Referat bestyrelsesmøde d kl Boulevarden 25, 7100 Vejle. Lokale 127

Transkript

1 Referat bestyrelsesmøde d kl Boulevarden 25, 7100 Vejle. Lokale 127 Deltagere: Peter Zinck Lone Engberg Jonas Casper Dalgaard Hansen Ida Ellingsgaard Poul Erik Madsen Lars Hedal (fra kl. 16) Søren Jan Nielsen Jens Mejer Pedersen Asger Rabølle Nielsen Ole Hjort Willatzen Gæster: Flemming Kähne, BDO Revision. Karsten Vind, Pluss Leadership. Afbud: Jens Ejner Christensen Anders Klinge (Havde på forhånd meddelt formanden sin holdning til dagsordens punkter) Martin Rasmussen Britt Lindegaard Peter John Andersen Dan Johansen

2 1 Godkendelse af referat fra seneste møde og underskrift. Der var ingen kommentarer til referatet, der blev underskrevet af de tilstedeværende. 2 Årsrapport og internt regnskab 2016 Peter Zinck lagde ud med at rose for en veltilrettelagt flytning og at afslutte indflytningen med et godt resultat. Ole Hjort Willatzen (OHW), Økonomi og Ressourcedirektør, fremlagde det interne regnskab og Årsrapporten for Regnskabet for 2016 for Erhvervsakademiet Lillebælt viser en omsætning på 279,4 mio. kr. og et overskud på 5,1 mio. kr., hvilket er tilfredsstillende. Aktivitetsniveauet for 2016 er på 3.654,7 studenterårsværk, hvilket er 54,2 mindre end budgetteret. Årsagen til budgetafvigelsen er primært et stort frafald på multimediedesigner- og serviceøkonomuddannelserne, samt lavere aktivitet på ledelse- og efteruddannelsesområdet. Det relativt gode resultat er på kort formel især konsekvensen af en vellykket udflytning af eksisterende lejemål i Odense, herunder at vi fraflyttede lejemålene til de planlagte tidspunkter enkelte steder før og med meget beskedne fraflytningsomkostninger. Omvendt har indflytning i campus udløst flere småanskaffelser end oprindeligt budgetteret. I det oprindelige oplæg (budgettet) lagde vi op til et ambitionsniveau baseret på strigent need-to-have ledsaget af en 5-års-plan for udskiftning af slidt eller ikke-optimalt udstyr og inventar. Dette er i efteråret 2016 afløst af en lidt mere ambitiøs plan, hvor vi har forceret investeringsplanen og ny-anskaffet mere udstyr og inventar fra starten. Endelig er driftsresultatet påvirket af færre afskrivninger end budgetteret. Dette skyldes i det væsentlige, at anskaffelserne er foretaget lidt senere end forudsat i budgettet. På given foranledning nævnte OHW, at stigningen i udgifter til ledelse og administration på 3 mio. kr., i hovedsagen skyldes ansættelse af 6 medarbejdere i henholdsvis receptiontion, studieadministration, international afdeling og kvalitetsafdelingen. Årsrapporten er ligeledes en afrapportering af udviklingskontrakten med ministeriet, hvor hele 15 af 21 indikatorer er opfyldt. De indikatorer der ikke er opfyldt relaterer sig til målene for større relevans og øget gennemsigtighed, iværksætteri og bedre kvalitet i uddannelserne. Bestyrelsen drøftede bedre kvalitet i uddannelserne, hvor målene for 2016 ikke er nået på de indikatorer, der omhandler de studerendes studieglæde og udbytte. Dette kan både relatere sig til campus, men også til akademiets medarbejdere. Jens Mejer Pedersen uddybede, at der er igangsat en undersøgelse af, eks. forskellene på studietilfredsheden, hvor det opleves, at den i Vejle er laver end i Odense. Der var kommentar til gennemgangen af udviklingskontrakten om, at målsætning er en svær disciplin, og at dette fortsat bør være en opmærksomhed, når der skal laves en ny kontrakt. Revisor kommenterede at akademiet har en god likviditet. Formandsskabet og bestyrelsesmedlemmer erklærede sig enige i, at der er tale om et godt resultat, som man godt kan tillade sig at være stolte over. 2

