Område MED-udvalg, Sundhed og Omsorg. 21. November Præsentation af forslag til effektivisering

Transkript

1 Område MED-udvalg, Sundhed og Omsorg 21. November 2013 Præsentation af forslag til effektivisering

2 Agenda 1. Indledning og baggrund 2. Principperne 3. Konklusionerne 4. Potentialer 5. Organiseringsprincipper 6. Tiltag i Sundhed og Omsorg 7. Procesplan

3 Byrådets økonomiske politik Byrådet har besluttet at Horsens Kommune skal effektiviseres, så der arbejdes smartere og billigere samtidig med at serviceniveauet hos borgerne fastholdes.

4 Den økonomiske rammesætning Byrådets vedtagelse af den økonomiske politik ,2 mio. 10,6 mio. 15,9 mio. 21,2 mio. Det igangværende fokus omkring Frit Valg afventer afrapportering fra Incitare

5 OMU i Sundhed og Omsorg har (på mødet i juni) besluttet at gå 2 veje: Optimering (arbejde smartere ) ændring af arbejdsgange, så vi får mere ud af vores ressourceanvendelse. Optimering handler om at få mere/bedre service for de samme ressourcer Effektivisering (arbejde billigere ) se på ledelsesstruktur og anvendelse af velfærdsteknologi. Effektivisering handler om at sikre det samme serviceniveau

6 MANTEC-analysen Principper 1 Borgeren i centrum Fastholde serviceniveauet Sikker drift Sundhedsfremme og rehabilitering Alle forbedringer/forandringer skal gennemføres med fokus på borgeren og det serviceniveau/oplevelse borgere har. Sikker drift fra projektstart Borgeren oplever uændret serviceniveau Borgeren må ikke opleve aflysninger, forglemmelser eller ændringer i deres ydelser, som skyldes implementeringen af analysens resultater Fortsat fokus på sundhedsfremme og rehabilitering

7 MANTEC-analysen Principper 2 Både økonomiske og servicemæssige forbedringer De rigtige håndtag MED-udvalg Min. 1 %s reduktion Det samlede potentiale skal udnyttes, men i de enkelte områder vil der være en fordeling mellem hvor meget der skal resultere i en økonomisk forbedring (effektivisering) og hvor meget der skal resultere i en servicemæssig forbedring (optimering) Analysen har identificeret en række forbedringsområder og mulige områder, hvor et potentiale kan realiseres. Der er enighed hos ledelsen om at dette er de rigtige håndtag Tæt løbende inddragelse af relevante MEDudvalg Det samlede budget skal over en 4-årig periode reduceres med min. 1 % årligt

8 MANTEC-analysen Analysens formål At identificere et forbedringspotentiale og udarbejde en forbedringsplan, der sikrer realisering af det identificerede potentiale Potentialerne er fastsat med henblik på at fastholde det nuværende serviceniveau overfor borgerne potentialet skal anvendes til at imødegå rammebesparelsen Analysen er gennemført i ugerne Hovedsporene fra analysen bruges i det videre arbejde

9 MANTEC S hovedspor 1 - Mulighed for optimering af organisationens struktur og de administrative funktioner - Ledelsessystemet kan optimeres gennem bl.a. operationalisering af mål og opfølgning - Aktivitetsstyring frem for rammestyring kan være med til at sikre ensartet serviceniveau og kvalitet, samt sikre målrettet indsats overfor den enkelte borger - Forskellig brug af metoder, dokumentation, procedurer og planlægning skaber uigennemsigtige arbejdsprocesser og resulterer i uensartet serviceniveau

10 MANTEC S hovedspor 2 - Feltstudier på plejecentre og i hjemmeplejen viser, at processer kan optimeres med forbedringer til følge samtidig med at nuværende serviceniveau kan bibeholdes - Muligheder for at forbedre balancen mellem behov og bemanding bedre kapacitetsudnyttelse - Sikring af at alt købes på aftaler/bedst og billigst samt optimering af produktvalg vil give mulighed for at forbedre indkøbsordningerne - Målrettet arbejde med best demonstrated practice vil højne ensartethed i den service den enkelte borger modtager. Målrettet arbejde med best demonstrated practice vil kunne sikre medarbejderinddragelse og engagement

