Projekt Fremskudt og Forebyggende Sundhedsindsats (FFS-projektet) (Forebyggelse og nedbringelse af sygefravær august 2014 marts 2016)

Transkript

1 Projekt Fremskudt og Forebyggende Sundhedsindsats (FFS-projektet) (Forebyggelse og nedbringelse af sygefravær august 2014 marts 2016) Vedtaget 15. august 2014 i H-MED

2 Baggrunden for projektet Holstebro Kommune har fokus på personalets sundhed og trivsel, og der gøres en stor indsats af ledere og medarbejderrepræsentanter i forhold til at videreudvikle og kvalificere dette arbejde i hverdagen. Det er blandt andet med til at placere Holstebro Kommune i Top 10 blandt alle landets kommuner i forhold til lavt sygefravær. Baggrunden for projektet er et ønske om at gøre endnu større indsats for at forebygge sygdom, samt medvirke til hurtig raskmelding af sygemeldte medarbejdere. De nye indsatser er rettet mod at forebygge både fysiske og psykiske lidelser, der kan betinge fravær, men med et særligt sigte på stress, udbrændthed og depressioner. Ved fysiske lidelser er der særligt fokus på lidelser i bevægeapparatet. Holstebro Kommunes HR-udvikling, Løn og Personale, Jobcenter Holstebro og Quick Care vil indgå et samarbejde om en fremskudt og forebyggende sundhedsindsats for kommunalt ansatte medarbejdere mhp på at fremme trivsel og forebygge sygefravær. Partnerskabet arbejder i projektet med en fælles tilgang til stress som værende: Stress er en normal reaktion på en længerevarende belastning ikke en sygdom, velvidende at der indenfor forskningen også er andre syn/definitioner på stress. Projektet anerkender, at der er mennesker der kan blive alvorligt syge af langvarigt stress, men det ligger uden for dette projekts rammer. Holstebro kommune har, som nævnt, et lavt sygefravær sammenlignet med andre kommuner. Det er målet at nedsætte sygefraværet yderligere for at fremme trivsel. Der arbejdes allerede i dag aktivt med trivselsfremme på arbejdspladserne ligesom der er et funktionelt beredskab i HR- Udvikling, der understøtter implementering af Sundheds- og Trivselspolitikken med fokus på håndterbarhed, begribelighed og meningsfuldhed (Antonovsky). Der er imidlertid flere faktorer, der gør yderligere tiltag på området interessant netop nu. Kompleksiteten og foranderligheden i de kommunale kerneopgaver er stærkt stigende med store krav til omstilling og foranderlighed. Der er på den baggrund behov for at fokusere endnu mere på trivsel/fællesskab og forebygge stress og depression. Dertil kommer en sygedagpengereform, hvor der allerede efter 22 ugers sygdom sker en reduktion i sygedagpengerefusionen for arbejdsgiveren, hvis der ikke er en konkret plan for tilbagevenden til arbejdet. Det øger muligheden for fastholdelse ved den form for længerevarende sygdom. Nedsat sygefravær er også et væsentligt element i bestræbelserne på sikre kontinuitet i løsningen af kerneopgaverne. Det har også betydning for nedbringelse af driftsomkostninger. Sparede midler her betyder ikke bare øget trivsel, men kan også medvirke til at nedbringe behovet for besparelser på borgerrettede tilbud og personaleudgifter. Målsætning Projektets bærende ide er en tidlig og effektiv indsats i forhold til trivselsudfordringer med fokus på forebyggelse, herunder konkrete indsatser, der kan forebygge sygefravær og ved evt. sygemelding bevare tæt tilknytning til arbejdspladsen. Derfor implementeres en øget forebyggende indsats for medarbejdere som har trivselsudfordringer, men som ikke er sygemeldt. Det gælder medarbejdere, som enten selv henvender sig til 1

