Referat fra bestyrelsesmøde i Erhvervsakademiet Lillebælt

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde i Erhvervsakademiet Lillebælt Mødet fandt sted den 14/ kl i bestyrelseslokalet på Munke Mose Allé 9, Odense Bestyrelse Peter Zinck Lone Engberg Thomsen Anders Klinge Jens Ejner Christensen Dan Johansen Martin Rasmussen Poul Erik Madsen Peter John Andersen Jonas Casper Dalgaard Hansen Ida Ellingsgaard Afbud Søren Jan Nielsen Lars Hedal Britt Lindegaard Erhvervsakademiet Lilebælt Jens Mejer Ole Hjort Willatzen Sara Maria Christensen Peter Topp Jensen (under punkt 8) Peter bød de to nye bestyrelsesrepræsentanter, som repræsenterer de studerende, Ida Ellingsgaard og Jonas Hansen velkommen i bestyrelsen. Dagsorden Jens orienterede om årets studentertilfredshedsundersøgelse (Ennova), som viser en fremgang på flere uddannelser i Odense. Vejle er lidt overraskende som helhed gået tilbage på studentertilfredsheden, og ligger nu på samme niveau som Odense. Det er meget tilfredsstillende at de studerendes opfattelse af studiemiljø, udbytte og loyalitet er steget og på nogle uddannelser endda markant. 1. Godkendelse af dagsorden/underskrift af referat fra møde den 28/ Side 1 af 5

2 På bestyrelsesmødet i september blev det besluttet, at det skulle overvejes, om vi fremover skal aflægge regnskabsopfølgning hver fjerde måned fremfor kvartalsvis. Der kommer et oplæg herom på næste bestyrelsesmøde i april. 2. Orientering om 3. kvartalsregnskab 2015 (bilag vedhæftet) Ole Hjort Willatzen orienterede om 3. kvartals regnskab. Regnskabet efter 9 måneder viser en omsætning på 198,6 mio. kr. og et overskud på 16,3 mio. kr. Regnskabet er påvirket af periodeforskydninger. Forventningen til årsresultatet er en omsætning på 266,7 mio. kr. og et overskud på 10,3 mio. kr. Dette er et meget fint resultat, der bl.a. skal ses i lyset af nedskæring i statstilskuddet på 1 %. Ole bemærkede, at man har iværksat nogle initiativer med den hensigt at blive bedre i stand til at forudsige STÅ, og vi arbejder ligeledes på at intensivere indsatserne for at mindske det relativt stort frafald, som ligeledes er af stor økonomisk betydning Der var en drøftelse af muligheder for at styrke budgetsikkerheden og for at følge gennemførelsesprocenterne på uddannelserne mere præcist og mere tidstro. Byggeøkonomien viser pt et niveau som ligger indenfor budgetrammen. Der kan dog endnu stadig opstå uforudsete udgifter. Peter Zinck opsummerede med bemærkningen om, at det er meget fine resultater, som giver noget luft ift. byggeriet. På længere sigt skal man dog i bestyrelsen være opmærksomme på, at vi har som formål at udvikle mennesker og ikke at skabe store overskud. Bestyrelsen tog orienteringen om 3.kvartals regnskab til efterretning. 3. Godkendelse af budget for 2016 (bilag vedhæftet) Budgettet for 2016 viser en STÅ- aktivitet på STÅ, en omsætning på 275,4 mio. kr. og et overskud på 2,0 mio. kr.: Det er en aktivitetsstigning på 213,5 STÅ svarende til 6,1 % i forhold til forecast 2015 Det er en omsætningsstigning i forhold til 2015 på 8,7 mio. kr. svarende til 3,3 % Resultatet på 2,0 mio. kr. skal ses i lyset af ekstraordinære flytteomkostninger i størrelsesordenen 7,4 mio. kr. Dette resultat er tilfredsstillende, især i betragtning af, at der er indregnet finanslovsnedskæringer, effekter af uddannelsesdimensioneringen samt ekstraordinære omkostninger knyttet til etableringen af campus i Odense. Vi forøger lønudgifterne i 2016, da der er servicefunktioner som vi hidtil har tilkøbt hos moderskolerne, men som vi fremover vil have inhouse. Her efter fulgte en drøftelse af årsagerne til væksten på især Oplevelse, events og turisme, Multimedie og IT samt på efteruddannelsesområdet. Den budgetterede vækst på de tre uddannelsesområder har været genstand for en ekstra overvejelse, men er fastholdt med begrundelse i særlige forhold, som gør væksten sandsynlig. Det blev ligeledes præciseret at den største andel af forventede STÅ er baseret på nuværende studerendes forventede fremdrift, samt vinteroptaget i Der er generelt fokus på effektiviseringer fx forsøger vi at tilrettelægge læringsaktiviteter på en anden og mindre bekostelig måde med henblik på at kunne bevare kvaliteten på trods af forventede nedskæringer de kommende år - hvor vi ikke forventer at kunne opretholde vækstrater i denne størrelsesorden. Side 2 af 5

