kan let indpasse nye krav og ønsker i udbudsmaterialet. FBE bruger følgende funktioner i ETHICS Enkel prækvalifikation ETHICS kan hurtigt analysere prækvalifikationer fra mange tilbudsgivere Udbuddet præsenteres på sin egen hjemmeside. Tilbudsafgivelse Kravbesvarelse bliver nemmere for byder og udbyder med elektroniske blanketter. Automatisk analyse af indsendte dokumenter Dokumenter valideres mod de definerede krav i udbuddet.

5 Vi har i samarbejde med Inno:vasion udarbejdet et effektivt miniudbudskoncept baseret på brug af ETHICS. Dette koncept har været anvendt i en række miniudbud på SKIs rammeaftaler, og vil medføre en 2-cifret millionbesparelse over de kommende år Sektionschef Mikael B. Schwartz, Koncernindkøb IT Forsvarets Informatiktjeneste afvikler effektive miniudbud Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste (FKIT) bruger i høj grad ETHICS til de mange mini-udbud på eksisternde rammeaftaler. FKIT koordinerer Forsvarets indkøb af alt hvad der vedrører IT, fra konsulentydelser til IT-udstyr og services, men det er enhederne der bestiller. Det var vigtigt for FKIT at etablere en proces, der gjorde det nemt for bestillerne ude i enhederne at gennemføre mini-udbud og det er lykkedes med ETHICS. Skal der køres et miniudbud på en eksisterende rammeaftale, f.eks. på konsulentydelser, udfylder rekvirenten, der har brug for de eksterne konsulenter, en simpel bestillingsformular. Når den er korrekt udfyldt konverterer ETHICS den til en kravspecifikation i form af et nyt spørgeskema der lægges ved et standard kontraktparadigme og udbuddet kan igangsættes. Når tilbudsfristen er overstået, samler ETHICS automatisk de indkomne tilbud i ét resultatark, der bliver rekvirentens evalueringsgrundlag. Når der er valgt en leverandør, overføres dennes tilbud til kontraktparadigmet, og den færdige kontrakt kan underskrives af parterne. Den automatiserede form, som miniudbud gennemføres i ved hjælp af ETHICS, medfører at det er simplere og langt mindre ressourcekrævende at gennemføre miniudbud. Den øgede anvendelse af miniudbud på grund af ease of use har resulteret i million-besparelser hos Forsvaret. Sektionschef Mikael B. Schwartz, Koncernindkøb IT, udtaler herom: Vi har i samarbejde med Inno:vasion udarbejdet et effektivt miniudbudskoncept baseret på brug af ETHICS. Dette koncept har været anvendt i en række miniudbud på SKIs rammeaftaler, og vil medføre en 2-cifret millionbesparelse over de kommende år. Besparelserne er opnået på baggrund af den effektive konkurrenceudsættelse der opnås ved brug af miniudbud - samt den enkelthed og effektivitet, der ligger i det udarbejdede miniudbudskoncept. Vi havde aldrig selvstændigt kunnet gennemføre så mange miniudbud med så begrænset ressourceanvendelse og med den hastighed. Konceptets enkelhed sikrer også, at tilbudsgiverne "spidser pennen" ved at kunne fokusere på ydelserne i højere grad end på processen, da den er så enkel og transparent. Hertil kommer at vi har sikkerhed for, at udbudsreglerne samt SKIs rammeaftaler til fulde overholdes. Vi har endnu en række miniudbud at skulle gennemføre på denne måde. Besparelserne ligger lige for at hente, og vores arbejde herved er så begrænset. - vi fortsætter i fuld fart." FKIT bruger følgende funktioner i ETHICS Udbuddet præsenteres på sin egen hjemmeside. Tilbudsafgivelse Kravbesvarelsen bliver nemmere for byder og udbyder med elektroniske blanketter. Automatisk analyse af indsendte dokumenter vdokumenter valideres mod de definerede krav i udbuddet. Effektive mini-udbud Etablerer en nem proces for at effektivt at sikre konkurrencedygtige priser. Direktør Mora Jensen

