Hvordan vælger du den bedste leverandør?

Transkript

1 Foto af Umberto Salvagnin, Hvordan vælger du den bedste leverandør? Når I gennemfører et udbud skal I være sikre på at I træffer det mest fordelagtige valg, men også at I behandler alle tilbudsgivere lige og retfærdigt. ETHICS er et elektronisk udbudssystem, der kan hjælpe dig med netop det.

2 Indhold Er det ikke bare at vælge den laveste pris?...3 Den elektroniske udbudsproces...4 Roller og brugere i ETHICS...6 Funktioner i ETHICS...7 Vi kan hjælpe jer igennem hele processen Kom godt i gang Inno:vasion er en dansk konsulent- og softwareudviklingsvirksomhed med speciale i udbud og beslutningsprocesser. Vi tilbyder software, rådgivning og praktisk assistance til myndigheder, organisationer og virksomheder i forbindelse med deres udbud. Vores elektroniske udbudsløsning, ETHICS, anvendes internationalt, eksempelvis hos den slovakiske stat, der afvikler samtlige udbud på løsningen med et mål om at få bedre priser og reducere korruption. Internationalt markedsføres ETHICS af IBM. 2

3 Det behøver ikke være besværligt! Offentlige organisationer skal overholde EUs udbudsregler og gennemføre udbud, men flere og flere private virksomheder vælger også at følge en tilsvarende proces. Virksomhederne gør det af tre hensyn: for at få bedre og mere sammenlignelige tilbud, for at hjælpe tilbudsgiverne til en mere effektiv proces samt for at kunne dokumentere ligebehandling og gennemsigtighed i forløbet. Både hos offentlige og private har der traditionelt været en opfattelse af at en udbudsproces er langvarig og ressourcekrævende og derfor ofte ikke står mål med det resultat man opnår. Men med gode værktøjer, effektive processer og god rådgivning er der ikke længere grund til at være i tvivl om fordelene ved gennemførelse af udbud, og man kan i stedet fokusere på hvordan det gøres bedst: Hvilken udbudsform, er mest hensigtsmæssig til den anskaffelse vi står over for? Hvordan sikrer jeg at besvarelserne er præcise, men ikke drukner os i arbejde efterfølgende - eller resulterer i protester og langsommelige klagesager? Hvordan hjælper vi tilbudsgiverne til at give gode besvarelser, hvis de ikke tidligere har deltaget i udbud? Vi har i Inno:vasion arbejdet med disse problemstillinger i mere end 18 år. Vi har designet vores løsning, ETHICS, så udbuddet kan gennemføres effektivt for alle involverede parter og til en hver tid overholde gældende lovgivning. Vi vil med denne folder give dig en introduktion til hvordan elektroniske udbud og auktioner kan gennemføres, hvilke problemstillinger I bør have med i jeres overvejelser, samt konkrete forslag til hvordan I kan gennemføre jeres næste udbud. Hvis du har specifikke spørgsmål til jeres udbud vil vores udbudseksperter altid gerne hjælpe. I denne folder kan du også læse om hvordan vi kan bistå i jeres proces. Jeg håber du får gavn og inspiration af disse sider. Der er en lang række formelle krav der skal overholdes, men det kan behøver ikke være besværligt at gennemføre et udbud. Med venlig hilsen Philip Mora-Jensen Direktør, Inno:vasion Hvordan sikrer jeg mig, at vi overholder alle gældende regler nationalt og i EU? Vælg den rigtige leverandør 3

4 Den elektroniske udbudsproces Bekendtgørelse om indgået kontrakt Kontraktindgåelse Ve jledende forhåndsmeddelelse Evaluerin g Markedsanalyse Indsendelse af tilbud Udbudsplanlægning Udarbejdelse af tilbud Udbudsbekendtgørelse Spørgsmål & Svar Leverandørtilmelding og download af udbudsmateriale Alle udbud gennemgår de samme faser og mange af de samme aktiviteter. Overordnet er de tre faser: Planlægning, Udbud og Evaluering. Inno:vasion tilbyder rådgivning og støtte i hele processen og vores løsning, ETHICS, understøtter forløbet for alle involverede parter. Planlægningsfasen I planlægningsfasen skal I lægge jer fast på hvordan udbuddet skal gennemføres, hvem I ønsker der skal deltage samt fastlægge jeres ønsker og behov. En markedsanalyse er et godt udgangspunkt for udbuddet. Den giver overblik over hvilke muligheder der er for at indfri jeres behov og sætter jeres forventninger på et realistisk niveau. Den er samtidig en god dokumentation for hvordan udgangspunktet for udbuddet var. Jeres krav skal indsamles og struktureres så tilbudsgiverne kan imødekomme dem. Her er det vigtigt at tænke på det efterfølgende evalueringsforløb, så I ikke risikerer at ende med store mængder oplysninger, der er svære at sammenligne. Udbuddet kan nu bekendtgøres. Der er en del formalia omkring hvordan udbud bekendtgøres og også en vigtig opgave i at annoncere det så alle relevante tilbudsgivere bliver opmærksomme på jeres udbud. Når bekendt- 4

