Administrationsgrundlag for ansættelse

Transkript

1 Administrationsgrundlag for ansættelse Ansættelsesudvalg Ledelsen, som nedsætter ansættelsesudvalget beslutter også ansættelsesudvalgets størrelse normalt 2 6 personer i alt. Det anbefales, at ansættelsesudvalgets størrelse begrænses. Medarbejderrepræsentanterne udgør mindst halvdelen af ansættelsesudvalget. Som udgangspunkt består ansættelsesudvalget som minimum af leder og en medarbejderrepræsentant Ansættelsesudvalgets opgaver udarbejde jobprofil udarbejde stillingsopslag aftale tidsplan udvælge ansøgere til samtale gennemføre samtaler indhente referencer oplyse, at der kræves tilfredsstillende straffeattest samt evt. børneattest indstille til ansættelse Stillingsopslaget Når stillingen har været opslået i jobbank og internt kan den opslås eksternt, som skal ske elektronisk i Ofir. Her bliver stillingsopslaget vist i følgende elektroniske medier: ofir.dk, naestved.dk og jobnet.dk. Hvis stillingsopslaget også ønskes indrykket i andre fagblade eller aviser end de der er mulighed for i Ofir, skal du sende en til kommunikation@naestved.dk med oplysninger om, hvor annoncering ønskes. Stillingsopslag skal som minimum indeholde: ansøgningsfrist (min. 14 dage efter annoncering) tidspunkt for forventet afholdelse af ansættelsessamtaler indhentning af privat straffeattest og børneattest indenfor de arbejdsområder, hvor den ansatte kommer i direkte kontakt med børn under 15 år løn- og ansættelsesvilkår. Læs også retningslinje vedrørende ansættelse Tidsplan En ansættelsesproces varer op til 2 måneder. Der skal være tid til at ansættelsesudvalget kan: formulere job- og kravprofil i stillingsopslag, husk der kan være deadlines til fagtidsskrifter min. 14 dages ansøgningsfrist fra opslag vurdere ansøgninger og udvælge ansøgere til samtale indkalde ansøgere til samtale med passende frist 49

2 afholde samtaler indhente referencer indhente straffeattest og eventuelt børneattest holde eventuel test lønforhandling med den forhandlingsberettigede organisation. Referencer Indhentning af referencer sker indenfor rammerne af Forvaltningsloven: reference må kun indhentes efter samtykke fra ansøgeren oplysninger, der indhentes telefonisk, er omfattet af notatpligt ansøgeren har ret til aktindsigt i notatet, hvis en reference er negativ, og kommunen på baggrund af de indhentede oplysninger ikke er sindet at ansætte ansøgeren, må der ikke træffes beslutning herom, før ansøgeren har fået forelagt indholdet af den indhentede reference og haft lejlighed til at udtale sig herom. Straffeattest Når ansøgeren får at vide, at pågældende indstilles til ansættelse, anmodes ansøgeren om at fremskaffe en privat straffeattest og i de tilfælde, hvor pågældende får direkte kontakt med børn under 15 år, rekvireres desuden børneattest. Dette gælder alle ansatte (herunder faste stillinger, timelønnede, vikarer, praktikanter og evt. frivillige i forskellige sammenhænge). Såfremt der af straffeattesten fremgår strafbare forhold, inddrager ledelsen Løn- og Personalekontoret. Lederen er sammen med Løn- og Personalekontoret ansvarlig for: at der sker en nøje vurdering af forholdenes relevans for den konkrete stilling at forvaltnings- og ansættelsesretlige regler følges, herunder ansøgerens adgang til at kommentere bebyrdende forhold at der skal tages udstrakt hensyn til beskyttelse af børn, ældre, handicappede og øvrige udsatte grupper. Efterbehandling Ledelsen er ansvarlig for at der oprettes en edoc-sag, og at der hurtigst muligt fremsendes meddelelse om beslutning til Løn- og Personalekontoret bilagt oplysninger på indberetningsskema for ansættelse: ansøgning dokumentation for uddannelse og tidligere beskæftigelse straffeattest og eventuelt børneattest lønaftale startdato og eventuelt slutdato ved midlertidig ansættelse beskæftigelsesgrad (fuldtid/deltid) oplysninger om, hvilke kriterier, der har begrundet valget af én afsøger frem for de øvrige andre relevante oplysninger Herefter er Løn- og Personalekontoret ansvarlig for, at der rettidigt fremsendes ansættelsesbrev til den, der ansættes. 50

3 Ledelsen/ansættelsesudvalget er ansvarlig for, at der foretages nødvendig opfølgning af ansættelsen i prøvetidsperioden. Læs også Retningslinje om ansættelse og arbejdsgangsbeskrivelsen på ERNA > Organisation > Ledelse > Personaleadministration. Er du i tvivl, kan du kontakte Center for Personale og HR. Med venlig hilsen, MED-Hovedudvalget Godkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

4 Administrationsgrundlag vedrørende lokal løndannelse Administrationsgrundlaget fastlægger de nærmere rammer for håndteringen af Lokal løndannelse i overenskomstperioden i tråd med Næstved Kommune lønstrategi og de aftaler der er indgået mellem overenskomstens parter om lokal løndannelse. Administrationsgrundlaget er tiltrådt af Direktionen og behandlet i MED hovedudvalg. Administrationsgrundlaget danner baggrund for drøftelserne med organisationerne og skal fungere som vejledning for ledere i forvaltningerne, centrene og virksomheder som har ansvar for Lokal løndannelse. Baggrund Overenskomstresultatet for OK11 betyder en ændret form af den lokal løndannelse. Der afsættes og finansieres ikke længere nye penge til kommunernes lønforhandlinger i overenskomstrammen og dermed i økonomiaftalen (forlodsfinansering). Kommunerne har ikke længere pligt til at dokumentere, hvor mange nye penge de bruger til lønforbedringer til bestemte personalegrupper i kommunen (udmøntningsgaranti) Der er ingen aftalte forpligtelser til at genanvende de lokale lønmidler, der allerede er i kommunerne (primært tidligere forlodsfinansierede lokale lønmidler) Men det er forudsat i økonomien bag overenskomstresultatet, at lokal løns nuværende andel af den samlede løn i kommunerne bevares. Lokal løn udgør i dag gennemsnitligt 8,5 pct. af den samlede løn i alle kommunerne Hvis kommunerne anvender KL s lønfremskrivningsprocent i budgetvejledningen er der i de kommunale budgetter økonomisk dækning til at fastholde det nuværende niveau af lokal løn Men der er fortsat lokal løn og hvis den skal overleve og udvikle sig, er det afgørende, at kommunerne genanvender de midler, der allerede er, til lokale lønforhandlinger, og selv finder nye midler De centralt aftalte procedureregler for kommunernes lønforhandlinger er stærkt forenklet ved overenskomstforhandlingerne i Overenskomstresultatet giver efter KLs opfattelse mulighed for, at fastsætte løn ud fra strategiske ledelsesmæssige prioriteringer og mulighed for at 52

