Projekt Vej og Park Oplæg til Fremtidig driftsstruktur Vej og Park

Transkript

1 Projekt Vej og Park Oplæg til Fremtidig driftsstruktur Vej og Park 1. Opgavevaretagelse 2. Organisering 3. Placering af - og antal materielgårde Udgivelsesdato : 14. maj 2009 Revideret 18. maj 2009

2 Indholdsfortegnelse 2 Resume og anbefaling... 4 Indledning... 6 Organisation og rationaler indtil nu... 6 Opgavevaretagelse... 7 Nuværende driftsopgaver... 7 Mængdeopgørelser og ydelsesbeskrivelser... 8 Parkdrift Kerneopgaver... 9 Vejdrift kerneopgaver Nuværende organisation Status nuværende lokalisering (medarbejdere og materielgårde) Økonomiske forhold Arbejder for øvrige kommunale institutioner Udliciteringsgrad Fremtidig opgavevaretagelse af vej- og parkdrift Modeller og konsekvenser ved organiseringsformer Selvforvaltningsaftale Dialogbaseret model / Intern kontraktstyring Eksterne kontrakter/udlicitering Bestillers indflydelse i planlægningsfasen Bestillers indflydelse i udførelsesfasen Anbefaling og vurdering af fremtidig organisationsform Vurdering af forskellige driftsstrategier Udlicitering af driftsopgaver Opsummering fordele og ulemper ved udlicitering Udførelse af driftsopgaver i eget regi Opsummering af fordele og ulemper ved egen udførerenhed Anbefaling og vurdering af fremtidig driftsstrategi Forslag til metode til optimering af driftsprocesser Eksempel på arbejdsopgaver og tilhørende kategori Øvrige opgaver Forslag til ny organisation for udførerenheden Øvrige fokusområder ved dannelse af en ny organisation Løsning af administrative opgaver Oplæg og model til fremtidig placering af og antallet af materielgårde Kortlægning Workshop Side 2 af 81 rev. 18. maj 2009

3 Gennemgang af de eksisterende materielgårde Interviews Modelanalyse Model 1 - Én stor materialegård Vurdering af fordele og ulemper Økonomi Model 2 - Én stor materialegård med satellitter Vurdering af fordele og ulemper Økonomi Model 3 - To materialegårde Vurdering af fordele og ulemper Økonomi Model 4 - Renovering af eksisterende materialegårde Vurdering af fordele og ulemper Økonomi Opsummerende konklusioner for modeller anvendt i den økonomiske analyse Muligheder og konsekvenser ved forskellige scenarier Scenarium Scenarium Scenarium Anbefaling af valg af Scenarium Tidsplan ved implementering af fremtidig organisation Bilag Bilag 1 Projektplan for projektet Opgavevaretagelse på området Vej & Park Bilag 2 De almene driftsopgaver Bilag 3 Workshop Bilag 4 Gennemgang af de eksisterende materielgårde Bilag 5 Interviewguide Bilag 6 Organisationsplan Bilag 7 Stillingsbeskrivelser Side 3 af 81 rev. 18. maj 2009

4 1. Resume og anbefaling Materielgårde og placering 5 materielgårde er for mange. Der er et potentiale for besparelser ved at samle aktiviteterne på færre materielgårde og frasælge de resterende. Både økonomiske analyser og medarbejderne peger på at to materielgårde er en ideel løsning. Anbefalingen er derfor at den nuværende materielgård på Koldingvej i Vejen og materielgården i Rødding renoveres og udbygges. De øvrige materielgårde afvikles og sælges. Løsningen vil kunne realiseres inden for 2 år alt afhængig af fremdriften i udbygning og salg. Materielgården på Koldingvej i Vejen renoveres og udbygges så der er plads til alle medarbejdere. Materielgården bliver fremover hovedmaterielgård hvor driftsledelsen er samlet, ligesom der skal være mødefaciliteter til samtlige medarbejdere. Materielgården i Rødding renoveres og den bliver fremover stillested med fokus på grønne områder i Rødding, Skodborg og Jels samt vintervedligeholdelse. Udbygning og renovering af de to materielgårde vil kræve en nettoinvestering på kr , såfremt forudsætningerne for investeringer og salg af de resterende materielgårde holder. Af investeringsplanen, tabel 15 side 50 fremgår at netto investeringen for perioden vil være kr. for ombygning og renovering. Effektiviseringen ved en samling af aktiviteterne på to materielgårde knytter sig blandt andet til større muligheder for samarbejde mellem medarbejdergrupperne ligesom kortere kommandoveje eliminerer spildtid. Desuden vil samlingen af medarbejdergrupperne styrke opfattelsen af at Vej og Park er en organisation med fælles mål. Det vurderes at den årlige rationaliseringsgevinst ved gennemførelse af forslaget vil være ca kr. pr år, i forhold til den økonomiske ramme for Den årlige rationaliseringsgevinst vil slå fuldt igennem i 2012 når organisationen er samlet og på plads. Af hensyn til efterslæbet på belægningssiden samt den manglende udvikling på opgaveløsning anbefales det at fastholde rationalet på området fordelt med kr. til belægninger samt en pulje til udvikling på kr.. Udviklingspuljen skal kunne frigives efter ansøgning. Udnyttes puljen ikke tilgår den Vejen Kommunes kassebeholdning. Side 4 af 81 rev. 18. maj 2009

5 Organisering: Det anbefales at den nuværende organisering med to ligestillede formandsniveauer slankes til en fladere organisation med en virksomhedsleder, områdeledere og sjakbajser. Herved styrkes opfattelsen af at Vej og Park er en virksomhed med fælles mål. Organisationsændringen skal iværksættes nu og forventes at forløbe hen over sommeren, så den er på plads omkring 1. oktober Samarbejdsformen mellem administration og udførerenhed bør bygge på principperne i den dialogbaserede organisationsmodel. Herved sikres at der som udgangspunkt vil være samme fælles mål og ansvar - at levere de aftalte driftsydelser inden for de aftalte rammer. Driftsstrategi: Det anbefales at Vejen Kommune fastholder en faglig udførermæssig kompetence inden for flere områder af vej- og parkdrift, så driftsarbejder inden for vej- og parkdrift fortsat kan udføres i eget regi. Løsningen af driftsopgaverne skal løbende optimeres og det er et mål at have en udliciteringsgrad på %. Herved sikres, at der altid er konkurrence på opgaveløsningen. Ved udbud af delopgaver anbefales at udbyde afgrænsede fagopdelte entrepriser med veldefinerede kravspecifikationer, servicemål og kvalitetskrav. Herved sikres det bedste konkurrencegrundlag da både små- og mellemstore virksomheder herved har mulighed for at byde på opgaven. Erfaringsmæssigt er veldrevne Vej- og Parkvirksomheder fuldt ud konkurrence dygtige sammenlignet med private aktører på området. Når den anbefalede organisationsændring er gennemført vil Vejen Kommunes nye Vej- og Parkservice være en moderne og effektiv virksomhed, hvor løsningen af de stillede opgaver er i fokus. Dette forhold vil og skal være dokumenterbar når organisation og lokaliteter er fuldt på plads. Vej og Park i Vejen Kommune kan sammenlignes og sidestilles med driftsorganisationerne i Esbjerg og Billund Kommuner. I Esbjerg Kommune har kommunens egen driftsvirksomhed vundet entreprisen for vej og parkdrift i tidligere Ribe Kommune. Billund Kommune har netop været igennem en tilbudsproces, hvor kommunens egen driftsorganisation var billigst på vej og parkdriften. Det resulterede i at medarbejderne fra de eksterne firmaer der forestod driftsarbejderne blev virksomhedsoverdraget til Billund Kommune. Udbudsprocessen i Billund Kommune har medført rådgiverudgifter på ca kr. hertil kommer intern arbejdskraft som også andrager en væsentlig andel. Side 5 af 81 rev. 18. maj 2009

