Referat af møde i bestyrelsen ved Horsens Gymnasium tirsdag den 27. marts kl

Transkript

1 Referat af møde i bestyrelsen ved Horsens Gymnasium tirsdag den 27. marts kl Afbud: Arne Kjær Statsautoriseret revisor Allan Hess Andersen fra PwC deltager ved behandlingen af punkt 2-4 Senior Finansrådgiver Jens Søby deltager som repræsentanter fra Nykredit ved behandlingen af punkt 5. Punkt 5 er berammet til begyndelse kl Underskrivelse af referat fra mødet den 15. december 2011 Referatet blev underskrevet 2. Årsregnskabet for 2011 Administrativ leder og revisor gennemgår årsrapporten Bestyrelsen godkender og underskriver årsrapporten Sagsfremstilling Årsregnskabet for 2012 viser et overskud på 0,56 mio. kroner mod et forventet overskud ved årets begyndelse på 0,5 mio. kroner. Overskuddet er blevet til på baggrund af en omsætning på 42,2 mio. kroner, hvilket er stigning på knap 10% i forhold til Omsætningsstigningen er skabt gennem et øget elevtal, øget udlån af lærere til andre institutioner og øget projektdeltagelse. Omkostninger til undervisning er i 2011 steget med mindre end 3% i forhold til 2010: Den meget begrænsede stigning i omkostningerne til undervisning skyldes, at vi har en bedre styring af lærernes arbejdstid, at vi er gået i gang med et generationsskifte, og at stordriftsfordelene ved undervisnings slår igennem. Som følge af opbygning af ny hjemmeside er omkostninger til markedsføring ekstraordinært store i Det forventes, at omkostningerne til markedsføring vil falde i Det store fald i omkostningerne til ledelse og administration kan forklares med, at vi ved udlicitering af bogholderifunktionen har sparet omkostninger og at ændringen af ledelsesstrukturen har medført en ændret kontering af løn til ledelsen. Omkostningerne til bygningsdrift er steget lidt. Den væsentligste årsag til stigningen i omkostninger til bygningsdrift skal findes i to forhold: høj aktivitet med hensyn til modernisering og vedligeholdelse af bygningen og stigende omkostninger til varme og el. I forhold til den økonomiske drift af gymnasiet i 2011 er det endvidere værd at bemærke følgende: For første gang i gymnasiets begrænsede levetid som selvejende institution giver driften en negativ likviditetsvirkning. Den samlede likviditetsvirkning af den økonomiske drift er ligeledes negativ. Det betyder, at gymnasiets likviditet er forringet i løbet af 2011 godt 1,1 mio. kroner. At gymnasiets egenkapital udgør -261 t.kr. Gymnasiet har i 2009 og 2010 haft en positiv egenkapital. Med det økonomiske overskud fra 2011, burde denne udvikling være fortsat. Årsagen til at gymnasiets egenkapital er negativ skal findes i det lave renteniveau, som

2 medfører en kraftig værdistigning på gymnasiets renteloft. Hvis vi skulle indfri vores nuværende lån i dag, skulle vi betale ejeren af renteloftet for mistet fortjeneste. Denne regulering af det finansielle sikringsinstrument medfører, at gymnasiet egenkapital ender med at blive negativ. Udkast til årsrapport Udkast til revisionsprotokollat Management Letter Statsautoriseret revisor Allan Hess Andersen (A.H.A.) gennemgik årsrapporten. Som følge af overgang til Statens Regnskabsregler er mindstebeløbet for afskrivning hævet fra kr til kr. Generelt ser det hele godt ud. Dog skal sikres, at lønudbetaling svarer til budgettet. Kantineunderskuddet på blev bemærket. JSK: Vi har været kreditgivere til kantinen. Med udliciteringen fra er det sidst gang. Ole H.J. gør opmærksom på, at det er vigtigt at følge økonomien i kantinen. Evt. skyldnerproblem i forhold til kantinens leverandører vil, på trod af udliciteringen, kunne falde negativt tilbage på gymnasiets omdømme. På spørgsmålet til timefryserens størrelse svarer JSK, at den er med til, at vi kan spare undertid. På den måde et fleksibelt redskab. A.H.A. taget dette til efterretning.fejl på s.25 i årsregnskabet for Der står Det vil blive rettet og sendt til PwC Årsregnskabet blev godkendt og underskrevet af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Arne Kjær underskriver senere. 3. Økonomisk tema med udgangspunkt i rapporten Gymnasiernes økonomiske vilkår fra PWC Det indstilles Bestyrelsen drøfter de økonomiske udsigter for gymnasierne Gymnasiernes økonomiske vilkår Ud fra rapporten Gymnasiernes økonomiske vilkår gennemgik Allan Hess Andersen, PwC de fremtidige økonomiske vilkår for gymnasiet. AHA: Taxameterbeløbet vil falde de følgende år. JSK gør opmærksom på, at følgende peger den positive vej: Vores elevtal vil stige frem mod 2030, vi har sparet ved en ny arbejdstidsaftale, vi vil spare på lønnen fremover p.g.a. ændring i aldersprofilen. Vi mangler dog at finde 1½ - 2 % ved højere niveau i studieretninger, færre valghold og højere søgning. 4. Budget for 2011 Der gives en orientering om budgettet for 2012, ændringer i forudsætninger og plan for udarbejdelse af revideret budget

