Referat Bestyrelsesmøde d Bygning A 0. sal lok. 30

Transkript

1 Referat Bestyrelsesmøde d Bygning A 0. sal lok. 30 Bestyrelse: Peter Zinck Dan Johansen Poul Erik Madsen Britt Lindegaard Peter John Andersen Ida Ellingsgaard Jonas Casper Dalgaard Hansen Jens Ejner Christensen Erhvervsakademiet Lilebælt Jens Mejer Pedersen Ole Hjort Willatzen Asger Rabølle Nielsen Mette Bang Jørgensen (referent) Afbud Søren Jan Nielsen Lars Hedal Lone Engberg Thomsen Martin Rasmussen Anders Klinge 1 Godkendelse af referat fra seneste møde og underskrift. Referatet blev godkendt og sendt rundt til underskrift. 2 Formanden godkender mødets dagsorden. Formanden godkendte mødets dagsorden. Dette punkt ændres fremadrettet således, at dagsordenen forhåndsgodkendes af formandskabet, og bestyrelsen godkender dagsordenen på mødet, efter en eventuel ændring i punkternes rækkefølge eller prioritet. 3 Drøftelse og vedtagelse af kvalitets og udviklingsrapport Prorektor Asger Rabølle Nielsen gav et oplæg om kvalitets- og udviklingsrapporten for 2016 og præsenterede målsætningerne om den systematiske tilgang til kvalitetsforbedringer, videngrundlag, niveau og indhold, samt relevans. Disse mål er valgt for at sikre, at Erhvervsakademiet Lillebælt har et velfungerende kvalitetssystem, der sikrer kvaliteten af erhvervsakademiets udbud af uddannelser. Erhvervsakademiet Lillebælt indleder institutionsakkreditering i 2017 og et afprøvet velfungerende kvalitetssystem er en betingelse for positiv akkreditering. Bestyrelsen vurderede om den formulerede Kvalitetsstrategi og politik ( Sådan gør vi ) er den rette for at skabe grundlaget for løbende udvikling af kvaliteten. Bestyrelsen havde en række spørgsmål til afrapporteringen og målene for 2016/17. Der var enighed om, at det er glædeligt, at størstedelen af målene i afrapporteringen er opnået. Der blev spurgt ind til de tre målsætninger, hvor målene desværre ikke opnås i Asger uddybede de tre områder overgang til ny stillingsstruktur, lektionsplaner og delmålet om øget andelen af studerende der deltager i entreprenørskab- og iværksætterprogrammer. Det har været et mål, at undervisere ville vælge at overgå til ny stillingsstruktur.