5 anvende løn aktivt lokalt, når den ikke reguleres centralt og bliver passiv løndannelse. Lokal løndannelse kan for eksempel anvendes til at understøtte effektiviserings- og omstillingsprocesser, resultatkontrakter, indsatsområder og bidrage til at løse udfordringer med rekruttering og fastholdelse. KL udtaler, at nye midler kan findes på budgettet for eksempel gennem prioriterede bevillinger, besparelser eller effektiviseringer. Det er nu op til den enkelte kommune, at fastsætte rammer for den fortsatte lokale løndannelse. Direktionen har som udgangspunkt, at der fortsat skal sikres lokalt aftalt løn, at løndannelsen skal være prioriteret og have retning, at det giver bedst mening at give retningen lokalt på virksomhedsniveau, og det kræver at lederne på alle niveauer forsøger at finde midler til det og det lokale råderum herefter respekteres af den centrale administration. Finansiering af lokal løndannelse Lokal løn til alle ledere og medarbejdere finansieres af forvaltningernes og virksomhedernes lønbudgetter, da der ikke er afsat centrale puljer. Det evt. lokal opsparede råderum røres ikke fra centralt hold, men der er lokal frihed til at anvende midler inden for selvforvaltningsrammen. Andelen af lokallønsmidlerne af Næstved Kommunes samlede lønsum var i juni 2011 gennemsnitlig 9,2%. Målsætningen er, at Lokal løn ved udgangen af denne overenskomstperiode ( ) fortsat udgør gennemsnitlig 9,2% af den samlede lønsum De gennemsnitlig 9,2 % er udtryk for den del af lønsummen, der er lokalt forhandlet fra 1998 til 2010 Det kan være fristende at lade ledigblevne lønmidler indgå i den økonomiske balance, men det er Direktionens og Økonomiudvalgets holdning at Næstved Kommune fortsat gennemsnitlig udmønter 9,2% til lokal løndannelse. Såfremt der ikke gennemsnit på landsplan udmøntes 8,5% vil reguleringsordningen udmønte den manglende del. Så anvend lokal løn aktiv prioriteret frem for passiv tilpasning. Næstved Kommune har anvendt KL s lønfremskrivningsprocent i budgetvejledningen som budgetterne er fremskrevet med, så der er økonomisk dækning til at fastholde det nuværende niveau af lokal løn Som en naturlig følge af den nye finansieringsform vil Lokal Løn på lang sigt komme til at udgøre en stigende andel af kommunens samlede lønsum Afklaring af råderum På baggrund af politikkernes og ledelsens høje prioritering af lokal løndannelse skal der arbejdes aktivt med det, og det er vigtigt at virksomhedsledere/afdelinger arbejder med at skabe råderum i budgetterne til den lokal løndannelse, og bør overveje 53

6 en bred vifte af muligheder. Der henvises til Det lokale økonomiske råderum, som kan finde på ERNA > Organisation > Ledelse > Personaleadministration. Der er udarbejdet et skema, som kan være med til at afklare hvordan ledelsen kan skabe råderum i budgetterne. Find arbejdsskemaer umiddelbart i forlængelse af administrationsgrundlaget (side 60) Forhandlingsforløb/tidsplan Udgangspunktet er at såfremt en af parterne ønsker lønforhandling skal der forhandles en gang årligt. For at fastholde fokus, og give de bedste vilkår for lokal løndannelse, er det Løn- og personalekontorets opfattelse, at udgangspunktet er to forhandlings-runder i overenskomstperioden Første runde foreslås afholdt senest 1. kvartal 2012 og anden runde senest 1. kvartal 2013, men den enkelte leder kan aftale et andet forhandlingsforløb med tillidsrepræsentanten/ organisationen. Derudover kan der foregå situationsbestemte forhandlinger hele året. Der afholdes informationsmøde i december 2011/januar 2012 for afdelingsledere, kontorchefer og virksomhedsledere om lokal løndannelse for perioden Forhåndsaftaler Løn- og personalekontoret forhandler forhåndsaftaler og indgås/forlænges med udgangspunkt i de gældende overenskomster. Den fremtidige strategiske og aktive håndtering af Lokal Løn betyder dog, at indholdet i forhåndsaftalerne moderniseres, så de understøtter nuværende praksis. Det er uden tvivl en god ide at have forhåndsaftaler hvor det giver mening, men det kan ligeledes være relevant at reduceres antallet af forhåndsaftaler og/eller elementer i de enkelte forhåndsaftaler i nogen sammenhænge. Løn- og personalekontoret har nedenstående tidsplan for forhandling af forhåndsaftaler: er sidste frist for organisationerne til at gøre opmærksom på, hvis de ønsker generelle forhandlinger af forhåndsaftaler til forhandler løn- og personalekontoret evt. forhåndsaftaler med de faglige organisationer Lokale lønforhandlinger Når informationsmøderne i januar 2012 er slut, kan centerledere og direktører udmelde principperne og rammer (særlige indsatsområder, særlige mål og prioriteringer) for udmøntning af lokal løn i egen forvaltning såfremt det ønskes. Ønskes der lokale forhandlinger og centerledere og direktører ikke har udmeldt rammer og principper for lokal løn arbejder de forhandlingsberettigede ledere videre med det lokalt, og gennemfører de konkrete lønforhandlinger med de faglige organisationer inden for egne rammer og principper. 54

7 Skemaet på side 60 kan bruges til at skabe klarhed over tilrettelæggelsen af de lokale lønforhandlinger i virksomhederne/afdelingerne. Procedure ved nyansættelse Ved nyansættelse af personale er aflønningsgrundlaget: Grundlønnen for stillingskategorien. Eventuelle obligatoriske funktionsog kvalifikationslønninger eller tillæg til grundlønnen for arbejds- eller ansvarsområder, kvalifikationer eller kompetencer. Decentralt aftalte lønelementer. Grundlaget for aflønningen forhandles med den forhandlingsberettigede organisation. Reglerne forudsætter, at en stillings aflønning så vidt muligt skal være aftalt før tiltrædelsen. Hvis dette af praktiske årsager ikke er muligt, vil følgende løsningsmuligheder kunne anvendes som a conto aflønning: Udbetaling af grundløn og centralt aftalte løndele. Tidligere stillingsindehavers grundløn og funktionsløn eller tillæg til grundlønnen for arbejdseller ansvarsområder. Hvis der ikke inden 3 måneder efter ansættelsen er opnået enighed om lønforholdene, anvendes forhandlingsproceduren ved interessetvister. Forhandlings og aftale kompetence Lokal løndannelse bygger på gensidige forpligtende aftaler og enighed. Ingen af parterne - ej heller ledelsen - kan diktere en aflønning. Når der skal opnås aftaler i enighed, bliver begreber som forhandling og proces vigtige. For ledere og repræsentanter fra de faglige organisationer er det vigtigt at kunne etablere og gennemføre processer, der bygger på: gensidig tillid åbent samarbejde ærlighed Hvis forhandlingerne bygger på sådanne principper, vil lønaftaler ikke alene være arbejdsretlig bindende, men vil også medføre en gensidig ansvarlighed. Ledere direktører og afdelingsledere Ledere kontorchefer og virksomhedsledere Medarbejdere og TR Forhandlingskompetencen i Næstved Kommune til at indgå lønaftaler: Forhåndsaftaler Løn- og personalekontoret Kommunaldirektøren Direktør/ centerchef, afdelingsledere Kontorchef eller virksomheds-leder Aftalernes indhold Aftaler om lokal løndannelse bygger på kriterier for funktions- og kvalifikationsløn, resultatløn, engangsbeløb, pensionsforbedringer, uddannelse, kurser. 55