3 Sagsfremstilling Den skuffende udvikling i elevtallet, som behandles under punkt 4, får kun begrænset indflydelse på gymnasiets budget i kalenderåret På nuværende tidspunkt tyder alt på, at vi får overført omkring elever, der har søgt Horsens Statsskole som første prioritet. På den baggrund forventes et optag på elever hvilket er i overensstemmelse med budgettet for Erfaringerne fra andre gymnasier er at elever, der ikke får deres første prioritet opfyldt langsomt siver. Der vil derfor være behov for justering af budgettet. Når fordelingen af elever ligger fast og vi har sikkerhed for oprettelsen af 6 klasser i 1.g, udarbejdes revideret budget, som fremlægges i forbindelse med årets målseminar. Vi får elever fra bl.a. Hedensted og Horsens Statsskole, så 172 elever begynder i 1g til august Nyt 2012-budget fremlægges til bestyrelsesmødet Finansiering af modernisering af gymnasiets bygninger Bestyrelsen drøfter forslagene til finansiering af moderniseringsplanen Bestyrelsen vælger finansieringsforslag Bestyrelsen bemyndiger bestyrelsens formand og rektor til i fællesskab at indgå låneaftale til finansiering af moderniseringsplanen op til rammen på 12 mio. kroner. Sagsfremstilling I forbindelse med overtagelse af gymnasiets bygninger fra staten optog gymnasiet lån på 22 mio. kroner med pant i bygningen. Købesummen udgjorde godt 9 mio. kroner. Det akkumulerede positive cash-flow siden gymnasiet blev stiftet som selvejende institution og overskudslikviditet fra overtagelsen af bygningen udgør i dag 18 mio. kroner, som er placeret på aftaleindlån. Herudover har gymnasiet en fri driftslikviditet som svinger mellem 2 mio. kroner og 6 mio. kroner. I efteråret 2011 modtog Horsens Gymnasium lånetilsagn fra Nykredit på 12 mio. kroner til finansiering af moderniseringsplanen. Med en forventet byggesum på kr. 28,6 mio. kroner inklusiv uforudsete omkostninger, er der på nuværende tidspunkt udsigt til, at den endelige tillægsbelåning bliver mindre end rammen på 12 mio. kroner. Finansielt Overblik Nykredit Jens Søgaard, Nykredit, orienterede om finansieringsmuligheder og kom med en anbefaling, som bestyrelsen tilsluttede sig: - Nyt lån kr.12 mio. etableres som Cibor3 med løbetid i 30 år - Afdragsfri periode 2 år - Fast rente i 10 år med en individuel renteswapaftale for kr.10 mio. - Låneudbetaling pr.1.oktober Rentefastsættelse senest i april med forward start pr.1.oktober 2012

