Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 21. maj 2013, kl i Egedal Centret 53 C 1, Stenløse

Transkript

1 Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 21. maj 2013, kl i Egedal Centret 53 C 1, Stenløse Til stede: Afbud: Fra KAB: Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 18. marts Forretningsorden og vedtægter for Revisionsprotokol Godkendelse af regnskaber Budget for boligorganisationen Organisationsbestyrelsens beretning Meddelelser fra formandsskabet Bestyrelsens sammensætning... 8 Sager til beslutning Entreprenørers overholdelse af overenskomster KAB-oplæg til afdelingssammenlægning Fornyelse af anvisningsaftale med Egedal Kommune Afdeling Stenløse Syd, byggeregnskab Nye regler for overførsel af midler til dispositionsfonden Sager til orientering Nyt fra afdelingerne Nyt fra udvalgene Beboerklagenævnssager Emner til næste møde Kommende møder Eventuelt Referat fra mødet eventuel fortrolighed /15

2 Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 4 Bilag 2: Revisionsprotokollat af den 13. maj Bilag 3: Regnskab for afdelinger og organisation Bilag 4: Budget for boligorganisationen Bilag 5: Beretning Bilag 6: Anvisningsaftale Egedal Kommune Bilag 7: Byggeregnskab af 31. december Bilag 8: Følgebrev til Egedal Kommune af 21. februar Bilag 9: Dispositionsfondens dækning af tab fra fraflytning m.v Bilag 10: Status for Handlingsplan Bilag 11: Statistik for beboerklagenævnssager /15

3 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 18. marts 2013 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 18. marts 2013 er udsendt den 2. april at organisationsbestyrelsen godkender referatet. 2. Forretningsorden og vedtægter for 1. Indledning Organisationsbestyrelsen, i daglig tale kaldet Hovedbestyrelsen, udøver sin virksomhed på møder. Faste møder i organisationsbestyrelsen Der afholdes faste møder i organisationsbestyrelsen en mandag i månederne januar, marts, maj, september og november. 6. Beslutningsdygtighed og afstemning Formandsskabet forbereder hovedbestyrelsens møder sammen med forretningsføreren. Mellem hovedbestyrelsesmøderne kan formandsskabet træffe afgørelse ved: Uopsættelige sager på vegne af hovedbestyrelsen. Daglig drift af hovedkontoret inden for det godkendte budget. I mindre sager kan formandsskabet selv træffe beslutning, større sager behandles i hovedbestyrelsen. Medlemmer af hovedbestyrelsen tilsendes pr. mail referater af formandsskabets møder. Udvalg, som nedsættes af hovedbestyrelsen, skal samtidig have afklaret udvalgets kompetence og målsætning, ligesom udvalget skal have de nødvendige informationer for at kunne udføre deres arbejde. Organisationsbestyrelsen besluttede ligeledes på deres møde den 18. marts 2013, at forretningsorden tilrettes og gennemgås af KAB s jurister, inden forretningsordnen forelægges organisationsbestyrelsen til endelig godkendelse på næstkommende organisationsbestyrelsesmøde. Kommentar fra jurister Juristerne gør opmærksom på, at organisationsbestyrelsen er ansvarlig for de beslutninger, som formandsskabet træffer mellem møderne. Juristerne kan derfor anbefale, at det beskrives i forretningsordenen, at formandsskabet i videst muligt omfang skal forsøge at kontakte de øvrige bestyrelsesmedlemmer, hvis der er behov for en beslutning i en uopsættelig sag. 3/15

4 Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen at organisationsbestyrelsen drøfter og træffer beslutning om forretningsordenen. 3. Revisionsprotokol Kopi af revisionsfirmaets Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskabs indførelser i revisionsprotokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Protokollen omfatter revision af selskabets og afdelingerne regnskaber for Bilag 2: Revisionsprotokollat af den 13. maj 2013 at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 4. Godkendelse af regnskaber Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Stenløsebo Resultatopgørelsen slutter med et underskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Vestervang Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Halkær Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Boelholm I Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. 4/15