6 2. Indledning Nærværende analyse omhandler delafrapportering af projektet Opgavevaretagelse på området Vej & Park. Projektet er beskrevet i bilag 1, Projektplan for projektet Opgavevaretagelse på området Vej & Park. Anledningen til projektet er direktionens målsætning om at indrette produktion af serviceydelser og myndighedsopgaver så effektivt som muligt således at produktionen øges indenfor de afsatte ressourcer, eller der bruges færre ressourcer til at producere det samme med mindst mulig gene for borgerne. I henhold til projektplanen skal projektet omfatte følgende områder: 1. Analyse, vurdering og prioritering af opgaveløsningen 2. Udarbejdelse af standarder og retningslinjer for området 3. Den organisatoriske opbygning ud fra opgaveløsningen 4. Omfang og metode til ressourcestyring 5. Afdække hvilke opgaver der fremover skal løses i kommunens regi eller løses af eksterne leverandører 6. Sikre konkurrence på indkøb og leverancer. Punkterne er gennemarbejdet af projektgrupper sammensat af markpersonale og administrative medarbejdere. Punkterne 3 og 5 er beskrevet i nærværende rapport og omhandler analyse af: Fremtidig opgavevaretagelse Opgaveløsningen og den organisatoriske opbygning Antal materielgårde og fremtidig placering. Punkterne er gennemarbejdet og belyst med involvering af hele personalegruppen. Der er afholdt workshop, hvor der blev fokuseret på Vej og Parks styrker og svagheder og der er gennemført interview med en række medarbejdere ligesom der er foretaget besigtigelse af kommunens nuværende materielgårde. Med baggrund i Vej og Parks nuværende opgaveportefølje og områdets kerneopgaver er der opstillet et forslag til fremtidig driftsstrategi og opgaveløsning. Herefter er der ud fra workshop, interview og materialegårdsbesøg opstillet forslag til en ny organisation for udførerenheden og tilhørende forslag til placering af og antal materielgårde. Analysen afrundes i afsnit 8 med muligheder og konsekvenser ved tre forskellige scenarier. 2.1 Organisation og rationaler indtil nu I forbindelse med Kommunalreformen er der foretaget effektiviseringer. Vej og Park er sammenlagt af 6 forskellige enheder af forskellig størrelse og karakter. Side 6 af 81 rev. 18. maj 2009

7 På driftsområdet er der holdt fast i den oprindelige struktur indtil 1. maj Dette skyldes primært at vinterdriften var i beredskab samt, at der har været lagt meget stor vægt på sikker drift. Medarbejderne er i dag rokeret rundt på de eksisterende materielgårde efter en model hvor kommunen er dækket geografisk ind på de 2 fagområder Vej og Park. Natur og Vandløbs medarbejdere er placeret centralt i Brørup og de øvrige er placeret i Vejen, Rødding og Holsted. Værkstedfunktionen er placeret i Vejen. Arbejdet udføres i dag med mindre forskelligheder hvilket skyldes en meget spredt lokalisering, samt et ikke fuldt registrerings og dokumentations grundlag. På Vej- og Parkområdet er driftsbudgettet reduceret med 19 % + 3% i alt 22% Baggrunden for reduktionen var billigst drevne kommune Reduktionerne er indhentet ved effektiviseringer samt stordriftsfordele indenfor hele området. Drift og vedligehold af belægningsområdet har en speciel udfordring, da der i de tidligere kommuner og amter blev udført større belægningsarbejder (asfalt og fortovsomlægninger) som anlæg. Denne post udgjorde 6-10 mio. kr. årligt afhængigt af projekterne og det aktuelle behov. Denne anlægspost er ikke overgået til de nuværende budgetter. Dette påvirker belægningstilstanden hvilket betyder større reparationsbehov samt en værdiforringelse af vejanlæggene. Vej- og Parkdriften er reduceret til et omfang, hvor der udelukkende er mulighed for fokusering på vedligehold. Udvikling af områderne samt af opgaveløsningen er ikke et fokusområde, hvilket vurderes at være et problem dels i forhold til organisationen og i høj grad i forhold til medarbejderne. Ændringerne indtil nu samt registreringerne er ikke tilstrækkeligt for den fremtidige drift af Vej- og Parkområdet. Der er således behov for en større omlægning såvel organisatorisk som strukturel, hvilket er baggrunden for nærværende projekt Vej og Park. 3 Opgavevaretagelse 3.1 Nuværende driftsopgaver Vej og Park løser opgaver inden for følgende driftsområder: Drift af veje Drift af kommunale grønne områder Drift af grønne områder for kommunale institutioner Drift af kommunale vandløb Driftsopgaverne der løses i forbindelse med vej- og parkdrift er beskrevet bilag 2. Driftsopgaverne løses på baggrund af driftsinstrukser der beskriver ydelsesomfang og kvalitetsniveauet for de enkelte opgaver. Kvalitetsniveauet er fastlagt både ud fra de økonomiske rammer for området og ud fra hvordan opgaven tidligere er blevet udført i de gamle kommuner. Side 7 af 81 rev. 18. maj 2009

8 Mange driftsopgaver er udliciteret til eksterne entreprenører f.eks. Udlægning af asfalt Kørebaneafmærkning Gadefejning Tømning af vejbrønde Vintertjeneste Gadebelysning Drift af 70 km tidligere amtsveje i tidligere Sønderjyllands amt. Eksterne entreprenører benyttes desuden til udførelse af større driftsarbejder som f.eks. hegnsklipning, rabatafhøvling m.v. 3.2 Mængdeopgørelser og ydelsesbeskrivelser På vejområdet findes der mængdeopgørelser for driftsaktiviteterne på de tidligere amtsveje. For kommunevejene er der kun i begrænset omfang mængdeopgørelse for de enkelte driftsaktiviteter. Inden for det grønne område findes der kun i begrænset omfang mængdeopgørelser for driftsaktiviteterne. Driftsopgaverne som Vej og Park udfører på kommunale institutioner er beskrevet i driftsaftaler hvor der er angivet ydelsesomfang og afregningsgrundlag. Drift af vandløb udføres på baggrund af regulativer og efter anvisning fra Natur og Miljøafdelingen. Vintervedligeholdelsen udføres på baggrund af vinterregulativet. I forbindelse med gennemførelse af Projekt Vej og Park er der udarbejdet ydelsesbeskrivelser for de enkelte driftsopgaver inden for områderne vejdrift og parkdrift. Side 8 af 81 rev. 18. maj 2009

