Forsendelse. Microsoft Dynamics NAV 2009 Klassisk GLS. Side 1. Copyright: Naddon version

Transkript

1 Forsendelse GLS Microsoft Dynamics NAV 2009 Klassisk Side 1

2 Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form - uden forudgående skriftlig tilladelse fra Naddon. Naddon kan træffes på: Sct. Cathrine Vej 21, 9800 Hjørring Tlf kursus@naddon.dk : Naddon version Udgivelsesdato Side 2

3 Indhold 1. Indledning... 5 Generelt Forudsætninger Generelle oplysninger... 6 Forudsætninger Generel opsætning Opsætning - GLS... 8 Fanebladet Generelt... 8 Fanebladet Std.koder Fanebladet Nummerserier Fanebladet Retur adresse Fanebladet Track & Trace Fanebladet UniBox Fanebladet EDI Fanebladet LookItUp Landekoder Landekoder Rutenumre Rutenumre (Postnr.) Opsætning Speditører og Speditørservice Speditører Funktionsknappen Linje Speditørservice Opsætning Printervalg Driver labelprinter Manuel pakkelabel Fanebladet Generelt Knappen Find pakkeshop Knappen Gem adresse Knappen Find adresse Knappen Udskriv Dagens Forsendelser Knappen Funktion Ændre afsendelsesdato Knappen Funktion Ændre vægt Knappen Funktion Annuller forsendelse Side 3

4 Knappen Manuel pakkelabel Knappen Udskriv - Pakkeliste Knappen Udskriv - Genudskriv label Pakker til afhentning Dan EDI fil Afsendte pakker Knappen Udskriv - Pakkeliste Knappen Udskriv - Genudskriv label Automatiske pakkelabels GLS Salgsordre/Salgsfaktura Knappen Find Pakkeshop Knappen Beløb - Efterkravsbeløb Knappen Beløb - Værdipakkebeløb Track & Trace Knappen Track & Trace Login Track & Trace hos GLS Bogførte salgsleverancer Udskriftseksempler Nice to know Naddon Forsendelse Wrapper Programmet Chillkat Test af forbindelse til GLS Kontrol om porte er i brug Zebra printere Opsætning printer med Generic Text Only : Naddon version Side 4

5 1. Indledning Generelt. Naddon Forsendelse er en udvidelse til Microsoft Dynamics NAV og er bindeled til danske speditører. Dette kursushæfte er specielt tilpasset speditøren General Logistics Systems herefter kaldet GLS. Med Naddon Forsendelse bliver det bl.a. muligt at: a. Håndtere pakkeforsendelser direkte i Microsoft Dynamics NAV. b. Udskrive pakkelabels. c. Udskrive pakkekvittering til chauffør. d. Upload af forsendelsesdata til speditørfirma. e. Efterbehandling af forsendelsesdata. f. Pakkesporing via Track & Trace. g. Minimere fejltastninger, da pakkedata kun skal indtastes én gang. h. Undgå øvrige papirgange ved forsendelse, afhentning og registrering af pakkeforsendelser. Forudsætninger. For at benytte Naddon Forsendelse kræves licens til Microsoft Dynamics Professional, Business Essentials eller Advanced Management med følgende moduler: Salgsordrestyring Speditører - Naddon modul N/Shipment - Naddon modul N/Shipment GLS. Microsoft Dynamics NAV - Communication Components skal installeres, da Naddon Forsendelse benytter disse til kommunikation med GLS UniBox. Programmet Chillkat (Ftp2ActiveX.zip) installeres på den pc, der skal sende EDI fil via FTP til GLS. Hentes på Naddon Forhandlerportal eller kontakt Naddon. Det forudsættes at kursisten er øvet Microsoft Dynamics NAV bruger og har kendskab til Salgsordre og Lager funktionaliteten. Side 5

