Budget Oversigt over resultat af analyser. 18. april 2016.

Transkript

1 Landsledelsesmøde den juni 216. Bilag link Budget 217. Oversigt over resultat af analyser. 18. april 216. Nr. Emne for analysen og sammenfattende vurdering Kørselsomkostninger. Medarbejdere og frivillige. - Implementering af vejledende retningslinjer vedtaget af Administrativ Ledelse den 11. februar 216. Implementeringen vil i sig selv skønsmæssigt medføre en besparelse på 7 TDKK på landsplan og 6 TDKK for landsdelsforeningerne som helhed. - Anvendelse af den laveste takst. Vil i sig selv medføre en besparelse på 2.5 TDKK på landsplan og 4.6 TDKK for landsdelsforeningerne som helhed. - Ingen kørsel på første klasse. Ingen nævneværdig besparelse. - Ved køb/leasing af én bil på landsplan og én bil pr. landsdelsforening kan opnås en besparelse på i alt 1.1 TDKK. 3. Idrætternes aktivitetsbudgetter. Analysen tager udgangspunkt i de prioriterede idrætter på landsplan - den del, der vedrører øvrige aktiviteter, udvikling og satsninger. Analysen skal forholde sig til andelen brugt direkte på SPOTA indsatser og andelen på andre aktiviteter for at undersøge, om der er mulige besparelser inden for denne ramme. Det er muligt at finde en besparelse på 5 TDKK i idrætternes ramme for øvrige aktiviteter, udvikling og satsninger. Besparelsen afspejler, at prioriteringen af SPOTA områderne vil træde tydeligere frem. Det kan indebære, at medlemsforeninger kan opleve, at stævner, kurser og andre basisydelser ikke bliver opdateret så hurtigt som tidligere.. 4. Gymnastikkurser. Der analyseres på udviklingen fra i resultat pr. kursist samt deltagerantal og det samlede regnskabsresultat pr. landsdel/landsforening, som derudover sammenlignes med budgettet. Der er analyseret på landsforeningen samt 8 landsdele. Antallet af kurser på landsplan falder, idet flere og flere kurser afvikles af landsdelsforeningerne. I landsdelsforeningerne er antallet af kurser og deltagere steget fra Antal deltagere pr. kursus holdes nogenlunde stabilt. I næsten alle landsdele er regnskabsresultatet forbedret henover årene. I landsdelene er regnskabsresultatet bedre end budgetteret i 215. Det giver forbedret resultat at have fokus på at aflyse kurser, der ikke er deltagere nok på og at budgettere med et minimumsantal. Budgetpåvirkning 217 i forhold til 216. Påvirkningspotentiale på mellem 67 TDKK og 7.1 TDKK for DGI som helhed. Besparelserne på de tre områder (nye retningslinjer, lavere takst og firmabil) kan kombineres på forskellige måder. 5 TDKK 25 TDKK Landsdelsforeninger: 5 TDKK ved udnyttelse af eksisterende indtjeningspotentiale.