5 gørelsen laves digitalt giver reglerne jer mulighed for at afkorte tilbudsfristen med 7 dage og yderligere 5 dage når der er direkte og fuld elektronisk adgang til materialet. Udbudsfasen I udbudsfasen er det i høj grad tilbudsgiverne der arbejder. De skal besvare de krav I har stillet og dokumentere deres kompetencer inden den frist I har stillet. De kan, hvis I har valgt at give dem muligheden, stille spørgsmål til jer. Spørgmålene og svarene skal, for at sikre ligebehandling af alle tilbudgivere, offentliggøres i annonymiseret form til alle tilbudsgivere. Et andet tidspunkt hvor fortrolighed og gennemsigtighed er essentiel er når tilbudsgiverne begynder at aflevere deres besvarelser til ordregiveren. Frem til fristens udløb skal tilbudsgiveren være sikker på at ingen andre, hverken ordregiver eller andre tilbudsgivere, kan se de afleverede dokumenter. Det er jeres pligt at kunne garantere dette. At tilbudsgiverene løbende kan aflevere den færdige dokumentation gør både processen mere overskuelig og mindre stressende for dem frem mod fristens udløb. vælger en eller flere leverandører, men samtidigt fravælger endnu flere. I bør kunne forklare de fravalgte hvilke kriterier, der var udslagsgivende for at de blev fravalgt. Hvis de oplever beslutningen som fair og velbegrundet undlader de at anfægte beslutningen i spørgsmål og klagesager. Vores løsning laver en automatisk sammenstilling af alle afleverede tilbud og udpeger den vindende og tabende tilbudsgiver for hvert enkelt kriterie. Det er med til at reducere ressourceforbruget betydeligt. Når leverandøren er valgt skal den endelige kontrakt udfærdiges og underskrives. Oftest er kontrakterne en sammenstilling af et kontraktparadigme, udbuddets dokumentation og tilbudsgiverens afleverede materiale. Med elektronisk kontraksignering og -administration håndteres kontrakterne hurtigt og korrekt. Sidste formelle trin er at den indgåede kontrakt skal bekendtgøres. Både form og procedure er fastlagt i EU og nationale retningslinier. Før fristens udløb skal alle tilbudsgivere underskrive de dokumenter, der skal indgå i bedømmelsen. Når dette gøres med digital signatur får tilbudsgiveren en kvittering for hvornår og hvilke dokumenter der er afleveret. Evaluering og tildeling Når fristen rinder ud skal ordregiver samle alle de modtagne besvarelser og holde dem op imod de kriterier og vægte der blev annonceret ved udbuddets bekendtgørelse. Ofte inddrages virksomhedens indkøbsfunktion, fagspecialister og rådgivere, der hver har deres vinkel på materialet. Det er i denne evalueringsproces, at jeres planlægning og systematik står sin prøve. Resultatet er at, I Vælg den rigtige leverandør 5

6 Roller og brugere i ETHICS ETHICS kan håndtere et bredt spektrum af forskellige udbud - fra de små mini -udbud, hvor det kun er slutbrugeren og de potentielle leverandører, der deltager og til de meget store, nationale og internationale udbudsorganisationer, som udbyder på vegne af mange organisationer og forvaltninger og som gennemføres af en række forskellige administrative medarbejdere. Adgangen til ETHICS afhænger af brugerens rolle. I modellen ovenfor kan du se et udsnit af de roller, der er er undertøttet af ETHICS. Hver af disse har adgang til veldefinerede brugergrænseflader, der er skræddersyet til netop deres funktion og opgaver. 6