6 2. Generelle oplysninger Forudsætninger. Inden opsætning af Naddon Forsendelse til GLS skal nedenstående oplysninger, fremskaffes eller tages stilling til. Nedenstående felter relaterer sig alle til specifikke oplysninger vedr. opsætning af GLS. Felt GLS kundenummer GLS Kontakt ID Indenlandsk pakkeløbenr. Forklaring Afsenders kundenummer hos GLS. Oplyses af GLS. Afsendes kontakt ID hos GLS. Oplyses af GLS. Start nr. Fortløbende nummerserie efter eget valg. Slut nr. Fortløbende nummerserie efter eget valg. Udenlandsk pakkeløbenr. Start nr. Oplyses af GLS. Slut nr. Oplyses af GLS. Pakkelabels via DK landekode Aktiver WebHjælp Løbenr. Track & Trace Brugernavn (T & T) Kodeord (T & T) Afsenderregion Skal pakkelabels udskrives samtidig med bogføring af Ordre, Faktura eller fra Bogført Salgsleverance kortet? Hvis feltet Landekode er udfyldt på de danske debitorer, skal dette angives. Skal WebHjælp (Online manual), der optræder på skærmbillederne, aktiveres? Egen nummerserie til Track & Trace. Brugernavn til Track & Trace. Oplyses af GLS. Kodeord til Track & Trace. Oplyses af GLS. Afsenderregion, der medsendes i EDI fil til GLS. Oplyses af GLS. : Naddon version Side 6

7 3. Generel opsætning Opsætning, der er gældende for alle speditører, opsætter under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning. Fig. 3.1 Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning Felt Aktiver WebHjælp WebHjælp Katalog Forklaring Her kan man markere, såfremt man ønsker at gøre brug af WebHjælpen til Naddon Forsendelse. WebHjælpen skal manuelt aktiveres af brugeren. Her kan man vælge mellem manualerne på de aktuelle speditører. I dette tilfælde vælges GLS. Alle de steder man ser funktionsknappen, vil der være adgang til Naddon WebHjælp til netop det specifikke menupunkt, som man har aktiveret. Eksempelvis vil kald af WebHjælp fra Opsætningen af GLS vise kapitlet omkring opsætning i kursushæftet Naddon GLS. Dog forudsat at man har valgt GLS i feltet WebHjælp Katalog i ovenstående skærmbillede. WebHjælp er en Online manual til Naddon Forsendelse, der opdateres løbende, så snart der tilkommer nye funktionaliteter eller eksisterende ændres. WebHjælp bliver dermed et supplement til Microsoft Dynamics NAV egen hjælp (F1) på de felter og funktionaliteter, der ligger uden for standard løsningen. Side 7

8 4. Opsætning - GLS Opsætningen til GLS udføres under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse - GLS Opsætning. Fanebladet Generelt Fig. 4.1 Opsætning Programopsætning Forsendelse - GLS Opsætning Felt GLS Kundenummer Kontakt ID. Pakkelabels via Forklaring Afsenders kundenummer hos GLS (Dette nummer udleveres af GLS.) Afsenders kontakt ID hos GLS. (ID udleveres af GLS) Ordre/Faktura: Labels udfyldes når leverancebogføringen foretages. Bogf. Leverancer: Labels laves manuelt fra Bogf. Leverancer. Dog udfyldes adresse m.m. fra den bogførte leverance. Maske til DK postnr. Hvis de danske postnumre i postnummertabellen f.eks. er oprettet som DK-9800 Hjørring fjernes DK- ved at angive masken DK- i dette felt. : Naddon version Side 8

9 Felt DK landekode Kundenr. GLS lev.adr. Forklaring Benytter man en landekode på danske debitorer, skal landekoden angives. Programmet betragter debitorer uden landekode og med den angivne landekode som danske. Her indtastes nr. på en GLS debitor. Debitoren anvendes i forbindelse med udskrift af manuelle pakkelabels, hvor det er muligt at gemme og hente adresser. Adresserne gemmes som leveringsadresser på den opsatte debitor. Debitoren kan med fordel spærres, da der ikke bogføres herpå. Fanebladet Std.koder. Fig. 4.2 Opsætning Programopsætning Forsendelse - GLS Opsætning Felt Standard vægt Forklaring Feltet udfyldes hvis man har en enhedsaftale, således at alle pakker automatisk udfyldes med den angivne standardvægt. Har man ikke enhedsaftale, skal Standard vægten angives Side 9