2 5. Idrætsstævner. Analysen omfatter landsmesterskaber, generelt og særligt fokus på håndbold og badminton, samt badmintonstævner i øvrigt og fodbold. Der er grundlæggende enighed blandt landsaktivitetsudvalg om, at LM er og gymnastikstævnerne som minimum skal være omkostningsneutrale og at alle aktiviteter skal udvikle modeller, der sikrer det resultat i løbet af de kommende 2-3 år. Et overordnet skøn af den samlede besparelse (inklusiv omkostninger til stævneudvalg) vil over 3 år være i størrelsesordenen 5 t.kr. Hertil forventes en besparelse på en ikke nøjere analyseret medarbejdertimenorm. En realisering af besparelser på området vil kræve ændringer i / effektivisering af tilmeldingsproceduren samt omplacering af arrangøransvar/-ejerskab af stævnerne fra landsforeningen til landsdelsforening/lokalforening. 6. Landsdelshold i gymnastik. Der er identificeret to eksempler til inspiration: I DGI Nordjylland afvikles alle junior landsdelshold ude i foreningerne. Det har haft en økonomisk gevinst for landsdelen, da man som landsdel ikke kan leje lokalerne til samme pris som foreningerne kan. Tidligere blev der brugt 18 timer pr. uge på arbejdet med landsdelsholdene, og i dag bruges der ca. 8 timer pr. uge. I DGI Nordsjælland har man lavet en samarbejdsaftale med foreningerne som betyder at de i sæsonen 216/17 vil have 5 6 landsdelshold mod det ene hold, de har i år. Tidligere blev der brugt 8 timer pr. år på arbejdet med landsdelsholdene, og i dag bruges der ca. 3 timer pr. år. DGI som helhed: 5 TDKK over tre år. Besparelsespotentiale i landsdelsforeningerne. Ikke nærmere beregnet Facilitetsområdet. Etablering af nye DGI-huse. Der foreligger et fortroligt notat vedrørende ny struktur for DGI Faciliteter og Lokaludvikling. Forslaget til ny struktur indebærer: At lokaludvikling og facilitetsudvikling etableres som to nye strategiske programområder som vedtages på årsmødet i 216 Dialog med kommuner og interessenter om DGI s involvering i drift af idrætsfaciliteter fremadrettet foretages af DGI s Landsdelsforeninger i samarbejde med den nye kommunale enhed, der stiftes som en del af visionsaftalen på kommuneområdet. Det nye programområde for idrætsfaciliteter understøtter disse processer og har også ansvar for driftsgrundlag samt supervision og rådgivning til nystartede DGI Huse Sekretærfunktionen for Foreningen af DGI-huse varetages af DGI Ledelsessekretariat Besparelse på 1 3 TDKK. 9. Fælles bogføring. Kan der ske ressourceoptimering ved, at DGI Regnskab er en rådgivningsenhed for regnskabsmedarbejdere på landsdelsforeningernes kontorer. Der peges på forbedringer af fælles central funktion DGI Økonomi: Øgede omkostninger for landsdelsforeningerne på i alt 2 TDKK. DGI Økonomis indtægtsbudget hæves 2 TDKK. Side 2

3 Udarbejdelse af servicekatalog, som fastholder DGI Økonomis regnskabsservice til DGI s landsdelsforeninger med henblik på standardisering og omkostningsbevidstgørelse. Særskilte variable ydelser/services kan faktureres til landsdelsforeningerne. Kompetencen i regnskabsafdelingen øges via teams, sidemandsoplæring og interne kurser Budgettet skal omfordeles ift. variable ydelser/services, som faktureres til landsdelsforeningerne. Landsdelsforeningerne budgetterer samlet med variable omkostninger på 2 TDKK uden nettovirkning for budgettet for DGI Økonomi landsplan. Det forventes, at servicekatalog, standardisering og teamarbejdet i DGI Økonomi vil øge kvaliteten af afdelingens arbejde. Det forventes også, at landsdelsforeningernes tid brugt på økonomiområdet vil kunne reduceres. 