9 3.3 Parkdrift Kerneopgaver På baggrund af analyse foretaget i forbindelse med Projekt Vej og Park er de primære opgaver inden for parkdrift beskrevet på figur 1: Figur 1. Parkdrift, primære opgaver Driftsområdets tre kerneopgaver er: Skattefinansieret parkdrift og vedligehold* Brugerfinansieret parkdrift og vedligehold** Vandløb, grødeskæring og vedligehold** * Området omfatter drift af kommunale parker og øvrige grønne områder. **Området omfatter drift af kommunale idrætsanlæg og boldbaner samt drift af grønne områder ved kommunale institutioner. Området beskæftiger 43 medarbejdere (2008) fordelt på følgende personalegrupper: 1 Formand 2 Teamledere 39 Specialarbejdere* 1 elev *Heraf 6 sæsonansatte, der arbejder med grødeskæring og 7 sæsonansatte der arbejder med pleje af grønne områder. Desuden er der 2 ansat i jobtræning. Side 9 af 81 rev. 18. maj 2009

10 3.4 Vejdrift kerneopgaver På baggrund af analyse foretaget i forbindelse med Projekt Vej og Park er de primære opgaver inden for vejdrift beskrevet på figur 2: Timer fordelt procentvis på hovedområder Øvrige bestillingsarbejder 8% Administration, ledelse, borger henv, møder 4% Ferie, afspadsering, sygdom, kursus m.v 15% Øvrige driftsopgaver 12% Vintervedligeholdelse 4% Skilte 6% Asfaltveje 12% Fortove 6% Grusveje 10% Rabatter og grøfter 23% Asfaltveje Fortove Grusveje Rabatter og grøfter Skilte Vintervedligeholdelse Øvrige driftsopgaver Administration, ledelse, borger henv, møder Øvrige bestillingsarbejder Ferie, afspadsering, sygdom, kursus m.v Figur 2 Vejdrift, primære opgaver Vejdriftsområdets fem kerneopgaver er: Rabatter og grøfter Asfaltveje (inkl. vintertjeneste) Grusveje Fortove Skilte Driftsarbejderne omfatter blandt andet ikke: Asfaltarbejder Kørebaneafmærkning Gadefejning Tømning af vejbrønde Vintertjeneste Gadebelysning Drift af 70 km tidligere amtsveje i tidligere Sønderjyllands amt. Området beskæftiger 28 medarbejdere (2008) fordelt på følgende personalegrupper: 1 Formand 1 Teamleder 1 Viceformand 25 Specialarbejdere* *Heraf 1 sæsonansat, 1 i fleks job og 1 i jobtræning. Side 10 af 81 rev. 18. maj 2009

11 3.5 Nuværende organisation Samarbejdet mellem administration og udførerenheden er oprindeligt baseret på principperne i BUM Modellen, hvor det som udgangspunkt er administrationen der Bestiller opgaver hos Udførerenheden, og at det er Udførerenheden der udfører arbejdet. Som følge af Vejen Kommunes overordnede beslutning om en flad organisation og ledelsesstruktur med en direktør, afdelingschef og virksomhedsleder foregår samarbejdet mellem bestiller og udfører i dagligdagen efter principperne i en dialogbaseret organisationsmodel. Udførerenheden er organiseret med en formand for vejdrift og en formand for parkdrift. Ledelsesmæssigt er de to formænd sidestillede og de har ledelsesansvaret for medarbejderne der kan henføres til henholdsvis park og vejområdet. Vejformanden har ledelsesansvaret for værkstedspersonalet Under formændene er der fire teamledere der har det faglige ansvar for arbejdets udførelse i de enkelte teams. Formændene refererer til virksomhedslederen og medarbejdere og teamledere refererer til formændene. Det daglige driftsarbejde foregår overvejende områdemæssigt med udgangspunkt fra de nuværende 5 materielgårde. Formanden for vejområdet er tilknyttet materielgården, Industrivej i Vejen og formanden for gartnerområdet er tilknyttet materielgården i Rødding. De fire teamledere er tilknyttet materielgårdene i henholdsvis Vejen, Brørup og Holsted. Det administrative ansvar herunder budget og økonomi ligger hos virksomhedslederen. Snitflader og ansvarsområder mellem administration og udførerenhed er ikke fastlagt entydigt. Side 11 af 81 rev. 18. maj 2009

12 3.6 Status nuværende lokalisering (medarbejdere og materielgårde) Udførerenheden omfatter 75 personer, fordelt på følgende medarbejdergrupper: 1 Vejformand 1 Gartnerformand 1 Kontorassistent 4 Teamledere 3 Mekanikere/smede 64 Specialarbejdere* 1 Elev * Heraf 14 sæsonansatte og 4 der er i jobtræning. Driftsarbejderne bliver i dag udført distriktsvis med udgangspunkt fra de tidligere amters/kommuners materielgårde i henholdsvis Brørup Holsted - Vejen, Industrivej - Vejen, Koldingvej og Rødding. Materielgårdenes placering fremgår af figur 3: Figur 3 Oversigtskort med materielgårde Side 12 af 81 rev. 18. maj 2009

13 Vej og Park har også materielpladser i Bække, St. Andst, Gesten og Lindknud. Pladserne bruges kun i begrænset omfang til mindre oplag. Pladserne kan sælges uden konsekvens for gennemførelse af driftsarbejderne. Af nedenstående tabel 1 fremgår medarbejderplaceringen. Brørup Holsted Vejen Koldingvej Vejen Industrivej Rødding Vejformand 1 Gartnerformand 1 Teamleder, gartner 1 1 Teamleder, 1 vandløb Teamleder, vej 1 1 Vejmed Vejmed. sæson. 1 Parkmed. 3 13* 5 Parkmed. sæson 4 3 Vandløbsmed. 3 Vandløbsmed. sæson 6 Jobtræning Smede 3 Kontor 1 Tabel 1 * Inklusiv 1 elev Som det fremgår af ovenstående er Driftsafdelingens nuværende materielgårde spredt på 5 forskellige lokaliteter ud over hele kommunen. Ingen af de nuværende materielgårde har en størrelse, så de kan rumme alle medarbejderne og de tilhørende maskiner. Generelt er de nuværende materielgårde utidssvarende og de trænger til grundig istandsættelse. Materielgården i Holsted og Rødding har ingen overdækkede faciliteter til vejsalt. Det vurderes, at der skal bruges omkring kr. 3,5 mio. kr., hvis bygningerne skal føres ajour, så velfærdsfaciliteterne er i overensstemmelse med gældende arbejdsmiljøregler. Hertil kommer et stigende renoveringsbehov, da hovedparten af bygningerne har et vedligeholdelsesmæssigt efterslæb. Side 13 af 81 rev. 18. maj 2009

