Fordelingsregler. for Idrætsfaciliteterne. i Egedal kommune

Transkript

1 Sagnr. 09/7933 Fordelingsregler for Idrætsfaciliteterne i Egedal kommune

2 Indholdsfortegnelse: Forord..... side: Folkeoplysende foreninger side: Vederlagsfrit versus leje. side: Ansøgningsrunder og åbningstider.. side: Prioritering af brugergrupper.. side: Kriterier for fordeling.. side: 07 a. Nærhedsprincippet side: 07 b. Optimal udnyttelsesgrad side: 07 c. Den hele forening armlængdeprincippet.. side: 08 d. Alt andet lige. side: Lokaler prioriteres til bestemte aktiviteter side: Kompetencer på fordelingsområdet side: Bekræftelse på booking. side: Udnyttelse af faciliteterne side: 10 a. Definition af misligholdelse side: 11 b. Aflysninger.. side: 11 c. Foreningernes tilbagemelding side: Turneringer og stævner.. side: 11 a. Udeblivelse fra reserveret tid til stævner og turneringer side: Sikkerhed i svømmehaller og friluftsbade side: Klagegang side: 12 2

3 Forord Fordelingsreglerne for Egedal kommunes Idrætsfaciliteter skal sikre: En gennemskuelig fordelingsproces med klare prioriteringer Ud fra dette regelsæt skal det være klart og forståeligt for alle foreningerne i Egedal kommune hvorledes tildeling foregår og dermed tildelingen af ansøgte aktivitetstimer. Bedst mulig udnyttelse af idrætsfaciliteter ved en dynamisk fordeling i løbet af sæsonen I årets løb får nogle foreninger fremgang i deltagerantallet, mens andre får nedgang. De foreninger, der ikke udnytter den tildelte tid, vil blive tildelt andre foreninger, der måtte have behov. Ubenyttede timer fordeles løbende efter gældende regler, hvilket konkret ske i et samarbejde med den lokale halinspektør.. Lokalefordelingen er samlet under Kultur- og Erhvervsudvalget, som har den overordnede kompetence. Faciliteterne stilles til rådighed for mange forskellige brugergrupper. Der er tale om foreningslivet, folkeskoler, institutioner, ældreidræt, voksenundervisning, folkesundhedsinitiativer og borgere i Egedal kommune. Der reserveres ligeledes tid i faciliteterne, til den selv organiserede idræt. Kultur og Erhvervscenteret disponerer over denne tid i samarbejde med ledelsen af idrætsanlæggene. Egedal kommunes sundhedscenter igangsætter løbende en række initiativer for at styrke folkesundheden, og den selvorganiserede idræts muligheder. Disse projekter indarbejdes i fordelingen i det omfang, der er plads hertil. Samtidigt vil det fremadrettet være muligt at reservere enkelte faciliteter til særlige projekter, jvf. kultur- og fritidscenterets råderet til faciliteterne. Eksempelvis kan det være idræts- og motionstilbud til overvægtige børn, motion på recept o.l. I tidsrummet kl (primetime) er efterspørgslen efter faciliteter større end det faktiske udbud. Dette forhold gør det derfor nødvendigt, at prioritere brugerens adgang til faciliteter i de forskellige perioder og tidsrum på dagen, j.v.f. prioriteringslisten i afsnit 4. Reglerne indebærer, at den enkelte forening/brugergruppe ikke nødvendigvis har ret til at få samme tid og facilitet, som de havde i foregående sæson. Heller ikke selvom foreningen/brugergruppen ikke har misligholdt sin tid. Ved hver ansøgningsrunde fordeles tiderne efter de gældende prioriteringsregler. På idrætsanlæggene afholdes der ultimo februar måned hvert år fordelingsmøder, hvor de foreningerne samt voksenundervisningen aftaler fordelingen af tider på de enkelte Idrætsanlæg og skolehaller.. Det er ledelsen af idrætscentrene, der indkalder til fordelingsmøder, Idrætscentrenes ledelse fremsender resultatet fra fordelingsmødet, til Kultur og Erhvervscenteret, der fremlægger forslag til lokalefordelingsplan for kommende sæson for Kultur- og Erhvervsudvalget. Første gang på udvalgets aprilmøde. Kultur- og Erhvervsudvalget skal senest på sit møde i maj træffe endelig beslutning om lokalefordelingsplanen for kommende sæson.. 3