1. Landsdelsforeningernes kontorer. Ejerforhold. Kan det bedst svare sig at eje eller leje kontorfaciliteter? Hvilke konsekvenser har de geografiske forskelle? Besparelsespotentialet er begrænset. Arbejdsgruppen skønner at leje vil være billigst i Østdanmark og dyrest i Vestdanmark. Arbejdsgruppen anbefaler, at når der fremadrettet skal flyttes domicil, overvejer man både eje og leje scenariet som en del af beslutningsgrundlaget. Begrænset. Ikke muligt at beregne nærmere Seniorområdet. Gadeidræt. Inklusion. Kan der opnås besparelser ved en ændret organisering af arbejdet? For alle tre områder har arbejdsgruppen gennemført analyser af budget 215 og budget 216. I forlængelse af analysen er der beskrevet fire forskellige mulige scenarier for den fremtidige udvikling af de fire områder. Arbejdsgruppen har ikke udarbejdet beregninger eller anbefalinger vedrørende budget 217. Ingen beregninger. 14. Administrativ ledelsesstruktur. Forum for Idrættens afdelingsledere og projektchefforum lægges sammen og DGI Administrativ Ledelse nedlægges. Det gøres tydeligt i kommissorierne for IT brugergrupperne, kommunikationsnetværket og idrætternes medarbejdernetværk, at de har et særligt ansvar for de administrative regler og procedurer, og at de har pligt til at udarbejde indstillinger til henholdsvis chefforum og forum for idrættens afdelingsledere / projektchefforum i det omfang, de ikke selv har mandat til at træffe de nødvendige beslutninger. På tværgående områder, som kræver inddragelse af flere grupper/netværk, kan grupperne/netværkene bede direktionen om at udarbejde indstillinger. Antallet af møder for DGI Chefforum sættes op, og halvdelen afvikles som Skype-møder. Ved fysiske møder arbejdes med mere fokus på ledelse og strategi. Spørgsmål af administrativ karakter håndteres på Skype-møder på baggrund af indstillinger fra brugergrupper, netværksgrupper og direktionen. 15. Eksterne udviklings- og konsulentopgaver. Der købes et stort og tilsyneladende stigende antal eksterne udviklings- og konsulentopgaver i DGI Økonomi, DGI Digital Marketing, DGI Marketing og DGI IT. Leverandøromsætningen var samlet i landsforeningen på 9,3 mio. kr. i 214 og på 9,9 mio. Der er ikke foretaget beregninger af de budgetmæssige konsekvenser. 1.2 TDKK Side 3

4 kr. i 215. Ved outsourcing bør der skelnes mellem, om det sker med et manglende ressourcer perspektiv eller med et manglende kompetence perspektiv. Det foreslås, at outsourcing som er begrundet med manglende ressourcer reduceres med 25 %. Det vil medføre en besparelse på cirka 1.2 TDKK forudsat, at 5 % af de eksterne omkostninger er begrundet i et ressourceperspektiv. Besparelsen vil medføre/forudsætte - øget grad af langtids planlægning og koordinering på tværs. - accept i forretningen om generelt længere udviklingstider og dermed time to market. For 217 vil det komme forretningen til gode, at der bliver færre samtidige og omfattende forandringer 16. IT. Udøverrettede løsninger. Analysen omfatter: Træn Lokalt. Her er ingen besparelsesmuligheder, hvis Træn Lokalt skal fungere som dataleverandør til blandt andet dgi.dk, Morph og Thisted kommuneprojekt for fremsøgning af ledige faciliteter og træningstilbud. Morph. Arbejdstitel på en APP og/eller hjemmeside som i regi af Bevæg dig for livet skal motivere inaktive til aktivitet. Her er ingen besparelsesmulighed da Morph er besluttet i samarbejde med DIF. Badminton People. Den gældende aftale mellem DGI Badminton og Badminton Danmark er under genforhandling. Her er et besparelsespotentiale for DGI som helhed på 25 TDKK, uden kvalitetsforringelse. Trænerguiden. Der kan holdes udviklingspause i 217. Besparelse på 5 TDKK. Øvrige udøverrettede IT portaler omkring 5 hjemmesider / portaler. Hver enkelt portal vurderes i forhold til tre kategorier: indfases på dgi.dk - fortsætter som nuværende, evt. med designløft udfases. I det omfang vurdering og oprydning sker i 216 vil der være en mindre besparelse i 217 og en brand gevinst. Besparelsen vurderes til 5 TDKK. 17. Udspil. Analysen omfatter fire scenarier: - Udspil lukkes - Udspil udgives elektronisk - Udspil finansieres delvist af abonnementsordning med brugerbetaling - Nedgang i antal udgivelser Det anbefales, at det trykte Udspil forsat udgives. På baggrund af 11 forskellige beregnede scenarier, peger analysegruppen på, at hvis der skal findes potentielle besparelser, findes de i flg. scenarier: Nedgang i antal udgivelser med 1 til 2 numre DGI som helhed: 25 TDKK 55 TDKK Nedgang med 1 nummer til 7 numre pr. år: 715 TDKK Nedgang med 2 numre til 6 numre pr. år: TDKK Abonnementssystem: 2. sekundære betaler kontaktpris v. 8 numre pr. år: 86 TDKK 2. sekundære betaler kontaktpris v. 6 numre pr. år: 6 TDKK Side 4

