1 Indledning Strategi og mål Enhedens ansvarsområder Strategiske fokuspunkter i kommende år ( )...

Transkript

1 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Strategi og mål Enhedens ansvarsområder Strategiske fokuspunkter i kommende år ( ) Leverancer Samlet leverance Budget for Særlige tiltag m.m., der ikke er indeholdt i budgettet Samlet økonomi Økonomi for budgetoverslagsårene Opfølgning og initiativforpligtelse Opfølgning Dispositionsret Initiativforpligtelse Resultathåndtering Ikrafttræden Side 1

2 1 Indledning Dette dokument indeholder en leveranceaftale for 2012 for RUb. Selve leveranceaftalen er opbygget af 3 centrale elementer: 1. Enhedens ansvarsområder, strategi og overordnede mål for aftaleåret og kommende år 2. Enhedens konkrete leverancer i aftaleåret 3. Enhedens afledte økonomi for aftaleåret Leveranceaftalen har en direkte kobling til RUC s udviklingskontrakt, og skal være koblet til RUC s og enhedens strategi. Leveranceaftalen er dermed et væsentligt element i RUC s økonomistyring. Retningslinjer for leveranceaftaler og budget fremgår af budgetvejledningen for RUC og budgetinstruks for året. Leveranceaftalen har til formål at være det centrale budgetdokument mellem rektor og enhed, og som skal afspejle den gensidige forventningsafstemning for budgetåret. Enheden vil via aftalen have en klar og entydig mulighed for at få synliggjort hvilke leverancer, der skal ydes, og omvendt hvilke økonomiske ressourcer der stilles til rådighed. Selve aftalen bygger som nævnt på budgetvejledningen, og hvor selve budgetmodellen er beskrevet. RUC s aktivitetsbaserede økonomistyringsmodel rummer flere incitamenter, der understøtter ønsket om en positiv økonomispiral. jf. universitetets økonomistrategi. For både leveranceaftale og budget vil der være en opdeling på RUC s hovedformål. Ydelser som institutterne kan forvente at modtage fra Fællesadministrationen og Rub vil fra og med 2012 være beskrevet i leveranceaftalerne for henholdsvis Fællesadministrationen og Rub. Aftalerne vil være knyttet op til RUC s strategi Side 2

3 2 Strategi og mål Dette afsnit indeholder en kortfattet beskrivelse af enhedens ansvarsområder, strategi og mål for aftaleåret. I forbindelse med budgetvedtagelsen for 2012 er for RUC foreløbigt afsat 7,5 mio. kr. til strategiske prioriteringer jf. nedenstående tabel. Ved denne leveranceaftales indgåelse er de strategiske initiativer ikke fuldt ud fordelt til de budgetansvarlige enheder. Budget 2012 strategiske prioriteringer Område Aktivitet Beløb i mio. kr. FORSKNING 1 Ph.d.-optag 3,0 3,0 3,0 3,0 2.1 Enhedens ansvarsområder 2 Forskningsevaluering 0,5 3 Forskningsunderstøttelse 0,5 0,5 0,5 0,5 UDDANNELSE 4 Kvalitetsudvikling og -sikring 1,0 1,0 1,0 1,0 ORGANISATION & CAMPUS 5 Samarbejde med professions-højskolerne 0,5 0,5 0,5 0,5 6 Sundhed 0,5 0,5 7 IT-understøttelse 1,0 8 Bedre undervisningsmiljø (opr. 3 mio. i 2011) 1,0 2,0 I alt 8,0 7,5 5,0 5,0 Roskilde Universitetsbiblioteks (RUbs) formål og ansvarsområder er: at give lærere og studerende ved Roskilde Universitet adgang til den information og de informationsbærende materialer, der er nødvendige for forskning og undervisning, at sikre information om og adgang til Roskilde Universitets lærer- og studenterforskning, at videregive kritiske informationskompetencer til studerende ved Roskilde Universitet i samarbejde med øvrige undervisere, at understøtte forskning ved Roskilde Universitet og medvirke til at højne universitetets anseelse og økonomiske grundlag ved at registrere og bevare forskningsresultater og supportere universitetets forskere, som offentligt forskningsbibliotek at stille sine samlinger til rådighed for eksterne brugere, herunder regionale forsknings- og undervisningsinstitutioner, erhvervsliv og borgere, at indgå i det samlede nationale og internationale bibliotekssamarbejde og herigennem udvikle organisationen og understøtte egne serviceområder, at gennemføre forsknings-, projekt- og udviklingsarbejde indenfor bibliotekets fag- og funktionsområder. 2.2 Strategiske fokuspunkter i kommende år ( ) Medarbejderkompetencer Det forudses, at RUb får færre medarbejdere og RUbs udviklingsmuligheder kræver derfor, at medarbejderne supplerer deres kompetencer bl.a. med nye pædagogiske og formidlingsmæssige Side 3