14 4 Økonomiske forhold Vej og Parks samlede driftsbudget var i 2008 kr mio. Forbruget pr er opgjort til kr mio. kr. og det er fordelt på følgende områder: Drift af veje: Drift af grønne områder: Fælles funktioner for Vej og Park: I alt vej og parkdrift: Kollektiv trafik Vej og Park i alt: 39.7 mio. kr. 7.3 mio. kr. 2.7 mio. kr mio. kr. 9,5 mio. kr mio. kr. Udgiften til vej og parkdrift, inklusiv fællesfunktioner, var i mio. kr. Vejdrift: Udgifterne til drift af kommunale veje fremgår af tabel 2: Mio. kr. Almen vejdrift 14.8 Vintertjeneste 6.1 Vejbelysning 5.4 Asfaltbelægninger og striber 11.0 Mindre anlæg og forbedringer 2.4 Vejdrift i alt 39.7 Tabel 2 Udgifter til vejdrift I figur 4 er vist den procentvise fordeling af udgifterne til de enkelte driftsområder. 6% Almen vejdrift 28% 37% Vintertjeneste Vejbelysning 14% 15% Asfaltbelægninger og striber Mindre anlæg og forbedringer Figur 4 Vejdrift, procentvis fordeling af udgifter Side 14 af 81 rev. 18. maj 2009

15 Af figur 4 fremgår at asfaltbelægninger og striber, vintertjeneste og vejbelysning udgør ca. 57 % af udgiften til drift af kommunale veje. Udgiften til vintertjeneste er baseret på forbruget i Alt afhængig af vinteren vil udgiften til vintertjeneste variere fra år til år. Parkdrift: Udgiften til drift af de kommunale parker og grønne områder fremgår af tabel 3. Mio. kr. Drift af grønne områder 6.2 Køb af materialer m.v. 1.1 Drift af grønne områder i alt 7.3 Tabel 3 Udgifter til drift af parker og grønne områder. I figur 5 er vist den procentvise fordeling af udgifterne til drift af grønne områder. 12% Køb af materialer m.v. Drift af grønne områder i alt 88% Figur 5 Parkdrift, procentvis fordeling af udgifter Af de 7.3 mio. kr. til drift af grønne områder er de ca. 1.1 mio. kr. varekøb og køb af tjenesteydelser hos fremmede entreprenører. De resterende 6.2 mio. kr. er lønudgifter til egne folk og maskiner. 4.1 Arbejder for øvrige kommunale institutioner Som det fremgår af opgørelsen for kerneopgaverne for parkdrift udfører Vej og Park en lang række driftsopgaver for øvrige kommunale institutioner. Arbejdet omfatter primært drift og vedligehold af institutionernes grønne områder samt drift af vandløb for Natur og Miljø. I 2008 udførte Vej og Park driftsarbejder for i alt kr mio. kr. for kommunale institutioner. Side 15 af 81 rev. 18. maj 2009

16 Af tabel 4 fremgår omsætningen fordelt på de kommunale institutioner. Mio. kr. Natur og Miljø 3.7 Kultur og Fritid 3.3 Forsyning, Affald 0.5 Forsyning, Spildevand 0.6 Institutioner 2.6 I alt 10.7 Tabel 4 Omsætning fordelt på kommunale institutioner Omsætningen omfatter arbejdsløn, maskintimer og varekøb. Fordelingen af omsætningen fremgår af figur 6. Vej og Park s arbejde fordelt på kommunale institutioner Materialeforbrug Maskiner Løn Natur og Miljø Kultur og Fritid Forsyning, Affald Forsyning, Spildevand Institutioner Figur 6 Omsætning på kommunale institutioner Driftsopgaverne, som Vej og Park udfører på kommunale institutioner, er beskrevet i driftsaftaler, hvori der er angivet ydelsesomfang og afregningsgrundlag. Side 16 af 81 rev. 18. maj 2009

17 4.2 Udliciteringsgrad Vejområdet: Inden for vejområdet kan de udførte driftsarbejder i 2008 opdeles i følgende organisatoriske opgavetyper: Egen drift inkl. vintertjeneste (egne medarbejdere og maskiner) Varekøb og entreprenørydelser Mindre anlæg og forbedringer udført af eksterne entreprenører Udliciterede opgaver o Belægninger og striber o Vejbelysning o Vintertjeneste, fremmed entreprenør o Gadefejning og brøndtømning o Driftskontrakt Sønderjyske veje Værdien af de udførte arbejder fremgår af tabel 5. Mio. kr. Belægninger og striber 11.0 Vejbelysning 5.4 Vintertjeneste, fremmed entreprenør 4.5 Gadefejning og brøndtømning 1.8 Driftskontrakt, Sønderjyske veje 1.6 Varekøb og entreprenørydelser 2.9 Mindre anlæg og forbedringer 2.4 Egen drift inkl. vintertjeneste 10.1 Vejdrift i alt 39.6 Tabel 5 Vejdrift, værdi af udførte driftsarbejder Side 17 af 81 rev. 18. maj 2009

18 Af figur 7 fremgår at de udliciterede driftsopgaver udgør 62 %, 25 % udføres af egne driftsmedarbejdere og 13 % er varekøb og mindre anlægsarbejder. Udliciteringsgraden er et øjebliksbillede. Det er et mål at udliciteringsgraden ligger på %. Herved sikres at driftsarbejderne udføres til en konkurrencedygtig pris. 25% Udliciterede opgaver 6% 7% 62% Varekøb og entreprenørydelser Mindre anlæg og forbedringer Egen drift incl. vinter Figur 7 Udliciteringsprocent Parkområdet Af figur 5 side 15 fremgår at 88 % af parkdriften udføres i eget regi. 12 % er udgifterne kan henføres til varekøb og arbejder udført af fremmede entreprenører. 5 Fremtidig opgavevaretagelse af vej- og parkdrift Den fremtidige opgavevaretagelse indenfor vej og parkdrift afhænger dels af hvilken organisationsform der vælges og dels af den valgte driftsstrategi. Ved organisationsform forstås den organisationsmæssige opdeling mellem administrationen og udførerenheden. I afsnit 5.1 er beskrevet tre forskellige organisationsmodeller og deres styrker og svagheder. Ved driftsstrategi forstås måden hvordan driftsarbejderne udføres. Udføres de i eget regi af egen driftsenhed eller udføres de af eksterne entreprenører (udliciteret). I afsnit 5.5 er fordele og ulemper beskrevet ved forskellige driftsstrategier og udliciteringsgrader. Side 18 af 81 rev. 18. maj 2009