3 nærmeste leder, eller som nærmeste leder eller kollegaer vurderer værende i risiko for en sygemelding (har trivselsudfordringer). Målsætningen er at forebygge sygemeldinger som følge af stress. Resultater, som vi går efter Sikre gode rammer for optimal løsning af kerneopgaverne via fastholdelsen af sunde og glade medarbejdere Øge arbejdspladsernes bevidsthed om betydningen af sundhed og trivsel på arbejdspladsen, også set i relation til stressforebyggelse Forebygge stressbetingede sygemeldinger via tidlig indsats Nedbringe sygefravær primært med fokus på det stressbetingede sygefravær Reducere menneskelige og økonomiske omkostninger som følge af stressbetinget fravær Tværgående fokus på nedbringelse af stressbetinget sygefravær via et endnu tættere samarbejde mellem ledere, TR, AMR, Løn og Personale, HR-Udvikling, Jobcentret, praktiserende læger og Quick Care I projektet implementeres desuden en indsats allerede i starten af et sygefravær og ikke først efter min. 8. uge, som praksis i lovgivning og på Jobcentret er nu. En så tidlig indsats kræver dels et tæt samspil mellem arbejdsgiver og jobcenter, dels en stærk koordinering af indsatsen mellem forskellige interessenter. Projektet vil afprøve, om et intensivt kontaktforløb med aktiv træning fra første sygeuge medvirker til at skabe flere raskmeldinger/flere delvise raskmeldinger og dermed øget fastholdelse for både sygemeldte med fysiske og psykiske problematikker. For de medarbejdere, der ikke raskmeldes i forløbet, vil der foreligge en plan for det videre forløb samt et fuldt afklaret og et beskrevet funktionsniveau med angivelse af skånehensyn allerede ved udgangen af 8. sygeuge. Projektet vil slutteligt skabe læring omkring den tidlige indsats, herunder især samarbejdet med arbejdsgiver som spotter, som visitator til indsatser og den, der har ansvaret for indsatsen. Desuden være afsæt for en fælles referenceramme med praktiserende læger og faglige foreninger i fastholdelsesindsatsen. Projektets ide De trivselsudfordringer, der i dag løses som del af det almindelige trivselsfremmende arbejde med udgangspunkt i personalepolitikkerne skal forsat løses her. Når arbejdspladsen vurderer, at der er behov for en supplerende indsats henvender lederen sig til HR-Udvikling. Projektets Indsats har 3 spor: SPOR 1 En forebyggende indsats trivselsudfordringer uden fravær SPOR 2 En indsats ved kortvarigt sygefravær op til 4 uger SPOR 3 En indsats ved længerevarende fravær mere end 4 uger Der skal sættes ind med indsatser på alle 3 spor for at forebygge og afhjælpe sygefravær. Indsatser, der er et bredt kendskab til i organisationen, som en del af værktøjskassen. Der vil blive udarbejdet forskellige værktøjer, som løbende indplaceres i en indsatsguide. 2

4 Som nævnt er der allerede i dag indsatser, der understøtter hvert af de tre spor, men indsatsen skal øges og videreudvikles. Samarbejde HR-Udvikling, Løn og Personale, Quick Care og Jobcentret De fleste indsatser på de 3 spor tænkes udført fra HR Udvikling og Løn & Personale og ved sygdom også inddragelse af jobcenteret. Quick Care kan inddrages som aktiv partner i følgende 3 situationer Hvor medarbejdere har behov for fysisk træning Primært Spor 2 og i mindre grad Spor 1 Hvor medarbejdere har behov for fysisk træning - i kombination med afklarende og støttende psykologsamtaler (ikke behandling) med henblik på afdækning af muligheder, eventuelt behandlingsbehov Spor 2 primært og i mindre grad spor 3 Ledelses- og kulturudvikling - Quick Care udvikler undervisningsmateriale og ansvarlig for temamøder for ledere som led i deres kompetenceudvikling til spottere, visitatorer og kulturbærere. Forløb, møder og materiale udvikles og afvikles i tæt samarbejde med HR- Udvikling, Løn og Personale og Jobcentret. HR-Udvikling angiver basisoplysninger om medarbejderen (navn, telefonnummer), så medarbejderen umiddelbart efter henvisning kan kontaktes af Quick Care. Tids- og handleplan FFS-Projektet starter 1. september 2014 og afsluttes 31. marts I august 2014 behandles projektet i direktionen, H-MED og ØK. Visitation Omdrejningspunktet for en tidlig indsats er 1) at få fat i medarbejdere med risikoprofiler 2) at få sat de rigtige indsatser ind i forhold til medarbejdernes behov Nærmeste leder er visitator i et samarbejde med HR Udvikling/Løn & personale. HR Udvikling modtager henvisninger fra lederen på den medarbejder, der skal indgå i projektet uanset spor. Lederen og HR-Udvikling foretager i samarbejde med medarbejderen beslutning om indsatsen. Langt fra alle medarbejdere, der i dag har korte sygemeldinger, vil udgøre risikoprofiler og vil dermed ikke indgå i projektet. Medarbejdere med afgrænsede sygdomme, hvor behandling er fastlagt og lidelsen forventes afhjulpet via det, samt lidelser med kendt forløb, vurderes også at være uden for projektets ramme. Der er mulighed for at drøfte risikoprofil med HR Udvikling og Løn & Personale. Den endelige visitering sker i HR-Udvikling. SPOR 1: Det forebyggende spor I det forebyggende spor er TRIVSELSSAMTALEN første indsats. 3