4 færdigheder indenfor uddannelse/undervisning, forskersupport, virtuel biblioteksservice og service knyttet til det fysiske biblioteksrum. Indretning og adgang til det fysiske bibliotek RUbs fysiske rum er lyst og tiltrækkende. Biblioteksrummet skal imødekomme differentierede individuelle og kollektive studiebehov, og biblioteket skal være et uformelt sted, hvor brugerne kan være sociale. Der skal derfor være variation i biblioteksrummet, fra fordybelse til afslapning: man skal kunne læse, se, spise, høre, drikke, hvile, skrive. Biblioteksbygningen skal være en attraktion og værdsættes som sted også for afholdelse af møder og sammenkomster. 24/7/365 For de brugere, som alene søger ophold i biblioteket for fordybelse eller af sociale grunde, er tilstedeværelse af bibliotekspersonale af sekundær betydning. Det skal i 2012 undersøges, om der er behov for en form for 24/7/365-bibliotek og i så fald, hvordan dette kan virkeliggøres. Indretning og adgang til det virtuelle bibliotek Klik og du får adgang til den information og den hjælp, som man har brug for: RUbs digitale services skal integreres i campusportaler, kursusværktøj og e-læringsportaler. RUbs egen hjemmeside skal også være portal for distribuerede mobile bibliotekstjenester med adgang til nye e- bøger, digitale læringsobjekter og forskningsdata til integrering i læringsplatforme. RUb skal bidrage til universitetets indsats for at få RUCs forskere til at arkivere deres forskningspublikationer i fuld tekst med åben adgang (Open access). Der bør udarbejdes en arkiverings- og digitaliseringsplan for ældre RUC forskning. Forskersupport Forskningskvalitet er vigtig for alle universiteter og biblioteket kan gøre en forskel. Ph.d. erne er en oplagt målgruppe for forskersupport med en række differentierede tjenester: udbygget forskningsregistrering (RUCFORSK/RUCs Digitale Arkiv), bibliometri, hjælp til publicering, referencehåndtering, rettighedsklarering og ophavsret, informationssøgning ved forskningsansøgninger og indsamling, opbevaring og fremtidssikring af primære forskningsdata. Sådan support vil kunne udvides til institutter og forskningsgrupper efter behov og kapacitet. Nytænkning af undervisning og vejledning, samt supervision og efteruddannelse for bibliotekets undervisere RUbs undervisnings- og vejledningstilbud koordineres med RUC-undervisningsmetodik, evalueres og tilpasses studiernes og de studerendes behov. Undervisningslokaler nyindrettes og bibliotekets undervisere tilbydes efteruddannelse og supervision i didaktik, akademisk engelsk, A/Vhjælpemidler, m.v. RUbs succesrige projektbibliotekarordning videreudvikles og der gives tilbud til Side 4

