Muligheder for eventuelt samarbejde på biblioteksområdet i Norddjurs og Syddjurs Kommuner.

Transkript

1 Muligheder for eventuelt samarbejde på biblioteksområdet i Norddjurs og Syddjurs Kommuner. Indledning og forudsætninger Norddjurs og Syddjurs kommuner har besluttet at undersøge muligheden for samarbejde på biblioteksområdet. Der er nedsat en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra de 2 kommuners biblioteksområder samt forvaltningsrepræsentanter fra Nord og Syddjurs Kommuner. Dette notat skal danne grundlag for en beslutning om et eventuelt samarbejde og i givet fald hvilket omfang samarbejdet skal have. Det tages afsæt i to forskellige muligheder for samarbejder kommunerne imellem: En egentlig sammenlægning mellem de to kommuners biblioteksområder og et formaliseret samarbejde om enkelte områder. Det har været arbejdsgruppens vurdering, at notatets vurderinger nødvendigvis må stå på en række præmisser, for dels at afgrænse opgaven dels at isolere opgaven fra politikdannelsen. Biblioteksområdet kendes særligt på to parametre. Det ene er infrastrukturen (fysiske huse, bogbus) og det andet er serviceniveauet (åbningstider, tilgang til e-bøger, landdistriktsservice). Serviceniveauet og infrastrukturen indenfor biblioteksområderne i Nord og Syddjurs Kommuner er overvejende ens. Det samme er områdernes økonomi. Der er naturligvis nuance forskelle, men overvejende er arbejdsgruppen enige i, at lighederne er væsentlig større end forskellene. Afsættet for notat er derfor det nuværende serviceniveau og den nuværende infrastruktur (fysisk og økonomisk). Et videre arbejde med en sammenlægning af biblioteksområdet på Djursland skal omfatte en nøjere juridisk vurdering af samarbejdskonstruktionen med henblik at sikre begge interessenters investeringer og værdiskabelsen bedst muligt. Denne vil ikke blive foretaget i dette notat. Der er imidlertid ingen tvivl om, at et bibliotekssamarbejde på tværs af kommunegrænsen er muligt, jf. bibliotekslovens bestemmelser herom. Notatet indeholder beskrivelse af biblioteksområdet i de 2 kommuner og en analyse af potentialer og udfordringer for samarbejdsmodeller. Notatet inddrager i overordnede rammer det nuværende samspil med borgerservice, landdistrikts- og kulturområderne. Arbejdsgruppen forholder sig afslutningsvist til potentialer (effektivisering og faglig udvikling) og udfordringer og vurderer konkrete anbefalinger til samarbejdsmuligheder. 1. Beskrivelse af biblioteksområdet i Nord og Syddjurs kommuner De 2 biblioteksområder beskriver sig selv som et biblioteksvæsen med høj grad af kvalitet og volumen set i relation til tilgængelige ressourcer. 1

2 Norddjurs Bibliotek har et besøgstal på og et udlånstal på enheder (tallene fra Anholt kendes ikke). Det giver et udlån pr. borger på 7,4 i Norddjurs. Norddjurs Kommune bruger 14,4 mio. kr. på den samlede biblioteksdrift i Det giver en årlig udgift på 377 kr. pr. indbygger. Syddjurs Bibliotek har et besøgstal på og et udlånstal på enheder. Det giver et udlån pr. borger på 7,6 i Syddjurs. Syddjurs Kommune bruger 13.8 mio. kr. på den samlede biblioteksdrift i Det giver en årlig udgift på 329 kr. pr. indbygger. Til sammenligning er landsgennemsnittet i kr. På kortet nedenfor ses hvor i de 2 kommuner der er biblioteker: 1.1 Bibliotekers geografiske placering og struktur Norddjurs Biblioteker består af Grenaa Bibliotek (hovedbibliotek) og 3 filialer i Ørum, Auning og Ørsted. Desuden er der en lille biblioteksfilial på Anholt. 2

