Organisering og styring af vej- og parkopgaver ANALYSE AF MODELLER

Transkript

1 Randers Kommune Organisering og styring af vej- og parkopgaver ANALYSE AF MODELLER Rapport September 2008

2 Randers Kommune Organisering og styring af vej- og parkopgaver ANALYSE AF MODELLER Rapport September JEB LEO JEB Udgave Betegnelse/Revision Dato Udført Kontrol Godkendt A/S Vestre Havnepromenade 9 Telefon Postboks 119 Fax Tilsluttet F.R.I DK-9100 Aalborg niras@niras.dk

3 Randers Kommune 1. FORMÅL OG GENNEMFØRELSE SAMMENFATNING OG ANBEFALING OMFATTEDE OPGAVER Miljø og Teknik, Veje og Bygninger Miljø og Teknik, Natur og Vand Kultur og Borgerservice, Fritid og Kultur Sundhed og Ældre Børn og Skole NUVÆRENDE UDBUDSSITUATION Veje og Bygninger Natur og Vand Fritid og Kultur NUVÆRENDE OPGAVEUDFØRELSE Generelt Veje og Bygninger Registreringer og kvalitet Aftaler og samarbejdsform med Driftsafdelingen Aftaler og samarbejdsform for udliciterede opgaver Natur og Vand Registreringer og kvalitet Aftaler og samarbejdsform med Driftsafdelingen Aftaler og samarbejdsform for udliciterede opgaver Fritid og Kultur Registreringer og kvalitet Aftaler og samarbejdsform med Driftsafdelingen MODELLER Forvaltningernes rolle Kriterier for vurdering af modeller Model A Alt udliciteres Markedssituation Gennemførelse af udbud Driftsfasen...16

4 Randers Kommune Vurdering af model Model B Selskabsdannelse Modelbeskrivelse Markedssituation Gennemførelse af udbud Driftsfasen Vurdering af model Model C - Københavns-model Modelbeskrivelse Gennemførelse af udbud Driftsfasen Vurdering af model Model D Driftsafdeling, BUM-model Modelbeskrivelse Udbudsstrategi Gennemførelse af udbud Driftsfasen Vurdering af model Model E Driftsafdeling, partneringbaseret Modelbeskrivelse Udbudsstrategi Gennemførelse af udbud Driftsfasen Vurdering af model SAMMENFATTENDE VURDERING OG ANBEFALING...29

5 Randers Kommune side 1 1. FORMÅL OG GENNEMFØRELSE Formålet med undersøgelsen er at undersøge og belyse mulige modeller for organisering af udførelsen af drifts- og vedligeholdelsesopgaver inden for vejanlæg, grønne områder, parker, idrætsanlæg og naturpleje som grundlag for beslutning om fremtidig model. Modellen skal kunne opfylde Randers Kommunes ønsker om at drifts- og vedligeholdelse gennemføres under veldefinerede aftaler om opgaver, kvalitet, pris og tid samt at opgavevaretagelsen dokumenteres gennem kvalitetsopfølgning og evaluering. Modellen skal samtidig tilsikre gode muligheder for fremtidig tilpasning af serviceniveauer til aktuelle behov og prioriteringer og for en fortsat optimering og effektivisering af opgaveudførelsen. Modeller beskrives og vurderes i forhold til at kunne tilgodese disse formål og ønsker. Undersøgelsen gennemføres i en projektgruppe bestående af: Hans Jørgen Tougaard, Veje og Bygninger Nels G. Markussen, Natur og Vand Anders Høgstrup, Fritid og Kultur Leif Olsen, Driftsafdelingen Johannes Pedersen, økonomikoordinator i Miljø og Teknik Susanne Risager Clausen, budgetafdelingen Lars Peter Salhøj, Miljø og Teknik, sekretariatet v/jens Chr. Binder er tilknyttet som konsulent på opgaven. Rapporten skal udover en sammenligning af modeller indeholde en anbefaling af model.

6 Randers Kommune side 2 2. SAMMENFATNING OG ANBEFALING Undersøgelsen har omfattet 5 modeller for driftsorganisering. Modellerne er vurderet i forhold til en række aftalte emner, som det fremgår af nedenstående skema. De 5 modeller: Model A Model B Model C Model D Model E Alt udliciteres. Driftsafdelingen nedlægges Dannelse af selskab sammen med entreprenør Københavns-model, hvor 20% udliciteres og resten udføres i egen forvaltning Driftsafdeling, baseret på BUM-model Driftsafdeling, baseret på partneringsamarbejde Modellerne er for hvert af de aftalte emner vurderet ud fra en skala fra 0 10, hvor karakter 10 vurderes bedst muligt at tilgodese Randers Kommunes ønsker og karakter 0 giver meget lave muligheder herfor. Karaktergivningen er foretaget af konsulenten på baggrund af konsulentens erfaringer fra en række kommuner omkring organisering af vej- og parkområdet. Modellen med karaktergivning er anvendt for at kunne give et fingerpeg om, hvor de enkelte modeller har deres styrker og svagheder ud fra konsulentens vurderinger, set i forhold til de kriterier, som Randers Kommune lægger vægt på. Emne ModelA ModelB ModelC ModelD ModelE Kvalitet i udførelsen Konkurrenceudsættelse Effektivitet økonomi Optimering Udvikling Samarbejdsform, åbenhed og tillid Fremtidssikring - valgmuligheder

7 Randers Kommune side 3 På baggrund af undersøgelsen vurderes at Model E, Driftsafdeling - partneringbaseret bedst tilgodeser Randers Kommunes ønsker og prioriteringer. Arbejdsgruppen indstiller at model E vælges med følgende præcisering af model: Ca. 15% af de driftsopgaver, der i dag udføres af Driftsafdelingen, udliciteres (uden kontrolbud). Ca. 15% af de driftsopgaver, der i dag udføres af Driftsafdelingen, udbydes med kontrolbud fra Driftsafdelingen. Resterende ca. 70% af driftsopgaverne udføres af Driftsafdelingen efter intern kontrakt, der definerer opgaver, kvalitet, pris og tid. Aftalen med Driftsafdelingen baseres på partneringsamarbejde. Arbejdsgruppen anbefaler, at modellen implementeres hurtigst muligt med hensyn til kvalitetsbeskrivelser, aftaler om priser og samarbejdsform i forhold til Driftsafdelingen samt udarbejdelse af udbudsstrategi og gennemførelse af udbud. Ressourceforbruget for forvaltningerne vurderes samlet at være 1,5-2 medarbejdere mere end nuværende bemanding. Det vurderes at når modellen er fuldt implementeret vil optimering og effektivisering i udførelsesleddet opveje det ekstra ressourceforbrug hos forvaltningerne.

