Statusnotat. Indhold. Projekt Øget brug af velfærdsteknologi og digitale løsninger

Transkript

1 Statusnotat Indhold 1 Baggrund Den nuværende situation i Helsingør Kommune Teknologier i Helsingør Kommune De nationale dagsordner Kommende tiltag i forhold til kommunikation og dokumentation Storskala-projekter Proces og metode Identifikation af udfordringer Udpegelse af teknologier Business cases Vigtige erfaringer og Opmærksomheder til det fremadrettede arbejde Udvælgelse af teknologier og målgrupper Borger- og medarbejderparatheden Implementering Jo tidligere jo bedre Anbefalinger Økonomi...9 1

2 1 Baggrund Som en del af budgetforliget 2015 har Byrådet i Helsingør Kommune besluttet, at der skal laves en analyse samt en strategi for øget brug af digitale løsninger og velfærdsteknologi inden for sundheds- og socialområdet. Da Byrådet i kommunens styringsmodel har besluttet, at der kun er én strategi i Helsingør Kommune (vejen til at opnå visionen), har strategien for øget brug af digitale løsninger og velfærdsteknologi været fortolket som en velfærdsteknologiplan. I januar 2015 godkendte Socialudvalget kommissoriet for arbejdet med at udvikle Velfærdsteknologiplanen, og satte dermed arbejdet i gang under følgende formål: At få dannet et overblik over de digitale- og velfærdsteknologiske løsninger indenfor sundheds- og socialområdet, som med fordel kan sættes i anvendelse i Helsingør Kommune, samt at udarbejde en overordnet tre årig velfærdsteknologiplan herfor (Formålet fra det vedtagne kommissorie). Med inspiration fra bl.a. Dansk Standard, Region Syddanmark og Odense Kommune blev velfærdsteknologiske løsninger defineret som: Teknologier og ydelser, der bidrager til at effektivisere arbejdsgange, og som er med til at øge eller sikre kvaliteten i ydelserne. Samtidig ser vi velfærdsteknologiske løsninger, som teknologi og service der kan hjælpe og assistere brugere inden for social- og sundhedsområdet. Brugere forstår vi bredt. Der kan således både være tale om borgere, der gør brug af offentlige velfærdsydelser, og om ansatte der har til opgave at varetage velfærdsydelser (Definition fra det vedtagne kommissorie). Helt konkret har projektet derfor omfattet både høj- og lavteknologiske løsninger. De lavteknologiske løsninger er i nogle sammenhæge mere kendt under betegnelsen hverdagshjælpemidler. Eksempler herpå kan være strømpepåtagere, flytbare greb eller ergonomisk bestik. Projektet havde til formål at belyse de relevante teknologiske løsninger inden for tre vinkler: 1 Løsninger, der bidrager til øget livskvalitet for borgerne 2 Løsninger, der forbedrer medarbejdernes arbejdsmiljø og arbejdstilrettelæggelse 3 Løsninger, der sikrer optimal anvendelse af kommunens ressourcer og økonomi (Kommissoriet) Indeværende notat sætter først fokus på den nuværende situation i Helsingør Kommune med henblik på at beskrive, i hvilken ramme opgaven er løst. Herefter beskrives hvorledes den konkrete opgave er grebet an, samt hvilke erfaringer og opmærksomheder, der er gjort undervejs. Til sidst gives en række anbefalinger til det fremadrettede arbejde med velfærdsteknologi samt en kort beskrivelse af den økonomiske udmøntning heraf. 2 Den nuværende situation i Helsingør Kommune Velfærdsteknologi er ikke nyt i Helsingør Kommune. Der er allerede afprøvet og implementeret en del forskellige velfærdsteknologiske løsninger. Afprøvning og implementering har indtil nu primært været gennemført i forbindelse med effektivisering, eller fordi medarbejdere præsenteres for en velfærdsteknologisk løsning, som, de ser, kan være relevant i en given situation for en eller flere konkrete 2

