Ungdomsbo. 1. Godkendelse af referat nr. 139 af 24. september Revisionsprotokollat side Indkomne punkter. 4. Ingen.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr. 140, tirsdag den 23. oktober 2012 kl Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand Berit Skanderup (BS) Næstformand Hanne Laursen (HL) Best. medlem Søren Egdal (SE) Best. medlem Anett Lunde (AL) Best. medlem Inger Tingberg (IT) Best. medlem Henning Radoor (HR) Best. medlem Administrationen: Erik Lykke (EL) Teknisk chef Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef Peter Sandager (PS) Direktør Indhold: bilag Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 139 af 24. september Revisionsprotokollat side Indkomne punkter Debatpunkter: 4. Ingen. Orienteringspunkter: 5. Byggesager 6. Udlejningssituationen (delvis lukket punkt) 7. Økonomi 8. Indkomne punkter 9. Udvalg 10. Afdelinger (delvis lukket punkt) 11. Personale 12. Bydelsprojekt 3 i FF & FU samarbejde 14. Evt. 15. Planlagte mødedatoer side 1

2 Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 139 af 24. september 2012 Beslutning: Godkendt. Ekstraordinært møde ang. tilfredshedsundersøgelse afklares senere. Ad 2 Revisionsprotokollat side 604 Beslutning: Protokollen blev fremvist. Ad 3 Indkomne punkter 1. Forslag til nye kriterier for den fleksible udlejning til afstemning. Se bilag. 2. Ansøgning om midler til outside gym. på Stengårdsvej til afstemning. Se bilag. 3. Skal der ændres i investeringsporteføljen? Afkast for regnskabsåret gennemgåes. 4. Godkendelse af trækningsmidler til afd. 26. kr. 1 mio. 5. Landsforeningen Ligeværd søger startboliger til deres beboere (ikke kriminelle eller misbrugere). Posthuset på Fanø kunne være en mulighed, da den i dag er svær at leje ud til unge. Må deres forening uforpligtende ansøge staten om støtte til projektet? Både ansøgning og drift er ifølge foreningen uden udgifter for. Sagsbehandling/beslutninger: 1. Beskrivelsen afspejler tildeling i prioriteret rækkefølge, hvilket skal fremgå af teksten. Korrekturlæsning foretages efterfølgende. Beslutning: Godkendt. 2. Afdelingerne 8, 13,14,15 og evt. 18 søger foreningen om kr i tilskud til finansiering af outside gym på Stengårdsvej. Afdelingerne har fra henlæggelser bevilget kr E.B er tovholder på projektet fremadrettet. PS undersøger om Bydelsprojekt kan/vil deltage i finansieringen. Beslutning: Godkendt (mulighed for midler fra Bydelsprojekt undersøges). 3. Årsafkast 2011/12: Alm. Brand 3,98% p.a., Asset Advissor 1% p.a. og Nordea 3,6% p.a. Beslutning: Asset Advisor opsiges og porteføljen overføres til Alm. Brand. 4. Trækningsmidler kr. 1.0 mio. kr. til afdeling 26 blev godkendt. 5. Landsforeningen Ligeværd, har fra Esbjerg Kommune fået afslag og emnet blev derfor afsluttet uden behandling/beslutning. Om Landsforeningen Ligeværd ønsker at deltage på Fanø vides ikke. Beslutning: Posthuset på Fanø (del af afd. 28) er problematisk, både med hensyn til udlejning og selve bygningen. Derfor besluttede bestyrelsen at behandle afdelingen mere specifikt på et nyt møde, når EL har indhentet priser på udskiftning af vinduer. side 2

3 Debatpunkter: Ad 4 Ekstraordinært best. møde Orienteringspunkter Dato: 13/11 kl her på kontoret. Dagsorden: pkt. 1. Generationsskifte pkt. 2. Tilfredshedsundersøgelse. BS opfordrede bestyrelsesmedlemmerne til, at forberede sig til mødet, bl.a. ved at gennemgå evalueringsmaterialet fra tilfredshedsundersøgelsen, med fokus på de afdelinger som den enkelte bestyrelsesmedlem er tilknyttet. Ad 5 Byggesager Erik orienterer. Bl.a. Renoveringsprojekter Afd Spær rejses nu (brandskade). Afd LBF har lovet at komme på besigtigelse i efteråret Afd Posthuset træ/aluvinduer kan ikke blive godkendt af F.K. Afd Der afholdes lic. på opsætning af altaner. Forslaget fremsendes til behandling på det ordinære afdelingsmøde i Afd Projektet kører efter planen. For afklaring af eventuelle problem-stillinger har der været afholdt afdelingsmøde. Mødet forløb rigtig godt. Afd Udskiftning af vinduer i tagetage går i gang. Afd Nybyggeriet. Jordvarme blive skruet op. Afd Park-kollegiet: Møbler bliver indkøbt til fælleslokalet nu. Evt. køb af kunst afventer valg af afdelingsbestyrelse (afdelingsmøde sidst i november) således de kan deltage i beslutningsprocessen. EL oplyste at investeringen kr moms kan indgå i byggesagen. Afd Vinduesudskiftning går i gang nu. Tovværksgrunden: Arkitektfirmaet Cebra projekterer i øjeblikket. E.K. har givet tilsagn til, at må købe grunden. Udkast til købsaftale, gældende fra 1/ udarbejdes af E.K. Helhedsplan på Stengårdsvej: LBF har meldt tilbage med en del spørgsmål. PS, EL og Susanne Rønne har arrangeret en studietur til Ålborg d. 29/ Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterer. Bl.a. Udlejning generelt 5 tomme boliger er indberettet til LBF i oktober: Et lejemål i afd. 8 er udlejet pr. 15/ Et lejemål i afd. 21 er udlejet pr. 1/ Et lejemål i afd. 56 er rømmet, forventes udlejet igen pr. 15/10. Et lejemål i afd. 63 hurtig udflytning (elite) Udlejet igen fra 15/10. Et lejemål i afd. 75 Udlejet igen fra 1/11. Udgifter til tomgang i regnskabsåret 2011/12 udgør kr og dækkes af foreningens disp. fond. side 3

