Referat fra 17. teletolkeimplementeringsmøde

Transkript

1 Referat fra 17. teletolkeimplementeringsmøde Dato: Vor ref.: Dato: Tirsdag den 19. marts 2013 Sted: Deltagere: MedCom Lene Søbjerg, CFK, Region Midtjylland Axel Pallesen, Region Midtjylland Vibeke Kjær-Jensen, Region Midtjylland Hanne Damgaard Jensen, Region Midtjylland Tove Charlotte Nielsen, Region Syddanmark Eva Lund, Odense Universitetshospital Claus Terkelsen, Region Syddanmark Simon Simonsen, Vejen Kommune Lene Hansen, Vejen Kommune Mette Bülow, Middelfart Kommune Jacob Hempler, Odense Kommune Tenna Teegen, Region Sjælland Jeanette Hald Pedersen, Region Sjælland Per Fly Hansen, Region Hovedstaden (via video) Per Veng Jensen, Region Hovedstaden Signe Wolf, Københavns Kommune Susanne Noesgaard, MedCom Rikke Viggers, MedCom Peder Illum, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Jane Kempf Bertelsen, Region Nordjylland Peter Thuesen, Region Nordjylland Arne Larsen, Region Nordjylland Karin Hedegaard, Aalborg Sygehuse Mogens Engsig-Karup, Region Midtjylland Gert Madsen Jensen, Region Midtjylland Søren Gormsen, Favrskov Kommune Keld Graugaard Pedersen, Favrskov Kommune Houle Bækdal, TegnKom Poul J. Nielsen, Region Syddanmark Claus Duedal Pedersen, Odense Universitetshospital Pia Maria Nielsen, Varde Kommune Lars K. Olsen, Esbjerg Kommune Bente Christensen, Kolding Kommune Bente Christiansen, Region Sjælland Morten Holm Andersen, Region Sjælland

2 Jan Stokkebro Hansen, Region Hovedstaden Tonje Bergheim Vestby, Københavns Kommune Lone Høiberg, MedCom Per Abildgaard, MedCom Referat: 1. Velkomst v/lone Velkomst v. Susanne. Lone er desværre forhindret i at deltage, hvorfor Susanne kører mødet. 2. Godkendelse af referat Referatet fra sidste møde blev godkendt. 3. Slutevalueringen v/lene Søbjerg, CFK MedCom beklager den sene udsendelse af evalueringsrapporten. Lene præsenterede evalueringens opdrag, som primært er lavet for hospitalsdelen. Sammenfatning af erfaringer fra pilotkommuner og almen praksis er inkluderet i den samlede rapport. Lene gennemgik projektets formål/mål. Teletolkeprojektet er blevet forlænget 1 år, men evalueringen er lavet for projektet til og med 2012, hvorfor gevinsterne ikke afspejles helt, idet det vurderes, at der stadig, grundet den sparsomme udbredelse, ligger en del potentiale endnu. Præsentation af videoknudepunktets formål. Antallet af relevante afdelinger er nedjusteret i perioden. Der er opnået en samlet udbredelsesgrad på 71 % pr. 31/ Der er ingen skadestuer og akutte modtageafdelinger med. Er der behov for det på disse afdelinger? Eva fortæller, at der er et stort behov, men tolkeleverandørerne i Region Syddanmark har ikke været klar til at dække dette behov. CFK har lavet en beregningsmodel til beregning af, hvor mange tolkninger der er gennemført i de forskellige regioner. Beregningsmetoden er beskrevet i evalueringsrapporten. Der er sket en fordobling i antallet af videotolkninger fra 2011 til Ca. 19 % af alle tolkninger er videotolkninger. Udgifter til tolkning hænger ikke nødvendigvis proportionalt sammen med antallet af tolkninger. Der er meget stor forskel på priser for tolkninger i de forskellige regioner. Nogle steder er transporten indregnet i timeprisen, mens den andre steder ikke er. Nogle steder afregner man pr. kvarter, andre steder halve timer og nogle steder hele timer. Nogle steder er prisen dyrere for 2. kvarter, mens den andre steder er billigere for 2. kvarter. Der er lavet en tilfredshedsundersøgelse blandt sundhedsfagligt og administrativt personale vedr. teletolkeudstyret og/eller teletolkning generelt. Der er en stor procentdel af tilfredshed. Regionerne har organiseret sig vidt forskelligt, og ledelsesopbakning og lokalt engagement fremmer implementering. Forankring i it-afdelinger er vigtig og specielt efter projektets afslutning. Trådløs og mobil kommunikation er ikke god nok endnu. 