Torsdag, den 1. november 2012 kl DAGSORDEN

Transkript

1 I overensstemmelse med forretningsordenens 4 stk. 3, indkaldes til ordinært bestyrelsesmøde på organisationens kontor: Torsdag, den kl Såfremt bestyrelsens medlemmer måtte ønske eventuelle emner behandlet, eller udvalgsmedlemmerne måtte have evt. indstillinger til behandling, anmodes man om at fremsende dette i skriftlig form snarest muligt, således, at sagen kan distribueres til bestyrelsen inden mødet. Der er spisning i Cafeen efter mødet. Dagsordnen er udfærdiget den 23. oktober af forretningsudvalget. DAGSORDEN Sagsnr.: Emne: 1. Godkendelse af mødereferatet fra bestyrelsesmødet den 5. september 2012 samt den foreliggende dagsorden. 2. Redegørelse fra formand og udvalg. 3. Redegørelse for organisationens daglige virksomhed ved direktøren. 4. Redegørelse for organisationens økonomi og likviditet ved direktøren. 5. Foreløbig godkendelse af organisationsbudgettet for 2012/ Godkendelse af den boligsociale helhedsplan for Nørremarken og fællessekretariatet. 7. Evt. køb af pedelboligen Rødkildevej Evt. reception for Karin Mortensen i marts Med venlig hilsen på vegne af forretningsudvalget S.A.H. 1

2 Sags.nr. 1: Godkendelse af mødereferat fra bestyrelsesmødet den 5. september 2012 samt den foreliggende dagsorden Sags.nr. 2: Redegørelse fra formand og udvalg Der er ca. 40 tilmeldte til repræsentantskabskonference i Aarhus heraf 6 fra administrationen. KM har været til bestyrelsesmøde i BL. Datoen for de næste Almene Boligdage bliver den 5. og 6. september KM har været til formandsmøde i BolivVejle. Sags.nr. 3: Redegørelse for organisationens daglige virksomhed ved direktøren Vi er i fuld gang med regnskabsafslutningerne samt udarbejdelse af de nye budgetter og planlægningen af afdelingsmøderne i uge 4 og 5. Vi har afholdt et godt besøgt informationsmøde med repræsentantskabet vedrørende etableringen af det nye fiberanlæg i hele ØsterBO. Waoo! er nu godt i gang med deres informationsmøder til vores beboere, og det giver selvfølgelig ekstra travlhed i administrationen både til besvarelse af principielle men også konkrete spørgsmål. Vi har indkøbt et nyt tidsregistreringssystem, som skal dække alle medarbejderne i ØsterBO. Vi har fået penge tilbage fra Vejle Kommune, idet de har opkrævet for meget i ejendomsskat i vores ungdomsboligafdelinger. Fejlen opstod, da Vejle Kommune for to år siden indførte betaling af ejendomskat for ungdomsboligerne. Vi har modtaget en mail fra BL vedrørende deres korrespondance med Miljøstyrelsen og andre kommuner om fritagelsen for betaling af afgift, når en af vores ejendomsfunktionærer afleverer beboernes storskrald på genbrugspladsen. Vi har sendt materialet til Vejle AffaldGenbrug, som efterfølgende har sendt hele sagen til KL for at få deres vurdering. Ved en inspektion af sommerhuset i Juelsminde har vi konstateret begyndende nedbrydning af stolperne, der understøtter altanen. Vi undersøger, om grundejerforeningen eller vi selv skal foretage en reparation. 2

