MILJØ- OG ENERGIFORVALTNINGEN AK INDKØB HJULMAGERVEJ 24, 9000 AALBORG

Transkript

1 MILJØ- OG ENERGIFORVALTNINGEN AK INDKØB HJULMAGERVEJ 24, 9000 AALBORG

2 AALBORG KOMMUNE MILJØ- OG ENERGIFORVALTNINGEN INDHOLDSFORTEGNELSE Side HOVEDTAL... 3 ÅRSBERETNING... 4 REGNSKAB Anvendt regnskabspraksis... 9 Resultatopgørelse Balance Note

3 HOVEDTAL HOVEDTAL Beløb i kr Omsætning Omsætningsstigning Dækningsgrad % 46,1 % 57,3 % 65,3 % 62,9 % 65,0 % Antal ansatte * 7,1 5,9 5,2 5,5 4,4 3,8 Omsætning pr. ansat Salgsomkostninger pr. ansat Årets resultat ** Overskudsgrad 7,1 % - 33,4 % 34,5 % 23,7 % 29,8 % Aktiver i alt Indkøbsvolumen - mio. kr. 282,5 305,8 316,1 317,5 287,8 249,3 Bonus-pct af indkøbsvolumen 2,0 % 2,0 % 2,0 % 2,0 % 2,0 % 2,0 % *) Administration blev pr. 1. oktober 2010 adskilt i 2 enheder: Aalborg Forsyning, Service A/S og Forsyningsvirksomhederne, Administration. I den forbindelse forblev Indkøbsaftalefunktionen nu AK Indkøb sammen med de øvrige skattefinansierede områder i Forsyningsvirksomhederne, men da med personale direkte ansat i Indkøbsaftalefunktionen. **) Årets negative resultat i 2012 skyldes primært Indkøbsaftalefunktionens bidrag på kr. til kommunens rammebesparelse på fremmede lejemål. 3

4 ÅRSBERETNING LEDELSE M.V.: Bestyrelsen for AK Indkøb tidligere benævnt Indkøbsaftalefunktionen - er byrådet med Forsyningsudvalget nu Miljø- og Energiforvaltningen, som den umiddelbare bestyrelse. AK Indkøb er organisatorisk placeret under Forsyningsvirksomhederne nu Miljø- og Energiforvaltningen. INDLEDNING: AK Indkøb blev oprettet den 1. januar 1995 med hjemmel i byrådets møde den 10. oktober 1994, pkt. 4, hvor det besluttedes, at indkøbsafdelingerne i Borgmesterens Forvaltning og Forsyningsvirksomhederne skulle sammenlægges og organisatorisk placeres under Forsyningsvirksomhederne. AK Indkøbs ydelser omfatter indgåelse af indkøbsaftaler på varer og tjenesteydelser med det mål for øje at opnå de bedst mulige betingelser for kommunens indkøb. Herudover fungerer AK Indkøb som konsulenter i forbindelse med indkøb, som ikke er aftaledækket og ved andre større specielle indkøb. Konsulentfunktionen kan også udøves over for andre kommuner og offentlige myndigheder. Til at koordinere Aalborg Kommunes indkøb, i henhold til den vedtagne indkøbspolitik, er der nedsat en Indkøbsgruppe. Indkøbsgruppen består af repræsentanter for de 7 forvaltninger, idet hver forvaltning har mulighed for at udpege 2 repræsentanter. Skole- og Kulturforvaltningen, og Miljø- og Energiforvaltningen har udpeget 2 repræsentanter hver, medens de øvrige forvaltninger har udpeget 1 repræsentant hver. Hovedmålsætningen for AK Indkøb er at indgå indkøbsaftaler i henhold til gældende EUdirektiver og i øvrigt i overensstemmelse med den af byrådet vedtagne indkøbspolitik. Indkøbsgruppen mødes jævnligt og efter behov, dog mindst 3 gange årligt. Det enkelte medlem af Indkøbsgruppen er forpligtet til at arbejde effektivt for realiseringen af indkøbspolitikken. Herunder er de forpligtiget til at medvirke ved fremskaffelse af de nødvendige oplysninger i forbindelse med aftaleindgåelse. Medlemmerne af Indkøbsgruppen skal desuden virke koordinerende i samarbejdet mellem Indkøbsgruppen og forvaltningerne. AK Indkøb ønsker at sikre, at kommunale indkøb af varer og tjenesteydelser sker efter saglige og forretningsmæssige vurderinger og i overensstemmelse med gældende retningslinier. Det er AK indkøbs ansvar, at de kommunale afdelinger, der er forpligtet i henhold til den vedtagne indkøbspolitik, er informeret om de indgåede aftaler og de handelsmæssige vilkår. 4

