Kontrakt. vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i. Frederiksberg Kommune

Transkript

1 Bilag 3 Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune Frederiksberg Kommune Social-, Sundhed og Arbejdsmarkedsområdet, Visitationsenheden Smallegade Frederiksberg (i det følgende kommunen) indgår kontrakt med (i det følgende leverandøren) 1

2 0. Opgavevaretagelse Leverandøren har indgået kontrakt med Frederiksberg Kommune efter godkendelsesmodellen. Leverandøren er godkendt til levering af: Praktisk hjælp Personlig pleje og omsorg 1. Opgaven 1.1 Leverandøren er forpligtiget til at levere visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune til de borgere, der vælger leverandøren. 1.2 Hjemmehjælpsydelser tildeles, som hovedregel, borgeren efter en forudgående visitation. Derudover kan der være akut opstået opgaver, som ligeledes skal varetages. Det er kommunens Visitationsenhed, der foretager visitation i henhold til Serviceloven Resultatet af Visitationsenhedens afgørelse, og hermed de visiterede hjemmehjælpeydelser til den enkelte borger, fremgår af oplysninger i Rambøll Care hvilket danner grundlag for de leverancer leverandøren skal yde. 1.4 Leverandøren er forpligtiget til at levere de visiterede hjemmehjælpsydelser i overensstemmelse med denne kontrakt, tilhørende bilag samt den til enhver tid gældende kvalitetsstandard. 1.5 Visitationsenheden kan til enhver tid ændre den enkelte borgers ydelser. Såfremt dette sker, vil leverandøren med det samme modtage underretning herom via advis i Rambøll Care. 1.6 Kommunen godkender løbende leverandører af praktisk hjælp og personlig pleje og omsorg. De godkendte leverandører offentliggøres i fritvalgsdatabasen sammen med de priser, som kommunen afregner efter. 2. Generelle betingelser i relation til borgeren 2.1 Borgere visiteret til hjemmehjælp, kan frit vælge leverandør. Borgeren kan således vælge mellem leverandøren, kommunen eller én af de øvrige kontrahenter godkendt som leverandører af hjemmehjælp, i henhold til Servicelovens 91 og 92. Dette betyder, at leverandøren ikke er garanteret et fast timetal eller en fast omsætning. 2.2 Når borgeren har valgt, hvem der skal være leverandør, meddeler borgeren dette til Visitationsenheden. Borgeren kan frit skifte mellem leverandører. Hvis borgeren ønsker at skifte, skal det ske med et varsel på 14 dage. Varslet sendes til Visitationsenheden, der samme dag videresender dette til de involverede leverandører. 2.3 Hvis afgørelsen kun omfatter praktisk hjælp, undtaget hjælp til ernæring, skal hjælpen kunne påbegyndes senest 5 hverdage efter leverandøren har modtaget aftalen. 2.4 Hvis afgørelsen omfatter personlig pleje og omsorg, og eller mad skal hjælpen kunne påbegyndes senest samme dag, som leverandøren har modtaget besked herom. Undtaget herfra er ydelser, der ikke skal leveres hver dag. 2