4 Foreninger som er godkendt som folkeoplysende foreninger i Egedal kommune sender deres ansøgning om lokale, direkte til CPK, senest 15. februar. Alle lokaleansøgninger skal indsendes digitalt, og skemaet som skal benyttes, kan hentes gennem Egedal kommunes hjemmeside. Ledelsen af idrætsfaciliteterne, lader herefter alle rettidig indkomne ansøgninger indgå som element i fordelingsmødet. Kravene i folkeoplysningsloven og principper for anvisning af lokaler, er altid udgangspunktet for fordelingsreglerne. Eventuelle tvister i forslag til den årlige lokalefordelingsplan behandles af Kultur og Erhvervscenteret, som fremsender deres løsningsmodel til politisk behandling.. Forklaring til efterfølgende forkortelser: CPK = KEU = Center for Plan- Kultur- og Erhverv Kultur og Erhvervsudvalget EIF = Egedal Idræts Fællesskab 4

5 Fordelingsregler for idrætsfaciliteterne 1. Folkeoplysende foreninger For at få Idrætsfaciliteter stillet vederlagsfrit til rådighed i Egedal kommune, skal man være godkendt som folkeoplysende forening i Egedal kommune. Fordelingsreglerne omhandler ledige tider der er til rådighed for de folkeoplysende foreninger, på de kommunale idrætsanlæg og i skolehallerne. 2. Vederlagsfrit versus leje Faciliteterne stilles vederlagsfrit til rådighed for amatørforeningernes aktiviteter i de af Kommunalbestyrelsens godkendte åbningstider. Dette gælder både til træning, stævner og turneringer. Foreningerne må ikke udleje eller videreformidle faciliteterne til 3. part. For entrégivende arrangementer samt udlejning/udlån til brugere, der ikke er godkendte folkeoplysende foreninger, kan der opkræves lejeafgift. Dette gælder ligeledes for godkendte foreningers aktiviteter, der strækker sig ud over den af kommunalbestyrelsen godkendte åbningstid for idrætsanlæggene, og hvor der skal være personale til stede. 3. Ansøgningsrunder og åbningstider Fordelingsrunde Faciliteter Sæson Ansøgningsfrist Indendørs faciliteter Idrætshaller, Svømmehal, idrætslokaler, gymnastiksale, skolehaller, og ridehaller 1. August 30. juni for 2 år ad gangen. (Svømmehallen: ) 15. februar hvert år Udendørsfaciliteter sommer Udendørsfaciliteter vinter Boldbaner, tennisanlæg, atletikanlæg, Ridebaner, hundearealer m.m. Friluftsbad Grus og kunstgræsbaner, og ridebaner 1. april 1. november (ferielukket i juli) Tennisanlæg er åbent: 1. maj uge 41 Medio maj t.o.m. uge 37 Medio oktober 1. april 15. december hvert år 15. december hvert år 1. september hvert år Foreninger skal fremsende én ansøgning for hvert idrætsanlæg/skolehal. Søges der på flere Idrætsanlæg eller skolehaller, skal der udfyldes et ansøgningsskema for hvert sted. Alle foreninger skal fremsende deres ansøgning om faciliteter/lokaler på et ansøgningsskema. Ansøgning på faste træningslokaler, behandles for en 2 årig periode, efter ansøgning i ulige årstal. Ansøgning om turneringstid, samt stævnetid i faciliteterne, skal ansøges hvert år. Der skal gives oplysning om oversigter over medlemstal for børn/voksne, antal hold og forventet deltagerantal på hvert hold samt hvilket aktivitetsbehov, samt tider det enkelte hold har brug for i den/de kommende sæson/er. 5