19 5.1 Modeller og konsekvenser ved organiseringsformer Ved organisationsformer forstås den organisationsmæssige opdeling af forvaltningens administration - og udførerorganisation. I en del kommuner er der udført en egentlig Bestiller/Udfører/Modtager-model (BUM-model), efter følgende opdeling: Bestiller: Udfører: Modtager: Administrationen Forvaltningens udfører - enhed eller en ekstern leverandør/entreprenør Borgerne og/eller andre forvaltninger i kommunen. Bum modellen fungerer som en slags kontrakt mellem administrationen og udførerenheden der præcist beskriver, hvilke ydelser udførerenheden skal levere. I BUM-modellen er bestillingen af driftsydelser organisatorisk adskilt fra udførelsen af ydelser. Organisatorisk kræver BUM-modellen, at driftsenheden har egen driftsadministration med kontorhold og bogholderi og eget teknisk personale der planlægger hvordan driftsarbejder gennemføres på baggrund af bestillers ønsker. Dam BUM-modellen kræver forholdsvis megen intern administration og to adskilte administrative organisationer er tendensen blandt mange kommuner derfor at erstatte BUM-modellen med en samarbejdende og mindre administrativ tung administration. I afsnit 5.1.1, og er beskrevet tre forskellige organisationsmodeller: Selvforvaltningsaftalen samarbejdsaftale med udførelseskrav Dialogbaseret model / Intern kontraktstyring forpligtigende samarbejdsaftale i form af Drifts- og Udviklingsaftaler Eksterne kontrakter / Udlicitering kontrakt med hårde aftalevilkår Selvforvaltningsaftale Definition: En aftaleform, hvor udførerenheden, som en del af forvaltningen, udfører opgaverne ud fra en overordnet beskrivelse af ydelsesomfanget og et givet økonomisk budget. Anvendelse: Aftaleformen anvendes af kommuner, der ønsker uddelegering af ansvar inden for egen organisation og som ikke ønsker udlicitering. Aftaleformen ses ofte i kommuner med begrænsede ressourcer, og som ønsker at give plads og rum til beskæftigelse af personer, hvor kommunen har sociale forpligtelser. Karakteristika: Udførerorganisationen planlægger og udfører alle aktiviteter i h.t. virksomhedsplanen Begrænsede eller ingen krav til kontrol Side 19 af 81 rev. 18. maj 2009

20 Begrænsede eller ingen krav til dokumentation for udførte arbejder Krav om overholdelse af budgettet Begrænsede eller ingen resultatkrav Nødvendige forudsætninger: Virksomhedsplan med ydelsesomfang og budget Fagligt kompetente medarbejdere i udførerenheden Ressourcer i form af materiel og materielgård Aftalens indhold: Virksomhedsplan med ydelsesomfang og budget Konsekvenser: Begrænset behov for administration Ikke-dokumenterbar opfyldelse af kvalitetskrav Ikke-dokumenterbar økonomisammenligning med eksterne entreprenører Begrænset mulighed for evaluering Begrænsede muligheder for dialog og videndeling Begrænsede muligheder for synliggørelse af aktiviteterne Grundlaget kan ikke benyttes ved udlicitering Udviklingsmuligheder: Begrænsede muligheder for personlig og faglig udvikling Begrænsede eller ingen incitamenter til forretningsudvikling og kvalitetsforbedringer Udliciteringsgrad: Visse opgaver vil ikke kunne udføres i eget regi og vil derfor blive udliciteret enten af forvaltningen eller udførerenheden Dialogbaseret model / Intern kontraktstyring Definition: En aftaleform, hvor der indgås en kontrakt på partneringlignende vilkår, hvor parterne enes om at udføre arbejdet efter en fælles målsætning. Aftaler og målsætning fremgår af områdets Drifts- og udviklingsaftaler. Anvendelse: Aftaleformen anvendes af kommuner, der ønsker uddelegering af ansvar inden for egen organisation, med fokus på fælles ansvar, samarbejde, dialog og videndeling, og hvor udlicitering som udgangspunkt ikke er et mål. Karakteristika: Forpligtende samarbejdsaftale Administrationen og udførerenheden planlægger aktiviteterne, og udførerenheden udfører aktiviteterne efter egen planlægning (metodefrihed) Udførerenheden arbejder delvis som en virksomhed på markedslignende vilkår Begrænsede krav til kontrol Begrænsede krav til dokumentation for udførte arbejder Krav om økonomistyring og overholdelse af budgettet Side 20 af 81 rev. 18. maj 2009

21 Eventuelle resultatkrav i såvel administrationen som udførerenheden Nødvendige forudsætninger: Opstilling af målsætning Mængdeopgørelser Ydelsesbeskrivelser Opstilling af samarbejdsvilkår Evt. udarbejdelse af fælles administrative procedurer Fastlæggelse af kvalitetskrav Prissætning af ydelser Fagligt kompetente medarbejdere Ressourcer i form af materiel og materielgård Begrænset kontrolinstans i administrationen samt egenkontrol i udførerenheden Eksempel på aftaleindhold: Parter Målsætning Varighed, evaluering og genforhandling m.v. Organisation Ydelser for administrationen og udførerenheden Forpligtelser/vilkår Budget Resultatkrav og opfølgning Øvrige forhold, f.eks. kvalitets- og miljøforhold Bilag, f.eks. interne procedurer, kvalitetsbeskrivelser og oversigtskort Underskrifter Konsekvenser: Administrativ indsats i både administration og udførerenheden Ikke-dokumenterbar opfyldelse af kvalitetskrav Ikke-dokumenterbar økonomisammenligning med eksterne entreprenører Mulighed for evaluering og opfølgning Dialog og videndeling er en del af kontraktens forpligtelser Aktiviteterne synliggøres Grundlaget kan ikke umiddelbart benyttes ved udlicitering Udviklingsmuligheder: Muligheder for personlig og faglig udvikling Muligheder for forretningsudvikling og kvalitetsforbedringer Udliciteringsgrad: Visse opgaver vil ikke kunne udføres i eget regi og vil derfor blive udliciteret enten af forvaltningen eller udførerenheden Eksterne kontrakter/udlicitering Ved en ekstern kontrakt forstås en aftale mellem kommunen og en ekstern leverandør om udførelse af et stykke arbejde, baseret på en juridisk bindende kontrakt. Leverandøren kan være privat eller offentlig. For vej- og parkområdet benyttes typisk betegnelsen udlicitering, når arbejdet udbydes for en flerårig periode. Side 21 af 81 rev. 18. maj 2009

22 Udlicitering kan inkludere overdragelse af mandskab, materiel og bygninger. Karakteristika: Administrationen og/eller udførerenheden planlægger og udbyder aktiviteterne, og leverandøren udfører aktiviteterne efter egen planlægning Krav til kontrol Krav til dokumentation for udførte arbejder Ydelserne afregnes med fast betaling/enhedspriser Nødvendige forudsætninger: Mængdeopgørelser Ydelsesbeskrivelser/kravspecifikation Fastlæggelse af kvalitetskrav Kontrolinstans i administration / udførerenheden Eksempel på aftaleindhold: Juridiske forhold Parter Omfang (opgavetyper) Varighed Mængdeopgørelse Kravspecifikation/kvalitetsbeskrivelse Frekvens/hyppighed Kontrol Dokumentation Betaling Underskrifter Konsekvenser: Administrativ indsats i administration / udførerenheden Arbejdet udføres på markedsvilkår Benchmarking mulig med både kommunale og eksterne entreprenører Opfyldelse af kvalitetskrav dokumenteres Aktiviteterne synliggøres Sammenhængen mellem kvalitet, økonomi og ressourceanvendelsen afdækkes Begrænset mulighed for dialog og videndeling Risiko for, at viden går tabt hos kommunen Ingen mulighed for overdragelse af opgaver til mindre lokale virksomheder. Udviklingsmuligheder: Begrænsede muligheder for udvikling Begrænsede muligheder for kvalitetsforbedringer Udliciteringsgrad: Udliciteringen kan omfatte få/mange/alle opgaver Kontrakterne kan opdeles i driftskontrakter og vedligeholdelseskontrakter. Driftskontrakter har typisk en varighed på 1-5 år, mens vedligeholdelseskontrakter kan have varighed på 1-15 år eller mere. Side 22 af 81 rev. 18. maj 2009