5 Abonnementsbetaling for 2. sekundære målgrupper. Kontaktprisen betales. Besparelsen vil ikke slå igennem umiddelbart da der vil være udgifter til udvikling af abonnementssystemet. I disse to scenarier er der negative effekter, men de er mindre for DGI s primære målgrupper ift. nogle af de øvrige alternativer. Konsekvenserne af de foreslåede besparelser vil blandt andet være: Medlemsforeninger: Besparelsen vil direkte påvirke foreningerne ift. at de modtager færre numre af Udspil og dermed får mindre inspiration. De vil få mindre idrætsspecifikt stof, der i forvejen er skåret ned på, og som læserne efterspørger. Landsdelsforeninger: Arrangementssiderne, som promoverer DGI s kursus og uddannelsestilbud, vil blive skåret ned. Ved et abonnementssystem vil der kunne være visse sekundære målgrupper, som ikke ønsker at betale abonnement, og DGI vil have en kanal mindre til at påvirke f.eks. kommunale beslutningstagere. Skarpere indholdsprioritering. Implementering af abonnementssystem. Færre artikler, som kan bruges på andre platforme i DGI. 18. Uddannelsesomkostninger inden for marketing og kommunikation i DGI som helhed. Kan der f.eks. spares uddannelsesomkostninger i DGI ved at lave fælles tilpassede DGI-kurser. Kommunikationsmedarbejdere i landsdelsforeningerne sendes løbende på videreuddannelse. Uddannelser, der er brede og dybe og dækker et behov, der er langt større end det, der er behov for. Det er billigere at kompetenceudvikle medarbejdere i DGI inden for markedsføring og kommunikation i de to fora: Kommunikationsnetværket for marketing og kommunikation og Forum for webredaktører. Landsdelsforeningerne kan spare på uddannelsesbudgettet, og kommunikationsmedarbejderne blive kompetenceudviklet inden for lige præcis de områder, der er behov for i DGI. Ingen konsekvenser for medlemsforeningerne. 19. Optimering af webredaktørressourcer. Kan det være en fordel at koncentrere opgaven på færre hænder? Det anbefales, at der ansættes en webredaktør på fuld tid, der tager sig af alle øvrige idrætter. Forum for webredaktører nedlægges. En ny webredaktør kan være ansat i en landsdelsforening eller på landskontoret, men for fagfællesskabets skyld er anbefalingen, at ansættelsen finder sted på landskontoret. Medlemsforeningerne vil opleve et bedre og mere relevant indhold, når de besøger øvrige idrætter på dgi.dk. 2. Optimering af arrangementsbeskrivelser. Kan det være en fordel at koncentrere på færre hænder, så der f.eks. skal bruges mindre tid på kompetenceudvikling? Har vi de rette personer? Analysen viser at oprettelse af arrangementer muligvis kan effektiviseres i de enkelte landsdelsforeninger. Der vil ikke blive sparet tid på oprettelse, men en mindre gruppe opnår relevante kompetencer, der sikrer en højere kvalitet af arrangementer på dgi.dk. Arrangementer af den rette kvalitet Total budgetpåvirkning fra 11 TDKK til TDKK Landsdelsforeningerne: 6 12 TDKK ialt Omkostningsforøgelse på 7 TDKK Ukendt Side 5