3 Hovedbiblioteket i Grenaa ligger i campus-området. Ørum Bibliotek er åbent bibliotek og ligger sammen med Ørum Aktivcenter med idrætstilbud og mødelokaler. Fra august 2016 varetager Ørum Bibliotek skolebiblioteksbetjeningen af Ørum Skole og Djurslandsskolen. Auning Bibliotek ligger i centrum af byen og huser også borgerservice. Ørsted Bibliotek ligger midt i Ørsted og huser også borgerservice. Fra juni 2016 er Ørsted også åbent bibliotek Syddjurs Bibliotek udgøres af 4 fysiske betjeningssteder i Ebeltoft, Hornslet, Kolind og Rønde samt bogbus. Der opereres ikke med et hovedbibliotek i Syddjurs Bibliotek. Alle biblioteker er åbne for borgerne også uden for åbningstiden. Ebeltoft og Rønde Biblioteker har til huse i egne lokaler. Hornslet Bibliotek huser også Rosenholm Egnsarkiv med 4 ugentlige åbningstimer og pr. 19. august 2016 flytter Kolind Bibliotek i nybyggede lokaler i Kolind, som er et fællesskab med byens hal, lokalarkiv og Byens Hus. 1.2 Politisk forankring og organisatorisk placering Politisk forankring Biblioteksområdet er i de 2 kommuner placeret hos det politiske udvalg der har ansvaret for kulturområdet. I Norddjurs Kultur- og udviklingsudvalget og i Syddjurs under udvalget for Plan, Udvikling og Kultur. Begge biblioteker indgår aftaler med forvaltningen som aftaleenhed. Organisatorisk forankring Norddjurs Bibliotek er placeret hos afdelingen for plan, kultur og natur i udviklingsforvaltningen med reference til afdelingschefen. Syddjurs Bibliotek er placeret hos afdelingen for Plan, Udvikling og Kultur med reference til afdelingschefen. Biblioteksledelsen I Norddjurs Bibliotek er der en ledelse bestående af: Bibliotekschef: Vakant Afdelingsleder Grenaa Bibliotek: Lisbeth Rindholt Jørgensen Afdelingsleder Ørum, Auning og Ørsted Biblioteker: Lars Jørn Larsen I Syddjurs Bibliotek er der en ledelse bestående af: Bibliotekschef: Pt. er stillingen vakant Souschef: Inge Birkeholm (pt. konstitueret bibliotekschef) Bibliotekschefen er placeret på forvaltningen og er lønnet 50% fra bibliotekets budget og 50% fra forvaltningens konto 6. 3

4 1.3 Bibliotekernes strategiske indsatsområder De 2 biblioteksområder arbejder hver især med strategiske indsatsområder. Norddjurs Biblioteker har i 2015 gennemgået et strategiarbejde, hvor følgende områder er udpeget som indsatsområder: Tilgængelighed Værtsskab Synlighed Samarbejde med folkeskolen. I Syddjurs Bibliotek arbejdes med strategiske indsatsområder på to ben: ekstern og intern. Strategi ekstern: Åbent Bibliotek Borgerservice Biblioteket rykker ud Åben Skole læring Arrangementer og events Syddjurs Kultur (Kulturpolitik frem mod 2020) Strategi intern: Kompetenceudvikling fremtidens biblioteksmedarbejder Service Involvering og inddragelse Partnerskaber Materialer Smart drift Det bemærkes at strategierne er formuleret på forskellig måde. Men det vurderes, at der i stor udstrækning er tale om de samme strategiske indsatser og fokusområder. 1.4 Bibliotekernes arbejde med udvikling og projekter De 2 biblioteksvæsener arbejder begge med udvikling og projekter på forskellige måder og niveauer. Norddjurs Biblioteker indgår meget gerne i forskellige små og større projekter, ofte med lokalesamarbejdspartnere (f.eks. uddannelsesinstitutionerne på N.P. Josiassensvej i Grenaa) og tværkommunale samarbejder. Syddjurs Bibliotek er en projektorienteret organisation, hvor både små og store udviklingstiltag gennemføres som projekter. Store udviklings- og fokusområder nu og de næste år er byggeri af nye biblioteker i Kolind og Ebeltoft. I en projektorienteret 4

