NOTAT: Kontrakt mellem Roskilde Kommune og XX leverandør af praktisk hjælp og personlig pleje, jf. servicelovens 83.

Transkript

1 Social- og Sundhedssekretariat Sagsnr Brevid Ref. MT Dir. tlf NOTAT: Kontrakt mellem Roskilde Kommune og XX leverandør af praktisk hjælp og personlig pleje, jf. servicelovens 83. Parterne Roskilde Kommune Myndighedsservice Køgevej Roskilde (i det følgende Roskilde Kommune) og XX XX (i det følgende leverandøren) 1. Kontrakt om levering af praktisk hjælp og personlig pleje til borgere i Roskilde Kommune 1.1. Indledning Følgende kontrakt udgør, udover Roskilde Kommunes leverandørkrav og kvalitetsstandarder (se bilag), det grundlag, der vil være gældende mellem parterne, således at tilbudsgivers almindelige salgs- og leveringsbetingelser ikke finder anvendelse i nærværende kontrakt Definitioner Når der i denne kontrakt henvises til Roskilde Kommune, menes der Myndighedsservice, Social og Sundhed, Køgevej 80, 4000 Roskilde. Når der i denne kontrakt henvises til praktisk hjælp, menes der samtlige ydelser, der ikke er relateret til delydelserne madservice, indkøb og tøjvask.. Øvrige ydelser omtales som personlig pleje Kontrakt, type og formål

2 Side2/10 Kontrakten beskriver Roskilde Kommunes, og leverandørens (kontrakthavers) forpligtigelser og rettigheder, således at nærværende kontrakt samt Roskilde Kommunes leverandørkrav og kvalitetsstandarder (se bilag) og kontrakthavers oplysninger samt anfordringsgaranti udgør det samlede kontraktmateriale. Kontrakten skal således sikre, at Roskilde Kommune såvel kvantitativt som kvalitativt modtager de i kvalitetsstandarderne anførte ydelser Kontraktperiode, opsigelse og ekstraordinær ophævelse Kontrakten vil være gældende i en fireårig periode fra den XX. februar 20XX til den XX. 20XX med mulighed for 1 års forlængelse. Kontrakten kan opsiges med 3 måneders skriftligt varsel af leverandøren og Roskilde Kommune. Dette sker til den første i en måned. Såfremt en part i væsentlig grad misligholder sine forpligtelser, kan den anden part ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning eller efter eget valg opsige kontrakten med forkortet varsel, jf. pkt Opgaven Leverandøren er forpligtiget til at levere praktisk hjælp og personlig pleje i forhold til de afgørelser Roskilde Kommune har truffet. Leverandøren kan ikke fravælge én eller flere borgere. Ydelser kan kun tildeles borgeren efter en konkret og individuel afgørelse foretaget af Roskilde Kommune. Afgørelse om tildeling af personlig pleje og praktisk hjælp foretages i henhold til 83 i Lov om Social Service. Hjælpen den enkelte borger modtager fremgår af ydelsesoversigten fra omsorgssystemet KMD-CARE. Leverandøren af praktisk hjælp og personlig pleje er forpligtet til løbende at rapportere i KMD-CARE. Myndighedsservices konkrete og individuelle afgørelser om praktisk hjælp og personlig pleje er grundlaget for de leverancer, som leverandøren skal yde. Leverandøren er forpligtiget til at levere personlig pleje og praktisk hjælp i fuld overensstemmelse med de konkrete og individuelle afgørelser, der er truffet af Roskilde Kommune. Dette skal endvidere ske i overensstemmelse med de beskrivelser, der fremgår af bilagene til denne kontrakt. Bilagene udgøres af leverandørkravene og kvalitetsstandarderne Leverandørkrav Borgere, der har retskrav på personlig pleje og praktisk hjælp, kan frit vælge leverandør. Når borgeren har valgt leverandøren, fremsender Roskilde Kommune en ydelsesoversigt, et stamkort og en funktionsvurdering til leverandøren. Hvis aftalen omfatter personlig pleje, skal hjælpen kunne iværksættes samme dag og efter behov. Akut behov for personlig pleje, afgøres og iværksættes altid samme dag, jf. afsnit i leverandørkravene om akut ydelser.