23 5.2 Bestillers indflydelse i planlægningsfasen Bestillerens (administrationens) indflydelse i planlægningsfasen afhænger af den valgte aftaleform. Groft sagt kan man sige, at jo mere ekstern aftaleformen er, altså aftaler med hårde aftalevilkår, jo større indflydelse har bestilleren på de planlagte krav til omfang, kvalitet, kontrol og dokumentation. Det er jo bestilleren, der opstiller alle vilkår. Også krav til udvikling, diverse tilpasninger og resultatmål kan indgå i aftalevilkårene. Til gengæld er bestillerens indflydelse i interne aftaler med bløde aftalevilkår mere begrænset, idet netop disse aftaler bygger på en stor grad af overdragelse af udførerens ansvar for planlægning og udførelse af opgaverne. 5.3 Bestillers indflydelse i udførelsesfasen Bestillerens (administrationens) indflydelse i udførelsesfasen vil ligeledes være afhængig af den valgte aftaleform. Bestilleren for udliciterede opgaver vil have lille indflydelse, nemlig i det omfang, indflydelsen er beskrevet i udbudsmaterialet. Alt ansvar er jo overdraget til den eksterne udfører. Ønsker om ændringer vil oftest skulle forhandles. Derimod er bestillerens indflydelse i udførelsesfasen større ved aftaler med bløde vilkår. Det skyldes, at disse aftaler udføres inden for den samme organisation, og uden nøje fastlagte vilkår for ændringer m.v. Side 23 af 81 rev. 18. maj 2009

24 Nedenstående figurer illustrerer de relative sammenhænge. Figur 8 Bestillers indflydelse i planlægningsfasen og udførelsesfasen. 5.4 Anbefaling og vurdering af fremtidig organisationsform De overordnede principper i Vejen Kommunes organisatoriske opbygning afspejler en flad ledelsesstruktur med følgende ledelsesniveauer: Direktør, Afdelingschef og Virksomhedsleder. Kommunens flade struktur lægger derfor op til valg af en Dialogbaseret organisationsmodel. Derfor anbefales at en ny organisation bør bygge på principperne i den Dialogbaserede organisationsmodel hvor Drifts og Udviklingsaftalerne vil være centrale styringsredskaber. Ved at vælge en Dialogbaseret organisationsmodel som samarbejdsform mellem administration og udførerenhed, vil der som udgangspunkt være samme fælles mål; nemlig at levere den bedst mulige ydelse indenfor budgetrammen. Ved denne samarbejdsform vil der være fokus på tillid og læring og der vil opnås følgende fordele: Samarbejde mellem administration og udfører - en samlet overordnet ledelse Stor videndeling Fælles fokus på et højt faglig og teknisk kvalitetsniveau Høj arbejdskvalitet og stor arbejdsglæde Økonomisk effektivitet Side 24 af 81 rev. 18. maj 2009

25 Øget borgertilfredshed Forslag til organisation fremgår af figur 10 Afdelingschef Vej, Park & Forsyning Team: Administration Anlæg Myndighed & Drift Projekt & Plan Affald & Genbrug Virksomhedsleder (Bestiller) Vand og Spildevand (Bestiller) Vej & Park (Bestiller) Dialog Dialog Genbrug (Udfører) Vejen Vandselskab A/S (Udfører) Vej & Park (Udfører) Figur 10 Dialogbaseret organisationsmodel 5.5 Vurdering af forskellige driftsstrategier Driftsopgaverne inden for vej- og parkdrift kan enten udføres af egen udførerenhed (eget regi) eller af eksterne entreprenører (udliciteret). I afsnittet beskrives to mulige driftsstrategier: Udlicitering af driftsopgaverne Udførelse af driftsopgaver i eget regi Udlicitering af driftsopgaver Når driftsopgaver udliciteres sker det som regel på baggrund af følgende årsager: Generelt ønske om at opgaverne skal udliciteres Ønske om at opgaverne udføres bedst og billigst Udbud af enkeltopgaver, som kommunen ikke selv har ressourcer til at udføre Ønske om afprøvning af prisniveauet for de opgaver, der løses i eget regi. Side 25 af 81 rev. 18. maj 2009

26 Fordele ved at gennemføre udbud er: Synliggørelse af drift- og vedligeholdelsesopgaverne Præcisering af bestillerens krav til kvalitetsniveau, kontrol og dokumentation Forventninger om økonomiske besparelser eller forøgelse af kvaliteten. Udfordringerne ved de gennemførte udbud er bl.a.: Ressourcekrævende udbudsproces, specielt med hensyn til opmåling, registrering og beskrivelse af opgaver, servicemål og kvalitet Etablering af en kontrollerende og opfølgende bestillerfunktion. Erfaringerne viser, at konkurrencen er meget afhængig af størrelse og sammensætning af entrepriserne der udbydes. Der er tendens til at store sammenhængende entrepriser med ensartede arbejdsoperationer giver mulighed for rationel udførelse af opgaverne og mulighed for de største økonomiske fordele. Til gengæld er der efterhånden kun få leverandører, der er store nok til at klare disse opgaver. Det bedste konkurrencegrundlag opnås derfor ofte ved at udbyde afgrænsede fag opdelte entrepriser med veldefinerede kravspecifikationer, servicemål og kvalitetskrav. Valg af udbudsform og kvalitetskrav afhænger imidlertid meget af bestillerens ønske om indflydelse og ansvar for produkt-, metode- og organisationsudvikling i entrepriseperioden. Jo mere, der lægges ud til leverandøren, jo mindre skal bestilleren tage del i den daglige drift. Til gengæld mister bestilleren let indflydelse, overblik og viden Opsummering fordele og ulemper ved udlicitering Fordele: Fast enhedspris på beskrevne arbejdsopgaver Sammenhæng mellem pris og kvalitet synliggøres Faste, længerevarende kontrakter som ikke skal forhandles hvert år ved budgetforhandlingerne Stor mulighed for at opgaverne løses af specialister med specialmateriel. Ulemper: Vanskeligt at ændre vedligeholdelsesstrategi midt i en kontraktperiode Side 26 af 81 rev. 18. maj 2009