5 specialestuderende om specialeseminarer. Der kan udvikles Gå-hjem-kurser for at tiltrække ansatte og studerende, som ellers ikke tilbydes kurser på biblioteket, ligesom der skal gives målrettede tilbud til masteruddannelser. Udsnit af overvejede eller planlagte serviceleverancer: Leveranceart Kontekst Tid Oplevelsesbiblioteket Udstillinger, arrangementer 2012: Biblioteket skal være et besøg værd på RUC Campus og mere attraktivt for studerende, ansatte og evt. også for Trekroner-befolkningen: øgede besøgstal Øgede åbningstider Ubemandet aften- og nat åbent : Øgede besøgstal Forskersupport: Nye forskningsservices Forbedret og integreret undervisning Nye personalekompetencer Brugerdrevne indkøb, mv. Søgningsservice, workflowservice, publiceringsservice Reorganiseret undervisningsudvalg - Supervision og efteruddannelse af undervisere Konklusion på kompetencegruppens registreringsarbejde Forslag til DEFFprojekter/Licenskontoret om afprøvning af brugervalg på materialekøbsområdet Indkøb af nye apparater og indretning af nyt rum Indrettes i det nuværende mikrofilmrum 2012: Test år med pilot - services på enkelte institutter 2012: Evaluere bibliotekets undervisningsudvalgs opgaver og sammensætning og underkaste bibliotekets kursustilbud eftersyn med henblik på en tilpasning/integration til/i studiernes og de studerendes behov 2012: Registrere medarbejderkompetencer, udarbejde kompetenceudviklingsplaner og iværksætte strategisk efter/videreuddannelse og kompetenceudvikling Tests Fornyelse af avismikrofilmadgang (Forventet pris ) Indretning af nyt stillelæserum (Forventet pris ) Semesterhylder På hjemmeside og hylder 2012 Side 5

6 3 Leverancer I dette afsnit indarbejdes enhedens leverancer for aftaleåret. Det skal fremgå hvilke leverancer, der er en udmøntning af RUCs samlede udviklingskontrakt. RUb forventer i lyset af budgetnedskæringer og ressourcetilpasning 2012 at skulle optimere og trimme bibliotekets standardleverancer for at skabe mulighed for nye typer serviceleverancer til lærere og ansatte ved RUC RUb vil i 2012: Være nødsaget til at tilpasse den hidtidige materialeportefølje til et reelt faldende budget. Prisstigninger på licensadgange og abonnementer på/indkøb af fysiske materialer (tidsskrifter og bøger) udgør minimum 6 % årligt, hvilket indebærer, at biblioteket for blot at opretholde samme niveau på materialeanskaffelse de facto skal bruge minimum kr. ekstra på denne post i RUb vil derfor iværksætte afbestilling af licensadgange og tidsskriftsabonnementer på baggrund af undersøgelser af benyttelsesfrekvens og forskningsprofiler med henblik på at afbestille det mindst benyttede og bedst undværlige materiale. RUb vil fortsat opfylde målet om, at materialekonti skal udgøre minimum 30 % af bibliotekets samlede budget. Arbejde på at gøre biblioteket endnu mere attraktivt for studerende og ansatte. På baggrund af udarbejdet rapport om muligheder og behov for udbygget forskersupport lave minimum 2 pilotprojekter indenfor Forskersupport. Videreudvikle og øge omfanget af den populære projektbibliotekarordning. Udbygge sin adgang til de elektroniske ressourcer med en markedsførende søgefacilitet, som giver mulighed for samtidigt, på én gang, at samsøge i alle de videnskabelige tidsskriftsartikler og elektroniske bøger, som biblioteket qua sine licenser stiller til rådighed for studerende, undervisere og forskere. Registrere medarbejderkompetencer, udarbejde kompetenceudviklingsplaner og iværksætte løbende strategisk efter/videreuddannelse og kompetenceudvikling af bibliotekets medarbejdere. Evaluere bibliotekets undervisningsudvalgs opgaver og sammensætning og underkaste bibliotekets kursustilbud eftersyn med henblik på en tilpasning til studiernes og de studerendes behov. Arbejde for at øge bibliotekets indtægtsgrundlag ved bl.a. målrettet deltagelse i DEFFudviklingsprojekter indenfor bibliotekets og universitetets interesseområder. Eksperimentere med Oplevelsesbiblioteket som et nyt tiltag, der skal tilbyde udstillinger og andre oplevelser, som kan udvikle RUC-Campus i en mere attraktiv retning. Udsnit af eksisterende standardleverancer: Standardleverancenavn Benyttelsestendens Skal optimeres/trimmes Fysiske udlån Stabil/vigende Nej Fysiske indlån fra andre biblioteker Stabil Nej - kan dog evt. gebyrlægges Fysiske udlån til andre biblioteker Stabil Nej - lovbestemt Downloads fra egne servere Stigende Nej Downloads eksterne servere Stabil Ja - vil blive trimmet ved afbestilling af mindre benyttede/meget kostbare databaser Forskningsregistrering og upload Stabil Delvis: upload af forskningspublikationer i fuld Side 6