3 Bestyrelsen tog gennemgangen af årsrapporten til efterretning, men afventer punkt 3 inden endelig godkendelse heraf. 3 Godkendelse af revisionsprotokollat 2016 Revisor, Flemming Kähne, berettede, at der er er tale om en blank påtegning. Revisionsprotokollatet indeholder ingen kritiske bemærkninger, men et par anbefalinger til styrkelse af nogle sider af det operationelle bogholderi-arbejde, som den daglige ledelse er enige i, og som vil blive drøftet med Tietgens bogholderi. Anbefalingerne er som følger: - At der indføres rutiner for kvartalsvis angivelse og sandsynliggørelse af institutionens tilskud til momsbelagte udgifter under momskompensationsordningen (punkt side 205). OHW deler revisors opfattelse og dette er drøftet med Tietgen. Bestyrelsen er opmærksom på dette, og er fortrolige med, at det bliver behandlet i samarbejde med Tiegten. - At institutionens anlægsmasse udgør en stadig større andel af institutionens samlede balancesum. Dette fænomen er kun iøjefaldende med et stort byggeri. Bestyrelsen er opmærksom på dette, og er trygge ved, at det bliver behandlet i samarbejde med Tiegten. - At der indføres elektronisk opbevaring og arkivering af dokumentationen for de enkelte regnskabsposter og afstemninger frem for løbende arkivering i arkivmapper. OHW deler revisors opfattelse og dette er drøftet med Tietgen. Bestyrelsen er opmærksom på dette, og er fortrolige med, at det bliver behandlet i samarbejde med Tiegten. Derudover var der spørgsmål til status på punktet om sociale klausuler (punkt 2.5.1). OHW berettede, at der har været to medarbejdere, der desværre er stoppet igen. Mulighederne for at ansætte på særlige vilkår er blevet bedre efter indflytning til campus i Seebladsgade, hvor bygningsservice er hjemtaget. Der var ligeledes spørgsmål til arbejdet med at forberede den nye persondatalovs ikrafttrædelse. OHW fortalte, at akademiet indgår i Erhvervsskolernes IT Fællesskab, ESIS, hvor det overvejes at ansætte den Data Protection Officer, som påkræves ifølge den nye lov. Vores IT chef, Peter Topp Jensen, akademiets jurist og OHW arbejder alle på at forberede akademiet på lovens ikræfttrædelse. Der er ligeledes igangsat arbejde med at implementere et elektronisk ESDH-system, der har de nødvendige funktionaliteter til at kunne håndtere dokumenter fortroligt og sikkert. Bestyrelsen godkendte årsrapporten for 2016 og underskrev revisionsprotokollatet. Anders Klinge havde på forhånd meddelt formanden sin støtte til begge punkter. 4 Effektiviseringsstrategi Asger Rabølle Nielsen (ARN), Prorektor, gav en introduktion til, hvordan der i den kommende tid arbejdes med læringsforløb og organisering. I lyset af fortsatte besparelser på finansloven, de indførte 3