5 organisation vægtes netværk højt og medarbejderne indgår i forskellige faglige netværk og projekter både lokalt, regionalt og nationalt. 1.5 Bibliotekernes IT systemer Begge biblioteksvæsener har tilmeldt sig nyt fælles bibliotekssystem Cicero med KOMBIT som leverandør. De bruger samme web platform men arbejder på forskellige niveauer i systemet. Norddjurs Biblioteker er overgået til Cicero maj Der arbejdes på en samarbejdsløsning med skoleområdet, så der er fælles materiale- samling for skole-og folkebiblioteker. Dette kan Cicero dog endnu ikke håndtere, så projektet er udsat indtil Cicero kan håndtere sådan en løsning. Norddjurs er på den fælles web-platform. Syddjurs Bibliotek forventer overgang til Cicero medio/ultimo Syddjurs Bibliotek er på den fælles web-platform, hvor den personlige formidling vægtes højt med anbefalinger fra hele personalegruppen. Der er desuden stort fokus på den mere uformelle formidling på Facebook. 2. Biblioteker og borgerservice, landdistrikter og kulturområde 2.1 Bibliotek og borgerservice Samarbejdet mellem biblioteksområde og borgerservice er forskelligt i de 2 kommuner. I Norddjurs Kommune er det besluttet, at der skal være borgerservice betjent af borgerservicepersonale i Auning og Ørsted. Grenaa har sit selvstændige borgerservicecenter på rådhuset i Grenaa. Der har været borgerservice på Auning Bibliotek siden kommunesammenlægningen og på Ørsted Bibliotek siden Byrådet i Syddjurs Kommune har besluttet at Syddjurs Biblioteks personale udfører borgerservice opgaver - og det nye navn er Bibliotek og Borgerservice. Den politiske beslutning kommer i kølvandet på beslutningen om at lukke borgerservice satellitter på Rønde og Hornslet rådhuse. Der er igangsat en kampagne og PR indsats i samarbejde mellem Borgerservice og Biblioteket, der rulles ud i den kommende tid Organisering af borgerserviceopgaven i de 2 kommuner I Norddjurs er borgerservice placeret under arbejdsmarkedsdirektørens område og biblioteket under udviklingsdirektørens område. Den praktiske indretning af borgerserviceenhed på i Auning og Ørsted er blevet til i et samarbejdet mellem borgerservicechef, teamleder i borgerservice, afdelingschef i plan, kultur og natur og bibliotekschef. I Syddjurs er borgerservice og biblioteksområdet placeret indenfor samme direktørs område. Der er etableret en styregruppe bestående af bibliotekschef og digitalisering og borgerservicechef i Syddjurs kommune der skal arbejde med strategiske fælles tiltag på området. Og en driftsgruppe der varetager fælles driftsopgaver og udvikling. 5

6 2.1.2 Hvilke borgerserviceopgaver løses af bibliotekerne? I Norddjurs Kommune har biblioteket været meget aktivt i undervisningen af borgerne, så de kan bruge de kommunale selvbetjeningsløsninger. Flere gange har man samarbejdet med borgerservicepersonale om undervisningen. Bibliotekspersonale foretager almindelig borgervejledning i benyttelse af digitale løsninger men foretager ikke egentlige ekspeditioner (flytning-lægeskift mm.). Borgerservice i Auning tilbyder hele paletten af ydelser inkl. pas og kørekort men det er ikke bibliotekspersonale der udfører det. Borgerservice i Ørsted forventes at gøre det samme fra ca. 1. august, I Syddjurs Kommune udfører biblioteket borgerserviceopgaver som flyttemeddelelse, sundhedskort, lægeskift, boligstøtte, den digitale postkasse, guide i skat.dk, vejleder i at udfylde blanketter til det offentlige, udsteder NemID, fritager for digital post, er stemmested ved folkeafstemninger i forbindelse med at brevstemme. I Syddjurs Kommune udstedes der ikke pas og kørekort på biblioteksfilialer. Der udleveres blanketter og andet materiale der kan gøre det nemmere for borgerne der skal køre til Ebeltoft for at få udført opgaven. Endvidere vejleder bibliotekspersonalet i tidsbestilling til udstedelse af pas og kørekort. Der arbejdes pt. med mulighederne for opsætning af pas- og kørekort-automater. 