3 2.5 Borgeren skal kunne komme i telefonisk kontakt med leverandøren. Borgere, hvis hjælp kun omfatter praktisk hjælp, skal kunne komme i telefonisk kontakt med leverandøren indenfor tidsrummet Borgere, som modtager personlig pleje og omsorg, skal kunne komme i telefonisk kontakt med leverandøren indenfor den tidsramme, der defineres af døgnets første og sidste leverance. 2.6 Såfremt borgeren aflyser en aftalt leverance, skal dette ske til leverandøren senest dagen før den aftalte levering og indenfor tidsrummet Forpligtelser i forhold til kontakt til borgerne 3.1 Hurtigst muligt, dog inden for fem hverdage efter borger har fået tildelt hjælp, skal én af leverandørens ansvarlige medarbejdere kontakte borgeren, og aftale fremtidige leveringstidspunkter af de visiterede ydelser. 3.2 Hvis leverandøren i forbindelse med leveringen af hjemmehjælpsydelserne, eller på anden måde, observerer ændringer i borgerens generelle helbredstilstand, skal disse omgående meddeles Visitationsenheden. Tilbagemeldingen skal ske på den måde som kommunen, til enhver tid, bestemmer. 3.3 Visitationsenheden vurderer løbende evt. ændringer af borgerens behov. Disse revurderinger kan give anledning til ændringer af de hjemmehjælpsydelser borgeren visiteres til. Eventuelle ændringer af denne art fremsendes særskilt til leverandøren. Ændringer af denne art betragtes ikke som en ændring af kontraktforholdet mellem leverandøren og kommunen. 3.4 Såfremt leverandørens medarbejder, ved et aftalt besøg, ikke kan komme i kontakt med borgeren, skal medarbejderen/leverandøren omgående undersøge årsager til fraværet, herunder kontakte Visitationsenheden, pårørende og/eller Frederiksberg Hospital/Bispebjerg Hospital. Såfremt dette ikke giver resultat, er leverandøren forpligtet til at kontakte politiet med henblik på rekvirering af låsesmed. Udgiften forbundet hermed er et anliggende mellem borgeren og leverandøren, herunder også en evt. ventetid for leverandørens medarbejder. 4. Leverandørens forpligtelser til brug af Rambøll Care 4.1 Private leverandører er forpligtet til at indberette følgende oplysninger i Rambøll Care i henhold til arbejdsgangsbeskrivelserne (se bilag 2) så som: Holde hjemmehjælpsjournalen ajour med indgående advis dagligt. Sende besked via advis til Visitationsenheden, hvis der er ændringer i borgerens tilstand, når det er relevant. Disponere visiterede ydelser. Indberette afvigelser. 4.2 I forbindelse med indberetning i Rambøll Care leverer Frederiksberg Kommune, IT-afdelingen følgende: Adgang til Rambøll Care, brugervalidering via SMS Passcode sikker forbindelse (citrix secure gateway SSL kryptering), brugeradministration og brugersupport. Private leverandører er forpligtet til at afholde følgende udgifter: Årlige omkostninger på 1.840,00 kr. plus moms pr. leverandør til Frederiksberg Kommunes IT-afdeling for drift og brugersupport (2010 prisniveau). Årlige omkostninger på 300,00 kr. plus mons pr. leverandør for SMS Passcode (2010 prisniveau). 3