6 ETHICS er udviklet i partnerskab med Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI) SKIs mange rammeaftaler administreres i ETHICS ETHICS blev oprindeligt udviklet i et partnerskab med SKI og taget i brug allerede i SKI gennemfører udbud på vegne af offentlige myndigheder i Danmark. Der er to typer af SKI-rammeaftaler: Frivillige aftaler, som myndighederne kan vælge at benytte, eller forpligtende aftaler. Begge understøttet af ETHICS. SKI benytter ETHICS til at gennemføre både offentlige og begrænsede udbud og til at gennemføre miniudbud på allerede indgåede rammeaftaler. Ved miniudbud inviteres kun de leverandører, der allerede er på en gældende rammeaftale. Typisk for varer og services, hvor priserne ændrer sig - for eksempel elektronik og computerudstyr - er det en fordel løbende at konkurrenceudsætte tilbuddene. SKI-aftaler med forpligtende tilslutning giver tilbudsgiverne større sikkerhed for omsætning end ved frivillige aftaler. Kommuners og myndigheders tilslutning til denne type udbud sker ved at kommunen forpligter sig til at anvende aftalen. Når køberne har underskrevet tilslutningsaftalen elektronisk, sammenkøres tilslutningsaftalerne, så man kan se, hvad det forventede aftræk vil blive. Dette fremgår så af udbudsgrundlaget, når leverandører inviteres til at byde. Som eksempel udbød SKI multifunktionsmaskiner og printere med et forpligtende volumen på 400 mio. kr. I dette tilfælde blev een leverandør valgt. Resultatet af denne type udbud er, at de kommuner, der har tilsluttet sig en forpligtende aftale, opnår langt bedre priser på grund af tilsagnet fra aftagerne, end de kommuner, der vælger at foretage selvstændig anskaffelse af mindre volumen. Antallet af kontrakter, som SKI udbyder, er meget stort. Derfor har SKI en stor admini-strativ gevinst ved at gennemføre udbuddene i ETHICS. ETHICS understøtter processerne og sikrer, at udbudsreglerne overholdes. Da ETHICS i sit administrationsbibliotek har en omfattende samling af standardparadigmer for bekendtgørelser, vejledninger og spørgeskemaer for et meget stort udvalg af varer, tjenester og services, sikrer man at udbyderne i nye udbud kan koncentrere sig om selve genstanden for udbuddet. Man kan udnytte lagrede erfaringer og ikke mindst benytte de fastlagte, afprøvede procedurer med sikkerhed for overholdelse såvel af EU regler som af specifikke krav til det enkelte område, som allerede tidligere har været genstand for et ETHICS udbud. SKI bruger følgende funktioner i ETHICS Kontraktmodul Alle indgående kontrakter kan nemt findes og genanvendes fra kontraktarkivet. Friststyring Løsningen kan håndtere alle frister - herunder spørgefrister og frist for aflevering. Digital signatur Alle dokumenter signeres ved afsendelse digitalt med budgiverens unikke signatur. Altid gældende lov ETHICS er opdateres så EU s udbudsdirektiv altid overholdes.

7 Brugen af ETHICS sikrer myndighedernes overholdelse af udbudsreglerne, og at korruption undgås. Slovakiet bruger ETHICS til alle offentlige udbud Allerede i 2006 besluttede Ministeriet for Transport, Post og Telekommunikation at anskaffe ETHICS som værktøj for alle offentlige udbud i Slovakiet. Bekæmpelse af korruption, transparens og overholdelse af EU regler var mærkesager for den slovakiske regering. Inno:vasion bistod, sammen med IBM, regeringen med at etablere Úrad pre verejné obstarávanie - Office for Public Procurement (UVO). Alle statslige myndigheder i Slovakiet er forpligtede til at gennemføre deres udbud, mini-udbud samt auktioner elektronisk i ETHICS. Dette medfører, at der hvert år udbydes mange tusinde udbud og auktioner. I Slovakiet afslutter man meget ofte et udbud med gennemførelse af en e-auktion. I ETHICS auktionsmodul er det muligt at lave auktioner såvel på tildelingskriteriet laveste pris som på økonomisk mest fordelagtige bud, fordi auktionerne gør det muligt at konkurrenceudsætte flere underkriterier på én gang. ETHICS indeholder en udbudsoversigt over alle udbud - på tværs af alle offentlige myndigheder - der afvikles i Slovakiet. Den ansvarlige udbudskonsulent kan her bestemme og opdatere status for det enkelte udbud - han behøver ikke at inddrage en IT-medarbejder eller webmanager. Fra udbudsoversigten er der direkte adgang til de enkelte udbud og de relevante bekendtgørelserud. I Slovakiet anvendes et særligt ETHICS krypteringsværktøj hvor tilbudsgiver krypterer sit tilbud før det uploades. Først efter tilbudsfristens udløb sender tilbudsgiverne nøglen til udbyderen. Dermed har tilbudsgiveren vished for, at den udbydende myndighed ikke kan åbne tilbud før den fastsatte frist. ETHICS tillader aldrig, at den udbydende myndighed har adgang til de modtagne tilbud før tilbudsfristen, men ved brug af krypteringsværktøjet har tilbudsgiveren vished for at dette ikke kan ske. Som tidligere Østland er man i Slovakiet meget opmærksom på korruption, og brugen af ETHICS tilsikrer, at alle regler (herunder EU s udbudsdirektiv) overholdes. Den omfattende brug af ETHICS auktionsmodul medfører at meget attraktive tilbud modtages - og Slovakiet har ligesom de mange andre ETHICS kunder oplevet en markant effektivitetsforbedring ved planlægning og gennemførelse af udbud og har samtidigt haft fordel af mulighederne i ETHICS for at tilpasse løsningen til det enkelte lands særlige regler og tolkning af EU's indkøbsdirektiv. En særlig fordel for Slovakiet er, at der ved hjælp af ETHICS til enhver tid er et fuldt og helt aktuelt overblik over alle igangværende, planlagte og nyligt afsluttede offentlige udbud. UVO bruger følgende funktioner i ETHICS Tilpasninger Grænsefladen og indholdet tilpasses udbyderens identitet. Kravbesvarelsen bliver nemmere for byder og udbyder med elektroniske blanketter. Kryptering En tilbudsgiver har vished for at tilbuddet kun kan åbnes med den adgangskode tilbudsgiveren selv har valgt. eauktioner Sikrer at udbyderen altid får attraktive tilbud til konkurrencedygtige priser. Udbudsoversigt Der genereres automatisk en samlet oversigt over alle organisationens udbud.

8