3 Vi har afholdt et netværksmøde for AlmenNet med bl.a. temaet Juulsbjergparken. Arrangementet blev afholdt i Skovbrynet, hvor Borgmester Arne Sigtenbjerggaard og Teknisk direktør Erik Dahl- Rasmussen også havde et indlæg om bosætningsstrategien og byudviklingen i Vejle. Vi er gået ind i et spændende projekt med SBI, Danfoss og Rambøll om boligventilation. Projektet skal i første omgang dokumentere nogle af vores eksisterende anlæg, sikkert i afdeling 18 og 22, for derefter at prøve at ombygge anlæggene for at se, om det ændrer resultaterne. Vi forventer at kunne finde 5-6 lejere, der kunne tænke sig at deltage i projektet ved at lægge lejlighed til og besvare nogle spørgeskemaer. Projektet skulle gerne om et års tid resultere i nogle generelle anbefalinger til fremtidens boligventilation med udgangspunkt i bedst praksis i dag. KAB er sammen med en række aktører indenfor byggeriet gået ind i et projekt under Nordisk Råd. Projekt Nordic Built skal uddrage erfaringerne i vores nuværende og fremtidige byggeri ud fra 10 målsætninger. Tanken er så, om man kan systematisere erfaringerne fra målsætningerne i nogle konkrete byggerier og bruge erfaringerne i Norden og måske eksporterer dem til andre lande. Vi er inviteret med i projektet og har accepteret Nordic Built Charter (vedlagt), som en del af vores fremtidige målsætninger i forbindelse med nybyggeri og større renoveringer. Vi har inviteret det rådgivende ingeniørfirma Esbensen til et møde omkring evt. etablering af solcelleanlæg i afdeling 47. Esbensen er landets førende på bæredygtig byggeri og specielt energiområdet. De er også med i projektet Next Step Village. Hvis resultatet fra afdeling 47 er tilfredsstillende, vil vi undersøge om solceller kan være et aktiv i andre afdelinger. Lokalplanen for Havneøen er blevet vedtaget med ganske få ændringer fra vores nabohøringssvar. Ansøgningen om etablering af frivillig gældsrådgivning i Vejle blev ikke bevilget. Vejle Motorbådsklub har sendt en takkeskrivelse og nogle billeder fra årets sejlads med handicappede. Der deltog 30 handicappede samt 10 fra Motorbådsklubben, og det var en rigtig god oplevelse. Vejle Motorbådsklub har spurgt, om vi igen næste år vil bevilge lidt penge til dem, så de igen kan arrangere en dag med sejlads for handicappede. De private lejere i afdeling 41, Enghaven, har principielt sagt ja til at overgå fra privat lejer til almen lejer. Vi er i gang med udarbejdelse og underskrivelse af nye lejekontrakter. Vi vil ændre afdelingens status så hurtigt som muligt, idet alle lejere vil kunne opnå en huslejereduktion. Til Boliv Vejle og Grønt Forum s et 1-dags kursus: Go Energi i boligselskaberne - et kursus i bæredygtighed og kommunikation er der 11 tilmeldte (3 AAB, 5 Lejerbo og 3 ØsterBO). Helhedsplanen for Moldeparken har været fremlagt for afdelingsbestyrelsen den 27. september og er efterfølgende blevet tilrettet. Beboerne skal den 15. november 2012 tage stilling til den. Den boligsociale helhedsplan for hele Nørremarken er godkendt af bestyrelsen i afdeling 18. Udlejningen i Juulsbjergparken fortsætter positivt, der er nu kun 8 boliger tilbage i 3. etape. Vores opgørelse over lejerne i afdelingen viser nu - ved 74 lejere -, at 15 % kommer fra ØsterBO, 28 % 3

4 kommer fra en anden by og ca. 50 % fra en ejer eller privat lejebolig i Vejle primært placeret i Bredballe, Nørremarken incl. Grundet og Midtbyen. Der er udarbejdet en ny pixi beskrivelse af, hvad Landsbyggefonden er og hvad der kan søges midler til, så afdelingsbestyrelserne kan opnå større klarhed på mulighederne. Beskrivelsen er vedlagt og vil så blive suppleret af vores store beskrivelse for de særligt interesserede. Vi har udarbejdet et tilbud til administration af De Vanføres Boligselskab på samme vilkår som vores afdelinger bliver i dag. Ligeledes reguleres prisen årligt på lige fod med vores afdelinger. Projektet Next Step Village med opbygningen af en bæredygtig bydel med ca boliger i forskellige størrelser, og sammenbygget med 2-4 boliger i hver bygning, er nu oppe på 5 deltagere fra Almene Boligorganisationer. Det er Boligforeningen Ringgaarden i Aarhus, som er tæt på at realisere projektet, og så er det Himmerland, OAB og KAB foruden os. Vi arbejder videre på et fælles samarbejde mellem boligorganisationerne. Vi har fået en henvendelse fra en af vores medarbejdere, der sejler kapsejlads, om vi ville være interesseret i at sponsere en spiler med ØsterBO logo. Prisen er ca ,- kr. Vores lejer i ØsterPort har spurgt, om han må sætte et skilt op på vores frise i mellemrummet mellem vores to navne. Sags.nr. 4: Redegørelse for organisationens økonomi og likviditet ved direktøren Kommentar til likviditetsudviklingen pr. 17. oktober Likvid beholdning Den likvide beholdning udgør ca. 8 mio. kr. pr. 17. oktober Der er udlån til afdeling 11 og 31 på konto 303 på ca. 15 mio. kr. samt udlæg til Juulsbjergparken og HavneBO. Værdipapirer I vores bogholderi er obligationsbeholdningen opført til ca. 84 mio. kr. Vi har fået forrentet beholdningen med -0,3 % i perioden 1. september 2012 og frem til ultimo september Den opnåede forrentning er inkl. alle kurstab/kursgevinster på obligationerne. I regnskabsåret er det samlede afkast ca. 3 %. I budget for organisationen er der for dette regnskabsår budgetteret med et renteniveau på 2 % af mellemregningskontiene. Ligeledes er der for afdelingsbudgetterne indregnet 2 %. 4