4 4.3 Private leverandører er forpligtet til at sikre øvrige vilkår: Nyansatte medarbejdere hos leverandørerne er forpligtigede til at deltage i et tre timers introduktionskursus til Rambøll Care, afholdt af Frederiksberg Kommune og efterfølgende gøre anvendelse af de gennemgåede procedurer og retningslinjer. Frederiksberg Kommune betaler for introduktionskurset. Private leverandører er berettiget til at få oprettet brugere i Rambøll Care. Private leverandører er berettiget til, at brugere kan kontakte brugersupport. Løbende uddannelse tilbydes ved deltagelse i Kommunes generelle uddannelse i Rambøll Care. 5. Samarbejde 5.1 Der er udarbejdet en arbejdsgangsbeskrivelse (se bilag 2) som generelt beskriver samarbejde og kommunikationen mellem Visitationsenheden og leverandører. Herunder krav til dokumentation og indberetninger af data i Rambøll Care i forbindelse med tilbagemeldinger. 5.2 Leverandøren skal ved behov kontakte Visitationsenheden mandag torsdag kl og fredag Dette kan ske via advis i Rambøll Care og ved akut opstået behov via telefon og Får borgeren behov for en hjemmesygeplejerske skal Visitationsenheden kontaktes mandag til torsdag kl , fredag kl I øvrige tidsrum, i weekender og på helligdage skal Frederiksberg Kommunes Hjemmepleje kontaktes på telefon For borgere der bor i ældrebolig med sygepleje og tryghedskald skal det tilhørende plejehjem kontaktes. 5.4 Opstår der behov for hjælpemidler eller bliver det aktuelt med reparation af hjælpemidlerne i borgerens hjem, skal borgeren selv rette henvendelse til Visitationsenheden mandag til torsdag kl , fredag kl Såfremt Leverandøren skønner, at borgeren ikke selv kan overskue denne kontakt, skal Leverandørens medarbejder være borgeren behjælpelig hermed. 5.5 Opstår der behov for arbejdsredskaber så som lift, plejeseng m.v., kontaktes Visitationsenheden som vurderer og bevilliger efter behov. Ergonomivejledning sker i eget regi. 6. Fleksibilitet 6.1 Leveringen af ydelserne er omfattet af fleksibel hjemmehjælp, jf. Servicelovens 94 a. 6.2 Det antages, at borgeren i nogle tilfælde kan have ønske om, at dele af den samlede visiterede tid anvendes på anden måde. Leverandøren skal kunne imødekomme et sådan ønske såfremt medarbejderen vurderer, at det er fagligt forsvarligt. 6.3 Der kan ikke umiddelbart sættes rammer for, i hvilken grad disse fravigelser er acceptable. Der kan således ikke fastsættes en tidslig afgrænsning af borgerens adgang til fleksibilitet. Det forudsættes, at fleksibiliteten ikke må antage et omfang, hvor hovedformålet med den tildelte hjælp fraviges over tid. 6.4 Det bemærkes, at anvendelsen af fleksibel hjemmehjælp skal aftales direkte mellem medarbejder og borgeren, dette skal dokumenteres i Rambøll Care. I tvivlstilfælde skal leverandørens medarbejder udføre de aftalte ydelser. 4

5 7. Levering 7.1 Aftalte leverancer kan ikke aflyses eller afkortes af leverandøren. 7.2 Hvis leverandørens medarbejder kommer mere end ½ time før eller efter det med borgeren aftalte tidspunkt, jf skal borgeren have besked dagen før og senest samme dag om morgenen. 7.3 Hvis en aftalt leverance, jf. 3.1 falder på en helligdag eller anden officiel fridag, skal leverandøren senest 14 dage før træffe aftale om et alternativt besøg, med mindre der er tale om daglig hjælp, som skal leveres. Dette besøg skal tilbydes indenfor en tidsramme af 5 dage før eller 5 dage efter det oprindeligt planlagte besøg. 7.4 Hvis leverancen til borgeren kun omfatter praktisk hjælp, skal den leverandøren tilstræbe at tilbyde borgeren en fast hjælper. Den faste hjælper skal tilstræbe at yde minimum 50 % af den samlede visiterede tid set over året. 7.5 Ved den faste hjælpers sygdom, ferie eller andet fravær skal leverandøren tilstræbe, at afløsningen sker med en fast afløser eller som minimum fra en begrænset kreds af leverandørens samlede personale. 7.6 Hvis leverancen til borgeren omfatter både praktisk hjælp og personlig pleje og omsorg skal leverandøren tilstræbe færrest mulige hjælpere hos borgeren. 8. Afregning Timeprisberegningen er i overensstemmelse med gældende bekendtgørelse om kvalitetsstandard. 8.1 Afregning mellem kommunen og leverandøren sker til de til enhver tid gældende timepris, der løbende ajourføres i fritvalgsdatabasen. Der kan kun afregnes for ydelser som borgeren er visiteret til og for de ydelser der er leveret jf. 1.3 og Faktureringen sker månedsvis bagud med en betalingsfrist på 14 dage. 8.3 Leverandørens faktura skal være opdelt, således at det entydigt fremgår, hvilke borgere der er leveret til, samt hvorvidt der er tale om praktisk bistand, personlig pleje i dagtimer eller personlig pleje på øvrige tidspunkter og en angivelse af den leverede tid hos borgeren, samt gældende timepriser, jf. fritvalgsdatabasen. Se visitationspraksis samt fælles sprog II for hvilke ydelser der tilhører henholdsvis personlig pleje og praktisk bistand. 9. Personale 9.1 Leverandørens medarbejdere skal kunne legitimere sig overfor borgeren med billedlegitimation udstedt af leverandøren. 9.2 Kommunalbestyrelsen har besluttet, at der ved ansættelse af personale på hjemmehjælpsområdet m.v. skal fremvises straffeattester. Leverandøren forpligtiger sig til at overholde retningslinjerne for indhentning af straffeattester, samt til at overholde fremtidige retningslinjer som Kommunalbestyrelsen måtte beslutte på området. 9.3 De medarbejdere, der tilknyttes borgeren, skal i videst muligt omfang have gennemført en relevant uddannelse såsom Social- og Sundhedshjælperuddannelsen eller Social- og Sundhedsassistentuddannelsen. Leverandøren skal sikre, at der anvendes uddannet personale ved 5