8 Ved lønforslag om grundlønsforbedringer og konvertering af tillæg til trin for tjenestemænd skal personalekonsulenten på området altid kontaktes inden aftale indgås. Kriterierne skal være: enkle gennemskuelige fremadrettede Både lederen og repræsentanten for den faglige organisation har en interesse i enkle og gennemskuelige kriterier. Begge aftaleparter er ansvarlige i forhold til de medarbejdere, aftalen drejer sig om. Det enkle og det gennemskuelige synliggør, at løndannelsen ikke er vilkårlig, lønaftalerne hviler på et sagligt grundlag. Der kan lægges vægt på, at Lokal Løn kobles til målbare og planlagte opgaver og indsatser. Som eksempler kan nævnes: Opfølgning på trivselsmåling og sygefravær Særlige planlagte indsatsområder f.eks gennemførelse af en organisationsændring, implementering af nye opgaver og effektiviseringer Opfyldelse af forudaftalte resultatmål Ekstraordinær indsat ydet af enkeltpersoner og / eller grupper Den enkeltes kompetenceudvikling Decentrale lønaftaler skal være fremadrettede. Udfyldelse af lønskemaer Ved indgåelse af lønaftaler skal Næstved Kommunes lønaftaleskemaer altid bruges og KTOs og Sundhedskartellets vejledninger. Find KTO og Sundhedskartellets vejledninger på ERNA > Organisation > Ledelse > Personaleadministration > Løn > Lønaftaleskemaer. Udmelding af aftaleresultatet Aftaleresultatet af forhandlingen formidles af lederen og organisationsrepræsentanten f.eks. ved at parterne udarbejder en skrivelse eller kommer med en mundtlig tilbagemelding. Lederen og tillidsrepræsentanten har ansvaret for at de berørte medarbejdere får udleveret en kopi af det underskrevne lønforhandlingsskema (se hjælpeskema side 60). Tvister Brud på aftaler eller uenigheder om forståelse af aftaler, behandles efter de almindelige regler om voldgiftsbehandling eller indbringes for Arbejdsretten. I tilfælde af interessetvister henvises til aftaler om lokal løndannelse (KLs hjemmeside). Det skal tilstræbes at løse forhandlingen på det lokale niveau, idet lokal løndannelse forudsætter lokale løsninger på lokale problemer. 56

9 Strategi for Lokal løndannelse Der skal arbejdes aktivt for at sammenkæde brug af Lokal Løn med opnåede resultater/ begivenheder eller lignende målbare størrelser. Det kan såvel ske i forhold til den enkelte medarbejder som til grupper af medarbejdere En maksimal lønstigning på 5 % pr. år + den almindelige centralt fastlagte lønstigning for samtlige ansatte ved kommunen Sigtet med strategien er bl.a. at hindre intern lønkonkurrence og lønglidning Begrundede forslag om dispensation fra den maksimale lønstigningsprocent forelægges direktøren For at der kan ske en mere dynamisk anvendelse af Lokal Løn vil resultatlønskontrakter og engangsbeløb være oplagte valg som supplement til varige tillæg. Udgangspunktet i Næstved Kommune vil være at 2/3 af den samlede forhandlings sum til engangsbeløb og resultatkontrakter Sikre at råderummet i budgetterne udmøntes både til nuværende medarbejdere og ny ansatte. Det ene udelukker ikke det andet. God dialog med organisationerne er vigtig for at skabe gode resultater Styring af Lokal løndannelse Målepunkter lønstatistik Forvaltningerne modtager nøgletal på Lokal Lønsandel af den samlede lønsum med jævne mellemrum. Nøgletallene kommer fra FLD (Det Fælleskommunale Løndatakontor) og er forsinket ca. 2½ måned, jf. nedenstående oversigt: Tal fra august 2011 kommer i november 2011 Tal fra maj 2012 kommer i august 2012 Tal fra august 2012 kommer i november 2012 Tal fra marts 2013 kommer i juni 2013 Fordeling af andelen af lokal løndannelse pr. forvaltning/center Andelen af lønsummen, som skal anvendes til Lokal Løn, er nedenfor opgjort på hovedkontoniveau. Dette er nødvendigt, da der er store individuelle forskelle på personalegrupperne. Tallene er udtryk for, hvor stor en del af lønsummen, der er Lokal Løn (opgjort maj 2011): Hovedkonto Andel af lønsum til Lokal Hovedkonto 0 13,1% Hovedkonto 1 21,0% Hovedkonto 2 17,4% Hovedkonto 3 10,0% Hovedkonto 4 12,2% Hovedkonto 5 6,9% Hovedkonto 6 12,3% Central styring Næstved Kommune ønsker at fastholde den nuværende andel af den samlede lønsum ved kommunen til fordeling som Lokal Løn. Andelen af den samlede lønsum er opgjort centralt i FLD (Det Fælleskommunale løndatakontor). Det overordnede styringsgrundlaget for overenskomstperioden er, at Lokal Løn skal udgøre 9,2 % i gennemsnit af den samlede lønsum i 57

10 Næstved Kommune ved udgangen af denne overenskomstperiode. Med henblik på at sikre at dette mål indfries, vil Løn- og personalekontoret være behjælpelig med følgende opgaver: Ved hjælp af FLD opgøres Lokal Løn som en procent af forvaltningens/centrets/ virksomhedens samlede lønsum. De enkelte forvaltninger/center/ virksomheder har herved et mål for brugen af Lokal Løn Det bemærkes i den forbindelse, at 9,2 % i gennemsnit er et total for hele kommunen, men også, at dette tal varierer mellem forvaltningerne/ centrene/virksomhederne. Det skyldes, at de forskellige overenskomstgrupper historisk har haft en forskellig udvikling i andelen af lokale lønmidler og lønmodeller. Det varierer for f.eks. for hver personalegruppe, hvor meget af den anciennitetsbaserede løn, som blev konverteret til lokal løn. Startkapitalen ved overgangen til lokal løn var således forskellig og det afspejles i dag ved, at andelen af lokal løndannelse er forskellig fra personalegruppe til personalegruppe. Løn- og personalekontoret forelægger forvaltningerne/centrenes/virksomhedernes relevante statistik for udviklingen i Lokal løndannelse. Såfremt den enkelte forvaltning ønsker det kan løn- og personalekontoret levere tal for den lokale løndannelse på ét lavere organisationsniveau Løn- og personalekontoret evaluerer Lokal løndannelse inden udgangen af oktober Resultatet af evalueringen kan give indspark til 2. forhandlingsrunde. Fokuspunkter for evalueringen er: o Andel af Lokal Løn o Modernisering af forhåndsaftaler o Procesmæssige forhold omkring arbejdet med strategisk tilgang til lokal løndannelse Decentral styring Det er den enkelte forvaltnings/centers ansvar at medvirke til at sikre en opfyldelse af intentionerne om en strategisk brug af Lokal Løn. Forvaltningen skal herunder sikre, at forvaltningens egen andel af lønsummen, som skal anvendes til Lokal Løn, fastholdes. Det vil sikre, at kommunen når det overordnede mål på gennemsnitlig 9,2 % som Lokal Løn. Vejledning til beregning af årlig lønudgift fra et løntrin til et andet den årlige lønudgift den årlige lønudgift ved tillæg samt Pensions- og ferieprocenter findes på samt på ERNA > Organisation > Ledelse > Løn 58