11 Spørgsmål til MANTEC S analyse Sendes skriftligt til Tina Storm Tina.storm@horsens.dk

12 Sundhed og Omsorgs oplæg til effektivisering jf. Byrådets økonomiske politik

13 Potentialer 1 Område Beskrivelse MAN TEC Ledelse og styring Fælles funktioner Mad produktion Gennem optimeret styring af systemer og processer vil det give mulighed for at opnå en højere organisatorisk effektivitet svarende til 10% - 15% Gennem optimering og centralisering af de administrative processer vil effektiviteten kunne øges med 15% - 20% og på lang sigt med yderligere 6% 8% Optimering af den daglige drift og større grad af standardisering på tværs af køkkenerne samt øget salg af cafe produkter vil kunne resultere i en omkostningsreduktion på 2% - 3% Juste ret 3,8 1,6 2,9 2,9 0,7 0,7 Indkøb Velfærdsteknologi plejebolig Plejeboliger 13 Sikring at alt købes på aftaler / bedst og billigst samt optimering af produktvalg vil give mulighed for at reducere 25 % af den totale indkøbsvolumen (97 MDKK) med 3 5 %. Hertil potentialet på at købe eksempelvis bleer og andre produkter bedst og billigst Optimering af processer, løft af planlægningskompetencer vil give bedre balance mellem behov og bemanding, og frigøre ressourcer svarende til 5% - 6% og på lang sigt med yderligere 4% - 5% 2,7 0,675 1,6 17 7,825

14 Potentialer 2 Område Beskrivelse MAN TEC Hjemmehjælp Sygeplejen Genoptræning Forbedret ledelse og styring, optimeret vagt og mødestruktur, optimeret kørsel mv. samt korrekt visitation vil give mulighed for at frigøre ressourcer svarende til 3 4 % og 2 3 % på lang sigt Proces optimering, standardisering af dokumentation vil give mulighed for at frigøre ressourcer med 1 2 % i periode 1 og 2 3 % på lang sigt Procesoptimering og større system fokus vil kunne øge effektiviteten med 3% - 4% samt yderligere 2% - 3% på lang sigt Just eret 7,9 5,9 2 *2 2,4 *2,4 Investeringer - 4,4 Potentiale i alt 39,4 21,2 14

15 Organiseringsprincipperne Organiseringen skal medvirke til: - At sikre helhed for borgeren gennem samordnede tilbud i Sundhed og Omsorg og på tværs af Horsens Kommune - At sikre en robust og fremtidssikret organisering - Holdbarhed -Konkurrencedygtig - Det Nære Sundhedsvæsen (simpel og gennemskuelig organisering) - Vital Horsens - At sikre nærvær og tilgængelighed af ledelse - At sikre decentralt ansvar og kompetencer/råderum understøttet af centrale styringsredskaber - At fremme arbejdet med kvalitet, produktivitet, effektivitet og fleksibilitet i opgaveløsningen - At vedligeholde og udvikle kompetencer i henhold til de strategiske overvejelser på området

16 Etablering af 1 ekstra sundhedscenter Robust og fremtidssikret organisering Holdbarhed Konkurrencedygtigt Det Nære Sundhedsvæsen Vital Horsens 4 sundhedscentret a ca. 310 medarbejdere

17 Organiseringen 1 Organiseringen kan opdeles i 4 hovedgrupper 1. Geografiske funktionsområder Store medarbejdergrupper (plejefunktioner) med stordriftsfordele ift. udvikling og overhead Hjemmepleje (personlig pleje), almindelige plejeboliger, daghjem?, 2. Specialiserede funktionsområder funktionsledelse Specialiserede medarbejdergrupper med tværgående funktioner Hverdagsrehabilitering, sygepleje, akutpladser, aflastningspladser?, aktiviteter, madproduktion, hjemmepleje praktisk hjælp, demensindsatsen