3 Side3/10 Hvis afgørelsen kun omfatter praktisk hjælp, skal hjælpen kunne påbegyndes hurtigst muligt efter leverandøren har modtaget afgørelsen. Hjælpen udføres i tidsrummet mellem kl og på hverdage. Leverandøren er forpligtet til at oplyse om hjælpen leveres formiddag eller eftermiddag. I tilfælde af aflysning ydes erstatningshjælp snarest. Hvis leverandøren i forbindelse med leveringen af personlig pleje og praktisk hjælp eller på anden måde observerer ændringer i borgerens tilstand og hjælpebehov, skal disse omgående meddeles Roskilde Kommune. Indberetningen skal konkret ske til Myndighedsservice senest mellem klokken 8.00 og 9.00 dagen efter, ændringen konstateres. Mindre afvigelser fra dag til dag, både øget og formindsket behov for hjælp, afpasses af leverandøren og ændrer ikke ved afregningen med den kommunale myndighed. Roskilde Kommune foretager en gang årligt, samt efter behov, en revurdering af borgerens behov. Disse revurderinger kan give anledning til ændringer af de ydelser, der er truffet afgørelse om, at borgeren skal modtage. Eventuelle ændringer af denne art indføjes i afgørelsen og tilsendes leverandøren. Leverandøren er forpligtet til at udarbejde sagligt informationsmateriale om de ydelser de kan levere inden for fritvalgsordningen. Målgruppen er borgere, som Myndighedsservice besøger løbende Bestilling af ydelser Leverandøren er forpligtiget til at levere ydelser til de borgere, der vælger den pågældende leverandør. Fristerne for igangsættelsen af ydelserne praktisk hjælp og personlig pleje er beskrevet i kontraktens pkt Borgeren kan frit skifte mellem leverandører. Hvis borgeren ønsker at skifte leverandør, skal det ske med et varsel på 30 dage. Varslet sendes til Roskilde Kommune, der samme dag videresender dette til leverandøren. Aftalte leverancer om personlig pleje, jf. pkt. 1.5 og pkt. 1.6, kan ikke aflyses af leverandøren. Hvis en aftalt leverance om praktisk hjælp, jf. pkt. 1.6, falder på en helligdag eller anden officiel fridag, skal leverandøren i god tid før træffe aftale om et alternativt besøg. Det alternative besøg skal leveres snarest. Hvis leverandørens medarbejder kommer senere end den med borgeren aftalte formiddag eller eftermiddag, jf. pkt. 1.6, skal borgeren have besked så tidligt, det er praktisk muligt. Leverandøren skal altid tilstræbe færrest mulige antal hjælpere ved levering af personlig pleje og praktisk hjælp. Det skal således tilstræbes, at de aftalte opgaver udføres i henhold til afgørelsen af den faste hjælper, og at denne kun undtagelsesvis udskiftes. Ved den faste hjælpers sygdom, ferie eller andet fravær skal leverandøren tilstræbe, at afløsningen sker med en fast afløser eller som minimum fra en begrænset kreds af leverandørens samlede personale. Borgeren skal kunne komme i telefonisk kontakt med leverandøren.

4 Side4/10 Hvis leverancen til borgeren kun omfatter praktisk hjælp, skal borgeren kunne komme i telefonisk kontakt med leverandøren indenfor tidsrummet Hvis leverancen til borgeren omfatter personlig pleje, skal borgeren kunne komme i telefonisk kontakt med leverandøren hele døgnet. Såfremt borgeren aflyser en aftalt leverance, skal dette ske senest dagen før den aftalte levering og indenfor tidsrummet Der henvises endvidere til pkt Såfremt leverandørens medarbejder ved et aftalt besøg ikke kan komme i kontakt med borgeren, skal medarbejderen omgående undersøge årsager til fraværet, herunder undersøge om borgeren opholder sig hos pårørende eller er indlagt på sygehus. Såfremt dette ikke giver resultat, er leverandøren forpligtet til at kontakte politiet m.h.p. rekvirering af låsesmed, jf. leverandørkravene. Udgiften forbundet med opfyldelsen af disse pligter er Roskilde Kommune uvedkommende, herunder også en eventuel ventetid for leverandørens medarbejder. Der henvises endvidere til pkt Leveringshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure, herunder også strejke og lockout, der ikke skyldes leverandørens egne forhold, som forhindrer levering, bortfalder parternes forpligtigelser i det omfang og så længe force majeure er tilstede. Det bemærkes, at det ikke betragtes som force majeure, hvis snevejr, glat føre eller lignende vanskeliggør trafikforholdene. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, kan Roskilde Kommune kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. Ved force majeure der er forårsaget af strejke og/eller lockout eller anden konflikt eller forhindring ved levering, er Roskilde Kommune berettiget til efter 60 kalenderdages udeblivelse at hæve kontrakten Afregning Afregning mellem Roskilde Kommune og leverandøren sker efter de timepriser Roskilde Kommune offentliggør på Timeprisen er fastsat på basis af samtlige udgifter forbundet med opgavens udførelse, herunder løn, vikardækning, transport m.m. De anførte timepriser kan reguleres i kontraktens løbetid. Byrådet fastsætter og offentliggør priserne mindst én gang årligt. Byrådet har endvidere mulighed for at regulere priserne mere end én gang årligt.

