Spørgsmål/Svar til Udbudsbetingelser for totalrådgiverydelse ved konkurrenceudsættelse af Nordfyns Kommunes Vej og Park

Transkript

1 Spørgsmål/Svar til Udbudsbetingelser for totalrådgiverydelse ved konkurrenceudsættelse af Nordfyns Kommunes Vej og Park Senest ajourført: 13. april 2015 Nedenstående oversigt indeholder de spørgsmål, Nordfyns Kommune har modtaget fra interesserede tilbudsgivere, samt Nordfyns Kommunes tilhørende svar. Spørgsmål (fra mulige tilbudsgivere) 1. Med baggrund i den betydelige usikkerhed, som er forbundet med vurderingen af, hvor mange timer der er forbundet med opgavens løsning, er det vores opfattelse, at der i tilbuddet skal opgives en timepris for de tilbudte ressourcer, som indgår i rådgiver-opgaven, evt. suppleret med et estimat over timeforbruget i de forskellige faser. 2. Det anføres, at tilbudsgiver skal kunne rådgive.. i alle. juridiske forhold. Tilbudsgrundlaget er bl.a. baseret på ABR89, som ikke omfatter direkte juridisk rådgivning. Det kan samtidig anføres, at rådgivernes ansvarsforsikringer som udgangspunkt ikke omfatter juridisk rådgivning. Vi beder derfor kommunen bekræfte, at det forhold, at rådgiver skal kunne rådgive i alle økonomiske og juridiske forhold, skal forstås således, at totalrådgiveren er kompetent til at yde den ønskede rådgivning, men på det vilkår, at det juridiske ansvar påhviler bygherren (i overensstemmelse med ABR89). 3. I Udbudsbetingelsernes afsnit Beskrivelse og i det efterfølgende afsnit Tilbuddets omfang indgår beskrivelser af de opgaver, der skal udføres, bl.a. opmåling, registrering og beskrivelser m.v. I det første afsnit indgår flere opgaver, som skal udføres af rådgiver, men også opgaver, som skal udføres af kommunen selv. Vi anmoder derfor kommunen om en mere konkret afklaring af, hvilke opgaver der forventes løst af rådgiver. 4. Hvilke arealer/områder er omfattet konkurrenceudsættelserne? vejområdet, skoler, institutioner, kommunale ejendomme, naturområder, strande? En liste over adresser (antal lokaliteter), der er omfattet, og som skal registreres ønskes udleveret. 5. Papirkort over de grønne områder bedes udleveret. Der skal afgives en fast pris på opgaven inden for den i udbudsmaterialet anførte margen. Der skal samtidig afgives en timepris, hvis opgaven afviger i forhold til det anførte. Opgaven udbydes i henhold til ABR89 i forhold til rådgivers ansvar. Det der menes er, at rådgiver er kompetent og vidende inden for de anførte områder, så det kan sikres, at der ydes den ønskede fagligt kompetente rådgivning i både økonomiske og juridiske forhold. Alle opgaver forventes løst af rådgiver. Kommunen bistår i forhold til fysisk udpegning af områder og arealer eller på kort. Samtidig oplyser kommunen mundtligt omkring hvorledes arealernes nuværende serviceniveauer o.l. er. Skoler, institutioner, kommunale ejendomme og naturområder er ikke med. Der foreligger ingen adresseliste over lokaliteterne. Der er ikke mulighed for at udlevere disse dokumenter, da de ikke er komplette, men arbejdsdokumenter i driften. Sagsnummer: Dokumentnummer: Afdeling: Økonomi og Løn Udarbejdet af: Ole Vett Side 1 af 5