10 til 0 kg. Standard service indland Den speditørservicekode som automatisk indsættes ved indtastning af nye indenlandske labels. Felt Standard service udland Forklaring Den speditørservicekode som automatisk indsættes ved indtastning af nye udenlandske labels. Fanebladet Nummerserier Fig. 4.3 Opsætning Programopsætning Forsendelse - GLS Opsætning Fig. 4.4 Økonomistyring Opsætning Nummerserie : Naddon version Side 10

11 Felt Indenlandsk pakkeløbenr. Forklaring Her angives nummerserie for de indenlandske pakkeløbenr. Opsætning af nummerserie: Start nr.: 1 Slut nr.: Advarsels nr.: Forøg med: 1 Udenlandsk pakkeløbenr. Her angives nummerserie for de udenlandske pakkeløbenr. Denne nummerserie tildeles af GLS og bør opsættes i henhold til nedenstående. Opsætning af nummerserie: Start nr.: Første nr. tildelt af GLS. (11 cifre) Slut nr.: Sidste nr. tildelt af GLS. (11 cifre) Forøg med: 1 Advarsels nr.: Sidste nr. tildelt af GLS fratrukket 50. Løbenr. Pakkesporing Her angives den nummerserie der anvendes til pakkesporing. Fig. 4.5 Økonomistyring Opsætning Nummerserie - Nummerserielinjer NB! Husk at bestille ny GLS nummerserie til udenlandske forsendelser i god tid. Side 11

12 Fanebladet Retur adresse Fig. 4.6 Opsætning Programopsætning Forsendelse - GLS Opsætning Felt Alle felter Forklaring Her angives den adresse, man ønsker evt. returneringer skal tilgå. Det er også den adresse, der vil stå på de udskrevne labels. : Naddon version Side 12

13 Fanebladet Track & Trace Fig. 4.7 Opsætning Programopsætning Forsendelse - GLS Opsætning Felt Brugernavn Kodeord URL Standard Forklaring Brugernavn til Track & Trace. Oplyses af GLS. Kodeord til Track & Trace. Oplyses af GLS. Bemærk at første gang man logger på via Track & Trace, skal dette ske manuelt på GLS webside. Her skal man så indtaste password under menupunktet Deres indstillinger. Det er dette password, som man skal indtaste i dette felt efterfølgende. Det oprindelige og det nye password kan godt være ens. Her indtastes nedenstående URL, der giver mulighed for se pakkens historik ud fra pakkenummer eller alternativt ordre-/referencenummer. WEB/content/GLS/DK01/DA/5004.htm?txtRefNo=%3&txtAction=71000 URL Udvidet Her indtastes nedenstående URL, der giver mulighed for at pakkens historik ud fra pakkenummer eller alternativt ordre-/referencenummer. Herudover er det også muligt at få vist udskrevet kvittering. WEB/dLink.jsp?un=%1&pw=%2&rf=%3&crf=&lc=DA&no= Side 13

14 Fanebladet UniBox UniBox er navnet på GLS integrerede løsning til kunder med eget ERP system. Kommunikationen med Naddon Forsendelse og UniBox foregår via Webservice og Microsoft Dynamics NAV Communications Components, og kræver ikke yderligere opsætning end det, som foretages på nedenstående faneblad. Ved ibrugtagning af systemet kan man med fordel aktivere funktionen Aktiver Test/Debug. Så længe denne markering er aktiv, vil labels ikke blive gemt på serverne hos GLS og dermed registreres testforsendelserne ikke. Fig. 4.8 Opsætning Programopsætning Forsendelse - GLS Opsætning Felt UniBox URL UniBox Port UniBox Printerskabelon Forklaring Her indtastes adressen sock.gls.dk der refererer til adressen på Webservicen til UniBox. Her indtastes port 3031, 3032 eller 3033 der refererer til den port på netværket, som Webservicen tilgår. Her indtastes naddonzebrazpl_stripe, som er printerskabelonen ved anvendelse af UniBox. Denne kan tilpasses efter aftale med GLS. Man vil så få tildelt sin egen printerskabelon, som skal indtastes i dette felt. : Naddon version Side 14

