Ungdomsbo. Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 166 af 20. januar Revisionsprotokollat side Indkomne punkter.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr. 167 den 19. marts 2015 kl Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum (CPA) Formand (BS) Næstformand Hanne Laursen (HL) Best. medlem Heidi Munksgaard (HM) Best. medlem Anett Lunde (AL) Best. medlem Inger Tingberg (IT) Best. medlem Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem Administrationen: Erik Lykke (EL) Projektchef Erik Boyschau (EB) Driftchef Bettina W. Spaanheden (BWS) Økonomichef Peter Sandager (PS) Direktør Indhold: Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 166 af 20. januar Revisionsprotokollat side Indkomne punkter. bilag Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1

2 Heidi Munksgaard blev budt velkommen som nyt medlem af organisationsbestyrelsen. Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 166 af 20. januar Beslutning: Blev godkendt. Ad 2 Revisionsprotokollat side 643. Protokollat blev fremvist. Ad 3 Indkomne punkter Konstituering af udvalg: Redaktionsudvalg: Fritidsudvalg: Kunstudvalg: Målsætningsudvalg: Byggeudvalg: Afdelingsbest. beføjelser: Kulturudvalg: Debatpunkter: Formand Henning R. Radoor Formand Inger Tingberg Anett Lunde Formand Hanne Laursen Formand Claus-Peter Aanum Peter Sandager Bettina Spaanheden Alle organisationsbestyrelsesmedlemmer Hanne Laursen Anett Lunde Claus-Peter Aanum Hanne Laursen Anett Lunde Henning R. Radoor Ad 4 Ingen emner til debat. Punkt ang. udlejning af p-pladser i afd. 55 sættes på som debat-punkt til næste møde. side 2

3 Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterer. Status på helhedsplan. Ca. 1. maj vælges, hvem der skal være totalrådgiver på projektet. Lydia Lund er ved at udarbejde byggeavis, der udkommer første gang efter påske, og derefter løbende. EL sørger for, at byggeudvalget får byggeavisen. Forventet fysisk opstart ca. sommeren Der udarbejdes foreløbig tidsplan efter sommerferien. Status på bydelshus. Der forberedes til arkitektkonkurrence. Alle interessenter skal inddrages i processen. Det forventes at være et krav, at byggeriet kan udbygges senere. Status på opmåling af lejemål. Aarstidernes Arkitekter vandt licitationen. De har tidligere lavet opmålingerne på Stengårdsvej. Status på voldgiftssag vedr. Grådyb Kollegiet. Der er stadig ingen afklaring. Inden en voldgiftssag, skal der altid gennemføres et mæglingsmøde. Indtil videre har arkitekten ikke ønsket at gå i dialog. Evt. kan der afholdes møde med Elementfabrikken og Aarhus Entreprenøren. Advokaten har oplyst, at der tidligere (ikke ) har været ført sager på dette grundlag, som er tabt. Status på salg af sommerhus i Ebeltoft. Sommerhuset i Ebeltoft er solgt til kr med overtagelse 1. april Udlejningen blev stoppet, da et salg var nær forestående, og der er derfor ingen beboere, der får aflyst deres ophold i huset. På næste bestyrelsesmøde skal tales nærmere om, hvordan de midler, der hidtil er tilgået sommerhuset fra fritidsfonden kan benyttes. Muligheder skitseres af administrationen. Logo/navn på Grådyb Kollegiet. El foreslår, at der sættes logo og navn på Grådyb Kollegiet (på 2 sider - mod Strandvejen og Grådybet - kr ). Yderligere kr , hvis der også skal sættes navn og logo på biografsiden. PS foreslår, at vi venter med at tage beslutningen, indtil byggesagen er slut. Og at vi evt. taler image osv. generelt for samtidig. Der er vand i lysningen i Grådyb Kollegiet. Der iværksættes udtørring. Der har været journalister på besøg på Grådyb Kollegiet, og der kommer et indlæg i bl.a. Kolding Folkeblad om huset. Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterer. Tomgang generelt. Der har været lidt større udgifter til tomgang i februar/marts end sidste år. Bortset fra enkelte undtagelser er alt dog udlejet igen. Ingen tomgang på ungdomsboliger siden 1. oktober sidste år. Stadig tomgang i Kvaglundparken 4 der arbejdes dog med flere henvendelser. (Lukket punkt) side 3