2 Det er beklageligt at målet ikke er nået, da det kan være noget, der lægges vægt på ved institutionsakkreditering. Målet om at lektionsplaner er klar før studiestart er ikke nået. Der er opfølgningsrunder med de ansvarlige for uddannelserne i starten af oktober, hvor der forinden er lavet stikprøver og der følges på, hvor langt man i de forskellige universer er i arbejdet for at nå målet. Det tredje område, der ikke når målet er delmålet om at øge andelen af studerende, der deltager i entreprenørskabsundervisning/ iværksætterprogrammer. Asger og Jens Mejer Pedersen understregede, at aktiviteten er fornuftig, men at direktionen, i forbindelse med arbejdet med arbejdsglædestrategien, besluttede at sætte dette på pause. Herefter gennemgik Asger målene for 2016/2017, der indbefatter et mål om at være det bedste erhvervsakademi i 2024, udvikling af kvalitetskultur, strategisk videngrundlagsudvikling, sammenkædning af videngrundlagsarbejde og regionens erhvervs-/vækstmål og et skærpet fokus på fastholdelse. Målene indbefatter ligeledes et studieordningskoncept, evaluering med eksterne eksperter, analyse af uddannelser med høj dimittendledighed og evaluering til udvikling af kvalitet i studieprojekter. Bestyrelsen kom med en række kommentarer til målene, herunder at det er vigtigt ikke at demotivere medarbejdere ved ikke at sætte et ambitiøst mål, men hele tiden af flytte en smule på målet. Derudover ønsker bestyrelsen at det står mere klart, hvilke mål der er koblet på udviklingskontrakten, strategier mm. Bestyrelsen beder Direktionen benytte traditionelle smileys fremover, hvor farve og humør matcher. Asger orienterede kort bestyrelsen om den kommende institutionsakkrediteringsproces. I det link der er i præsentationen uddybes, hvad det vil sige at skulle akkrediteres. Bestyrelsen drøftede Erhvervsakademiet Lillebælts kvalitetsstrategi og politik ( Sådan gør vi ) samt Kvalitetsrapporten for 2016 med tilhørende mål ( Kvalitets- og udviklingsrapport for Erhvervsakademiet Lillebælt. September 2016 ). Disse blev herefter godkendt. 4 Drøftelse af indsatser til forbedring af gennemførelse på EA Lillebælt (bilag) Asger Rabølle Nielsen gav en kort status på indsatserne og et eksempel på en konkret udmøntning af disse. Der er igangsat et arbejde med at udvikle metoder og indsatser, som skal begrænse frafaldet og øge gennemførelsen og studieglæden hos de studerende. Indsatserne er forankret i universerne og udfoldes ved den årlige Kvalitets- og Udviklingskonference og den efterfølgende handlingsplan. Formand Peter Zinck understregede, at det er et vigtigt område, ikke kun pga. økonomi, men også fordi, at det er her vi kan være med til at styrke de studerendes personlige kompetencer. Der var spørgsmål til hvad bliver der gjort for at nå de studerende der ikke af sig selv træder frem som frafaldstruede. Der fremkom forslag om at undervisere og studierådsrepræsentanter kan sættes i spil og tage kontakt til disse studerende. Endvidere bør studievejledere være tilgængelige fra start, også for at kunne vejlede de studerende, der måtte have foretaget et forkert uddannelsesvalg. Bestyrelsen drøftede indsatserne og godkendte prioritering af et fortsat fokus på at forbedre gennemførelsen. 2

3 5 Strategisk drøftelse af udbud af uddannelser (bilag) Asger Rabølle Nielsen lagde ud med at vise en oversigt over de seneste oplysninger fra Uddannelses- og Forskningsministeriet fra 2013 vedr. ledigheden i kvartal efter dimission. Hvert år skal Erhvervsakademiet Lillebælt vurdere sit udbud af uddannelser og træffe beslutning om fordeling af den ministerielle dimensionering samt eventuel kapacitetsbegrænsning af optag på øvrige af institutionens uddannelser. Det foreslås herudover, at lægge en kapacitetsbegrænsning på en række øvrige uddannelser. Dette giver Erhvervsakademiet Lillebælt mulighed for at begrænse optaget ved det pågældende loft, men der kan tages en konkret beslutning om at overskride loftet ift selve optagelsesprocessen. Når udbuddet af uddannelser vurderes tages der højde for ledighedsudviklingen, antallet af engelsksprogede udbud, den langsigtede udvikling i arbejdsmarkedet i regionen og bæredygtighed. Det kan dog være vanskeligt at forudse udviklingen af dette. Formanden spurgte ind til, om der kunne anvendes andre optagelseskriterier end karakterer, hvortil Asger svarede, at det skal fremgå af adgangsbekendtgørelsen, hvis der anvendes alternativer til karakterer. Ingen af vores uddannelser har pt andre optagelseskriterier. Formanden tilføjede, at det er vigtigt at have fokus på det samfundsmæssige perspektiv og bremse op ift optag på uddannelser, hvor beskæftigelsesperspektivet synes udfordret. Omvendt kan direktionen også vurdere den konkrete situation på optagstidspunktet, herunder hvad andre akademier gør. Bestyrelsen drøftede udbuddet af uddannelser og gav direktionen mandat til, at dimensionere/kapacitetsbegrænse uddannelsesudbuddet konkret i overensstemmelse med perspektiverne for beskæftigelse, kapacitet og bæredygtighed Kvartals regnskab 2016 med forecast Ressourcedirektør Ole Hjort Willatzen fremlagde regnskabet for 2. kvartal 2016 for Erhvervsakademiet Lillebælt. Regnskabet viser en omsætning på 142,2 mio. kr. og et overskud på 13,1 mio. kr., hvilket er særdeles tilfredsstillende. Omsætningen er 1,0 mio. kr. lavere end budgetteret, hvilket især skyldes et fald i taxametergivende STÅ. Omkostningerne er 7,6 mio. kr. lavere end budgetteret, hvilket skyldes periodeforskydninger i omkostningerne vedr- ud- og indflytningen i Odense, generel tilbageholdenhed, udskydelse af nogle administrative ansættelser, færre omkostninger til ekstern assistance, samt færre omkostninger til anskaffelser og vedligehold set i lyset af campusindflytningen. Aktivitetsniveauet for 2. kvartal er 139 STÅ lavere end budgetteret. Årsagen er primært et stort frafald på multimedie- og serviceøkonomuddannelsen samt på ledelse- og efteruddannelsesområdet. Det er en balance imellem et godt planlægningsgrundlag og viden om, hvad der er gjort tidligere. Denne erfaring tages med til budgetteringen af STÅ for Det er forventningen, at årets resultat ligger i omegnen af det oprindeligt budgetterede et overskud på et par mio. kr. Forecastet er i sagens natur imidlertid relativt usikkert på nuværende tidspunkt. Endvidere vil der i forbindelse med udarbejdelsen af årsrapporten vil vurderet på en række balanceposter, som formentlig vil medføre en positiv påvirkning af driftsresultatet. 3