6 kan øge den potentielle indtægt og minimere antallet af arrangementer, der aflyses. Et specifikt estimat af en potentiel indtægt vil kræve yderligere, dybdegående analyser. I analysen er beskrevet en potentiel årlig meromsætning på 1,13 mio. kr. 21. Direct mails/nyhedsbreve. Kan vi optimere arbejdsgange og undgå dobbeltarbejde, når der f.eks. laves kampagner i DGI som helhed. Siden beskrivelsen er indsendt, har Digital Marketing arbejdet videre med ovenstående. Nye skabeloner for direct mails/nyhedsbreve er blevet implementeret i de fleste landsdelsforeninger og på Landskontoret. Når der fremover laves kampagneudsendelser i DGI, kan én person fra fx Landskontoret oprette en skabelon, som landsdelsforeningerne kan anvende. Opgaven for landsdelsforeningen er derfor reduceret til at identificere målgruppen, skifte afsender og trykke på send. Kampagnerne kan også sendes direkte ud fra Landskontoret med Vingsted som afsender. Landsdelsforeningerne sparer tid på kampagn udsendelser. Landskontoret sparer tid på opfølgning på udsendelserne. Medlemsforeningerne modtager mails af højere kvalitet fra DGI. 22. Freelancere. Er fordelingen mellem fastansatte og freelancere optimal for grafikere, tekstforfattere og journalister? Journalister er ikke medtaget, idet opgaverne kræver så forskelligartede kompetencer, at det ikke er optimalt at ansætte én person. For tekstforfattere er udgifterne for sporadiske fordelt over året til at en fastansættelse af en freelancer giver mening. For grafikere er identificeret en mulig besparelse på ca. 86 TDKK. Besparelsen anbefales ikke. 23. Specialløsninger. Har vi råd til at bruge så mange ressourcer på udvikling af særlige visuelle eller digitale løsninger? DGI SMK bliver ofte udfordret på branding strategien og de retningslinjer, der foreligger ex. brandarkitektur (placering i skydeskive), navngivning osv. På landsplan viser analysen på eksempelniveau, at der går meget unødig dialog om og tid til udvikling af materialer, der er uden for designlinjen, eller hvor uhensigtsmæssig brug af media er en udfordring. En undersøgelse i landsdelsforeningerne viser, at de ikke oplever, at de bruger tid til at arbejde uden for branding strategi og retningslinjer. Analysen kan ikke påvise en økonomisk besparelse på den korte bane. 24. Nice to have materialer. Vi producerer rigtig mange materialer i DGI. Er alle materialerne need to have eller er en del nice to have (fordi opgavestillerne kan og ikke skal betale for ydelsen)? Der er mange fordele ved, at vi i DGI ikke har penge imellem os på DGI landsplan. En af ulemperne er dog, at der er en risiko for, at vi udarbejder alt det materiale der er godt, og ikke det der er nødvendigt ift. opgaven. Vi kan miste fokus på at være kosteffektive. Det samme kan gøre sig gældende ved indførelse af grafisk skabelon system i landsdelsforeningerne. Er vi opmærksomme på, hvilke materialer der virker eller laver vi bare en masse, fordi vi kan? Analysen kan ikke Landsdelsforeningerne: 132 TDKK i alt. Side 6

7 påvise en økonomisk besparelse på den korte bane. Men på den lange bane vil øget fokus på effektmåling, sikre bedre udnyttelse af ressourcer til produktion af materialer, der virker. Ligesom sikring af gevinstrealisering for DGI Media vil betyde en væsentlig ressourcebesparelse. 25. Køb af ydelser i Butik og Print. Vil det være optimalt for DGI som helhed, at vi i endnu højere grad køber vores ydelser i DGI Butik og Print? Der er blevet analyseret på, hvilke opgaver Landsdelsforeningerne producerer selv, om der bruges andre leverandører, og hvilke der med fordel kan produceres centralt hos DGI Print. Hos Landsdelsforeningerne estimeres den reelle printpris af være kr. 2, pr. farvetryk. Prisen i DGI print er,8-,9 kr. pr. farvetryk. Der er et potentiale ift. at flytte relevante farvetryk med høje omkostninger i landsdelsforeningerne til produktion med lavere omkostninger i DGI Print. Der bør gennemsnitligt tilstræbes et niveau på max. ca. 3.5 print pr. medarbejder årligt. Dermed vil der kunne flyttes 25 % print fra landsdelsforeningerne til DGI print. 