6 levering af ydelserne. 9.4 Leverandørens arbejde i private hjem er underlagt lov om Arbejdsmiljø, bekendtgørelse nr. 184 af 22. marts 1995 med efterfølgende ændringer. 9.5 Den kommunale leverandør varetager i øjeblikket en del af Frederiksberg Kommunes forpligtelser mht. uddannelse af elever. Forpligtelsen omfatter årligt uddannelse af 120 social- og sundhedshjælperelever samt 24 social- og sundhedsassistentelever. Hvert elevforløb er af ca. 4 måneders varighed, opdelt i forskellige praktikophold. Udgiften samt indtægten ved det enkelte elevforløb påhviler for nærværende den kommunale leverandør. Kontrahenten skal, efter nærmere aftale, kunne påtage sig en del af denne elevforpligtelse. Det betyder bl.a., at kontrahenten skal kunne godkendes som praktiksted, jf. retningslinjer fastsat af Fællesbestyrelsen for De Grundlæggende Social- og Sundhedsuddannelser i Københavns Kommune, Frederiksberg Kommune og Region Hovedstaden. Såfremt kommunen pålægger kontrahenten at overtage en del af elevforpligtelsen, skal dette varsles med 3 måneder. Der vil skulle optages særskilte forhandlinger om den praktiske tilrettelæggelse af kontrahentens elevforpligtelse, herunder de økonomiske konsekvenser. 10. Klager 10.1 Kommunen registrerer alle klager fra borgerne over hjemmehjælpen i Frederiksberg Kommune. Det sker som et led i kommunens løbende kvalitetskontrol samt tilsyn Leverandøren har pligt til at oplyse kommunen om alle relevante forhold i forbindelse med behandling af klage Såfremt kommunen giver borgeren medhold i klagen, skal de påklagede forhold bringes i orden uden ophør og uden yderligere beregning. 11. Ændringer i aftalegrundlaget 11.1 Grundlaget for denne kontrakt kan ændres som følge af nye lovkrav og ændret offentlig regulering. Ved ændringer af denne art, har både kommunen og leverandøren gensidigt ret til at genforhandle kontrakten med sigte på en nødvendig tilpasning, evt. opsigelse efter bestemmelserne herom Kommunalbestyrelsen fastsætter standarderne for de hjemmehjælpsydelser, der omfattes af denne kontrakt. Frederiksberg Kommune har derfor ret til i kontraktens løbetid at ændre standarderne. Kommunen tilstræber, at eventuelle ændringer i standarderne varsles leverandøren med op til 3 måneder Ændringerne, som beskrevet i 11.2, kan bl.a. omfatte omfanget af allerede kendte hjemmehjælpsydelser, indførelse af nye ydelser og ændring af de visitationskriterier, der lægges til grund, når borgerens behov for hjælp vurderes. 6