4 Peter Zinck stillede spørgsmål til om den gode likviditet kan betyde, at vi kan indfri et lån. Ole svarede, at oprindeligt var det planlagt, at vi skulle låne til inventarinvesteringen på godt 30 mio kr, men at vores likviditet er god nok til, at vi ikke behøver dette lån. Bestyrelsen tog 2. kvartals regnskab til efterretning. 7 Budgetmål 2017 Forinden bestyrelsesmødet havde man på formandsskabsmødet drøftet akademiet skal have en budgetramme. Dette ud fra devisen om, at vi investerer i vores uddannelser. Vi kigger ikke ind i flere store projekter, så det derfor vil vi gerne bruge pengene på vores uddannelser. Bestyrelsen besluttede at anmode direktionen om et budgetforslag for 2017, der udviser et overskud i størrelsesordenen 1% af omsætningen. 8 Opstart af en strategiproces EA Lillebælt har siden etableringen haft en milepæl omkring etablering af institutionen som selvstændig ( classic ) og efterfølgende en milepæl ift etablering af campusmiljøer i Vejle og Odense. Sideløbende med dette har vi en milepæl, der hedder kvalitetsudvikling og akkreditering. Vores institutionsakkreditering bliver afgjort i 2017/2018. Og denne proces kræver fortsat et skarpt fokus fra hele organisationen. Samtidigt kan der være en god anledning til at kigge efter nogle pejlemærker for den mere langsigtede udvikling af vores uddannelser og vores institution. Bestyrelsen diskuterede proces og form for sådan et arbejde. Jens Mejer Pedersen foreslår, på vegne af direktionen, en proces, hvor bestyrelsen får lejlighed til at drøfte langsigtede udviklingsperspektiver inden for centrale områder som fx megatrends inden for erhvervsudvikling og kompetencebehov, digitalisering og nye læringsformer, vækst- og innovationspartnerskaber, samt vores kommende rammevilkår, fx bevillingsreform, styringsstruktur, institutionsstruktur m.m. Formen af dette kan foregå ved at udvide bestyrelsesmøderne i 2017 og sætter tid af til præsentation af eksterne oplæg med analyser og drøftelser på de tre første møder, og laver opsamlende konklusioner på det fjerde. Det kunne også tænkes at vi laver et heldagsmøde i juni i stedet for at sprede arbejdet ud over hele næste år. Bestyrelsen drøftede forslaget om en strategiproces, og kom med input til såvel form som indhold. Poul Erik Madsen støttede ideen om nogle strategiske drøftelser og lagde vægt på, at vi tog udgangspunkt i de rammer, som udviklingskontrakten forventes at give. Jens Einer foreslog at vi overvejede at samle strategidrøftelserne til et møde, der til gengæld kunne forlænges. Peter Zinck takkede for input og lovede at vende tilbage med et mere konkret forslag til proces på næste bestyrelsesmøde. 9 Meddelelser fra Formand og Rektor 9.1 Formand: - Internationale Studerende. I Danske Erhvervsakademier arbejder vi på at få facts frem omkring dette område. Der arbejdes på en model, der ser mængden af engelsksprogede uddannelser i forhold til dansksprogede. Der er varslet ændringer på dette område. 4