2.2 Bibliotek og landdistrikter Der er forskel på den måde de 2 kommuner har valgt at betjene landdistrikterne på indenfor biblioteksområdet. I Norddjurs Kommune betjenes borgerne uden for Grenaa af de 3 lokalbiblioteker i Auning, Ørsted og Ørum. Alle tre har de en ugentlig betjent åbningstid på 30 timer om ugen. Desuden har alle tre biblioteker en ubetjent åbningstid om morgenen fra kl. 9 til det betjente bibliotek åbner. Ørum Bibliotek er desuden tilgængeligt for selvbetjening alle dage fra kl. 7 til 22. De tre lokalbiblioteker har alle et fyldigt arrangementsprogram, tilbud om IThjælp og tæt kontakt til foreninger og borgere i lokalområdet. De betjener også børne-og vokseninstitutioner i deres eget virkeområde, lige som Ørsted Bibliotek driver halvdelen af kommunens Bogen-kommer-service. Anholt Bibliotek er åbent 2 timer om ugen med betjening. Biblioteket har desuden et tilbud kaldet Lokalservice, som sender bestilte biblioteksmaterialer ud til 7 forskellige afhentningssteder i kommunen. I Syddjurs Kommune betjenes borgerne i landdistrikterne hovedsageligt med bogbussen, som har 12 betjeningssteder fordelt i kommunen (i alt 490 minutter). Desuden bringes der materialer ud i forskellige ordninger. Pt. er 30 personer tilmeldt Biblioteket Kommer - ordning og stort set alle kommunens institutioner modtager depoter fra biblioteket. Desuden har alle kommunens institutioner og skoler mulighed for at få besøg af biblioteket. Der er indgået samarbejde med Bogcaféen i Ryomgaard om enkelte arrangementer. Biblioteket Kommer -ordning, depoter og tilbud til institutioner er ikke et særligt tilbud til landdistrikterne, men tilbydes alle i kommunen. Indenfor begge biblioteksområder er der overvejelser omkring mulige forandringer indenfor betjening af landdistrikter og lokalområder. 6

7 I Norddjurs Kommune udløber Kultur- og fritidspolitikken med udgangen af 2016, og der er sat en proces i gang i forhold til ny politik. Bibliotekerne har gennemført et strategiarbejde. På biblioteket overvejes det pt. om Lokalservice skal nedlægges, som en konsekvens af besparelseskrav i I løbet af foråret 2016 er der jf. Syddjurs Kommunes Kulturpolitik øget fokus på landdistrikterne. Det betyder, at der sættes forsøg i gang med alternative måder at distribuere materialer på, f.eks. lokale afhentningssteder samtidig med, at der skal eksperimenteres med en levende litteratur- og kulturformidling i landdistrikterne, forstået på den måde, at biblioteket og kulturafdelingen i samarbejde med borgerne i lokalområdet planlægger og afholder forskellige aktiviteter i landdistrikterne. 2.3 Bibliotek og kulturområde Der er forskel på den måde de 2 biblioteksområder samarbejder med og er knyttet til kulturområdet. Norddjurs Bibliotek er uafhængigt af forvaltningsområdet, har selvstændige adresser og samarbejder med kulturinstitutioner på projektbasis. I Syddjurs Kommune er bibliotekschefen en del af forvaltningen, og der er tæt sammenhæng mellem kulturområde og bibliotek. Der er samarbejde med lokalarkiverne der huses på bibliotekerne, og i Ebeltoft flyttes biblioteket sammen med Museum Østjylland på kulturinstitutionen NyMalt. Bibliotekerne har et bredt samarbejde og relationer med rigtig mange institutioner og aktører som eksempelvis skoleområdet, integrationsområdet, byplanlægning alt sammen emner der ikke belyses i dette notat, men som viser bibliotekets mangfoldige forgreninger i diverse politikker. 