5 Boelholm II Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der dels anvendes til afskrivning på egenfinansiering og dels overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Stengården I Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Stengården II/1 Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Skibsted Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Møllehøj Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Halkærgård Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Veksølund Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Stengården II/2+3 Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Stengården II/4+5 Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Halkærgård Ungdomsboliger Resultatopgørelsen slutter med et underskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. 5/15

6 Kelstedgård Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der dels anvendes til afskrivning på egenfinansiering, og dels overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Fortehusene Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der dels anvendes til afskrivning på egenfinansiering, og dels overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Teglværksparken Resultatopgørelsen slutter med et underskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Marienlyst Park Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Æblehaven Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Stenløse Syd Resultatopgørelsen slutter med et underskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Bilag 3: Regnskab for afdelinger og organisation 2012 Bilaget sendes i særskilt mail samt med posten. at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne. 5. Budget for boligorganisationen 2014 Der er udarbejdet forslag til driftsbudget for tiden 1. januar 2014 til 31. december 2014 for. Driftsbudgettet balancerer med kr. Bilag 4: Budget for boligorganisationen /15

7 at organisationsbestyrelsen godkender selskabets budget for 2014, som efterfølgende vil blive forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 6. Organisationsbestyrelsens beretning Som bilag vedlægges organisationsbestyrelsens beretning for seneste regnskabsår. Organisationsbestyrelsen bedes drøfte beretningen og eventuelt komme med tilføjelser. Bilag 5: Beretning 2012 at organisationsbestyrelsen godkender beretningen. 7. Meddelelser fra formandsskabet Formandskabet har den 29. april været på en markvandring i alle afdelingerne sammen med driftschef Carsten Have. Det var dejligt at se, at de fleste afdelinger var rigtig pænt vedligeholdt. Det viser, hvor vigtig det er, at vi til stadighed lægger de penge på henlæggelser, som er nødvendige. Det er måske en ide, hvis det seminar vi har planer om at indarbejde dette i budgettet. Dette kunne være en bustur for alle formænd, til alle afdelinger, med efterfølgende undervisning i, hvor nødvendige henlæggelser er. Dog var der i nogle afdelinger temmelig rodet i deres udenomsområder. Vi kan kun henstille til bestyrelserne, at de går en tur i deres områder, noterer hvor der trænger til en kærlig hånd, og derefter beder kontoret skrive til de beboere og beder dem overholde husorden. Formandsskabet har bedt energiudvalget om også at tage sig af miljø, da vi mener, de to ting hænger sammen. Udvalget har været til høring om den nye affaldsordning, og vi er orienteret om, at der er et høringssvar på vej til kommunen, men det hører vi nok lidt mere om senere i dag. Vi siger også tak for alle tilbagemeldingerne, om man vil afgive flere lejligheder til kommunen. Ingen af dem, der har svaret, har været klar til at afgive flere lejligheder. Vi er sikre på, at de få der ikke har svaret, gerne vil nøjes med de 25 %. På formandsskabet vegne Bjørli Denbak, formand 7/15

8 8. Bestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmødet den 8. oktober 2012 blev foretaget valg til organisationsbestyrelsen. Efterfølgende har Sanne Skogstad trukket sig, og 1. suppleant Laila Søttrup Olsen er indtrådt i stedet. Bjørli Denbak (Afd. 8) 2014 Formand Steffen Bargholz (Afd. 3) 2014 Næstformand Nina Møller (Afd. 24) 2013 Næstformand Brian Øllegaard (Afd. 1) 2014 Medlem Ole Jensen (Afd. 2) 2013 Medlem Anna Sørensen (Afd. 5) 2014 Medlem Jørgen Hansen (Afd. 6) 2014 Medlem Birgit Pedersen (Afd. 8) 2014 Medlem Jens Kristensen (Afd. 11) 2014 Medlem Vanda Jakobsen (Afd. 12) 2013 Medlem Leif Fynbo (Afd. 13) 2014 Medlem Jette Thaarup (Afd. 14) 2013 Medlem Torben Tingstrup (Afd. 16) 2013 Medlem Aase Brøndsted (Afd. 5) 2014 Medlem Anne Larsen (Afd. 25) 2013 Medlem Mogens Poulsen (Afd. 26) 2014 Medlem Tina Degn (Afd. 28) 2014 Medlem Jørn Schmidt (Afd. 3) 2013 Medlem Lene Søberg (Afd. 3) 2013 Medlem Hanna Brandt (Afd. 14) 2013 Medlem Laila Søttrup Olsen (Afd. 8) 2013 Medlem Suppleanter: Karin Lassen suppleant Aksel Hein Pedersen suppleant 8/15