2 6. Hvilke opgaver (som f.eks. græsslåning, maskinel fejning af asfaltbelægninger, klipning af hegn mm) udføres på de forskellige lokationer skolerne, institutioner, naturområder mm? 7. Hvor mange km. rabatter i det åbne land skal rabatslås som en del af forårs/efterårsslåningen? Slås i ét eller flere skår ved forsommerslåningen? Slås hele rabatarealet ved efterårsslåningen? Slås oversigtsarealer? 8. Hvor mange km. rabatter i by skal græsslås og dermed registreres? 9. Er rabatarealer registreret i RoSy, eller skal vi regne med at alle rabatarealer skal registreres som en del af denne opgave? 10. Hvor tit foretages hegnsklipning i dag? er det en tilbagevendende opgave hvert år (standardopgave) eller udføres den, hvor der er behov og så langt som budgettet rækker (bestillingsopgave)? Skal hegnene registreres? Og i givet fald, på hvor mange lokationer skal vi regne med, at der findes hegn? 11. Hvor mange sportspladser skal registreres? og hvor er de beliggende? 12. Hvilke elementer skal registreres på sportspladserne? 13. På ca. hvor mange km. vej og kvm. øvrige arealer, findes vejbrønde, som skal tømmes? Skal vi regne med at rendestensbrøndene skal registreres forud for konkurrenceudsættelsen? 14. Hvilke bymidter og hvor mange bymidter er der tale om? 15. Hvilke renholdelses- og vedligeholdelsesopgavers udføres i bymidterne? og hvilke elementer skal i den forbindelse registreres? 16. Hvor mange og hvor er de legepladser, der skal føres tilsyn med beliggende? 17. Forventes det, at legeredskaberne registreres? 18. Hvad består renholdelse på strande i? ca. hvor mange km. strande er der tale om? Er ikke registreret. Dette tal kendes ikke. Serviceniveauet skal afdækkes i samarbejde med kommende rådgiver. Dette tal kendes ikke. Er delvist registreret i RoSy. Serviceniveau skal afdækkes sammen med kommende rådgiver. Længde på hegn kendes ikke. Ca 16. lokaliteter fordelt i hele Nordfyns Kommune Alle rendestensbrønde er registreret. Der er 3 bymidter, Søndersø, Otterup og Bogense. Der er ca. 31 legepladser fordelt i hele Nordfyns Kommune. Der er tale om strand i Bogense, Hasmark, Tørresø, Fuglsang og Skåstrup. Serviceniveau afdækkes sammen med kommende rådgiver. 19. Hvilke vedligeholdelse udføres på søbad? Nyt anlæg serviceniveau afdækkes sammen med kommende rådgiver. Side 2 af 5

3 20. Er der tale om ét søbad? Ja. 21. Hvilken vedligeholdelse foretages på de offentlige toiletter kun indvendig vedligeholdelse? 22. Hvor mange offentlige toiletter (lokationer) er der tale om? 23. Foretages systematisk grøfteoprensning? Grøfteoprensning foretages ofte på bestilling, hvorfor det ikke vil være nødvendigt at registrere grøfterne. Forventer Nordfyns Kommune, at grøfterne bliver registreret? 24. Reparation og vedligeholdelse af dræn hvordan tænkes denne opgave udført? som bestilling og dermed ikke nødvendig at registrere? kan vi regne med det? 25. Kan det bekræftes, at skilte og afmærkning ikke skal registreres? 26. Hvor mange km. grusveje skal registreres? Findes gruspladser, som skal registreres? i givet fald hvor mange? Hvor mange km. grusstier skal registreres? 27. På hvor mange lokationer (fortovsstrækninger) er der busstoppesteder, hvor der udføres vedligeholdelse? 28. Hvor mange lokationer (antal fortovsstrækninger) er der grundejerforpligtigelse, hvor der renholdes og/eller udføres udkrudtsbekæmpelse? 29. Rastepladser hvor mange lokationer er der tale om? Hvilken vedligeholdelse udføres her? Hvilken registrering forventes udført i relation til rastepladserne? 30. Kan det antages, at Nordfyns Kommune ved udtræk fra Rosy kan oplyse om, hvor mange km. vej med kantsten, der findes? 31. Vil Nordfyns Kommune overveje, om registreringen kunne indgå i udbuddet på anden måde end fast pris, f.eks. med timepriser og efter medgået tid? Så kan registreringer aftales, når de overordnede rammer for udbuddene er på plads. 32. Skal opgaverne i udbudspakke 1 konkurrenceudsættes i ét samlet udbud? - tilsvarende opgaverne i de to andre udbudspakker? 33. Vedligeholdelse af grønne områder hvilke opgaver indeholder denne overskrift? pleje af grønne elementer og i givet fald hvilke? Kun indvendig vedligeholdelse. Ca. 11 lokaliteter i Nordfyns Kommune. Grøfter skal registreres er delvist registreret i RoSy. Dræn skal ikke registreres. Skilte og afmærkning skal registreres, da det indgår i pakke 3 i udbuddet. Grusveje er registreret i Rosy. Pladser og stier er ikke registreret med skal med til udbuddet. Længden på stier og antal pladser kendes ikke. Kendes ikke. Kendes ikke. Antal kendes ikke er ikke registreret. Skal afdækkes sammen med kommende rådgiver. Udtræk fra RoSy viser, at der er 70 km. vej med kantsten. Nordfyns Kommune ønsker en pris på at løse opgaven med de ubekendte der er, men ønsker dog også en timepris hvis der undervejs skal tilkøbes flere ydelser. Ja. Pakkerne skal udbydes samlet. Omfatter alle opgaver på de grønne områder, men serviceniveau skal beskrives og afdækkes sammen med kommende rådgiver. Side 3 af 5