3. Samarbejdsmuligheder mellem kommuner i henhold til biblioteksloven Biblioteksområdet er reguleret ved lov om biblioteksvirksomhed fra 2000, som siger, at Kommunalbestyrelsen er forpligtet til, eventuelt i samarbejde med andre kommunalbestyrelser, at drive et folkebibliotek med afdelinger for børn og voksne. Loven skaber mulighed for samarbejde mellem kommunerne. Der er erfaringer med forskellige samarbejder på tværs af biblioteker, men ingen af så radikal karakter, så man kan tale om en egentlig sammenlægning af flere kommuners biblioteksvæsen. Samarbejdsmulighederne kan spænde fra et egentlig biblioteksforbund hvor flere kommuners biblioteker indgår i et fælles system med én ledelse til aftaler om, at der ikke sendes regninger mellem to kommuner, men at der betales et grundbeløb eller på anden måde ydes en kompensation, for eksempel ved at eget bibliotek forbedres. Efter strukturreform i 2007, hvor kommunerne blev større enheder både geografisk og økonomisk, er der selvstændige biblioteksvæsener i stort set alle kommuner. Vi skal derfor tilbage til før kommunesammenlægningstiden for at finde eksemplerne på forpligtende samarbejder som eksempelvis biblioteksforbund mellem kommuners biblioteksvæsen. 7

8 Der er et nutidigt eksempel på forpligtende samarbejde. Fanøs biblioteksvæsen driftes af Esbjerg Kommune med 1 filial i Nordby. Der har desuden været overvejelser mellem Nyborg og Kerteminde om at lade Nyborg varetage biblioteksfunktionen, men planerne er tilsyneladende skrinlagt. Slots- og kulturstyrelsen bekræfter at der ikke er flere eksempler på forpligtende samarbejder. Styrelsen beskriver, at der er en del mindre samarbejder som f.eks., at biblioteker køber it-løsninger, indkøb af udenlandske bøger med videre men ikke mere omfattende samarbejder. Styrelsen tilføjer, at der så småt begynder at være overvejelser om samarbejder andre steder i landet. 4. Muligheder for samarbejder mellem Norddjurs og Syddjurs biblioteksområder Som ovenfor beskrevet kan samarbejde foregå på mange forskellige måder og med forskellig tyngde og organisatorisk forankring. Tidligere har begge kommuner deltaget i en forbundsmodel, hvor de var en del af Randersegnens Biblioteker. Det var før kommunesammenlægningen, og den samarbejdsmodel har været en måde, hvorpå små kommuner har kunnet have et biblioteksvæsen ved at lade en anden kommune drive biblioteket og dermed undgå selv at skulle opbygge ledelse, kompetencer og lignende. Forvaltningerne vurderer, at den model ikke længere er aktuel. Forbundstanken hører en anden tid til med mindre kommuner og mindre kritisk masse i forhold til at kunne drifte et kvalitetsmæssigt godt biblioteksvæsen. Med de større kommuner er der reelt mulighed for at have sit eget biblioteksvæsen. Afgivelsen af suverænitet til driftskommunen for et forbund og dermed også for biblioteksvæsenets udvikling fx i forhold til temaerne landdistriktsudvikling, borgerservice og kultur kan være den reelle hæmsko for indgåelse af forbund. Forvaltningerne peger på, at museumssammenlægningen til Museum Østjylland er et nutidigt eksempel på en samarbejdsform indenfor det kulturelle område, da de tre kommuners politiske udvalg, som har ansvaret for museumsområdet, har det juridiske og økonomiske ansvar for hele Museum Østjylland. Som styringsredskab er der oprettet et præsidium med politisk repræsentation fra alle tre kommuner. Nedenfor beskrives to scenarier: 4.1 Sammenlægning og 4.2 udvidet samarbejder. I afsnit 4.1 beskrives en egentlig sammenlægning, og der udpeges 4 punkter som anses for at være de væsentligste gevinster ved en sammenlægning. I afsnit 4.2 analyseres, hvorvidt de 4 væsentligste gevinster ved en sammenlægning kan realiseres på anden vis, ligesom det vurderes, om der kan være gevinster herudover. Der er også downsides ved en sammenlægning og evt. udvidede samarbejder. Disse beskrives samlet i afsnit 4.3 8

