Konteringsvejledning Universitetsledelsens Stab 2016

Transkript

1 Konteringsvejledning Universitetsledelsens Stab 2016 Miniguide til rigtig kontering: 1. Vælg det rigtige EAN nummer ved bestilling af varen. For Universitetsledelsens Stab er det Er der anvendt det forkerte EAN nummer vil du opleve ikke at kunne vælge den rigtige disponent når fakturaen modtages i Indfak. 2. Vælg rette stednummer og delregnskab I Indfak skal der kun angives projekt- og aktivitetsnummer, men i Aurus og på lønanvisninger skal man også være opmærksom på stednummer og delregnskab. For Universitetsledelsens Stab er stednummeret altid 9141, og delregnskab nr Find det rette projektnummer (= sag i Indfak). Projekterne følger som udgangspunkt den organisatoriske struktur. Hver enhed har et projekt til løn og almindeligt kontorhold, samt eventuelt et særligt projekt til IT udgifter, et til særlig drift og/eller et til konsulentydelser. Er der modtaget en midlertidig bevilling til en opgave, fx USM midler, så vil der være et særskilt projekt til de udgifter, der hører under denne bevilling. 4. Find det rette aktivitetsnummer (= sagsopgave i Indfak) Ved hvert projektnummer er der en oversigt over hvilke aktivitetsnumre der kan anvendes til netop dette projekt. Kontakt din controller, hvis du er i tvivl om hvilken aktivitet der skal anvendes, eller du mener der mangler en aktivitet. 5. Artskonto/Finanskonto og Momskode påføres altid kun af regnskabsafdelingen. 6. Note feltet i Indfak Når en faktura godkendes i Indfak, er det det, der står i feltet Note, der efterfølgende kommer ud som tekst til udgiften, når der trækkes en posteringsoversigt. For at gøre økonomiopfølgningen lettere er det yderst vigtigt at der står en tekst i note feltet, der gør det tydeligt hvad fakturaen dækker over. En funktionschef eller vicedirektør der efterfølgende ser teksten på en posteringsoversigt skal kunne gennemskue hvad udgiften dækker over. Side 1 af 5

2 Vigtige informationer gældende for hele Universitetsledelsens Stab EAN Nummer: Stednummer: 9141 Delregnskab: 1 Forretningscontroller:, helle.trolle@au.dk Budget og økonomi i US: Birgit Nygaard Sørensen, bns@au.dk Projekt/Sag Universitetsledelsens Stab DTAP løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere Kompetenceudvikling, Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere. Også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT og telefoni IT-udstyr, såvel reparationer som nyindkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer Anden drift Øvrige udgifter der ikke falder ind under de andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Afskrivninger Afskrivninger på videolink mv Julefrokost og sommerfest Udgifter og Indtægter ved julefrokost og sommerfest Salg Internt salg Salgsindtægter vedrørende eksterne leverandører (udsendt faktura) Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Side 2 af 5

3 Projekt/Sag Bestyrelsen DTAP Løn til timelønnede administrative medarbejdere Anden løn Bestyrelseshonorar Kompetenceudvikling, Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere. Også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT og telefoni IT-udstyr, såvel reparationer som nyindkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer Anden drift Øvrige udgifter der ikke falder ind under de andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salg Salgsindtægter vedrørende eksterne leverandører (udsendt faktura) Internt salg Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Side 3 af 5

4 Projekt/Sag Rektoratet DTAP Løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere Kompetenceudvikling, Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere. Også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT og telefoni IT-udstyr, såvel reparationer som nyindkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer Tjenestebil Alle udgifter i forbindelse med rektoratets tjenestebil Anden drift Øvrige udgifter der ikke falder ind under de andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salg Salgsindtægter vedrørende eksterne leverandører (udsendt faktura) Internt salg Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Side 4 af 5

5 Projekt/Sag Særlige driftstilskud til specifikke opgaver Universitetspædagogisk Enhed Universitetsforlaget Studenterhusfonden (inkl. cateringelever) Kantinestøtte 8000C Medlemskaber De danske institutter i Athen og Damaskus Dr. Margrethes rejselegat Studenterrådet Studenteridræt Studenterpræsterne Politiske Studenterorganisationer Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Projekt/Sag Udgifter knyttet til VD områdets særlige driftsopg Fællesudgifter bygning 1430/ Udvalget for Uddannelse Udvalget for Forskning og Eksternt samarbejde Universitetsledelsens særlige rådgivere Ledelsesseminarer og akademisk råd-seminarer Abonnementer og bøger (edagsorden) AV-udstyr Infomedia, nyhedsovervågning og pressetjenester Præsentationspublikationer Pressearrangementer Forplejning med ekstern deltagelse Erstatninger Fællesadministrationens auditorieforbrug Diverse særlige opgaver LEA- og UNILED-møder Side 5 af 5