6 De vejledende åbningstider for træningstid er: Facilitet Mandage - torsdage Fredage Lørdage Søndage Idrætshaller Skolehaller og sale Svømmehal Friluftsbade Bemærk: I svømmehallen og i friluftsbadet, fordeles foreningernes træningstimer, efter at mængden af banetimer til den offentlige åbningstid, der er fastsat fra politisk hold. Timerne til den offentlige åbningstid indgår således ikke i foreningernes fordeling af træningstimer. Der skal ligeledes tages forbehold for reserveret tid til skolesvømning (som regel i dagtimerne mandag fredage). Ved nøgleordninger på skolerne skal skolernes åbningstid samt årsplan følges (aflysninger på grund af arrangementer, ferieperioder, og terminsprøver kan forventes). De vejledende åbningstider for stævner og turneringstid er: Facilitet Hverdage Lørdage Søndage Idrætshallerne I egen træningstid Skolehaller og sale I egen træningstid Svømmehal og bade I egen træningstid Efter særlig aftale / I egen træningstid Efter særlig aftale / I egen træningstid Ridebaner I svømmehallen og friluftsbadet er det ledelsen af idrætsanlæggene, der skal indgås aftale med om weekendstævner. 4. Prioritering af brugergrupper Prioriteringsliste: Dagtimerne mandage fredage kl Kommunens folkeskoler 2. Aktiviteter samt undervisning af handicappede 3. Ældreidrætten 4. Børneaktiviteter i samarbejde mellem foreningslivet og institutioner 5. Skole og fritids ordninger fra Egedal kommune 6. Foreninger med børne- og ungdomsaktiviteter op til 25 år 7. Folkeoplysende voksenundervisning 8. Andre (private o.l.) 6

7 Eftermiddags- og aftentimer jvf. de vejledende træningstider 1. Aktiviteter og undervisning af handicappede 2. Aktiviteter for børn og unge under 18 år 3. Aktiviteter for unge mellem år 4. Folkeoplysende voksenundervisning 5. Aktiviteter for voksne i foreninger med børn og unge 6. Aktivitet for voksne Der opereres med begrebet primetime i tidsrummet fra kl til kl på hverdage. Timerne her er primært prioriteret til børne- og unge aktiviteter, op til 25 år. Ansøgninger, som modtages efter ansøgningsfristens udløb, kan ikke forvente at få deres ønsker til lokaler og tider opfyldt. 5. Kriterier for fordeling Prioriteringen suppleres af fire kriterier. Kriterierne får betydning, når der indenfor en prioriteret gruppe er flere ligestillede ansøgere til samme lokaler/idrætsfaciliteter og tider f. eks. to voksenhold. a) Nærhedsprincippet For børn og unge tages i videst muligt omfang hensyn til aktiviteter med tilknytning til nærmiljøet. For børne- og ungeaktiviteter er det vigtigt, at der ikke er unødigt langt til faciliteterne, og der endvidere er sikre adgangsveje. Det er vigtigt, at der også gives mulighed for ældreidræt i dagtimerne i nærmiljøet. Et børne- eller ungdomshold prioriteres såfremt minimum 50 % af holdets deltagere er u/25 år.. b) Optimal udnyttelsesgrad De foreninger, som kan udnytte hele sæsonen prioriteres højere end foreninger, som kun anvender faciliteten/lokalet i en del af sæsonen. (f.eks. voksenundervisningshold eller fodbold, som har en begrænset indendørssæson) Der tages samtidig højde for, at faciliteten/lokalet er afpasset til aktiviteten. Det betyder, at der kan anvises en anden facilitet/lokale end den søgte, hvis det skønnes muligt og hensigtsmæssigt at gennemføre aktiviteten her. For hver enkelt aktivitetsform og facilitetstype er der fastsat en minimumsgrænse for antallet af deltagere, der skal være på et hold for at få adgang til faciliteten. Efterfølgende skema er vejledende, idet ikke alle haller har samme størrelse, så for hvert anlæg udarbejdes et minimumsantal for den enkelte hal/facilitet/lokale. 7