5 Trivselssamtalen bringes i spil i situationer, hvor medarbejderen selv, nærmeste leder, TR, AMR eller en kollega gør opmærksom på, at medarbejderen i en periode har udvist symptomer på manglende trivsel. Trivselssamtale har fokus på at genvinde trivsel og skal ses som en fremskudt forebyggende indsats. Der kan være tale om forebyggelse på følgende niveauer Forebyggelse på individniveau Forebyggelse på lederniveau Forebyggelse på kolleganiveau (særligt TR og AMR) Forebyggelse på organisationsniveau med forskellige initiativer, der fremgår af indsatsguide Afhængig af behovet, er der følgende indsatser til rådighed Coaching HR-Udvikling Tilbud hos Quick Care forventet varighed omkring 6-8 uger Tilbud rettet mod et eller flere af ovenstående 4 indsatsniveauer (individ, leder, kollega og organisation) Medarbejderen inddrager evt. praktiserende læge SPOR 2: En indsats ved kortvarigt sygefravær op til 4 uger I det andet spor er der fokus på tidlig indsats og sygefraværssamtaler med fokus på aktive tilbud og delvise raskmeldinger. Afhængig af behovet er der følgende indsatser til rådighed Coaching HR Udvikling Tilbud hos Quick Care forventet varighed i gennemsnit 8 uger Tilbud rettet mod et eller flere af ovenstående 4 indsatsniveauer (individ, leder, kollega og organisation) Medarbejderen inddrager evt. praktiserende læge Forløb hos Quick Care Quick Care stiller en fysioterapeut og en psykolog til rådighed i projektet og varetager de aktive forløb, dvs.: Individuel opstartssamtale Ugentlige individuelle samtaler med forebyggende, afklarende og opkvalificerende sigte Løbende motiverende og coachende samtaler Vejledning i arbejdspladsindretning, arbejdsmodifikation og ergonomi ude på arbejdspladsen Motion/træning i forhold til den konkrete problematik og sundhedsfremme generelt Sundheds- og socialfaglig undervisning og vejledning i forhold til fx KRAMS, motions indvirkning på stress, alternative jobfunktioner, hjælpemidler mv. Ved behov suppleres ovenstående med afklarende og støttende psykologiske samtaler (ikke behandling) med henblik på afdækning af muligheder, eventuelt behandlingsbehov. Som udgangspunkt har forløbet en varighed på 6-8 uger. Kan eventuelt forlænges efter aftale med sagsbehandler. 4

