Ungdomsbo. 1. Godkendelse af referat nr. 138 af 20. august Revisionsprotokollat side Indkomne punkter. 4. Traditioner i Ungdomsbo.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr. 139, mandag den 24. september 2012 kl Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand Berit Skanderup (BS) Næstformand Hanne Laursen (HL) Best. medlem Søren Egdal (SE) Best. medlem Anett Lunde (AL) Best. medlem Inger Tingberg (IT) Best. medlem Henning Radoor (HR) Best. medlem Administrationen: Erik Lykke (EL) Teknisk chef Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef Peter Sandager (PS) Direktør Indhold: bilag Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 138 af 20. august Revisionsprotokollat side Indkomne punkter Debatpunkter: 4. Traditioner i. Orienteringspunkter: 5. Byggesager 6. Udlejningssituationen 7. Økonomi 8. Indkomne punkter 9. Udvalg 10. Afdelinger 11. Personale 12. Bydelsprojekt 3 i FF & FU samarbejde 14. Evt. Konference Billund 15. Planlagte mødedatoer side 1

2 Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 138 af 20. august 2012 Referat blev godkendt uden bemærkninger. Ad 2 Revisionsprotokollat side 604 Blev fremvist og taget til efterretning. Ad 3 Indkomne punkter Godkendelse af Velkomst til nye medlemmer af hovedbestyrelsen. Beslutning: Dato påføres og enkelte rettelser indføjes af BS. Nyt udkast afventer AB har ansat en ny forretningsfører. Fastlæggelse af budget for gavekøb til medlemmer af repræsentanskab Beslutning: Ca. kr. 200,- pr. gave incl. moms. og evt. logo. Indkøbsudvalget består af IT, BS og HL. Statusrapport for Bydelsprojekt 3i1 for 2011 blev omdelt sidste gang. Ønskes der punkter på næste dagsorden? Beslutning: Der var ingen ønsker. Frigivelse af midler til Seniorbo afdeling 46 (afdelingen er uden afdelingsbestyrelse) Sagsbehandling: CPA oplyste at afdeling 46 s behov for økonomiske midler fra afdelingens rådighedsmidler og fritidsmidler godkendes af ham. Beslutning: CPA fortsætter med at behandle ansøgninger fra afdeling 46 indtil afdelingen vælger en afdelingsbestyrelse. Debatpunkter: Ad 4 Arrangementer/traditioner Hvilke traditioner er der i i dag? Her tænkes på fester, julehygge, uddeling af kalendere, gaver, banko, udflugter, studieture mv. Er der noget som skal have mere fokus? Er der noget som skal have mindre fokus? Sagsbehandling: Årskalender for 2013: Flere best. medlemmer mente, at der fortsat skal udsendes kalendere til afdelingsbestyrelsesmedlemmer, men der var delte meninger. Konklusion: Hvis det er økonomisk og praktisk muligt sendes en bestillingsanmodning til de personer der tidligere har fået tilsendt en kalender ellers udsendes der kalender som vanligt. Andre arrangementer: Bestyrelsen ser gerne der bliver arrangeret en studietur for hovedbestyrelsen i 2013 PS lovede at arbejde med sagen. Øvrige arrangementer fortsætter som hidtil. side 2

3 Orienteringspunkter Ad 5 Byggesager Erik orienterede: Park Kollegiet. Indflytning 1/ De nye beboere er tilsyneladende tilfredste måske er der for få parkeringspladser. Der indkaldes til afdelingsmøde for valg af afdelingsbestyrelse evt. med spisning i fælleslokalet. Rene Holm arbejder p.t. på et ungdommeligt kunststykke der skal binde kælderen sammen med stueetagen. Tovværksprojektet: Grundkøbet er godkendt af Esbjerg Kommune. Esbjerg Kommune arbejder p.t. med at undersøge om grunden er forurenet, hvis det er tilfældet modregnes udgifter til oprensning i grundkøbesummen. Projektering er startet, p.t. er bekymringen om byggeriet er så ambitiøst at det ikke kan opføres indenfor rammebeløbet. Helhedsplaner: Stengårdsvej: Opdeles i 4 delprojekter, således de enkelte projekter ikke er indbyrdes afhængige. Esbjerg kommune satser ikke på alle projekter. Afd. 26 Helhedsplan er undervejs til Landsbyggefonden. Øvrige renoveringsprojekter: Afd. 21 Afd. 27 Afd. 28 Afd. 40 Afd. 10 Færdig nu. Færdig i løbet af kort tid. Udskiftning af vinduer i posthuset. Afdelingen har ingen økonomiske midler. Tilskud fra foreningen må forventes. Med baggrund i, at der har været en del utilfredshed med renoveringen blandt beboerne, afholdes der et ekstraordinært afdelingsmøde d. 27/9. Byggeregnskab blev taget til efterretning. Ad 6 Udlejningssituationen Et lejemål i afdeling 14 og en enkel ungdomsbolig i afdeling 28 (posthuset) er ledigt i september måned. Generelt er udlejningssituationen ok. Udgifter til tomgang i regnskabsåret 2011/12 forventes at udgøre i alt kr ,74, heraf udgør tab ved nybyggeriet på Fanø kr ældre/handicapvenlige boliger er fortsat ikke udlejet, kommunen betaler huslejen og betaler forbrugsafgifter. Forbrugsafgifter udgjorde i september måned ca. kr Ad 7 Økonomi Afkast af værdiapirer 1/ til 24/ : Alm. brand 4,97% p.a., Asset 1,05% p.a. og Nordea 3,7% p.a. - ændringer i porteføljen besluttes i oktober. Nyt telefonsystem er bestilt hos TDC. Arbejdsgruppe er nedsat m.h.t. opsætning og implementering af ringeordner/tlf. tider/tlf. svarer m.v.. side 3