11 Implementering Næstved Kommune ønsker størst mulig åbenhed i organisationen om rammerne for Lokal løndannelse. Det skal bl.a. ske ved en løbende målrettet kommunikation: Der afholdes informationsmøde for ledere, hvor der gives en mere detaljeret orientering om de nye rammer for Lokal Løn. Mødet afvikles i december 2011/januar 2012 På møderne orienteres om de nye rammer for Lokal løndannelse, administrationsgrundlaget og der vil blive lagt vægt på at udveksle ideer om, hvordan man strategisk kan arbejde med Lokal løndannelse lokalt. Administrationsgrundlaget er tilgængelig på ERNA for alle medarbejdere. Næstformand i Hoved-MED inddrages i arbejdet og Hoved MED orienteres om nærværende rammer for Lokal løndannelse for kommunen. De faglige organisationer orienteres i tilknytning til de møder, der foregår i januar med forhandlingsgrupperne Råd og vejledning Administrationsgrundlaget findes på ERNA og beskriver overordnet Næstved Kommunes rammer for lokal løndannelse , men er ikke udtømmende, da der kan være helt specielle forhold i de enkelte forvaltninger. Såfremt der er spørgsmål eller der er behov for råd og vejledning eller deltagelse i forhandlingerne kan Personalekonsulenten på jeres område kontaktes. Ved spørgsmål til den økonomiske styring af den lokale løndannelse kan lønstyringschef Søren Davidsen kontaktes. Læs også KL har en hjemmeside om lokal løndannelse hvor der er mulighed for at indhente inspiration: og-lonforhold/lokal-londannelse/ Find hjælpeskemaer på de følgende tre sider side Med venlig hilsen, MED-Hovedudvalget Godkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

12 Arbejdsskemaer til brug i relation til Administrationsgrundlag for lokal løndannelse Arbejdsskema, som kan være med til at afklare hvordan ledelsen kan skabe råderum i budgetterne: Vifte af muligheder for at skabe råderum i budgetterne til lokal løndannelse o En hel eller delvis genanvendelse af provenu ved effektivisering og øget produktivitet Mine prioriteringer i forbindelse med at skabe råderum i budgetterne o o o Digitalisering af den kommunale organisation - Øget anvendelse af selvbetjeningsløsninger for vores borgere frigør hænder hvorved lønmidler kan genanvendes til løndannelse Kommunale besparelser og omstruktureringer - Færre ansatte samtidig med øget råderum til løndannelse Genanvendelse af de gennemsnitligt 9,2% som i dag anvendes til lokal løndannelse Fastholde eksisterende lokale lønmidler samtidig med færre ansatte Personaleomsætning Lang anciennitet fratræder og ny medarbejdere med kort anciennitet ansættes Overgangstillæg bortfalder o o Forhåndsaftaler binder i dag mange lokale lønmidler. En forenkling af forhåndsaftalerne kan bidrage til det økonomiske råderum Tilbagefald af aftalte engangstillæg for året forinden 60

13 Skema til afklaring af tilrettelæggelse af lokale lønforhandlinger: Jeg skal f.eks. afklare: Min forberedelse Lokal lønpolitiske drøftelser på MED-udvalg eller personalemøde Hvor stort er mit råderum og skal jeg evt. have hjælp til beregningen af det Evt. udmeldinger/principper fra direktør/centerleder Fastlæggelse af virksomhedens rammer og principper Byråds- og fagudvalgsmål gældende for området Min virksomheds mål- og resultatområder Mine medarbejdernes funktioner, stillingsindhold, kvalifikationer, herunder resultater og målopfyldelse. Tjekke kommunens lønpolitik og centrale aftaler om lokal løndannelse og overenskomstens bestemmelser Tjekke om der er forhåndsaftaler og tr-aftaler på området (ligger på ERNA) Hvordan ser lønsammen sætningen pt. ud på mine medarbejdere (lønudtræk laves i rollebaseret indgang) Hvornår mine forhandlinger i overenskomst perioden ligger (tidsplan) Hvornår skal jeg senest have løn forlag fra TR/organisationerne Forhandlingsdatoer Dato for udveksling af forslag Orientering og drøftelse med TR om mine overvejelser vedr. lønforhandlingerne og tidsplan Har jeg brug for sparring eller et møde med personalekonsulenten 61

14 Hjælpeskema til forberedelse af lønforhandling Jeg skal afklare: Skal personalekonsulenten deltage i forhandlingen Hvem har kompetencen til at forhandle fra organisationen Hvad skal begrundelserne for tillæggene være begrundelserne skal kunne forklare og forsvare dit valg Overvej om der skal ske modregningsadgang i lokal aftalt kvalifikationsløn for f.eks. erfaring, hvis medarbejderen senere får en lignende stigning jf. overenskomsten Hvordan vil jeg melde forhandlingsresultatet ud Hvornår kommer den forhandlede løn til udbetaling Skal der ske evaluering af lønforhandlingen og hvordan Min forberedelse Hjælpeskema til forberedelse af evaluering af løndannelse Jeg skal afklare: Hvad er procenten for lokal løndannelse i min afdeling/center/virksomhed Hvad er pensions- og ferieprocenten for de medarbejdere der er forslag på Min forberedelse Hvordan beregner jeg den årlige lønudgift af de indkomne lønforslag Om jeg har behov for andre styreredskaber 62