4 dimensioneringer af vores optag, samt reduktion af optaget på internationale uddannelser, er der behov for at gennemføre en effektiviseringsproces på Erhvervsakademiet Lillebælt. Effektiviseringer skal ske inden for såvel pædagogiske som administrative afdelinger, og der er igangsat en proces i alle afdelinger med henblik på at identificere effektiviseringsmuligheder, der ikke forringer kvaliteten af vores kerneydelse. Asger gav en orientering omkring tidsplanen for arbejdet. Forårets arbejde har fokus på cheflaget og til efteråret er der medarbejderinddragelse. Det er målet, at der i efteråret 2017 vil kunne fremlægges et konkret budgetforslag for 2018 samt overslag for årene til bestyrelsens drøftelse og beslutning. I processen bliver der arbejdet inden for temaer, der har til formål at finde potentiale for effektivisering inden for brug af studieaktivitetsmodellen som udviklingsværktøj, nye tilrettelæggelsesformer for læring, digitalisering af arbejdsprocesser og læringselementer, øget fastholdelse af studerende, optimering af planlægning, effektive arbejdsprocesser og harmonisering af forretningsgange/arbejdsprocesser. ARN understregede, at nogle temaer kræver, at der foretages en investering for at give en effektivisering. Dette fordi, at det ikke blot handler om at arbejde hurtigere, men derimod også at gentænke, hvordan man arbejder med tingene. Målet forventes at være en 15% reduktion af omkostninger (totalt) i 2021 med samme eller højere studieintensitet, karaktergennemsnit, fastholdelse, gennemførelse på normeret tid, studieglæde, udbytte og loyalitet. Herudover samme eller højere medarbejdertilfredshed og samme daglig arbejdsbelastning. Peter Zinck bad ARN uddybe hvordan direktionen sikrer tilstrækkelig flyvehøjde ift løsningsforslag. Direktionen har valgt at inddrage ekstern konsulentbistand til sikring af at potentialet i nye læringsformer afsøges grundigt, og indhenter endvidere erfaringer og benchmarks på området fra andre akademier/skoler. Bestyrelsen orienteredes om helt aktuelt pålagte reduktion af optag af internationale studerende. Erhvervsakademiet Lillebælt er som andre erhvervsakademier blevet pålagt en reduktion i vores optag på engelsksprogede udbud på 25% i forhold til vores optag i Helt konkret betyder det en reduktion på ca. 300 studiepladser i 2017 i forhold til det vi har budgetteret. Som konsekvens af den pålagte reduktion er følgende besluttet for septemberoptaget 2017: Marketing Management reduceres med ét hold Multimedia Design and Communication lukker udbud af engelsksproget version Computer Science lukker udbud af engelsksproget version Service, Hospitality and Tourism Management opretholder udbud af ét hold i Odense og ét hold i Vejle, men skærer de øvrige budgetterede hold væk Digital Concept Development lukker udbud af engelsksproget version Sport Management lukker udbud af engelsksprogede version For de to sidstnævnte gælder, at vi ændrer udbuddene til at være dansksprogede. Dette forventes at kunne mindske effekten af reduktionen med ca. 75 studiepladser, således reduktionen bliver omkring 4

5 225 pladser. Det er ikke på nuværende tidspunkt muligt at sige nærmere om, hvorvidt der vil ske yderligere reduktioner i I det omfang det er muligt, vil vi forsøge at øge optaget på den dansksprogede version af de uddannelser, der nu rammes på det engelsksprogede udbud. Peter Zinck understregede vigtigheden af, at når der i effektiviseringsprocessen bliver behov for personalereduktion, skal der være fokus på, hvordan en sådan tilrettelægges således at opgaverne løses bedst. Bestyrelsen roste direktionen for at tage fokus på at forsøge at tage processen i opløbet, og at turde bevæge sig selv, og medarbejderne, ud over deres comfort zone, når der skal findes løsninger. Bestyrelsen tog effektiviseringsstrategien til efterretning. 5 Styrkelse af det institutionelle samarbejde Punktet om styrkelse af det institutionelle samarebede blev behandlet som lukket punkt. Poul Erik Madsen, der er formand i University College Lillebælts (UCL) bestyrelse, berettede om behandlingen af punktet på deres bestyrelsesmøde og forlod herefter lokalet under den resterende del af punkt 5. Bestyrelsen besluttede: At bemyndige ledelserne ved de to institutioner til at frembringe et beslutningsgrundlag, der inden medio oktober 2017 kan fremlægges for bestyrelserne med henblik på principbeslutning om, der er grundlag for fusion mellem de to institutioner. at der nedsættes en styregruppe bestående af formandskab og rektor for UCL og EAL, som får ansvaret for at tilvejebringe dette beslutningsgrundlag denne tilrettelægger proces, herunder inddragelse af ekstern rådgiver. at beslutningsgrundlaget skal indeholde forslag til en række centrale forhold omkring den fremtidige institution, f.eks. bestyrelsessammensætning, overordnet organisationsstruktur, hjemsted og lokationer, strategisk grundlag og position, uddannelsesudbud med afsæt i kravene i Uddannelses- og Forskningsministeriets krav til Sammenlægningsanmodning, der danner grundlag for eventuel ansøgning om godkendelse af fusion i ministeriet. Beslutningsgrundlaget skal endvidere indeholde en beskrivelse af, hvordan de to institutioner i dag løser opgaverne? Hvilke muligheder og perspektiver giver en fusion for hvert område på kort, mellem og lang sigt? Hvad skal være på plads på kort sigt for at kunne gennemføre en fusion? Hvad er de forventede økonomiske konsekvenser af en sammenlægning åbningsbalance, overgangsfasen, kort og længere sigt? Hvilke gevinster vurderes der at være i forhold til kvalitetsløft, strategiske perspektiv, behov for fælleshed vs. forskellighed, stordriftsfordele, evt. bindinger, centrale vs. decentrale løsninger. Hvilke opmærksomhedspunkter skal adresseres for at sikre en vellykket fusion, f.eks. sikring af tætte relationer til aftagermiljøer, agilitet og handlekraft, fokus også på de mindre uddannelsesmiljøer og sikring af relevant repræsentation i bestyrelse og uddannelsesudvalg, at bestyrelserne involveres ved løbende orientering om forløbet. Der afholdes fælles bestyrelsesseminar i juni

