Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen

Transkript

1 Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen Afsluttende rapportering Maj 2009

2 Indholdsfortegnelse 1. Sammenfatning 1 2. Overordnede resultater og betragtninger Resultater og betragtninger 6 3. Metode og proces Morgenmøde Workshop og Lean-spil Produktionsgrupper Undervisning af Lean-agenter Lean-projekter Jobcenter Vejen - Sygedagpenge Jobcenter Vejen - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Jobcenter Middelfart - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Frigørelsespotentiale Sammenfatning Tilbagemelding fra medarbejderne 36

3 1. Sammenfatning Denne rapport er den afsluttende rapportering vedrørende implementering af Lean i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen. Lean-projektet i de to jobcentre har omfattet følgende områder: Jobcenter Middelfart: Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere. Jobcenter Vejen: Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere samt sygedagpenge. De overordnede mål for beskæftigelsesregionen og de to jobcentre med Lean-projektet fremgår af figur 1.1: Figur 1.1 Overordnede mål I relation til disse overordnede målsætninger ønsker beskæftigelsesregionen og de to jobcentre følgende: Kortlægning af arbejdsgange og arbejdsprocesser inden for projektets områder. Afklaring af hvorvidt arbejdsprocesser og arbejdsgange kan tilrettelægges mere hensigtsmæssigt, herunder om Lean kan medføre en øget grad af samarbejde og fælles arbejdsprocesser mellem den statslige og den kommunale del af jobcenteret, således at der kan opnås synergieffekter mellem den statslige og kommunale del af jobcenteret. Afklaring af hvorvidt Lean kan befordre: o at medarbejdere i højere grad tænker i helheder og processer, o at medarbejdere opnår større fleksibilitet i forhold til arbejdsopgaver, o en forbedringskultur, hvor medarbejdere løbende har fokus på forbedringsmuligheder af arbejdsprocesser og arbejdsgange, og hvor der er åbenhed i forhold til at gennemføre arbejdsprocesser på nye og anderledes måder, o bryde uhensigtsmæssige arbejdsvaner, o bryde faggrænser mellem den statslige og kommunale del af jobcenteret i det omfang det er muligt og hensigtsmæssigt, og derved få gjort de to systemer til ét jobcenter. Uddannelse af Lean-agenter i jobcentrene med henblik på udbredelse af Leantankegangen til hele jobcenteret. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 1

4 I løbet af Lean-projektet er en række arbejdsprocesser blevet Lean-analyseret i de to jobcentre og der er estimeret frigørelsespotentiale for følgende processer: Tabel 1.1 Frigørelsesestimat Hovedproces Delproces Minutter Timer Timer pr. år pr. uge pr. uge Jobcenter Vejen Sygedagpenge Proces for ny sag (kategori Tidspunkt for informationsmøderne 30 0,5 26 2) ændret fra kl. 11 til kl Visitering til Pitstop med visitationsliste 100 1,7 87 Gennemførelse af digital visitationssamtale 225 3,8 195 Nye breve 4 nye standardbreve 225 3,8 195 Team Visitation Referatskrivning og møder 55 0,9 48 I alt Jobcenter Vejen Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Når en borger henvender Henvendelsesblanket mv. 60 1,0 52 sig (kommune) Når en borger henvender Sagen gøres færdig 150 2,5 130 sig (stat) Arbejdsgangen i Tjekliste og dagsorden 350 5,8 303 straksmatch I alt Jobcenter Middelfart - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Når en borger henvender Tjekliste til frontvagten 25 0,4 22 sig (kommune) CV-samtale flyttes fra sagsbehandler 210 3,5 182 til vejleder Vejleder får adgang til at hente 175 2,9 152 borgerens koder til CV Fastlæggelse af ugentligt -30-0,5-26 ommatchmøde I alt På det nuværende grundlag kan der årligt frigøres minimum ca timer i Jobcenter Vejen og ca. 329 timer årligt i Jobcenter Middelfart. I tillæg til ovenstående frigørelse af ressourcer vurderes Lean-projektet endvidere at have påvirket kulturen og værdierne i de to jobcentre: Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 2

5 Figur 1.2 Lean kultur og måling Lean-projektet i Jobcenter Vejen og Jobcenter Middelfart har vist, at Lean ikke udelukkende drejer sig om målinger, processer og systemer. Lean påvirker også kulturen i teamene og det bagvedliggende værdisæt. Det er opfattelsen, at Lean-projektet generelt set har: Været gennemført med stor målrettethed og engagement af de involverede medarbejdere, som har fået indflydelse på egne arbejdsprocesser Medført struktur og bedre styringsmuligheder i relation til centrale arbejdsprocesser Styrket både evnen til at kommunikere - i og mellem teams Understøttet en større grad af helhedstænkning fra mine sager til vores sager Dette understøttes af resultaterne fra den gennemførte ex-post spørgeskemaundersøgelse, hvor de involverede medarbejdere har evalueret Lean-projektets forløb og resultater: 50 % af de adspurgte medarbejdere mener, at Lean-processen i høj eller i meget høj grad har medført, at der er kommet mere struktur og bedre styringsmuligheder i forhold til centrale arbejdsopgaver i teamet eller afdelingen 44 % af de adspurgte medarbejdere er af den opfattelse, at Lean-projektet i høj eller i meget høj grad har medført færre uhensigtsmæssige snitflader indenfor teamet og mellem de enkelte teams 78 % af de adspurgte er af den opfattelse, at Lean-projektet i nogen eller højere grad har medført, at der er bedre videndeling mellem kollegaerne 56 % er af den opfattelse, at Lean-projektet i nogen grad har resulteret i en styrket dialog i eget team og mellem de respektive teams mener, at Lean-projektet i nogen grad har gavnet det psykiske arbejdsmiljø og øget arbejdsglæden. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 3

6 I det efterfølgende afsnit 2 gennemgås de overordnede resultater, ligesom de generelle betragtninger belyses. I afsnit 3 gennemgås det samlede Lean-projekts formål samt anvendt metode og proces, mens afsnit 4 belyser Lean-projekterne i de to jobcentre og en gennemgang af projekternes frigørelsespotentiale. Afsnit 5 gennemgår deltagernes tilbagemelding på Lean-projektet. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 4

7 2. Overordnede resultater og betragtninger De overordnede mål for det samlede Lean-projekt i de to jobcentre ses i nedenstående figur: Figur 2.1 Formål med Lean-projektet Det overordnede formål for beskæftigelsesregionen og de to jobcentre med Lean-projektet er således, om Lean kan frigøre ressourcer til forbedring af indsatsen på det pågældende og/eller andre områder? Lean giver effekter i forhold til jobcentrenes resultater (fx i forhold til længden af ledighedsforløbene, længden af sygedagpengeforløbene, kvaliteten af ydelsen)? Lean generelt kan anvendes i de syddanske jobcentre til at frigøre ressourcer og til at opnå bedre resultater? I relation til disse overordnede målsætninger ønsker beskæftigelsesregionen og de to jobcentre følgende: Kortlægning af arbejdsgange og arbejdsprocesser inden for projektets områder. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 5

8 Afklaring af hvorvidt arbejdsprocesser og arbejdsgange kan tilrettelægges mere hensigtsmæssigt. Herunder om Lean kan medføre en øget grad af samarbejde og fælles arbejdsprocesser mellem den statslige og den kommunale del af jobcenteret, således at der kan opnås synergieffekter mellem den statslige og kommunale del af jobcenteret. Afklaring af hvorvidt Lean kan befordre: o at medarbejdere i højere grad tænker i helheder og processer, o at medarbejdere opnår større fleksibilitet i forhold til arbejdsopgaver, o en forbedringskultur, hvor medarbejdere løbende har fokus på forbedringsmuligheder af arbejdsprocesser og arbejdsgange, og hvor der er åbenhed i forhold til at gennemføre arbejdsprocesser på nye og anderledes måder, o bryde uhensigtsmæssige arbejdsvaner, o bryde faggrænser mellem den statslige og kommunale del af jobcenteret i det omfang det er muligt og hensigtsmæssigt, og derved få gjort de to systemer til ét jobcenter. Uddannelse af Lean-agenter i jobcentrene med henblik på udbredelse af Leantankegangen til hele jobcenteret. 2.1 Resultater og betragtninger Lean-projektet i de to jobcentre har omfattet følgende områder: Jobcenter Middelfart: Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere. Jobcenter Vejen: Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere samt sygedagpenge. Nedenfor gennemgås de overordnede resultater af Lean-projektet i de to jobcentre. For hvert af de respektive krav og mål er det overordnede resultat formuleret, ligesom der i tilknytning til de respektive resultater er formuleret en række opmærksomhedspunkter. Der skal kortlægges arbejdsgange og -processer inden for projektets områder. I forbindelse med Lean-projektet blev der nedsat tre produktionsgrupper: 1. Jobcenter Vejen - Sygedagpenge 2. Jobcenter Vejen - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere 3. Jobcenter Middelfart - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere På produktionsgruppemøderne 1 blev de udvalgte arbejdsprocesser gennemgået, således at nuværende arbejdsprocesser blev kortlagt, snitflader til andre enheder blev identificeret samt forslag til mere hensigtsmæssige arbejdsprocesser opstillet. Kortlægningen af arbejdsprocesserne skete ud fra en gennemgang af de overordnede processer med fokus på flowdiagrammer samt beskrivelser af beslutninger og implementering. I nedenstående tabel fremgår de hovedprocesser, som er blevet Lean-analyseret: 1 Se afsnit 4 for en nærmere belysning af resultaterne af produktionsgruppemøderne. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 6