5 Side5/10 Faktureringsgrundlaget for leverancer til den enkelte borger vil være summen af de leverede ydelser, som der er truffet afgørelse om, at den enkelte borger skal modtage jf. pkt Med mindre andet anføres, vil den tidslige udmåling af ydelserne være standardtiden for den enkelte leverance, således som den fremgår af ydelseskataloget. Faktureringen sker månedsvis bagud med en betalingsfrist på 30 dage. Hvis borgeren aflyser en aftalt leverance senere end fastsat i pkt kan leverandøren fakturere svarende til en ¼ del af den aftalte leverance. Hvis borgeren aflyser en aftalt leverance 1 time før eller senere, kan leverandøren fakturere svarende til ½ delen af den aftalte leverance. Hvis situationen som beskrives i pkt opstår, kan leverandøren fakturere svarende til en fuld udførelse af den aftalte leverance. Dokumentationen vil på forlangende skulle fremsendes til Roskilde Kommune. Roskilde Kommune vil løbende foretage stikprøvekontrol af faktureringens rigtighed Faktura Fakturering skal ske elektronisk via Roskilde Kommunes indkøbssystem RAKAT. EAN nr Fakturaen skal indeholde oplysninger om: Periode for levering. Antal ydelsestyper. Ændringer og aflysninger af hjælp. Navn og CPR-nummer på den borger, der er leveret til, med bindestreg mellem de 6 første cifre og de sidste Betalingsbetingelser 30 dage Ændringer i aftalegrundlag Leverandøren er forpligtiget til at tåle ændringer i grundlaget for denne kontrakt som følge af nye lovkrav og ændret offentlig regulering samt byrådsbeslutninger om ændrede leverandørkrav, priser og standarder. Roskilde Kommune tilstræber, at eventuelle ændringer i kvalitetsstandarderne varsles leverandøren med op til 3 måneder frist Personale

6 Side6/10 Leverandørens medarbejdere skal kunne legitimere sig overfor borgeren med billedlegitimation udstedt af leverandøren. Roskilde Kommune har ret til ved ansættelse af personale på leverandørområdet m.v. at forlange, at leverandøren skal fremvise straffeattester på sine medarbejdere. Leverandøren forpligter sig til at overholde fremtidige retningslinjer, som Byrådet måtte beslutte på området. Medarbejderne hos leverandøren må ikke arve, få gaver eller modtage penge af den enkelte borger Socialt ansvar Leverandøren er forpligtet til at sikre overholdelse af grundlæggende rettigheder, herunder må leverandøren ikke forskelsbehandle som følge af køn, race, religion, seksuel orientering, politisk anskuelse, handicap, alder og etnisk tilhørsforhold. Leverandøren skal endvidere bestræbe sig på at deltage i integrationen af udsatte grupper, eksempelvis længerevarende ledige, personer med anden etnisk baggrund end dansk og personer med nedsat arbejdsevne Miljø Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under kontrakten opfylder de til enhver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m. På Roskilde Kommunes forlangende skal leverandøren, uden udgifter for Roskilde Kommune, fremskaffe den dokumentation, som Roskilde Kommune måtte ønske omkring et produkt, til brug for Roskilde Kommunes miljøvurdering af produktet, jf. i øvrigt kravspecifikationen Tavshedspligt m.v. Leverandøren og dennes personale har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med under udførelse af denne kontrakts leverancer, jf. straffelovens 152a, jf. 152, jf. forvaltningslovens 27, jf. bestemmelserne i retssikkerhedslovens 43, stk. 2, og stk. 3. Tavshedspligten fortsætter efter aftalens udløb og efter den enkelte medarbejders fratræden af sin stilling. Leverandøren er ved opgavevaretagelsen, jf. retssikkerhedslovens 43, stk. 2, omfattet af reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven. Leverandøren forpligtiger sig endvidere til at overholde sikkerhedsforskrifter m.v. i forbindelse med behandling af personoplysninger, jf. lov om behandling af personoplysninger Klager Roskilde Kommune registrerer alle klager fra borgerne over den leverede personlige pleje og praktiske hjælp. Det sker som et led i den løbende kvalitetskontrol. Leverandøren er forpligtiget til at indberette klagerne kvartalsvis til Roskilde Kommune. Roskilde Kommune forbeholder sig endvidere ret til at have en mere tæt dialog herom med udvalgte leverandører i forhold til specifikke sager. Leverandøren har pligt til at oplyse Roskilde Kommune om alle relevante forhold.