4 6. Elevsøgning og oprettelse af klasser i skoleåret Bestyrelsen drøfter udviklingen i antallet af ansøgere Bestyrelsen godkender oprettelse af 6 1.g klasser i skoleåret Sagsfremstilling: Gymnasiet har modtaget 131 ansøgninger til skoleåret 2012/2013. I forhold til gymnasiets optag på 205 elever i skoleåret 2011/2013 er der tale om et markant fald. På nuværende tidspunkt har Horsens Statsskole ansøgere til 9,5 klasser og en klassekapacitet på 8 klasser. Der afholdes møde i det lokale fordelingsudvalg tirsdag den 20. marts og fordelingsudvalgsmøde i region Midtjylland den 18. april Den endelige fordeling af elever foretages på mødet den 18. april. Der lægges op til at bestyrelsens beslutning om oprettelse af 6 klasser betinges af, at Horsens Gymnasium tilføres elever i forbindelse med fordelingsudvalgsmøderne. På bestyrelsesmødet vil der blive orienteret om processen. FTU opgørelse Ansøgeres valg Ansøgeres post nr. JSK orienterer om ændring i elevsøgning. Tilfældigheder spiller ind, men faldet i søgetallet skal tages alvorligt. Gymnasiets profil diskuteres. Det er vigtigt, at vi laver tiltag tidligt i skoleåret, så elever ikke forlader os, uden at vi har haft nærmere kontakt med dem. Synlighed i nærmiljøet er vigtig. Det tyder på, at den årgang, vi får vores elever fra, i år er fagligt svag. Konklusion: Vi kommer til at forbedre os med hensyn til at tiltrække flere elever. 7. Ansættelser til det kommende skoleår Bestyrelsen godkender ansættelse af 4-6 årsværk fordelt på medarbejdere i fuldtids/deltidstilling Bestyrelsen tager til efterretning, at vi ansætter 3 4 årsværk med henblik på næste skoleår. Sagsfremstilling Med udgangspunkt i at der oprettes 6 klasser i det kommende skoleår, bliver der behov for at ansætte 4-6 lærerårsværk fordelt på fagene: idræt, historie, engelsk, dansk, spansk og naturgeografi. Heraf er en stilling genbesættelse i forbindelse med at en lærer har sagt op.stillingerne vil blive slået op i slutningen af marts måned med samtaler i løbet af april måned. 8. Bygninger og moderniseringsplan

5 Der orienteres om status på arbejdet med skolens udbygnings- og moderniseringsplan Hans-Henrik Deichmann orienterer om status for byggeriet. Første spadestik er taget den 22.marts og byggeriet forløber efter planen. 9. Alkohol i forbindelse med arrangementer på gymnasiet Bestyrelsen drøfter emnet med udgangspunkt i gymnasiets alkoholpolitik Sagsfremstilling: I begyndelsen af marts måned bragte TV2 Østjylland en reportage, hvor en elev fra Horsens Gymnasium var den gennemgående person. Anledningen var, at Randers Hf og VUC havde indført forbud mod udskænkning af alkohol til deres kursister under 18 år ved fester, fredagscaféer og lignende. Den portrætterede elev fra Horsens Gymnasium var i forbindelse med en gymnasiefest i september måned 2011 blevet kørt på sygehuset med alkoholforgiftning. Journalisten ønskede med udsendelse at lægge op til en generel debat om gymnasiernes udskænkning af alkohol til elever og specielt til elever under 18 år. Vi har det seneste 4-5 år haft en ordning med to festansvarlige lærere, der sammen med skolens festforening Dionysos planlægger elevfester og fredagscaféer. Generelt opleves elevfesterne som velordnende. Vi har sjældent problemer med meget fulde elever, men fra tid til anden kontakter vi forældre og beder dem om at hente deres søn eller datter. Gymnasiets introduktionstur er alkoholfri, mens der kan nydes alkohol på studieturene i 2.g og 3.g under hensyntagen til at det sker efter de programlagte aktiviteter. Ingen tvivl om at nogle unge indtager store mængder alkohol, men vurderingen er, at Horsens Gymnasium har fornuftige regler for nydelse af alkohol, og at gymnasiets elever generelt omgås alkohol fornuftigt, mens de er på gymnasiet. Alkoholpolitik på Horsens Gymnasium Alkoholsurvey Unge og alkohol artikel fra Politikens webside Unge og alkohol diskuteres. Der er tendens til at unge bruger alkohol med mere omtanke. Alkohol og læring passer ikke sammen. Vi har god kontrol med vores fester. Forældre bliver straks kontaktet, hvis det går galt. Konklusionen er, at vi ikke laver vores alkoholpolitik om, men har fokus på området. 10. Målseminar den 24. april 2012

6 Bestyrelsen drøfter om målseminaret skal indledes med et bestyrelsesmøde Bestyrelsen drøfter ønsker til tilrettelæggelse af målseminaret Det besluttes, at mødet den indledes med et kort bestyrelsesmøde kl.13:00, hvor det reviderede budget 2012 fremlægges. Derefter fortsætter målseminaret frem til kl.19: Gensidig orientering Orientering om samarbejdet med privatskolerne i Horsens Henriette Hartoft Andersen er ansat som vicerektor pr.1.marts.12. Barbara Illum er ansat som pædagogisk leder pr.1.april 12. Samarbejdet med privatskolerne fortsætter, men med færre hold næste år. Der oprattes kun 1 10 klasse på Hulvej Skole næste år. 12. Information fra bestyrelsesmødet Helle: det er vigtigt, at vi signalerer, at vi vil tage os godt af alle de nye elever. 13. Eventuelt Intet til eventuelt Ref. Hans-henrik Deichmann