9 4.1 Sammenlægning Et afsæt for en sammenlægning af de deltagende kommunernes biblioteker er et værdiskabelsessynspunkt. Værdiskabelsen ved sammenlægning kan vise sig på flere måder. Merværdien kan bero på en nøgtern økonomisk kalkule, men værdiskabelsen kan i lige så høj grad bestå i et øget serviceniveau overfor borgerne (åbningstider, øget kvalitet, øget udbud etc.) for et uændret omkostningsniveau. Det anses som afgørende, at det skabes merværdi for begge parter, idet formålet med en sammenlægning ellers fortoner sig. Det økonomiske rationale er ikke beregnet, men det vil som minimum betyde rationalet i 1 bibliotekschef frem for 2. En sammenlægning skal kunne medføre et kvalitetsløft på baggrund af en kvalificeret vurdering af, at det skaber bedre service for borgere og/eller en mere effektiv økonomi. Det er derfor vigtigt at have fokus på hvordan borgerne får en bedre service for de samme penge og hvordan får vi skabt merværdi når flere medarbejdere samarbejder. Disse overvejelser ligger til grund for nedenstående. Gevinster ved en sammenlægning Her gennemgås de fordele ved en sammenlægning som antages at være de, der giver den største værdiskabelse for begge deltagende kommuner. 1. Stordriftsfordele i bred forstand 2. Ny ledelsesstruktur 3. Kompetenceløft 4. Løft til kulturområdet og flere muskler til udvikling Ad 1: Stordriftsfordele i bred forstand Det er vurderingen at der kan opnås gevinster ved stordrift på følgende områder: a) Materiale indkøb I en sammenlægning hvor de økonomiske ressourcer lægges sammen, vil borgerne opleve et væsentligt bredere udvalg af materialer, da man kan skære ned på antal eksemplarer af de smalle titler og derved kunne købe bredere ind. Biblioteksområdet vil opnå en materialesamling, der såvel kvantitativt som kvalitativt vil kunne imødegå borgernes ønsker på bedre vis og borgerne vil kunne få en kortere ventetid på efterspurgte materialer. De dyre materialer såsom film, spil og lydbøger vil man kunne købe i større mængde og med et bredere fokus da borgerne på Djursland ikke skal i ventekø hos Centralbiblioteket. Personale ressourceforbrug på indkøb af materialer - såvel trykte som digitale vil kunne formindskes og personaletid vil kunne anvendes i direkte 9

10 formidlingssituationer overfor borgerne. Her kunne man f.eks. med fordel anvende tid til at etablere bogcafeer rundt i de to kommuner, hvor de nye materialer formidles til glæde for børn og voksne. Flere personaler foran ekspeditionen og ude af biblioteket end bag skrivebordet på kontoret. b) Facility management På vedligeholdelse af bibliotekernes huse, energiforsyning, drift af udstyr (kopimaskiner m.v.), renovation og daglig rengøring vurderes der at være et potentiale ved en ny fælles struktur. Norddjurs har kontrakt med forskellige rengøringsfirmaer i bibliotekerne. Syddjurs har ansat to rengøringsassistenter i to huse og i de andre to er der rengøringsfirma på. Hvis ét samlet rengøringsfirma fik hele leverancen kan der muligvis forefindes en besparelse. I forhold til afløsning ved sygdom og ferie pålægger dette indenfor samme sum det enkelte rengøringsfirma. For begge biblioteksområder gælder, at udvendig klimaskærm ligger hos Team Ejendomme/Byg og plan. I forhold til vedligehold af udenomsarealer herunder snerydning ligger i Syddjurs hos Team Ejendomme og i Norddjurs betaler Biblioteket selv. I forhold til den Indvendige klimaskærm er den daglige driftsopgave varetaget og finansieret af bibliotekerne i både Nord- og Syddjurs. Enkelte opgaver kan dog søges ind som anlægsudgift ved langvarig planlægning. Syddjurs Bibliotek køber 10 timers pedeltjeneste pr uge af Beredskab og Sikkerhed. Norddjurs har 1,7 årsværk som pedel/chauffør fordelt på bibliotekerne. Pedellerne laver adhoc vedligeholdelse