7 tekst skal optimeres Studenterforskning upload Stabil/vigende Ja - ved tvungen aflevering af digital udgave Vejledning og instruktion Stabil Ja - der arbejdes på at udvikle nye driftsmåder Undervisning Stabil Ja - effektivisering bruges til udvidelse (se nedenfor) Projektbibliotekarordning Stigende Nej - ordningen bør udvides Biblioteksvagt Stabil Ja - kan trimmes ved at opgive timer i bibliotekssamarbejdet Besøgende i fysiske bibliotek Stabil/stigende Nej Antal aktive lånere Stabil Nej Kopiering/Print Faldende Nej Opkrævnings- og gebyrservice Stabil Ja - regningsgebyrer kan forhøjes Videograf/Akademisk-it Stabil Nej 55 åbningstimer ugentligt Stabil Ja - den bemandede del af åbningstiden kan evt. nedskæres. 3.1 Samlet leverance En samlet oversigt over enhedens leverance opdelt på delregnskaber fremgår af nedenstående oversigt. For RUb er der tale om bidrag til vidensformidling. RUb har - i modsætning til tidligere år - ikke i 2010 produceret forskningspublikationer, som er tildelt point i Den Bibliometriske Forskningsindikator (BFI). I 2008 producerede RUb 5 publikationer indeholdt i BFI, med i alt 9,1667 points til følge. I 2009 producerede RUb 4 publikationer indeholdt i BFI, med i alt 2,8125 points til følge. Det forventes, at RUb i 2011 producerer minimum 2 publikationer indeholdt i BFI, med minimum i alt 4 points til følge. Side 7

8 4 Budget for 2012 I dette afsnit indarbejdes enhedens økonomiske rammer for aftaleåret. Budgettet viser de økonomiske konsekvenser af strategi og leverancer. Specielt for RUb er det ved de afsluttende budgetforhandlinger aftalt, at: 1. RUbs budget 2012 korrigeres med 0,3 mio. kr. på grund af faldende indtægtsgrundlag fra bl.a. gebyrer og internt frikøb. 2. RUb bidrager til RUCs handlingsplan for administrative besparelser med en nedlagt chefstilling 0,7 mio. kr. 3. Den estimerede prisstigning på 6-8 % på tidsskrifter, bøger og databaser skal håndteres indenfor RUb s aktuelle driftsramme, idet der ikke tilføres ekstra midler til dette formål. 4.1 Særlige tiltag m.m., der ikke er indeholdt i budgettet RUb ønsker, så snart det er økonomisk muligt, at indrette en ny stillelæsesal for de af bibliotekets brugere, som efterlyser fuldstændig stilhed. Det vil kunne lade sig gøre ved at indrette bibliotekets hidtidige avismikrofilm-læsesal til en stillelæsesal og flytte avismikrofilm til et andet mindre rum på Plan 1. De samlede omkostninger ved en sådan flytning og nyindretning er anslået til kr. ( kr. til indretning af ny stillelæsesal kr. til indkøb af 2 nye digitale avismikrofilmlæsere samt indretning af avismikrofilm-rummet). RUb forudser problemer med at kunne dække sådanne udgifter i sit budget for 2012 og anmoder om, at RUC bidrager med midler til dækning af disse etableringsomkostninger, så snart der kan findes midler til det. Side 8