4 Ad 7 Økonomi Bettina orienterer. Orientering generelt. Afkast på obligationer er igen blevet positivt. Nordea med 1,36% og Alm. Brand 0,59% p.a. Gennemsnitlig varighed ca. 2 år. Vi har fået henvendelse fra PP Kapital, der ønsker at forvalte nogle af vore midler. P.t. ønsker vi ikke at udvide med flere forvaltere. Bestyrelsesvederlag byggesager. Der er udarbejdet skematik ang. bestyrelsesvederlag vedr. byggesager. Skematik medtages fremover på alle bestyrelsesmøder og opdateres løbende. Grådyb Kollegiet fjernes fra listen, da byggesagen var opstartet, før beslutningen om bestyrelsesvederlag blev vedtaget. Forsikringspræmie (suppleres af EL, EB og PS) Forsikringspræmier er steget voldsomt (over 40%). Vi er blevet kontaktet af forsikringsmæglerfirmaet Willis, der foreslår, at vi fremover skal benytte mægler som mellemled til forsikringsselskabet. Dette er uden ekstra udgift, idet præmien nedsættes tilsvarende. PS har arbejdet med Willis på at skabe en afregningsmodel, der belønner mægleren for at få nedsat præmien - i stedet for, at mægleren aflønnes med procentdele af præmien. Samtidig skal der arbejdes med skadesforebyggelse bl.a. vha. afdelingsgennemgang. PS, EB, EL og BWS arbejder videre med sagen. Ad 8 Drift Erik B. orienterer. Status på afstemning vedr. nedgravede affaldsbeholdere. Stor succes ifm. afstemninger på årets afdelingsmøder. Vedtaget i afd. 1, 6, 7, 8, 14 og 37 (højhuse). Afd. 13 skal i ur-afstemning. Derudover er løsningen vedtaget på alle kollegier. Der arbejdes videre på, om det evt. kan blive relevant i andre afdelinger. Der er vedtaget overvågning i afd. 8. Det skal indarbejdes i budgettet og kan evt. etableres i 2016/17. Afdelingsbestyrelsen inddrages i beslutningen om, hvad og hvor det skal placeres. Status på elevordning. Første elevkontrakt med Nikas, der starter i områderne Thulevej, Fyrparken og Sønderris d. 30. marts. Status på digitalisering af udearealer. Vi er stort set færdige. Der er udarbejdet områdeplaner. En landskabsarkitekt har gennemgået planerne bl.a. med henblik på gradvis udskiftning af ressourcekrævende beplantning. EB lægger op til, at vi derefter inviterer afdelingsbetyrelserne ind til en snak om, hvordan deres afdelings grønne områder kan udvikle sig. Status på projekt digital forbrugsaflæsning. Digitalisering af IT-net i afdelingerne er samtidig under proces, hvilket bl.a. kan bedre opkobling til vaskerisystemer osv. Der laves p.t. en el-teknisk gennemgang i afdelingerne for at belyse, hvor man kan effektivisere el-forbrug. side 4

5 Ad 9 Indkomne punkter Forretningsorden for organisationsbestyrelsen forelægges. Emnet er et beslutningspunkt på næste bestyrelsesmøde, hvis der ikke er rettelser til forretningsordenen. Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Møde i dag. Nyt medlem fra Grådyb Kollegiet. Referat er udfærdiget og er tilgængeligt på bestyrelse-ipad under punktet 02 Udvalg\2.5 Redaktionsudvalg\Referater. Nyt fra Fritidsudvalget. Tur til Læsø er aflyst. Tur til Ærø forsøges i stedet. Repræsentantskabsfesten var en stor succes. Musikken skal måske ændres til næste gang. Det foreslås, at der evt. kunne være et band næste gang. Næste år (29. januar 2016) flyttes festen til Lounge 1 pga. lettere tilgang til elevator. Tur til Husum Krokos festival er tilmeldt 35 personer. Tur til TVSyd d. 15. april er ca. 30 personer tilmeldt. HL oplyser, at der har været ros til fritidsudvalg, redaktionsudvalg, administration m.v. på afdelingsmøderne. Nyt fra Kunstudvalget. Intet nyt. Nyt fra Målsætningsudvalget. 22 punkter er allerede nu ved at blive opdateret på fakta-listen. Nyt fra Byggeudvalget. Udvalget har været på ekskursion i afd. 5. Tidsplanen holder. Det foreslås, at gulvbelægning og overflader generelt skal drøftes i udvalget. Det er væsentligt, at vi lærer af de erfaringer, vi har fra tidligere byggerier. Byggeudvalget og EL udarbejder en skematik til byggesagerne, hvor bl.a. materialer, indretning og overflader drøftes i projekteringsfasen. EL foreslår, at der også laves en ekskursion til afd. 34 (Kjøngerskov), når det er længere i byggeprocessen. Nyt fra Afdelingsbestyrelsens beføjelser. Intet møde siden sidst. Næste møde 16. april. Forventes færdig inden sommer, men kan først udleveres, når det er godkendt på repræsentantskabsmødet. Indtil da må nuværende materiale benyttes. Nedsættelse af Kultur-udvalg til at finde/skrive s historie. Gennemgang af fotoarkiv. Udvalget er nedsat under pkt. 3. Har endnu ikke holdt møde. side 5

6 Ad 11 Afdelinger Behandlet under evaluering af afdelingsmøder. Ad 12 Personale Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 (lukket pkt) Ad 14 FF og FU samarbejde har bedt kommunen om et møde for at fremlægge byggeplaner. Der tales om byggeplaner og visioner med Esbjerg Kommune. Ad 15 Evt. Ad 16 Planlagte mødedatoer i Org. bestyrelse: Torsdag den 23. april. Torsdag den 21. maj. Torsdag den 25. juni. Mødetidspunkt ændret til kl Fælles arrangementer: FU lokal og udv. (CPA, BS og PS): Borgmestermøde 30. april kl i 1 (CPA, BS og PS): Best. møde 16. april kl Best. møde 22. oktober kl Målsætningsudvalg (CPA, BS, BWS,PS) Udkast er i behandling i udvalg. side 6