27 Mere administration til bestilling af opgaver Ingen mulighed for overdragelse af opgaver til mindre lokale virksomheder Hasteopgaver er dyre at få udført Mindre, ikke beskrevne opgaver bliver omkostningstunge Udgifter til tilsyn og kontrol af det udførte arbejde Placering af ansvar i forbindelse med uheld pga. manglende vedligehold/tilsyn Lukker man alle materielgårde og sælger maskinerne vil kommunen med stor sandsynlighed aldrig få en selvstændig driftsafdeling igen. Ingen mulighed for overdragelse af opgaver til mindre lokale virksomheder. Udviklingsmuligheder: Begrænsede muligheder for udvikling Begrænsede muligheder for kvalitetsforbedringer Udførelse af driftsopgaver i eget regi Vejen kommune har i dag en udførerenhed der udfører en bred vifte af drifts- og vedligeholdelsesopgaver inden for vej- og parkdrift. Driftsarbejderne udføres på baggrund at stort lokalkendskab og viden om tilstedeværelse af kritiske områder hvor der er behov for særligt fokus. Baggrunden for at udføre arbejdet i eget regi er historisk betinget fra de tidligere kommuner og amter og argumentationen har været følgende: Ønske om at bevare viden internt i kommunen Sikre mulighed for påvirkning af opgavernes udførelse Stort lokalkendskab til lokalområderne Fastholde mulighed for løsning af mindre adhoc opgaver Generelt ønske om at udføre opgaverne internt Ønske om at skabe lokale arbejdspladser Dårlige erfaringer med tidligere udliciteringer Minimal administration. Da udførerenheden ikke råder over mandskab og materiel til udførelse af alle opgavetyper er følgende driftsopgaver allerede udliciteret: gadefejning, tømning af vejbrønde, kørebane afmærkning, asfaltarbejder, drift af 70 km tidligere amtsvej. Den nuværende driftsstrategi hvor en del af driftsarbejderne udføres dels af egen udførerenhed og dels af eksterne entreprenører er en styrke, da det vil være muligt at hjemtage enkelte udliciterede opgaver, hvis markedsforholdene medfører prisstigninger på driftsarbejder som følge af dårlig konkurrence, eller hvis udførerenheden vurderer at arbejdet med fordel kan udføres af enheden. Det er et mål at ca % af driftsopgaverne løbende er udliciteret eller udføres af eksterne. Side 27 af 81 rev. 18. maj 2009

28 5.5.4 Opsummering af fordele og ulemper ved egen udførerenhed Fordele: Let at få udført små reparationer Let at ændre driftsniveauet Lokale medarbejdere med stort lokalkendskab Bedre indblik i omkostninger for de enkelte arbejdsopgaver Kort leveringstid ved hasteopgaver Enkel administration Ulemper: Vanskelig at have en effektiv produktion om vinteren, samtidig med vintertjeneste Svært at skaffe de bedst kvalificerede medarbejdere Kan være vanskeligere at få rettet fejl. Da man tilhører samme organisation kan der være en tendens til vanetænkning og megen modstand mod forandringer og moderniseringer af arbejdsgange. Udviklingsmuligheder: Muligheder for personlig og faglig udvikling Muligheder for forretningsmuligheder og kvalitetsforbedringer. 5.6 Anbefaling og vurdering af fremtidig driftsstrategi Det anbefales at Vejen Kommune bevarer en faglig stærk udførerenhed. På baggrund af fordele og ulemper ved de to driftsstrategier der er beskrevet i afsnit 5.5 m.f. vurderes, at Vejen Kommune kan have fordel af at fastholde en faglig udførelsesmæssig kompetence inden for flere områder af vej og parkdrift. Den kompetencemæssige udvikling kan henføres til en fremtidig faglig udvikling på vej og parkområdet. Desuden vil det være muligt at hjemtage driftsopgaver som har været udliciteret, hvis markedet viser sig at være ugunstigt på grund af manglende konkurrence eller hvis det vurderes at arbejdet med fordel kan udføres af egen udførerenhed. For at sikre at udførerenhedens ressourcer udnyttes optimalt i forbindelse med løsning af kerneopgaverne (beskrevet i afsnit 3.3 og 3.4) vil det være nødvendigt løbende at granske alle arbejdsprocesser. Her tænkes både på mandskabets kvalifikationer og hvilket materiel der bruges til at løse opgaven. Eventuelt skal der investeres i nyt teknologi og materiel for at opnå rationel drift. Det anbefales at de lette almene driftsopgaver udføres områdevis i kommunen. Hvert område skal tilknyttes en områdeleder og de driftssjak, der passer til områdets driftsopgaver. Herved undgås tidsspilde i forbindelse med kørsel på tværs af områderne. Desuden anbefales at de tunge driftsopgaver udføres på tværs af områderne. Herved sikres optimal udnyttelse af specialmaskiner. For at den tunge drift skal være rationel skal der udarbejdes rute planer og tidsstudier for arbejdsprocesserne. Side 28 af 81 rev. 18. maj 2009

29 Tung drift er f.eks. gadefejning, hegnsklipning, ukrudstbekæmpelse med gasbrænder m.v. Det anbefales desuden at etablere specialiserede hold som kan varetage ensartede tværgående opgaver i hele kommunen indenfor eksempelvis brolægning, asfaltreparationer, brovedligeholdelse m.v Forslag til metode til optimering af driftsprocesser For at få overblik over driftsopgaverne og for at sikre at driftsarbejderne bliver udført optimalt anbefales det, at driftsopgaverne inddeles i kategorier, der er afhængig af dokumentationsgraden for de enkelte opgaver. Kategori 1: Opgaver, hvor der ikke foreligger mængdeopgørelser og kvalitetsbeskrivelser. Opgaverne udføres af Vej og Park indenfor et forudaftalt rammebeløb. I takt med at registreringer, mængdeopgørelser og kvalitetsbeskrivelser gennemføres rykker opgaverne op i kategori 2. Kategori 2: Opgaver, hvor der foreligger mængdeopgørelser og kvalitetsbeskrivelser. Arbejdet udføres af Vej og Park indenfor et forudbestemt rammebeløb. Opgaverne udliciteres ikke. Kategori 3: Opgaver hvor der gennemføres udbud, og hvor Vej og Park udregner kontroloverslag for at vurdere om opgaven kan udføres til en lavere pris i eget regi. Kategori 4: Opgaver, der udliciteres uden kontroloverslag fra Vej og Park Formålet med inddelingen er dels at få et overblik over opgaverne samt at sikre at så mange opgaver som muligt flyttes fra kategori 1 til kategori 2. Herefter skal det løbende vurderes om der er gevinster og rationale ved at flytte opgaver videre til kategori 3 og Eksempel på arbejdsopgaver og tilhørende kategori På baggrund af analysen af Vej og Parks arbejdsopgaver kan nedenstående inddeling anbefales. Oversigten skal betragtes som en oversigt /forslag der ikke er fuldstændig. Kategori 1 opgaver: Græsslåning af rabatter og vedligeholdelse af kantpæle Drift af grønne områder Vedligeholdelse af grusveje Løbende kantopfyldning og kantfræsning samt oprensning af grøfter Klipning af levende hegn Profilregulering omfattende rabatafhøvling og kanttilfyldning. Når der foreligger mængdeopgørelser kan opgaverne rykkes til kategori 3 og konkurrenceudsættes med kontrolbud fra Vej og Park. Side 29 af 81 rev. 18. maj 2009