3 borgere. Der er derfor både eksempler på buttom up og top down processer i forhold til igangsættelse af velfærdsteknologiske indsatser i Helsingør Kommune. 2.1 Teknologier i Helsingør Kommune De senere år er der implementeret en del besparende teknologier i forbindelse med effektiviseringer. Enkelte af de mest kendte og oplagte besparende teknologier på social- og sundhedsområdet er således implementeret eller i gang med at blive det. Eksempler herpå er loftslifte og hjælpemidler til at gå fra 2 til 1 medarbejder ved forflytning samt skærme til virtuel træning. I forbindelse med den aktuelle effektiviseringsrunde er der planer om at indføre skærme på Helsingør Rehabiliterings og Træningscenter, med henblik på at spare medarbejdernes dokumentationstid. Der har også løbende været gennemført mindre lokale pilotprojekter med afprøvning af forskellige teknologier, som efterfølgende er blevet taget i drift i mindre skala. Disse projekter har haft karakter af hverdagsinnovation og er ofte drevet af lokale ildsjæle. Der er udarbejdet en oversigt over nuværende velfærdsteknologier i Center for Sundhed og Omsorg (SO) og Center for Særlig Social Indsats (SSI). Oversigten viser, at der er forskellige teknologier i afprøvning eller i drift inden for 17 forskellige emneområder. Dertil kommer en række lavteknologiske hverdagshjælpemidler og apps, som kun er i brug i mindre skala, og derfor ikke er medtaget. Oversigten viser også, at der har været fokuseret på at implementere velfærdsteknologi til forskellige målgrupper, og ikke alene til borgere med fysiske funktionsnedsættelser. Endelig angiver den samlede oversigt, som kan ses i bilaget Oversigt over velfærdsteknologi i SSI og SO, også omfanget og/ eller udbredelsen af de enkelte teknologier. 2.2 De nationale dagsordner Der er en række nationale strategier, som er interessante, når der tales om velfærdsteknologi. Særligt indenfor telemedicin og digitalisering, se evt. oversigten i bilaget Oversigt over de nationale handlingsplaner for velfærdsteknologi og digitalisering. Der er både områder, hvor Helsingør Kommune er i fuld gang med at implementere f.eks. virtuel sårvurdering og Fælles Medicin Kort, mens der er andre, hvor Helsingør Kommune eller nogle af centrene har valgt at afvente yderligere dokumentation mv. fra storskala- eller nationale projekter. De skridt, der tages, og forsøg, der gøres, i forbindelse med udrulning af de nuværende nationale strategier, kommer til at danne grundlag for større nationale udrulningsindsatser i de kommende år, der kan have karakter af skal - opgaver, som Helsingør Kommune må forholde sig aktivt til. På nuværende tidspunkt afventer Helsingør Kommune de kommende fælleskommunale strategier, som forventes at blive offentliggjort i efteråret Kommende tiltag i forhold til kommunikation og dokumentation I centrene SSI og SO, benyttes der to forskellige systemer til at registrere og behandle information om de borgere der modtager hjælp fra Helsingør Kommune. Centeret SO benytter KMD s system Care og SSI benytter systemet Bosted. De to forskellige systemer snakker ikke sammen og det er derfor ikke er muligt at kunne dele data imellem de to systemer. Hvis en borger er oprettet i begge systemer, skal medarbejderne arbejde i to systemer for at få overblik over borgerens data, hvilket kan have betydning for medicinering og behandling. Samtidig er udgifterne for drift og licens af to forskellige systemer også oftest større end drift og licens af et enkelt. 3

4 Inden for de næste 2-3 år vil Helsingør kommune, som en del af monopolbrudsprojektet, få implementeret SAPA. SAPA er en kommunal overbliksløsning, der hjælper den kommunale medarbejder med at skabe sig ét samlet overblik over borgerens engagementer med kommunen, uden at den kommunale medarbejder behøver at bevæge sig ind og ud af de forskellige it-løsninger, der indeholder de relevante informationer. Da SAPA stiller krav til data ensartethed ved alle de systemer, der skal tilsluttes, er det tanken at skabe en fælles ramme for omsorgssystemer i Helsingør Kommune fremover. Dog er der både hos SSI og SO en usikkerhed omkring den fremtidige brug af omsorgssystemer, og der er behov for en afklaring, inden der kan besluttes andet på dette område. 