5 - Styringseftersyn. Ministeriet har fået lavet en kvalitativ rapport om styringen af uddannelserne. Dimensioneringen fortsætter men med den indstilling, at det gøres regionalt. Der er fokus på udviklingskontakten og at man skal tage hensyn til samfundsinteresser, ikke kun et institutionshensyn. Det sidste område der tales om er bestyrelsesstørrelser og sammensætning, hvor Peter Zinck har anbefalet, at der lægges vægt på geografi, samt at branchemæssige og ledelsesmæssige kompetencer er repræsenteret. Der kommer formentligt et forslag om, at der udpeges en bestyrelsesformand af et udvalg. Ændringer forventes at gælde for bestyrelsessammensætningen Bestyrelsen var bekymret for om en ændring kunne komme til at resultere i mindre legitimitet, mindre lokalt ejerskab, mindre dedikation for professionsuddannelserne. Det blev konkret foreslået, at man i drøftelserne med ministeriet gik sammen med professionshøjskolerne. - Nyt bevillingssystem. Seneste nyt peger på, at der kommer til at være afhængighed af STÅ, beskæftigelse, regionalitet og domicilafhængighed (støtte til små campusser). - Årets bestyrelse Der blev orienteret om årets bestyrelse. Peter arbejder videre med dette og overvejer at sætte det på næste bestyrelsesmøde. 9.2 Rektor: - Aktiviteter siden sidst (bilag) Der var ingen kommentarer til punktet. - Orientering om styrelsens uddybende spørgsmål til EALs årsrapport (bilag) Bestyrelsen havde ikke kommentarer til punktet. - Status på campus i Vejle og Odense, samt Boxen. Første salen i Veje er færdigrenoveret. Der er lagt nye gulve og etableret et nyt lærerværelse. Det er aftalt at der vil blive anskaffet noget kunst til lokalerne. Siden sidst er vi flyttet i det nye campus i Odense. Det er vigtigt at huske, at 97% af tingene med flytningen er nået til tiden. Der er dog de sidste 3% som volder os problemer. Dette bl.a omkring indeklima, laboratoriefaciliteter og låsesystemet. Hovedindtrykket er en vellykket bygning og en god indflytningsproces. Fx har IT i huset virket nærmest upåklageligt, ligesom kantinefaciliteterne roses af såvel medarbejdere som studerende. Ift indretning af boxen, så er første fase igangsat, hvilket omfatter etablering af faciliteter til en fredagsbar samt visse læringsrum i stueetagen. - Status på akkrediteringsprocessen. Rektor orienterede om, at dette punkt fremover bliver et fast punkt til orientering om, hvor vi er i processen. - Dialog med UCL og Fredericia Maskinmesterskole Der er indledt et samarbejde med Fredericia Kommune, som gerne ser en mere synlig tilstedeværelse af videregående uddannelse i Fredericia. 5

6 - Indvielse af Campus d Der er inviteret til indvielse, hvor der vil være en række taler, et glas og en let anretning, samt en rundvisning i campus. - Status på Arbejdsglædestrategi. Der er fremdrift på arbejdet med arbejdsglæden i akademiets universer og stabe. Det er overbevisningen, at afdelingerne arbejder videre med arbejdsglæden og der er planlagt gennemførsel af MTU i foråret Godkendelse af studieordninger siden sidste møde: Rektor orienterede om, at der for nyligt er godkendt studieordning for Logistikøkonom. 10 Eventuelt Der var ingen drøftelse under punktet. 6