3 Det blev ligeledes bemærket, at man arbejder med at lave prognoser frem mod 2020 og vi er allerede i gang med at planlægge budgetproces Peter Zinck opsummerede med at gøre opmærksom på, at man i formandsskabet haft fokus på om man kan øge fastholdelsen både pga. det menneskelige og økonomiske fordelagtige. Desuden skal vi have fokus på at effektiviseringer og selvom det også skaber et stort pres, skal vi have fokus på at skabe noget nyt og stærkt det ene udelukker ikke det andet påpegede formanden. Endelige ønsker bestyrelsen langtidssigtede prognoser således at bestyrelsen kan tage en drøftelse om effektiviseringer ud fra dels økonomiske nøgletal, men også forhold vedr. medarbejdere og de studerendes udbytte. Bestyrelsen godkendte budget Drøftelse af delstrategi for arbejdsglæde (bilag vedhæftet) Jens præsenterede delstrategien for arbejdsglæde. I forlængelse af MTU undersøgelsen i foråret 2015, er der udarbejdet afdelingsspecifikke opfølgningsplaner, og de overordnede resultater er drøftet på fællesmøder med TR/AMR og medarbejderrepræsentanter i bestyrelsen. Der er gennemført opfølgning på de lokale MTU handleplaner på afdelingsniveau med deltagelse af direktionen. På baggrund af disse input er der udformet vedhæftede udkast til delstrategi for arbejdsglæde. Delstrategien er præsenteret for uddannelsescheferne, og den drøftes på SU møde 9/12. Tilføjelser og synspunkter fra SU mødet medtages til bestyrelsens behandling af delstrategien. Det blev bemærket, at det ikke så nemt at identificere nogle enkelte handlinger, som bare sættes i gang og vi er klar over, at der ikke er nogle nemme løsninger, når det gælder arbejdsglæde. Peter Zinck bemærkede at succes kræver at alle ledere på alle niveauer er aktive og at man bør være opmærksom på at det som oftest ikke er de nemme handlinger, der giver de bedste resultater. Fra medarbejdersiden blev bemærket, at medarbejderkredsen har taget godt imod forslaget og at man ser positivt frem til at handlingsplanerne konkretiseres. Bestyrelsen kvitterede for orienteringen, og derudover mener bestyrelsen ikke, at man i regi af bestyrelsen skal forholde sig mere konkret til udmøntningen af arbejdsglædestrategien. Bestyrelsen tog orienteringen og den fremlagte delstrategi for arbejdsglæde til efterretning. 5. Orientering om ministeriets overordnede tilsyn med institutionen Jens orienterede om at EAL som noget nyt - og som led i ministeriets tilsynsforpligtelse med institutionerne, fik besøg af Ministeriet den 23/ Forud for dette besøg har vi indsendt svar på en række spørgsmål, som ministeriet har stillet indenfor områder som økonomi, udviklingskontraktmål, kvalitet m.m. Tilsynsbesøgene gennemføres på alle institutioner, mindst hvert andet år. Udover disse ordinære tilsynsbesøg, kan og vil vi blive udtaget af rigsrevisionen til revision af hele eller dele af vores virksomhed. Herudover er der akkrediteringssystemet, hvor det gælder, at alle videregående uddannelsesinstitutioner mindst hvert 6.år skal institutionsakkrediteres, og alle nye uddannelsesudbud skal endvidere prækvalificeres i ministeret. Så længe vi ikke har en institutionsakkreditering skal vi endvidere akkreditere vores ny uddannelsesudbud, og der er en turnusakkreditering, som gør at uddannelser hvert år udtages til akkreditering. Vores ressourceanvendelse til især akkrediteringsarbejdet er betydeligt. På foranledning af Ministeren kan vi nu melde ind med forslag til mindskelse af bureaukratiske tiltag, og vi forventer at foreslå Ministeren, at samle tilsyn, undersøgelser og indberetninger indenfor et samlet koncept på tværs af myndigheder. Den samme oplysning skal kun gives fra en institution en gang, hvorefter myndighederne selv må hente dem hos hinanden eller i et samlet datalager. Man har desuden efterfølgende fået et brev fra ministeren om, at man skal føje et nyt mål til udviklingskontrakten omhandlende vidensamarbejde. Omvendt kan målene omkring social mobilitet skrives ud af udviklingskontrakten. Side 3 af 5