15 Administrationsgrundlag for håndtering af sygefravær Administrationsgrundlaget har til formål at beskrive arbejdsgange/procedurer ved medarbejderes sygefravær, og således sikre at Næstved Kommunes retningslinje om håndtering af sygefravær efterleves og at bestemmelserne i Lov om sygedagpenge, Lov om brug af helbredsoplysninger, Persondataloven og Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne overholdes. SYGEFRAVÆRSSAMTALER Sygemelding: På 1. sygefraværsdag sygemelder den ansatte sig telefonisk senest ved arbejdstids begyndelse til nærmeste leder, eller til en af lederen udpeget person. Husk indberetning til vagtplan eller webfravær således at sygefravær kan anmeldes rettidigt til Jobcenter. Dialogen har til formål, om muligt, at tilkendegive længden og omfanget af sygefraværet, samt udveksling af eventuelle arbejdsmæssige aftaler, som lederen skal tage hånd om i fraværsperioden. Senest 4. sygedag Senest på 4. sygedag tager den sygemeldte igen initiativ til en dialog med den nærmeste leder, eller til en af denne udpeget person. Formålet er at få en opdateret dialog jf. punkterne ovenfor. Senest 2. fraværsuge Senest efter to ugers fravær tager lederen initiativ til en fraværssamtale med den sygemeldte. Samtalen skal være afholdt inden udløbet af 4. fraværsuge, jf. nedenstående. Senest 4. fraværsuge (lovpligtig) Senest 4. fraværsuge efter 1. fraværsdag skal der på lederens initiativ gennemføres en lovpligtig samtale med den sygemeldte. Dagpengelovens formål med samtalen er at finde ud af, om virksomheden og medarbejderen i fællesskab kan finde frem til løsninger, der kan forkorte sygefraværet. Der stilles ingen formkrav til indkaldelsen til sygefraværssamtalen, men det anbefales at Næstved Kommunes skabelon benyttes. Indkaldelsen skal ske med rimelig varsel, f.eks. nogle få dage. Fristen anses således for overholdt, hvis samtalen holdes samme ugedag som 1. sygedag, blot 4 uger senere. Vidste du, at du senest på 4. sygedag, for dialog om fraværets længde, skal kontakte tage kontakte til din nærmeste leder? Hvis sygdommen eller praktiske omstændigheder ikke giver mulighed for en personlig samtale, holdes 63

16 samtalen så vidt muligt telefonisk. Hvis en telefonisk samtale heller ikke er muligt, f.eks. på grund af sygdommens karakter, holdes der ikke samtale. Medarbejderen har jf. Dagpengeloven, ikke pligt til at deltage i samtalen, og manglende medvirken har ikke konsekvenser for retten til dagpenge/refusion, men udeblivelse fra samtalen kan have ansættelsesretslige konsekvenser, hvis medarbejderen ikke ønsker at medvirke til en udredning af fraværsforløbet. Derfor skal samtalen holdes Der er én hovedårsag til, at det nu er et krav, at man holder en sygefraværssamtale: En dialog kan ofte forkorte sygeperioden betydeligt. Nogle sygemeldte kan med lidt hjælp, komme tilbage til sit arbejde, om ikke på fuld tid, så måske i starten på nedsat tid, således at der arbejdes på, at den sygemeldte over en periode optrappes i arbejdstid, så fuld arbejdsdygtighed opnås inden for en aftalt periode. Det kan for nogle grupper af sygemeldte være en fordel at vende forsigtigt tilbage til jobbet i stedet for at vente, til sygdommen helt er overstået. Men mulighederne kan kun afdækkes, hvis virksomheden og medarbejder taler med hinanden. Der er selvfølgelig sygdomsforløb, som har så alvorlig en karakter, at spørgsmål om arbejde og aktivitet er overflødige. Fred, ro og fravær fra arbejdsmarkedet kan være det eneste naturlige og helt nødvendigt. Der kan være sygdomsforløb og situationer, som simpelthen udelukker, at en samtale kan gennemføres. Det skal samtalen handle om Under samtalen skal virksomheden finde frem til, hvor længe medarbejderen regner med at være sygemeldt, og om der er mulighed for, at medarbejderen kan vende hurtigere tilbage. Især hvis sygdommen er langvarig, er det vigtigt at undersøge muligheden for, om medarbejderen kan starte op på nedsat tid. Parterne kan også diskutere, om der er andre ting, der kan gøres, for at den sygemeldte hurtigere vender tilbage til arbejdspladsen. Kan medarbejderen komme hurtigere i gang igen, hvis medarbejderen i en periode får andre opgaver? Er der f.eks. arbejdsmiljøforhold der skal ændres eller vil et hjælpemiddel gøre det lettere at vende tilbage? Det skal samtalen ikke handle om Virksomheden må ikke spørge, hvad medarbejderen fejler. Man må altså ikke stille spørgsmål som: Hvad er det egentlig, du fejler? Hvad siger din læge, diagnosen er? Ofte har selve diagnosen kun mindre betydning to personer med samme diagnose kan have meget forskellige gener af sygdommen. Vidste du, at din virksomhed ikke må spørge til en diagnose for din sygdom/ hvad du fejler? Loven tillader kun virksomheden at spørge, om der er noget i medarbejderens sygdomsbillede, som har en direkte betydning for 64

17 muligheden for at udføre det pågældende arbejde fuldt ud. Men at stille det generelle spørgsmål om diagnosen er altså ulovligt. Forklaringen er, at oplysninger om sygdom betragtes som personfølsomme. Virksomheden bør derfor respektere de svar, medarbejderen giver, og undlade at presse yderligere på. Det gælder også i de tilfælde, hvor virksomheden ikke ved, hvad medarbejderen fejler. Mange medarbejdere vil dog af egen drift fortælle, hvad de fejler men lederen skal her kun være den lyttende part og være varsom med at bruge oplysningerne, da medarbejderen senere kan hævde, at pågældende har følt sig presset til at oplyse diagnosen. Hvordan gennemføres samtalen: Indkaldelse til samtale bør så vidt muligt ske skriftligt, men på en måde, der udtrykker omsorg for medarbejderen, og således medvirker til en positiv dialog ved samtalen. Der bør ligeledes udfærdiges referat, der underskrives af alle deltagere. Af referatet skal det fremgå, at der er afholdt samtale i henhold til Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne. Skabeloner til indkaldelse og referat findes på ERNA > Personale > Ferie, fravær og sygdom Vær opmærksom på medarbejderens sårbarhed og fokuser på muligheder i stedet for problemer. Tal arbejde, ikke sygdom og husk ingen spørgsmål om diagnose!!!!! Benyt f.eks. følgende spørgsmål: Hvor lang tid forventer du at være sygemeldt? Kan vi evt. lave en plan for, hvordan du kommer i gang igen? Hvordan skal arbejdsdagen se ud, for at du kan klare den, selv om du ikke er helt rask? Hvilke at dine normale opgaver er vanskelige at udføre for dig i øjeblikket? Vil andre opgaver være nemmere? Oplever du, at der er arbejdsforhold, der har medvirket til din sygemelding? Hvordan opretholder vi bedst kontakten under sit sygefravær? Hvad kan vi fortælle til dine kolleger? Indberetning til Jobcenter Efter afholdelse af samtalen skal der, til Næstved Jobcenter, videregives oplysninger om dato for afholdelse af samtale, sygemeldtes vurdering af om fraværets varighed er over eller under 8 uger, og om der er mulighed for delvis genoptagelse af arbejdet i sygeforløbet. Oplysningerne skal af lederen være indberettet til Jobcenter senest 4 uger efter 1. fraværsdag. Indberetning sker på blanket dp333. Blanketten kan hentes i Netblanket i edoc. Opfølgende samtaler Ved længerevarende sygefravær er det vigtigt at dialogen med den sygemeldte medarbejder bevares og det kan derfor være hensigtsmæssigt jævnligt at gennemføre opfølgende samtaler. Der er også mulighed for at afholde rundbordssamtaler, hvor repræsentanter fra Jobcenter, faglig organisation, virksomheden og Løn- og Personalekontoret sammen med den sygemeldte forsøger at afklare de fremtidige beskæftigelsesmuligheder for den sygemeldte medarbejder. 65