18 Støttefunktion - forløbskoordinering Team ledet af sundhedscenterlederen, der skal sikre helhed for borgeren gennem samordnede tilbud i Sundhed og Omsorg Teamet kunne eksempelvis være: Forløbskoordinator Det Nære Sundhedsvæsen Hjemmehjælp Sygepleje Træning Demens

19 Organiseringen 2 Organiseringen kan opdeles i 4 hovedgrupper 1. Fælles støttefunktioner (fælles servicecenter) Administration, økonomifunktioner, ejendomme/inventar 2. Strategiske og specialiserede ene-stillinger Specialkonsulent ledelse, uddannelseskoordinator, kvalitetskoordinator, IT-konsulent, teknologikonsulent, organisationskonsulent, implementeringskonsulent, projektleder Horsens på Forkant

20 Principper Fælles Servicecenter Fælles servicecenter Fokus på at understøtte kerneydelserne Relateret til sundhedscentrene og driftsledelsen Leder fælles servicecenter Referer til chefen Indtræder i driftsledelsen Sundhedscenterle der i relation til service-centrets ydelser Administration Budgetudarbejdelse Budgetopfølgning Regnskab Bygningsvedligeholdelse Tværgående konsulenter arbejder primært i sundhedscentrene Ledelse af alle medarbejdere Sikre høj kvalitet i budgetudarbejdelsen Sikre høj effektivitet i ydelser, der understøtter sundhedscenterledernes og driftsledelsens behov og handlekompetencer Koordinering af administration og bygningsvedligeholdelse på tværs af Sundhed og Omsorg Sikre kvalitet og helhed i sagsbeskrivelser og budget politiske sager Daglig arbejdssituation: Udstationering af medarbejdere til sundhedscentrene: sekretær økonomimedarbejder Opgave- og/eller kompetenceafhængigt foretager leder af fælles servicecenter prioritering af medarbejdere, som tildeles opgaven mhp. Højest mulig kvalitet i opgaveløsningen, herunder tidsperspektivet Budgetansvar for sundhedscentrets budget, herunder handlekompetence på tværs af posen

21

22 Sundhed og Omsorgs oplæg til effektivisering Opstartes Aktivitet 1. Kvartal 2014 Politiske behandling Organisationsændring/ledelse og administration - Fælles servicecenter - Antal sundhedscenter - Overordnet ledelse af funktionsområder Effektivisering af hjemmepleje (afventer Incitare) 2. Kvartal 2014 Implementering af velfærdsteknologi i alm. Plejeboliger 3. Kvartal 2014 Indkøb Lederstøtte og kompetenceløft Ledelsessystem + planlægning Optimering af sygepleje Optimering af træning Effektivisering af madproduktion

23 Sundhed og Omsorgs oplæg til effektivisering Opstartes 1. Kvartal 2015 Effektivisering/optimering (udover velfærdsteknologi) i plejeboliger 1. Kvartal 2016 Effektivisering af administration

24 Indsatsområde Organisation og ledelse Implementering af velfærdsteknologi Ledelsesstøtte og kompetenceløft Ledelsessystem + planlægning Indkøb Madproduktion Effektivisering af sygepleje Effektivisering af træning Effektivisering plejeboliger Effektivisering af administration Hjemmehjælp Overført fra forrige år I alt Mål 4 % Balance Investering Balance efter investering

25 Procesplan for det videre arbejde med forslaget herunder høringsrunde Aktivitet Dato Ansvar Fremlæggelse i OMU 21. November 2013 Tage Carlsen Høringssvar 5. December 2013 kl OMU Ekstraordinært OMU 11. December 2013 Tage Carlsen Udarbejdelse af politisk sag December 2013 Tage Carlsen Politisk behandling af sagen Januar 2013 Karin Holland