9 Tabel 2.1 Processer, som er blevet Lean-analyseret Produktionsgruppe Jobcenter Vejen Sygedagpenge Jobcenter Vejen Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Jobcenter Middelfart Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Hovedproces Proces for ny sag (kategori 2) Håndtering af gamle sager (forlængelsessager) Nye breve Når en borger henvender sig (kommune) Når en borger henvender sig (stat) Arbejdsgangen i straksmatch Nye breve Når en borger henvender sig (kommune) Udarbejdelse af standardbreve I afsnit 4 fremgår en uddybende oversigt over gennemgåede processer for hver af de tre produktionsgrupper. Der skal uddannes interne Lean-agenter i jobcentrene med henblik på udbredelse af Lean-tankegangen i de to jobcentre. I forlængelse af ovenstående skal det uddybende bemærkes, at der i løbet af Lean-projektet er uddannet to interne Lean-agenter i Jobcenter Middelfart og tre interne Lean-agenter i Jobcenter Vejen. Alle 5 Lean-agenter er velfungerende som kommende interne Lean-agenter og er allerede i gang med udvalgte processer, som skal igennem en Lean-proces i de to jobcentre. Endvidere er der etableret et netværk mellem de 5 Lean-agenter med henblik på at opbygge et forum for videndeling og gensidig samarbejde om Lean-processer. De to jobcentre råder således over 5 Lean-agenter, hvilket er en betydelig kritisk masse, som vurderes at være enestående for jobcentrene i Danmark. De interne Lean-agenter har ud over arbejdet i de respektive produktionsgrupper gennemført separate uddannelsessessioner, hvor Lean-begreber og metoder er blevet gennemgået, og hvor der er gennemført en række konkrete øvelser i arbejdet som Lean-agent med fokus på proces og sekretariat samt roller og opgaver. Det er vurderingen, at de to jobcentre har alle muligheder for en succesfuld implementering og forankring af Lean. Dette kræver meget af både medarbejdere og ledelse, idet manglende ledelsesmæssig fokus, manglende prioritering og ressourcetildeling, manglende konkret indblik i processer, manglende vedholdenhed og efterspørgsel efter forbedringer mv. er de umiddelbare faldgruber i relation til implementering af Lean. Nedenfor fremgår en række opmærksomhedspunkter 2 i forhold til implementering af Lean: Udnyt de første Lean-erfaringer: Der bør rent indsatsmæssigt prioriteres i den indledende fase, hvor de første erfaringer gøres og hvor nyhedsinteressen kan være med til at skabe tilfredsstillende rammer. 2 Baseret på egne erfaringer samt Christiansen et al: Lean Implementering i danske virksomheder. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 7

10 Brug aktivt - de medarbejdere, der har arbejdet med Lean (produktionsgruppemedlemmerne), brug de interne Lean-konsulenter (forandringsagenter) og brug ledelsen. Dette skal være en stærk koalition. Identificer den brændende platform udpeg koalitionen formuler en strategi, som understøtter retningen kommuniker hyppigt og åbent fjern forhindringer fokus på lavthængende frugter sørg for at fejre succeser gør nye idéer til vaner. Planlæg Lean-forløbet: Implementeringsplanen skal være præcis og konkret! Medarbejderne skal kunne acceptere Lean-implementering det kræver klare visioner. Hent idéer hos nogen der har prøvet det før. Få målsætninger på plads tidligt - få organisationen på plads udarbejd implementeringsplanen så konkret som muligt skab handling igangsæt kompetenceudvikling. Vær principfast: Der skal hele tiden være fokus på de løbende forbedringer og fokuser til stadighed på anvendelse af Lean-principper og metoder. Hold fast! Find de dedikerede medarbejdere og prioriter deres indsats: Sørg for, at de interne Lean-agenter bruger en stor del af deres tid på implementering af Lean. Deres roller er umådelig vigtig som videnholder og kulturbærer. Ledelsen skal ligeledes indgå aktivt. Dette gøres bl.a. ved at prioritere Lean, prioritere ressourceanvendelsen, kommunikere løbende, fjerne forhindringer, give moralsk opbakning mv. Bekæmp usikkerhed: Modstand og usikkerhed er ofte et resultat af manglende indsigt. Sørg for træning og oplæring i principper og værktøjer. Fjern forhindringer: Procedurer og systemer skal laves om eller tilpasses, så de understøtter Leanimplementeringen. Her spiller ledelsen en meget vigtig rolle. Ledelsen skal sikre fremdrift: Opbakning og deltagelse fra ledelsen. Ledelsen skal løbende efterspørge forbedringer. Heri indgår også jf. ovenfor fjernelse af forhindringer samt løbende kompetenceudvikling af medarbejdere og ledelse i relation til Lean. Fokus på kulturændring Ledelsen skal tage ejerskab og hele tiden arbejde med kulturændringen selv om det er vanskeligt. Det er ledelsens ansvar. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 8

11 Det skal afklares hvorvidt arbejdsprocesser og -gange kan tilrettelægges mere hensigtsmæssigt. På produktionsgruppemøderne er de respektive processer blevet gennemgået i detaljen: Nuværende arbejdsprocesser er blevet kortlagt, snitflader til andre enheder er blevet identificeret og der er opstillet forslag til mere hensigtsmæssige arbejdsprocesser og gange. Resultaterne fra produktionsgruppemøderne udgør således kernen i det samlede Leanprojekt, idet resultaterne fra produktionsgrupperne er specifikke forslag til effektiviserede, forenklede og mere hensigtsmæssige arbejdsprocesser og gange. Nedenfor fremgår en oversigt over de gennemførte Lean-analyser. De anførte processer er blevet prioriteret i produktionsgrupperne, og resultaterne af Lean-analyserne har generelt set været en mere hensigtsmæssig tilrettelæggelse af arbejdsgangene: Tabel 2.2 Resultater af Lean-analyserne Produktionsgruppe Hovedproces Delproces Jobcenter Vejen Sygedagpenge Proces for ny sag (kategori 2) Fremover anvendes en udarbejdet visitationsliste i forbindelse med visitering til ressourceafklaringsforløb (primært sygedagpengemodtagere). Visitationsmøder og opfølgende samtaler baseres fremover på et opdateret, struktureret faktaark med fokus på genoptagelse af arbejde hhv. arbejdsfastholdelse. Visitationssamtaler gøres digitale. Jobcenter Vejen Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Jobcenter Middelfart Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Håndtering af gamle sager (forlængelsessager) Nye breve Når en borger henvender sig (kommune) Når en borger henvender sig (stat) Arbejdsgangen i straksmatch Nye breve Når en borger henvender sig (kommune) Udarbejdelse af standardbreve Lean-projektet har fokuseret på både forebyggelse (præcis planlægning i samarbejde med borgeren) og håndtering af nuværende gamle sager. De nye standardbreve har medført en lettelse af sagsbehandlingstiden samt ensartet sagsbehandling og kommunikation med borgerne. Der er udarbejdet en ny henvendelsesblanket, som omfatter stamoplysninger, årsag til henvendelsen ledighedsgrad og oplysninger om jobsøgninger. Aftaler registreres fremover direkte i sagsbehandlernes kalendere af receptionen. Færre skift den respektive sagsbehandler sikrer fremover, at sagen afsluttes. Der er udarbejdet en tjekliste til brug for straksmatch, der er truffet beslutning om at afkorte samtalen (fra 45 til 30 min.), ligesom der er udarbejdet en dagsorden til visitationssamtalen. Brevene har medført en lettelse af sagsbehandlingstiden samt ensartet sagsbehandling og kommunikation med borgerne. Der er udarbejdet en tjekliste for indledende dialog. Breve med CV-koder udleveres til borgeren i forbindelse med 1-times samtalen (samtale, som gennemføres efter den indledende dialog med borgeren), ligesom vejleder får adgang til at hente borgerens koder til CV. CV-samtale flyttes fra sagsbehandler til vejleder. Brevene har medført en lettelse af sagsbehandlingstiden samt ensartet sagsbehandling og kommunikation med borgerne. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 9

12 Oversigten viser, at dette Lean-projekt har fokuseret på både snitfladeproblemstillinger (interne som eksterne snitflader) samt quick hits (dvs. mere lavthængende frugter ). Samlet set er der en lang række processer, som er velegnede til en Lean procesoptimering i jobcentrene: For så vidt angår sygedagpenge drejer det sig især om hovedprocessen for en ny kategori 2-sag, hvor der er udarbejdet visitationsliste i forbindelse med visitering til ressourceafklaringsforløb (primært sygedagpengemodtagere), visitationsmøder og opfølgende samtaler baseres fremover på et opdateret og struktureret faktaark med fokus på genoptagelse af arbejde hhv. arbejdsfastholdelse, ligesom visitationssamtaler gøres digitale. Hvad angår arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere drejer det sig hovedsageligt om hovedprocessen når en borger henvender sig (kommunen i jobcenteret), hvor der blandt andet er udarbejdet en ny henvendelsesblanket, tjekliste for indledende dialog, som omfatter stamoplysninger, årsag til henvendelsen ledighedsgrad og oplysninger om jobsøgninger. Hertil kommer processen omkring straksmatch, hvor der dels er udarbejdet en tjekliste til brug for straksmatch, dels er samtalen blevet afkortet. I tillæg hertil udestår der en række øvrige processer, som kan undergå en Lean-analyse. Disse processer kan Lean-analyseres af de interne Lean-agenter. Det skal endvidere nævnes, at en lang række af de statslige arbejdsprocesser vurderes at være hensigtsmæssigt tilrettelagt og gennemført. Det skal yderligere bemærkes, at Leananalyser relateret til arbejdsprocesser vedrørende virksomhedsservice vurderes at indebære betydeligt potentiale både for Jobcenter Vejen og for Jobcenter Middelfart. Kan Lean frigøre (personale)ressourcer og økonomiske ressourcer til forbedring af indsatsen på det pågældende hhv. andre områder? Overordnet set skal Lean-procesoptimeringer frigøre ressourcer gennem forenkling og smidiggørelse - typisk med henblik på alternativt at overføre ressourcerne til områder, der skal opprioriteres. Det samlede frigørelsespotentiale er estimeret af Brøndum & Fliess og de interne Leanagenter på baggrund af oplysninger fra medarbejdere i de to jobcentre: Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 10