8 Randers Kommune side 4 3. OMFATTEDE OPGAVER Analysen omfatter opgaver i følgende forvaltninger/afdelinger: Miljø og Teknik, Veje og Bygninger Miljø og Teknik, Natur og Vand Kultur og Borgerservice, Fritid og Kultur Sundhed og Ældre Børn og Skole Driftsafdelingen under Miljø og Teknik indgår i undersøgelsen som udfører af opgaver. 3.1 Miljø og Teknik, Veje og Bygninger Undersøgelsen omfatter organisering og gennemførelse af følgende drifts- og vedligeholdelsesopgaver: Kørebaner (asfalt), løbende reparationer. Andre faste belægninger på kørebaner, stier og fortove, løbende vedligeholdelse og fornyelse. Grusveje, grusstier og gruspladser, vedligeholdelse. Rabatter uden for byer (græsslåning, afhøvling, kantopfyldning, kantpæle mv.). Vejafvandingsanlæg (vedligeholdelse af rendestensbrønde, ledninger, underføringer, grøfter, sandfangsbrønde mv.). Kørebaneafmærkning, vedligeholdelse og nyafmærkning. Skilte, renholdelse, reparation og udskiftning. Vejinventar i øvrigt (pullerter, affaldskurve, rækværker, bomme, cykelstativer, fodhegn mv.), renholdelse, reparation og udskiftning. Renholdelse (maskinel fejning, opsamling af affald, renholdelse af inventar og tømning af affaldskurve). Buslæskure (ikke reklamefinansierede), reparation og renholdelse. Ukrudtsbekæmpelse på belægninger. Grønne anlæg ved veje, busket, pleje. Vintertjeneste.

9 Randers Kommune side Miljø og Teknik, Natur og Vand Undersøgelsen omfatter organisering og gennemførelse af følgende drifts- og vedligeholdelsesopgaver: Grønne områder under Miljø og Teknik. Grønne anlæg ved skoler (grønne anlæg, boldbaner mv.) og institutioner (ungdom, ældre og sociale) i gl. Randers Kommune og enkelte i de nytilkomne kommuner. Vandløbsvedligeholdelse Naturpleje (arealer under fredning, arealer med afgræsning, pleje omkring fortidsminder) Skovdrift. 3.3 Kultur og Borgerservice, Fritid og Kultur Undersøgelsen omfatter organisering og gennemførelse af følgende drifts- og vedligeholdelsesopgaver: Parker i Randers By. Udendørs idrætsanlæg (sportsbaner, tennisanlæg, atletikanlæg) med tilhørende omklædningsrum. 3.4 Sundhed og Ældre Drift af udendørs anlæg ved institutioner, ældreboliger mv. håndteres forskelligt i gl. Randers Kommune og i de nytilkomne kommuner. Der er iværksat en undersøgelse af dette område med henblik på at opnå en harmonisering. 3.5 Børn og Skole Drift af udendørs anlæg ved institutioner og skoler håndteres forskelligt i gl. Randers Kommune og i de nytilkomne kommuner. Nogle børneinstitutioner har eget budget, for andre ligger budgettet hos Miljø og Teknik. Der er iværksat en undersøgelse af dette område med henblik på at opnå en harmonisering.

10 Randers Kommune side 6 4. NUVÆRENDE UDBUDSSITUATION I det følgende er oplistet hvilke opgaver, der i 2008 udføres af Driftsafdelingen og hvilke der udføres af private entreprenører. 4.1 Veje og Bygninger På vejområdet er en del drifts- og vedligeholdelsesarbejder udbudt eller udføres af private entreprenører. Det drejer sig om følgende: Slidlag og større asfaltreparationer Reparation/fornyelse af fortove bliver delvist udbudt Tømning af rendestensbrønde Kørebaneafmærkning, større opgaver Reparation/udskiftning af autoværn Hovedparten af vintertjeneste (større veje) Gadebelysning Signalanlæg Øvrige opgaver udføres af Driftsafdelingen. De opgaver, der udføres af private entreprenører, udgør % af det samlede budget for drift og vedligeholdelse på vejområdet. 4.2 Natur og Vand For Natur og Vand er kun enkelte opgaver udliciteret. Det drejer sig om følgende: Grønne områder i Dronningborgområdet (indtil 1. april 2009) Større vandløb (tidligere amtsvandløb m.fl.) Øvrige opgaver udføres af Driftsafdelingen. Drift af grønne områder i Paderup, Romalt og Kristrup har været udbudt i Driftsafdelingen vandt dette udbud og varetager udførelsen. Enhedspriser fra dette udbud blev aftalt benyttet på andre tilsvarende opgaver i kommunen. 4.3 Fritid og Kultur For Fritid og Kultur udføres alle drifts- og vedligeholdelsesopgaver af Driftsafdelingen. I 2008 gennemføres udbud af idrætsanlæg i hele kommunen. Driftsafdelingen afgiver kontrolbud.

11 Randers Kommune side 7 Drift af idrætsanlæg i gl. Purhus Kommune har været udbudt i Driftsafdelingen vandt dette udbud og varetager udførelsen.

12 Randers Kommune side 8 5. NUVÆRENDE OPGAVEUDFØRELSE 5.1 Generelt Driftsorganisationen er principielt opbygget med sigte på en BUM-model, men i praksis er denne kun i begrænset omfang baseret på egentlige aftaler om kvalitet, mængde og priser. Situationen er således, at organiseringen af driftsområdet i dag ikke er en BUMmodel. For de faste standardopgaver såsom renholdelse, tømning af affaldskurve, lapning af huller i asfaltbelægninger, græsslåning af rabatter, basispleje af idrætsanlæg mv. er der aftalt rammebeløb for udførelsen, som Driftsafdelingen har ansvar for at overholde. For basispleje af grønne områder og parker afregnes efter aftalte priser. For opgaver, der løbende bestilles til udførelse, sker afregning som regningsarbejde, eventuelt inden for en på forhånd aftalt økonomisk ramme. For de opgaver, som Driftsafdelingen udfører, foregår der kun i begrænset omfang kvalitetskontrol med udførelsen. Det vurderes at de respektive forvaltninger ikke har tilstrækkelige ressourcepersoner til fuld varetagelse af bestillerfunktion. Driftsafdelingen har bemyndigelse til at ansætte/afskedige personale (efter kommunens personalepolitik), til at indkøbe materiel, til at foretage bygningsmæssige tiltag mv. Driftsafdelingen har hovedbase på Materielgården i Randers, hvor der er beskæftiget ca. 100 medarbejdere. Derudover er der lokale afdelinger i Langå, Fårup, Gerlev og Assentoft med ca. 10 medarbejdere hvert sted, dog 5 i Assentoft. I alt er der ca. 150 medarbejdere i Driftsafdelingen. 5.2 Veje og Bygninger Registreringer og kvalitet Vejanlæg er registreret i ROSY med hensyn til kørebaner. Registreringen omfatter kun overordnede data såsom vejlængder, bredder mv. For vejanlæg i øvrigt foreligger der kun registreringer i begrænset omfang. For vejdriftsopgaver foreligger der kun i begrænset omfang registreringer og kvalitetsbeskrivelser.