samt bringer materialer rundt på bibliotekerne, bringer til lokalservicepunkter og til Bogen kommer lånere. En fælles struktur vil gøre at arbejdet kan tilrettelægges og fordeles anderledes. c) Bedre udnyttelse af udstyr En sammenlægning vil give mulighed for at maksimere udnyttelsen af bibliotekernes anlægs- og driftsaktiver. Eksempelvis kan bogskabe (selvbetjeningsenheder) og bogbussen bringes i en ny anvendelse for relativt små investeringer, og der forventes en forøget værdi gennem bedre kontrakter, indkøbsaftaler med videre. Borgerne forventes, at opleve højere kvalitet på kerneydelsen (bøger) og et bredere udbud af kulturelle tilbud, idet området løftes qua koordinering og tilrettelæggelse af aktivitetshjul til et større publikumsgrundlag. Der ud over vurderes potentialer indenfor en bedre udnyttelse af fælles IT-platform. Ad 2: Ny ledelsesstruktur (fælles administration) Det vurderes, at der er potentialer i en ny ledelsesstruktur. Der er pt. vakant bibliotekslederstilling i både Nord- og Syddjurs Kommune. 10

11 Den primære effekt ved en ny fælles ledelsesstruktur vil være en økonomisk gevinst for begge kommuner idet det vil være 1 stilling frem for 2. I rekrutterings øjemed forventes et samlet Biblioteksområde at kunne tiltrække og være mere attraktiv for en større og bredere ansøgerkreds, end hvis der besættes en chefstilling i hver kommune. I de to kommuner er der i dag i næste ledelseslag 2 afdelingsledere i Norddjurs samt 1 souschef i Syddjurs. Alle indgår med ledelsesansvar på såvel personale som drift. Ingen af de to kommuner har et ledelseslag med teamledere begge organisationer har således i dag kun to ledelseslag Chef/afdelingsledere og Chef/souschef. I Norddjurs er begge ledelseslag placeres på bibliotekerne. I Syddjurs er chefen delt mellem forvaltning og bibliotek. Ad 3: Kompetenceløft Et fælles ledelsesansvar vil kalde på en kompetence, der vil løfte og styrke biblioteksområdet og det brede kulturelle liv på Djursland. På Bibliotekschef niveau kan merværdi ved fælles Bibliotekschef give et anderledes volumen, da det økonomiske råderum bliver større samt det at der er en større og bredere personalegruppe med mange kompetencer. Samtidig vil der være mulighed for at arbejde med specialistfunktioner fra ledelsesside. Merværdien vil kunne opleves ved, at der etableres en fælles ledergruppe med et bredere kompetencefelt. Der vil således kunne arbejdes med styrkede kompetencer på flere ledelsesområder herunder innovation / udvikling, det strategiske niveau samt specifikt på IT området. Ad 4: Løft til kulturområdet og flere muskler til udvikling generelt Ved sammenlægning af ressourcer, vil vi kunne skabe en merværdi for borgerne, ved at kunne deltage i flere større projekter og løfte i fælles flok. I de to kommuner spiller bibliotekerne allerede i dag en betydende rolle som fyrtårn på kulturudbudssiden. Planlægning og afholdelse af arrangementer og events vægtes derfor højt, da det giver den direkte kulturformidling overfor borgerne. Biblioteksområderne i begge kommuner oplever at borgerne gerne deltager og dyrker de mangeartede kulturevents. Hvis de økonomiske og personalemæssige ressourcer til dette område samles i en pulje kan der fx hentes større og dyrere navne hjem, så borgere ikke skal til kulturhuse i Århus eller Randers, men kan opleve tilbuddet i nærområdet på Djursland. Et fælles biblioteksområde vil ligeledes kunne tilbyde smallere arrangementer for de få og borgere vil dermed opleve en merværdi, hvor deres ønsker og behov opfyldes på anden 11