13 Tabel 2.3 Frigørelsesestimat Hovedproces Delproces Minutter Timer Timer pr. år pr. uge pr. uge Jobcenter Vejen Sygedagpenge Proces for ny sag (kategori Tidspunkt for informations- 30 0,5 26 2) møderne ændret fra kl. 11 til kl Visitering til Pitstop med visitationsliste 100 1,7 87 Gennemførelse af digital visitationssamtale 225 3,8 195 Nye breve 4 nye standardbreve 225 3,8 195 Team Visitation Referatskrivning og møder 55 0,9 48 I alt Jobcenter Vejen Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Når en borger henvender Henvendelsesblanket mv. 60 1,0 52 sig (kommune) Når en borger henvender Sagen gøres færdig 150 2,5 130 sig (stat) Arbejdsgangen i Tjekliste og dagsorden 350 5,8 303 straksmatch I alt Jobcenter Middelfart - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Når en borger henvender Tjekliste til frontvagten 25 0,4 22 sig (kommune) CV-samtale flyttes fra sagsbehandler 210 3,5 182 til vejleder Vejleder får adgang til at hente 175 2,9 152 borgerens koder til CV Fastlæggelse af ugentligt -30-0,5-26 ommatchmøde I alt På det nuværende grundlag kan der årligt frigøres minimum ca timer i Jobcenter Vejen og ca. 329 timer årligt i Jobcenter Middelfart. Det kan således konstateres, at Lean har frigjort ressourcer i forhold til de gennemgåede arbejdsprocesser i både Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen. De frigjorte ressourcer vil dermed kunne anvendes til andre opgaver i de respektive enheder og teams eller alternativt kanaliseres over til andre områder. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 11

14 Kan Lean generelt anvendes i de syddanske jobcentre til at frigøre ressourcer og til at opnå bedre resultater? Og kan Lean befordre, at medarbejdere i højere grad tænker i helheder og processer? Der er en række forudsætninger, som skal være opfyldt, for at Lean kan blive en succes i jobcentrene: Der skal være en høj grad af medarbejderinvolvering, ejerskab og kreativitet i teamene og enhederne. Dette er afgørende for succes i alle projektets faser. Der skal ligeledes være en stærk ledelsesopbakning og deltagelse, for at Lean kan blive succesfuld oplevelse Baseret på erfaringerne fra Lean-projektet i Jobcenter Vejen og Jobcenter Middelfart er det vurderingen, at Lean er en effektiv metode til at skabe mere smidige og hensigtsmæssige arbejdsprocesser i jobcentre. Ovenstående to forudsætninger vurderes klart at være til stede i de to jobcentre. Lean-tankegangen fokuserer både på at frigøre ressourcer i de respektive organisationer samt på at skabe nye processer, der fremmer et godt arbejdsmiljø, og hvor et eventuelt højt stressniveau hos medarbejdere og ledere reduceres efter en succesfuld implementering af Lean-projektet. Det skal endvidere fremhæves, at Lean er et velegnet værktøj til at bygge bro mellem den statslige og den kommunale del af jobcenteret - Lean handler i høj grad om at fremme en forandringsorienteret og helhedsorienteret virksomhedskultur. I tillæg hertil har Lean den styrke, at metoden har fokus på at skabe løbende forbedringer alle medarbejdere har ret og pligt til løbende at optimere egne og enhedsmæssige arbejdsprocesser De to jobcentre har alle muligheder for en succesfuld implementering af Lean, hvilket kræver en stringent planlægning af omfang og ressourcer: Anvendelsen af de interne Lean-agenter skal planlægges detaljeret, områder, der skal Lean-analyseres, skal udpeges, ligesom samarbejdet mellem ledelsen og Lean-agenterne skal afklares, således at der til stadighed er den fornødne ledelsesopbakning og fokus. Lean frigør ressourcer under forudsætning af, at kvalitetsniveauet opretholdes uanset forslag til mere smidig og hensigtsmæssig proces. Ovenstående tabel 2.2. viser en række eksempler på resultater, som mere eller mindre direkte har betydning for jobcentrenes performance. Et eksempel herpå er Lean-analysen af arbejdsgangen i straksmatch i produktionsgruppen Jobcenter Vejen - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere. Her har det vist sig, at brugen af en tjekliste til brug for straksmatch, en beslutning om at afkorte samtalen fra 45 til 30 min. samt brug af en dagsorden til visitationssamtalen har medført, at to medarbejdere årligt sparer ca. 300 timer. Denne ressourcefrigørelse betyder, at de pågældende medarbejdere kan opprioritere arbejdsindsatsen på andre, udvalgte områder. Generelt set vil anvendelse af Leanmetoder og aktiviteter betyde, at jobcentrenes resultater vil kunne påvirkes i positiv retning på såvel kort som længere sigt. Dette vil dog udelukkende kunne ske ved kontinuerlig fokus på og brug af Lean-procesoptimering. Det skal desuden bemærkes, at Lean-projektet har påvirket kulturen i de to jobcentre. Halvdelen af de involverede medarbejdere er således af den opfattelse, at den samlede proces har medført, at der er kommet mere struktur og bedre styringsmuligheder i forhold til centrale arbejdsopgaver i teamet eller afdelingen. Hertil kommer, at 44 % af de adspurgte medarbejdere er af den opfattelse, at Lean-projektet i høj eller i meget høj grad har medført færre uhensigtsmæssige snitflader indenfor teamet og mellem de enkelte teams. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 12

15 Kan Lean medføre en øget grad af samarbejde og fælles arbejdsprocesser mellem den statslige og den kommunale del af jobcenteret, således at der kan opnås synergieffekter mellem den statslige og kommunale del af jobcenteret? Og kan Lean befordre at bryde faggrænser mellem den statslige og kommunale del af jobcenteret i det omfang, det er muligt og hensigtsmæssigt, og derved få gjort de to systemer til ét jobcenter? I løbet af Lean-processen har der løbende været fokus på følgende problemstillinger i de to jobcentre: Hvordan skaber vi mest værdi for borgeren? Hvad er vores fulde potentiale? Kan vi forenkle og gøre mere med den samme indsats? Kan vi definere vore roller og ansvar bedre? Hvordan skaber vi daglige forbedringer gennem den måde vi arbejder på? Hvor kan vi arbejde smartere? Håndteringen af disse problemstillinger vurderes at have påvirket kulturen positivt i de to jobcentre, og Lean har haft et klart fokus på samarbejdet mellem de respektive enheder og teams. Lean befordrer, at medarbejderne ikke alene får øjnene op overfor nære kolleger, men også overfor kolleger i snitfladeenheder. Denne vurdering af den positive påvirkning af kulturen er baseret på evalueringsmøder samt løbende dialog med deltagerne i produktionsgrupperne. Dette underbyges af medarbejdernes tilbagemeldinger på Lean-projektet. 44 % af de adspurgte medarbejdere er af den opfattelse, at Lean-projektet i høj eller i meget høj grad har medført færre uhensigtsmæssige snitflader indenfor teamet og mellem de enkelte teams. Potentialet for synergieffekter - via et forbedret samarbejde - mellem den kommunale og statslige del af jobcenteret vurderes således at være til stede. Det skal i denne sammenhæng nævnes, at en lang række af de statslige arbejdsprocesser vurderes at være hensigtsmæssigt tilrettelagt og gennemført. Kan Lean befordre, at medarbejdere opnår større fleksibilitet i forhold til arbejdsopgaver? Og kan Lean befordre at bryde uhensigtsmæssige arbejdsvaner? De generelle succeskriterier i Lean-processer er følgende: Der skal frigøres tid i de enkelte arbejdsgange, evt. på tværs af uhensigtsmæssige snitflader mellem teams/enheder Servicekvaliteten skal være uændret/højere Medarbejdertrivslen skal påvirkes positivt Der er opfattelsen, at Lean-projektet i de to jobcentre i særlig grad har haft en effekt på to fronter: For det første er der frigjort ressourcer samtidig med, at servicekvaliteten i de pågældende arbejdsprocesser som minimum er uændret. For det andet har Lean påvirket kulturen i de to jobcentre. Lean-metoder og begreber er flere steder blevet en integreret del af hverdagen, og dermed er der en løbende fokus på tilrettelæggelse og gennemførelse af hensigtsmæssige arbejdsgange. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 13