5 Varer og tjenesteydelser indkøbt til Aalborg Kommune skal være bæredygtige og opfylde minimumskrav til arbejdsløn, arbejdsforhold, arbejdsmiljø, miljø, klima, demokrati og social ansvarlighed. Varer og tjenesteydelser fra virksomheder, der er certificerede efter EMAS, ISO14001 og OH- SAS eller lignende certificerede systemer, skal prioriteres, og miljø- og bæredygtighedsmærkede produkter vil blive foretrukket, hvor det er teknisk, kvalitetsmæssigt og økonomisk muligt, på baggrund af hvad, der er juridisk muligt i relation til Udbudsdirektivet. Det projekt, der kørte ultimo 2012, som skulle vise, om Opus E-indkøb skulle fortsætte med den tidligere fastlagte strategi, eller om der skulle skiftes spor, fremkom med den anbefaling, at strategien skulle ændres til, at det var via frivillighedsprincippet, at der skulle komme nye brugere til systemet. Dette ændrer dog ikke ret meget ved de ressourcer, der skulle bruges på AK Indkøb. Opgaverne i forbindelse med Opus E-indkøb er næsten de samme, uanset antallet af brugere. Kommunen har valgt at skifte Økonomisystem pr. 1 januar 2015 og dermed skal der også kigges på E-indkøb. AK Indkøb m.fl. skal gennem 2014 have udarbejdet kravspecifikationer til et nyt system, hvor der er forhåbninger om, at der vil blive tilbudt brugervenlige E-indkøbssystemer. AK INDKØBS HOVEDAKTIVITETER/KUNDER: AK Indkøbs hovedopgave er at indgå indkøbsaftaler for samtlige forvaltninger. Leverandørernes klagelyst i forbindelse med udbud er stigende, dog har AK Indkøb været forskånet for de store sager i Udviklingen i leverandørernes klagelyst forventes at fortsætte i 2014, da leverandørerne fortsat er presset af finanskrisen og konkurrencen generelt er voksende. De seneste eksempler er indenfor 112-området (Fritvalgs-ordninger i forbindelse med hjælpemidler), hvor de sidste 14 udbud inden for området, alle er blevet annulleret efter henvendelse fra den ene eller anden tilbudsgiver. Aalborg Kommune har tilsluttet sig en del af de forpligtende SKI-aftaler, og AK Indkøb udarbejdede en Benchmark på et af områderne (Aftørringspapir m.m.). Denne viste, at kommunen ikke fik den udmeldte besparelse fra KL, ved at tilslutte sig denne aftale. På baggrund af dette, blev det besluttet i Direktørgruppen, at man i de kommende forpligtende aftaler kunne, trods tidligere beslutning, undlade at tiltræde disse. Hvis kommunen undlader at tiltræde disse, skal det godkendes i Indkøbsgruppen først. De første erfaringer med disse aftaler viser, at der pågår et stort implementeringsarbejde, dels internt i kommunen, men også i at forstå, hvorledes aftalen er skruet sammen. De forpligtende aftaler fortsætter de næste år. AK Indkøb deltager i grupper, der kommer med forslag om, hvilke områder, der med fordel kan indgå. Bonusgrundlaget for AK Indkøb er faldende, jo flere forpligtende SKI-aftaler, kommunen indgår, og dermed skal man være opmærksom på finansieringen af AK Indkøb. Alle nye aftaler er obligatoriske, hvor der er taget hensyn til flere ting end økonomien. Det kan være kvalitet, service, miljø og arbejdsmiljømæssige forhold. 5