7 12. Overdragelse 12.1 Rettigheder og forpligtigelser efter denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages af leverandøren til underleverandører eller andre. Ligesom leverandørens fordringer på kommunen ikke på nogen måde kan overdrages til tredjemand uden dette er godkendt af kommunen Leverandørens forpligtigelser kan i kontraktperioden ikke overlades til udførelse af underleverandører uden kommunens skriftlige samtykke. 13. Offentliggørelse m.v Denne kontrakt er offentlig tilgængelig i kraft af reglerne for valgfrihed, i henhold til Serviceloven Dokumentation og anden opfølgning, der måtte opstå som følge af denne kontrakt, er fortroligt og må hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har indgået aftale herom. Ovenstående er dog undergivet aktindsigt efter lovgivningens almindelige regler. 14. Tavshedspligt m.v Leverandøren og dennes personale har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med under udførelse af denne kontrakts leverancer, jf. straffelovens 152a, jf. 152, jf. forvaltningslovens 27, jf. bestemmelserne i retssikkerhedslovens 43, stk. 2, og stk Tavshedspligten fortsætter efter aftalens udløb og efter den enkelte medarbejders fratræden af sin stilling Leverandøren er ved opgavevaretagelsen, jf. retssikkerhedslovens 43, stk. 2. omfattet af reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven Leverandøren forpligtiger sig endvidere til at overholde sikkerhedsforskrifter m.v. i forbindelse med behandling af personoplysninger, i henhold til Persondataloven. 15. Erstatningsansvar, forsikring og garantistillelse 15.1 Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler, herunder regler om arbejdsgiveransvar, for enhver person- og tingskade, som måtte opstå i forbindelse med arbejdets udførelse. Leverandøren er således direkte ansvarlig for skade, der påføres den enkelte borger, kommunen eller tredjemand Leverandøren er forpligtiget til at tegne og opretholde i anerkendt forsikringsselskab, en sædvanlig erhvervsansvarsforsikring i kontraktperioden med forsikringssummer for ting- og personskade på ikke mindre en kr pr. skadebegivenhed, uanset ting- eller personskade, idet leverandørens ansvar dog ikke kan begrænses hertil. 7

8 15.3 Leverandøren har pligt til skriftligt at give sit forsikringsselskab meddelelse om, at ophør eller ændring af forsikringen skal meddeles kommunen omgående. Kopi af dette brev skal sendes til kommunen senest 3 uger fra kontrakts indgåelse Leverandøren skal som sikkerhed for sine forpligtelser i henhold til kontrakten, overfor kommunen, stille en garanti fra anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab Garantistillelsen skal fremsendes til kommunen senest 3 måneder og 14 dage efter indgåelse af nærværende kontrakt. Garantien beregnes på baggrund af leverandørens samlede faktureringer i de første 3 måneder regnet fra nærværende kontrakts indgåelse Garantien stilles som en ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti. Garantien skal udgøre et beløb svarende til en måneds forventede fakturering Garantien kan korrigeres, såfremt der sker væsentlige ændringer i den samlede kontraktsum Garantien henstår med det fulde beløb indtil 3 måneder efter kontraktens udløb, medmindre kommunen forinden har gjort krav gældende under garantien Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med garantistillelsen. 16. Force majeure 16.1 I tilfælde af force majeure, herunder også strejke og lockout, som forhindrer arbejdets udførelse, bortfalder forpligtigelser i det omfang, og så længe force majeure virker Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftligt meddelelse herom så snart force majeure kendes, medmindre force majeure i sig selv umuliggør denne meddelelse Er force majeure isoleret i leverandørens virksomhed, kan kommunen kontrahere til egen eller anden side, så længe force majeure løber. Ved force majeure, der er forårsaget af strejke/lockout eller anden konflikt, er kommunen berettiget til efter 30 dages konflikt at hæve kontrakten. (Første konfliktdato er skæringsdato). 17. Insolvens og konkurs 17.1 Erklæres leverandøren konkurs, skal konkursboet inden for en frist af 5 arbejdsdage, regnet fra og med datoen for afsigelse af konkursdekret, give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde i kontrakten Er leverandøren et aktie- eller anpartsselskab kan kommunen hæve kontrakten, hvis dette kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. 8