4 34. Reparation, vedligeholdelse og renholdelse af vej, inkl. vejtilsyn hvilke opgaver indeholder denne overskrift? Det er noteret at slidlagsarbejder ikke er en del af arbejderne. Det antages at være gældende for alle asfaltbelagte arealer (vej, sti og parkering). 35. Reparation, vedligeholdelse og renholdelse af fortove hvilke opgaver indeholde denne overskrift? 36. Er vintertjenesten ikke omfattet konkurrenceudsættelsen? 37. S. 4, afsnit 2:.samt rådgivning i den efterfølgende proces indtil kontrahering samt opfølgning på kontrakterne - hvad skal forstås ved samt opfølgning på kontrakterne? 38. S. 4, afsnit 7:. For vejområdet er der en delvis mængdeopgørelse i vejvedligeholdelsessystemet RoSy hvad ligger der i delvis mængdeopgørelse? For at stille tilbudsgiverne lige ønskes det oplyst, hvilke mængder, der kan trækkes ud fra Rosy. Indeholder al vejdrift ud over nyt slidlag, og gælder alle de i spørgsmålet nævnte arealer. Almindelig drifts- og vedligeholdelsesopgaver. Serviceniveau afdækkes sammen med kommende rådgiver. Er ikke omfattet. Er udbudt. Det skal sikres, at kontrakterne implementeres og der skal være assistance ved spørgsmål, som opstår i opstartsfasen, fx tolkning m.v. Der kan fra Rosy trækkes: Vejlængder, kantsten, cykelsti, fortov, gangstier, grøfter, midterrabat og rabat. Rosy udtræk er kun retningsgivende skal valideres for det kan bruges som grundlag for tilbud. 39. S. 4, afsnit 9: samt styring og kvalificering af beskrivelserne findes der eksisterende beskrivelser for nogle af opgaverne? eller skal vi regne med at udarbejde beskrivelser for alle opgaver? 40. S. 4, afsnit 12: Hvor mange styregrupper skal vi regne med at deltage i? 41. S. 5, afsnit 1: og opfølgning med kontrakholder hvilke rådgiverydelser ligger der i denne formulering? 42. S. 5, afsnit 7:. Der skal i samarbejde med Vej og Park udvikles kontrolværktøjer, som hvad tænkes der her på? 43. I lyset af, at rådgiverkontrakten kan løbe over de næste 5 år: Indeksreguleres rådgiverkontrakten én gang årligt og i givet fald efter hvilken sats? Der skal udarbejdes beskrivelser for alle opgaver. Der er kun én styregruppe, men der skal påregnes deltagelse i et antal arbejdsgrupper, som afspejler arbejdsområderne. Her menes assistance i forhold til implementering og uklarheder i forbindelse med opstarten. Her tænkes på tjeklister, kontrolskemaer eller andet, som sikre ensartet tilsyn og systematisk kontrol. Det må fremgå af rådgivers tilbud. Side 4 af 5

5 44. Uddybende spørgsmål til NFKs svar på spørgsmål 1: Der skal afgives en fast pris på opgaven inden for den i udbudsmaterialet anførte margen. - Tilbudsgiver kan ikke se, at der i Udbudsbetingelserne er anført nogen margen, og beder derfor Kommunen om at oplyse den margen, som en tilbudt fast pris skal holdes inden for. På side 4 i udbudsmaterialet angiver vi: Det konkrete areal, som skal opmåles kendes ikke, men det forventes at være ca områder, som skal opmåles og registreres. Der skal tåles en afvigelse på +/- 25%.. Hvad er omfanget af nedenstående registrerings- og opmålingsopgaver, som rådgiver skal afgive en fast pris på? Lokalisering og længde af hegn? Elementtyper og antal elementer på sportspladser? Elementtyper og lokalisering af elementer i bymidter? Lokalisering og typer af skilte? Lokalisering og typer afmærkning? Lokalisering og omfang af pladser og stier? Lokalisering og omfang af rastepladser? Det kan desværre ikke præciseres nærmere, da vi ikke har registreret placeringer og længder. Det er ligeledes ikke opgjort hvilke elementer, som skal registreres og specificeres i udbuddet, dette skal afklares sammen med kommende rådgiver. Der kan ikke oplyses et udgangspunkt, da dette ikke kendes. Kan kommunen oplyse et udgangspunkt/et minimumsniveau til brug for rådgivers tilbud? Alle spørgsmål skal rettes skriftligt og senest være Nordfyns Kommune i hænde den 13. april 2015 kl Eventuelt rettelsesblad og svar på spørgsmål vil blive uploadet på Nordfyns Kommunes hjemmeside senest 14. april Spørgsmål skal sendes til teknisk@nordfynskommune.dk att. Louise Rasmussen, med teksten Spørgsmål til totalrådgiverydelse ved konkurrenceudsættelse af Nordfyns Kommunes Vej og Park i emnefeltet. Side 5 af 5