9 4.2 Samlet økonomi En samlet oversigt over enhedens budget fremgår af budgetskemaet nedenfor opdelt på delregnskaber Delregnskabsopbygget BUDGET 2012 FOR Bibliotek - DELREGNSKAB 1000 kr. /PL OV 23 FS 25 FU 30 DU 90 IDV 95 TF 97 TA B 12 INDTÆGTER Indtægter fra Staten (FL) Faste statstilskud Basistilskud til forskning Kapitaltilskud Øvrige formål Ordinær Ekstern Virsomhed Virksomhed Taxametertilskud m.m. Heltidsuddannelse (for STÅ) Udvekslingsstuderende Bonusordninger Indtægter fra andre kilder Eksterne tilskud Eksterne tilskud ekskl. overhead 350,0 350,0 350,0 Overhead Deltidsuddannelse Taxametertilskud (UVM+UBST) Deltagerbetaling Indtægter i øvrigt (IDV m.m.) 556,0 556,0 556,0 INDTÆGTER I ALT (a) 556,0 350,0 906,0 556,0 350,0 DIREKTE OMKOSTNINGER Lønudgifter VIP - øvrige (ej. undervisning) , , ,5 VIP PHD DVIP 75,0 75,0 75,0 TAP ,8-350, , ,8-350,0 DTAP -250,0-250,0-250,0 Øvrig løn 89,3 89,3 89,3 Løn i alt ,0-350, , ,0-350,0 Overhead Øvrig drift , , ,0 DIREKTE OMKOSTNINGER I ALT ,0-350, , ,0-350,0 DRIFTSRESULTAT FØR KAPACITETSOMK. (b) , , ,1 KAPACITETSOMKOSTNINGER (FORDELT) Ejendomsdrift Øvrige fællesadministration KAPACITETSOMKOSTNINGER I ALT (FORDELT) RESULTAT FØR FINANSIELLE POSTER , , ,1 Finansielle poster (netto) -10,0-10,0-10,0 DRIFTSRESULTAT (c) , , ,1 ØKONOMISKE NØGLETAL Dækningsgrad (b/a i %) ,7% ,0% ,7% Overskudsgrad (c/a i %) ,5% ,1% ,5% Side 9

10 5 Økonomi for budgetoverslagsårene Leveranceaftalen omhandler året 2012, men det er allerede på nuværende tidspunkt nødvendigt at være opmærksom på eventuelle flerårige konsekvenser af økonomiske dispositioner foretaget i 2012 og hvorvidt, der vil være økonomisk rum til disse. RUb skal derfor disponere således, at der kan ske en ressourcetilpasning. Alternativt skal indtægtsgrundlaget øges budgettet indeholder en budgettering af overslagsårene , ligesom der er foretaget en periodisering af budgettet for Periodiseringen af budgettallene følger prognoseperioderne, og er derfor en 3-deling af 2012 efter april måned, efter august måned samt ultimo året. Side 10

11 6 Opfølgning og initiativforpligtelse 6.1 Opfølgning Bibliotekschefen afleverer en status på leverancer og økonomi i forhold til leveranceaftalen efter april og august måned samt ved årets slutning. Dette indgår som element i RUC s løbende opfølgning på leveranceaftaler herunder økonomi. 6.2 Dispositionsret Bibliotekschefen kan indenfor eget ansvarsområde disponere over budgettet under forudsætning af, at de aftalte leverancer realiseres. Bibliotekschefen kan herunder påtage instituttet flerårige forpligtelser, der ligger indenfor 80 % af det fremskrevne budget. 6.3 Initiativforpligtelse Kommer enheden i en situation, hvor aftalens leverancer vurderes ikke at kunne nås, har chefen for enheden en initiativforpligtigelse til uden ophold at orientere universitetets ledelse herom. Orienteringen skal indeholde en angivelse af omfang, og årsagen til den manglende opfyldelse, samt en redegørelse for, hvilke foranstaltninger enheden vil tage med henblik på at sikre opfyldelsen. 6.4 Resultathåndtering Enheden er ansvarlig for leveranceaftalens opfyldelse. Der overføres overskud og underskud mellem de enkelte finansår. For uddybende om overførselsadgang henvises til RUC s budgetvejledning. Der vil ved gennemgang af resultatet blive fokuseret på hvilke der kan henføres til aktive ledelsesmæssige beslutninger og eksterne faktorer. De nærmere betingelser fremgår af den til enhver tid gældende budgetvejledning for RUC samt tilhørende budgetinstruks for året. Side 11

12 7 Ikrafttræden Leveranceaftalen fornys hvert år i fjerde kvartal, hvor leverancemål og økonomiske mål justeres under hensyn til opnåede resultater og ændringer i prioriteringer og økonomiske ressourcer. Den nærmere proces er beskrevet i den overordnede budgetvejledning/-instruks. Aftalen tages op til revision ved væsentlige ændringer i det grundlag, aftalen er indgået på, og i øvrigt når parterne er enige om det. Aftalen indgås mellem enheden og rektor/universitetsdirektør og træder i kraft den 1. januar 2012 og løber indtil 31. december Basis i aftalen er situationen ved aftalens underskrift. Roskilde, den Ib Poulsen Peter Lauritzen Claus Vesterager Pedersen Rektor Universitetsdirektør Rub Side 12