2.4 Storskala-projekter Gennemførelse af storskala projekter, hvor en given velfærdsteknologisk løsning anvendes på en større gruppe borgere og gerne i forskellige kommuner, er vigtig. Det gælder særligt for at sikre, at dokumentation og effektmåling sker systematisk og med tilstrækkelig deltagere i målgruppen. Men også for at udvikle valide businesscases og sandsynliggøre et så korrekt gevinstrealiseringspotentiale i forhold til en given indsats. SO er tidligere blevet kontaktet med henblik på at indgå i storskalaprojekter senest kontaktede Copenhagen Health Cluster SO med henblik på at inddrage Helsingør Kommune i et storskalaprojekt omkring digital understøttet træning og genoptræning. Det var en indsats, der bestemt har potentiale, og som SO kunne have været interesseret i at deltage i. SO måtte af flere grunde takke nej til at deltage. Blandt andet fordi beslutningsgangen var kort beslutning om deltagelse skulle tages indenfor et par måneder, samtidig med, at der skulle stilles med en medfinansiering på mellem 1-3 mio. kr. (alt efter kommunestørrelse) samt medarbejderressourcer i driften. På nuværende tidspunkt er det svært for Helsingør Kommune at træde ind i relevante storskala projekter, selvom mulighederne byder sig, ikke mindst på grund at den store medfinansiering. Helsingør Kommune afventer pt. KL s udmelding vedr. de kommende fælleskommunale strategier (for de næste fire år) med en vis spænding, da de med al sandsynlighed vil indeholde både fælles lovpligtige nationale udrulninger og nye muligheder for at indgå i forskellige storskala projekter. 3 Proces og metode 3.1 Identifikation af udfordringer Projektgruppen startede med at afdække hvilke behov og udfordringer, der fylder mest i hverdagen blandt medarbejderne i Center for Særlig Social Indsats (SSI) og Center for Sundhed og Omsorg (SO). Dette skete gennem en kvalitativ metodeindsamling i form af seks fokusgruppeinterviews og fire dages deltagerobservation samt en kvantitativ analyse af eksisterende data (arbejdsmiljørelateret sygefravær, arbejdsulykker og utilsigtede hændelser). Vi har ikke i denne sammenhæng interviewet borgerne. Dels kender vi til deres behov fra tidligere teknologimesser og undersøgelser, dels har vi bedt medarbejderne om at beskrive deres oplevelse af borgernes behov og udfordringer. På baggrund af denne afdækning blandt medarbejdere og en kvalificering i ledergrupperne i de to centre pegede styregruppen på følgende områder som centrale at gå videre med, som alle giver mulighed for ressourceoptimering i forskelligt omfang: 4

5 Retter sig mod borgerens livskvalitet o At spise selv o At klæde sig på selv o At klare personlig hygiejne selv/bedre hjælp til personlig hygiejne o At kunne klare huslige opgaver selv o At varetage egen sundhed selv Retter sig mod medarbejdernes arbejdsmiljø/arbejdstilrettelæggelse o At kunne komme til ved borgeren o At lette fysisk hårdt arbejde o Dokumentation 3.2 Udpegelse af teknologier Dernæst udarbejdede Teknologisk Institut en oversigt over teknologier, som ville kunne afhjælpe disse behov. Sammen med teknologier, som projektgruppen selv indhentede kendskab til, resulterede det i en bruttoliste over relevante teknologier. En kvalificeringsrunde blandt ledere og medarbejdere i centrene resulterede i, at styregruppen udpegede følgende emner til nærmere analyse via udarbejdelse af businesscases: Dokumentation - Skærme (SSI og evt. SO) - Talegenkendelse (SO og SSI) - Arbejdsgange/systemer (SO og SSI) Apps til selvmonitorering, sundhed og struktur (SSI særligt de unge) Virtuel socialpædagogisk støtte (SSI) Virtuel hjemmepleje (SO og SSI) Forflytning (SSI via erfaringer fra SO) Lavteknologi i spisesituationen (SSI og SO) Lavteknologi strømpe på- og aftager (SO) Derudover udvalgte styregruppen telemedicin som et fokusområde i Velfærdsteknologiplanen. Dette område har dog så stor national og regional bevågenhed, at styregruppen vurderer, at kommunen med fordel kan afvente national udrulning af afprøvede teknologier og/eller deltage i relevante storskalaprojekter. 