4 Det blev drøftet, hvorvidt det er god praksis, at man fra Ministeriets side følger meget nøje op på udviklingskontraktens mål hvert år, når man har en 3- årig kontrakt. Det blev aftalt at spørgsmål fra ministeriet samt svarene blive sendt ud til bestyrelsen sammen med referatet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 6. Orientering om status på processen med institutionsakkreditering (bilag vedhæftet) Jens orienterede om status på processen med institutionsakkreditering. Vores kvalitetsarbejde følger den handlingsplan, der blev vedtaget af bestyrelsen på mødet i september 2015, og som har fokus på de kriterier, der bliver lagt til grund for institutionsakkrediteringen, der for EALs vedkommende vil finde sted i I takt med at der ses afgørelser på andre institutioners akkrediteringsansøgninger, samt afgørelser på uddannelsesudbudsakkrediteringer, er det tydeligt, at kravene til akkreditering er støt stigende. EAL er for første gang indstillet til et afslag på en ansøgning om udbud af en uddannelse (AU i EL installation), og der sker med henvisning til, at akkrediteringsinstitutionen ikke finder, at vi har et tilstrækkeligt videngrundlag for udbuddet. På den baggrund har vi skærpet vores fokus på videngrundlaget af vores uddannelser samt på at få styrket en involverende kvalitetskultur i organisationen. Det stærkere fokus falder fint i tråd med vores strategigrundlag, der netop beskriver kvalitet og relevans som pejlemærker for EAL. Udfordringer omkring uddannelses- og institutionsakkrediteringerne bliver ligeledes drøftet på sektorniveau. Det blev bemærket, at uddannelses- og institutionsakkrediteringerne kan medføre et voldsomt problem regionalt ligesom særligt de små uddannelser i sektoren vil blive ramt, da det generelt er en udfordring at få fagligt volumen på de små uddannelser og specialer. Det blev foreslået at man samarbejder med andre institutioner omkring små uddannelser og specialer. Bestyrelsen tog orienteringen om status på processen med institutionsakkreditering til efterretning. 7. Status på Campus i Vejle og Odense (bilag vedhæftet) Arbejdet med et samlet campus i Vejle har nu kørt siden starten af året, og de første konkrete aktiviteter og resultater begynder at manifestere sig. For vores studerende er der arrangeret intro- fest, og det nye studieråd er kommet i gang med arbejdet. Kantinen kører, efter en forsigtig start, med pænt besøg. Der er igangsat en opdatering af de fysiske omgivelser, hvor sommeren blev brugt på study lounge og administrationen, og hvor vi i 2016 vil fokusere på resten af stueetagen og lærerkontorer sidstnævnte i forbindelse med, at udlejer skal istandsætte vinduespartier i bygningen. I Odense forløber campusbyggeriet efter tidsplanen. Vi er langt i bygning B, som er den gamle Wittenborg administrationsbygning, og vi forventer at kunne begynde indflytning allerede i maj/juni. Der gennemføres i øjeblikket fremvisning for alle medarbejdergrupper i campus mhp. at præsentere de konkrete lokaler og indretningsmuligheder af kontorarbejdspladser og lærerlounge/lærerforberedelse. Vi er i gang med at forberede udbud af møbelindkøb, IT- udstyr, kantinedrift, diverse serviceopgaver m.m. Campusbyggeriet ligger fortsat indenfor budget. Der er hjemtaget 2. rate af realkreditbelåningen i form af et fastforrentet 3% lån til kurs 97,5. EAL har fået donoret værker fra både Statens Kunstfond samt Ny Carlsberg Fonden. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8. Orientering om IT- sikkerhed Peter Zinck orienterede om baggrunden for punktet og at det fremadrettet vil være bestyrelses opgave at forholde sig til om man er sikret på it- området. I anledning af, at der ind imellem er avisomtale af Side 4 af 5

5 forskellige hacker indtrængen i virksomheders og uddannelsesinstitutioners IT systemer, gives en orientering om IT sikkerhed i EAL. Peter Topp Jensen, IKT- chef, orienterede om it- sikkerheden. Vi afventer en EU- forordning på IT- området. Når forordningen er vedtaget kan man forvente at fremlægge en handlingsplan til bestyrelsesmødet i september Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og det blev besluttet at der fremlægges en handlingsplan på bestyrelsesmødet i september Meddelelser 9.1 Meddelelser fra formanden Peter Zinck orienterede om følgende. Der har været et uformelt møde med Ministeren samt rektorer fra regionen og alle parter var enige om at der skal være fokus på samarbejde i regionen, hvilket Ministeren har tilkendegivet at han vil understøtte politisk og økonomisk. Peter orienterede desuden om, at der er varslet ændringer i taxametersystemet. Endelig bemærkede Peter, at man er blevet enige om honorar for bestyrelsesarbejdet i Danske Erhvervsakademier. 9.2 Meddelelser fra rektor - Aktiviteter siden sidst (bilag vedhæftet) - Orientering om lederlønninger På baggrund af den kritik, som rigsrevisionen rejste af lederaflønning i erhvervsskolesektoren, har Peter Zinck forespurgt hos revisor Flemming Kähne, om revisionen kunne stå inde for lederlønningerne i EAL. Flemming Kähne bekræfter, at det er revisors opfattelse, at EAL overholder de gældende regler og bemyndigelser hvad angår lederlønninger, såvel i forhold til indplacering i lønrammer, som håndtering af resultatlønskontrakter. 10. Ændring af dato for næste bestyrelsesmøde Aprilmødet ændres til den 5/ kl Eventuelt Peter Zinck ønskede glædelig jul. Side 5 af 5