16 I alle tre produktionsgrupper er der eksempelvis blevet udarbejdet en række nye standardbreve, idet de eksisterende standardbreve enten ikke har været tilfredsstillende formuleret og udarbejdet og/eller at medarbejderne har brugt forskellige breve om samme emner. Arbejdsvanerne har med andre ord ikke altid været lige hensigtsmæssige. De nye standardbreve har medført en lettelse af sagsbehandlingstiden samt ensartet sagsbehandling og kommunikation med borgerne. Uhensigtsmæssige arbejdsvaner er blevet brugt, og den borgerrettede kommunikation er forbedret. I tillæg hertil har Lean-projektet - som tidligere nævnt - blandt andet bevirket, at der er mere struktur i relation til centrale arbejdsprocesser, ligesom helhedstænkningen understøttes i større grad. Der er således blevet arbejdet med, at medarbejderne hvor relevant i højere grad kan tage over for hinanden. Dette betyder, at sårbarheden i forhold til den løbende opgaveløsning mindskes, ligesom det vil blive lettere for nye medarbejdere at sætte sig ind i opgaverne og metoderne. Lean har derfor en positiv påvirkning på den fleksible organisation også i forlængelse af, at medarbejderne har direkte indflydelse på egne arbejdsprocesser. Kan Lean befordre en forbedringskultur, hvor medarbejdere løbende har fokus på forbedringsmuligheder af arbejdsprocesser og arbejdsgange, og hvor der er åbenhed i forhold til at gennemføre arbejdsprocesser på nye og anderledes måder? Lean-projektet i Jobcenter Vejen og Jobcenter Middelfart har gennem hele forløbet lagt vægt på vigtigheden af, at hver enkelt medarbejder har ret og pligt til at effektivisere egne (og enhedsvise) arbejdsprocesser, og at der løbende skal være fokus på forbedringer, jf. nedenstående illustration: Figur 2.2 Husmetaforen de ni trin Bygningen af et hus anvendes som metafor for, hvordan man skal implementere Lean. Det handler om at skabe et fundament, før man bygger ovenpå og de ni trin skal gennemføres i den rigtige rækkefølge. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 14

17 Det er vurderingen, at Lean er blevet et positivt begreb i de to jobcentre, hvor den enkelte medarbejder og leder har fokus på optimering af processer, og hvor der fokuseres på løbende forbedringer. I den gennemførte ex-post spørgeskemaundersøgelse blandt alle berørte medarbejdere i de to jobcentre fremgår det, at: Halvdelen af medarbejderen har svaret, at Lean-processen i høj eller i meget høj grad har medført, at der er kommet mere struktur og bedre styringsmuligheder i forhold til centrale arbejdsopgaver i teamet eller afdelingen. 3 ud af 4 af de adspurgte er af den opfattelse, at Lean-projektet i nogen eller højere grad har medført, at der er bedre videndeling mellem kollegaerne. Den løbende fokus på forbedringsmuligheder af arbejdsprocesser og gange skal understøttes og faciliteres af ledelsen i de to jobcentre samt de interne Lean-agenter, jf. ovenstående gennemgang af opmærksomhedspunkter i forhold til implementering af Lean. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 15

18 3. Metode og proces I dette afsnit belyses metoderne bag Lean-processen i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen. Gennemgangen belyser Brøndum & Fliess grundlæggende metode og drejebog for, hvorledes der fremadrettet kan arbejdes med Lean. Brøndum & Fliess har gennem hele Lean-forløbet anvendt samme Lean-metode og gennemført samme Lean-aktiviteter på tværs af de to jobcentre. Anvendte tilgange og metoder har således været ens ikke alene mellem de to produktionsgrupper vedrørende arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere, men også i forhold til produktionsgruppen vedrørende sygedagpenge. Ensartetheden i den samlede Lean-tilgang kommer også til udtryk via følgende delprocesser og aktiviteter: Der blev afholdt samme type morgenmøde ( ølkassemøde ) i de to jobcentre. Her blev projektet præsenteret for medarbejderne, ligesom de ovenfor nævnte gruppeinterviews blev gennemført. Der blev afholdt en fælles workshop på tværs af de to jobcentre, hvor Lean-metoder og værktøjer blev gennemgået. Uddannelsen af de interne Lean-agenter foregik i fællesskab de to jobcentre imellem. 3.1 Morgenmøde Lean-processen i de to jobcentre blev igangsat med et morgenmøde ( ølkassemøde ), hvor projektet blev præsenteret for de respektive jobcentre. Dette skete for samtlige medarbejdere og ledere for at sikre fuld information om Lean-projektet. Morgenmødet blev fulgt op af korte gruppeinterviews med hovedparten af de medarbejdere, som skulle deltage i produktionsgrupperne. Gennem interviewene opnås viden om medarbejdernes opgaver og arbejdsprocesser. Endvidere er interviewene anvendt til en foreløbig identificering af områder, hvor der efter medarbejdernes vurdering potentielt eksisterer forenklingspotentialer. Hermed opnås input til den løbende prioritering af de arbejdsprocesser, der i særlig grad er velegnede for en Lean-procesanalyse. 3.2 Workshop og Lean-spil Efter morgenmødet og inden produktionsgruppemøderne blev der afholdt en fælles workshop og gennemført et Lean-spil som start på Lean-projektet. Målet med workshop-aktiviteterne var, at alle medarbejdere opnåede fortrolighed med Lean, inden den mere målrettede del af Lean-projektet blev påbegyndt. Endvidere var det målet at inspirere medarbejderne på tværs af de to jobcentre. Der blev endvidere gennemført et Lean-spil. Spillet er udviklet af Brøndum & Fliess (med inspiration fra John Bicheno) og er gennemprøvet i praksis. Spillet viser på en sjov og lærerig måde, hvad Lean går ud på. Spillet der simulerer en fremstillingsvirksomhed med et bestemt produktionsflow gennemføres over en række runder. I virksomheden er der en butik, produktion, distribution, montage, maling, lager, kvalitetssikring, Lean-agenter og en produktionsplanlægger. Endvidere er der repræsentanter for kunder. Imellem hver runde gennemføres evalueringer. Der fokuseres på udvikling og progression mellem runderne. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 16

19 3.3 Produktionsgrupper Der er fokuseret på arbejdsprocesser inden for de pågældende områder: Jobcenter Middelfart: Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere. Jobcenter Vejen: Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere samt sygedagpenge. I den forbindelse blev der nedsat tre produktionsgrupper: 1. Jobcenter Vejen - Sygedagpenge 2. Jobcenter Vejen - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere 3. Jobcenter Middelfart - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere I såvel Jobcenter Middelfart som Jobcenter Vejen er de arbejdsprocesser, som blev udvalgt til Lean-analyse, sket i tæt samarbejde med ledelse og medarbejdere. Den indledende udvælgelse af arbejdsprocesser skete som opfølgning på morgenmødet i de to jobcentre. Der blev afholdt gruppeinterviews med deltagerne i de tre produktionsgrupper, hvor medarbejdernes opgaver blev præsenteret og hvor relevante arbejdsprocesser blev udvalgt. Udvælgelsen af arbejdsprocesser skete ud fra medarbejdernes og ledelsens vurdering af forenklingspotentiale og væsentlighed - processer, der ressourcemæssigt fylder meget i enhederne, og processer, som vurderes at indeholde potentiale for at frigøre ressourcer set fra en borger-/kundevinkel. Gruppeinterviewene medførte således en indledende prioritering af arbejdsprocesser, som skulle Lean-analyseres. Den løbende prioritering af arbejdsprocesserne skete på de efterfølgende produktionsgruppemøder. På produktionsgruppemøderne blev de udvalgte arbejdsprocesser gennemgået, og resultaterne fra produktionsgruppemøderne er essensen af Lean-projektet i de to jobcentre. Produktionsgrupperne har kortlagt nuværende arbejdsprocesser, identificeret snitflader til andre enheder samt opstillet forslag til mere hensigtsmæssige arbejdsprocesser, herunder eventuel justering af snitflader. I produktionsgrupperne er der som nævnt fokuseret på de procedurer, som forventes at rumme det største ressourcefrigørelsespotentiale. I udvælgelsen af centrale serviceleverancer er der således lagt vægt på at fokusere på processer, der ressourcemæssigt fylder meget i enhederne, dels processer, som vurderes at indeholde potentiale for at frigøre ressourcer set fra en borger-/kundevinkel. Kortlægningen er sket ved en gennemgang af de overordnede processer med fokus på flowdiagrammer. 3.4 Undervisning af Lean-agenter Der er gennemført en række separate uddannelsessessioner med de interne Lean-agenter to fra Jobcenter Middelfart og tre fra Jobcenter Vejen. Undervisningsmodulerne har indeholdt: Introduktion af Lean-begreber, de 5 S er, de 5 principper og husmetaforen mv. Arbejdet som Lean-agent fokus på proces og sekretariat samt roller og opgaver Gennemgang af Lean-skabeloner: Lean-skabelon, screeningsskema, estimeringsskema samt Lean-spil Øvelser i Lean-procesoptimering ( tavlesessioner, herunder sekretariatsarbejde) Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 17