15 Felt Aktiver Test/Debug Forklaring Markeres såfremt man ønsker at køre test. Anvendes med fordel i forbindelse med opstart til at teste, at data til labels bliver afsendt korrekt. Når felt er aktiveret vil der blive udskrevet til filnavnet, som er angivet i feltet Filsti Test/Debug. Når man kører live, så skal felt ikke være markeret. Filsti Test/Debug Benyttes kun i tilfælde af fejlsøgning. Her indtastes placering og navn på Test/Debug fil, der skal dannes hver gang, der kommunikeres med GLS. I filen vil man efterfølgende kunne se, hvilke data der er sendt til GLS. Fanebladet EDI Fig. 4.9 Opsætning Programopsætning Forsendelse - GLS Opsætning Felt Placering EDI fil Forklaring Her angives det katalog, hvor EDI filen skal placeres. Det er Side 15

16 fra dette katalog, at EDI filen sendes via FTP til GLS. Afsenderregion Oplyses af GLS. Anvendes i EDI filen, der sendes til GLS. Felt Aktiver FTP URL Brugernavn Kodeord Pakkelistekopier Udskriv fragtlinjer Forklaring Ved markering i dette felt aktiveres den automatiske overførsel via FTP, når man afvikler rapporten Dan EDI fil. Det kræver dog at man også udfylder felterne URL, Brugernavn og Kode. Her indtastes ftp://gls.dk Her indtastes edi, der er brugernavn til GLS FTP. Her indtastes edi, der er kodeord til GLS FTP. Står som standard til 0, hvilket medfører udskrift af 1 stk. pakkeliste ved dannelse af EDI fil til GLS. Her kan man markere, såfremt man ønsker pakkenr. m.m. udskrevet på pakkelisten til GLS. Fanebladet LookItUp Fig Opsætning Programopsætning Forsendelse - GLS Opsætning : Naddon version Side 16

17 Felt Hent landekoder Forklaring Ved markering af dette felt og efterfølgende klik på knappen Hent data, hentes GLS Landenummer og GLS Landekode til menupunktet Landekoder under Forsendelse. Side 17

18 5. Landekoder Landekoder Opsætningen af Landekoder kan som nævnt ved opsætning af GLS hentes automatisk via fanebladet LookItUp Under Landekoder er der et par felter i relation til GLS, som afviger fra Microsoft Dynamics NAV standard, og som derfor er forklaret i nedenstående. Fig. 5.1 Opsætning Programopsætning Forsendelse - Landekoder Felt Maske postnr. kode Forklaring Dette er til håndtering af postnumre i Microsoft Dynamics NAV, der er skrevet som f.eks. DK-9800 eller N De fleste speditører vil ikke have landekoderne med i postnumrene, derfor vil en værdi på N- i feltet Maske postnr. kode for landekoden Norge sende et postnummer på altså uden N- Benyttes DK- i de danske postnumre angives masken under opsætningen af GLS. GLS Landenummer GLS Landekode GLS Fast Postnr. Oplyses af GLS. Kan hentes automatisk via fanebladet LookItUp under opsætning af GLS. Oplyses af GLS. Kan hentes automatisk via fanebladet LookItUp under opsætning af GLS. Her angives 00000, såfremt det pågældende land ikke anvender postnumre. Dette er eksempelvis tilfældet ved landekoden for Irland, hvor der ikke anvendes postnumre. : Naddon version Side 18

19 6. Rutenumre Rutenumre (Postnr.) Rutenumre eller Postnumre anvendes ikke i forbindelse med GLS, men er en del af standardløsningen, eftersom den anvendes af nogle af de andre speditører i Naddon Forsendelse. Fig. 6.1 Opsætning Programopsætning Forsendelse - Rutenumre Felt Alle Felter Forklaring Ikke relevante ved Naddon Forsendelse - GLS Side 19

20 7. Opsætning Speditører og Speditørservice Speditører Opsætningen til Speditører udføres under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse - Speditører. Samme opsætning findes også som standard under Salg & Marketing Ordrebehandling Opsætning. NB! Både Speditør- og Speditørserviceopsætning for GLS kan indlæses via dataport Shipping Agent/Ship Agent Serv, således at man slipper for at oprette disse manuelt. Datafil med opsætning til GLS kan erhverves ved henvendelse til Naddon. Fig. 7.1 Opsætning Programopsætning Forsendelse - Speditører Felt Kode Navn Internet-adresse Distributørkode Leverandørnr. Forklaring Speditørkoden oprettes som en forkortelse af navnet på speditøren. I dette tilfælde indtastes GLS. Navnet på speditøren. Her vil det være GLS eller General Logistics Systems. Feltet er blot et informationsfelt. URL til GLS fremgår under opsætningen, jf. ovenstående snit 3, fanebladet Track & Trace. Her vælges GLS. Dette felt benyttes ikke i forbindelse med GLS. : Naddon version Side 20