18 LÆGEERKLÆRINGER Som hjælperedskab til at få klarlagt sygdommens arbejdsbegrænsninger eller muligheder samt fraværsperiodens tidshorisont, kan lederen benytte sig af to slags lægeerklæringer, som vil blive beskrevet nedenfor: Mulighedserklæring eller friattest? Der kan være gråzoner, hvor det er uklart, hvilken form for lægeerklæring der vil være mest anvendelig. Lægerne udarbejder som udgangspunkt den type lægeerklæring, den enkelte virksomhed anmoder om. Hvis en læge anmodes om en friattest i en situation, hvor lægen vurderer, at en mulighedserklæring i højere grad vil være formålstjenlig, vil lægen sammen med den udfyldte friattest vedlægge et eksemplar af mulighedserklæringen med opfordring til, at virksomheden fremover benytter en sådan ved lignende situationer. Friattest Virksomheden kan kræve lægelig dokumentation for, at en medarbejders fravær skyldes sygdom. I de tilfælde vil lægen anvende en såkaldt friattest. Der er ingen formkrav til denne attest. Lægen kan, efter anmodning fra virksomheden, udarbejde attesten på eget brevpapir, eller lederen kan medsende Næstved Kommunes blanket. Denne blanket og skabelon til indhentning af friattest findes i e- doc.(link) En friattest til dokumentation af sygdom som lovligt forfald kan også benyttes i følgende situationer: Sygemeldt ønsker ikke at deltage i samtale med arbejdsgiver Sygemelding i opsigelsesperiode Sygemelding i ferie Afskedigelsessituation Længerevarende sygdom som opfølgning på en mulighedserklæring Mulighedserklæring Virksomheden kan også kræve en mulighedserklæring. Udfærdigelsen af erklæringen sker i dialog mellem leder og medarbejder. Medarbejderen har pligt til at deltage i samtalen. Sygemeldte medarbejdere har efter sygedagpengeloven pligt til at skaffe en mulighedserklæring, hvis arbejdsgiveren forlanger det. Formålet med erklæringen er at afdække, hvad medarbejderen kan på trods af sin sygdom. En mulighedserklæring kan eksempelvis benyttes i følgende situationer: Længerevarende sygefravær pga. stress Længerevarende fravær pga. rygproblemer eller andre problemer relateret til bevægeapparatet Længerevarende sygefravær pga. hospitalsindlæggelse og operation Fravær i forbindelse med graviditet Fortsat sygefravær efter tidligere mulighedserklæring Hyppigt sygefravær med rod i helbredsproblemer Hyppigt sygefravær med uklar årsag 66

19 Sygefraværssamtalen og mulighedserklæringen kan også bruges i indsatsen mod det kortvarige sygefravær. Der er ingen regler for, hvor tidligt i et sygdomsforløb man må afholde en sygefraværssamtale eller kræve en mulighedserklæring. Så selv om fraværet er kortvarigt, kan virksomheden tage redskaberne i brug, hvis man vurderer, at det er nødvendigt. Har en medarbejder mange korte fraværsperioder, kan det være en idé at tage en samtale eller kræve en mulighedserklæring. På den måde kommer man tidligt i dialog om fravær og årsager til fravær. En tidlig dialog kan måske forebygge generel mistrivsel og fravær, der kan ende i et længerevarende sygefravær. Del 1 udfyldes på virksomheden. I mulighedserklæringen skal virksomheden og den sygemeldte sammen udfylde del 1. En virksomhed, der kræver en mulighedserklæring, skal indkalde den sygemeldte til en samtale, hvor parterne sammen udfylder erklæringens del 1. Medarbejderen har pligt til at deltage i en samtale om mulighedserklæringen på arbejdspladsen eller i telefonen, hvis sygdommen forhindrer andet. Virksomheden skal indkalde til samtalen med et rimeligt varsel, der godt kan være med dags varsel. Det afhænger af den konkrete situation. Virksomheden og medarbejderen skal beskrive tre ting på blanketten: 1. medarbejderens problem 2. de begrænsninger, det fører til rent arbejdsmæssigt 3. forslag til løsninger Del 2 udfyldes af lægen Den sygemeldte tager den udfyldte del 1 af mulighedserklæringen med til sin læge, som udfylder del 2. Lægen vurderer, om aftalen mellem arbejdsgiveren og medarbejderen er i orden ud fra en lægefaglig vurdering for eksempel om der er lagt op til for få eller for mange skånehensyn. Virksomheden kan kræve at få lægens vurdering inden for rimelig tid. Lægen kræver et honorar for sin vurdering det har virksomheden pligt til at betale. Husk at opgive EANnummeret til betaling af lægens honorar. FASTHOLDELSESPLAN Hvis en medarbejder forventer at være syg i mere end otte uger, kan pågældende bede sin leder om at få lavet en fastholdelsesplan. I en sådan plan skal parterne i fællesskab komme med konkrete forslag til, hvordan medarbejderen, på trods af sygdommen, beholder sin tilknytning til arbejdspladsen. Målet med en sådan plan er at give de to parter lejlighed til at afstemme forventninger og skabe tryghed omkring den sygemeldtes fremtid på arbejdspladsen. Virksomheden har ikke pligt til at udarbejde planen, men der skal gives en konkret begrundelse, hvis afslag gives. 67