20 4. Lean-projekter Dette afsnit omfatter en gennemgang af de forskellige Lean-projekter i de respektive enheder: Jobcenter Vejen - Sygedagpenge Jobcenter Vejen - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Jobcenter Middelfart - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere I de efterfølgende afsnit belyses de processer og delprocesser, der er blevet Lean-analyseret i de tre produktionsgrupper. Herudover fremgår det estimerede frigørelses- /besparelsespotentiale pr. produktionsgruppe. De efterfølgende estimater af frigørelsespotentialer er anført pr. proces. Det har ikke været muligt - eller relevant - at estimere frigørelsespotentialet for samtlige processer, hvorfor der udelukkende er anført estimater for enkelte processer. 4.1 Jobcenter Vejen - Sygedagpenge Lean-projekterne i produktionsgruppen Jobcenter Vejen - Sygedagpenge fremgår af nedenstående tabel: Tabel 4.1 Lean-projekter i Jobcenter Vejen - Sygedagpenge Hovedproces Delproces Status og ansvar for implementering Proces for ny sag (kategori 2) Tidspunkt for informationsmøderne ændret fra kl. 11 til kl Mere effektiv udnyttelse. Fremover anvendes en udarbejdet visitationsliste i forbindelse med visitering til Pitstop, som er et ressourceafklaringsforløb for borgere især sygedagpengemodtagere i Vejen Kommune. Visitationsmøder og opfølgende samtaler baseres fremover på et opdateret faktaark med fokus på genoptagelse af arbejde hhv. arbejdsfastholdelse. Indholdet af faktaarket omfatter således nye fokuspunkter, der kan sætte dagsordenen for samtalen. Faktaarket er udarbejdet som skabelon. Fremover bruges pc i forbindelse med visitationssamtaler, således at visitationssamtalen bliver digital (hvor nyt faktaark anvendes). Ingen print. Der er udarbejdet et fælles brev vedrørende kontakt til og orientering af arbejdsgiver (A-kasse). Dette brev, som er placeret i Workbase, anvendes fremover af alle medarbejdere. Implementeret. Kommentarer vedrørende besparelsespotentiale Der spares ½ time, idet arbejdsgangen bliver mere flydende. Med 50 årlige møder svarer dette til 26 timer årligt. Implementeret. Der spares min. ugentligt, hvilket svarer til 87 timer årligt. Implementeret (anvendes i Workbase). Der er ikke estimeret frigørelsespotentiale for denne proces Implementeret. Der spares 5-10 minutter pr. sag. Med 30 sager pr. uge svarer dette til 195 timer årligt. Implementeret. Status drøftes løbende på tavlemøder. Betyder kontinuitet i orientering til arbejdsgiver Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 18

21 Tabel 4.1 Lean-projekter i Jobcenter Vejen Sygedagpenge (fortsat) Hovedproces Delproces Status og ansvar for implementering Kommentarer vedrørende besparelsespotentiale Håndtering af gamle sager (forlængelsessager) Nye breve Team Visitation Møder: Der spares 40 minutter ugentligt. Gråzonesager Der eksisterer en række gamle sager: Dels gråzonesager, som er sager over 26 uger, dels sager over 52 uger. Lean-projektet har fokuseret på både forebyggelse (præcis planlægning i samarbejde med borgeren) og håndtering af nuværende gamle sager. Hver enkelt medarbejder får et overblik over antal 70- og 19-sager samt stop-sager mv. og melder tilbage til den faglige koordinator. Der er udarbejdet en række nye breve, herunder Orientering om nye oplysninger, Partshøring (ressourceprofil) samt Partshøring i forbindelse med stop. Brevene har medført en lettelse af sagsbehandlingstiden samt ensartet sagsbehandling og kommunikation med borgerne. Tidligere blev der skiftevis skrevet referat efter møderne. Nu skrives referatet under mødet, og sendes ud umiddelbart efter mødet med beslutninger, deadlines og ansvarlige. Herudover er antallet af deltagere reduceret, således at der fremover kun deltager én medarbejder i fordelingsmøderne. Jævnfør ovenstående belysning af gamle sager er gråzonesager sager, der ligger midt imellem (mellem 26 og 40 uger). Faglig koordinator vurderer ressourcer til håndtering af gamle sager. Eventuelle forslag om manualer/tjeklister (i forhold til opfølgningsplanen) sendes til den faglige koordinator. Brev vedrørende partshøring ( 27) skal udarbejdes. Brev vedrørende partshøring til arbejdsgiver ( 21) skal udarbejdes. Implementeret. Kan gennemføres af Lean-agenter Sagerne blev gennemgået, hvilket gav et overblik og en mulighed for at planlægge afvikling af sagerne, ligesom det blev tydeligt hvilke sager der umiddelbart kunne lukkes. Er ikke afviklet, men det at få fokus på de sager, der kan lukkes og de der ikke kan giver bedre overblik og dermed mindre stress. Der er udviklet 4 breve, og der spares 5-10 min. pr. brev. Med 30 breve ugentligt svarer dette til 195 timer årligt. Referatskrivning: Der spares 15 minutter ugentligt. Der spares samlet 48 timer årligt. / Standardbreve og tekster Ved øget og mere fokuseret brug af statistikdelen i Workbase synliggøres disse sager løbende fremover, således at sagerne i højere grad færdiggøres. Herudover skal der være fokus på datadisciplin hos medarbejderne i relation til løbende registreringer mv. Udarbejdelse af nye standardbreve og tekster. Kan gennemføres af Lean-agenter / Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 19

22 Tabel 4.1 Lean-projekter i Jobcenter Vejen Sygedagpenge (fortsat) Hovedproces Delproces Status og ansvar for implementering Kommentarer vedrørende besparelsespotentiale Forretningsgange Brugen af Workbase Organisering Præcise beskrivelser af forretningsgange baseret på nye processer og de processer, som er gennemgået under dette Lean-projekt. Fokus på ensartet brug af Workbase - fx anmodninger, indhente lægepapirer, standardtekster, journaltekster. Opgaver i teams struktur og organisering. Der er en oplevet skævhed og forskellige måder og metoder, prioritering af opgaver. Kan gennemføres af Lean-agenter Kan gennemføres af Lean-agenter Kan gennemføres af Lean-agenter / / / Kommunikation Snitflader Generelt Nuværende organisering og opgaver gennemgås med henblik på en mere hensigtsmæssig opdeling fremover. Inddrage de medarbejdere, som ikke var med i produktionsgrupperne, således at beslutninger truffet i produktionsgruppen kommunikeres ud og implementeres bredt. Se på øvrige snitflader: Dels mellem teams, dels i forhold til øvrige organisatoriske enheder. Kan gennemføres af Lean-agenter Kan gennemføres af Lean-agenter / / Nedenfor belyses to aspekter nærmere: Dels et nyt faktaark til brug for visitationssamtaler, dels at der fremover gennemføres digitale visitationssamtaler i forbindelse med nye kategori 2-sager. For så vidt angår visitationssamtaler gennemføres den ved hjælp af et såkaldt faktaark, hvor der fokuseres på hvornår arbejdet kan genoptages helt eller delvist, arbejdsfastholdelse mv. Visitationssamtaler gennemføres tidligt i processen vedrørende nye kategori 2-sager (i samme uge som infomødet), jf. nedenstående illustration: Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 20

23 Figur 4.1 Proces for ny sag (kategori 2) Det på produktionsgruppemødet udarbejdede faktaark ses nedenfor: Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 21

24 Figur 4.2 Nyt faktaark Navn: Cpr. : * * 1. sygedag: * Arbejdsgivers navn, adresse og telefonnummer: * Erhverv, samt beskrivelse af arbejdsopgaver: * Hvornår genoptages arbejdet? * Hvornår genoptages arbejdet delvist? * Arbejdsfastholdelse: Hvem på arbejdspladsen skal kontaktes? * Hvilken faglig organisation skal kontaktes? * Ressourceafklaringsforløb Pitstop * angive opstarts uge Sygemeldingsårsag (diagnose): * Igangværende behandling: * Afventer følgende behandling: * ****************************************************************************** **** Visiteres til kategori: * Samtalen afholdt af: * Lægeligt: * Visitationssamtalen blev tidligere gennemført forskelligt blandt medarbejderne: Enkelte medarbejdere gennemførte samtalen med brug af pc ( digital visitationssamtale ), mens størstedelen af medarbejderne noterede på papir (faktaarket) under samtalen, hvorefter notaterne efterfølgende blev tastet ind: Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 22

25 Figur 4.3 Visitationssamtaler ( papir hhv. digitalt ) På produktionsgruppemøderne blev metoderne drøftet, herunder fordele og ulemper. På baggrund af et forsøg med gennemførelse af digitale visitationssamtaler blev det besluttet, at der fremover udelukkende skulle gennemføres digitale visitationssamtaler. Den nye metode, som er skitseret øverst i ovenstående figur 4.3., indebærer, at der gennemføres ensartede visitationssamtaler i sygedagpengeteamet, at der ikke længere skal overføres håndskrevne notater til Workbase samt at der ikke længere skal printes faktaark ud. Den nye metode betyder, at der spares 5-10 minutter pr. sag. Med 30 sager pr. uge svarer dette til 195 timer årligt. Samlet set er der blevet estimeret et frigørelsespotentiale for fem af de projekter, som fremgår af tabel 4.1. ovenfor. Det vurderes, at frigørelsespotentialet for Jobcenter Vejen - Sygedagpenge er på 550 timer årligt. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 23