4 Ad 8 Indkomne punkter Ny og større postkasse er monteret på Nygårdsvej iht. aftale. Ansøgning om tilskud til Outside gym er modtaget fra Stengårdsvej (fællesprojekt her og nu). Skal med som et beslutningspunkt på næste bestyrelsesmøde. Lokale til repræsentantskabsmødet er bestilt hos UCSyd. Forslag til kandidater til hovedbestyrelsen skal/bør overvejes emnet skal på som et punkt på næste best. møde. Ad 9 Udvalg Orientering fra Målsætningsudvalget. Referat fra møde i torsdags udsendes til bestyrelsen. Orientering fra Redaktionsudvalget. Udvalget udarbejder oplæg som bestyrelsen skal behandle på et senere best. møde. Styringsdialog referat fra mødet lægges ind på Ipad. Fritidsudvalg: Næste møde afholdes den 9/ Lbk lovede at der deltager en sekretær. Ad 10 Afdelinger Lejemål i Kvaglund (tidl. Bydelsprojektlokaler) Carsten Hille har fundet en ny lejer, Nu arbejdes der på en afklaring om lokalerne kan anvendes til det påtænkte formål. Kridthusgrund. Parkvænge. Nyt møde er arrangeret. Stengårdsvej. Status. Er behandlet under pkt. 5. Besøg i Aalborg. PS orienterde fra besøg i Åborg og henviste til artikel i Boligen side 4 og 5. Ålborg er et besøg værd senere for afdelingsbestyrelser på Stengårdsvej. side 4

5 Ad 11 Personale Personalesager Wini s dødsfald blev omtalt bisættelse sker på fredag. Organisationen tilpasses, visse opgaver er flyttet fra udlejning til økonomi, yderligere tiltag afklares i nærmeste fremtid. VN. PS oplyste at CPA fortsætter som medlem af VN. Snevagtsordning for ejendomsfunktionærer er ikke afsluttet, ligesom mu-samtaler heller ikke er afklaret. MU-samtaler er under afvikling i adminsitrationen. Nye midlertidige telefon- og åbningstider har virket yderst positivt. Ad 12 Bydelsprojekt 3i1 Projekt Eigil LBF er forsinket med midler til bl.a. lønudbetaling til Eigil. UB og B32 betaler indtil midlerne frigives fra LBF. Flytning af Bydelsprojekt 3i1 Bydelsprojektets medarbejdere flytter til nye lokaler. Susanne udarbejder oversigt. Ad 13 FF og FU samarbejde FU mødes i morgen. Ad 14 Evt. Ipad Yderligere info. vedr. brug af IPads. Ikke alle best. medlemmer kan læse alt. Opsætning af de enkelte Ipads skal tilrettes. Beboere der har 50 og 60 års bojubilæum i På næste best. møde skal festivitas for 50 og 60 års jubilaer planlægges. Weekendkonference i Billund Konferencen afholdes den 9/10 november. Materiale sendes til hovedbestyrelsen. Tilmelding til PS inden 8. oktober. Ad 15 Planlagte mødedatoer Hovedbestyrelse: Tirsdag den 23. oktober. Mandag den 19. november. Mandag den 17. december. Repræsentantskabsmøde: Onsdag den 27. februar 2013 side 5