10 pilotkommuner har taget videotolkning i brug, og de 8 af dem har udarbejdet evalueringsrapport. Tilfredshed blandt medarbejdere og borgere, men selvfølgelig også tekniske udfordringer, og det tager tid. Der er potentiale for øget kvalitet og økonomiske besparelser. De 8 kommuner vil gerne fortsætte med videotolkning. 19 almenpraksis har afprøvet videotolkning. På almen praksisområdet vil man kunne opnå økonomiske gevinster ved at fortsætte med videotolkning, ved bl.a. at udvælge de ca. 20 praksis i hver region med størst forbrug af tolkning og implementere det der. Mange af målene fra business casen er opfyldt, men dog ikke udbredelsesgraden på 90 %. Desuden er målet for den økonomiske besparelse slet ikke opfyldt. Tidsbesparelsen er ikke til stede, lavere priser på videotolkning er ikke til stede, besparelser på forsinkelser, aflysninger og transport er ikke til stede. Alle disse parametre kan dog godt ændre sig hen over tid. Det er vigtigt at have fokus på kvalitet af tolkning i sit udbud. Man kan også med fordel køre 2 forskellige udbud for henholdsvis fremmødetolkning og videotolkning, hvilket vil øge konkurrencen. Det er vigtigt at få skriftlige rapporteringer fra de sundhedsfaglige brugere, hvis de oplever utilsigtede hændelser fra tolkene og efterfølgende melde tilbage til tolkebureauerne, hvis vi skal øge kvaliteten. Tolkene bør have en certificering! Susanne foreslår, at der i evalueringsrapporten italesættes de ting, som er løftet som følge af teletolkeprojektet. Jakob fortæller, at man med videotolkning i højere grad kan anvende 2

3 anonymiseret tolkning i forhold til fremmødetolkning. Lene har lavet et lille resumé og nogle anbefalinger, som blev sendt rundt. Hvis der er nogle faktuelle ting til evalueringsrapporten, vil Lene meget gerne have besked pr. mail. Axel bemærker, at der er for meget fokus på E20, men de enheder man fx bruger i Region Midtjylland og Region Sjælland er stort set ikke nævnt. Se i øvrigt præsentation! Hvad skal vi gøre med evalueringsrapporten? Hvem skal den sendes til? Skal der laves noget pressedækning? Stor ros til Lone Høiberg fra Region Sjælland. Hun har været eminent til at hjælpe. 4. Nyt fra projektets styregruppe v/lone Susanne gav en kort status fra styregruppemødet, hvor evalueringsrapporten også blev gennemgået. Man var enige om, at det var en god og sober evaluering, og at det tager længere tid at høste gevinsterne end først antaget. Forankring tager tid. Repræsentant for tolkebureauerne i styregruppen kunne oplyse, at de ikke oplever efterspørgsel på akuttolkning på de akutte afdelinger, dvs. ej heller fremmødetolkninger. Der er udarbejdet notat om udbud, som tolkeudbyderne har skrevet deres partsdel til. Bliver gjort tilgængeligt som hjælp for regioner og kommuner. Susanne gav en status på udbredelsen for regionerne og uddelte i den anledning statusnotat pr. 28. februar 2013, som er sendt til RSI. Der er lavet nye udbudsregler. Der er annonceringspligt. Læs mere på dette link: Danske-regler-for-udbud/Ophavelse-af-annonceringspligten-for-bilag-II-B-tjenesteydelser/ 5. Opstart i almen praksis v/hanne Damgaard Jensen, Region Midtjylland Hanne fortalte om opstart af projektet i Region Midtjylland. Der er stor ledelsesmæssig opbakning i Hannes afdeling i regionen. Når det kommer til de praktiserende læger, er de selvstændige. Har lavet udtræk i regionen på, hvilke lægepraksis i regionen der bruger tolk mest. Har lavet ansøgning til kvalitets- og efteruddannelsesudvalget for at søge penge til projektet. Har sendt invitation til 40 praksis om deltagelse i projektet. 