9 Sager til beslutning 9. Entreprenørers overholdelse af overenskomster Der er rejst spørgsmål, om de entreprenører/håndværkere, som boligforeningen benytter, overholder dansk overenskomst. Driften er meget opmærksom på dette, og i de tilfælde, hvor vi er i tvivl, retter vi henvendelse til den pågældende entreprenør/håndværker. Herudover vil hovedkontoret fremsende et brev til alle entreprenører og håndværkere, der benyttes af boligforeningen. I brevet vil det blive præciseret, at virksomheden skal overholde dansk overenskomst ved udførelse af opgaver for boligorganisationen. 10. KAB-oplæg til afdelingssammenlægning Til afdelingerne i. På repræsentantskabsmødet den 18. oktober 2012 blev afdelingerne opfordret til at drøfte mulighederne for afdelingssammenlægninger på kommende afdelingsmøder. Samtidigt blev det besluttet, at KAB udarbejder et oplæg til drøftelse i afdelingerne. Oplæg til sammenlægning af boligafdelinger Antallet af boligafdelinger i en boligorganisation er fastsat fra byggeriets start, men man kan godt efterfølgende sammenlægge to eller flere boligafdelinger. Det kan være hensigtsmæssigt, hvis der er tale om et boligselskab, hvor der er mange små afdelinger, og hvor man ved at lægge afdelingerne sammen kan skabe en mere robust enhed. Sammenlægningen skal godkendes af kommunalbestyrelsen og afdelingsmøderne i de berørte afdelinger. Ved en sammenlægning af afdelinger skal afdelingernes økonomi lægges sammen, og lejen i de sammenlagte afdelinger skal tilpasses, således at der efter 10 år ikke er forskel i huslejen. Dog kan der fastholdes en forskellig husleje, hvis forskellen i huslejen alene skyldes forskel i de oprindelige etableringsomkostninger. Hvis afdelingerne syntes, det er for vidtgående at sammenlægge afdelingerne, men gerne vil styrke samarbejdet med to eller flere afdelinger, kan afdelingerne aftale en beboerdemokratisk sammenlægning, hvor afdelingerne beslutter fremover at holde fælles afdelingsmøde og vælge fælles afdelingsbestyrelse. 9/15

10 Afdelingerne opfordres til at drøfte mulighederne for sammenlægning med andre afdelinger. at organisationsbestyrelsen godkender oplæg til sammenlægning af boligafdelinger. 11. Fornyelse af anvisningsaftale med Egedal Kommune Den 28. januar 2013 blev afholdt styringsdialog med Egedal Kommune. Fra Stenløse- Ølstykke Boligforening deltog formand Bjørli Denbak, næstformand Nina Møller og næstformand Steffen Bargholz. Fra KAB deltog forretningsfører John Gilbert Nielsen. På mødet blev der aftalt fornyelse af anvisningsaftalen om Egedal Kommunes anvisningsret til boliger i. Det blev aftalt, at familieboligafdelinger i boligforeningen: - placeres i gul kategori med 25 % kommunal anvisning. - bliver omfattet af de fleksible udlejningsregler, således at 65 % af boligerne udlejes efter særlige kriterier. - ved intern oprykning også er omfattet af de fleksible udlejningsregler, således at 25 % af boliger udlejes efter særlige kriterier. Baggrunden for dette er at styrke beboersammensætningen i boligområdet og forbedre boligområdernes situation ved at tiltrække mere ressourcestærke boligsøgende. Fremover vil anvisningsaftalen være et fast punkt på dialogmøder med Egedal Kommune. Bilag 6: Anvisningsaftale Egedal Kommune at organisationsbestyrelsen godkender ny aftale med Egedal Kommune om anvisning af boliger i boligselskabet. 12. Afdeling Stenløse Syd, byggeregnskab Bestyrelsen er løbende orienteret om de tekniske og økonomiske forhold omkring sagen i Stenløse Syd. Blandt andet er der godkendt en finansiering af badeværelsesrenoveringen via dispositionsfondsmidler. 10/15