4 Ad 7 Økonomi Lene orienterer. Bl.a. Er behandlet under punkt 3. Status investeringer. Ad 8 Indkomne punkter PS orienterede om: Nyt telefonsystem iværksættes pr. 29. oktober Kvaglund er kommet på ghettolisten pr B32 fyldte 80 år den 20. oktober gav en gave. Julelukning på kontoret fra den 21. dec. 2. januar. Begge dage inklusiv. Gaveudvalget til personale og bestyrelse reduceres fra 4 til 2 valgmuligheder. Der ændres ikke på beløbet og der kan vælges mellem en gave fra Imerco eller en købmandskurv. Årskalender 2013: 50 afdelingsbestyrelsesmedlemmer har meddelt, at de ønsker en kalender. Med baggrund i det er første år, de skal melde tilbage udsendes en reminder til de afdelingsformænd, som ikke har reflekteret. (IT stemte imod). Ad 9 Udvalg Målsætningsudvalget s image hvordan er det at være kunde i UB og ny hjemmeside bliver emner fremadrettet. Redaktionsudvalget IT havde intet at berette. Kunstudvalget Møde 22/ forløb fint. Udsmykning af Park-kollegiet er behandlet. Studietur for bestyrelsen Et studieudvalg bestående af BS, HR, AL og PS blev nedsat. Forslag til destination: London i foråret 2013 eller måske Ålbrg/Hamborg.. Fritidsudvalg Udvalget har afholdt møde den 9/ Nyt møde er planlagt til den 27/11. side 4

5 Ad 10 Afdelinger Arrangement for jubilarer: Jubilæet afholdes hos torsdag den 13. december kl til IT køber kurve til en værdi af kr. 650,- Antal jubilaer oplyses til IT. En kurv fremvises ved jubilæet og de resterende kurve bringes ud til jubilarernes adresse af købmanden. Ad 11 Personale 1. Admin. orienterer om status på kontoret samt overvejelser omkring personalet i udlejningen. 2. MU-samtaler er ikke længere et emne under VN. Der er indgået aftale. Snevagtsordning er ikke afklaret. 3. Julehygge på kontoret onsdag den 12. december kl til Sagsbehandling: 1. Mandag d. 5/10 afholder EL, PS og LBK et strategimøde med deltagelse af en konsulent fra Deloitte. Mødets formål er planlægning af den fremtidige organisationsudvikling og mødestruktur/kultur. 2. ESL har sendt skrivelse og gjort opmærksom på at UB ikke har afholdt mu-samtaler i Snevagtsordning afklares med BL. 3. Julehygge ok. Ad 12 Bydelsprojekt 3 i 1 Orientering Susanne kommer og orienterer live på hovedbestyrelsesmødet i november. Desuden vil 3 i 1 fremadrettet udsende et nyhedsbrev, som omdeles. Ad 13 FF og FU samarbejde Borgmestermøde Der er indkaldt til borgmestermøde den 24. april Emner ønskes fra hovedbestyrelsen. Ad 14 Evt. Kørsel til Billund Planlægning af kørsel til Billund den 9. og 10. november. CPA, SE, EL kører. LBK, PS og HR kører selv direkte. PS udarbejder fælles køreplan med afgang fra kontoret kl Rep. Møde Kan mødet evt. afholdes fra kl til med efterfølgende spisning. Dette behandles på næste best. møde. side 5

6 Ad 15 Planlagte mødedatoer Hovedbestyrelse: Mandag den 19. november. Mandag den 17. december. Repræsentantskab: Onsdag den 27. februar 2013 Godkendt af hovedbestyrelsen den 19. november 2012: side 6