30 Kategori 2 opgaver: Tilsyn med vejenes tilstand Udførelse af små reparationer Opsamling af større affald Lapning af mindre slaghuller i asfaltveje Reparation af mindre rabatskader Løbende fortovsreparationer. Tilsyn med afvandingsbrønde i åbent land Mindre vedligehold på bygværker Vedligehold/udskiftning af inventar, herunder skilte, bænke borde pullerter m.v. Vintertjeneste afpasset mandskab og materiel. Daglige renholdelsesopgaver i midtbyområder, herunder maskinfejning Ukrudtsbekæmpelse på belægninger Renhold i parker og ved søer Græsklipning af mindre områder Blomsterkasser i midtbyområder Pasning af blomsterbede Pasning af dyr i anlæg Mindre udtyndingsopgaver Deltagelse i vinterdrift. Kategori 3 opgaver: Græsslåning af rabatter og vedligeholdelse af kantpæle. Drift af grønne områder Vedligeholdelse af grusveje Løbende kantopfyldning og kantfræsning samt oprensning af grøfter Klipning af levende hegn Profilregulering omfattende rabatafhøvling og kanttilfyldning. Kategori 4 opgaver med status: Maskinel gadefejning. Er under udbud. Eventuelt kontroludbud af Vej og Park Asfaltbelægninger og større asfaltreparationer. Nyt udbud i 2009 Kørebaneafmærkning. Udbudt i Kontrakten forlænget i 2009 Vintertjenestens vognmandsruter. Nyt udbud i Ruterne skal revurderes og det skal vurderes om det er økonomisk fordelagtigt at hjemtage nogle ruter Tømning af rendestensbrønde. Udbud i 2009 Drift og vedligeholdelse af gadebelysning og signalanlæg. Anlæggene er ud leaset til TREFOR Side 30 af 81 rev. 18. maj 2009

31 Enkelte driftsopgaver udføres af eksterne leverandører, eksempel reparation af autoværn Drift af 70 km tidligere amtsvej. Udbudt til og med Øvrige opgaver Som det fremgår af analysen af Vej og Park udfører parkområdet i stort omfang driftsog vedligeholdelsesarbejder for kommunale institutioner. Arbejderne omfatter vandløbsvedligeholdelse, drift af kommunale idrætsanlæg og drift af institutioners grønne områder. Opgaverne løses på baggrund af kontrakter med de enkelte institutioner. Når løsningen af disse opgaver bliver kombineret med løsningen af driftsopgaverne på de kommunale grønne områder og veje opnås der en optimal udnyttelse af mandskab og materiel. Det anbefales derfor, at disse aktiviteter fortsat bør være en del af områdets kerneopgaver. En forudsætning er dog, at der løbende foretages optimering af arbejdsprocesser og kvalitetssikring, så det kan dokumenteres at arbejdet udføres rationelt til konkurrencedygtigt prisniveau. 6 Forslag til ny organisation for udførerenheden For at sikre at udførerenhedens ressourcer udnyttes optimalt og at driftsarbejderne udføres ud fra en fælles målsætning anbefales at den nuværende organisation slankes. Det foreslås at de to nuværende sideordnede formandsniveauer erstattes at et nyt ledelsesniveau (kaldet virksomhedsleder). I næste ledelsesniveau foreslås et antal områdeledere der hver især får ansvar for løsning af driftsopgaver indenfor et område. Hvert område bliver tilknyttet et antal driftssjak der skal arbejde selvstændigt sammen med en sjakbajs. Virksomhedslederen skal have et indgående overblik over afdelingens opgavemængde og økonomiske situation samt sikre at afdelingens kapacitet til enhver tid udnyttes fuldt ud. Virksomhedslederen skal aktivt tage del i og initiativ til koordinering mellem de forskellige driftsområder. Ved denne model sikres det at områdelederne arbejder ud fra det samme fælles mål: at Udførerenheden skal være en konkurrencedygtig enhed, der løser driftsopgaverne på en professionel måde til en konkurrencedygtig pris. Ligeledes vil ledelsesniveauet (her kaldt sjakbajs) under områdeledere være en vigtig del af implementeringen af de forskellige tiltag og ændringer. Sjakbajsen vil være det direkte bindeled mellem områdeleder og den enkelte medarbejder. Altså områdelederens forlængede arm. Værkstedet, der i dag referer til vejformanden, får referat til virksomhedslederen. Side 31 af 81 rev. 18. maj 2009

32 Det anbefales at værkstedets funktion og opgavevaretagelse vurderes med henblik på at rationalisere værkstedsdriften. For at sikre effektiv koordinering af arbejdet er det ligeledes vigtigt, at virksomhedslederen og områdelederne er placeret tæt på hinanden. Det anbefales desuden at driftsopgaverne løses områdevis i driftsområder af blandede vej- og park medarbejdere. Hvert område skal tilknyttes de driftssjak, der passer til områdets driftsopgaver. Herved undgås tidsspilde i forbindelse med kørsel på tværs af områder. Det anbefales desuden at etablere specialiserede hold som kan varetage ensartede tværgående opgaver i hele kommunen indenfor eksempelvis asfalt, brolægning m.v. Herved sikres optimal udnyttelse af specialmaskiner fordi arbejdsprocesserne kan tilrettelægges med ruteplaner m.v. Længerevarende driftsopgaver på samme sted skal planlægges, så de udføres i en sammenhængende periode. Ved den type opgaver medbringes mandskabsvogn. Mødested direkte på arbejdspladsen skal være en mulighed. Herved reduceres spildtid ved kørsel mellem arbejdssted og materielgård. Side 32 af 81 rev. 18. maj 2009

33 6.1 Øvrige fokusområder ved dannelse af en ny organisation Den slanke organisationsform lægger op til et forpligtende samarbejde hvor administrationen og udførerenheden planlægger aktiviteterne, og udførerenheden udfører aktiviteterne efter egen planlægning. I forbindelse med dannelse af den nye organisation er det derfor vigtigt at samarbejdet mellem administrationen og udførerenhed defineres entydigt så dobbeltarbejde undgås Løsning af administrative opgaver Borgerhenvendelser De fleste borgerhenvendelser går i dag til Udførerenheden. Dette er uhensigtsmæssigt, da der her ikke er et overblik over antallet af henvendelser, hvilke problemer og driftsområder henvendelserne drejer sig om. Udover tiden der bliver brugt på selve henvendelsen, vil Udførerenheden også ofte bruge tid på at forholde sig til eller løse problemer, som ikke er en kommunal opgave. Ved at lade henvendelserne gå til administrationen sikrer man sig det samlede overblik. Henvendelsen registreres og videregives herefter til Udførerenheden. Derved sikres det, at det kun er kommunale driftsopgaver der løses. Man får ligeledes et billede af hvilke områder der gentagne gange er problemer med, eller hvor der ikke bliver fulgt op på henvendelsen fra borgeren. Udførerenheden skal ved borgerhenvendelser altid henvise til administrationen. Udførerenhedens telefonnumre er kendt af mange, derfor kan det være nødvendigt med nyt telefonnummer til de enkelte ledere for at sikre ovenstående procedure. Dette vil i starten føles som en fratagelse af beføjelser og som en degradering, men det at man nu kun får henvendelser fra et sted og at der ikke længere skal tages stilling til rigtigheden af henvendelsen vil med tiden blive betragtet som en fordel. For at ovennævnte skal virke hensigtsmæssigt er det vigtigt at det er fastlagt hvem i administrationen der skal modtage henvendelserne fra borgerne og at disse er klædt på til at modtage og videregive de informationer de får. For at ovennævnte skal virke hensigtsmæssigt er det vigtigt at det er fastlagt hvem i administrationen der skal modtage henvendelserne fra borgerne og at disse er klædt på til at modtage og videregive de informationer de får I forbindelse med dannelse af den nye organisation er det derfor vigtigt at samarbejdet mellem administrationen og udførerenhed defineres entydigt så dobbeltarbejde undgås. Side 33 af 81 rev. 18. maj 2009