21 Funktionsknappen Linje Felt Speditørservice Forklaring Kalder menupunktet Speditørservice. Jævnfør endvidere nedenstående afsnit omkring opsætning af Speditørservice. Speditørservice Under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse Speditørservice kan man se en samlet oversigt over alle servicekoder, der er oprettet i Navision. Ønsker man at tilføje nye, så skal dette gøres via funktionsknappen Linje under opsætning af Speditører, således man automatisk får tilknyttet den korrekte speditørkode til servicen. Fig 7.2 Opsætning Programopsætning Forsendelse Speditørservice Felt Alle felter Forklaring Opsættes i henhold til aftale med GLS. Ovenstående opsætning er tilpasset GLS s krav til navne på Forsendelsestyper m.m. Specielle felter: Værdipakke Efterkrav Såfremt dette felt er markeret, så vil værdi fra salgsbilag medtages ved overførsel til label. Modtagelse af pakke kræver kontant betaling eller Side 21

22 kontant/banknoteret modtagelse af bank noteret check. : Naddon version Side 22

23 8. Opsætning Printervalg Før man kan påbegynde udskrift af labels, skal labelprinter og laserprinter installeres og være tilgængelig for Microsoft Dynamics NAV. Under Opsætning It-administration Opsætning Generelt Printervalg opsættes nedenstående rapport som forvalg til den netop installerede labelprinter. Som laserprinter anvendes blot Windows standardprinter. Fig. 8.1 Opsætning It-administration Opsætning Generelt Printervalg Felt Alle felter Rapport-id Forklaring Opsættes i henhold standard for Microsoft Dynamics NAV. Tast evt. F1 for yderligere hjælp til opsætning. Her indtastes rapportnr , som passer til label rapport for Naddon Forsendelse GLS. Driver labelprinter Labelprinter skal installeres med Generic Text Only som printerdriver, for at labeludskrift bliver korrekt. Se skærmbilleder fra printeropsætning sidst i denne vejledning under afsnittet Nice to know. Side 23

24 9. Manuel pakkelabel Når man har gennemført opsætningen, som beskrevet i kapitel 3 til 8, er man klar til i første omgang at udskrive en manuel pakkelabel. Der kan fra tid til anden være behov for at sende pakker og dermed udskrive labels på forsendelser, som ikke ligger i ordre/faktureringssystemet. Pakker til disse modtagere udskrives fra menupunktet Lagersted Forsendelse GLS Manuel pakkelabel. Fig. 9.1 Lagersted Forsendelse GLS Manuel pakkelabel : Naddon version Side 24

25 Felt Søg via kundenr. Søg via faktura/ordre Forklaring Indtastes et kundenummer eller vælges via lookup indsættes adresseoplysningerne for den valgte kunde. Indtastes et faktura- eller ordrenummer ellers vælges via lookup, indsættes leveringsadresseoplysningerne fra den pågældende faktura/ordre. Såfremt man ønsker at lave en forsendelse uden foregående registrering af data via kundekort eller faktura/ordre, så er det muligt ved manuelt at indtaste oplysningerne på den manuelle label Fanebladet Generelt Felt Speditørservice Modtager navn Modtager attention Forklaring Her vælges den speditørservice hos GLS, som man ønsker at anvende til forsendelsen. Tast F6 for at vælge mellem de forskellige servicekoder (Speditørservice). Som standard indsættes koden fra feltet Standard service indland på GLS opsætningen. Her indtastes navn på modtageren. Her indtastes et eventuelt attention navn Modtager adresse Her indtastes adressen på modtageren. Plads til 2 adresselinjer. Modtager postnr. /by Modtager land Modtager telefonnr. Afsendelsesdato Værdipakkebeløb Her indtastes/vælges postnr. på modtageren. By hentes automatisk fra postnr. tabellen, såfremt det indtastede postnr. findes heri. Indtast modtager land, eller tast F6 for at vælge modtagerland fra tabellen Landekoder. Der kontrolleres, om den indtastede værdi også findes i tabellen Landekoder. For forsendelsen indenfor Danmark påsættes der ikke et modtager land. Her indtastes eventuelt et telefonnr. på modtageren. Her indsættes som standard dagens dato. Kan ændres frem i tid, såfremt forsendelsen først skal sendes om x antal dage. Det er ikke muligt at indtaste dato tidligere end dags dato. Afsendelsesdato kan også efterfølgende redigeres under menupunkterne Dagens Forsendelser og Pakker til afhentning. Her indtastes pakkens værdi i dkr. Side 25