7 Side7/10 Roskilde Kommune behandler alle klager fra borgerne over leverandørens udførelse af de aftalte leverancer. Klagen fremsendes til leverandøren. Leverandøren er forpligtiget til snarest at fremkomme med en fyldestgørende redegørelse vedr. klagen. Såfremt Roskilde Kommune giver borgeren medhold i klagen, skal de påklagede forhold bringes i orden uden ophør og uden yderligere beregning Økonomisk sikkerhedsstillelse Som sikkerhed for opfyldelse af de kontraktlige forpligtigelser har leverandøren og dennes bankforbindelse stillet en anfordringsgaranti overfor Roskilde Kommune efter de kriterier, som er opstillet i leverandørkravene. Roskilde Kommune skal orientere leverandøren og sikkerhedsstilleren skriftligt om baggrunden for, at garantien gøres gældende og størrelsen af det hævede beløb. Beløbet udbetales til Roskilde Kommune inden 10 hverdage efter kravet er gjort gældende. Sikkerhedsstilleren skal indestå med det fulde beløb til 3 måneder efter kontraktens udløb, og indtil eventuelle mangler er udbedret Erstatningsansvar og forsikring Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler, herunder regler om arbejdsgiveransvar, for enhver person- og tingskade, som måtte opstå i forbindelse med arbejdets udførelse. Leverandøren er således direkte ansvarlig for skade, der påføres den enkelte borger, Roskilde Kommune eller tredjemand. Leverandøren er forpligtiget til at tegne og opretholde i anerkendt forsikringsselskab, en sædvanlig erhvervsansvarsforsikring i kontraktperioden med forsikringssummer for tings- og personskade på ikke mindre end kr pr. skadebegivenhed, uanset tings- eller personskade, idet Leverandørens ansvar dog ikke kan begrænses hertil. Leverandøren har pligt til skriftligt at give sit forsikringsselskab meddelelse om, at ophør eller ændring af forsikringen skal meddeles Roskilde Kommune omgående. Kopi af dette brev skal sendes til Roskilde Kommune senest 3 uger efter kontraktens indgåelse Overdragelse af rettigheder og fordringer Rettigheder og forpligtigelser efter denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages af leverandøren til underleverandører eller andre. Ligesom leverandørens fordringer på Roskilde Kommune ikke på nogen måde kan overdrages til tredjemand uden dette er godkendt af Roskilde Kommune. Leverandørens forpligtigelser kan i kontraktperioden ikke overlades til udførelse af underleverandører uden Roskilde Kommunes skriftlige samtykke Misligeholdelse Såfremt den ene part misligholder sine forpligtigelser i henhold til kontrakten, er den anden part berettiget til erstatning, for ethvert tab, efter dansk rets almindelige regler og kan kræve forholdsmæssigt afslag, foretage modregning, foretage erstatningskøb, modtage erstatning mv., og det forudsættes, at