20 Fastholdelsesplanen kan indeholde nogle af de samme elementer, som indgår i mulighedserklæringen, f.eks. gradvis tilbagevenden til jobbet, hjælpemidler og særlige hensyn. Senest otte uger efter første sygedag vil kommunens jobcenter indkalde medarbejderen til samtale. Indholdet i fastholdelsesplanen skal så vidt muligt indgå i kommunens arbejde, så medarbejderen skal kunne medbringe planen til samtalen i jobcenteret. Skabelon til fastholdelsesplan og vejledning til udfyldelse kan findes på Næstved Kommunes Intranet. (link) UÆNDREDE MULIGHEDER FOR OPSIGELSE Det skal præciseres, at afskedigelse ved længerevarende sygefravær fortsat kan effektueres, hvis virksomheden ikke har mulighed for at fastholde medarbejderen. En aftale i en mulighedserklæring eller i en fastholdelsesplan betyder ikke, at virksomheden er dårligere stillet, hvis virksomheden ser sig nødsaget til at afskedige en syg medarbejder. YDERLIGERE HJÆLPEVÆRKTØJER Næstved Kommunes TrivselsHotline tilbyder hjælp til medarbejdere inden for trivsel, sundhed og sygdom, hvor dette har indflydelse på arbejdslivet. Som eksempler kan nævnes: Stressvejleder, coach og psykolog Alkoholrådgivning, sundhedstjek, rygestop, motionsrådgivning og energi og vægt Næstved Kommunes jobcenter kan rådgive om, hvad der i øvrigt er af muligheder for at hjælpe sygemeldte. Om hjælpen rent faktisk kan ydes, afhænger af jobcentrets konkrete vurdering af den enkelte sygemeldte. Følgende kan være en mulighed: En 56-aftale: Denne aftale kan være relevant, hvis medarbejderen f.eks. har gentagne sygeforløb på grund af en kronisk lidelse eller skal igennem et behandlingsforløb, f.eks. behandling med kemoterapi, hvor medarbejderen vil være sygemeldt på behandlingsdagene. Ifølge 56 i sygedagpengeloven kan jobcentret udbetale sygedagpengerefusion fra første fraværsdag. Støtte til hjælpemidler: Jobcentret har mulighed for at yde økonomisk støtte til hjælpemidler og ændringer af arbejdspladsen. Det kan for eksempel være en bestemt stol eller en værktøjsbænk, der kan hæves og sænkes. Hele udgiften afholdes af jobcentret. Mentorordning: En mentor er en kollega, som hjælper med at introducere den syge til arbejdsopgaverne og på andre måder støtter den syges tilbagevenden til jobbet. Jobcentret kan yde tilskud til, at en kollega frikøbes i en periode, tilskud til uddannelse af mentoren eller honorar til en ekstern konsulent. Virksomhedspraktik: Hvis medarbejderen p.t. ikke har evnen til at arbejde på ordinære vilkår, kan 68

21 jobcentret tilbyde et praktikophold på den hidtidige arbejdsplads. Praktikken kan være en vej tilbage til job. Praktikken kan vare op til 13 uger, men varer typisk fire uger eller kortere. Det er ikke forbundet med ekstra udgifter for virksomheden at have en sygemeldt i virksomhedspraktik, fordi virksomheden får sygedagpengerefusion som under sygefravær. Personlig assistance: Jobcentret kan yde personlig assistance til lønmodtagere, der på grund af en varig og betydelig fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse, har behov for særlig personlig bistand for at varetage deres job. Jobcentret dækker lønudgifter til den personlige assistent op til en timeløn på ca. 110 kr. Er timelønnen højere, betaler virksomheden den resterende udgift. Fleksjob: Ved kroniske lidelser og varig nedsættelse af arbejdsevnen kan en medarbejder af Jobcentret visiteres til fleksjob. Efterfølgende aftale om ansættelse på særlige vilkår sker i samarbejde mellem Jobcenter, virksomhed, faglig organisation, Løn- og Personalekontoret. KRITISK SYGDOM Bliver en ansat ramt af alvorlig sygdom, skal man være opmærksom på begrebet kritisk sygdom. Kritiske sygdomme er en række alvorlige sygdomme, der kan berettige den ansatte til at få udbetalt et forsikringsbeløb, hvis pågældende er omfattet af en pensions- eller gruppelivsordning. Disse ordninger kan både være etableret via arbejdsgiver og/eller via faglig organisation. Med visse kritiske sygdomme menes p.t.: Kræft, blodprop i hjertet, bypassoperation/ballonudvidelse i hjertets kranspulsårer, hjerteklapkirurgi, hjerneblødning/ blodprop i hjernen, sækformet udvidelse af hjernens pulsårer, visse godartede svulster i hjerne og rygmarv, dissemineret sklerose, ALS (amyotrofisk lateralsklerose), muskelsvind, HIV infektion som følge af blodtransfusion eller arbejdsbetinget smitte, AIDS, nyresvigt og større organtransplantationer, Parkinsons sygdom, blindhed, døvhed, aortasygdom, følger efter hjerne- eller hjernehindebetændelse, Borreliainfektion samt større forbrændinger. Bliver en ansat ramt af en af de anførte lidelser, anbefales det at der tages kontakt til pågældendes pensionsforsikringsselskab. Både lederen og den ansatte er også velkommen til at rette henvendelse til Løn- og Personalekontoret, så vil vi hjælpe med at undersøge, om den ansatte er omfattet af ordningen, og i givet fald hjælpe videre med sagen. Læs mere Yderligere information kan fås på følgende hjemmeside: Læs også retningslinjer for håndtering af sygefravær, om Trivselshotline og sundhedsfremmetilbud på ERNA. Med venlig hilsen, MED-Hovedudvalget Godkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

22 Administrationsgrundlag for afskedigelse Handling Ved ansøgt afsked: Leder modtager ansøgning om afsked. Ansøgninger om afsked/opsigelser journaliseres i edoc og der gives besked til Løn- og Personalekontoret. Oplysningsskema til brug ved fratræden udfyldes af medarbejder og leder. Læs om proceduren i detaljer i arbejdsgangsbeskrivelsen, som du finder på ERNA > Organisation > Ledelse > Personaleadministration. Uansøgt afsked En afskedigelse må ikke komme som en overraskelse for den ansatte. Leder har ansvar for, at der føres en forpligtende dialog med den medarbejder, der risikerer afskedigelse. Ligesom det er lederens ansvar, at Løn- og Personalekontoret involveres tidligt i forløbet, når der opstår situationer, der giver risiko for uansøgt afsked. Det samme gælder med hensyn til advarsler og bortvisning. Ved uansøgt afsked er det vigtigt, at leder er særlig opmærksom på: 1. ved udfordringer i personalesager, skal Løn- og Personalekontoret inddrages i sagen, forinden der foretages videre. 2. alle uansøgte afskedigelser indstilles til Løn- og Personalekontoret. 3. indstilling fremsendes i henhold til kompetencefordeling gældende for ansættelse og afskedigelse (se retningslinjen). 4. inden indstilling fremsendes, skal sagen være drøftet med nærmeste ledelse 5. inden indstilling fremsendes, skal sagen være drøftet med den pågældende og eventuelt dennes tillidsrepræsentant. Notat fra samtalen udarbejdes og underskrives af deltagerne. 6. indstillingen skal indeholde oplysninger om den ansatte er omfattet af Aftale om tillidsrepræsentanter, samarbejde og samarbejdsudvalg. 7. Løn- og Personalekontoret vurderer sagen i forhold til gældende bestemmelser. 8. Løn- og Personalekontoret sikrer proceduren i forhold til de faglige organisationer, og alle henvendelser fra de faglige organisationer skal henvises til Løn- og Personalekontoret. Læs også retningslinje vedrørende afskedigelse Uansøgt afsked pga. sygdom/sygefravær Ved beslutningsprocessen om afskedigelse af en medarbejder pga. 70