26 Felt Efterkrav Beløb Referencenr. Kundenr. Bemærkning Bemærkning 2 Vægt Colli Forklaring Her angives det beløb i dkr., der skal betales for modtagelse af forsendelsen. Her indtastes reference til ordrenr. Dette felt er kædet sammen med feltet Søg via faktura/ordrenr. så en opdatering af data i det ene felt, vil automatisk medføre en opdatering i det andet felt. Her indtastes kundenr. der kan anvendes til pakkesporing via Track & Trace. Dette felt er kædet sammen med feltet Søg via kundenr. så en opdatering af data i det ene felt, vil automatisk medføre en opdatering i det andet felt. Her kan man indtaste valgfri tekst, eksempelvis hvor man skal henvende sig hos modtageren, eller hvor forsendelsen skal placeres. Her kan man indtaste ekstra valgfri tekst, såfremt teksten ikke får plads i feltet Bemærkning. Her indtastes vægten for den 1. colli. Såfremt der er flere colli til forsendelse, vil man ved udskrift skulle indtaste vægt pr. colli. Såfremt men ved opsætning af GLS har angivet en standardvægt, vil den automatisk blive foreslået her. Såfremt man ikke kender den nøjagtige vægt ved udskriften af den manuelle label, så kan vægten efterfølgende redigeres under menupunkterne Dagens Forsendelser og Pakker til afhentning. Her indtastes antal colli, som forsendelsen omfatter. Som standard står der 1 colli. Knappen Find pakkeshop GLS giver mulighed for at benytte Pakkeshops til udlevering af forsendelser. Dette kræver at den valgte speditørservicekode er oprettet med forsendelsestypen Z under menupunktet Speditørservice. I den aktuelle opsætning drejer det sig om speditørservicekoderne 1200 Pakkeshop og 1201 Pakkeshop Værdi. Fig. 9.2 Lagersted Forsendelse GLS Manuel pakkelabel : Naddon version Side 26

27 Ved anvendelse af en speditørservicekode med forsendelsestype Z, fremkommer nedenstående skærmbillede når man klikker på funktionsknappen Find pakkeshop. Fig. 9.3 Lagersted Forsendelse GLS Manuel pakkelabel Ved at klikke på i feltet Firmanavn eller taste F6 er det muligt at vælge blandt de tilgængelige pakkeshops inden for eller i nærheden af modtagerens postnummer. Fig. 9.4 Lagersted Forsendelse GLS Manuel pakkelabel Efter valg af pakkeshop klikkes der på funktionsknappen Benyt Pakkeshop for at tilknytte pakkeshoppen til forsendelsen. Side 27

28 Knappen Gem adresse. Ligesom det er muligt at oprette alternative leveringsadresse til sine debitorer, er det også muligt at gemme sine ad hoc adresser. Dette gøres ved at trykke på knappen Gem adresse (Alt + G) efter indtastning af adresseoplysningerne. Fig. 9.5 Lagersted Forsendelse GLS Manuel pakkelabel Tast Shift + F5 for at tilføje/vedligeholde oplysninger på adressekortet. Knappen Find adresse. Aktiveres denne knap får man en oversigt over alle ad hoc adresser, der er gemt som leveringsadresser på det debitornr., som man har indtastet i feltet Kundenr. GLS lev.adr. under GLS Opsætning. Er feltet Søg via kundenr. udfyldt, vil man få en oversigt over den pågældende kundes alternative leveringsadresser. : Naddon version Side 28