7 Funktioner i ETHICS ETHICS er en løsning, der hjælper alle involverede parter i udbudsprocessen. ETHICS kan anvendes til alle typer udbud og elektroniske auktioner. Vi fokuserer på at kvalitet, effektivitet og sikkerhed går hånd i hånd i en sammenhængende proces. Løsningen tilgås af alle brugere via internettet i brugervenlige grænseflader. ETHICS funktioner i planlægningsfasen Alle udbud får deres egen udbudshjemmeside. Udbudshjemmesiden er stedet hvor al kommunikation mellem udbyder og tilbudsgivere foregår. Udbudssiden er også et dokumentarkiv for såvel de interne dokumenter, der indgår i forberedelsen af udbuddet, som selve udbudsmaterialet samt vejledninger og evalueringsdokumenter. Herved er alt materiale vedr. en udbudssag samlet under ét. Med ETHICS kommer en række standard dokumenter, så det er nemt at komme i gang med udbuddet. ETHICS indeholder værktøjer til at indsamle jeres krav og ønsker. Det gøres i intelligente spørgeskemaer. Spørgeskemaerne gør det nemmere for tilbudsgivere at besvare udbuddet, besvarelserne bliver mere ensartet og det bliver markant nemmere for jer at evaluere de mange besvarelser efterfølgende. Værktøjerne i ETHICS hjælper jer med, allerede i planlægningsfasen, at vurdere kravene og justere deres indbyrdes prioritet eller vægt. Det er naturligvis vigtigt at alle gældende regler overholdes. For at sikre at udbudsreglerne i Danmark og EU overholdes, har vi udviklet ETHICS i tæt dialog med Kammeradvokaten og EU. ETHICS arbejdsgange, regler og dokumenter er altid i overensstemmelse med seneste regelsæt. Når I har klargjort udbuddets dokumentation på udbudshjemmesiden, genererer ETHICS udbudsbekendtgørelsen og sender den automatisk til EU s TED-database, konkurrence- Tilpassede udbudshjemmesider styrelsen og udvalgte medier. På grund af den automatiske annonceringsproces må man som udbyder, jf. de gældende regler, afkorte tilbudsfristen med 7 dage, og da tilbudsgiverne efterfølgende har elektronisk adgang til al dokumentation, må man som udbyder yderligere reducere udbudsprocessen med 5 dage. ETHICS funktioner i udbudsfasen Når udbuddet er offentliggjort kan mulige leverandører anmode om at blive tilbudsgivere. ETHICS tidsstempler anmodningen, kontroller gyldigheden og udsteder en digital signatur til den godkendte tilbudsgiver. Al kommunikation til ETHICS er krypteret. Når tilbudsgiverne er godkendt får de adgang til alle dokumenter. Dokumenterne er forberedt så tilbudsgivere kan hente dem ned til deres egen maskine så de kan arbejde med dem lokalt og ikke tvinges til at arbejde med dokumenterne på nettet. Samtidigt med åbningen af udbuddet offentliggøres de tidsfrister, som indgår: frist for tilmelding, frist for indsendelse af spørgsmål og frist for aflevering af tilbud. Disse ure er synlige for alle tilbudsgivere, og de styrer også de Vælg den rigtige leverandør 7