6 SPOR 3: En indsats ved længerevarende fravær (over 4 uger) I det tredje spor er der fokus på sygefraværssamtaler, der er afklarende i forhold til fremtidsmuligheder Afhængig af behovet er der følgende indsatser til rådighed Coaching HR-Udvikling Tilbud hos Quick Care - forventet varighed i gennemsnit 6-8 uger Tilbud rettet mod et eller flere af ovenstående 4 indsatsniveauer Fremtidssamtaler med leder og Løn & Personale Evt. Inddragelse af praktiserende læge Fælles for de tre spor Der skal udvikles en indsatsguide, hvor det er angivet hvilke konkrete indsatser, der er i fokus på de forskellige spor der omfatter medarbejderen, ledelse, TR, AMR, kollega og organisation. Projektets parter samarbejder om kontakt til praktiserende læge, faglige organisationer og andre relevante parter i forhold til projektets ide og implementering. Det er vigtigt at udvikle koncept for samarbejde med de praktiserende læger både forebyggende og ved sygefravær både på strategisk niveau eventuelt som en kampagne, temadrøftelser eller lignende og ved kontakt om konkrete medarbejdere. Ligeledes skal der udarbejdes et koncept til ledelses- og kulturudvikling, som skal understøtte ledernes indsats. I de to spor med sygemelding, hvor sagsbehandler er inddraget, beholder sagsbehandleren myndigheden i hele forløbet, er tovholder på vejledning om virksomhedspraktikker, omplacering efter sociale kapitler, ret & pligt m.v. Fælles for spor efter sygemelding Projektet vil sætte fokus på strategisk opfølgning på sygefravær, hvor der er ensartede retningslinjer for hele organisationen. Der er aktuelt stor forskel på, hvilken praksis lederne har for opfølgningssamtaler. Der er evidens for, at en tæt kontakt til arbejdspladsen er vigtig med henblik på tilbagevenden til arbejdspladsen enten på fuld tid eller deltids raskmelding. Model ved kortvarig sygefravær: Der indføres en model altså, at lederen minimum har ansvar for kontakt med medarbejderen på og 20. dags fravær. Model ved langvarigt sygefravær over 1 måned: Lederne kontakter medarbejderen minimum hver 4. uge - startende ved 4 ugers fravær. Ved fravær over 4 uger er der krav om skriftlig dokumentation for samtalen. Konsulenter fra Løn og personale kan deltage i samtalerne. 5

7 Dataregistrering For at sikre en hensigtsmæssig udvikling og en indsats baseret på fakta og resultater skal der arbejdes målrettet med dataanvendelse som styringsredskab og ledelsesværktøj. Projektet skal kunne dokumentere færre sygemeldte og afkortede sygefraværsperioder for medarbejdere, der indgår i projektet. Aktuelle data på afdelingsniveau pr. 1. oktober 2014 er 0 punkt dvs. udgangspunktet for målingen i pilotprojektet. Desuden konkret måling af gennemførelsen af hovedprojektet, som strækker sig over kalenderåret Det vil være hensigtsmæssigt, at systemet kan generere data på leder/afdelingsniveau samtidig med, at dette kan krydskøres med sygefraværstal for kommunen både pr. afdeling og generelt. Desuden hvilke indsatser den enkelte leder har iværksat for at sikre medarbejderens position på arbejdspladsen Holstebro Kommune. Her er det en fordel, at projektet gennemføres over et kalenderår med henblik på sammenligningen af data og dermed projektets succesrate. Systemet skal kunne give en visuel oversigt over henvisningsfrekvens og effekt i Holstebro Kommune både på overordnet niveau, på enhedsniveau og på afdelingsniveau samt KPI (kvalitetsparametre) på visitationstid i forhold til 1. handling, forløbsvarighed, sygefravær ved opstart m.v. Systemet skal kunne give data på, hvilken indsats, der er iværksat over for den sygemeldte medarbejder, og hvem der har udført indsatsen. HR-Udvikling har ansvaret for udarbejdelsen og køber Quick Care til sparring på datadesign mm. Økonomi Der er beregnet en økonomi for projektperioden på baggrund af ovenstående. Det er lagt ind som en forventning i projektet, at der indgår i alt 125 medarbejdere. (27 medarbejdere i perioden 1. oktober 31. december 2014 og 98 medarbejdere i perioden fra 1. januar december Det skal ses som en ramme, hvor der afhængig af definerede behov kan ændres i antal medarbejdere og indsatstyper. Gruppen bag projektforslaget Den gruppe, der har arbejdet med dette projektforslag er: Ledelsesrepræsentanter Personaledirektør Helle Bro (Formand) Jobcenterchef Elsebeth Dam Simonsen Lønchef Hanne Ringgaard HR-chef Lene Dahlgaard 6

8 Medarbejderrepræsentanter Fællestillidsrepræsentant Olav Witt Fællestillidsrepræsentant Jens Ole Poulsen Fællestillidsrepræsentant Torben Voss Fællestillidsrepræsentant Chanette Stephansen Quick Care Indehaver Thomas Helt Konsulent Mads Eberhardt Sørensen HR-Udvikling/LD/15. august