3.3 Business cases Kommissoriet gav til opgave at udarbejde business cases, og projektgruppen tog de indledende skridt til at begynde arbejdet. Projektet har taget udgangspunkt i den model for business cases, som koncernledelsen har besluttet skal anvendes i Helsingør Kommune. Dog har det været drøftet, hvorledes vurderingskriterierne livskvalitet og arbejdsmiljø kan indarbejdes, såfremt den eksisterende model skal rumme velfærdsteknologi. De indledende skridt til arbejdet har synliggjort, at følgende faser skal gennemgås i udviklingen af en valid business case i forhold til at belyse gevinstrealiseringspotentialet af en ny teknologi: 5

6 Baselinemåling/tid og tilfredshed 1 Indsamling af detailviden om produkter/ målgrupper/ regler 2 Indsamling af taldata / arbejdsgangsanalyser 3 Afklaring af støtteprocesser/ geninvestering 4 Afklaring af implementeringsudgifter 5 Kvalificering pilottest/ analyser 6 Styregruppen har vurderet, at arbejdet med at lave valide business cases, som kan ligge til grund for større økonomiske prioriteringer, ikke er muligt at gennemføre inden for projektets tidsramme. 4 Vigtige erfaringer og Opmærksomheder til det fremadrettede arbejde Arbejdet i projektets første fire faser har bibragt megen ny viden. De nedenstående afsnit fremhæver nogle af de vigtigste opmærksomheder. 4.1 Udvælgelse af teknologier og målgrupper Projektet har fra flere steder (f.eks. fra Teknologisk Institut og Socialstyrelsen) fået ros for at tage udgangspunkt i vores borgere og medarbejderes behov i stedet for at tage udgangspunkt i de teknologier, som er mest fremme på markedet lige nu. Erfaringerne fra projektet viser samlet, at de lokale indledende analyser og udarbejdelsen af gode business cases er afgørende for at opnå en positiv gevinstrealisering, men også at dette indledende arbejde er omfangsrigt både i forhold til tid og ressourcer. Hvis analyserne skal være holdbare skal de være grundigt kvalificeret. Det stiller store krav til faglighed, indgående målgruppekendskab samt praksiserfaring i projekterne. Erfaringerne har vist, at en sådan organisering af teknologiprojekter er et stykke pionerarbejde, og at der skal være et stort potentiale for gevinstrealisering, hvis teknologiens gevinster skal opveje den tid og de ressourcer, som skal bruges i det indledende arbejde. Der kan således nemt blive flere udgifter end gevinster, når tiden til det indledende arbejde regnes med, hvis Helsingør Kommune kører selv med de store teknologiprojekter. Til gengæld har vi med jævne mellemrum mulighed for at indgå i nogle af de storskala projekter der drives bl.a. af regionerne, og dermed tilkøbe en del af denne organisering. Det er ligeledes et væsentligt opmærksomhedspunkt, at indledende analyser og business cases ikke altid kan overføres direkte fra f.eks. én kommune til en anden. Selvom man umiddelbart skulle tro, at f.eks. arbejdsopgaver og målgrupper skulle være rimelig ens f.eks. på ældreområdet, er der oftest meget stor forskel på kvalitets- og servicestandarter samt måden opgaverne udføres på. I sidste ende kan det f.eks. betyde, at der slet ikke er den mængde borgere eller visiterede ydelser i målgruppen for den pågældende teknologi, som man i udgangspunktet har antaget med stor forringelse af den økonomiske gevinstrealisering til følge. Et konkret eksempel er robotstøvsugere til rengøring i borgernes hjem. Her vil der være stor forskel på den økonomiske besparelse alt efter om kommunen tilbyder borgerne rengøring hver 2., 3. eller 4. uge. 6