8 funktioner, man kan udføre som tilbudsgiver. Det betyder, at også udenlandske tilbudsgivere kan deltage, selvom de befinder sig i en anden tidszone. Inden spørgefristen lukker, kan tilbudsgiverne stille spørgsmål til udbyderen på udbudshjemmesiden. Spørgsmålene tidsstemples, og fremsendes til de interne udbudsspecialister til besvarelse. Når svaret foreligger, anonymiseres spørgsmålet og både spørgsmål og besvarelse offentliggøres på udbudshjemmesiden. De spørgeskemaer, der skal udfyldes af tilbudsgiverne, og som senere danner grundlag for evaluering, er udstyret med hjælpefunktioner, der guider leverandørerne igennem besvarelsen, og sikrer, at alle obligatoriske felter er udfyldt, så man sikrer at besvarelsen er konditionsmæssig. Tilbudsgiverne kan uploade dokumenterne efterhånden som de bliver færdige. Her vil de forblive låst for alle andre indtil udbuddet lukker, og tilbudsgiverne kan derfor løbende udskifte dokumenter med nyere versioner helt frem til sidste tilbudsfrist. Efterhånden som tilbudsgiveren uploader dokumenter og besvarelser til ETHICS, får vedkommende løbende en status på hvilke andre, obligatoriske dokumenter, der endnu mangler at blive uploadet. Denne indbyggede kvalitetssikring hjælper til at så mange tilbud som muligt er konditionsmæssige. Inden tilbudsfristen udløber, skal den enkelte tilbudsgiver angive, hvilke dokumenter, der skal indgå i den endelige besvarelse. Dette foregår ved et ETHICS-genereret følgebrev, hvor man afkrydser de uploadede dokumenter, og underskriver med sin digitale signatur. ETHICS udregner for hvert enkelt dokument en checksum, som er en slags digitalt fingeraftryk og dermed bevis for ETHICS s startside dokumentets indhold og som sikrer det ikke kan ændres efterfølgende. Herved kan tilbudsgiveren sikre sig, at alle dokumenter, som er afsendt, også vil indgå i den endelige evaluering. Alle transaktioner tidsstemples og logges for fremtidig kontrol. ETHICS funktioner i evaluering og kontrakttildeling Ved tilbudsfristen udløb lukker ETHICS for indsendelse af dokumenter og evalueringsteamets medlemmer gives adgang til de indsendte dokumenter afhængigt af deres funktion og rolle. De udfyldte intelligente spørgeskemaer, som tilbudsgiverne har udfyldt, samles og behandles af ETHICS. ETHICS samler alle besvarelser og tildeler en score for hver besvarelse på baggrund af de kriterier og vægte, der blev sat i forberedelsesfasen. Evalueringsteamet modtager et regneark, hvor ETHICS har udpeget den bedste og dårligste tilbudsgiver på alle kriterier. Afhængig af graden af kompleksitet kan ETHICS også hjælpe med at score besvarelser for øvrige tilbudsgivere, og evalueringsgruppen kan tilføre sine egne scoringer med tilhørende noter, der også registreres og 8

9 Omfattende dokument biblioteker i ETHICS logges. Da de overordnede vægte blev fastlagt i planlægningsfasen, vil et resultat af udbuddet kunne foreligge væsentligt hurtigere end ved manuel behandling. Afhængig af udbudstypen vil der i denne fase kunne være en dialog med tilbudsgiverne - det gælder f.eks. udbud med forhandling. Også her hjælper ETHICS til at styre dialogen og indsamle dokumentation for forløbet. ETHICS indeholder et kontraktmodul til elektronisk kontraktindgåelse og - administration, der gør det enkelt at håndtere kontrakter, og såvel ordregiver som leverandører har nem adgang til kontrakten til enhver tid. Ikke mindst på kontrakter med mange leverandører er den elektroniske kontraktadministration en betydelig administrativ fordel, og det er enkelt at håndtere kontraktændringer i løbetiden. Efterhånden som I gennemfører flere udbud, får I glæde af at kunne genanvende tidligere erfaringer og dokumenter, kontrakter, vejledninger og spørgeskemaer - så behovet for inddragelse af eksterne konsulenter og jurister mindskes. Effektiviteten stiger og omkostningerne falder. Ved afslutningen af udbuddet sikrer systemet, at resultatet af udbuddet offentliggøres og notits sendes til relevante myndigheder og medier. Fokus på sikkerhed og lovgivning I alle faser af et udbud understøtter ETHICS sikkerhed. KPMG har sikkerhedsauditeret ETHICS - primært mod risikoen for hacking - og som det fremgår, vil al kommunikation mellem ETHICS serveren og omverdenen foregå krypteret. ETHICS sikrer, at adgang til systemet kun sker for personer med behørig autorisation, og at enhver interaktion med systemet tidsstemples og logges. Vi bruger mange ressourcer på at ETHICS til fulde overholder lovgivningen, herunder naturligvis Udbudsdirektiverne. ETHICS understøtter: Udstedelse, brug og validering af digital signatur. Tidsstempling af modtagne dokumenter. Ingen har adgang til modtagne tilbud før tilbudsfristen. Kun bemyndigede personer får adgang til modtagne tilbud. Bevisførelse for/ logning af alle handlinger i systemet ETHICS overholder naturligvis også til fulde kravene i Persondataloven. Vælg den rigtige leverandør 9