6 AK Indkøbs kunder/afdelinger, der handler på aftalerne, består primært af kommunale og selvejende institutioner. Herudover ydes der konsulentbistand over for andre offentlige myndigheder, kommuner og selvejende institutioner. De - via kommunens revisor - indkøbte årlige indkøbsanalyser til Indkøbsgruppen, er afløst af hyppigere analyser på udvalgte områder, hvor de indhentede data vil være af en nyere karakter. AK Indkøb har i 2013 benyttet sig af et analysesystem fra KMD i forbindelse med Opus, hvor man kan lave analyse på tværs af leverandørerne. Dataene i disse analyser har hidtil dog ikke været valide nok, og dermed har man bibeholdt det tidligere analysesystem. Denne analyse skal med i de kravspecifikationer, AK Indkøb udarbejder til nyt E-indkøbssystem. LEASINGAFTALER M.V.: AK Indkøb indgår leasingaftaler vedrørende biler, multifunktionsmaskiner mv. Dette sker ved hjælp af en leasingramme indgået på overordnet niveau. ÅRETS RESULTAT, KOMMENTARER TIL ÅRETS DRIFT: 2013 er forløbet tilfredsstillende med en indkøbsvolumen på i alt 282,5 mio. kr. Det økonomiske resultat anses for tilfredsstillende. Der var budgetteret med et underskud på kr. mod et realiseret overskud på kr., hvilket gav en forbedring af resultatet på kr. MEDARBEJDERFORHOLD: Administration blev pr. 1. oktober 2010 adskilt i 2 enheder: Aalborg Forsyning, Service A/S og Forsyningsvirksomhederne, Administration. I den forbindelse forblev AK Indkøb sammen med de øvrige skattefinansierede områder i Forsyningsvirksomhederne nu Miljø- og Energiforvaltningen, men med personale direkte ansat i AK Indkøb. Som følge af de ubesatte stillinger, der var ultimo 2012, ansatte AK Indkøb en ny medarbejder pr. 1. januar 2013 i den tidsbegrænsede stilling. Den faste stilling blev besat pr. 1. februar Henover foråret viste der sig et stigende behov for opnormering. Pr. 1. juli 2013 blev den tidsbegrænsede stilling opnormeret til en fast. Derudover blev der oprettet en yderligere fast stilling pr. 1. oktober I forbindelse med disse nyansættelser har kurser haft stor prioritering, således at AK Indkøb har været helt opdateret på udbudsområdet. 6

7 MILJØ/GRØNNE REGNSKABER: Det er AK Indkøbs målsætning at sikre, at varer og tjenesteydelser fra virksomheder, der er certificerede efter EMAS, ISO14001 og OHSAS eller lignende certificerede systemer bliver prioriteret, og miljø- og bæredygtighedsmærkede produkter vil blive foretrukket, hvor det er teknisk, kvalitetsmæssigt og økonomisk muligt, dog med Udbudsdirektivet i baghovedet, således at man altid overholder det juridiske aspekt. 7