7 4.2 Borger- og medarbejderparatheden Interviews og observationsstudier har gjort det klart, at der er et generelt behov for at arbejde med både borger- og medarbejderteknologiparatheden på social- og sundhedsområdet i Helsingør Kommune, hvis man ønsker at øge brugen af digitale- og velfærdsteknologiske løsninger. Der findes teknologiske frontløbere og ildsjæle, både blandt medarbejderne og borgerne, men der er også rigtig mange, som ikke har den store interesse for teknologi. Umiddelbart ser det ud til at borgerne under psykiatri og handicapområdet er mere varierende i forhold til teknologiparatheden. Det hænger bl.a. sammen med at aldersspredningen er større. Mange yngre borgere tiltrækkes af teknologi, og må derfor beskrives som meget teknologiparate, til gengæld rummer gruppen også borgere med f.eks. misbrug, som har svært ved at få råd til og/ eller passe på dyrere teknologi som smartphones og I pads. Nogle af borgerne på ældreområder har aldrig selv gjort brug af teknologiske løsninger og kan dermed være lidt fremmedgjorte herfor. Dette vil dog ændre sig i forhold til kommende generationer af ældre, som vil have langt flere generelle teknologikompetencer. Selvom det ikke har været undersøgt nærmere, giver medarbejderne i SSI og SO også udtryk for, at en del borgere kan være bekymrede for at miste den sociale kontakt, som ofte knytter sig til at modtage hjælp, hvis denne hjælp helt eller delvis erstattes af et teknologisk hjælpemiddel. Erfaringer fra andre kommuner (f.eks. Gribskov) viser, at det kan være særdeles vanskeligt at finde tilstrækkeligt med borgere på ældreområdet, som ønsker at afprøve teknologi. Erfaringer fra Århus viser samtidig, at borgerne er mere parate end medarbejderne, og at det er borgerne, der efterspørger, teknologier. Her bør det dog bemærkes, at Århus Kommune har langt flere borgere end Helsingør, og dermed bedre forudsætninger for at skabe den nødvendige volumen til, at der er gevinstpotentiale i lokale projekter. Nogle af de mere interessante teknologier som f.eks. tryghedsteknologi og virtuel hjemmepleje eller-støtte, er både dyre at anskaffe og at implementere. Derfor er de kun interessante, hvis mange borgere kan tilknyttes f.eks. samme callcenter/ centrale enhed. I denne sammenhæng er Helsingør Kommune en lille kommune, og det er nødvendigt at have et vedvarende fokus på, om nye teknologiprojekter kan opnå tilstrækkelig volumen til, at der kan realiseres gevinster i sidste ende. Samtidig er der også behov for, at arbejde videre med at øge især medarbejderes teknologiparathed. Kombinationen af tiltrækkelig volumen og stort fokus på medarbejderparatheden findes i de tværgående storskalaprojekter, hvor der oftest inddrages borgere fra flere kommuner, findes tværgående løsninger, og hvor der laves grundige implementeringer med tilstrækkelig oplæring og opfølgning. Der vil fortsat være værdi ved at lade kommunens ildsjæle lave hverdagsinnovation og drive mindre lokale pilotprojekter, idet disse små projekter dels er med til at realisere de mindre gevinst potentialer, og dels giver de øvrige medarbejdere en løbende berøring med ny teknologi. Denne løbende teknologiberøring vil med al sandsynlighed bidrage til at forbedre medarbejdernes teknologiparathed på den lange bane. 4.3 Implementering Succes med en teknologi/ digital løsning forudsætter en vellykket implementering. Gode implementeringer koster mange ressourcer. Teknologisk Institut påpeger at deres erfaring er, at 10 % af udgifterne er indkøb af teknologi, mens de 90 % går til alt det andet i de vellykkede teknologiprojekter. Andre aktører taler om en fordeling. 7

8 I forbindelse med de forskellige interviews og møder med forskellige medarbejdere og ledere i vores projekt, har mange peget netop på implementeringsfasen, som et forbedringsområde. Tilbagemeldingerne var bl.a. at mange implementeringer går for stærkt, kommunikeres for lidt, ikke har tilstrækkelig inddragelse og/ eller oplæring af medarbejderne og falder oveni andre store projekter. Resultatet bliver mangel på mening og ejerskab, hvilket får konsekvenser for implementering og dermed effekten. Hvis de fremtidige teknologiprojekter i Helsingør kommune skal opnå størst mulig effekt, er der behov for øget fokus på implementering. 