13 Randers Kommune side Aftaler og samarbejdsform med Driftsafdelingen Driftsafdelingen afregnes hovedsageligt som regningsarbejde. For driftsopgaver i de nytilkomne kommuner tilgår der Driftsafdelingen et årligt beløb på 15 mio. kr. til varetagelse af driftsopgaverne, dog uden en nærmere definition og fordeling af beløbet på opgaver. Der er igangsat udredningsarbejde med henblik på en harmonisering for vedligeholdelse af faste belægninger ved skoler og institutioner. Driftsafdelingen har et medansvar for at standardopgaver gennemføres inden for den fastlagte budgetramme. Dette omfatter dog kun en begrænset del af afdelingens samlede opgaver. De øvrige opgaver såsom fornyelse af fortovsstrækninger, udskiftning af skilte, reparation af afvandingsanlæg mv. bestilles løbende hos Driftsafdelingen. For større opgaver aftales en økonomisk ramme for opgaven. Veje og Bygninger har ansvaret for budgetopfølgning og budgetoverholdelse. Veje og Bygninger varetager det myndighedsmæssige tilsyn med vejenes tilstand. I praksis suppleres dette af Driftsafdelingens konstateringer af skader i forbindelse med udførelse af opgaver. Borgerhenvendelser kommer til Veje og Bygninger, der afgør om Veje og Bygninger selv besigtiger eller om sagen sendes videre til Driftsafdelingen. Driftsafdelingen varetager vintervagt og styrer indsatsen, dels i forhold til egen udførelse og dels i forhold til eksterne entreprenører. Veje og Bygninger og Driftsafdelingen har et tæt samarbejde om opgaveudførelsen. Der udføres kun i begrænset omfang kvalitetsopfølgning på opgaverne fra bestiller. Der er ikke foretaget nogen analyse af Driftsafdelingens effektivitet eksempelvis ved sammenligning med erfaringspriser fra andre kommuner på tilsvarende opgaver. Anlægsopgaver Driftsafdelingen udfører kun i mindre omfang anlægsopgaver for Veje og Bygninger. Afdelingen er dog positiv for at Driftsafdelingen kan deltage i udbud af mindre anlægsopgaver, hvor afdelingen har kompetence Aftaler og samarbejdsform for udliciterede opgaver For alle udliciterede opgaver foreligger der kontrakter, der fastlægger opgavernes omfang, kvalitet og pris. Der gennemføres opfølgning i forhold til entreprenørerne med hensyn til kvalitet og økonomi.

14 Randers Kommune side 10 Anlægsopgaver udbydes som hovedregel uden tilbud fra Driftsafdelingen. 5.3 Natur og Vand Registreringer og kvalitet Grønne områder I gl. Randers Kommune er de grønne områder registreret og der foreligger kvalitetsbeskrivelse. For de nytilkomne kommuner er de grønne områder registreret, men de grønne arealer ved skoler og institutioner og ældreboliger er ikke registreret. Vandløb For de større vandløb, hvor vedligeholdelsen er udliciteret, foreligger der registrering og beskrivelse af vandløbsvedligeholdelsen. For de mindre vandløb, hvor Driftsafdelingen vedligeholder, foreligger der ligeledes registrering og kvalitetsbeskrivelse Aftaler og samarbejdsform med Driftsafdelingen Grønne områder For standardpleje af grønne områder foreligger der aftale med Driftsafdelingen om kvalitet og pris og afregning sker i henhold til denne aftale. For supplerende pleje aftales normalt pris for hver rekvisition, ellers afregnes som regningsarbejde. For grønne områder ved institutioner og skoler er drift nogle steder under Natur og Vand og udføres af Driftsafdelingen, andre steder ligger driften hos institutionen selv. For institutioner og skoler i gl. Randers Kommune foreligger der aftale om standardpleje som for grønne områder i øvrigt. For institutioner og skoler i de nytilkomne kommuner foreligger der ikke sådanne aftaler. Der er igangsat udredningsarbejde med henblik på en harmonisering for grønne områder ved skoler og institutioner. Natur og Vand udfører ikke systematisk kontrol af kvalitet. Ved modtagne henvendelser/klager fra borgere over grønne områder, følges op i forhold til driftsvaretagelsen. Ved skoler og institutioner varetager disse til dels selv kvalitetsopfølgning af den grønne pleje. Natur og Vand finder, at der er behov for en opstramning i forhold til Driftsafdelingen for at få driften udført efter kvalitetsbeskrivelsen og for at opnå forståelse af kvalitetsbeskrivelsen hos driftspersonalet. Vandløb For de større vandløb, hvor vedligeholdelsen er udliciteret, varetager Natur og Vand bestillerfunktionen.

15 Randers Kommune side 11 For de mindre vandløb, hvor Driftsafdelingen vedligeholder, foreligger der registrering og kvalitetsbeskrivelse. Prisramme er aftalt med Driftsafdelingen. Driftsafdelingen har høj kompetence til vedligeholdelse af vandløb. Naturpleje Naturområder er registreret på kort. Naturpleje udføres fortrinsvist af 2 erfarne medarbejdere hos Driftsafdelingen. Natur og Vand vurderer løbende hvilken pleje, der er behov for og disponerer over de 2 medarbejdere og styrer plejeopgavernes udførelse. Ved supplerende behov træffes aftale om assistance. Samarbejdet med Driftsafdelingen fungerer meget tilfredsstillende. Natur og Vand vurderer at opgaverne ikke er udbudsegnede. Skovdrift Skovene er registreret på kort. Standardpleje af skove udføres af Driftsafdelingen, men er af meget begrænset omfang. Bevoksningsplejen udføres hovedsageligt af Driftsafdelingen som regningsarbejde. For større opgaver foretages udbud, ofte med kontrolbud af Driftsafdelingen. Driftsafdelingen har et team af skovarbejdere, som har erfaring i skovarbejde. Anlægsopgaver Afdelingen har relativt få anlægsopgaver. Afdelingen er positiv for at Driftsafdelingen kan deltage i udbud af anlægsopgaver Aftaler og samarbejdsform for udliciterede opgaver Grønne områder For Dronningborg-området varetager Natur og Vand bestillerfunktion med opfølgning i forhold til entreprenøren med hensyn til kvalitet og økonomi. Vandløb For de større vandløb, hvor vedligeholdelsen er udliciteret, foreligger der kontrakt, der fastlægger opgavens omfang, kvalitet og pris. Natur og Vand gennemfører opfølgning i forhold til entreprenøren med hensyn til kvalitet og økonomi. 5.4 Fritid og Kultur Registreringer og kvalitet For idrætsanlæg foreligger der registrering af områder og kvalitetsbeskrivelser for hele Randers Kommune.