10 ETHICS løsninger til alle behov På egen server Som internet-service Enkeltstående udbud Der er stor forskel på udbud. Nogle er omfattende og komplekse, andre er mindre og ganske enkle. Vores løsninger understøtter alle former for udbud og vi vil derfor kunne tilbyde en løsning som passer netop til enhver organisation - både mht. funktionalitet, kapacitet og levering. Vi tilbyder ETHICS på 3 forskellige måder: 1. Som en softwarepakke med tilhørende licens som den udbydende myndighed kan installere på egen server 2. Som en Internet-service hvor ETHICS er hosted hos Inno:vasion på vegne af den udbydende myndighed 3. Som et enkeltstående projekt til afvikling af en konkret udbudsforretning Det kræver en nærmere dialog for at finde den mest fordelagtige løsning. Du er meget velkommen til at kontakte os og aftale et uforpligtende møde hvor vi i fællesskab kan kortlægge jeres ønsker og behov - og med henblik på at tilbyde jer den rigtige løsning og til den rigtige pris. Vi vil meget gerne i dialog med jer. Har I brug for processtøtte? Ønsker I løsningen hosted eller vi I have den på egne servere? ETHICS anvendes af de største udbydende myndigheder i Danmark, hvorunder bl.a. kan nævnes: Forsvarets Bygningstjeneste Forsvarets Informatiktjeneste Forsvarskommandoen Grønlands selvstyre Mediehuset Aller Midttrafik Miljøministeriet Moderniseringsstyrelsen Nordjyllands Trafikselskab SKI - Statens og kommunernes Indkøbs Service Sundhedsvæsenet i Grønland Sydtrafik Trafikselskabet Movia Udpluk af referencer 10

11 Vi kan hjælpe jer igennem hele processen Inno:vasion har udviklet ETHICS, men er i lige så høj grad en konsulentvirksomhed, der kan tilbyde assistance til både offentlige myndigheder og virksomheder hjælp til at gennemføre udbud. Vores services følger udbudsprocessen og bygger på de funktioner, som ETHICS tilbyder. I planlægningsfasen Inno:vasion kan, med udgangspunkt i køberens markedskendskab eller foreliggende analyser, tilbyde hjælp til at opstille logiske udvælgelseskriterier og minimumskrav for det enkelte udbud. Vi kan hjælpe gennem hele processen: oprette elektroniske udbud, udvælge og uploade dokumenter - vejledninger, information, alt relevant udbudsmateriale - opstille og definere behov, krav og ønsker og derudfra opstille og generere spørgeskemaer. Det er op til køber at vurdere, hvor inno:vasions erfaringer og kompetencer er bedst anvendt i netop jeres udbud. I Udbudsfasen Inno:vasion står til rådighed med hotline support i udbudsfasen - såvel som med hosting services, hvis man vælger at benytte inno:vasion som hosting partner. Den HelpDesk, der etableres, kan dække såvel de interne funktioner hos køberen, som tilbudsgiverne, der måtte have behov for hjælp til selve teknikken. De intelligente spørgeskemaer, som modtages, giver en hurtig og effektiv oversigt over forskellene mellem tilbudsgivernes besvarelser. Men vi kan også i Inno:vasion medvirke som rådgivere i evalueringsfasen og hjælpe til at opstille besvarelserne og give et præcist overblik over hvilke besvarelser, der gør den virkelige forskel. Så vi kan tilbyde en samlet pakke, der omfatter alle ydelser, der kræves for at gennemføre et udbud - inklusive evaluering af tilbuddene, udarbejdelse af kontraktudkast og udarbejdelse af de nødvendige bekendtgørelser i forbindelse med kontraktindgåelse. Og ikke mindst: Vi vil kunne bistå med besvarelse af henvendelser fra de tilbudsgivere, der IKKE blev valgt: Hvilken leverandør ville have været bedst hvis dette spørgsmål eller et andet blev udeladt? Inno:vasions udbudskonsulenter har mange års erfaring i at være moderatorer for denne kritiske fase i ethvert udbud. I udbudsfasen kan vi naturligvis også hjælpe i forbindelse med modtagelse af spørgsmål og besvarelser, såfremt dette skulle være nødvendigt. I Evalueringsfasen Vælg den rigtige leverandør 11

12 Kom godt i gang Hvis du har lyst til at høre mere om ETHICS eller prøve fordelene i praksis kan du kontakt os på telefon eller mail. Vi vil meget gerne mødes med dig for, på baggrund af dine behov, at kunne fortælle hvordan du får allermest ud af at bruge ETHICS. Herved kan vi også give dig et konkret tilbud på brugen af udbudssystemet. Som supplement har du mulighed for helt uforpligtende at prøve ETHICS i praksis, så du kan få et førstehåndsindtryk af, hvordan udbudssystemet kan understøtte din forretning. Vi ser frem til at høre fra dig. Inno:vasion Symbion Science Park Fruebjergvej København Ø Tlf.: info@innovasion.dk