8 KONKURRENCEFORHOLD: FORVENTNINGER TIL DET KOMMENDE ÅR: AK Indkøbs forventning til det kommende år er at udbygge Aalborg Kommunes aftalegrundlag på indkøbsområdet, dels inden for Indkøbsdirektivets område, dels inden for Tjenesteydelsesdirektivets område, hvor de enkelte forvaltninger selv foretager en del udbud. Nabokommuners og andre kommuners mulighed for at benytte Aalborg Kommunes indkøbsaftaler - inden for udvalgte områder - vil præge fremtiden både økonomisk og ressourcemæssigt. Som en del af økonomiaftalen for 2012 mellem regeringen og KL er der lanceret nye forpligtende kommunale indkøbsaftaler, som skal udbydes via SKI. De nye aftaler skal bidrage til at effektivisere kommunernes indkøb yderligere. De forpligtende indkøbsaftaler vil også i de kommende år præge Aalborg Kommunes indkøbsfunktion. Det er vigtigt, at Aalborg Kommune er repræsenteret i de grupper, der tager beslutning om, hvilke områder der skal indgå samt deltager i de arbejdsgrupper, der udarbejder udbudsmaterialerne Til det fremtidige indkøbssystem, skal der som tidligere beskrevet, udarbejdes en kravspecifikation. I den forbindelse vil man også kigge på et aftalemodul, da det nuværende har nogle mangler. Ved budgetbehandlingen blev det besluttet, at ResultatCentrene skulle nyvurderes med henblik på, at ejeren (Aalborg Kommune) skal have en husleje for ejendomme og grunde svarende til markedslejen, såvel som tilbagebetaling af den oprindelige indskudte kapital, som dækning for administrationsomkostninger og direkte omkostninger samt udbytte af regnskabsresultatet året før. I henhold til byrådsmøde 27. februar 2006, pkt. 6 er principperne godkendt således, at der fra og med regnskab 2005, hvert år skal betales et udbytte fra AK Indkøb på kr. Som en konsekvens heraf kan det blive nødvendigt at regulere bonusprocenten. 8

9 ANVENDT REGNSKABSPRAKSIS RESULTATOPGØRELSEN: Indtægtskriterium: Udgifter: Som indtægtskriterium anvendes bonus på op til 2,0 % af opnået indkøbsvolume på indkøbsaftalerne samt overskud fra køb-/salgsfunktionen. Udgifterne er henført til bogføringstidspunktet. OMSÆTNINGSAKTIVER: kr. Tilgodehavende i kommune- AK Indkøb har siden den 1. januar 1998 anvendt en mellemregkassen. ningskonto. Den er startet på 0 kr. pr. 1. januar Pr. 31. december 2013 udgjorde opsparingen i kommunekassen kr. 9

10 RESULTATOPGØRELSE FOR ÅRET Realiseret Note Realiseret Budget sidste år kr kr kr. 1 OMSÆTNING Salgsomkostninger mv DÆKNINGSBIDRAG Lokaleomkostninger Administrationsomkostninger Udbyttebetaling til kommunekassen Bidrag til rammebesparelse på fremmede lejemål IT udgifter Bidrag for administrative ydelser Driftsomkostninger i alt RESULTAT FØR RENTER Renteudgifter ÅRETS RESULTAT

11 BALANCE PR. 31. DECEMBER 2013 Note Realiseret Sidste år kr. OMSÆTNINGSAKTIVER: Varebeholdninger Tilgodehavender: 4 Tilgodehavender i kommunekassen Omsætningsaktiver i alt AKTIVER I ALT EGENKAPITAL PASSIVER I ALT

12 NOTER Note Realiseret i alt Sidste år kr. 1 OMSÆTNING Bonus fra leverandører Salg af varer Omsætning i alt SALGSOMKOSTNINGER: Indkøbslønninger Øvrige udgifter Vareforbrug Salgsomkostninger i alt Renteudgifter I forbindelse med afslutningen af Regnskab 2010 besluttede kommunen, at der ikke skal foretages forrentning af det skattefinansierede indestående i kommunekassen. 4 TILGODEHAVENDER I KOMMUNEKASSEN: Pr. 31. december 2013 udgjorde tilgodehavendet hos Aalborg Kommune kr. 12