16 Randers Kommune side 12 Byparker findes kun i Randers by. Disse er registreret og der foreligger kvalitetsbeskrivelse Aftaler og samarbejdsform med Driftsafdelingen For standardpleje af parker foreligger der aftale med Driftsafdelingen om kvalitet og pris og afregning sker i henhold til denne aftale. For supplerende pleje aftales normalt pris for hver rekvisition, ellers afregnes som regningsarbejde. Drift af idrætsanlæg afregnes hovedsageligt som regningsarbejde inden for en aftalt økonomisk ramme. Driftsafdelingen har et medansvar for at standardopgaver gennemføres inden for den fastlagte budgetramme. Supplerende pleje bestilles løbende hos Driftsafdelingen. For større opgaver aftales en økonomisk ramme for opgaven. Standardopgaver udgør ca. 75% af den samlede opgavemængde. Fritid og Kultur har ansvaret for budgetopfølgning og budgetoverholdelse. Borger- og brugerhenvendelser kommer til Fritid og Kultur. For idrætsanlæg har Driftsafdelingen løbende kontakt med brugerne (klubber) om klipning mv. Kvalitetsopfølgning er til dels baseret på at klubberne giver besked om problemer med kvaliteten. Der afholdes månedlige driftsmøder med Driftsafdelingen.

17 Randers Kommune side MODELLER De seneste 10 år har vej- og parkdrift hos mange kommuner været i fokus med hensyn til udbud, omlægning til bestiller-udførermodeller, effektivisering og kvalitet. En del kommuner valgte at indføre BUM-model med en klar adskillelse mellem bestiller og udfører. Dette havde især til formål at give grundlag for udbud af drifts- og anlægsopgaver med kontrolbud fra kommunens driftsafdeling. Et andet formål var at få beskrevet og aftalt kvalitet, mængder og priser for opgavernes udførelse. Erfaringer med BUM-modeller har været blandede. Nogle steder har det resulteret i gode resultater, andre steder har der været tilbøjelighed til suboptimering og for stort ressourceforbrug på kvalitetsopfølgning. Senere har partneringbaseret samarbejde vundet indpas, også på driftsområderne. Erfaringer viser, at udvikling og optimering af driftsområder kræver indsigt og kompetence hos såvel udfører som bestiller. En sådan indsigt i driftsudførelsen er betinget af åbenhed og tillid mellem parterne. Disse begreber er netop kernen i partneringbaseret samarbejde. Det må understreges at partneringsamarbejde er en proces, som ikke kan stå alene ved en aftale på lederplan, men skal sikres ført ud i yderste led, således at alle føler ejerskab og ansvar for deres andel i opgaven. Et andet formål med partneringbaseret samarbejde er at skabe fælles ansvar for opgavevaretagelsen, således at ressourcer i form af økonomi, mandskab og materiel udnyttes bedst muligt. Endelig kan nævnes, at Københavns Kommune har ophævet BUM-organisering og er vendt tilbage til en model, hvor driftsorganisationen er i samme organisation som bestilleren. Dette er koblet til en udbudsstrategi, hvor en del områder/opgaver udliciteres, således at der løbende kan evalueres på kvalitet, økonomi og brugertilfredshed for de forskellige aftaleformer. 6.1 Forvaltningernes rolle Randers Kommune har for en stor del af de omfattede opgaver det myndighedsmæssige ansvar for området. Det drejer sig eksempelvis om vejenes tilstand, om naturpleje, vandløbsvedligeholdelse og idrætsanlæg. Med hensyn til grønne områder og parker er der ikke en tilsvarende myndighedsforpligtelse. Det forudsættes imidlertid at Randers Kommune bibeholder ejerskab til disse anlæg og derfor vil opretholde det overordnede forvaltningsmæssige ansvar for anlæggene.

18 Randers Kommune side 14 Det vil derfor være en forudsætning for modeller, der undersøges, at forvaltningerne varetager den overordnede planlægning og styring af opgaveområderne, således at de myndighedsmæssige vilkår tilsikres og at drift, vedligeholdelse og udbygning sker i tråd med kommunens politikker og målsætninger på områderne. For den del af forvaltningsopgaven, der vedrører styring og opfølgning (bestillerfunktion) i forhold til udfører, vil der være forskelle på den nødvendige ressourceindsats ved de forskellige modeller. 6.2 Kriterier for vurdering af modeller I samråd med arbejdsgruppen er udpeget følgende kriterier og emner, som de forskellige modeller vurderes i forhold til: Muligheder for at sikre høj faglig kvalitet for veje, grønne områder, idrætsanlæg, natur, skove og vandløb Konkurrenceudsættelse (grad af udbud) Effektivitet økonomi (sikre udførelse til konkurrencedygtige priser og opnå besparelse ved effektivisering af driften) Muligheder for optimering af opgaverne Muligheder for udvikling af opgaverne og for løbende tilpasning af opgaverne til aktuelle behov og ønsker Samarbejdsform, muligheder for åbenhed og tillid Fremtidssikring Modellerne vurderes i forhold til en skala fra 0-10, hvor karakter 10 vurderes bedst muligt at tilgodese Randers Kommunes ønsker og prioriteringer og karakter 0 giver meget lave muligheder herfor. 6.3 Model A Alt udliciteres Alle opgaver udliciteres og medarbejdere og maskiner virksomhedsoverdrages Markedssituation Et væsentligt punkt for denne model er entrepriseopdeling. Ser man på vej- og parkdrift som helhed er der forholdsvis få private virksomheder, som kan klare hele opgavespektret selv, fra asfaltreparationer, over græsslåning til pleje af blomsterbede. Af sådanne kan eksempelvis nævnes entreprenør Kaj Bech, Holstebro, som nu i 2. kontraktperiode varetager drift og vedlige-

19 Randers Kommune side 15 holdelse af veje og grønne områder i den tidligere Holstebro Kommune. Arkil har også kontrakter, der omfatter både vejdrift og grøn drift, men har dog begrænsede referencer inden for drift af grønne områder. Flere kommunale entreprenørvirksomheder har tilbudt sig på opgavespektret, eksempelvis Natur og Vej Service i Århus Kommune. Denne mulighed er blevet begrænset, idet en kommunal entreprenør skal være et selskab for at kunne udføre opgaver over en tærskelværdi i andre kommuner. Andre entreprenører vil formentlig have interesse i at give bud på hele opgavespektret og vil i givet fald benytte underentreprenører på områder, som de ikke selv har kompetence indenfor. Hvis der ses på vejdrift og parkdrift hver for sig vil der være et større antal aktører på markedet. Flere anlægsgartnerfirmaer har taget drift af kommunale grønne områder op, eksempelvis Nygaard, HedeDanmark, Skælskør Anlægsgartneri. Tilsvarende vil der være flere aktører inden for vejdrift, eksempelvis NCC, Arkil, Aarsleff, LMK. Markedet afspejler, at de fleste udbud inden for vej- og parkdrift er fagligt afgrænset, eksempelvis mellem park og vej, men ofte yderligere fagopdelt, således at asfaltvedligeholdelse, pasning af vejrabatter, fortovsrenovering, grøn drift mv. udbydes i særskilte entrepriser blandt entreprenører, som selv har kompetence på området Gennemførelse af udbud For Randers Kommune foreslås der indledningsvist foretaget en gennemgang og vurdering af alle opgaver med hensyn til udbudsegnethed. For at en opgave skal være udbudsegnet, skal opgaven kunne defineres i omfang og kvalitet, således at der kan konkurreres på priser for opgaveudførelse (enhedspriser pr. m 2,pr.lbm eller pr. stk.). Umiddelbart vurderes hovedparten af opgaver at være udbudsegnede, men inden for naturpleje og skovdrift er der opgaver af en karakter, som ikke er udbudsegnede. Disse opgaver defineres løbende efter behov og kan ikke på forhånd bestemmes for en flerårig periode. For sådanne opgaver kan der kun konkurreres på timepriser, hvilket ikke giver en reel konkurrence. Dernæst bør afklares efter hvilken samarbejdsform, der skal indgås kontrakt. Der kan være tale om en traditionel aftaleform eller en partneringbaseret. Som grundlag for udbud skal der foretages en supplering af foreliggende registreringer, således at alle anlæg er registreret og mængder (arealer, længder, stk.) er opgjort. Tilsvarende skal der udarbejdes kvalitetsbeskrivelser for de opgaver, hvor disse ikke foreligger.