8 Aktivitet Lokalitet Minimum antal deltagere Lyset tændes udendørs Atletik Stadion 10 Badminton Idrætshal 12 Basketball Idrætshal 12 Bordtennis Idrætshal 12 Fodbold Kunstgræsbane 15 * Fodbold Idrætshal 12 Floorball Idrætshal 12 Gymnastik Rytmik Idrætshal 15 Gymnastik Rytmik Sal 10 Gymnastik Spring Idrætshal 10 Gymnastik Spring Sal 8 Gymnastik Motion Idrætshal 20 Gymnastik Motion Sal 10 Håndbold Idrætshal 12 Karate Spec. Idrætslokale 10 Motionscenter Uanset i hvilket lokale 2 Petanque Uanset hvilken bane 6 * Softball Softball i HAL 12 Svømning Ølstykke svømmehal 20 Svømning/Dykning Ølstykke Svømmehal 8 Svømning Boesager skolens svømmehal 12 Svømning Ganløse friluftsbad 20 Tennis udendørs Uanset anlæg med lysforhold 4* Tennis i haller Uanset hvilken hal (- privatejet) 4 Thaiboxning Sal 10 Volleyball Idrætshal 12 Der tages hensyn til små hold i forbindelse med aktiviteter for handicappede. For aktiviteter, der ikke figurerer på ovenstående liste vil der blive fastsat minimums deltagerantal i forbindelse med ansøgning. c) Den hele forening - armlængdeprincippet Så vidt muligt tages der hensyn til foreningers ønske om, at samle foreningens aktiviteter for såvel børn, unge som voksne inden for samme idrætsanlæg/skolehal. Målet er at øge foreningens mulighed for at skabe den helhed, der kan danne grobund for socialt samvær enten i klublokaler eller på idrætsanlæggenes væresteder. Den hele forening fremmes ved at give enkelte foreninger tid efter armlængdeprincippet. Foreningen får tildelt facilitets-/lokaletid i blokke med både primetime timer og sene aftentimer. Blokkens størrelse er bestemt af foreningens størrelse, antal hold og sammensætning af børn/unge og voksne. Således prioriteres foreninger med stor andel af børn og unge højere end foreninger med færre børn. Tildeling af bloktider vil ske for foreninger, som tildeles facilitetstid i idrætshaller, svømmehaller samt udendørs anlæg. 8

9 d) alt andet lige Hvis der er flere ansøgere med samme prioritet, har den forening som anvendte lokalerne i sidste sæson fortrinsret. 6. Lokaler prioriteres til bestemte aktiviteter Der er forskel på, hvor godt egnede de enkelte idræts lokaler er til forskellige aktiviteter. Forskellen kan b.la. bestå i hvilke opstrengninger, der er i de enkelte lokaler, og hvilke rekvisitter (bander og mål m.v.), der er til rådighed de enkelte steder. Det er f. eks. ikke alle idrætshaller, der har udstyr som springgrav, floorballbander, o.s.v. Ved fordeling af tider er det derfor nødvendigt at tage hensyn til bestemte idrætsgrene, som har begrænsede muligheder for at søge egnede lokaler. Derfor gælder princippet om, at de bedst egnede faciliteter skal stilles til rådighed for de forskellige aktiviteter. Når der er flere ansøgere til samme tid, prioriteres der ud fra en vurdering af, om den pågældende facilitet er særlig egnet til de pågældende aktiviteter. Ledelsen af Idrætsanlæggene udarbejder en aktivitetsliste for hvert enkelt anlæg. Listen skal indeholde en fortegnelse over alle de aktiviteter, det pågældende anlæg kan tilbyde. Listen opdateres hvert år. 7. Kompetencer på fordelingsområdet Foreninger og oplysningsforbund m.v. sender deres ansøgninger til ledelsen af idrætsanlæggene, eller til Kultur og Erhvervscenteret i Egedal kommune. Ansøgninger behandles efter principper for anvisning af lokaler og udendørsanlæg. Heri indgår, at der ses på udnyttelsesgraden af den tildelte tid i foregående sæson. Kultur og Erhvervscenteret sender de modtagne ansøgninger videre til ledelsen for idrætsanlæggene.. Idrætshaller og sale Når lokalefordelingen er vedtaget i Egedal kommunes Kultur- og Erhvervsudvalgt, sender ledelsen af idrætsfaciliteterne, den efterfølgende information med bekræftelse på tildelte tider til foreningslivet. Ingen foreninger disponerer over ansøgt tid i de kommunale idrætsfaciliteter eller i skolehaller, førend de har modtaget den skriftlige bekræftelse. Herefter overtager i idrætsfaciliteterne administrationen af ledige timer på diverse Idrætsanlæg, i den efterfølgende periode. Svømmehal, friluftsbade, og udendørs baner På baggrund af prioriteringslisten udarbejder ledelsen af idrætsfaciliteterne, i samarbejde med de berørte foreninger, et forslag til fordeling af timerne på det enkelte anlæg. Forslaget sendes herefter tilbage til Kultur og Erhvervscenteret, der sikre godkendelse i KEU. 9