29 Adresserne kan vedligeholdes på samme måde som andre standard kartoteker i Microsoft Dynamics NAV. Knappen Udskriv Ved klik på denne knap udskrives den manuelle label, og ndtastningsbilledet renses for de indtastede oplysninger. Side 29

30 10. Dagens Forsendelser Når labels er udskrevet bliver forsendelsen placeret under menupunktet Lagersted Forsendelse GLS Dagens Forsendelser, hvor den automatisk bliver opdelt med en linje pr. colli, eftersom hvert colli får sit eget pakke-/stregkodenummer hos GLS. Menupunktet Dagens Forsendelser vil dog kun vise forsendelser, hvor afsendelsesdatoen er ældre eller lig dags dato. Forsendelser af ældre dato vil være placeret her, indtil at de afsluttes via funktionen Dan EDI fil under menuen Lagersted Forsendelse GLS. Proceduren er dog, at man hver dag kører menupunktet Dan EDI fil, og dermed vil der oftest kun være forsendelser for indeværende dag under dette menupunkt. Eventuelle fremtidige forsendelser placeres under menupunktet Pakker til afhentning. Læs mere herom i afsnittet Pakker til afhentning. Via menuen Dagens Forsendelser kan man få et overblik over dagens forsendelser, der endnu ikke er afsluttet/lukket via Dan EDI fil til GLS. VIGTIGT! Husk at køre funktionen Dan EDI fil når dagens forsendelser til GLS er indtastet. Dette for at forsendelserne overføres til GLS og til menupunktet Afsendte pakker. Læs mere om dette i nedenstående afsnit Dan EDI fil, Fig Lagersted Forsendelse GLS Dagens Forsendelser Det er ikke muligt at redigere direkte i oplysningerne i ovenstående skærmbillede. Det skyldes, at informationen allerede er sendt til GLS. Ønsker man at ændre i en allerede afsendt forsendelse, så skal dette gøres via knappen Funktion. Knappen Funktion Ændre afsendelsesdato Her er det muligt at ændre afsendelsesdatoen pr. colli pr. forsendelse, så længe dato er den samme eller nyere end dags dato. Som udgangspunkt oprettes en forsendelse altid med dags dato, med mindre man selv ændrer denne til en fremtidig dato. : Naddon version Side 30

31 Knappen Funktion Ændre vægt Her er det muligt at ændre vægten for hver colli i forsendelsen. Knappen Funktion Annuller forsendelse Her kan man annullere forsendelsen pr. colli. Når funktionen vælges fremkommer nedenstående meddelelse: Her klikkes der på Ja hvorefter forsendelsen med det pågældende pakkenr. fjernes fra menupunktet Dagens Forsendelser. Knappen Manuel pakkelabel Via denne funktionsknap fremkommer menupunktet Manuel pakkelabel. Se endvidere afsnittet Manuel pakkelabel. Knappen Udskriv - Pakkeliste Via denne funktionsknap kan man udskrive pakkeliste over dagens forsendelser. Dette er kun muligt, så længe der ikke er dannet EDI fil for dagen, da EDI kørslen overfører alle dagens forsendelser til menupunktet Afsendte pakker Knappen Udskriv - Genudskriv label Via denne funktionsknap kan man genudskrive en label, såfremt dette er nødvendigt. Eksempelvis ved ændring af afsendelsesdato eller vægt på forsendelsen. Side 31

32 11. Pakker til afhentning Dette menupunkt ligner stort set menupunktet Dagens Forsendelser, dog vil dette menupunkt kun vise fremtidige forsendelser, altså hvor afsendelsesdatoen er nyere end dags dato. Dette dog forudsat at man daglig har kørt rapporten Dan EDI fil, således at forsendelserne er blevet sendt til GLS. For yderligere forklaring af de enkelte funktionsknapper se under kapitlet Dagens Forsendelser. Fig Lagersted Forsendelse GLS Pakker til afhentning : Naddon version Side 32