20 Randers Kommune side 16 Udbud gennemføres således at der så vidt muligt skabes priskonkurrence på de enkelte opgaver. For hovedparten af opgaver vil der være tale om traditionelle vej og parkopgaver, hvor der kan konkurreres på priser på udførelse af opgaver. Typisk opdeles opgaverne i standardopgaver, som er faste opgaver hvert år, og i bestillingsopgaver, som kun kommer til udførelse ved særskilt bestilling af disse. Der skal vælges en udbudsstrategi, især med hensyn til om opgaverne skal udbydes som flere fagentrepriser eller udbydes som en samlet pakke, omfattende både drift af veje og grønne områder. Udbud af flere fagentrepriser vurderes at give størst priskonkurrence, da der vil være flere potentielle tilbudsgivere. Til gengæld vil bestillerfunktionen få større ressourceforbrug ved styring og opfølgning i forhold til flere kontrakter. Udbud af vej og park i én pakke vil betyde mindre ressourceforbrug for bestiller og give bedre muligheder for at opnå en helhedsorienteret pleje, eksempelvis at der opnås samme renholdelsesniveau på belægninger og i tilstødende grønne anlæg. Entreprenøren kan pålægges et større ansvar for anlæggenes fremtræden og funktion. Selv om der er færre potentielle tilbudsgivere vurderes den mindre priskonkurrence til dels opvejet af at tilbudsgiveren kan indregne stordriftsfordel. Samlet set vurderes udbud af vej og parkdrift i én pakke at være mest hensigtsmæssig. I den videre vurdering forudsættes at vej- og parkdrift udbydes som én samlet entreprise for hele Randers Kommune, eventuelt i to entrepriser, der er geografisk opdelt. Medarbejdere fra Driftsafdelingen virksomhedsoverdrages samlet. Maskiner kan kræves overtaget af entreprenør. Nuværende materielgård foreslås tilbudt udlejet til vindende entreprenør. Dette vil give et vist grundlag for hjemtagning af opgaven på et senere tidspunkt. Kontrakter indgås, hvorefter der foreligger et grundlag for gennemførelse af opgaverne, hvor omfang, kvalitet og priser er aftalt Driftsfasen Der er forudsat at hovedparten af opgaverne udbydes som én samlet entreprise. Da hensigten med én samlet entreprise er at opnå helhedsorienteret pleje bør bestillerorganisationen afspejle dette. Hver forvaltning forudsættes at have egen bestillerfunktion. Ressourceforbruget vurderes at være mindst 2 medarbejdere mere end nuværende bemanding.

21 Randers Kommune side Vurdering af model Model A Alt udliciteres (i én samlet entreprise) Emne Kommentar Karakter Kvalitet i udførelsen Der findes kompetente entreprenører, men 8 erfaringen viser, at der vanskeligt kan opnås højtniveaupåalleområder. På visse specialområder er der risiko for ikke at opnå den hidtidige kvalitet (naturpleje og skovdrift). Konkurrenceudsættelse Modellen har høj grad af konkurrenceudsættelse, 8*) dog med relativt få potentielle tilbudsgi- vere når opgaven udbydes som én samlet entreprise. Det forhold at der ikke afgives kontrolbud begrænser ligeledes konkurrencemomentet. Effektivitet økonomi Udbudsprocessen befordrer konkurrencedygtige 8 priser. Der afklares dog ikke om udførel- se i eget regi vil være billigere. Nogle opgaver (naturpleje mv.) er ikke udbudsegnede og må baseres på løbende aftale om priser. Optimering Entreprenører vil have fokus på optimeringsmuligheder, men vil normalt selv drage fordel heraf. 6 Forvaltningens muligheder for at identificere optimeringsmuligheder begrænses, når man ikke har detailoplysninger om driftsforholdene. Udvikling Løbende ændringer for at tilgodese nye behov kan aftales, men vil ikke være underlagt konkurrence. Faglig udvikling af området kræver tæt samspil og erfaringsudveksling mellem parterne. Mulighederne herfor begrænses ved at forvaltningen ikke har detailoplysninger om driften. 6 Samarbejdsform, åbenhed og tillid Fremtidssikring - valgmuligheder Der findes gode eksempler på det gode tillidsfulde samarbejde, men grundlæggende vil forvaltning og entreprenør have forskellig målsætning. Forvaltningen vil have mest muligt for pengene og entreprenøren vil have størst mulig fortjeneste. Dette fremmer ikke tillidsforholdet. Med denne model vil opgaverne vanskeligt kunne hjemtages til egen drift. Valgmuligheder knytter sig især til gennemførelse af nyt udbud. 6 7

22 Randers Kommune side 18 *) Hvis opdeles og udbydes i flere fagentrepriser vurderes konkurrenceudsættelse til karakter Model B Selskabsdannelse Randers kommune danner sammen med en entreprenør et selskab, hvor opgaverne lægges over i. Medarbejdere og maskiner virksomhedsoverdrages Modelbeskrivelse Modellen kan gennemføres i henhold til lov nr. 548 af 8. juni Loven fastsætter nogle vilkår og begrænsninger for et selskabs dannelse og virke. Kommunen må ikke have bestemmende indflydelse i selskabet. Entreprenøren skal vælges gennem et udbud, eksempelvis ved at en større del opgaverne udbydes og der som tildelingskriterium anvendes økonomisk mest fordelagtigt bud, hvor entreprenørens evne til at indgå i et sådant selskab indgår som et delkriterium. Selskabet overtager derefter de opgaver, der har været i udbud. Myndighedsopgaver og det overordnede ansvar for veje, grønne områder, parker, idrætsanlæg, natur, vandløb og skove forbliver i de respektive forvaltninger og disse indgår driftsaftaler med selskabet. Ifølge loven kan selskabet derudover kun overdrages opgaver, der ikke tidligere har været udliciteret. Dette betyder eksempelvis at vedligeholdelse af større vandløb, der i dag er udliciteret, ikke kan overdrages selskabet uden fornyet udbud. Modellen giver mulighed for at selskabet i ubegrænset omfang kan afgive tilbud og udføre opgaver for andre kommuner. Modellen giver mulighed for at selskabet kan udføre opgaver for andre forvaltninger i Randers Kommune, dog må opgaver ikke overdrages uden udbud, hvis de tidligere har været udbudt. Højest 25 pct. af omsætningen gennemsnitligt over 3 år må stamme fra salg til andre end kommuner, eksempelvis staten og private. Salg til andre kommuner tæller således ikke med i denne begrænsning Markedssituation Der vurderes at være forholdsvis få entreprenører, som vil være interesserede i at indgå i et sådant selskab og ligeledes få, som vil være kvalificerede Gennemførelse af udbud Grundlæggende skal gennemføres samme aktiviteter som for model A.

23 Randers Kommune side 19 Der bør afklares efter hvilken samarbejdsform, der skal indgås kontrakt med selskabet. Medarbejdere virksomhedsoverdrages til selskabet. Maskiner overtages af selskabet. Nuværende materielgård kan overdrages til selskabet eller udlejes. Kontrakter indgås, hvorefter der foreligger et grundlag for gennemførelse af opgaverne, hvor omfang, kvalitet og priser er aftalt Driftsfasen Ved selskabsmodellen forudsættes indgået en kontrakt, hvor selskabet løser opgaverne inden for en funktionsbestemt og økonomisk ramme. Forvaltningens rolle vil ikke være som bestiller i det daglige, men forvaltningen gennemfører en periodisk kvalitetsopfølgning og der gennemføres sammen med selskabet årlige evalueringer af samarbejdet. Det samlede ressourceforbrug til forvaltningens bestillerfunktion vurderes at være ca. 1 medarbejder mere end nuværende bemanding. Derudover vil selskabet skulle have en stab til styring og opfølgning af opgaverne. Samlet vurderes et betydeligt merforbrug til ledelse og administration Vurdering af model Model B Selskabsdannelse Emne Kommentar Karakter Kvalitet i udførelsen Der findes kompetente entreprenører. Derudover 7 forventes, at Driftsafdelingens nuværen- de medarbejdere i høj grad indgår i selskabet og medvirker til en videreførelse af kompetencer og erfaringer. Konkurrenceudsættelse Konkurrencemomentet ved udbud af selskabet 5 vil være begrænset, da der vurderes at være få potentielle tilbudsgivere. Ved overdragelse af supplerende opgaver til selskabet er konkurrencemomentet svækket. Tilsvarende vil konkurrencemomentet på sigt være svækket, hvis opgaverne i selskabet ikke genudbydes. Effektivitet økonomi Når selskabet er etableret, vil selskabet have 6 et incitament til effektivisering, men selskabsformen gør at en effektivisering ikke umiddelbart kommer kommunen til gode. Optimering Selskabet kan bidrage med viden om nye metoder og materiel, som kan fremme optimering. Ofte vil et selskab dog selv drage fordel af optimering. 5

24 Randers Kommune side 20 Udvikling Samarbejdsform, åbenhed og tillid Fremtidssikring - valgmuligheder Optimering kræver videndeling, hvilket ofte er begrænset ved en selskabsmodel. Løbende ændringer for at tilgodese nye behov, kan aftales, men vil ikke være underlagt konkurrence. Faglig udvikling af området kræver tæt samspil og erfaringsudveksling mellem parterne, hvilket ikke fremmes ved en selskabsmodel. Etselskabvilhavesinegenbestyrelseogvil med tiden ofte prioritere egne forretningsforhold højest. Samarbejdet kan lide under, at et selskab føler at de har monopol på opgaven. Når først opgaver er lagt ud til selskabet, vil det være vanskeligt at ændre modellen. Kommunen kan dog indbygge opsigelsesmulighed i kontrakten Erfaringer fra lignende tilfælde: Flere amter (Sønderjylland, Vejle, Vestsjælland) benyttede denne model, men generelt ønskede man at komme ud af disse konstruktioner. 6.5 Model C - Københavns-model Model hvor 20 % af opgaverne altid skal være udliciteret og 80 % af opgaverne udføres i egen drift Modelbeskrivelse Modellen er baseret på, at 20% af opgaverne udliciteres uden afgivelse af kontrolbud og de resterende 80% udføres af egen driftsorganisation uden udbud. Hensigten med modellen er at kunne sammenligne på tværs med hensyn til udliciterede opgaver og egen drift, både fagligt, økonomisk og samarbejdsmæssigt. Med denne model har man et referencegrundlag for økonomien ved egen drift i forhold til udlicitering. Københavns Kommune har valgt at opløse KTK (kommunens udførervirksomhed) og i stedet placere driftspersonalet i de respektive fagforvaltninger. Det forventes at denne model vil reducere ressourcebehovet til bestillerfunktion i forhold til egen drift og at der opnås et tættere samspil om opgaveudførelsen. For de udliciterede opgaver udføres normal bestillerfunktion. Modellen ledsages af et performance- og benchmarking projekt, hvor der årligt foretages evaluering af faglig kvalitet, borgertilfredshed, medarbejdertilfredshed og økonomi. Den faglige kvalitet vurderes i forhold til en karakterskala

25 Randers Kommune side 21 fra 1 5. Borgertilfredsheden tilstræbes gennemført således at denne kan matche den faglige vurdering. Evaluering af økonomien omfatter sammenligning/benchmarking af nøgletal for udførelse af delopgaver. Udførelse i egen drift sker på basis af fastlagt kvalitet og aftalt økonomi for opgaveløsningen Gennemførelse af udbud For de opgaver, der udliciteres, gennemføres udbud baseret på kvalitetsbeskrivelser og mængder som normalt ved udbud. Udbud gennemføres opdelt på fagentrepriser uden kontrolbud Driftsfasen I forhold til udliciterede opgaver vil der være behov for en traditionel bestillerfunktion med kvalitetsopfølgning. I forhold til egen udførelse med tæt samspil i hverdagen om opgavevaretagelsen, vurderes ressourceforbruget hos forvaltningen at være mindre end ved udlicitering og BUM-model. Det må dog anbefales at der som nævnt for model E gennemføres en uvildig vurdering af kvalitetsopfyldelsen for et passende udsnit af omfattede anlæg. Det samlede ressourceforbrug til forvaltningens bestillerfunktion vurderes at være 1-2 medarbejder mere end nuværende bemanding Vurdering af model Model C Københavns-model Emne Kommentar Karakter Kvalitet i udførelsen Det tætte samspil mellem udfører og forvaltning 8 giver gode muligheder for løbende dialog om kvalitetsudvikling. Konkurrenceudsættelse Konkurrencemomentet ved udbud af de 20% 6 af opgaverne er høj. Det forhold at der ikke afgives kontrolbud kan skærpe konkurrencen. For de 80% af opgaverne, der ikke udbydes, er konkurrencemomentet lavt. Effektivitet økonomi For udliciterede opgaver kan pris variere efter 8 interesse hos tilbudsgivere. For udførelse i egen drift med gode muligheder for optimering og sammenligning med markedspriser sikres en rimelig økonomi. Optimering Modellen giver for udførelse i egen drift gode muligheder for at identificere og opnå optimeringer. 8

26 Randers Kommune side 22 Udvikling Samarbejdsform, åbenhed og tillid Fremtidssikring - valgmuligheder Aftaleformen for udførelse i egen drift giver gode muligheder for løbende tilpasning til ændrede behov. For udliciterede opgaver gælder dette i mindre grad. For udliciterede opgaver vil åbenhed være på lavere niveau. Udførelse i egen drift giver gode muligheder for at opnå et godt og tillidsfuldt samarbejde (medarbejderne i samme afdeling) Modellen giver gode muligheder for fremover at ændre udbudsstrategi og aftaleformer Model D Driftsafdeling, BUM-model Driftsafdelingen placeres i et resultatcenter under Miljø og Teknik (BUMmodel) Modelbeskrivelse Modellen omfatter en traditionel BUM-model med en Driftsafdeling som udfører og de respektive forvaltninger som bestillere. Med resultatcenter forstås en driftsafdeling, hvis forretningsvilkår er fastlagt i en virksomhedsaftale og hvor aftaler og afregning for opgaver sker gennem aftalte priser for ydelser og kun i mindre omfang som afregning efter timeforbrug. Virksomhedsaftalen fastlægger afdelingens forretningsvilkår, herunder bemyndigelse til ansættelser, afskedigelser, investeringer mv. Virksomhedsaftalen fastlægger endvidere vilkår omkring økonomi, herunder for overtagelse af aktiver (eventuel), over-/underskud mv. Driftsafdelingen kan ikke udføre opgaver for andre kommuner af størrelse over 0,5 mio. kr. i alt. Det er en forudsætning for opdelingen i en bestiller- og udførerorganisation, at der opretholdes en organisatorisk og økonomisk adskillelse mellem parterne. Det er således alene bestilleren, der administrerer de af Byrådet afsatte midler til drifts- og anlægsopgaver indenfor fagområdet. Ved valg af denne model foreslås udarbejdet en udbudsstrategi, hvorderaftales hvilke opgaver, der udbydes uden kontrolbud, hvilke der udbydes med kontrolbud og hvilke der udføres af Driftsafdelingen under intern kontrakt. Ved udarbejdelse af udbudsstrategi indgår overvejelser om Driftsafdelingens muligheder for at fungere rationelt og konkurrencedygtigt, herunder muligheder for at udnytte ressourcer over hele året. Derudover foretages en overordnet følsomhedsanalyse for Driftsafdelingens funktion ved begrænset opgave-

27 Randers Kommune side 23 mængde, vurderet i forhold til organisation, faste omkostninger, sikring af kompetencer og ressourceudnyttelse. Endvidere set i forhold til at kunne afgive kontrolbud. Til belysning af dette kan nævnes at Driftsafdelingens nuværende bemanding af vintervagt omfatter 55 medarbejdere. Disse medarbejdere vil i det daglige varetage øvrige driftsopgaver inden for vejdrift og drift af grønne områder. Udover disse er der til værkstedsfunktioner mv. tilknyttet 15 medarbejdere. Hvis vintervagtfunktionen ønskes opretholdt i Driftsafdelingen skal Driftsafdelingen således som minimum have øvrige driftsopgaver, der giver beskæftigelse til disse ca. 70 medarbejdere over hele året. Ovenstående er ikke et udtryk for den mindstestørrelse, hvor Driftsafdelingen kan fungere rationelt. Dette vil kræve en nærmere analyse. Ved en BUM-model indgås aftale mellem forvaltningen og en driftsafdeling om opgaver, priser og kvalitet. Ved aftale om priser kan sammenlignes med erfaringspriser på området, men det er driftsafdelingen, der fastsætter priserne. Ved en BUM-model er der typisk lukkethed omkring driftsafdelingens økonomi og ressourceforbrug på de enkelte opgaver. Der er til gengæld fokus på at driftsafdelingen fremkommer med et godt økonomisk resultat. Erfaringer med BUM-modeller viser ofte problemer med at sikre optimal udnyttelse af en driftsafdelingens ressourcer, hvor der typisk i vinterhalvåret er ledige ressourcer. Hvis bestillingsopgaver gives med for korte varsler og tidsfrister kan dette også give problemer for ressourceoptimering. Dette er fordyrende for modellen. Et andet problem med BUM-modeller er, at der ofte ikke er tilstrækkelig åbenhed om opgaveudførelse og optimeringsmuligheder. Aftaleformen betinger at forvaltningerne løbende foretager kvalitetskontrol Udbudsstrategi Der foreslås en model, hvor Driftsafdelingen bibeholder visse opgaver uden udbud og i øvrigt kan afgive kontrolbud på hovedparten af de opgaver, der udbydes. Af opgaver, der fastholdes i Driftsafdelingen uden udbud kan eksempelvis peges på: Renholdelse i Randers by for vejanlæg og grønne anlæg ved veje. Omfatter renholdelse i midtby/gågader, opsamling af affald, mindre fejeopgaver og tømning af affaldskurve Vedligeholdelse af inventar (skilte, pullerter, affaldskurve, kantpæle, cykelstativer mv.)

28 Randers Kommune side 24 Vintervagt og del af vintertjenesten Naturpleje, skovdrift og vedligeholdelse af mindre vandløb Derudover vurderes, at Randers Kommune kan have fordel af at fastholde en faglig, udførelsesmæssig kompetence inden for visse områder af vej- og parkdrift. Denne kompetencemæssige fordel kan henføres til den fremtidige faglige udvikling på vej- og parkområdet og muligheder for at kunne hjemtage driftsopgaver, som har været udliciteret. For opgaver, der forbliver til udførelse hos Driftsafdelingen vil der blive indgået interne kontrakter, som på tilsvarende vis som ved ekstern entreprenør baserer sig på fastlagt kvalitet og aftalte priser for udførelsen. Priserne fastlægges så vidt muligt med baggrund i kendte markedspriser Gennemførelse af udbud Udbud gennemføres som for model A, dog opdelt på fagentrepriser. Udvalgte opgaver udbydes uden kontrolbud, andre udbydes med kontrolbud fra Driftsafdelingen Driftsfasen Den traditionelle BUM-model er baseret på at forvaltningen har en bestillerfunktion, som løbende styrer omfanget af opgaveudførelse og som løbende foretager opfølgning i forhold til kontrakter på udførelse, kvalitet og økonomi, dels i forhold til Driftsafdelingen og dels i forhold til udliciterede opgaver. Udføreren foretager egenkontrol. Hver forvaltning forudsættes at have egen bestillerfunktion. Ressourceforbruget vurderes at være mindst 2 medarbejdere mere end nuværende bemanding Vurdering af model Model D Driftsafdeling, BUM-model Emne Kommentar Karakter Kvalitet i udførelsen Der findes kompetente entreprenører, men 8 erfaringen viser, at der vanskeligt kan opnås højtniveaupåalleområder. Kvalitet af opgaver i egen drift vurderes at være tilfredsstillende, men dog begrænset af manglende åbenhed om opgavevaretagelsen. Konkurrenceudsættelse Der udbydes kun en vis del af opgaverne. De 7 udbudte opgaver er i konkurrence med kontrolbud. Effektivitet økonomi Udbudsprocessen befordrer konkurrencedygtige priser for udbudte opgaver, kan pris variere efter interesse hos tilbudsgivere. 7

29 Randers Kommune side 25 Optimering Udvikling Samarbejdsform, åbenhed og tillid Fremtidssikring - valgmuligheder For udførelse i egen drift bestemmer driftsafdelingen priserne og der er ingen garanti for konkurrencedygtige priser. Samarbejdsformen lægger kun i begrænset omfang op til optimeringer. Aftaleform med såvel eksterne entreprenører som med Driftsafdelingen giver lille mulighed og motivation for optimering. Løbende ændringer kan aftales med Driftsafdelingen. Faglig udvikling kræver åbenhed og videndeling, som modellen kun begrænset indeholder. Grundlæggende vil forvaltning og entreprenør have forskellig målsætning. Forvaltningen vil have mest muligt for pengene og entreprenøren vil have størst mulig fortjeneste. Dette fremmer ikke tillidsforholdet. Modellen giver rimelige muligheder for fremtidige ændringer af aftaleform og udbudsstrategi Model E Driftsafdeling, partneringbaseret Driftsafdelingen placeres i et resultatcenter under Miljø og Teknik og opgaver udføres i et partneringbaseret samarbejde Modelbeskrivelse Modellen omfatter en partneringbaseret aftale mellem Driftsafdelingen og de respektive forvaltninger. Udvalgte opgaver udbydes efter en udbudsstrategi som ved model D BUMmodel. Der indgås en virksomhedsaftale med Driftsafdelingen tilsvarende model D. Driftsafdelingen kan ikke udføre opgaver for andre kommuner af størrelse over 0,5 mio. kr. i alt. Partneringaftalen baseres på, at bestiller og udfører i overensstemmelse med de overordnede politiske visioner og mål for teknik- og miljøområdet i fællesskab bidrager til en kvalitets- og miljøbevidst samt økonomisk løsning af relaterede opgaver i Randers Kommune. Parterne skal medvirke til at fremme en sund udvikling indenfor fagområdet. Det er en forudsætning for opdelingen i en bestiller- og udførerorganisation, at der opretholdes en organisatorisk og økonomisk adskillelse mellem parterne. Det er således alene bestilleren, der administrerer de af Byrådet afsatte midler til drifts- og anlægsopgaver indenfor fagområdet.

30 Randers Kommune side 26 Heraf følger, at bestiller skal beskrive, rekvirere, kontrollere og betale de bestilte ydelser i overensstemmelse med de indgåede aftaler (delkontrakter). Adskillelsen sikrer, at udfører ved udbudsforretninger kan stilles lige med andre tilbudsgivere. Mulighed for at skabe fælles ansvar for opgavevaretagelsen, således at ressourcer i form af økonomi, mandskab og materiel udnyttes bedst muligt. Der indgås aftale mellem de respektive forvaltninger og Driftsafdelingen om partneringbaseret samarbejde. Som de væsentligste punkter heri kan peges på: Der skal gennem aftaleform og holdninger opnås et åbent og tillidsfuldt samarbejde Aftalen baseres som udgangspunkt på faste aftaler om opgaver, kvalitet og økonomi. For udbudte opgaver, som Driftsafdelingen vinder, indgår de tilbudte priser som grundlag. Priserne skal i øvrigt være på niveau med markedspriser. Med henblik på høj udnyttelse af Driftsafdelingens ressourcer over året aftales fordeling af standardopgaver over året og rammer for bestillingsopgaver, således at der skabes gode muligheder for at vurdere og udnytte ressourcer. Åbenhed om Driftsafdelingens økonomi og ressourceforbrug på de enkelte opgaver. Dette giver grundlag for løbende at vurdere optimeringsmuligheder. Åbenhed om økonomi betyder at der over året kan aftales justeringer til priser. Der foretages løbende kvalitetsopfølgning og dialog om udførelsen. Der foretages årligt evaluering af samarbejdet. Der skal sikres medarbejderinvolvering med henblik på at opnå forståelse, ansvar og ejerskab til opgaverne. Der kan overvejes incitamentsordninger og bonusordninger til fremme af motivation og holdninger Udbudsstrategi Der foreslås en model, hvor: Udvalgte opgaver udliciteres uden kontrolbud. Priser for disse opgaver kan indgå som en del af grundlaget for benchmarking af Driftsafdelingens priser.

31 Randers Kommune side 27 En vis opgavemængde udbydes med kontrolbud fra Driftsafdelingen. De resterende driftsopgaver udføres af Driftsafdelingen uden udbud, men evalueres jævnligt med hensyn til kvalitet og pris. Af opgaver, der fastholdes i Driftsafdelingen uden udbud kan eksempelvis peges på: Renholdelse i Randers by for vejanlæg og grønne anlæg ved veje. Omfatter renholdelse i midtby/gågader, opsamling af affald, mindre fejeopgaver og tømning af affaldskurve Vedligeholdelse af inventar (skilte, pullerter, affaldskurve, kantpæle, cykelstativer mv.) Vintervagt og del af vintertjenesten Naturpleje, skovdrift og vedligeholdelse af mindre vandløb Derudover vurderes, at Randers Kommune kan have fordel af at fastholde en faglig, udførelsesmæssig kompetence inden for visse områder af vej- og parkdrift. Denne kompetencemæssige fordel kan henføres til den fremtidige faglige udvikling på vej- og parkområdet og muligheder for at kunne hjemtage driftsopgaver, som har været udliciteret. Endvidere sikres mulighed for fremover at kunne afgive kontrolbud. For de opgaver, som Driftsafdelingen varetager, indgås en partneringbaseret intern aftale. Aftalen baserer sig på fastlagt kvalitet og aftalte priser for udførelsen. Priserne fastlægges så vidt muligt med baggrund i kendte markedspriser. Aftalen fastlægger hvorledes partneringsamarbejdet skal praktiseres Gennemførelse af udbud Udbud gennemføres som for model D, opdelt på fagentrepriser. Udvalgte opgaver udbydes uden kontrolbud, andre udbydes med kontrolbud fra Driftsafdelingen Driftsfasen Modellen vil nødvendiggøre, at de enkelte forvaltninger opruster bestillingsfunktionen. Den partneringbaserede model med et tæt og tillidsfuldt samarbejde vil være mindre ressourcekrævende med hensyn til kvalitetskontrol, men til gengæld mere krævende med hensyn til faglig dialog med udfører om opgaveløsning. Ressourceforbruget vurderes at være 1,5-2 medarbejdere mere end nuværende bemanding.