5 Sags.nr. 5: Foreløbig godkendelse af organisationsbudgettet for 2012/2013 Vi arbejder med færdiggørelsen af vores regnskabsmateriale og forventer at udsende materialet til afdelingsformændene den 15. november Vi skal som sædvanlig bemærke, at vores regnskabstal ikke er fyldestgørende, idet der mangler at blive foretaget en del omposteringer og en mindre del af forbruget for september måned. Vores budget er stadig under pres på grund af den manglende rentemarginal, men i de næste 2 3 år har vi dog ekstraordinære indtægter fra nybyggerierne og helhedsplanen for afdeling 18. Vi har igen reduceret i nogle af budgetposterne samt foreslået et tilskud til festsalen og mødelokalerne i Treschowsgade 2, således at omkostningerne til dem er neutrale i budgettet. Se det foreløbige budget i bilag A (udsendes umiddelbart før mødet). Sags.nr. 6: Godkendelse af den boligsociale helhedsplan for Nørremarken og fællessekretariatet Helhedsplanen for Nørremarken og for Fællessekretariatet er nu klar til godkendelse i organisationsbestyrelsen. Planerne incl. den for Løget by samt den fælles skrivelse til Vejle Kommune fra alle boligorganisationer er vedlagt i bilag B. Vi har tidligere behandlet udkastet og givet vores principielle godkendelse. Ligeledes har afdelingsbestyrelsen i afdeling 18, Moldeparken, givet deres godkendelse til helhedsplanen for Nørremarken. Forretningsudvalget indstiller, at vi godkender helhedsplanerne. Sags.nr. 7: Evt. køb af pedelboligen Rødkildevej 40 Vejle Kommune købte pedelboligen af staten, da gymnasiet overgik til en selvejende institution og ikke ønskede at købe boligen. Boligen er i dag udlejet, men bygningen er højst sandsynlig ikke i alt for god stand. Hvis den er i bedre stand end forventet, kan den sikkert fortsat lejes ud i en periode. Ellers kunne vi bruge grunden til ny samlet containergård og grenplads for hele Østbyparken og HavneBO. Ligeledes kunne vi bruge arealet til parkering af campingvogne, idet det nuværende areal i Østbyparken er utidssvarende og skal udvides. Der kunne sikkert også blive plads til nogle ekstra parkeringspladser på samme vilkår, som dem vi etablerer i afdeling 9. 5

6 Prisen kunne afhængig af, hvad Vejle Kommune forlanger helt eller delvis finansieres via et lån fra dispositionsfonden, idet driften og afdrag/renter skal betales af brugerne. Sags.nr. 8: Evt. reception for Karin Mortensen i marts 2013 Karin Mortensen fylder 60 år den 1. februar og har 25 års jubilæum i organisationsbestyrelsen den 14. marts. Det vil derfor være naturligt, at ØsterBO afholdte en samlet reception for Karin i februar/marts Bestyrelsen skal tage stilling til, om vi skal afholde en reception og i givet fald hvornår samt hvor henne. 6