23 sygdom, er der mulighed for at indhente lægeerklæring vedrørende konkrete funktionsbegrænsninger. Det bør overvejes, om der eventuelt kan tilbydes genansættelse, såfremt medarbejderen raskmeldes indenfor en nærmere angiven periode. Mulighederne for omplacering/ alternativ beskæftigelse undersøges, herunder muligheden for oprettelse af fleksjob. Hvis uansøgt afsked er nødvendig, indstilles til afsked jf. afsnittet om uansøgt afsked. Læs også Retningslinje om afskedigelse, især vedrørende begrundelse og kompetence for afskedigelse. Er du i tvivl, kan du kontakte Center for Personale og HR. Med venlig hilsen, MED-Hovedudvalget Godkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

24 Administrationsgrundlag for jobbank i Næstved Handling Administration af ledige stillinger - opslag Hvem kan stå i jobbanken? Hvordan bliver en medarbejder skrevet op i jobbanken? Hvor længe kan medarbejderen stå i jobbanken? Alle relevante stillinger slås op intern med en uges ansøgningsfrist på ERNA. Alle, der står i jobbanken, får mulighed for at søge stillingerne, inden de slås op eksternt. Der sker kun eksterne opslag, hvis der ikke er kvalificerede ansøgere fra jobbanken eller der ikke er ansøgere fra jobbanken der ønsker stillingen. Elektronisk administration af jobbanken foregår via Ofir. Jobbanken er primært tiltænkt medarbejdere, der påtænkes afskediget/afskedigede medarbejdere Øvrige administrative medarbejdere, der ønsker at stå i jobbanken som følge af ønske om stillingsskift, kan blive optaget. Alle påtænkt afskedigede indgår pr. automatik i jobbanken. Øvrige medarbejdere, der selv ønsker at blive optaget tilmelder sig via Ofir. Alle, der ønsker at stå i jobbanken, kan længst stå der den tid, der svare til deres opsigelsesvarsel Der skal tages stilling til, om jobbanken skal have varig status i forhold til medarbejdere, der ønsker jobskift i øvrigt. Bemærkninger Læs også Retningslinje for anvendelse af jobbank i Næstved Kommune. Med venlig hilsen, MED-Hovedudvalget Godkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar 2012 For at blive optaget i jobbank, skal afskedsbegrundelsen være besparelser, opgavebortfald eller omstruktureringer. Det betyder ikke øget risiko for uansøgt afsked, hvis en medarbejder ønsker at blive skrevet op i jobbanken i forbindelse med ønske om jobskift. Hvis det gav en sådan risiko, kunne jobbanken ikke fremme en hensigtsmæssig rotation. 72

25 Hvordan får medarbejderen besked om ledige stillinger? Hvordan søger medarbejderen stillingerne? Hvordan lærer medarbejderen at skrive en ansøgning? Hvad hvis medarbejderen ikke får jobbet Hvornår kan stillinger opslås eksternt Medarbejders vilkår for overførsel til andet arbejde i forbindelse med f.eks. en sparerunde eller en organisationsændring Medarbejders vilkår ved frivillig optagelse i jobbank (ved ønske om nyt job) Der sendes en mail til de medarbejdere der står i jobbanken, når der er ledige stillinger. Der laves en konkret begrundet ansøgning, og den sendes elektronisk via Ofir. Opsagte medarbejdere henvises til Jobcenteret for jobsøgningskursus Anette Rock Larsen arlar@naestved.dk tlf Lederen giver en mundtlig tilbagemelding til de ansøgere, der har været til samtale og en begrundelse for afslaget. Lederen skal desuden give Center for Personale og HRudvikling en begrundelse for, at ansøger(e) fra jobbanken konkret er vurderet som ikkekvalificerede i forhold til stillingen. Efter at begrundet afslag er meddelt Center for Personale og HR-Udvikling, og de konkrete begrundelser er vurderet af centeret. Ved tvivl træffer personalechefen afgørelse. Medarbejderen overføres til ny stilling og medtager sin optjente opsigelsesanciennitet, erfaringsdato (hvis lignende job) og jubilæumsdato. Medarbejderen betragtes som nyansat, hvis der skiftes virksomhed. Dvs. prøvetid, tab af opsigelsesanciennitet, i nogle tilfælde også tab af erfaringsdato, med mindre modtagende virksomhed ønsker at aftale andet som et personligt vilkår. Vurderingen af kompetencer og kvalifikationer sker i forhold til ansøgers formelle baggrund, joberfaring m.v., men vurderingen skal også tage højde for, at der via HRpuljen er mulighed for opkvalificering af ansøgerne i jobbanken. 73

26 Administrationsgrundlag for bevilling af skærmbriller Ansatte med belastning af synet ved skærmarbejde kan få skærmarbejdsbriller, så du undgår belastningsproblemer. Belastnings-problemer kan opstå når din skærmarbejdsplads ikke er hensigtsmæssigt indrettet eller dit syn ændrer sig. Du kan belaste syn, skuldre, nakke og ryg. Vidste du, at belastninger i skuldre, nakke og ryg kan opstå, fordi man ikke kan se ordentligt og derfor indtager dårlige arbejdsstillinger? Handling For at kunne få bevilliget skærmbriller, skal du opfylde følgende krav: 1. din skærmarbejdsplads skal gennemgås af en arbejdsmiljørepræsentant eller arbejdsmiljøkonsulent, således at skærmarbejdspladsen er indrettet hensigtsmæssigt 2. du skal bruge en betydelig del af din arbejdstid foran en pc-skærm (to timer eller mere hver arbejdsdag) Sådan gør du kontakt din nærmeste leder og aftal behov og bevilling af en synsprøve udfyld målskema og rekvisition til synsprøve. Rekvisitionen skal udfyldes med EAN-nummer og underskrives af din leder. Din arbejdsmiljørepræsentant kan evt. hjælpe dig med at udfylde målskema kontakt en øjenlæge eller optiker. Husk at tage rekvisition og målskema med og skrive navn på læge/ optiker på rekvisitionen du har ret til at opsøge øjenlægen eller optikeren i arbejdstiden find rekvisitioner og se aftaler med optikere på > arbejdsmiljø > skærmbriller. Skærmbrillerne er gratis for medarbejderen såfremt: 1. synsprøven viser behov for skærmbriller 2. styrken er anderledes end den, du har i din personlige brille Næstved Kommune har i så fald pligt til at betale for udgiften til synsprøve, standardstel og standardglas med antirefleks-behandlede, ufarvede letvægtsglas. Vil du have en anden type briller, skal du selv betale differencen. Betaling skal ske decentralt indenfor virksomhedens/ afdelingens eget budget. Lovgrundlag: Bekendtgørelse om arbejde ved skærmterminaler, BEK nr af 15/12/1992. Er du i tvivl, kan du kontakte Center for Personale og HR. Med venlig hilsen, MED-Hovedudvalget Godkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar