Effektiv drift og vedligeholdelse - fra BUM til HOD og next step. Drift og vedligehold af veje og grønne områder

Transkript

1 Effektiv drift og vedligeholdelse - fra BUM til HOD og next step

2 Agenda Organisation og organisering Aalborg kommune mængder og længder New Public Management >> Governance - Organisering og erfaringer med BUM - SWOT - Fra BUM til HOD og next step Krystalkuglen - hvor er vi på vej hen?

3 Organisation og organisering By og Landskabsforvaltningen Trafik & Veje 270 medarbejdere i adm. 220 entreprenør (årsværk) 55 medarbejdere i adm. 80 distance (årsværk)

4 Strategier: Veje og infrastruktur - kerneopgaver: Lov om offentlig vej og lov om privat fællesvej - Asfalt, broer, bygværker, signalanlæg og andet vejudstyr - Planlægning af belægningsarbejder med udgangspunkt i asfaltarbejder - Vedligeholdelse af havne (Erhverv og fritid) - Udbud af asfaltarbejder for hele forvaltningen - Udbud knyttet til ekstern drift - AK-belysning: Drift og vedligeholdelse af belysningsanlæg i hele forvaltningen, herunder indkøb af elektricitet og belysning i parker, grønne områder og idrætsanlæg - Limfjordsbroen - Egholm færger - Hals-Egense færger Vision og strategi - Fysisk Vision Udbudsstrategi - Driftsstrategi

5 Aalborg kommune indbyggere landets 3. største kommunale ansatte (+/-) 1144 kvadratkilometer landets 6. største Økonomi Driftsbudget: 16 mia. kr./år Anlægsbudget: ca. 1 mia. kr. / Vejområdet 2007 km. Kommuneveje, 307 km A-veje, 900 km B-veje 590 km. offentlige stier, 110 km A-stier, 480 km B-stier 1,8 mio. m 2 belægninger 1300 busstoppesteder Midtby 4000 facademeter

6 New Public Management >> Governance

7 New Public Management (Hood) Element Eksempel på indhold Konkret indhold i Aalborg Kommune, By- og Landskabsforvaltningen Synlig professionel ledelse Udarbejde en ledelsespolitik Sådan arbejder vi i BLF, Explicitte mål for performance Fokus på output Disaggregering / opsplitning af offentlige organisationer Konkurrence og markedsgørelse Brug af ledelsesmetoder fra den private sektor Effektiv ressourceudnyttelse Mål- og resultatstyring (kan være kontraktstyring) Fokus på resultater Brugerundersøgelser Kontraktstyring Udlicitering af offentlige opgaver BUM Benchmarking Brug af f.eks. BSC og EFQM-model Partnering- og funktionskontrakter Centralisering af fælles funktioner LEAN Der er udarbejdet 5 servicemål for forvaltningen. Fremgår af kommunens hjemmeside Der er implementeret kvalitetsmål. Årlig opfølgning. Det gennemføres brugerundersøgelser Resultatkontrakter. Lederniveau I + II En vis andel af f.eks. driftsopgaverne sendes i udbud. Hovedparten af anlægsopgaver løses via udbud. 6-By. Benchmarking af nøgle-tal Forvaltningens kvalitetsledelse er funderet på Excellence-modellen Centralisering af lønfunktion og etablering af kundecenter. LEAN-projekter.

8 Udviklingen i retning af New Public Governance (Greve) New Public Management Fokus på output Konkurrence Fragmentering af den offentlige sektor Ledelse gennem kontraktstyring New Public Governance Fokus på out-come Samarbejde med andre Helhedsperspektiv på den offentlige sektor Ledelse i netværk og partnerskaber

9 Organisering en forandringsrejse Periode Organiseringsform >>1999 Materielgårde BUM HOD 2014>> Intern drift og Ekstern Drift

10 Hvordan er den nye organisering? By og Landskabsforvaltningen Park og Natur Ekstern drift Intern drift

11 Erfaringer - set i to perspektiver Overvejelser omkring problemstillinger, fordele og udfordringer - Bestiller - Udfører

12 Bestiller - erfaringer Prioritering af midler i forhold til politik, målsætninger og handlingsplaner Læring fra hele markedet - Internt / eksternt Markedsregulator Økonomistyring

13 Bestiller - erfaringer Bestiller - erfaringer Følsomhed overfor prisudvikling Effektivisering (køber efter pris / kvalitet) Anlægsarbejder - Udvikling / afvikling Kvalitet i udførelse - Opfølgning / helhedssyn - Kontrol (egen, fælles og stikprøve)

14 Udfører - erfaringer - Ændring af holdninger og arbejdsgange - Pris- og markedsbevidsthed - Konkurrenceudsættelse - Betydeligt flyt i effektivitet - Generel forøgelse af omsætning pr. medarbejder - Generel forøgelse af materiellets udnyttelsesgrad - Markant fald i sygefravær - Mere kontant ledelse

15 Udfører - erfaringer Overenskomster i den offentlige sektor Kan ikke reagere lige så hurtigt på ordrenedgang som private konkurrenter. De offentlige overenskomster / personaleforhold er ikke i tilstrækkelig grad rettet mod forretningsmæssig drift. Forretningsudvikling Nye regler begrænser forretningsmulighederne med andre offentlige institutioner og virksomheder. Hovedsageligt bundet til en kunde. Meget sårbar over for pludselige budgetreduktioner.

16 Udlicitering og egenproduktion - Byggemodning: 70/30 - Anlægsopgaver: 70/30 - Driftsopgaver: 50/50 * Der er udsving i procentfordelingen fra år til år

17 SWOT - status Tematisering Partnerskaber & Samarbejde Organisering af opgaver og snitflader Marked og monopol Økonomistyring, administration og prispolitik

18 Partnerskab & samarbejde Styrker Samarbejdsaftale Videndeling og udvikling Ledelsesniveau. Klarhed om mål. Fælles interesse i kompetenceudvikling Win-win situation (hele konstruktionen) Muligheder Fokus på innovation Mest mulig for færrest mulige midler - effektivitet - klarhed og service- og kvalitetsniveau Tillid under ansvar Fokusere borgernes behov Svagheder Vilje til samarbejdsaftale Videndeling og information (formand marken) Ledelsesniveau. Handling efter mål Manglende fokus på kvaliteten i udførelsen Helhedsorienteret tankegang (planlægning>prioritering>bestilling = udførelse>kvalitet>afregning) After-service eksisterer ikke Trusler Sammenhæng fra bestilling til leveret produkt Indtjeningsorienteret Manden i marken gør kun, hvad der står på ordresedlen Ændring af holdninger og arbejdsgange

19 Organisering af opgaver og snitflader Styrker Mål og rammer er tydelige Samarbejdsaftale Pris-, markeds og omkostningsbevidsthed Svagheder Opfølgning og evaluering på opfyldelse af mål og rammer Forståelse for business-casen Dobbeltarbejde/-funktioner Budgetområde contra resultatcenter Muligheder LEAN (trimning), arbejdsmetoder og organisation Tillid under ansvar (helhedsorienteret) Selvstyrende teams (evt. medarbejdende formænd) Trusler Fokus på mål/helheds-tankegang Ta selv bord Fordyrende led i produktionen

20 Fra BUM til HOD og next step BUM: Bestiller Udfører Modtager HOD: Helhelds Orienteret Drift Next step HODD: Heldheds Orienteret Digital Drift

21 HOD: Samarbejde på tværs af organisationen Der arbejdes bl.a. med følgende samarbejdsteams: - Borgerhenvendelser - Vinter - Renhold - Grønne områder/ Grønnere - Administration

22 Eksempler på HelhedsOrienteret Drift fra samarbejdsteams Grønnere: - Teamets fokus er i høj grad på samarbejdet med private leverandører - Fx sparringsmøder mellem Park & Natur, Entreprenør og Hede Danmark. En af del af læringen p.t. er i hvor høj grad private og offentlige entreprenører minder om hinanden.

23 VÆRDISKABELSE - Kontakt til MODTAGEREN Kompleks opgave Asfalt Vintertjeneste - strategi Løbende over året Hyppigt Renhold Rep. af vejafvanding Autoværn Skilte Rep. af belægninger Midtbykoncept - renhold Drift af vejafvanding Striber Vintertjeneste - operation Midtbykoncept - vinter Grøfter Bjørneklo Beplantningspleje Græsslåning Belægninger Sæsonbetonet Lav hyppighed Mindre kompleks opgave

24 Benchmarking Esbjerg Aalborg

25 Benchmarking 5 byer 5,0 4,5 4,7 4,3 4,5 4,7 4,3 4,0 4,0 4,0 3,5 3,0 3,2 3,0 2,8 3,6 3,0 3,3 3,5 3,5 Kørebaner Cykelsti Fortov 2,5 2,0 1,5 1,0 København Esbjerg Århus Odense Aalborg

26 Krystalkuglen - hvor er vi på vej hen? Hvilke gevinster er der hentet? Hvilke gevinster kan der hentes? Hvilken læring bør driftsherren have med i det videre samspil med driftsentreprenøren?

27 Spørgsmål?