10 Stævne og turneringstimer Ansøgninger om stævne og turneringstimer behandles hvert år på fordelingsmødet,. Ansøgninger om stævne og turneringstimer udenfor foreningens eget normale stævnested, fremsendes rettidigt til ledelsen af Idrætsfaciliteterne,. Foreninger, der er medlem af EIF, og som ansøger om tider i faciliteter udenfor eget lokalområde, skal før ansøgningen fremsendes til CPK, have behandlet deres ansøgning i hovedparaplyorganisationen EIF, j.v.f. reglerne i EIF. E.I.F. deltager på lokale fordelingsmøder, hvor evt. konflikter løses. Det kommunale bookingsystem Når KEU har godkendt lokalefordelingsplanen for kommende sæson, registrerer ledelsen af idrætsfaciliteterne alle godkendte aftaler i det kommunale bookingsystem, og meddeler CPK, at fordelingen er tilendebragt for den kommende sæson.. 8. Bekræftelse på booking En aftale om lån af lokale/facilitet skal bekræftes med et bekræftelsesbrev fra Egedal kommune. Lokalerne er først til rådighed, når brugerne kan fremvise bekræftelsen. Bekræftelsen gælder kun for den tid, der er anført i brevet. Brugerne skal være opmærksomme på de undtagelser, som skrivelsen evt. oplyser om. 9. Udnyttelse af faciliteterne Egedal kommune forbeholder sig ret til at registrere fremmødet i de tildelte tider Registreringen gennemføres i det omfang, det er praktisk og økonomisk muligt. I idrætsfaciliteterne optælles fremmødet timevis. Endvidere kontrolleres om træningspas, der er tildelt børn og unge, reelt også anvendes af denne målgruppe. Såfremt aktivitetstimer misligholdes flere gange i en sæson, kan de konkrete aktivitetstimer fratages foreningen. I tilfælde af misligholdelse af aktivitetstimer, skal foreningen/klubben kontaktes omgående for en nærmere dialog. Målet er at sikre, at der ikke står faciliteter ubenyttede hen i sæsonen, og at det reelt er dem, der har fået tildelt faciliteterne, der også gør brug af dem. Fremmødereglerne betyder, at foreningerne skal: Aflyse tider der ikke anvendes Opfylde krav til minimumantal for deltagere for aktiviteten Sørge for, at tiden benyttes af den forening, der har fået den tildelt tiden og faciliteten/lokalet Sørge for at tiden benyttes til den aktivitet, der er tildelt aktiviteten. Hold, der ikke overholder fremmødereglerne i en periode, kan få frataget timer i indeværende sæson, og har samtidig ikke førsteret til samme facilitet/lokale til næste sæson. Der vil være hold, som får frataget timer, og som fortsat ønsker timer til træning. De tilbydes alternativ tid i det omfang, det er muligt. Den alternative tid tilbydes som udgangspunkt i mindre faciliteter (gymnastiksale) eller på tidspunkter, hvor der ikke er øvrige brugere til faciliteten, eksempelvis i ydertidspunkter i idrætshallerne. 10