26 4.2 Jobcenter Vejen - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Lean-projekterne i produktionsgruppen Jobcenter Vejen - Arbejdsmarkedsparate dagpengeog kontanthjælpsmodtagere fremgår af nedenstående tabel: Tabel 4.2 Lean-projekter i Jobcenter Vejen - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Hovedproces Delproces Status og ansvar for implementering Når en borger henvender sig (kommune) Når en borger henvender sig (stat) Der spares 2½ time om ugen for én medarbejder på at "kunne gøre en sag færdig". Dette svarer til 130 timer årligt for én medarbejder. To medarbejdere sparer ca. 300 timer årligt ved brug af tjekliste og dagsorden. Arbejdsgangen i straksmatch Til brug for borgerhenvendelser i jobcenteret er der udarbejdet en ny henvendelsesblanket, som omfatter stamoplysninger, årsag til henvendelsen ledighedsgrad og oplysninger om jobsøgninger. Aftaler med medarbejdere i jobcenteret registreres fremover direkte i sagsbehandlernes kalendere af receptionen. Vedrører arbejdsprocesser relateret til de forsikrede ledige. Sagen skiftede tidligere hænder, hvilket var mindre hensigtsmæssigt. Beslutningen er, at den respektive sagsbehandler fremover sikrer, at sagen afsluttes. Der er udarbejdet en tjekliste til brug for straksmatch. Listen består af 17 punkter, som på kronologisk vis guider medarbejderen igennem de forskellige trin vedrørende straksmatch. Implementeret Implementeret. Delvis implementeret. Der skal fokuseres på ensartethed i forhold til mødeafholdelse. Kommentarer vedrørende besparelsespotentiale Blanketter og udlevering af dagsorden mv. sparer 60 min. om ugen svarende til 52 timer årligt (for én medarbejder). Indscanning af post og sagsakter Der er truffet beslutning om at afkorte samtalen (fra 45 til 30 min.), ligesom der er udarbejdet en dagsorden til (visitations)samtalen. Vedrører hjælp til indscanning af post og sagsakter og lægge det ind på sagen. Katalog over følgetekst udarbejdes. Der kan laves forskellige modeller, for hvordan det skal fungere. Evalueres på første team møde i marts. Øvrige aspekter afklares i løbet af foråret Der er ikke estimeret frigørelsespotentiale for denne proces Det afklares, om teamene (I-III) kan få hjælp til indscanning af post og sagsakter. Mulighederne for ny scanner undersøges. Det undersøges, om hovedscanneren på rådhuset kan lånes. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 24

27 Tabel 4.2 Lean-projekter i Jobcenter Vejen - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere (fortsat) Hovedproces Delproces Status og ansvar for implementering Kommentarer vedrørende besparelsespotentiale Journalisering Snitflader til Ydelsesafdelingen For så vidt angår den løbende journalisering skal det afklares, hvad der skal journaliseres: Hvor meget og hvordan? Ydelseskontorets 5 medarbejdere skrives på skemaet (som borgeren får udleveret), så Jobcenter kan krydse af, hvem borgeren skal ringe til i Ydelseskontoret (p.t. 20 opkald ugentligt pr. medarbejder i jobcenteret vedrørende dette). Faglig koordinator skal give feedback i forhold til medarbejdernes nuværende journalnotater. Implementeret. Der er ikke estimeret frigørelsespotentiale for denne proces Der er ikke estimeret frigørelsespotentiale for denne proces Fælles pålagt jobsøgning (stat og kommune) Nye standardbreve Tvivl om partshøring (om ydelsen og rådighedsvurdering) skal gennemføres i jobcentret eller i ydelsesafdelingen Kriminalforsorgen kontaktes for at høre om muligheden for tidligere at få oplysninger om, hvilke personer der løslades hvornår. Der afholdes fremover 1 møde mod tidligere 2. 8 nye standardbreve er udarbejdet, herunder nyt partshøringsskema, hvor borgeren bl.a. kan anføre årsager til udeblivelse fra jobsamtale. Faglig koordinator kontakter beskæftigelsesankenævnet for at få input, og bringer det op på møde med Ydelseskontoret. Afklares via den faglige koordinator. Implementeret. Skal implementeres. Der er ikke estimeret frigørelsespotentiale for denne proces Der er ikke estimeret frigørelsespotentiale for denne proces Administrative procedurer Brevene har medført en lettelse af sagsbehandlingstiden samt ensartet sagsbehandling og kommunikation med borgerne. Administrative procedurer i forhold til A2B (privat aktør) og Jobklubben: I forhold til processen med A2B sløjfes brugen af regneark (hvor relevante oplysninger tidligere blev anført). Løntilskud Ny blanket udarbejdet, hvor borgeren ud over stamoplysninger kan anføre områder inden for hvilke man gerne vil beskæftiges. Virksomhedsservice Se på arbejdsprocesser i relation til virksomhedskonsulenterne, herunder snitflader. Implementeret. Implementeret. Gennemføres af Lean-agenter Der er ikke estimeret frigørelsespotentiale for denne proces Der er ikke estimeret frigørelsespotentiale for denne proces / Nedenfor belyses to aspekter nærmere: Brugen af tjekliste samt dagsorden i relation til arbejdsgangen i straksmatch. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 25

28 Problemstillingerne omkring arbejdsgangene vedrørende straksmatch vedrørte for det første, at der blev brugt forholdsvis lang tid på arbejdsgangene dels møderne, dels selve arbejdsgangen vedrørende straksmatch. For det andet var der gennem den seneste periode blevet opbygget en sagspukkel for disse sager. På denne baggrund drøftede produktionsgruppen forskellige muligheder for at straksmatch kunne gennemføres hurtigere, ensartet og så hensigtsmæssigt som muligt. Resultatet af produktionsgruppens arbejde var to nye og væsentlige beslutninger: Udarbejdelse og brug af fælles tjekliste i forbindelse med arbejdsgangen vedrørende straksmatch Kortere visitationssamtale vedrørende straksmatch samt brug af struktureret dagsorden til samtalen For så vidt angår tjeklisten udarbejdede produktionsgruppen denne, således at den enkelte medarbejder kronologisk guides igennem de forskellige trin vedrørende straksmatch. Listen, som omfatter i alt 17 punkter, er gengivet nedenfor: 1. Følge op på jobsøgningsadfærd 2. Oprette sag i Workbase 3. Straksmatch overføres til AMP 4. Oprette tilbud til Vejen Idrætscenter eller bestille tid i fælles kalender i. Henvisning til visitationssamtale på Kærsdalgård (kun torsdag for match 4). Folder udleveres ii. Henvisning til visitationssamtale på Kærsdalgård for match 3 (alle hverdage) 5. Bevilling af transport 6. Jobplan udarbejdes og underskrives 7. Foldere om aktiveringssted udleveres til borgeren 8. Udlevere nyt jobsøgningsskema 9. Indkalde til info om CV 10. Indkalde til pålagt jobsøgning 11. Udlevere ansøgningsskema om kontanthjælp til borgeren 12. Besked via mail til koordinator 13. Besked via mail til Vejen Idrætscenter 14. Jobplan indscannes 15. Jobplan vedhæftes sagen 16. Tilknytte ydelsessagsbehandler 17. Tilknytte beskæftigelsesmedarbejder Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 26

29 Denne fælles tjekliste, som nu anvendes af medarbejderne, strukturerer arbejdsgangene, som gøres ensartede og mere hensigtsmæssige: der bruges mindre tid på arbejdsgangen med uændret eller højere kvalitet. Et andet aspekt, som ligeledes har bevirket en besparelse, er anvendelsen af struktureret dagsorden til brug for visitationssamtalen, som endvidere er blevet forkortet. Hvor samtalen tidligere blev gennemført på ca. 45 min. er det nu besluttet, at den skal kunne gennemføres på ca. 30 min. For at dette kan lade sig gøre, udarbejdede produktionsgruppen en struktureret dagsorden, som kunne bidrage til, at samtalen kunne gennemføres inden for det aftalte tidsrum. Dagsordenen, der udleveres til borgeren inden mødet, ses nedenfor: Figur 4.4 Dagsorden til visitationssamtale Brugen af tjekliste samt dagsorden i relation til arbejdsgangen i straksmatch medfører, at to medarbejdere sparer ca. 300 timer årligt. Samlet set er der blevet estimeret et frigørelsespotentiale for tre af de projekter, der fremgår af ovenstående tabel 4.2. Det vurderes, at frigørelsespotentialet for Jobcenter Vejen - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere er på 485 timer årligt. Det skal bemærkes, at ovenstående frigørelsespotentiale er for 4 medarbejdere. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 27