33 12. Dan EDI fil Hver dag skal der dannes en EDI fil til GLS i Microsoft Dynamics NAV, og denne skal sendes via FTP til GLS. Ved afvikling af menupunktet Dan EDI fil dannes der en fil på den placering, som man har angivet på fanebladet EDI under opsætning af GLS. Såfremt man under GLS Opsætning på fanebladet EDI har opsat og aktiveret FTP kommunikation, så overføres filen automatisk via FTP, når den er blevet dannet af Navision. Der er ingen skærmtekst til dette skærmbillede. Fig Lagersted Forsendelse GLS Dan EDI fil Ved klik på OK under Dan EDI fil dannes og sendes fil til GLS (Forudsat at FTP er aktiveret). Derudover udskrives pakkeliste på standardprinter, hvor man kan se antal pakker fordelt på GLS standard pakkeintervaller. Eftersom hver EDI fil tildeles et løbenummer, vil man altid kunne finde tilbage til, hvilke data der er afsendt til GLS. EDI filerne vil være placeret på den sti, som man har angivet på EDI fanebladet under GLS Opsætning. Eksempel på EDI fil til GLS: Fig Lagersted Forsendelse GLS Dan EDI fil Side 33

34 13. Afsendte pakker Under menuen Lagersted Forsendelse GLS - Afsendte pakker findes en oversigt over de forsendelser, der er afsendt og behandlet hos GLS. Fig Lagersted Forsendelse GLS - Afsendte pakker Bemærk den første kolonne GLS filnummer referer til løbenummer på EDI filen, så her vil man kunne finde tilbage til de afsendte data i EDI filen til GLS. Knappen Udskriv - Pakkeliste Via denne funktionsknap kan man udskrive pakkeliste over forsendelserne på en valgfri dato. Som standard foreslås den dato, som cursoren er placeret på ved kald af funktionen. Funktionen kan anvendes til at genudskrive en pakkelister. Knappen Udskriv - Genudskriv label Her kan man genudskrive label på forsendelsen, såfremt man efter afvikling af funktionen Dan EDI fil har behov for dette. : Naddon version Side 34

35 14. Automatiske pakkelabels GLS Salgsordre/Salgsfaktura. At en ordre/faktura skal leveres med GLS, og at der dermed skal udskrives pakkelabels, markeres på ordren/fakturaen ved at sætte Speditørkode på fanebladet Levering til GLS og Speditørservicekoden til en af værdierne defineret under Speditører Speditørservicekode. Fig Lagersted Ordrer & kontrakter - Salgsordrer Når ordren/fakturaen bogføres, og der enten vælges Levér eller Levér og Fakturér, vil vinduet GLS Pakkelabel komme frem. Valg af Speditør og Speditørservicekode kan opsættes pr. debitor på fanebladet Levering på debitorkortet. Dermed slipper man for at skulle indtaste det manuelt pr. ordre/faktura. Man kan frit ændre i værdien på ordren/fakturaen, såfremt speditørservicen ændrer sig fra gang til gang. I sådant et tilfælde vil man opsætte den service, som anvendes oftest, som værdi på debitorkortet. Side 35

36 Fig Lagersted Ordrer & kontrakter Salgsordrer Knappen Bogfør - Bogfør I modsætning til den manuelle indtastning af label, så overføres alle oplysninger fra ordren automatisk til pakkelabel. Antal sættes som default til 1 colli. Det er muligt, at redigere i alle data, der ikke er nedtonet, samt at hente en ny leveringsadresse, såfremt der er flere alternativer oprettet under den pågældende debitor. Når oplysninger på label oprettes sker det under hensyntagen til den valgte speditørservicekode, således at man eksempelvis ikke kan udfylde feltet Værdipakkebeløb, såfremt speditørservicekoden ikke er markeret til værdipakke. NB! Ved dannelse af label via salgsordre/faktura tilkommer der et nyt felt øverst i højre hjørne. I feltet Ingen EDI Labels får man mulighed for at fravælge udskrift af label og samtidigt dannes der ingen transaktion under menupunktet Dagens Forsendelser. Knappen Find Pakkeshop Kræver at den valgte speditørservicekode er oprettet med Z i feltet Forsendelsestype under opsætning af Speditørservicekoder. Se endvidere forklaring omkring Pakkeshop i ovenstående afsnit 9 Manuel pakkelabel. Knappen Beløb - Efterkravsbeløb Ved valg af denne funktion så overføres total inkl. moms fra ordre/faktura til feltet Efterkravsbeløb. Dette dog forudsat at den valgte speditørservicekode er sat op til at håndtere efterkrav under opsætningen af speditørservicekoder. : Naddon version Side 36