9 18. Misligholdelse 18.1 Såfremt én af parterne misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten er den anden part berettiget til erstatning for ethvert tab i henhold til dansk rets almindelige regler I tilfælde af kontrakthavers misligholdelse af kontrakten, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette, og kontrakthaver skal samtidig underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at bringe misligholdelsen til ophør, og hvordan kontrakthaver vil sikre, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden kommunen kan stille krav til hvorledes misligholdelsen skal bringes til ophør, og til hvordan tilsvarende misligholdelse fremover kan undgås Ved væsentlig misligholdelse, kan kontrakten ophæves med øjeblikkelig virkning uden forudgående varsel. Ordregiver kan kræve erstatning i henhold til dansk rets almindelige regler. Væsentlig misligholdelse omfatter bl.a. følgende situationer: Gentagne misligholdelser Manglende afhjælpning af mangler Kontrakthavers udførelse af opgaver i henhold til kontrakten er behæftet med så mange og/eller alvorlige fejl eller mangler, at ordregiver med rimelighed må anse kontrakthaver for at være fagligt eller økonomisk er ude af stand til at udføre de i kontrakten omfattede opgaver eller dele heraf 18.5 I forbindelse med ophævelse af kontrakten som følge af misligholdelse skal kontrakthaver erstatte ordregivers udgifter, således at ordregivers stilles som om kontrakten fortsat var gældende. 19. Kvalitetskontrol og tilsyn 19.1 Leverandøren er forpligtiget til at kunne dokumentere, at arbejdet er udført på grundlag af de i kontraktens og udbudsmaterialets fastsatte vilkår. Leverandøren skal kunne fremsende denne dokumentation til Visitationsenheden på forlangende Kommunen kontrollerer løbende om leverandørens leverance overholder denne kontrakts betingelser Leverandøren er forpligtiget til at stille alle de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at foretage kontrol og tilsyn af leverandørens løsning af opgaven. Gentagne - eller væsentlige afvigelser herfra, anses for en væsentlig misligholdelse jf. pkt. 17 i kontrakten Kommunens udøvelse af kontrol og tilsyn vil ikke på nogen måde fritage leverandøren fra denne forpligtigelse Kvalitetsvurderingen af ydelsen i borgernes hjem kan ske varslet og uvarslet. Vurderingen udføres af Visitationsenheden samt tilsynet og bygger på en faglig bedømmelse. 9

10 19.6 Frederiksberg Kommune gennemfører løbende brugerundersøgelser blandt repræsentative udsnit af hjemmehjælpsmodtagere. Undersøgelsernes udformning og resultaterne af disse tilgår leverandøren og offentliggøres på Frederiksberg Kommunes hjemmeside. 20. Tvistigheder 20.1 Enhver tvist i anledning af denne kontrakt med tilhørende bilag, der ikke kan afklares i mindelighed skal afklares ved voldgift, jf. reglerne for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut (Copenhagen Arbitration). 21. Møder Der afholdes løbende møder mellem repræsentanter fra kommunen og leverandøren. Møderne indkaldes af Visitationsenheden. Møderne vil kun have kompetence til afgørelse af praktiske spørgsmål. Spørgsmål af principiel karakter vil eventuelt skulle forelægges politisk. I det omfang der på møderne sker en præcisering af forhold reguleret af kontrakten, vil disse fremgå af et beslutningsreferat. 22. Andet 22.1 Tilkøb af ydelser som måtte blive aftalt mellem borger og leverandør er kommunen uvedkommende og uden økonomiske forpligtigelser for kommunen Leverandøren kan frit reklamere med sine ydelser, herunder henvise til godkendelsen i Frederiksberg Kommune. Kommunen forudsætter, at al markedsføring sker under iagttagelse af gældende regler og god skik for området i øvrigt. 23. Kontraktens varighed 23.1 Kontrakten løber fra og med. Begge parter har 3 måneders opsigelse til den 1. i en vilkårlig måned. Dato 10

11 . Frederiksberg Kommune (underskrift).. Leverandøren Bilag til denne kontrakt 1. Arbejdsgangsbeskrivelse 2. Indsatskatalog 11