30 4.3 Jobcenter Middelfart - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Lean-projekterne i produktionsgruppen Jobcenter Middelfart - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere fremgår af nedenstående tabel: Tabel 4.3 Lean-projekter i Jobcenter Middelfart - Arbejdsmarkedsparate dagpengeog kontanthjælpsmodtagere Hovedproces Delproces Status og ansvar for implementering Når en borger henvender sig (kommune) Der er udarbejdet en tjekliste for indledende dialog, herunder detaljeret information om aktivering, tidsfastsættelse for møde, udlevering af folder. Breve med CV-koder udleveres til borgeren i forbindelse med 1-times samtalen (samtale, som gennemføres efter den indledende dialog med borgeren). Vejleder får adgang til at hente borgerens koder til CV. Individuelle samtaler (vedrørende virksomhedspraktik) gennemføres som udgangspunkt af jobkonsulenterne. Gennemførelse af aktiviteter i Jobklubben skal afklares. Brochure herom er placeret på hjemmesiden og aktiviteterne vedrører alle match I-III-borgere, der er i praktik eller aktiveret i projekt. Fastlæggelse af ugentligt ommatchmøde. Flere skal kunne gennemføre CVsamtaler CV-samtale flyttes fra sagsbehandler til vejleder. Implementeret Implementeret Implementeret Procedurer afklaret og implementeret Implementeret Kommentarer vedrørende besparelsespotentiale 25 min./uge fordelt på flere frontvagter svarende til 22 timer årligt. 175 min./uge fordelt på hhv. vejleder og medarbejder i statslige afd. Dette svarer til 152 timer årligt. Der er ikke estimeret frigørelsespotentiale for denne proces Der er ikke estimeret frigørelsespotentiale for denne proces Minus 30 min./uge (dvs. et merforbrug). Dette svarer til 26 timer årligt. 210 min./uge svarende til 182 timer årligt. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 28

31 Tabel 4.3 Lean-projekter i Jobcenter Middelfart - Arbejdsmarkedsparate dagpengeog kontanthjælpsmodtagere (fortsat) Hovedproces Delproces Status og ansvar for implementering Kommentarer vedrørende besparelsespotentiale Når en borger henvender sig (stat) Udarbejdelse af standardbreve Ved henvendelse i Jobcenteret skal borgeren hjælpes til at tilmelde sig på jobnet. Denne hjælp udføres af medarbejdere fra den kommunale del (medarbejdere fra den kommunale del skal også kunne hjælpe med tilmelding på jobnet (simpel tilmelding)). 3 nye breve udarbejdet. Brevene har medført en lettelse af sagsbehandlingstiden samt ensartet sagsbehandling og kommunikation med borgerne. Implementeret Implementeret Der er ikke estimeret frigørelsespotentiale for denne proces Der er ikke estimeret frigørelsespotentiale for denne proces Virksomhedsbesøg Standardbreve Uddannelse af ledige Kontaktsamtaler Forretningsgangsbeskrivelser Breve vedrørende partshøring udarbejdes sammen med Ydelseskontoret. Den nuværende arbejdsgang i relation til virksomhedsbesøg er således, at sagen drøftes i forbindelse med besøg på virksomheden, mens papirerne gøres færdige efterfølgende (i dialog med virksomheden). Der er mulighed for at gøre sagen stort set færdig hos virksomheden (påbegynde/etablere, forlængelse) ved brug af bærbar pc med opkobling til Workbase (og med bærbar printer). Herved undgås den efterfølgende papirgang i forhold til virksomheder og borgere. Der kan/skal udarbejdes en tjekliste, som anvendes af alle jobkonsulenter. Udarbejdelse af yderligere standardbreve. Processer vedrørende uddannelse af ledige mv. (både statslige og kommunale). Fokus på registreringer og skal jobkonsulenterne tage opgaven? Præcise beskrivelser af forretningsgange baseret på nye processer og de processer, som er gennemgået under dette Lean-projekt - fx køb af udd. Produktionsgruppemøderne klarlagde stor variation i konsulenternes praksis. Arbejdsgangen med brug af bærbar pc samt printer er ikke implementeret. Tjeklisten skal specifikt indeholde oplysninger om, hvorledes information om virksomhedernes behov deles i organisationen (skema og spilleregler). Beslutning om, at der fremadrettet skal afholdes månedlige konsulentmøder. Produktionsgruppemøderne klarlagde stor variation i konsulenternes praksis. Ikke implementeret Implementeret Kan gennemføres af Lean-agenter Kan gennemføres af Lean-agenter Kan gennemføres af Lean-agenter Kan gennemføres af Lean-agenter Der er ikke estimeret frigørelsespotentiale for denne proces Der er ikke estimeret frigørelsespotentiale for denne proces Der er ikke estimeret frigørelsespotentiale for denne proces / / / / Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 29

32 Tabel 4.3 Lean-projekter i Jobcenter Middelfart - Arbejdsmarkedsparate dagpengeog kontanthjælpsmodtagere (fortsat) Hovedproces Delproces Status og ansvar for implementering Kommentarer vedrørende besparelsespotentiale Mødekultur Brugen af itsystemer Fokus på det gode møde spilleregler herfor, herunder brug af dagsorden, referatskrivning, opfølgning mv. Fokus på funktionaliteter og muligheder i relation til primært Workbase. Kan gennemføres af Lean-agenter Kan gennemføres af Lean-agenter Nedenfor belyses to aspekter nærmere vedrørende borgerhenvendelser (kommunen i jobcenter): Dels at CV-samtalen flyttes fra sagsbehandler til vejleder, dels at vejleder fremover får adgang til at hente borgerens koder til CV. Den overordnede sagsgang for en borgerhenvendelse (kommunen i jobcenteret) er illustreret nedenfor: / / Figur 4.5 Når en borger henvender sig (kommunal del nu) Den nuværende proces indebærer følgende primære elementer: En indledende dialog med borgeren, hvor der aktiveres eller indgås aftale om 1- times-samtale 1-times-samtale : Dialog om uddannelse og aktivering, jobplan, (indledende) sagsbehandling og rådighedsvurdering Udarbejdelse af aktiverings- og jobplan Korrespondance omkring CV-koder (jobnet) CV-samtale, som gennemføres inden for 4 uger efter henvendelsen Ugentligt koordineringsmøde (internt koordineringsmøde om borgere på jobkontakt) om ophør eller forlængelse af placering. På mødet gennemgås liste med jobkontakt. Der tages stilling til hver enkelt borger (virksomhedspraktik, uddannelse). Individuelle samtaler gennemføres efterfølgende med de respektive borgere. Møderne gennemføres af jobkonsulenter eller sagsbehandlere Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 30

33 Én af problemstillingerne i relation til ovenstående vedrørte brevkorrespondancen omkring CV-koder, hvor vejlederen ikke havde adgang til at hente borgerens koder til CV. Produktionsgruppen drøftede forskellige muligheder samt fordele og ulemper herved, og fremkom med et forslag om, at breve med CV-koder med fordel kunne udleveres til borgeren i forbindelse med 1-times samtalen. På denne måde optimeres processen, idet den postale korrespondance undgås: Figur 4.6 Når en borger henvender sig (kommunal del forandring) I tillæg hertil drøftede produktionsgruppen den praktiske afholdelse af CV-samtalerne. Produktionsgruppen anså det for mindre hensigtsmæssigt, at det udelukkende var sagsbehandlerne, der gennemførte CV-samtalerne, og ikke også vejleder. På baggrund af en efterspørgsel fra produktionsgruppen blev denne praksis ændret, således at vejleder fremover gennemfører CV-samtaler. Ovenstående ændringer - at CV-samtalen flyttes fra sagsbehandler til vejleder og at vejleder fremover får adgang til at hente borgerens koder til CV har medført et frigørelsespotentiale på 175 min. pr. uge fordelt på hhv. vejleder og medarbejder i den statslige afdeling. Dette svarer til 152 timer årligt. Samlet set er der blevet estimeret et frigørelsespotentiale for fire af ovenstående projekter. Det vurderes, at frigørelsespotentialet for Jobcenter Middelfart - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere er på 329 timer årligt. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 31

34 4.4 Frigørelsespotentiale Nedenfor er frigørelsespotentialet estimeret for de Lean-projekter, hvis potentiale kan vurderes. Estimeringen er foretaget af Brøndum & Fliess og de interne Lean-agenter på baggrund af oplysninger fra medarbejderne i de to jobcentre. Der er estimeret frigørelsespotentiale for følgende processer: Tabel 4.4 Frigørelsesestimat Hovedproces Delproces Minutter Timer Timer pr. år pr. uge pr. uge Jobcenter Vejen Sygedagpenge Proces for ny sag (kategori Tidspunkt for informations- 30 0,5 26 2) møderne ændret fra kl. 11 til kl Visitering til Pitstop med visitationsliste 100 1,7 87 Gennemførelse af digital visitationssamtale 225 3,8 195 Nye breve 4 nye standardbreve 225 3,8 195 Team Visitation Referatskrivning og møder 55 0,9 48 I alt Jobcenter Vejen Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Når en borger henvender Henvendelsesblanket mv. 60 1,0 52 sig (kommune) Når en borger henvender Sagen gøres færdig 150 2,5 130 sig (stat) Arbejdsgangen i Tjekliste og dagsorden 350 5,8 303 straksmatch I alt Jobcenter Middelfart - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere Når en borger henvender Tjekliste til frontvagten 25 0,4 22 sig (kommune) CV-samtale flyttes fra sagsbehandler 210 3,5 182 til vejleder Vejleder får adgang til at hente 175 2,9 152 borgerens koder til CV Fastlæggelse af ugentligt -30-0,5-26 ommatchmøde I alt På det nuværende grundlag kan der årligt frigøres minimum ca timer i Jobcenter Vejen og ca. 329 timer årligt i Jobcenter Middelfart. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 32