4 praksis har tilsluttet sig og 1 speciallægepraksis. Efter marts vil man lave noget opsøgende arbejde i forhold til nogle flere praksis. Installerer Jabber-klienten på de pc er, som de ønsker at benytte videokonference på. Har vejledning fra MedCom med til installation, som de lader ligge i praksis. Har udarbejdet 3 hand outs: Kom godt i gang med videotolkning trin for trin, Vejledning for bestilling af videotolkning og Tjekliste ved tekniske problemer. Tjekker lægehusenes uploadhastighed. Der udleveres 1 sæt udstyr (1 webkamera og en højttaler) pr. lægepraksis, men hvis der er 3 eller flere læger, får de udleveret 2 sæt udstyr. Claus Terkelsen vil anbefale, at der udleveres 1 sæt udstyr pr. læge, for det kan godt give tekniske problemer, hvis man flytter udstyr fra 1 pc til en anden. Lægerne får udleveret pjecer til patienterne med oversættelserne af, hvad videotolkning indeholder og får vist, hvor de kan finde pjecerne, så de selv kan printe yderligere eksemplarer ud. Ultimo april/primo maj vil man evaluere og finde ud af, hvor meget der er sparet. De sparede penge bruges til yderligere udrulning. PLO og FAPS har været med fra start. Axel oplyser, at tolkeportalen blev opgraderet i går, hvilket betyder at praksislægerne kan gå på via NemID. Der er et problem i forhold til bestilling af tolk via tolkeleverandørernes hjemmesider, hvor man får en bekræftelse på tolkebestilling via mail, hvor patientens CPR-nummer fremgår. Susanne opfordrer til, at hver region udpeger en repræsentant fra deres praksisafdelinger til implementeringsgruppen. Det må I gerne give en tilbagemelding på til Iben Søgaard, så de kan komme med på lige vilkår i implementeringsgruppen. 3

4 6. Information om projektet i 2013 v/susanne Målsætning for 2013 er, at alle regioner anvender videotolkning på 90 % af alle relevante afdelinger pr. 31. marts 2013, at videotolkning er det foretrukne valg til tolkning i december 2013, hvor det er relevant, at videoudstyret anvendes til andre formål end tolkning, og at videotolkning har en anvendelsesgrad på 50 %. Sekundære mål er, at regionerne har koblet sig på den nationale adressebog og Satellite (MedComs statistikmodul), at hjælpe interesserede kommuner i gang og hjælpe regioner i gang i praksissektoren, hvor der er størst potentiale og interesse. I styregruppen er der klappet kage på, at man vil det her i regionerne. Susanne har udsendt spørgeskema/oplysningsskema til regionerne, hvor de skal svare på spørgsmål omkring omfang og plan for reimplementering, kommunikation i forhold til driftsorganisation, presse, udbud, anvendelsesgrad, statistik og monitorering, praksissektoren og øvrige ønsker. Følges op med bilaterale møder. Fra den månedlige statistik fra Satellite for regionerne kan man kigge på anvendelsesgrad af de enkelte apparater og få dem flyttet rundt, hvis de ikke anvendes. MedCom vil lave WebTV, hvor en kliniker og en sekretær deltager med deres egne erfaringer af videotolkning. Film kan lægges på sygehusenes intranet. Informationsfolder/GoCard og Den god historie samt undervisningsmateriale. MedCom er i gang med at udarbejde et notat vedr. udbud. Møderne i denne gruppe fortsætter. MedCom kommer gerne og deltager i ad hoc-møder i regionerne. MedCom vil holde tolkeudbyderne informerede via nyhedsmails. MedCom vil gerne have identificeret anvendelsesområder af videoudstyr. MedCom modtager gerne input til øvrige aktiviteter i MedCom rapporterer stadig ind til RSI og Fonden for Velfærdsteknologi. Axel vil gerne vide, om projektet stadig skal afrapportere til RSI. Hvad gør vi med vedligeholdelse af fx patientinformationerne, når projektet er slut? Denne problematik og andre lignende udfordringer bør programsættes i løbet af Det er en udfordring at få driften forankret og få samlet utilsigtede hændelser op. I Region Hovedstaden er der en blanket, man kan udfylde, som ligger dels på intranettet og dels på tolkeudbydernes hjemmesider. De sendes direkte til Thomas Holm i indkøbsafdelingen eller direkte til tolkebureauerne med kopi til Thomas Holm. Når man søger på Jabber, ligger de i en numerisk rækkefølge, men hvis opkaldsnummeret også indeholder et tal, bliver man nemt forvirret. MedCom kigger på, om man kan ændre på dette og lave det lidt mere logisk. 