8 Side8/10 reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig således, at modregning, erstatning, erstatningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Ved væsentlige misligholdelse er den anden part berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning. Niveauet for misligholdelse er nogle steder reguleret direkte i kontraktgrundlaget. Dette er dog ikke udtømmende. Forinden misligholdelsesbestemmelserne bringes i anvendelse, har parterne pligt til at søge uoverensstemmelsen løst i mindelighed. Ved væsentlig misligholdelse har den part, der vil påberåbe sig misligholdelsen pligt til, forinden kontrakten ophæves, at fremsende ét skriftligt påkrav til den misligholdende part om at bringe misligholdelsen til ophør med øjeblikkelig virkning, subsidiært inden for en nærmere fastsat frist afhængig af misligholdelsens karakter. Den krænkede part kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelser fremover. Såfremt den misligholdende part ikke kan bringe misligholdelsen til ophør indenfor den i påkravet anførte frist, kan den krænkede part ophæve kontrakten uden yderligere varsel. Såfremt den krænkede part ikke anser den misligholdende parts bestræbelser på at afhjælpe den væsentlige misligholdelse for tilstrækkelige, kan den krænkede part ophæve kontrakten uden yderligere varsel. Ved bedømmelsen af om der foreligger en væsentlig misligholdelse, skal der tages hensyn til karakteren af de opgaver, som kontrakten omfatter, misligholdelsens karakter, risikoen for gentagelse efter allerede indtrufne gentagelser, en ophævelses betydning for leverandøren hhv. Roskilde Kommune, herunder set i lyset af Roskilde Kommunes offentligretlige forpligtelser i tilknytning til de opgaver, som kontrakten omfatter samt til andre relaterede omstændigheder Nedenfor er anført dog ikke udtømmende andre mulige situationer, der er at betragte som væsentlig misligholdelse: Væsentlig tilsidesættelse af hele eller dele af kontrakten eller væsentlige ændringer af opgavens indhold uden forudgående skriftlig aftale med Roskilde Kommune betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. Væsentlig misligholdelse anses altid for at foreligge, når leverandørens udførelse af opgaven i henhold til kontrakten er behæftet med så alvorlige mangler, at Roskilde Kommune ikke med rimelighed fortsat kan forventes at ville overlade udførelsen af de i kontrakten omfattende opgaver eller dele heraf til leverandøren. Væsentlig misligholdelse anses altid for at foreligge, hvis leverandøren forgæves har forsøgt at korrigere en misligholdelse, eller hvis der i løbet af 14 dage efter Roskilde Kommunes påtale af en mangel eller misligholdelse indtræder en tilsvarende mangel eller misligholdelse. Leverandøren kan ophæve kontrakten, hvis Roskilde Kommune væsentligt misligholder sin betalingsforpligtelse eller sin forpligtelse til, som kontraktpart at medvirke til, at leverandøren kan udføre de af kontrakten omfattende opgaver korrekt og rettidigt. Leverandøren er dog ikke berettiget til at ophæve kontrakten, såfremt leverandøren på anden måde kan varetage sine interesser i tilstrækkeligt omfang. Væsentlig misligholdelse foreligger, hvis leverandøren ikke aktivt medvirker til en effektiv realisering af de målsætninger og værdigrundlag, som er beskrevet i kontraktgrundlaget, eller hvis leverandøren ikke aktivt medvirker ved procedurer o. lign. som er beskrevet i kontrakten.

9 Side9/10 Dersom leverandøren gentagne gange ikke opfylder sine forpligtigelser i henhold til kontrakten, eksempelvis ved reklamation, forsinkelser, fejlagtige leverancer, vil det anses som væsentlig misligholdelse. Såfremt leverandøren må indse, at der er risiko for misligholdelse, skal leverandøren omgående give Roskilde Kommune en skriftlig og begrundet meddelelse herom. I tilfælde af leverandørens misligholdelse kan Roskilde Kommune stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå lignende misligholdelse fremover. Ved ophævelse af kontrakten tilbagebetaler leverandøren den betaling, som eventuelt måtte være modtaget for endnu ikke udførte opgaver i henhold til kontrakten. Uanset en ophævelse af kontrakten er leverandøren i en overgangsperiode forpligtet til at varetage opgaverne, som er omfattet af kontrakten, indtil opgaverne med rimeligt varsel kan overdrages til Roskilde Kommune eller tredjemand. Leverandøren er ved kontraktens ophør, uanset årsagen hertil, forpligtet til aktivt og på absolut bedste vis at medvirke til, at opgaven overgår til tredjemand uden problemer. Vil en part ophæve kontrakten, skal den anden part uden ugrundet ophold have meddelelse efter misligholdelsen er eller burde være opdaget. I modsat fald fortaber parten sin ret til at hæve kontrakten eller til at kræve afhjælpning. Dette gælder dog ikke, hvis den anden part har handlet svigagtigt eller gjort sig skyldig i grove fejl og forsømmelser. Al korrespondance omkring misligholdelse og ophævelse skal foregå skriftligt Konkurs Går leverandøren konkurs eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation, vil dette/disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de i tilknytning hertil fastsatte vilkår vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af Roskilde Kommunes kendskab herom som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning eller likvidation. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse herom Tvistigheder Eventuelle tvistigheder i forbindelse med denne aftale afgøres ved retten i Roskilde Andet Tilkøb af ydelser som måtte blive aftalt mellem borger og leverandør er Roskilde Kommune uvedkommende.

10 Side10/10 Dato: Roskilde Kommune Leverandør