12 vis end i dag. Dette er gældende for såvel børne- som voksenområdet. Sammen løftes på bedre vis og det vil være muligt at inddrage lokale interessenter på anden måde end i dag. I det øjeblik kvaliteten i events og arrangementer øges vil Djursland også være mere tiltrækkende over for ny bosætning i de 2 kommuner. Ved en sammenlægning vil de to kommuners biblioteksområder kunne fremstå som en større og mere toneangivende samarbejdspartner i eksempelvis de mange kulturhovedstad 2017 projekter der er igangsat og til stadighed udvikles på. Djursland vil blive en mere attraktiv samarbejdspartner, da det dækker et stort geografisk område, flere ansatte med specialistfunktioner på kulturformidlerrollen, repræsenterer samlet set et større antal indbyggere (nærmer sig f.eks. Randers Kommune i indbyggertal) og som samlet bibliotek repræsenterer Djursland et væsentlig større netværk på det kulturelle område. Således vil biblioteksområdet på Djursland kunne indtage en rolle som en mere toneangivende samarbejdspartner i f.eks. Kulturring Østjylland projekter. Ønsker de 2 kommuner ikke en egentlig sammenlægning anbefaler forvaltningen at dele af gevinsterne fra en sammenlægning realiseres alligevel. Der vil der være mulighed for på forskellig vis. 4.2 Formelt samarbejde om udvalgte områder En model med samarbejde om udvalgte områder er den mindst komplicerede, da kommuner kan indlede samarbejde, hvor de mener, at der kan høstes størst stordriftsfordele og kompetenceløft. Samarbejdet kan være lige fra det mere uforpligtende og aftales fra område til område til det forpligtende og formelle. Det kan være på indkøb af materialer, it, fælles kompetenceudvikling, etc. Disse samarbejder kræver afhængig af karakter ikke nødvendigvis en politisk stillingtagen, og de foregår i vid udstrækning allerede i centralbiblioteksregi (statsmidler). Det kan også være at kommunerne bliver enige i et samarbejde, hvor to selvstændige biblioteksområder opererer med delt ledelse (ansat på halv tid hvert sted) som en mulighed. 4.3 Udfordringer ved et styrket samarbejde Som beskrevet i de to forudgående afsnit anses der at være en række muligheder for optimeringer på biblioteksområdet, hvis fremtidens geografiske område bliver et samlet Djursland. Heroverfor står, at et styrket samarbejde, uanset om det sker ved en sammenlægning eller ved et andet formaliseret samarbejde, i et eller andet omfang vil betyde at begge 12

13 kommunalbestyrelser må tiltræde, at styringen af biblioteksområdet justeres og ændres fra situationen i dag. Der findes forskellige måder at vurdere, hvorvidt en given sammenlægning er en succes eller ej. Der er imidlertid ingen tvivl om, at i et styringsperspektiv vil biblioteksdriften flytte sig fra et potentielt detailstyret område til at skulle styres mere på rammer og strategisk retning. Et eksempel på sidstnævnte er den politiske ledelse af Museum Østjylland, der er et samarbejde mellem Norddjurs, Randers og Syddjurs kommuner på museumsområdet. Som beskrevet indledningsvis, er der ikke i dette notat foretaget en egentlig juridisk modellering af en sammenlægnings endelig form. Det er imidlertid opfattelse, at der i aftalegrundlaget mellem parterne er rig mulighed for at tilgodese såvel muligheden for en værdiskabelse qua et øget samarbejdet som muligheden for at etablere en model, der sikre en fortsat politisk opmærksom og styring af området. Dersom der arbejdes videre med en sammenlægning, vil disse hensyn blive varetaget i forbindelse med udarbejdelse af egentlig (juridiske) modeller. Det er ligeledes opfattelsen, at det ved aftalegrundlaget er muligt at sikre, fx ved tilkøb eller omprioriteringer, at der sker en styrkelse af eksempelvis landdistriktsbetjeningen, så udbud af biblioteksydelser afspejler den konkrete, lokale efterspørgsel. 13