11 Der er udarbejdet byggeregnskab for sagen med skæring den 31. december 2011, og regnskabet er sendt til kommunens behandling den 21. februar Organisationsbestyrelsens formelle godkendelse af byggeregnskabet henstår, og indstilles i nærværende oplæg. En beskrivelse af sagen med tilhørende kommentarer til forløbet, regnskabsresultatet samt finansieringen findes i Administrationspåtegningen i regnskabet, hvortil vi henviser. Ligeledes henvises til revisionspåtegningen fra Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab af 18. marts Det overordnede resultat: Byggeregnskab Regnskab Skema B Afvigelse Grundudgifter Håndværkerudgifter Omkostninger og gebyrer Driftsresultat i byggeperioden Yderligere støttede arbejder Samlet anskaffelsessum Ligeledes bemærkes, at der er indregnet for i alt kr. afsatte poster. Det er udgifter/omkostninger, der er indregnet i regnskabet for sagen, men endnu ikke afholdt. Der skal fremsendes dokumentation til organisationsbestyrelsen samt kommunen for disse udgifter ca. seks mdr. efter modtaget kommunal godkendelse. Finansiering Regnskab Budget Realkreditlån, 91 % Grundkapital, 7 % Beboerindskud, 2 % Mellemsum, skema B Intelligent styring, andel heraf Intelligent styring, EU midler Byggelån I alt /15

12 Samlet set er et mindreforbrug på de oprindelige arbejder på kr. blandt andet opstået som en kombination af et merforbrug på håndværkerudgifter samt et betydeligt driftsoverskud, der kan indregnes grundet den udskudte skæringsdato. Den gennemførte badeværelsesrenovering kom som et tillæg til de oprindelige arbejder, og i alt væsentlighed finansieret via et byggelån, der senere skulle indfries via selskabets dispositionsfond. Arbejderne er gennemført og til en markant lavere pris end forudsat og budgetteret. Der var bevilget en ramme op til 13 mio. kr. Regnskabet udviser en påregnet finansiering fra dispositionsfonden på knap 4 mio. kr. mere præcist kr. med tillæg af renter til de er tilbagebetalt. Altså et væsentligt lavere beløb end hidtil antaget og godkendt. En ualmindelig lang sag er nu afsluttet. Bilag 7: Byggeregnskab af 31. december 2011 Bilag 8: Følgebrev til Egedal Kommune af 21. februar 2012 at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte og vedlagte byggeregnskab samt tager til efterretning, at det allerede er fremsendt til kommunal godkendelse, og at lånet af dispositionsfondsmidler reduceres til ca. 4 mio. kr. med tillæg af renter, som endnu ikke er kendt. 13. Nye regler for overførsel af midler til dispositionsfonden Folketinget vedtog den 14. marts 2013 L 114 Lov om ændring af lov om almene boliger m.v., lov om leje af almene boliger og lov om boligbyggeri. Loven er trådt i kraft 1. april Loven indebærer en anderledes solidarisk fordeling af afdelingernes tab ved fraflytning. Udgifter til uforholdsmæssigt store tab skal fremover dækkes af dispositionsfonden i boligorganisationen. Risikoen for tab er fortsat placeret i afdelingerne. Det er besluttet, at boligorganisationens dispositionsfond skal dække det tab ved fraflytning, der samlet set overstiger 313 kr. pr. lejemålsenhed i en afdeling, og som ikke dækkes af kommunen. Det gælder alle udgifter vedrørende fraflytning: Lejetab, istandsættelse ved fraflytning, inkasso m.v. Med andre ord den samlede fraflytterregning. Beløbet opgøres samlet for en afdeling og ikke pr. sag. Rent praktisk vil afdelingerne have en større udgift end forudsat fra den forhøjede sats til dispositionsfonden opkræves og frem til ændringerne kan indarbejdes i det kommende budget. 12/15