35 4.5 Sammenfatning Ovenstående gennemgang viser, at det samlede Lean-projekt har været udbytterigt for de to jobcentre: På det nuværende grundlag kan der årligt frigøres minimum ca timer i Jobcenter Vejen og ca. 329 timer årligt i Jobcenter Middelfart. I tillæg til ovenstående frigørelse af ressourcer vurderes Lean-projektet endvidere at have påvirket kulturen og værdierne i de to jobcentre. Lean-projektet har således vist, at Lean ikke udelukkende drejer sig om målinger, processer og systemer - Lean påvirker også kulturen i teamene og det bagvedliggende værdisæt. Det er således opfattelsen, at Lean-projektet generelt set har: Været gennemført med stor målrettethed og engagement af de involverede medarbejdere, som har fået indflydelse på egne arbejdsprocesser Medført struktur og bedre styringsmuligheder i relation til centrale arbejdsprocesser Styrket både evnen til at kommunikere - i og mellem teams Understøttet en større grad af helhedstænkning fra mine sager til vores sager I produktionsgruppen Jobcenter Vejen Sygedagpenge er der i løbet af Lean-processen blevet fokuseret på tre hovedprocesser, som er blevet prioriteret: 1. Proces for ny sag (kategori 2) a. Fremover anvendes en udarbejdet visitationsliste i forbindelse med visitering til ressourceafklaringsforløb (primært sygedagpengemodtagere). b. Visitationsmøder og opfølgende samtaler baseres fremover på et opdateret, struktureret faktaark med fokus på genoptagelse af arbejde hhv. arbejdsfastholdelse. c. Visitationssamtaler gøres digitale. 2. Håndtering af gamle sager (forlængelsessager) 3. Nye breve a. Lean-projektet har fokuseret på både forebyggelse (præcis planlægning i samarbejde med borgeren) og håndtering af nuværende gamle sager. a. De nye standardbreve har medført en lettelse af sagsbehandlingstiden samt ensartet sagsbehandling og kommunikation med borgerne. I relation til denne produktionsgruppe udestår der en række øvrige processer, som kan undergå en Lean-analyse. Disse processer kan Lean-analyseres af de interne Lean-agenter. Det drejer sig om udarbejdelse af konkrete forretningsgangsbeskrivelser (som bl.a. understøtter der processer, som er blevet Lean-analyseret), ensartet brug af Workbase, organisering af opgaver og teams samt snitflader - dels mellem teams, dels i forhold til øvrige organisatoriske enheder. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 33

36 I alt fire hovedprocesser er blevet prioriteret Lean-analyseret i produktionsgruppen Jobcenter Vejen - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere : 1. Når en borger henvender sig (kommune) a. Der er udarbejdet en ny henvendelsesblanket, som omfatter stamoplysninger, årsag til henvendelsen ledighedsgrad og oplysninger om jobsøgninger. Aftaler registreres fremover direkte i sagsbehandlernes kalendere af receptionen. 2. Når en borger henvender sig (stat) a. Færre skift den respektive sagsbehandler sikrer fremover, at sagen afsluttes. 3. Arbejdsgangen i straksmatch 4. Nye breve a. Der er udarbejdet en tjekliste til brug for straksmatch, der er truffet beslutning om at afkorte samtalen (fra 45 til 30 min.), ligesom der er udarbejdet en dagsorden til visitationssamtalen. a. Brevene har medført en lettelse af sagsbehandlingstiden samt ensartet sagsbehandling og kommunikation med borgerne. I relation til denne produktionsgruppe udestår der en række øvrige processer, som kan undergå en Lean-analyse. Disse processer kan Lean-analyseres af de interne Lean-agenter. Det drejer sig om aspekter vedrørende indscanning af post og sagsakter, journalisering samt snitflader til Ydelsesafdelingen, hvor det især skal afklares, hvem der skal udføre opgaven om partshøring (ydelsen og rådighedsvurdering). I den tredje og sidste produktionsgruppe Jobcenter Middelfart - Arbejdsmarkedsparate dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere er der blevet fokuseret på to hovedprocesser: 1. Når en borger henvender sig (kommune) a. Der er udarbejdet en tjekliste for indledende dialog. b. Breve med CV-koder udleveres til borgeren i forbindelse med 1-times samtalen (samtale, som gennemføres efter den indledende dialog med borgeren), ligesom vejleder får adgang til at hente borgerens koder til CV. c. CV-samtale flyttes fra sagsbehandler til vejleder. 2. Udarbejdelse af standardbreve a. Brevene har medført en lettelse af sagsbehandlingstiden samt ensartet sagsbehandling og kommunikation med borgerne. I relation til denne produktionsgruppe udestår der en række øvrige processer, som kan undergå en Lean-analyse. Disse processer kan Lean-analyseres af de interne Lean-agenter. Det drejer sig bl.a. om udarbejdelse af yderligere standardbreve, processer vedrørende uddannelse af ledige mv. (både statslige og kommunale), beskrivelser af forretningsgange baseret på nye processer og de processer, som er gennemgået under Lean-projektet, ensartet og hensigtsmæssig mødekultur samt brugen af it-systemer. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 34

37 Det skal i denne sammenhæng nævnes, at en lang række af de statslige arbejdsprocesser vurderes at være hensigtsmæssigt tilrettelagt og gennemført. Det skal yderligere bemærkes, at Lean-analyser relateret til arbejdsprocesser vedrørende virksomhedsservice vurderes at indebære betydeligt potentiale både for Jobcenter Vejen og for Jobcenter Middelfart. Der er således bl.a. mulighed for at gøre sagen (stort set) færdig hos virksomheden (påbegynde/etablere, forlængelse) ved brug af bærbar pc med opkobling til Workbase (og med bærbar printer). Herved undgås den efterfølgende papirgang i forhold til virksomheder og borgere. Herudover kan der udarbejdes en tjekliste, som anvendes af alle jobkonsulenter. Tjeklisten skal specifikt indeholde oplysninger om, hvorledes information om virksomhedernes behov deles i organisationen (skema og spilleregler). I forlængelse af ovenstående skal det uddybende bemærkes, at der i løbet af Lean-projektet er uddannet to interne Lean-agenter i Jobcenter Middelfart og tre interne Leanagenter i Jobcenter Vejen. Alle 5 Lean-agenter er velfungerende som kommende interne Lean-agenter og er allerede i gang med udvalgte processer, som skal igennem en Leanproces de to jobcentre. Endvidere er der etableret et netværk mellem de 5 Lean-agenter med henblik på at opbygge et forum for videndeling og gensidig samarbejde om Lean-processer. De to jobcentre råder således over 5 Lean-agenter, hvilket er en betydelig kritisk masse, som vurderes at være enestående for jobcentrene i Danmark. De interne Lean-agenter har ud over arbejdet i de respektive produktionsgrupper gennemført separate uddannelsessessioner, hvor Lean-begreber og metoder er blevet gennemgået, og hvor der er gennemført en række konkrete øvelser i arbejdet som Lean-agent med fokus på proces og sekretariat samt roller og opgaver. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 35

38 5. Tilbagemelding fra medarbejderne Der er blevet gennemført en ex-post spørgeskemaundersøgelse blandt alle berørte medarbejdere i de to jobcentre med henblik på at evaluere medarbejdernes holdning til Leanprojektets forløb og resultater. Spørgeskemaet indeholdt følgende spørgsmål: Tabel 5.1 Spørgeskema Hovedproces I meget høj grad I høj grad I nogen grad I ringe grad Lean-projektet har medført mere struktur og bedre styringsmuligheder i forhold til centrale arbejdsopgaver Lean-projektet har medført færre uhensigtsmæssige snitflader indenfor mit team og mellem de enkelte teams Lean-projektet har medført, at der er bedre videndeling mellem kollegerne Lean-projektet har styrket dialogen i mit team og mellem de enkelte teams Lean-projektet har gavnet det psykiske arbejdsmiljø og øget arbejdsglæden Åbent kommentarfelt: I dette felt kan du anføre dine bemærkninger til Lean-projektets forløb og resultater I meget ringe grad Ved ikke Spørgeskemaet blev sendt ud til alle medarbejdere, som deltog i produktionsgruppemøderne. Resultaterne er belyst nedenfor. I figur 5.1. fremgår besvarelsen vedrørende spørgsmålet, om Lean har medført mere struktur og bedre styringsmuligheder: Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 36

39 Figur 5.1 Struktur og styring 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Lean-projektet har medført mere struktur og bedre styringsmuligheder i forhold til centrale arbejdsopgaver i min afdeling/team 50% I høj eller i meget høj grad 40% I nogen grad 10% I ringe eller meget ringe grad 0% Ved ikke Besvarelsen er primær positiv: Halvdelen af medarbejderen har svaret, at Lean-processen i høj eller i meget høj grad har medført, at der er kommet mere struktur og bedre styringsmuligheder i forhold til centrale arbejdsopgaver i teamet eller afdelingen. I modsætning hertil står 10 % af medarbejdere som er af den opfattelse, at Lean-projektet (isoleret set) kun i ringe eller meget ringe grad har medført bedre struktur og styring. Figur 5.2 Snitflader 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Lean-projektet har medført færre uhensigtsmæssige snitflader indenfor mit team og mellem de enkelte teams 44% 44% I høj eller i meget høj grad I nogen grad 11% I ringe eller meget ringe grad 0% Ved ikke Figur 5.2 viser, at 44 % af de adspurgte medarbejdere er af den opfattelse, at Lean-projektet i høj eller i meget høj grad har medført færre uhensigtsmæssige snitflader indenfor teamet og mellem de enkelte teams. Lean-projekt i Jobcenter Middelfart og Jobcenter Vejen 37