11 9 a) Definition af misligholdelse Det enkelte træningspas registreres som misligholdt: 1 Når foreningen/holdets deltagerantal er under minimum. (Tæller som misligholdelse) 2 Aflysning af træningspas senere end 1 uger før. (Tæller som misligholdelse) 3 Udeblivelse fra træningspasset uden afbud. (Tæller som misligholdelse af skærpet karakter) 4 Timer der er registreret til brug for børn og unge, og som benyttes af voksne, uden tilladelse. (Tæller som misligholdelse) Optællinger i Efterårsferien (uge 42) samt vinterferien (uge 7) vil ikke indgå optællingsstatistikken. Afmeldte og misligholdte timer disponeres af Idrætsfaciliteternes ledelse for resten af sæsonen i overensstemmelse af fordelingsreglerne j.v.f. punkt 9 afsnit 2. Fratages en forening træningspas, skal foreningen orienteres ved skrivelse fra Idrætsfaciliteternes ledelse, CPK orienteres ved kopi af skrivelsen. 9 b) Aflysninger: Egedal kommune forbeholder sig ret til at aflyse træningstider på grund af særlige arrangementer. I sådanne tilfælde tilbydes foreningen alternativ tid andetsteds, hvis dette er muligt. Aflysninger skal være foreningen skriftligt i hænde med et varsel på minimum 1 uge før aflysningen. Kendte aflysninger vil fremgå af den fremsendte kontrakt. 9 c) Foreningernes tilbagemelding Senest 1. oktober i sæsonen fremsender foreningen, som har fået tildelt tider, en oversigt over foreningens træningstimer til Idrætsfaciliteternes ledelse, påført foreningsnavn, idrætsgren og aldersgruppe, samt kontaktpersonens adresse, telefon nummer og . Oplysningsforbundene fremsender oplysninger om holdstart i god tid, og senest 2 uger før holdopstart. Ønskes timer afmeldt, sker det til. 10. Turneringer og stævner Tider til turneringer og stævner fordeles efter ansøgning hvert år, med ansøgningsfrist, den 15. februar. Turnerings- og stævnetimer søges af foreningerne hvert år inden 15. februar, således at de kan behandles på fordelingsmødet ultimo februar. Snarest muligt, efter den enkelte forenings planlægning af stævner og turneringer, og senest den 1. oktober, afmeldes de timer, der i henhold til kontrakten er tildelt foreningen, men som ikke anvendes i perioden 15. september til 30. april. Afmelding af tider til stævner og turneringer, skal ske med mindst 14 dages varsel før arrangementet. Ledige og afmeldte timer administreres herefter af Idrætsfaciliteternes ledelse.. Ønsker om udendørs stævner i fodbold, atletik, og Softball skal rettes til idrætsfaciliteternes ledelse. 11

12 10 a) Udeblivelse fra reserveret tid til stævner og turneringer Ved udeblivelse eller afmelding af minimum 3 sammenhængende stævnetimer eller turneringstimer, hvor skriftligt afbud ikke er meddelt idrætsfaciliteternes ledelse senest 2 uger før det varslede arrangement, vil den pågældende forening, union, forbund eller kreds bliver faktureret med kr. 300,- pr. ikke benyttet time. Hvis stævner/turneringer er af landsdækkende karakter og hovedparten af deltagerne er ikke kommunale, faktureres pågældende låner kr. 300,- pr. ikke benyttet time. 11 Sikkerhed i svømmehaller og friluftsbade Foreninger som låner/lejer svømmehaller eller friluftsbade har selv det fulde ansvar for medlemmers og gæsters sikkerhed. Det vil sige, at foreningen skal have mindst et livredderkvalificeret opsyn på bassinkanten med kendskab til 1. hjælp og lokale forhold. Hvis dette ikke er tilfældet afvises foreningen. Foreningens livredder har pligt til, at orientere sig om, hvor udstyret er placeret i hal eller svømmebad samt den korrekte anvendelse. Det er livredderens ansvar og forpligtelse at kontakte personalet for en orientering. Foreningens livredder skal vide hvordan og hvorfra, der kan alarmeres i tilfælde af ulykke, og hvordan redningsfolkene kan dirigeres til ulykkesstedet. 12. Klagegang KEU har den endelige kompetence vedr. anvisning og dermed fordeling af lokaler og idrætsanlæg. Udvalget skal senest på deres møde i maj måned, godkende fordelingsplanen for den kommende sæson. Ledige tider, der efterfølgende opstår, administreres af Idrætsfaciliteternes ledelse. Såfremt brugerne ikke er enige i KEU afgørelse, kan afgørelsen indbringes for Kommunalbestyrelsen via KEU senest 4 uger efter afgørelsen er meddelt.. Klager indsendes til: Egedal Kommune Kultur- og Erhvervsudvalget Dronning Dagmars Vej Ølstykke 12