7. Kort teknik status v/peder Fælles adressebog: Den finansieringsmodel, vi har for VDX, kan ikke betale licensen til Seevia, som driver adressebogen. Finansieringen må hentes via videoudstyrsleverandøren. Der bør holdes et fællesmøde med teknikgruppen og implementeringsgruppen, hvor vi kan italesætte de ønsker og behov, der er til adressebogen. I forhold til statistikmodulet er 4 regioner på. Region Sjælland mangler stadig. Der er nogen, der har sat spørgsmålstegn ved, om man må lave de statistikker, som vi gør. Ifølge telefonloven må man ikke vise alle 8 cifre. MedCom starter en proces med Datatilsynet. E20 erne er afdelingsapparater, men Polycom er på en bærbar, hvor man er logget personligt ind. På transmissionsdelen går MedCom efter at lave en databehandleraftale med alle opkoblede parter på SDN. Der laves nye tilslutningsaftaler med alle tilsluttede parter på SDN. Den ligger i øjeblikket i proces hos Datatilsynet. 8. Nyt, siden sidst v/alle 4

5 Københavns Kommune: Projektet er færdigt og evalueret, men efterfølgende idriftsat i beskæftigelses- og integrationsafdelingen. Har lidt lokalemæssige problemer, som har sat det lidt i stå. Er ved at prøve at få det ud til nogle af de kommunale institutioner. Har kigget lidt på andet udstyr, nu hvor man ikke længere kan få E20 eren, men har syntes, at skærmene har været for små. Peder kan anbefale PC ere med touchskærme. Prøver at få det samlet i økonomiforvaltningen, så det ikke skal ligge rundt omkring i de forskellige forvaltninger. Deres evaluering er blevet taget rimelig godt imod, især med stærkt stigende brug efterfølgende. Ved bestilling af tolkning betyder det som udgangspunkt, at det er en videotolkning, med mindre man specifikt skriver, at det skal være en fremmødetolkning. Region Hovedstaden: Har været fuldstændig lagt ned at sikre postkasser, hvor de nye aftaler med tolkeudbydere skal modtage fuldt CPR-nummer. Det har betydet, at alle afdelinger, der på noget tidspunkt kunne forestille sig at anvende videotolkning skal have en sikker postkasse. Har været ude med ekstra E20 ere på nogle afdelinger og kontakter de afdelinger, der endnu ikke er kommet i gang. Region Sjælland: Er i drift. Har fået lavet instruks, som er lagt ud. SLA er lagt ind. Skal have organiseret noget mere undervisning. Tenna har ikke fået ressourcer til at undervise, men har mulighed for at melde tilbage til ledelsen om, at der er brug for lidt flere timer. Tilbagemeldingen er generelt, at det fungerer, og at de bruger det. Der mangler dog stadig nogle ekstra afdelinger. Psykiatrien i Region Sjælland bruger de 14 udpegede superbrugere til at undervise øvrigt personale. Trækker statistik på eget system. Susanne fortæller, at tolkegruppen også kan levere statistik på, hvor meget regionerne anvender tolkning. Disse tal får vi brug for, når vi skal måle på anvendelsesgraden. Region Syddanmark: Får statistik hver den 20. i måneden fra den foregående måned. Arbejder stadigvæk på at øge anvendelsesgraden. Region Midtjylland: Skal have så mange afdelinger på som muligt inden 31/3, og gerne så de når 91 %. Har kontaktet tolkebureauerne for at høre, hvilke tolkninger der er bestilt, og folk bestiller rask væk fremmødetolkninger. Disse har Axel fået konverteret til videotolkninger. Tolkeportalen er opgraderet i går og tages nu i brug. Alle andre kan lave integration til den eller bruge den direkte fra portaldelen. Hvis man er interesseret i at benytte tolkeportalen, skal man tage kontakt til CapGemini. Regner med at nå i mål. 9. Evt. Det er aftalt, at dette er det sidste møde for kommunerne. Der har dog været snak om at etablere en kommuneteknikgruppe. Der er stemning for et nyt møde før sommerferien. Mødet bliver onsdag den 12. juni 2013 kl hos MedCom. 5