13 Boligorganisationen kan beslutte, om den solidarisk vil dække tab for hele det regnskabsår, hvor 1. april 2013 indgår eller kun dække de tab, der er konstateret efter 1. april Afdelingerne modtager refusionen for tab ved fraflytning fra dispositionsfonden i forbindelse med afslutning af regnskabsåret. Beløbet på 313 kr. reguleres én gang årligt. Første gang med virkning for det regnskabsår, der følger nærmest efter offentliggørelsen af nettoprisindekset for april Med andre ord ved førstkommende budget derefter. Er der tale om nødlidende boligorganisationer, kan disse hæve satsen pr. 1. april De pågældende boligorganisationer skal beslutte, om de ønsker at gøre brug af denne fremgangsmåde. Bilag 9: Dispositionsfondens dækning af tab fra fraflytning m.v. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og beslutter, om hele regnskabsperioden skal indgå i beregningen af det tab, der skal dækkes af dispositionsfonden, og ligeledes beslutter, om det lovpligtige bidrag skal hæves allerede fra 1. april Sager til orientering 14. Nyt fra afdelingerne Der har ikke været større sager i afdelingerne siden sidste organisationsbestyrelsesmøde. 15. Nyt fra udvalgene Kursusudvalget Bjørli Denbak, Steffen Bargholz, Nina Møller. Handlingsplanudvalget Tovholder Torben Tingstrup, Aksel Hein Pedersen, Steffen Bargholz, Brian Øllegaard. Forretningsordensudvalget Torben Tingstrup, Anna Sørensen, Brian Øllegaard. Ungdomsboligudvalget, Halkærgård Tovholder Jørn Schmidt, Torben Tingstrup, Leif Fynbo. 13/15

14 Halkærgård-udvalget Vanda Jakobsen, Kirsten B. Sørensen, Aksel Hein Pedersen. Stenløse Syd-følgegruppen Bjørli Denbak, Jørn Schmidt, Torben Tingstrup, Lene Ravn. Boelholm-følgegruppen Jørn Schmidt, Torben Tingstrup, Nina Møller, Anna Sørensen, Jørgen Hansen, Aase Brøndsted, Margit Nansen. Teglværksparken-følgegruppen Jørn Schmidt, Torben Tingstrup, Nina Møller. Fortehusene-følgegruppen Nina Møller, Brian Øllegaard, Anna Sørensen. Energiudvalget Torben Tingstrup, Anna Sørensen, Leif Fynbo, Brian Øllegaard. Handlingsplanudvalget har udarbejdet en status på handlingsplan for 2012, som vedlægges som bilag. Bilag 10: Status for Handlingsplan 16. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 11: Statistik for beboerklagenævnssager /15

15 17. Emner til næste møde Der lægges op til, at medlemmerne af organisationsbestyrelsen kan komme med forslag til emner, der bør tages op til behandling på det kommende møde i organisationsbestyrelsen. 18. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøder: Mandag den 16. september 2013, kl Mandag den 18. november 2013, kl Repræsentantskabsmøder: Onsdag den 29. maj 2013, kl Mandag den 21. oktober 2013, kl Eventuelt 20. Referat fra mødet eventuel fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. 15/15