26. HR og Bevæg dig for Livet. Er der besparelsesmuligheder ved et øget samarbejde mellem DGI og DIF på HR-området? Efter henvendelse til DIF, kan vi konstatere, at DIF på nuværende tidspunkt ikke ønsker et øget samarbejde mellem DIF og DGI på HR-området. Analysen er derfor ikke igangsat. 27. DGI HR og Organisation. Er der mulige besparelser ved en ændret organisering af arbejdet? Funktionen DGI HR & ORG er pt. bemandet med tre medarbejdere: 1 leder, 1 HR-konsulent og en sekretær. Lederen og sekretæren har en lang række øvrige opgaver, idet afdelingen bl.a. varetaget sekretariatsfunktionen for DGI Administrativ Ledelse, chefforum, medlemsregistrering, storkundeaftaler, sponsoraftaler m.v. Derudover er fælles sekretariatet for Centralt Forenings Register (CfR) bemandet med 1 projektleder, 1 kommunekonsulent og 1 sekretær (finansieret af DIF, DFIF og DGI). Det er vores vurdering, at opgave fordelingen mellem HR- funktionen, DGI landsdelsforeninger og udvalg er relevant og forventningsafstemt, hvorfor der ikke foretages yderligere analyser, hvad angår opgavefordelingen på HR-området. Grundet organisationernes fravalg af et fortsat samarbejde med kommunerne om CfR, er der mindre brug for sekretariats understøttelse fremover. Som konsekvens af dette, vil der medarbejderstaben i CfR-sekretariatet blive reduceret med 1½ stilling i løbet af 216, og dermed have fuld virkning fra 217. CfR vil således fremover være bemandet med 1 projektleder og en ½-tidssekretær (finansieret af DIF/DGI og DFIF). 28. No Name håndbold- og fodboldskoletøj. Skal vi gå fra mærkevaretøj til No Name? Der er gennemført en analyse, hvor DGI s fodboldkonsulenter i alle DGI landsdelsforeninger har haft mulighed for at svare på få enkle spørgsmål, hvor konsekvenserne for et skift fra Hummel til NO NAME belyses. Analysen omfatter alene fodboldskoler. Ti landsdelsforeninger har svaret på spørgeskemaet - herunder de største udbydere af fodboldskoler. Der er identificeret et besparelsespotentiale på Landsdelsforeningerne: 3 TDKK 3 TDKK Side 7

8 2.4 TDKK for landsdelsforeningerne som helhed. Beregningen forudsætter, at deltagerpriserne fastholdes uændret. Hvis deltagerprisen sænkes, er det foreningerne og deltagerne, som får en fordel ved valg af en DGI fodboldskole med et NO NAME produkt, og landsdelsforeningerne får ingen fordele. DGI kan risikere, at såvel forældre og børn som trænere og frivillige herunder foreningerne - fravælger skolerne, idet tøjet er et NO NAME produkt og ikke en mærkevare med et stærkt brand som hummel, som pt. leverer til DGI s fodboldskoler. Opbygningen gennem mange år af vores stærke DGI/hummel brand omkring DGI s fodboldskoler må vi ikke smide væk. Arbejdsgruppen kan ikke anbefale, at besparelsen realiseres. 29. Indkøb. Er der basis for flere koncernaftaler og tværgående aftaler på områder, hvor mange foretager indkøb? Formodning: DGI er dårlige købmænd. Vi giver for meget for varerne, fordi vi ikke i tilstrækkelig grad er i stand til at koordinere samlet større indkøb, og vi anvender arbejdstid irrationelt ved i for høj grad at decentralisere indkøbsfunktionen. Analysen omfatter gennemgang af leverandøroversigt til DGI, eksisterende landsdækkende leverandøraftaler og spørgeskemaundersøgelse til klarlægning af nuværende indkøbsadfærd herunder estimeret arbejdstidsanvendelse og konkret mulighed for at indikere specifikke produktområder, DGI med fordel kunne indgå landssækkende aftaler omkring. Spørgeskemaundersøgelsen er besvaret af to(!) landsdelsforeninger. Der er identificeret en potentiel positiv budgetpåvirkning på 1.35 TDKK for DGI som helhed, fordelt på besparelser og øgede indtægter. Arbejdsgruppen peger på potentielt større sammenhængskraft og samhørighed i organisationen og en mulighed for at komme endnu tættere på medlemsforeningerne nu som formidler af gode indkøbsaftaler. Utilstrækkeligt datagrundlag og måske fravær af interesse i hovedparten af landsdelsforeningerne. Side 8