6 at ledere og evt. nøglemedarbejdere involveres i de forskellige delelementer af analysen for at sikre nødvendig viden samt ønsket om aktiv involvering, ligesom samarbejdsudvalgene involveres. Der afholdes et fælles ledelses- og samarbejdsseminar i juni at der etableres en balanceret kommunikationsform med afsæt i: - et ønske om åbenhed om processen samtidig med, at forløbet ikke oversælges. - tydelighed om at beslutning om fusion ikke er truffet, men at der er interesse for at afdække mulighederne der skal være mulighed for at fravælge fusion uden at det skal betragtes som et nederlag. 6 Præsentation og drøftelse af bestyrelsesevalueringen Bestyrelsen valgte at udskyde behandlingen af punktet til næste møde. 7 Orientering om opgørelse af resultatlønaftale for 2016 med rektor Peter Zinck orienterede om opgørelsen af resultatlønaftalen for Jens Mejer Pedersen, der er opgjort til en samlet opfyldelsesgrad på 92,5. Bestyrelsen tog opgørelsen til efterretning. 8 Bestyrelseshonorar Bestyrelsen godkendte at ændre perioden for bestyrelseshonoreringen således, at den følger udpegningsperioden, som er 1. maj til 30. april. 9 Meddelelser fra formand og rektor 9.1 formand - Revision af vedtægter, forretningsorden og årshjul for bestyrelsen. Dette punkt behandles når bestyrelsesevalueringen er gennemgået på næste møde. - Der er afholdt sektorkonference. Sammensætningen af bestyrelserne på området er udsat til efteråret rektor: - Aktiviteter siden sidst (bilag punkt 9.2.1) Der var ingen kommentarer til bilaget. - Orientering om status på campus i Vejle og Odense, samt Boxen. Jens Mejer Pedersen fortalte, at aftalen med entreprenøren er lukket med et forlig. Han er tilfreds med resultatet og samarbejdet. Der er lavet en aftale med studieadministrationen om at forsøge at gentænke deres fysiske placering i campus. Ift Boxen er der foretaget mindre tilpasninger til projektarbejde primært for de merkantile uddannelser, et inkubationsmiljø og til etablering af en fredagsbar i kælderen. Større projekter ift boxen afventer afklaring af de mere langsigtede perspektiver og økonomiske rammevilkår. - Status på akkrediteringsprocessen. Vi afleverer selvevalueringsrapporten i juni. Der er udpeget et akkrediteringspanel, der består af: Inge Mærkedahl, tidligere direktør i uddannelsesministeriet og forvaltningshøjskolen, Martin 6

7 Lauth, tidligere direktør for Tietgenskolen, Ernst Sundt, rektor ved Noroff Høyskole, Karin Fogelberg, uddannelsesleder på Göteborgs Universitet og Merlina Xhaferi, studerende fra IBA. Bestyrelsen vil blive briefet omkring deres rolle i processen. 10 Eventuelt Intet yderligere under eventuelt 7

8 Peter Zinck Lone Engberg Thomsen Jens Ejner Christensen Peter John Andersen Dan Johansen Jonas Casper Dalgaard Hansen Poul Erik Madsen Ida Ellingsgaard Søren Jan Nielsen Britt Lindegaard Lars Hedal Anders Klinge Martin Rasmussen