4.4 Jo tidligere jo bedre Gennem arbejdet med projektet er det erfaret, at investeringer i velfærdsteknologi med fordel kan betragtes som langsigtede investeringer. Især ved de mere komplekse teknologier opnås succes nemmest ved, at borgere på et tidligt tidspunkt i deres tab af funktionsevne bliver introduceret til teknologier. Dermed bliver borgeren fortrolig med teknologien, mens de fortsat har et vist kognitivt og fysisk funktionsniveau, de kan forblive selvhjulpne over længere tid og vil være mere parat til ny og evt. mere avancerede teknologier på et senere tidspunkt. Udfordringen ved at præsentere velfærdsteknologien for sent hænger bl.a. sammen med at ældre borgere med nedsat funktionsniveau ofte ikke har stabilt funktionsniveau over mange år, men forværres hurtigt, hvilket vanskeliggør indkøring og i nogle tilfælde hurtigt gør teknologien uaktuel. Til gengæld kan det være en udfordring, at kunne påvise en positiv effekt på den korte bane, hvis man implementerer velfærdsteknologi på et tidligt tidspunkt, da disse borgere ikke nødvendigvis modtager nogle ydelser, der kan afvisiteres. I Rudersdal Kommune har man f.eks. succes med en Inspirationsbolig, som indeholder forskellige hjælpemidler og teknologiske løsninger primært til inspiration for selvhjulpne ældre. De ældre motiveres til at købe forskellige hjælpemidler (i almindelig handel), når de første dårligdomme melder sig, og dermed med al sandsynlighed til først søge kommunal hjælp senere, end de ellers ville have gjort. Inspirationsboligen har ikke ført til en stigning i antallet af ansøgninger til hjælpemidler, hvilket tyder på, at mange borgere selv investerer i de ønskede teknologier. 5 Anbefalinger På baggrund af den læring der har været i projektet, gives følgende anbefalinger til det videre arbejde med digitalisering og velfærdsteknologi på social- og sundhedsområdet i Helsingør Kommune: 1. En gang om året laves en velfærdsteknologisk status i til Socialudvalget og Byrådet forhold til de nationale handlingsplaner. Formålet er at skabe overblik over hvilke storskala projekter, der er relevante for Helsingør Kommune. Denne status skal sikre, at Helsingør Kommune følger de store nationale dagsordner tæt og er gearet til at deltage i de nationale udrulninger og relevante storskalaprojekter. Den årlige status kommunikeres ud til ledere og medarbejdere i de relevante centre. 2. Der oprettes en investeringspulje på 4 mio. kr. årligt, hvoraf de 3 mio. kan søges i forbindelse med deltagelse i relevante storskala-projekter. Investeringspuljen vil betyde, at Helsingør Kommune formodentlig vil have mulighed for løbende at indgå i 1-3 storskalaprojekter. 3. I Helsingør Kommune skal der fortsat arbejdes med mindre afgrænsede teknologiprojekter, hvor der er fokus på at realisere gevinster indenfor de tre vinkler, livskvalitet, arbejdsmiljø og 8

9 ressourceoptimering. Disse mindre projekter skal kunne igangsættes ved brug af kommunens almindelige projektværktøjer. Der kan søges midler i investeringspuljen til konkrete kompetenceog kulturudviklende tiltag, der styrker implementeringen, idet 1 mio. kr. årligt øremærkes til de små projekter. 4. Helsingør Kommune sikrer, at der tages aktivt stilling til, hvorledes der arbejdes med borger- og medarbejderparatheden hver gang der implementeres ny teknologi på social- og sundhedsområdet. Dette sikres ved at lade en beskrivelse af, hvorledes der arbejdes med implementering og teknologiparathed indgå i den obligatoriske businesscase, når investeringspuljen søges. 6 Økonomi Hvis ovenstående anbefalinger godkendes af Socialudvalget og Byrådet udarbejdes der et budgetønske i forhold til oprettelse af en investeringspulje på 4 Mio. kr. årligt til budget Pengene i investeringspuljen frigives til storskalaprojekter, når der kan fremlægges en businesscase, som kan sandsynliggøre en positiv gevinstrealisering. Gevinstpotentialerne indsamles således løbende og vil indgå i effektiviseringsplanerne for overslagsårene. Pengene til at styrke de mindre projekters implementering frigives på baggrund at en ansøgning, der beskriver de konkrete kompetence- og kulturudviklende tiltag, der skal styrke projektets implementering. 9